Küresel Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası

Transkript

1 GRC 004 Küresel Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası Yalnızca şirket içerisinde dağıtılabilir Sayfa 1/8

2 Contents 1. Amaç Kapsam Politika Rüşvetçilik Hediye ve İkramcılık Kabul Edilemez Şeyler Kolaylaştırma ödemeleri ve bahşişler Rapor etme Kayıt Tutma Şikayetleri dile getirme Koruma Eğitim Bu politika için sorumluluk Gözlem ve inceleme... 7 Düzeltme Geçmişi... 8

3 1. Amaç Bu politikanın amacı rüşvetçilik ve yolsuzluk durumlarında BSI Grup un bulunduğu konumu belirlemek ve rüşvetçilik ve yolsuzluğu tanımlama ve mücadelede bilgi ve rehberlik sağlamaktır. 2. Kapsam Bu politika, geçici veya süreli sözleşmeye tabi olanlar, dış kaynaklar, ajentalar, distribütörler, danışmanlar, standartlar komitesi üyeleri, iş ortakları ve BSI Grup için veya BSI Grup adına hizmette bulunan dünyadaki tüm kişi ve kuruluşlar da dahil olmak üzere tüm personeli kapsamaktadır. 3. Politika BSI İş Ahlakı Yasası nda belirtildiği gibi, bütünlük BSI için temel bir değerdir. Dünya genelindeki tüm iş anlaşmalarımızda etik standartları en yüksek seviyede tutmak BSI ın genel politikasıdır. BSI tüm küresel iş anlaşmaları ve ilişkilerinde kendini adil ve dürüst olmaya ve yasalara uymaya adamıştır. BSI rüşvetçilik ve yolsuzluğa sıfır hoşgörü göstermektedir. BSI, hem Birleşik Krallık ta hem de dünya çapındaki idaremizi yönlendiren Birleşik Krallık kanunlarının 2010 Rüşvetçilik Yasasına tabidir. BSI aynı zamanda faaliyet gösterdiğimiz tüm yetki alanlarındaki rüşvetçilik ve yolsuzlukla mücadeleye ilişkin yasaların hepsini onaylamaktadır. 4. Rüşvetçilik Rüşvet, ilgili faaliyet için bir kişinin uygunsuz bir icraatı yerine getirmesini sağlamak adına teklif edilmiş, söz verilmiş veya verilmiş olan bir teşvik veya ödüldür. Örnekler: Rüşvet teklifi Müşterinin sözleşmemizi bir üç yıl daha uzatması koşuluyla müşteri temsilcisine partneriyle bir haftasonu kaçamağı teklif ediyorsunuz. Müşterinin tedarikçilerine karşı tarafsızlığını uygunsuz bir biçimde etkileyecek bir teklifte bulunduğunuz için bu suç teşkil etmektedir. Teklif grup için iş sağlamak adına yapıldığı için burada BSI da bir suç işlemiş sayılabilir. Aynı zamanda teklifinizi kabul etmesi, müşteri temsilcisi için de suç teşkil edebilir. Rüşvet almak Bir tedarikçi size en sevdiğiniz futbol takımının maçına bilet teklif etmekte ve karşılığında onunla iş yapmaya devam etmemizi garanti altına almaktadır. Bu teklifi yapan tedarikçi açısından bir suçtur. Teklifi kabul etmeniz durumunda, tedarikçilerimize karşı tarafsızlığınızı ve iyi niyetinizi uygunsuz bir biçimde suistimal ettiğiniz için siz de suç işlemiş olursunuz. Dışarıdan bir memura rüşvet vermek Dışarıdan bir memura, resmi iş kayıtlarını veya akreditasyon belgelerini güncellemek gibi idari işleri hızlandırması için ek bir ödeme ayarladınız.

4 Teklifi yapar yapmaz devlet memuruna rüşvet suçunu işlemiş sayılırsınız. Burada aynı zamanda BSI da zan altında kalabilir. 5. Hediye ve İkramcılık BSI ın İş Ahlakı Yasası açıkça belirtmektedir ki BSI Grup un çalışanları, acentaları ve diğer temsilcilerinin, rüşvet olarak değerlendirilebilecek her türlü para ve hediyeyi almaları yasaktır. Bu politika, üçüncül şahıslardan alınan veya şahıslara verilen normal ve uygun ikramları yasaklamamaktadır. Zaman zaman, BSI grupla çalışmış olan kişilere dostluğunuzu, tebriklerinizi veya teşekkürlerinizi göstermek için hediyeler verebilir veya hediyelerini kabul edebilirsiniz. Genel konuşursak, hediye için siz talepte bulunmadığınız ve tarafsızlığınızı ve kararlarınızı etkilemediği veya etkilermiş gibi görünmediği sürece kurumsal promosyonlar, sarf malzemeleri ve benzeri parasal değerde hediyeler almak veya vermek kabul edilebilir. Genel bir kural olarak, eğer bir hediyeyi kabul etmek size veya aynı pozisyondaki mantıklı bir kişiye mesuliyet hissettiriyorsa, hediyeyi kabul etmeyin. Daha büyük hediyeler daha fazla çıkar çatışmasına yol açabilir. Buna göre, her oniki ayda bir değeri 60 (US$100 veya ederinde) dan daha fazla eden bir hediye almak veya vermek için ülke veya bölge müdürünüzün veya bir BSI Grup idari çalışanının yüksek onayı gerekmektedir. Değeri bu miktardan fazla olan hediyelerin uygun olup olmadığını belirlemek için hediyenin ilgili coğrafya veya sanayi dalında geleneksel olup olmadığı ve özel bir avantaj sağlama beklentisi içinde olmadan açıkça verilip verilmediği göz önünde bulundurulur. Temel amacı işle alakalıysa ve katılımınız olağan, geleneksel ve iş konularını kapsıyorsa, iş yemekleri kokteyller, spor veya sosyal aktiviteler veya diğer sosyal içerikli toplantılar gibi kurumsal ağırlamalar hediye olarak değerlendirilmez. Bu konu karışık olabilir. Eğer kişisel kullanımınız için size bir spor olayıyla ilgili bir bilet veriliyorsa bu hediye olarak değerlendirilir. Eğer müşterilerle, iş ortaklarıyla ya da tedarikçilerle beraber bir aktiveteye katılıyorsanız bu tabi ki hediye olarak değerlendirilmez ta ki bu aktivite geçerli bir iş amacıyla yapılmıyorsa. Eğer benzeri aktivitelere katılımınızla ilgili şüpheleriniz varsa bu konu için ülke veya bölge müdürünüzle ya da BSI Grup idari çalışanıyla görüşülmelidir. BSI iş hediyesi verme adetinin ülkeye veya bölgeye göre değişiklik gösterebileceğini ve bir bölgede normal ve kabul görür olanın başka bir bölgede tam tersi olabileceğini bilmektedir. Tüm koşullarda uygulanacak sınama hediye veya ağırlamanın kabul edilebilir ve haklı gösterilebilir oluşudur. Hediyenin arkasında yatan niyet her zaman göz önünde bulundurulmalıdır. Örneğin, ofisinizde sergileyebileceğiniz kurumsal bir hediye (firmalar arası dostluk nişanı gibi) ile objektif ve tarafsız yargılamanızı etkiliyormuş gibi görünen kişisel bir hediye (eve götürebileceğiniz türden) arasında fark vardır. 6. Kabul edilemez şeyler? Sizin (veya sizin adınıza başka birisinin) hakkında kabul edilemeyen şeyler: bir iş avantajı verilmesi veya verilmiş bir iş avantajıyla ödüllendirilme umudu ve beklentisiyle bir ödeme, hediye veya ağırlama vermek, sözünde bulunmak veya teklif etmek; bir devlet memuruna, vekiline veya temsilcisine rütin bir işi kolaylaştırması veya hızlandırması için ödeme, hediye veya ağırlama vermek, sözünde bulunmak veya teklif etmek;

5 üçüncül bir şahıstan, kendisine bir iş avantajı sağlama beklentisiyle teklif edildiğini bildiğiniz veya şüphelendiğiniz bir ödemeyi kabul etmek; üçüncül bir şahıstan, tarafımızca kendisine bir iş avantajı sağlama karşılığında teklif edilmiş veya sağlanmış bir hediyeyi veya ağırlamayı kabul etmek; rüşvet suçu işlemeyi kabul etmemiş veya bunun hakkındaki şikayetini dile getirmiş olan, BSI hesabına çalışan veya temsil eden diğer kişileri tehdit etmek veya kişilere mislleme yapmak; bu politika ve prensiplere uymayacak herhangi bir faaliyette bulunmak. 7. Hayır Amaçlı veya Politik Bağışlar Hayır amaçlı veya politik bağışlardan, Uyum Çerçevesi nin Kurumsal Yönetim bölümünde yer alan BSI Hayır Amaçlı veya Politik Bağışlar Politikası nda bahsedilmektedir. 8. Kolaylaştırma ödemeleri ve bahşişler BSI hiçbir kolaylaştırma ödemesi yapmaz ve bahşiş vermez. Kolaylaştırma ödemeleri, bir devlet memurunun rütin devlet işlerini hızlandırmasını garantilemek için yapılan genel anlamda ufak çaplı, gayriresmi ödemelerdir. Birleşik Krallık ta genel olarak bunlar ödenmez ama faal olduğumuz diğer yetki alanlarında görülebilir. Bahşişler, yapılan bir iyilik veya iş avantajı karşılığında yapılan genel ödemelerdir. BSI tarafında yapılacak veya kabul edilecek herhangi bir bahşiş veya kolaylaştırma ödemesine sebep olacak her türlü faaliyetten kaçınmalısınız. Eğer BSI adına herhangi bir ödeme yapmanız istenirse, ödemenin ne için yapılacağı ve sağlanan hizmete karşılık fiyatının uygun olup olmadığı konusunda her zaman fikir sahibi olunuz. Her zaman ödeme gerekçesini belirten bir makbuz ya da fatura isteyiniz. Eğer bir ödemeyle ilgili kafanızda soru işaretleri, şüphe ve kaygılarınız varsa bunu Grup Risk ve Uyum Müdürü veya Grup Hukuk birimiyle görüşünüz. 9. Raporlama Rüşvetçilik ve diğer tüm yolsuzlukların engellenmesi, tespit edilmesi ve rapor edilmesi BSI için veya himayemiz altında çalışan herkesin sorumluluğundadır. Tüm çalışanlar ve diğer BSI temsilcileri bu politikanın ihlaline sebep olacak veya teşebbüs edecek her türlü faaliyeti engellemek adına görevlidir. Eğer bu politikayla çelişen bir durumun olduğuna veya gelecekte olacağına inanıyor veya şüphe ediyorsanız en kısa zamanda bölüm müdürünüzü, Grup Risk ve Uyum müdürünüzü veya Expolink gizli raporlama birimini durumdan haberdar etmelisiniz. Örneğin, bir müşteri ya da potansiyel bir müşteri bizimle olan işinde avantaj sağlamak için size bir şey öneriyorsa veya işini sağlama almak için bir ikram veya ödemenin gerekli olduğunu belirtiyorsa bunu derhal rapor etmelisiniz. Bu politikayı ihlal eden herhangi bir çalışan görevini su istimalden işten çıkarılma cezasıyla karşı karşıya kalacaktır. 10. Kayıt tutma BSI, üçüncü şahıslara yapılan ödemelerin nedenlerini belgelemek için finansal kayıtlar tutmaktadır ve uygun iç kontrollere sahiptir. Buna göre, üçüncü bir şahsın çıkarı için BSI adına sizin tarafınızdan yapılmış olan hediye ve ağırlama masraflarının, harcama politikamız gereğince belgelenmiş olduğundan emin olmalı ve bu masrafların gerekçelerini özellikle kayıt altında tutmalısınız. Bu harcamalar SAP birimi kalemleri altında Promosyon Hediyeler veya Ağırlamalar olarak kaydedilmelidir. Ek olarak, idari bir gözden geçirmeye konu olacak 60 veya eşdeğerinden daha yüksek eden kabul

6 edilmiş tüm hediyelerin kaydını tutmalı ve açıklamalısınız. Bu, eğer amiriniz özel bir davetiyenin kayıt altına alınması gerektiğine karar vermemişse, kurumsal ağırlamalar için geçerli değildir. Olağan denetimlerden olan Uyum ve Risk özelliklerine göre denetlenecek olan bu kayıtların nasıl tutulacağına Bölge veya Ülke müdürleri karar vermektedir. 11. Şikayetleri dile getirme İlk oluşmaya başladığı andan itibaren yolsuzluklar hakkındaki endişe ve kaygılarınıza ait şikayetlerinizi dile getirme konusunda desteklenmektesiniz. Eğer bir faaliyetin rüşvetçilik veya yolsuzluk teşkil ettiğinden emin olamıyor veya kafanızda başka soru işaretleri oluşuyorsa, bunlar hakkında bölüm müdürünüz veya Grup Risk ve Uyum Müdürüyle görüşmeli ya da Uyumluluk Çerçevesi nin Risk bölümünde bulunan Önemli Hadiselerin Rapor Edilmesi Prosedürü doğrultusunda dile getirmelisiniz. Eğer bu yollara başvurarak rapor edemeyeceğinizi düşünüyorsanız, halihazırda Grup Kurumsal Ağından erişilebilen İhbar yardım hattı aracılığıyla da rapor edebilirsiniz. İhbar Politikamızın bir kopyasını şuradan edinebilirsiniz: Eğer üçüncü bir şahıs tarafından size bir rüşvet teklif edildiyse, rüşvet vermeniz istendiyse, bunun gelecekte olacağından şüpheleniyorsanız veya benzeri bir yasadışı faaliyetin kurbanı olduğunuza inanıyorsanız bunu en kısa zamanda, bölüm müdürünüze veya Grup Risk ve Uyum müdürüne ya da ihbar yardım hattı aracılığıyla rapor etmeniz büyük önem taşımaktadır. 12. Koruma Rüşvet teklif etmeyi veya kabul etmeyi reddetmiş olan ya da bir başkasının kabahatini dile getiren ve rapor eden çalışanlar veya BSI hesabına faaliyette bulunanlar bazen olası tepkiler hakkında endişelenebilirler. BSI şeffaflığı teşvik eder ve bu politikaya dair iyi niyetli, samimi şikayetlerini dile getiren herkesi yanılsalar bile desteklemektedir. BSI kendini, kişilerin rüşvet veya yolsuzluk içinde yer almayı reddettiği için ya da potansiyel bir rüşvetçilik veya yolsuzluk suçunun olduğu ya da gelecekte olacağına dair şüphelerini iyi niyetle dile getirdiğinden dolayı kötü muameleden muzdarip olmamasına adamıştır. Bu kötü muameleler, kovuşturma, disiplin uygulaması, tehditler ve şikayetle ilgili diğer hoş olmayan tutumları kapsamaktadır. Eğer böyle bir muameleden muzdarip olduğunuzu düşünüyorsanız acilen bölüm müdürünüz veya Grup Risk ve Uyum müdürüyle görüşmelisiniz. Eğer sorun çözülmediyse ve siz bir çalışansanız, yerel HR Şikayet Prosedürünüze uygun olarak resmi bir şekilde dile getirmelisiniz. 13. Eğitim Bu politikaya dair eğitimler yeni çalışanların işe başlama süreçlerinin bir parçasını oluşturmaktadır. Halihazırdaki çalışanlarsa bu politikaya nasıl uyacakları ve uygulayacakları hakkında ilgili düzenli güncellemeleri alacaklardır. Dış kaynaklar, komite üyeleri, danışmanlar, acentalar, vs. gibi yeni çalışmaya başlamış diğer tüm kişi ve temsilciler, işe başlama programlarının bir parçası olarak bu eğitimi alacaklardır. Hali hazırdaki dış kaynaklar, komite üyeleri, danışmanlar, acentalar, vs. ise bu politikayla ilgili eğitim ve haberleri bölgelerindeki yerel BSI ofislerinden alacaklardır. 14. Bu politika için sorumluluk BSI yönetim kurulu, BSI Grup ve grup himayesindeki tüm organların yasal ve etik hükümlere bağlılığını

7 temin etmek için, bu politikanın, sorumluluklarının bir parçası olduğunu kabul ve tanzim eder. Uygulama ve etkinliğini gözlemlemek için politikanın yürütülmesini sağlamak ve Grup Hukuk birimi ile birlikte politikanın yorumlanmasına dair sorulara açıklık getirmek, Grup Risk ve Uyum işlevinin öncelikli ve gündelik sorumluluklarıdır. Tüm seviyelerdeki idareler, kendilerine rapor verenlerin politika hakkında bilinçlendirilmelerinden ve düzenli ve yeterli düzeyde eğitimlerin verilmesinden sorumludurlar. Rüşvet ve yolsuzluğa karşı sıfır hoşgörü yaklaşımımız, iş ilişkilerinin başladığı andan itibaren ve sonrasında düzenli olarak tüm tedarikçi, anlaşma tarafları ve iş ortaklarına bildirilmelidir. Tüm çalışanlar ve BSI bünyesinde veya hesabına çalışan diğer tüm kişiler, kurulacak tüm iş ilişkilerinin başlangıcında üçüncül şahıs ve kurumları bu politika hakkında bilgilendirme yükümlülüğündedir. 15. Gözlem ve inceleme Grup Risk ve Uyum işlevi, düzenli olarak bu politikanın etkinliğini gözlemler ve uygulanmasını inceler ve BSI yönetim kuruluna uygunluğu, yeterliliği ve etkinliği hakkında rapor verir. Yönetim kurulunun belirlediği her türlü iyileştirme en kısa zamanda uygulanır. İç denetim sistemleri ve prosedürleri, rüşvet ve yolsuzlukla mücadelede etkili olduklarından emin olmak için olağan teftişlere tabi tutulurlar. Çalışanlar ve BSI bünyesinde veya hesabına faaliyet gösteren diğer kişiler bu politika hakkında yorum yapmakta ve iyileştirme adına önerilerde bulunmakta serbesttirler. Yorumlar, öneriler ve sorular Grup Risk ve Uyum Müdürüne yönlendirilmelidir. Bu politika çalışanların iş sözleşmelerinin bir ekidir ve üzerinde değişiklikler yapılabilir.

8 Düzeltme Geçmişi Düzeltme No. Tarih Yazar Onaylayan Değişiklik 01 Nisan 2011 Steve Crookes Tony Wales Yeni Mesele 02 Nisan 2012 Vanessa van Steve Crookes Grup Kurallarından Aktarmalar Balkom 03 Eylül 2014 Steve Crookes John Kennedy Eğitim kayıtları gereksinimi eklenmesi; Hayır amaçlı veya politik bağışlar