TELAFİ DERSİ İŞ AKIŞI Telafi yapmak isteyen öğretim elemanı ilgili Bölüm sekreterliğinden DERS TELAFİ FORMU alır Yapılmayan derslerin telafi edileceği tarih, yer ve saati belirtilerek, form imzalanır Bölüm sekreterliğe teslim edilir veya elektronik ortamda gönderilir EVET Talep uygun mu? Kayda alınan telafi talebi Bölüm Başkanı tarafından incelenir Bölüm sekreteri, öğrenci ve öğretim elemanlarının diğer derslerini etkilemeyecek şekilde mevcut programı da bozmadan uygun olan boş gün ve saatlere telafi derslerini yerleştirir İlgili öğretim elemanına telafi talebinin uygun görülmeme nedeni yazı ile bildirilir. Telafi ders programı Bölüm Başkanı tarafından imzalanır form dilekçe ve ekleri Müdürlüğe gönderilir. Telafi talebi Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşülür Kararın bir örneği ilgili bölüme gönderilir Ek ders ücreti ödemek üzere Yüksekokul Yönetim Kurulu kararının bir örneği ve diğer belgeler Tahakkuk Birimine gönderilir Telafi dersi aynı hafta içersinde mi yapıldı? Ek ders ücreti ödemesinde normal süreç devam eder Telafi yapılsa dahi kanuni sınır aşan kısım için ek ders ücreti ödenmez Dersi alan öğrencilerin bu değişiklikten haberdar edilmesi için, telafi programı en az bir hafta öncesinden öğrenci panolara asılır ilgili öğretim elemanı tarafından Yüksekokul veya kişisel web sayfasında yayınlanır, sınıfta sözlü duyuru yapılır. Telafi dersi ile öğretim elemanının haftalık ders yükü toplamı kanuni sınırları aşıyor mu? Hazırlanan programa göre dersin telafisi yapılır Her hafta içi normal öğretimde 20 ikinci öğretimde 10 saat dolana kadar ek ders ücreti ödenir
ÖĞRENCİ DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI Öğretim elemanı işlendiği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delili şikayeti dilekçesine ekleyerek Bölüm Başkanlığına verir Bölüm Başkanı, şikayet dilekçesi ve kanıtları ön yazı ekinde Müdürlük Makamına iletir. Disiplin amiri olan Müdür, olayı aydınlatmak üzere bir öğretim elemanını soruşturmacı olarak görevlendirir. Savunmaların alınmasından sonra, şüpheli/şüphelilerin ceza durumu öğrenci işleri Daire Başkanlığından yazılı olarak istenir. Soruşturmanın zamanında bitirilmemesi durumunda ek süre istenir, Müdürlük olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu, savunma davetine uyulmaması veya özrünü zamanında bildirmemesi halinde savunma hakkında vazgeçmiş sayılacağı belirtilerek, savunma için yedi günden az olmamak üzere süre verilir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialarla iligli şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurur. Toplanan deliller, alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli yeni tanıklar dinlenir, soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların ortaya çıkacağı kanaatine varılır. Soruşturma sürdürülür. Müdür soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportör e gönderir Raportör, dosyada eksik tespit etti mi? Raportör 2 gün içerisinde raporunu yazarak, Müdürlük makamına verir Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren Soruşturma Raporunu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Müdürlük Makamına gönderilir. Bir veya iki yarıyıl süre ile okuldan uzaklaştırma ya da okuldan atılma cezasını gerektiriyor Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemine alınır. Dosya, yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayın edilerek, eksiklikler tamamlatılır. Önerilen ceza uyarma, kınama veya bir haftadan bir aya kadar uzaklaştırma cezalarından biri mi? Disiplin kurulu, soruşturmacının önerdiği cezayı kabul veya red edebileceği gibi, başka bir disiplin cezası da verebilir. Ceza doğrudan Müdür tarafından verilir Verilen ceza ilgili kişinin ailesine tebliğ edilir ayrıca YÖK e ve ilgili kuruluşlara bildirilir. Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra, dosya Rektörlük Makamına gönderilir
DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA BİNA BAKIM VE ONARIM İŞ AKIŞI Yapılmak istenen bakım ve onarım işi ile ilgili Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığından yazı ile keşif yapılması ve maliyetin hesaplanması istenir. Planlanan işin maliyeti, doğrudan temin yoluyla yapılabilecek parasal limit içersinde ise, sürecin başlatılması için toplanan bilgiler satın alma birimine gönderilir Bütçe kaleminde yeterli ödeme var mı? Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir Gelen ödenek bütçe kalemine kaydedilir. Onay belgesi incelendikten sonra, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Harcama Yetkilisi, piyasa araştırması yapacak ve alımı gerçekleştirecek görevli veya görevlileri belirler, bu görevlendirme ilgililere bildirilir. Onay belgesi giden evrak defterine kaydedilir İhale Onay Belgesi hazırlanır. Bu belgede, tarih ve sayı, işin tanımı, niteliği, işin miktarı kullanılabilir ödenek miktarı, bütçe tertibi belirtilir, bakım ve onarımla ilgili açıklama yapılır ve piyasada fiyat araştırması yapacak görevli personel adı soyadı, unvanı yazılır Bakım ve onarım işi ile ilgili gelen teklifler ve piyasa araştırması için görevlendirilen personelin verdiği bilgiler doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenerek görevliler ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Yüklenici ile idare arasında Yapım İşine ait Anahtar Teslimat Götürü Bedel sözleşmesi imzalanır. Sözleşmede işin adı, yapılma yeri, niteliği, miktarı, bedeli, başlama ve bitirme tarihi, ödeme şartları, sorumluluk ve diğer hususlar açıkça belirtilir. Yükleyici işi sözleşmede yer alan süre içerisinde bitirdi mi? Sözleşme imzalandığı gün işin yapımını ve kontrolünü denetleyecek teknik eleman ve idareden bir sorumlu Onarım İşine ait Yer Teslim Tutanağı ile yükleyiciye işi teslim eder, tutanak taraflarca imzalanır. İşin yapımını denetleyen teknik eleman, idareden bir sorumlu ve yükleyiciden oluşan üç kişilik heyet iş bitiminde gerekli kontrolleri yaparak, sözleşmede yer alan hükümlerin yerine getirildiğini onaylar ise, işi teslim alır ve Onarım Kabul Tutanağı nı imzalar Eksiklikler tamamlandı mı? Satınalma birimi, KDV hariç 2000 TL yi aşan onarımlar için vergi borcu yoktur kağıdı, fatura, onay belgesi, yaklaşık maliyet, sözleşme, yer teslim tutanağı, kabul tutanağı, keşif bilgileri, yapılan yazışmalar gibi satın alma ile ilgili tüm belgeleri yönetmeliğe uygun olarak düzenler ve Tahakkuk Birimine gönderir Tahakkuk biriminde bakım ve onarım işi ile ilgili ödeme emri belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. Sözleşmede yer alan ve yasanın emrettiği diğer cezai hükümler uygulanarak bakım ve onarım işi iptal edilir Gerçekleştirme Görevlisi, ödeme emri ve ekindeki belgeleri yetkililerin imzalarının tamam olması, mevzuata uygunluğu, maddi hata olup olmadığı yükleyici firmaya ait bilgilerin doğruluğu bakımından incelendikten sonra Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür kaşesi basarak imzalar Harcama yetkilisi tarafından da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk Memuru tarafından düzenlendikten sonra Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak bu dairenin iş akışına göre işlem görerek ödeme gerçekleşir.
DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA MAL ALIMI İŞ AKIŞI Ortaya çıkan ihtiyaca göre, satın alınması düşünülen malzeme ile ilgili bilgiler (katalog, resim, teknik şartname, numune, maliyeti etkileyecek her unsun) satın alma birimine gönderilir. Bütçe kaleminde yeterli ödenek var mı? Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir Gelen ödenek bütçe kalemine kaydedilir. Onay Belgesi hazırlanır. Bu belgede, tarih ve sayı, işin tanımı, niteliği işin miktarı, kullanılabilir ödenek miktarı, bütçe tertibi belirtilir, satın alma işlemi ile ilgili kısa açıklama yapılır ve piyasa fiyat araştırması yapacak görevli personel adı soyadı, unvanı yazılır. Harcama Yetkilisi, piyasa araştırması yapacak ve alımı gerçekleştirecek görevli veya görevlileri belirler, bu görevlendirme ilgililere bildirilir. Onay belgesi incelendikten sonra Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Onay belgesi giden evrak defterine kaydedilir Alınacak malzeme ile ilgili piyasa araştırması yapmakla görevlendirilen personelin verdiği bilgi ve belgeler doğrultusunda Piyasa Fiyat Araştırıma Tutanağı düzenlenir, görevliler ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Satınalma işlemi iptal edilir. Eksikler tamamlandı mı? Satın alınacak ürün uygun mu? Muayene ve Kabul Komisyonu alınacak malzemeyi kontrol eder Üyeler Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağını imzalar Malzeme görevli tarafından sayılarak depoya alınır. Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Satınalma birimi, KDV hariç 2000 TL yi aşan onarımlar için vergi borcu yoktur kağıdı, fatura, onay belgesi, yaklaşık maliyet, sözleşme, yer teslim tutanağı, kabul tutanağı, keşif bilgileri, yapılan yazışmalar gibi satın alma ile ilgili tüm belgeleri yönetmeliğe uygun olarak düzenler ve Tahakkuk Birimine gönderir Tahakkuk biriminde bakım ve onarım işi ile ilgili ödeme emri belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme Görevlisi, ödeme emri ve ekindeki belgeleri yetkililerin imzalarının tamam olması, mevzuata uygunluğu, maddi hata olup olmadığı yükleyici firmaya ait bilgilerin doğruluğu bakımından incelendikten sonra Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür kaşesi basarak imzalar Harcama yetkilisi tarafından da imzalanan ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk Memuru tarafından düzenlendikten sonra Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak bu dairenin iş akışına göre işlem görerek ödeme gerçekleşir.
SÜREKLİ VE GEÇİCİ GÖREV YOLLUĞU ÖDEMELERİ İŞ AKIŞI Ödeme yapılmak üzere Tahakkuk Birimine verilen belgeler incelenir, ödenek durumuna bakılır. Bütçe kaleminde yeterli ödenek var mı? Ödenek aktarımı ya da ek ödenek istenir Gelen ödenek bütçe kalemine kayedilir İlgililere tamamlatılır Sunulan belgeler tam mı? Ödeme Emri Belgesi ve eklenmesi gereken belgeler hazırlanarak, gerçekleştirme görevlisine gönderilir Tahakkuk Birimi hatayı düzelterek işlemi sürdürür Hatalı mı? Gerçekleştirme görevlisi ödeme belgesi ve diğer evrakları inceler Gerçekleştirme görevlisi ödeme emri belgesine Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür kaşesini vurarak imzalar, dosyayı Harcama Yetkilisine gönderir Harcama Yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eklerinin asılları Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrak, incelendikten sonra ilgilinin banka hesap numarasına ödeme yapılır.
YÖNETİCİ, ÖĞRETİM ELEMANI VE MEMURLARIN DİSİPLİN SORUŞTURMASI İŞ AKIŞI İşlediği ileri sürülen suçla ilgili her türlü delil şikayet dilekçesine eklenerek, en yakın birim amirine verilir Şikayet dilekçesi ve kanıtlar en kısa sürede Müdürlük Makamına iletilir Disiplin amiri olan Müdür, olayı aydınlatmak üzere bir soruşturmacı görevlendirilir. Alınan ifadeler, dinlenen tanıklar ve elde edilen belgelere göre bir değerlendirme yapan soruşturmacı, şüpheli ya da şüphelileri savunmaya davet eder. Savunma yazısında suçlamanın ne olduğu yedi günden az olmamak üzere verilen süre içersinde veya belirtilen bir tarihte savunma yapılmaması halinde savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı belirtilir. Soruşturmacı, ileri sürülen iddialara ilgili şüpheli ya da şüphelileri ifadeye davet eder. İfadede sorulacak soruları olayı aydınlatmaya yönelik olarak seçer. Olayın varsa tanıklarını dinler, ifadelerini alır, şikayetçinin yazılı bilgisine başvurulru. Savunmaların alınmasından sonra, şüpheli/ şüphelilerin ceza ve ödül durumu Personel Daire Başkanlığı ndan yazılı olarak istenir Soruşturma zamanında bitirilememesi durumunda ek süre istenir, Müdürlük olurundan sonra soruşturmaya devam edilir. Toplanan deliller alınan ifadeler şüphelilere atfedilen suçu ispatlamak için yeterli mi? Şüphelilerin ve tanıkların yeniden ifadeleri alınır, gerekli ise yeni tanıklar dinlenir soruşturmanın seyrini değiştirecek yeni kanıtlar aranır. Elde edilen yeni bilgilerle suç ve suçluların şüpheye yer bırakmayacak şekilde ortaya çıkarılması sağlanır. Soruşturma devam edilir. Müdür soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını incelemek üzere Raportöre gönderir Raportör dosyada eksik tespit etti mi? Soruşturmacı elde ettiği kanıtlar, dinlenen tanıklar, alınan ifade ve savunmalar, ceza durumu, soruşturma sürecinde ortaya konan davranışlar, pişmanlık duyma gibi bütün değerlendirmeleri içeren bir Soruşturma Raporu hazırlayarak imzalar. Raporda önerilen ceza açıkça belirtilir. Soruşturma dosyası soruşturma onayını veren Müdürlük Makamına gönderilir Raportör Beş gün içinde raporunu yazarak Müdürlük Makamına verir Önerilen ceza uyarma, kınama veya aylıktan kesme cezalarından biri mi? İşlenen suçun karşılığı kademe ilerlemesinin durdurulması, görevden çekilmiş sayılma ya da memurluktan çıkarma cezasını gerektiriyor Dosya eksikleri tamamlamak için yeniden soruşturmacıya gönderilir ya da yeni bir soruşturmacı tayin edilir Müdür şüpheli ya da şüphelilerin son savunmasını alır. Savunma yazısında suçun ne olduğu ve savunma süresi belirtir. Soruşturma dosyası görüşülmek üzere Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemine alınır. Raportörün tespit ettiği eksiklikler tamamlandıktan sonra dosya Müdürlük Makamına sunulur. Ceza doğrudan Müdür tarafından verilir Takdir edilen ceza Tebligat Kanunu na uygun olarak şüpheliye bildirilir. Bu cezaları verme yetkisi atamaya yetkili amirde olduğundan, disiplin kurlu ceza vermeden, dosyayı görüşülüp karara bağlanmak üzere Rektörlük Makamına gönderir Gerekli tebligatların yerine ulaşmasından sonra soruşturma dosyası Rektörlük Makamına gönderilir Atamaya yetkili amirin verdiği ceza ve Üniversite Disiplin Kurulu Kararı Yüksekokula gönderilir
Beşikdüzü MYO İç Kontrol İK-101 Hizmet Birimleri Teşkilat Şeması Yayın Tarihi Rev. Tarihi Rev. No: 00 Sayfa No: 1 / 1 SUNULAN HİZMETLER PERSONEL İŞLERİ İDARİ VE MALİ İŞLER 1. Personel özlük işlemleri. 2. Akademik ve idari personelin terfi işlemleri. 3. Personel sağlık işlemleri. 4. Personel görevlendirmeleri. 5. Emeklilik işlemleri. 6. İzin işlemleri. 7. Akademik personel görev süresi işlemleri. 8. Personel mal bildirimi,aile durum bildirimi ve aile yardım bildirim işlemlerinin takibi 1. Maaş işlemleri. 2. Ekders ödemeleri. 3. Yurt içi geçici görev yolluğu ödemeleri. 4. Yurt içi tedavi yolluğu ödemeleri. 5. Bütçe işlemleri. 6. Satın alma İşleri 7. SGK işlemleri DESTEK HİZMETLER GÜVENLİK HİZMETLERİ FOTOKOPİ HİZMETLERİ ÖĞRENCİ TEMİZLİK İŞLERİ İŞLERİ 9. Öğrenci (ÖSYM, DGS)sonucu kazanan öğrencilerin kaydı, 10. Öğrenci belgesi verme. 11. Öğrenci not döküm (transkript) belgesi verme. 12. Öğrenci askerlik durum belgesi hazırlama,verme ve askerlik şubesine gönderme. 13. Öğrenci ders intibakı için uyum komisyonunu bilgilendirme. 14. Öğrencilere sunulan burs, harç ve yardımlar için burs komisyonunu bilgilendirme, 15. Yönetim ve disiplin kurulu kararlarına istinaden işlemleri yürütme,gerekli yazışmaları yapma. 16. Öğrencilerin ders devam takip işlemleri ile harç ödemeleri kontrolü yapma. 17. Öğrencilerin ders sınav sonuçlarının takibi ve sınav evraklarının saklama. 18. Öğrencilerle ilgili resmi yazışmaların yapılması ve duyuruların asılması. 19. Öğrenci ders seçmelerinde danışman öğretim elemanını bilgilendirme. 20. Öğrencilerle ilgili istatistiklerin oluşturulması ilgili birimlerle yazışmalarının yapılması. 21. Staj hizmetlerinde öğrencilere duyurma ile Staj komisyonunu bilgilendirme. 22. Mezunların belirlenmesi ve mezuniyet belgesi düzenleme. 23. Mezun olan öğrencilerin diploma föylerini hazırlama ve gerekli evrakları düzenleme. 24. Öğrencilerin kayıt silme işlemlerini gerçekleştirme. 25. Öğrenci temsilcilerinin seçiminde öğrencilere kolaylık sağlama, yazışmalarını yapma. 26. Öğrenci faaliyetleri ile ilgili öğrencilere ve öğretim elemanlarına duyuru yapma. 27. Öğrencilerin her türlü akademik ve özlük işlemlerinin yönetmelikler çerçevesinde yapılması
DERS MUAFİYET UYUM AKIŞ ŞEMASI Öğrenci, okumuş olduğu derslerinin kapsamlarıyla beraber ders not dökümünü Yüksekokul Müdürlüğü (evrak kayıt işleri) ne yazılı olarak müracaat eder. Uyum Komisyonuna sevki uygun mu? Yüksekokul Müdürlüğüne bildirilen uyum komisyonu kararının Yönetim Kurulunda görüşülmesi için müdür, Karar Uyum komisyonunda; ders muafiyetinin görüşülmesi; Yönetim Kuruluna sevki uygun mu? Yönetim Kurulunda, ders muafiyetinin görüşülmesi; Karar Yüksekokul Müdürlüğüne bildirilen Yönetim Kurulu kararını öğrenci işlerinde uygulanması için öğrenci işlerine sevk edilerek öğrenciye ait ders notları değişikliğini ÖBİS de yapılması.
Staj komisyonu görevlendirilmesi Stajyer Öğrencilerin Belirlenmesi Staj Şirketlerinin Belirlenmesi Staj Yerinin Kabul Yazısı Staj Komisyonunun görüşü Uygun mu? Öğrencinin Staj yerine gidişi ve Staj hizmetinin Staj Defterine işleyerek yüksekokul müdürlüğüne teslim edilmesi Stajı Uygun mu? Staj Komisyonu Bitti
DANIŞMANLIK İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI Danışman öğretim elemanlarının görevlendirilmesi Katkı paylarını yatıran öğrenciler alacağı derslerini bilgisayar ortamında tercihlerini yaparak danışman öğretim elemanına gönderir Danışman öğretim Elemanının internet ortamında tercih ettiği dersleri; Öğrencinin seçtiği ders saati yarıyılda alacağı ders saatini aşmıyor mu? Öğrenci ile ilgili kararların uygulanmasında rehberlik yapar Onayını vererek öğrenci derslerini seçmiştir. Bu aşamadan sonra ilgili dönemde öğrenciye ait hizmet istek talepler internet ortamındaki öğrenci bilgilerinden yararlanarak öğrenci işleri tarafından cevaplanılacaktır. Danışmanlık İşlemleri Çıktısı
ÖĞRENCİ BELGESİNİN DÜZENLENMESİ AKIŞI Öğrencinin yazılı belge talebi Yazının gelen evraka işlenmesi Müdür, Müdür Yardımcıları, Yüksekokul sekreterinin sevki Uygun mu? Yazının öğrenci işlerine gelmesi Öğrenci işlerinin yazıyı hazırlanması Cevap yazını yüksekokul sekreterinin parafı Giden evrakın kaydının girilmesi Belgenin öğrenciye verilmesi
YAZILI İSTEK ÜZERİNE ÖĞRENCİNİN KAYDININ SİLİNMESİ Öğrencinin yazılı talebi Yazının gelen evraka işlenmesi Müdür, Müdür Yardımcıları Kaydın silinmesi için öğrenci işlerine sevki Öğrencinin kaydının silinmesi Uygun mu? Yazının öğrenci işlerine gelmesi Öğrenci işlerin öğrenciye ait yazı ve Eki (lise diploması, askerlik belgesi ve Transkript belgesi) hazırlaması Cevap yazının yüksekokul sekreterinin parafı Gerekli evraklar düzenlendi mi? Giden evrakın kaydına girilmesi Öğrenciye gerekli belgelerin verilmesi, KTÜ Merkez öğrenci işlerine evrakların gönderilmesi
AYLIK EK DERS ÜCRETİ ÖDENMESİ İŞ AKIŞI Ek ders ücreti ödenme sürecinin en önemli belgesi olan F1 formu her dönemin başında, F2 formları ödeme yapılacak her ayın sonunda, ilgili öğretim elemanları tarafından hatasız doldurarak Bölüm Başkanlığına verilir Bölüm Sekreteri, kendisine ulaşan formları haftalık ders programı ile karşılaştırarak kontrol eder ve bilgisayar ortamında hazırlar. F1 formları ilgili öğretim elemanı ve Bölüm Başkanı tarafından incelenerek imzalandıktan sonra, F2 formları ile birlikte Tahakkuk Bürosuna gönderilir. Hatalar düzeltilmek üzere, ilgili bölüme gönderileir F1 ve F2 formalarında hata var mı? Tahakkuk Birimi, F1 ve F2 formlarının haftalık ders programları ve Yüksekokul Yönetim Kurulu kararına uygun hazırlanıp hazırlanmadığını kontrol eder. F1 formları Müdür, F2 formları yüksekokul sekreteri ve Müdür tarafından imzalanır. Ücretlendirme çalışmalarına başlamadan, her ay için, öğretim elemanlarının izin, rapor, görevlendirme alıp almadıkları araştırılır, F2 formları kontrol edilir, birimlerden belgeleri istenir. Ödeme emri belgesi ve ekleri Tahakkuk Evrakı Teslim Listesi ile Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. Ek ders Ücret Bordrosu ve Banka Listesi sinin çıktıları ile Ödeme Emri Belgesi hazırlanarak, Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanır. Toplanan ve mevzuata uygunluğu bakımından kontrol edilen bilgiler Ek Ders Ücreti Hesaplama Programı na yüklenir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın ilgili birimlerinde evrakların incelenmesinden sonra, ödemeyi gerçekleştirecek bankaya Banka Ödeme belgesi verilir veya bilgiler elektronik ortamda gönderilir. Banka, ödeme emrinin kendilerine ulaşmasından en geç iki gün içerisinde ilgililerin hesap numaralarına ek ders ücretlerini yatırır.
GELEN ve GİDEN EVRAK AKIŞ ŞEMASI Bölümlerden ve Yüksekokul dışından gelen evrakların alınması Evrakların yüksekokul sekreteri tarafından değerlendirilmesi, yapılacak işlem ve havale edeceği yerin belirlenmesi, tarih ve müdürün adının yazılı olduğu kaşenin basılması Dosyaların Müdür tarafından imzalanması, varsa yapılacak işlem ya da havale ile ilgili görüşünün yazılması Evrakların gereği yapılmak üzere, yüksekokul sekreteri tarafından yazı işlerine gönderilmesi Evrakların ilgili memur tarafından gelen evrak defterine kaydedilmesi, tarih ve kayıt numarası verilmesi Gelen evrak daha önce yapılan bir işlemin cevabı ise birlikte ilgili dosyaya kaldırılması Gelen evrakların kişi ya da ilgili birimlere gönderilmesi için resmi yazıların hazırlanması Gelen evrak resmi bir ön yazıya gerek olmadan kişi ya da birimlere verilmesi gerekiyor ise, zimmetli olarak verilmesi Yazı doğru ve tam mı? Hazırlanan yazının önce yazan, daha sonra yüksekokul sekreteri tarafından kontrol edilmesi İmza kartonuna konarak müdüre sunulması İmzalanan evrakların eklerinin kontrol edilmesi ve giden evrak kayıt numarası verilmesi Evrakların ilgili yerlere teslim edilmesi için posta hizmetleri görevlisine verilmesi, varsa posta gönderi makbuzu ya da teslim tutanakları ile giden yazının ikinci nüshasının evrak kayıt memurunca dosyalanması
SÜRELİ YAZILAR İŞ AKIŞI Ayda bir, üç ayda bir, altı ayda bir ya da yılda bir kez yazılan yazı, hazırlanması istenilen plan, rapor, görevlendirilmesi gereken kurul, komisyon, süre uzatımı gibi işlemler için SÜRELİ YAZILAR TAKİP ÇİZELGESİ düzenlenir. Süreli gelen yazı ya da çalışma, cezalı duruma düşmeden yasaların emrettiği şekilde zamanında hazırlanır. Hazırlanan çalışma ve ekleri Yazı İşleri, Yüksekokul Sekreteri ve ilgili Müdür Yardımcıları tarafından incelenir. Uygun mu? Yazılar Müdür tarafından imzalanır Yazı ve ekleri kontrol edilerek, giden evrak numarası verilir. Evrakların ilgili yerlere teslim edilmesi için posta hizmetleri görevlisine verilmesi, varsa posta gönderi makbuzu ya da teslim tutanakları ile giden yazının ikinci nüshasının evrak kayıt memurunca dosyalanması