0 Giriş 0.1 Genel Kalite yönetim sisteminin benimsenmesi, Đzmir Ekonomi Üniversitesi Mütevelli Heyeti nin stratejik bir kararıdır. Đdari yapılanmada, kalite yönetim sisteminin tasarımı ve uygulanması, çeşitli ihtiyaçlardan, özel hedeflerden, sunulan hizmetlerden, çalışılan proseslerden ve Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin büyüklüğü ve yapısından etkilenir. Kalite yönetim sisteminin yapısında kullanılan tüm araçlar, kullanılabilirliği ve uygulanabilirliği açısından, tek tipliliğe yatkın, ölçülebilir ve izlenebilir olarak seçilir. Kalite yönetim sisteminin yapısındaki tek tipliliğin veya dokümantasyonunun tek tipliliğinin uygulanması ISO 9001:2008 standardının amacı değildir. ISO 9001:2008 Standardın da belirtilen kalite yönetim sistemi şartları, hizmet için tamamlayıcı şartlardır. ISO 9001:2008 standardı, iç ve dış taraflarca Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari Yapılanmasındaki Üst Yönetim şartlarını karşılamadaki yeterliliğini değerlendirmek için kullanılabilir. 0.2 Proses Yaklaşımı Bu Standarda bağlı kalarak oluşturulan Kalite El Kitabı kalite yönetim sisteminin, Öğrenci ve çalışanlarımızın şartlarını karşılamak ve tatminini artırmak için, geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımının benimsenmesini teşvik eder. Đzmir Ekonomi Üniversitesi idari yapılanmasının, etkin çalışması için birçok bağlantılı faaliyetleri tanımlanmış ve yönetilmektedir. Kaynakları kullananlar tarafından girdilerin, çıktılara dönüşümünün sağlanması için yönetilen faaliyet, proses olarak değerlendirilebilir. Bir prosesin çıktısı, bir sonrakine girdi oluşturabilir. Proseslerin çıktıları, bağlı olunan referans kaynak, dış doküman ve mevzuatlara yönelik hazırlanır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi idari yapılanması içinde prosesler sisteminin uygulanması, bu proseslerin tanımlanması, etkileşimleri ve proseslerin yönetilmesi ile birlikte proses yaklaşımı olarak adlandırılabilir. Proses yaklaşımının avantajı, proseslerin oluşturduğu hem bireysel sistem dahilinde prosesler arası bağlantı ve hem de bunların tümü ve etkileşimleri üzerinde sürekli bir kontrol sağlamasıdır. Böyle bir yaklaşım, kalite yönetim sisteminde kullanıldığında, a) Şartların anlaşılmasının ve yerine getirilmesinin, b) Proseslerin değer katma açısından dikkate alma gereksiniminin, c) Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesinin, d) Objektif ölçmelere dayandırılan proseslerin sürekli iyileştirilmesinin önemini vurgular. Şekil 1 de gösterilen proses tabanlı kalite yönetim sistemi modeli Madde 4 ten Madde 8 e kadar verilen proses bağlantılarını gösterir. Bu gösterim, şartların girdi olarak tanımlanmasında iç ve dış müşterilerimiz olan Öğrenci ve çalışanlarımızın önemli bir rol oynadığını gösterir. Öğrenci ve çalışanlarımızın memnuniyetinin izlenmesi, Öğrenci ve çalışanlarımızın algılamaları ile ilgili bilgilerin, Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari yapılanmasının iç ve dış müşteri beklenti ve isteklerini karşılayıp karşılamadığı açısından değerlendirilmesini gerektirir. Şekil 1 de gösterilen model, bu standardın tüm şartlarını kapsar, ancak bu prosesleri detaylı seviyede göstermez. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 1/25
Şekil 1 - Kalite yönetim sistemi modeli Not - Ek olarak, Plânla - Yap - Kontrol et - Önlem al olarak bilinen PYKÖ metodolojisi, bütün proseslere uygulanabilir. PYKÖ kısaca şöyle açıklanabilir; Planla : Öğrenci ve çalışanlarımızın istekleri ve Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari Yapılanmasının politikası ile uyumlu sonuçların ortaya çıkması için gerekli objektif hedefleri ve prosesleri oluştur, Yap : Prosesleri uygula, Kontrol et : Prosesleri ve hizmeti, politikalar, hedefler ve hizmetin şartlarına göre izle, ölç ve sonuçları rapor et, Önlem al : Proses performansını sürekli iyileştirmek için faaliyetler başlat. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 2/25
Önsöz Đzmir Ekonomi Üniversitesi liği, değişen ve gelişen Türkiye de, tüm öğrencilerimiz, öğrenci velilerimiz ve çalışanlarımızın memnuniyetini ve hizmetlerinin kalitesini arttırmak için sistemini ve organizasyonunu mevzuat hükümlerine bağlı kalarak, ISO 9001:2008 Sistem Standardı na göre kurmuş ve sürekli iyileştirmeyi kendisine amaç edinmiştir. Bu amaçla çalışmalarımız, 2007 yılı içerisinde başlamış ve ISO 9001:2008 Sistem Standardı'nın ön gördüğü şartların gerçekleştirilmesi için gerekli organizasyon, eğitim ve uygulamalarla devam etmiştir. Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin, mevcut sistem yapısını bozmadan öğrencilerimiz, öğrenci velilerimiz ve çalışanlarımızın beklentilerini ve sistem gereksinimlerini yeniden gözden geçirerek, 2008 yılı içerisinde yapmış olduğu kapsamlı ISO 9001:2008 sistem revizyonları ile daha etkin bir sistem anlayışını tüm çalışanlarına ve dokümantasyon ağına yerleştirmiştir. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite çalışmalarını organize etmek ve çalışmaların koordineli bir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla lik Makamına bağlı olmak üzere tüm idari birimlerde koordineli ve özverili bir çalışmada bulunulmuştur. Çalışanlarımızın ihtiyaç ve taleplerine uygun, sürekli gelişimi sağlayacak mesleki ve kişisel gelişime yönelik eğitim uygulamaları kalite yönetim temsilciliği kapsamında, durmaksızın tüm personelimiz için planlanmaktadır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin daha ileri gitmesi ve örnek alınacak Vakıf Üniversiteler arasında yerini en üst seviyede almasını sağlamak ve hizmetlerimizle öğrencilerimiz, öğrenci velilerimiz ve çalışanlarımızın memnuniyetini en üst seviyede tutmak görevimizdir. Bu amaç doğrultusunda, Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari yapılanmasında, gerekli tüm değişikliklerin yapılması ve iyileştirme çalışmalarının durmaksızın devam etmesi için her türlü özveriyi göstermeye hazırdır. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 3/25
ĐÇĐNDEKĐLER: 1. Kapak 2. Firma Tanıtımı ve Kapsam 3. Firma Kapsamı 4. Sistemi 4.1 Genel Uygulamalar 4.2 Dokümantasyon 4.2.1 Genel 4.2.2 Kalite El Kitabı 4.2.3 Dokümanların Kontrolü 4.2.4 Kalite Kayıtlarının Kontrolü 5. Yönetimin Sorumluluğu 5.1 Yönetim Taahhüdü 5.2 Öğrenci ve Çalışanlara Odaklılık 5.3 Kalite Politikası 5.4 Planlama 5.4.1 Kalite Hedefleri 5.4.2 Kalite Sistem Planlaması 5.5 Sorumluluk Yetki ve Đletişim 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki 5.5.2 5.5.3 Đç Đletişim 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6.1 Genel 5.6.2 Gözden Geçirme Girdileri 5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı 6. Kaynak Yönetimi 6.1 Kaynakların Sağlanması 6.2 Đnsan Kaynakları 6.2.1 Genel 6.2.2 Yetkinlik Bilinç ve Eğitim 6.3 Altyapı 6.4 Çalışma Ortamı 7. Hizmet Gerçekleştirme 7.1 Hizmet Gerçekleştirme Planlaması 7.2 Öğrenci ve Çalışanlarla Bağlantılı Prosesler 7.2.1 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 4/25
7.2.2 Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi 7.2.3 Öğrenci ve Çalışanlarla Đletişim 7.3 Tasarım ve Geliştirme 7.4 Satın alma 7.4.1 Satın alma Prosesi 7.4.2 Satın alma Bilgisi 7.4.3 Satın alınan Hizmetin Doğrulanması 7.5 Hizmet ve Servis Sunumu 7.5.1 Hizmet ve Servis Kontrolü 7.5.2 Hizmet ve Servis Proseslerinin Gerçekliliği 7.5.3 Belirleme ve Đzlenebilirlilik 7.5.4 Öğrenci ve Çalışanların Mülkiyeti 7.5.5 Hizmet Muhafazası 7.6 Đzleme Ölçme Cihazlarının Kontrolü 8. Ölçme Analiz ve Đyileştirme 8.1 Genel 8.2 Đzleme ve Ölçme 8.2.1 Öğrenci ve Çalışanların Memnuniyeti 8.2.2 Đç Denetim 8.2.3 Proseslerin Đzlenmesi ve Ölçülmesi 8.2.4 Hizmetin Đzlenmesi ve Ölçülmesi 8.3 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü 8.4 Veri Analizi 8.5 Đyileştirme 8.5.1 Sürekli Đyileştirme 8.5.2 Düzeltici Faaliyet 8.5.3 Önleyici Faaliyet KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 5/25
2. ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ TANITIMI VE KAPSAM Tarihçe Anayasanın 130. Maddesi gereğince Ankara da ilk vakıf üniversitesi Bilkent Üniversitesi kurulduktan sonra, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nda yapılan değişiklikler ile 10 Nisan 1991 gün ve 20841 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği de artık bir vakıf üniversitesi kurulmasına izin veriyordu. Bunun üzerine, 1995 yılında Đzmir Ticaret Odası Eğitim ve Sağlık Vakfı Yönetim Kurulu Başkanı Ekrem DEMĐRTAŞ, 17 Kasım 1999 da ekonomi ağırlıklı bir üniversite kuracaklarını ilan etti. Bundan sonra yasal ve bürokratik işlemler için yoğun çalışmalar yapıldı. Kurucu Vakıf Yönetim Kurulu nun çalışmalarına, Đzmir Ticaret Odası Yönetim Kurulu ve Meclisi de tam destek olunca daha yoğun ve heyecanlı çalışmalar başladı. Kurucular yılmadan geceli gündüzlü çalışmalar ile alternatif yer arayışlarını sürdürürken 14 Nisan 2001 tarih ve 24373 sayılı Resmi Gazete de yayınlanan 4633 sayılı Kanun ile Đzmir Ekonomi Üniversitesi; 2 fakülte, 5 yüksekokul ve 2 enstitüden ibaret olarak resmen kuruldu. Kanunun çıktığı 14 Nisan günü de Üniversite nin kuruluş tarihi olarak kutlanmaktadır. Bu arada çeşitli yerlerde yapılan incelemelerden sonra Büyükşehir Belediye Başkanı rahmetli Ahmet PĐRĐŞTĐNA nın önerisi ile dokuz yıldır terk edilmiş Grand Plaza otelinin, üniversitenin eğitim binaları olarak kullanılmasına 01 Temmuz 2001 tarihinde karar verildi. Konferans salonu, derslikleri, ofis odaları, restoranı, kafeteryaları ve öğrenci yurdu ile üç ayda bitirilen ana bina da ilk yıl 288 öğrenci yer aldı. 22 Ekim 2001 Pazartesi günü derslerin başlamasıyla birlikte 26 Ekim 2001 Cuma günü de resmi açılış töreni 9. Cumhurbaşkanı Süleyman DEMĐREL in ilk dersiyle yapıldı. Đlköğretim yılından itibaren aşağıda belirtilen birimler açılmış ve yıllar içinde açılan yeni birimler ve bölümler ile gelişmiştir: 2001-2002 : *Fen-Edebiyat Fakültesi; Matematik Bölümü. *Đktisadi ve Đdari Bilimler Fakültesi; Ekonomi, Đşletme ve Uluslararası Đlişkiler ve Avrupa Birliği Bölümü *Moda ve Desinatörlük Yüksekokulu *Yabancı Diller Yüksekokulu 2002-2003 : *Sosyal Bilimler Enstitüsü *Đletişim Fakültesi; Halkla Đlişkiler ve Reklamcılık Bölümü. *17 Nisan 2003 tarihinde Bilgisayar Bilimleri Fakültesi kuruldu. 2003-2004 : *Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü. *LojistikYönetimi Bölümü. *Moda ve Desinatörlük Yüksekokulu nun adı Güzel Sanatlar ve Tasarım Fakültesi oldu. 2004-2005 : *Medya Đletişim Bölümü. *Endüstriyel Tasarım Bölümü. *Đç Mimarlık ve Çevre Tasarımı Bölümü. *Đletişim Tasarım Bölümü. *MütercimTercümanlık (Đngilizce) Bölümü. 2005-2006 : *Psikoloji Bölümü *Mimarlık Bölümü. *10.07.2006 tarihinde Fen Bilimleri Enstitüsü kuruldu. * Endüstri Sistemleri Mühendisliği 2008-2009 : *Uygulamalı Yönetim Bilimleri Yüksekokulu; Mutfak Sanatları ve Yönetimi 2009-2010 : *Uluslararası Ortak Ön Lisans Programı (UOÖLP-Đskoç Mesleki Yeterlilikler Kurumu) ile aşağıdaki programlar ortak açılarak ve mezunlara çift diploma verilmektedir. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 6/25
*Perakende Satış ve Mağaza Yönetimi *Đnsan Kaynakları Yönetimi *Dış Ticaret *Lojistik *Bilgisayar Programcılığı *Bilgisayar Bilimleri Fakültesi adı Mühendislik ve Bilgisayar Bilimleri Fakültesi oldu. 2010-2011 : *Elektronik ve Haberleşme Mühendisliği Bölümü *Sosyoloji Bölümü. *Hukuk Fakültesi kuruldu. Genel Bilgiler Đzmir Ekonomi Üniversitesi, T.C. Anayasası, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda "Đzmir Ticaret Odası Eğitim ve Sağlık Vakfı" tarafından kurulan Atatürk ilke ve inkılâplarına bağlı, katılımcı, yaratıcı ve girişimci bireyler yetiştirmeyi amaçlayan, yabancı dil ile eğitim veren bir yükseköğretim kurumudur. Üniversite 2001 yılında öğretime başlamış olup, hem Đzmir hem de Ege Bölgesi'nin ilk vakıf üniversitesidir. 2011 yılı itibariyle, Üniversitede mevcut olan birimler aşağıda belirtilmektedir. A- Fakülteler; 1- Fen Edebiyat Fakültesi; Matematik Bölümü, Psikoloji Bölümü, Mütercim Tercümanlık Bölümü Đngilizce) 2- Güzel Sanatlar ve Tasarım Fakültesi; Endüstriyel Tasarım Bölümü, Đç Mimarlık ve Çevre Tasarımı Bölümü, Đletişim Tasarım Bölümü, Mimarlık Bölümü, Moda Tasarım Bölümü 3- Đktisadi ve Đdari Bilimler Fakültesi; Ekonomi Bölümü, Ekonomi (Uluslararası Ortak Lisans Programı - SUNY), Đşletme Bölümü, Đşletme (Uluslararası Ortak Lisans Program - SUNY), Lojistik Yönetimi Bölümü, Uluslararası Đlişkiler ve Avrupa Birliği Bölümü, Uluslararası Ticaret ve Finansman Bölümü 4- Đletişim Fakültesi; Halkla Đlişkiler ve Reklamcılık Bölümü, Medya ve Đletişim Bölümü 5- Mühendislik ve Bilgisayar Bilimleri Fakültesi; Bilgisayar Mühendisliği Bölümü, Bilgisayar Mühendisliği Bölümü ( UOLP-SUNY Fredonia), Endüstri Sistemleri Mühendisliği Bölümü, Yazılım Mühendisliği Bölümü, Yazılım Mühendisliği Bölümü (UOLP-SUNY Fredonia ) 6- Hukuk Fakültesi; Hukuk Bölümü. B- Enstitüler; 1- Fen Bilimleri Enstitüsü; Finansal Matematik Yüksek Lisans Programı, Uygulamalı Đstatistik Yüksek Lisans Programı, Bilişim Teknolojileri Yüksek Lisans Programı 2- Sosyal Bilimler Enstitüsü; Đşletme Doktora Programı, Avrupa Çalışmaları Yüksek Lisans Programı, Finans Ekonomisi Yüksek Lisans Programı, Đşletme Yönetimi Yüksek Lisans Programı (MBA), Lojistik Yönetimi Yüksek Lisans Programı, Tasarım Çalışmaları Yüksek Lisans Programı C- Yüksekokullar; 1- Yabancı Diller Yüksekokulu 2- Uygulamalı Yönetim Birimleri Yüksekokulu; Mutfak Sanatları ve Yönetimi Bölümü KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 7/25
D- Araştırma Merkezleri; 1- EKOAB ( Avrupa Birliği Araştırma ve Uygulama Merkezi ), 2- EKOAF (Afrika Stratejik Çalışmalar, Araştırma ve Uygulama Merkezi ), 3- EKOGĐRĐŞĐM (Yaratıcı Girişimcilik Araştırma ve Uygulama Merkezi ), 4- EKOKAM ( Đzmir Đktisat Kongresi Araştırma Merkezi), 5- EKOKENT ( Bölgesel Kalkınma, Kent ve Çevre Araştırma ve Uygulama Merkezi ), 6- EKOLĐDER ( Liderlik ve Yönetişim Merkezi ), 7- EKOSEM ( Sürekli Eğitim Merkezi), 8- EKOTAM ( Tasarım Araştırma ve Uygulama Merkezi ), E- Đdari Yapılanma; 1- Bilgi Đşlem Müdürlüğü 2- Đnsan Kaynakları Müdürlüğü 3- Kütüphane Müdürlüğü 4- Mali Đşler Müdürlüğü 5- Öğrenci Đşleri Müdürlüğü 6- Proje ve Đnşaat Müdürlüğü 7- Teknik ve Đdari Đşler Müdürlüğü 8- Yönetim ve Bilgi Sistemleri Müdürlüğü 9- Yurt Müdürlüğü 10- Tanıtım, Halkla Đlişkiler ve Öğrenci Faaliyetleri Müdürlüğü 11- Sekreterlikler 12- Araştırma ve Uygulama Merkezleri Koordinatörlüğü Mütevelli Heyeti Đzmir Ticaret Odası Eğitim ve Sağlık Vakfı Yönetim Kurulu almış olduğu kararla, Đzmir Ekonomi Üniversitesi Mütevelli Heyeti üyeleri, 2011 yılı itibariyle aşağıdaki kişilerden oluşur. Ekrem DEMĐRTAŞ (Başkan) Prof.Dr. Candeğer YILMAZ Metin AKDURAK (Başkan Yrd.) Vahdet SARIKAYA Necmi ÇALIŞKAN Akın KAZANÇOĞLU Mizyal AKIMSAR Mehmet PAMUK Jak ESKINAZI Sefa SELGEÇEN Sümer Rahmi NEMLĐ Prof.Dr. Atilla SEZGĐN Vedat OZYAVUZGIL Turgut YEMĐŞÇĐ Erkan GÜLDOĞAN Hüseyin PAYZĐN Fatih DALAN Nuri Doğsağ ÖZPAMĐR Cüneyt GÜLEÇ Mütevelli Heyet üniversitenin en üst karar organı olup, mali ve idari konularda her türlü karar almaya yetkilidir. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 8/25
ĐLETĐŞĐM: ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ Adres: Sakarya Caddesi No:156 35330 Balçova/ĐZMĐR Telefonlar: Santral Telefonları; (232) 279 25 25 (232) 278 77 56 (232) 278 74 80 (232) 278 68 92 (232) 278 68 06 (232) 278 13 00 Faks: (232) 279 26 26 Web: http://www.ieu.edu.tr 3. KAPSAM ve KAPSAM DIŞI BIRAKILAN MADDEDLER Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin idari yapılanmasında kurulan ve uygulanmaya çalışılan ISO 9001:2008 Sistemi içerisinde Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin faaliyet konuları ve kapsam dışı bırakılan maddeler aşağıda belirtilmiştir. 3.1 Kapsam Đzmir Ekonomi Üniversitesi üst yönetimi, Yüksek Öğretim Kurumu ve hak sahiplerine düzenli olarak hizmet verdiğini göstermek, Üniversitemizde sunulan Eğitim ve Öğretim hizmetinin yürürlükteki mevzuat şartlarına uyduğunu ve üst yönetimin hak sahiplerinin memnuniyetini arttırmayı, kalite yönetim sistemini etkin bir şekilde uygulamayı amaçladığını ve sürekli iyileştirmeyi hedeflediğini belgelemek amacıyla, TSE EN ISO 9001:2008 Standardına göre, ISO 9001:2008 Sistemi için karşılanması gereken şartları kurmuştur. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, "Lisans ve Lisans Üstü Eğitim" hizmeti vermektedir. Yüksek Öğretim Kurumuna ve öğrencilerine karşı, mevzuata uygun olarak gereken hizmetleri sunmaktadır. 3.2 Kapsam Dışı Bırakılan Maddeler Đzmir Ekonomi Üniversitesinde kurulan ve uygulanmaya çalışılan ISO 9001:2008 sistemi içerisinde Đzmir Ekonomi Üniversitesinin faaliyet konularına yönelik faaliyetlerde kapsam dışı bırakılan madde sadece 7.3 Tasarım ve Geliştirme maddesidir. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 9/25
4. KALĐTE YÖNETĐM SĐSTEMĐ 4.1 Genel Uygulamalar Sistemi, Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin ISO 9001:2008 Standardı nın öngördüğü şartlara uygun olarak bir kalite yönetim sistemini oluşturmuş, dokümante etmiş, sürekliliğini sağlar hale getirerek etkinliğini sürekli iyileştirmektedir. Sisteminin gerektirdiği ve bütün Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin uygulamalarını kapsayan prosedürleri ve proseslerini tanımlamıştır. Prosedür ve proseslerinin sırasını ve birbirleri ile etkileşimlerini Proses Etkileşim Tablosunda belirlemiş ve uygulamaktadır. Proseslerin çalıştırılmasını ve kontrolünün etkinliğini sağlamak için gerekli kriterleri ve metotları Doküman Kontrolü Prosedüründe tayin etmiş ve uygulamaktadır. Proseslerin çalıştırılmasını ve izlenmesini desteklemek için gereken kaynağın ve bilginin hazır bulundurulmasını Doküman Kontrolü Prosedürü ne göre sağlamaktadır. Sisteminin gerektirdiği ve bütün Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin uygulamalarını kapsayan prosedürlerini ve prosesleri Đç Tetkik Prosedürü ile ölçmekte Kalite Elkitabının 8.4 maddesinde belirtilen Veri Analizleme ve değerlendirmeleri ile analiz etmektedir. Planlanmış sonuçları başarmak ve prosesleri sürekli iyileştirmek için planlanmış aralıklarla Kalite El Kitabı nın 5.6 maddesinde belirtilen Yönetimin Gözden Geçirmesine göre sürekli iyileştirmek için gerekli faaliyetleri Düzeltici Faaliyet Prosedürü ne ve Önleyici Faaliyet Prosedürü ne göre gerçekleştirmektedir. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin hazırlamış olduğu tüm prosedür ve prosesleri ISO 9001:2008 Standardının belirtmiş olduğu şartlara uygun olarak yönetmektedir. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin, hizmetin şartlara uygunluğunu etkileyecek herhangi bir prosesi dış kaynaklı hale getirmeyi seçtiğinde bu tür prosesler üzerindeki kontrolü sağlayacaktır. Bu tür dış kaynaklı hale getirilmiş proseslerin kontrolü, Kalite El Kitabı nda ve ayrı bir proses başlığı altında tanımlanacaktır. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin söz konusu olan kalite yönetim sistemi içinde dış kaynaklı hale getirmeyi seçtiği prosesler; yönetim faaliyetleri, kaynakların sağlanması, hizmet gerçekleştirme ve ölçmeler ile ilgili prosesler olduğunda bu prosesler için ayrı dokümantasyon oluşturacak ve kalite yönetim sistemi içinde tanımlarını yapacaktır. Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: 60.00.PR.01 Doküman Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.02 Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.04 Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 10/25
4.2 Dokümantasyon Şartları 4.2.1 Genel Đzmir Ekonomi Üniversitesinin, ISO 9001:2008 Standardı nın öngördüğü şartlara uygun olarak bir kalite yönetim sistemi dokümantasyonu hazırlanmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin lik Kalite Politikası; Kalite Politikası olarak ayrı bir doküman olarak hazırlamış, yayınlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi lik Yönetim Temsilciliği hedefleri; Kalite Hedefleri olarak ayrı bir doküman olarak hazırlanmış, yayınlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi liği, hazırlamış yayınlanmasını sağlamış ve uygulamaktadır. ISO 9001:2008 sisteminin dokümante edilmesini zorunlu kıldığı Doküman Kontrolü Prosedürünü, Kayıtların Kontrolü Prosedürünü, Đç Tetkik Prosedürünü, Uygun Olmayan Hizmet/Hizmet Kontrol Prosedürünü, Düzeltici Faaliyet Prosedürünü ve Önleyici Faaliyet Prosedürünü hazırlamış, yayınlamış ve uygulamaya almıştır. Proseslerin etkin planlanmasını, yürütülmesini ve kontrolünü sağlamak için Đzmir Ekonomi Üniversitesinin ihtiyaç duyduğu n 5.6 maddesinde belirtilen Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı kayıtlarını, n 6.2 maddesinde belirtilen Đnsan Kaynakları kayıtlarını, n 6.3 ve 6.4 maddesinde belirtilen Alt Yapı ve Bakım Onarım kayıtlarını, n 7.2 ve 8.2 maddesinde belirtilen öğrenci ve çalışanlarımızla ilişkiler kayıtlarını, Kalite El Kitabının 7.4 maddesinde belirtilen Satın alma ve Tedarikçi Değerlendirme kayıtlarını, Kalite El Kitabının 7.5 maddesinde belirtilen Hizmet Sağlanması ile ilgili kayıtlarını, n 7.6 maddesinde belirtilen Đzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ile ilgili kayıtlarını ve n 8.4 maddesinde belirtilen Veri Analizi kayıtlarını, hazırlamış, yayınlamış ve uygulamaya almıştır. Ref. No: KEK.01 Kalite El Kitabı Ref. No: KEK.01.EK.01 Kalite Politikası Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması Ref. No: KEK.01.EK.05 Görev Tanımları Ref. No: 60.00.PR.01 Doküman Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.02 Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.04 Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Kontrolü Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.05 Düzeltici Faaliyet Prosedürü Ref. No: 60.00.PR.06 Önleyici Faaliyet Prosedürü 4.2.2 Kalite El Kitabı Đzmir Ekonomi Üniversitesi, aşağıdaki maddeleri içeren Kalite El Kitabı nı hazırlamış, yayınlamış ve uygulamaya almıştır. Kalite El Kitabımız oluşturulması aşamasında; a) Kalite yönetim sistemimizin kapsamı ve herhangi bir hariç tutmanın ayrıntıları Kalite El Kitabımızın 3. Maddesinde ayrıntılı olarak verilmiştir. b) Kalite yönetim sistemimiz için oluşturulmuş dokümante edilmiş prosedürleri, prosesleri ve bunlara yapılan atıfları içermektedir. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 11/25
c) Kalite yönetim sistemimiz içerisinde yer alan prosedürler ve prosesler arası etkileşimler Proses Etkileşim Tablosu nda gösterilmektedir. Proses etkinliğinin izlenmesi ve ölçülmesine yönelik olarak yapılan anket çalışmaları, iç tetkik sonuçları ve YÖK ün denetimleri baz alınmaktadır. Ref. No: KEK.01 Kalite El Kitabı Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: 60.00.PR.03 Đç Tetkik Prosedürü Ref. No: Anketler 4.2.3 Dokümanların Kontrolü Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite yönetim sistemi tarafından gerekli görülen dokümanlar Doküman Kontrolü Prosedürü ile kontrol edilmektedir. Doküman Kontrolü Prosedürümüz oluşturulurken dikkat edilen hususlar ve bunlara yapılan atıflar aşağıda ayrıntılı olarak verilmiştir. a) Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite yönetim sistemi içindeki tüm dokümanlar, yayınlanmadan önce yeterlilik açısından tarafından kontrolü yapılmakta ve bu kontrol sonrasında tarafından onaylanmaktadır. b) Dokümanların gözden geçirilmesi, gerektiğinde güncelleştirilmesi tarafından ve tekrar onaylanması tarafından gerçekleştirilmektedir. c) Doküman değişikliklerinin ve güncel revizyon durumunun tanımlanması Doküman Kontrolü Prosedürü ne göre gerçekleştirilmektedir. d) Yürürlükteki dokümanların ilgili baskılarının kullanım noktalarında bulunabilir olması Doküman Kontrolü Prosedürü ne göre sağlanmaktadır. e) Dokümanların okunabilir kalması ve kolaylıkla tanımlanabilmesi Doküman Kontrolü Prosedürü ne göre sağlanmaktadır. f) Dış kaynaklı dokümanların tanımlanmış olması ve bunların dağıtımın kontrol altında olması Doküman Kontrolü Prosedürü ne göre sağlanmaktadır. g) Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımın önlenmesi ve herhangi bir amaçla saklanmaları durumunda, uygun tanımlamalar Doküman Kontrolü Prosedürü ne göre tanımlanmıştır. Ref. No: 60.00.PR.01 Doküman Kontrolü Prosedürü 4.2.4 Kayıtların Kontrolü Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite yönetim sisteminin şartlara uygunluğunun ve etkin olarak uygulandığının kanıtlanması için Kayıtların Kontrolü Prosedürü nü oluşturmuş ve muhafaza etmektedir. Kayıtlarını okunabilir olarak hazırlamış ve aynı kalması sağlanmış, kolaylıkla ayırt edilebilmekte ve tekrar elde edilebilir olarak düzenlenmesi sağlanmıştır. Kayıtların tanımlanması, muhafazası, korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklama süresi ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla Kayıtların Kontrolü Prosedürü oluşturulmuştur. Ref. No: 60.00.PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedürü KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 12/25
5.YÖNETĐM SORUMLULUĞU 5.1 Yönetim Taahhüdü Đzmir Ekonomi Üniversitesinin üst yönetimi, kalite yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için taahhütlerin yerine getirilmesine dair kanıtlarını aşağıdaki yollarla sağlamaktadır; Đzmir Ekonomi Üniversitesinin, yasal şartlar ve mevzuat şartları kadar, Öğrenci ve çalışanlarımızın şartlarının da yerine getirilmesinin öneminin kavranması ve tüm organizasyon içinde tüm seviyelere iletilmesi ve uygulanmasını sağlamaktadır. Kalite politikası, Kalite Politikası olarak ayrı bir doküman olarak hazırlamış, yayınlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Kalite hedefleri, Kalite Hedefleri olarak ayrı bir doküman olarak hazırlanmış, yayınlanmış ve uygulamaya alınmıştır. Yönetimin gözden geçirmesinin periyodik aralıklarla n 5.6 maddesinde belirtilen Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı kayıtları ile gerçekleştirmektedir. Kaynakların bulunabilirliğinin sağlanmasını n 6.2 maddesinde belirtilen Đnsan Kaynakları kayıtları, n 6.3 ve 6.4 maddesinde belirtilen Alt Yapı ve Bakım Onarım kayıtları, n 7.2 ve 8.2 maddesinde belirtilen öğrenci ve çalışanlarımızla ilişkiler kayıtları, n 7.4 maddesinde belirtilen Satın alma ve Tedarikçi Değerlendirme kayıtları, n 7.5 maddesinde belirtilen Hizmet Sağlanması ile ilgili kayıtları, n 7.6 maddesinde belirtilen Đzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü ile ilgili kayıtları ve n 8.4 maddesinde belirtilen Veri Analizi kayıtları ile gerçekleştirmektedir. Ref. No: KEK.01 Kalite El Kitabı Ref. No: KEK.01.EK.01 Kalite Politikası Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri 5.2 Öğrenci ve Çalışanlara Odaklılık Üst yönetim, Öğrenci ve çalışanların tatmininin artırılması amacına yönelik olarak, Öğrenci ve çalışanlarımızın şartlarının belirlenmiş ve yerine getirilmiş olmasını sağlama ile ilgili olarak periyodik aralıklarla anket çalışmaları düzenlemekte ve değerlendirmeler n 7.2 ve 8.2 maddesinde belirtilen öğrenci ve çalışanlarımızla ilişkilerimiz başlıkları altında ayrıntılı işlemiş ve takip edilmektedir. 5.3 Kalite Politikası Đzmir Ekonomi Üniversitesi üst yönetimi, kalite politikasını; a) Đzmir Ekonomi Üniversitesinin amacına uygun olmasını, b)kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini ve şartlara uygunluk için bir taahhüdü içermesini, c) Kalite hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesi için bir çerçeve oluşturulmasını, d)đzmir Ekonomi Üniversitesinin içinde iletilmesini ve anlaşılmasını, e) Sürekli uygunluk için gözden geçirilmesini sağlamalıdır. Ref. No: KEK.01.EK.01 Kalite Politikası ĐZMĐR EKONOMĐ ÜNĐVERSĐTESĐ MĐSYONU, VĐZYONU VE TEMEL DEĞERLERĐ KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 13/25
1. Misyon Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin misyonu, liderlik vasıflarıyla donanmış, girişimci ve eleştirel düşünebilen nitelikli mezunlar yetiştirmek ve özgün araştırmalarla bilime katkıda bulunmaktır. 2. Vizyon Đzmir Ekonomi Üniversitesi nin vizyonu, evrensel düzeyde kaliteli eğitim-öğretim ve bilimsel araştırmalarla topluma öncülük eden seçkin bir yüksek öğretim kurumu olmaktır. 3. Kurumun Temel Değerleri Katılımcılık; evrensel, esnek, çoğulcu, işbirliğine açık ve şeffaf bir akademik çevre yaratmak, Yenilikçilik; etkili, yaratıcı ve bilimin üst sınırında disiplinler arası araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin içinde yer almak, Toplumsal sorumluluk; toplumsal kaynakların etkin yönetiminden sorumlu olmak ve içinde bulunduğu çevre ve toplumla birlikte hareket ederek evrensel bilgi üretmek, bu bilgiyi yaymak ve uygulamak, Mükemmelliyetçilik; tüm faaliyetlerde en iyiyi aramak. 5.4 Planlama 5.4.1.Kalite Hedefleri Đzmir Ekonomi Üniversitesinin üst yönetimi hizmet şartlarının yerine getirilmesi için gerekli olanlarda dâhil olmak üzere, kalite hedeflerinin organizasyonunun ilgili fonksiyon ve seviyesinde oluşturulmasını sağlamıştır. Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri 5.4.2 Sistemi Planlaması Đzmir Ekonomi Üniversitesinin kalite sistem planlamasını gerçekleştirmiş ve tüm faaliyetlerini bu doğrultuda gerçekleştirmektedir. Bu uygulamalar sırasında kalite sistemindeki bütünlük sürdürülmektedir. Bu planlamalar Kalite Politikasından başlamak üzere Kalite Hedefleri nde, Proses Etkileşim Tablosu nda ve Organizasyon Şeması nda ayrıntılı olarak verilmiştir. Ref. No: KEK.01.EK.01 Kalite Politikası Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri Ref. No: KEK.01.EK.03 Proses Etkileşim Tablosu Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması 5.5 Sorumluluk, Yetki ve Đletişim Sorumluluk, yetki ve iletişim ile Đzmir Ekonomi Üniversitesi organizasyon şemasındaki bölümlerin iletişimleri ve buna bağlı sorumluluk ile yetkileri belirlenmiş, ayrı ayrı olarak dokümante edilmiştir. Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması Ref. No: KEK.01.EK.05 Görev Tanımları Ref. No: 60.05.FR.02 Đç Đletişim Formu 5.5.1 Sorumluluk ve Yetki KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 14/25
Đzmir Ekonomi Üniversitesindeki organizasyon şemasındaki bölümlere bağlı sorumluluk ve yetkilerin tanımlamaları Organizasyon Şeması ve Görev Tanımları ile ayrı dokümanlarda detaylı olarak verilmiştir. Ref. No: KEK.01.EK.04 Organizasyon Şeması Ref. No: KEK.01.EK.05 Görev Tanımları 5.5.2 Yönetim Đzmir Ekonomi Üniversitesinin, Komisyonu Đzmir Ekonomi Üniversitesi Antetli Kâğıdı ile onayı ile görevlendirilmiştir. Komisyonu nun mevcut görevlerine ek olarak üstlendiği görevler 5.5.1.Sorumluluk ve yetki bölümünde ve Görev Tanımları nda belirtilmiştir. Ref. No: Đzmir Ekonomi Üniversitesi Antetli Kâğıdı 5.5.3 Đç Đletişim Đzmir Ekonomi Üniversitesinin organizasyonun tüm bölümlerinde gerektiği durumlarda sağlıklı bir şekilde iç iletişimin sağlanması için gerekli düzenlemeler yapılmıştır. Đzmir Ekonomi Üniversitesinde yazılı iletişim Đç Đletişim Formu veya e-posta ile sözlü iletişim ise kurulmuş olan dâhili telefon ve gerekli hallerde telsiz sistemleri ile sağlanmaktadır. Dâhili sistemler işletmemizin tüm bölümlerine ulaştırılmıştır. Đletişim için faaliyetlere aşağıdakiler örnektir: iş alanlarında yönetim liderliğinde iletişim, başarının tanınması için olanlar gibi, takım birifingleri ve diğer toplantılar, ilan tahtaları, dâhili gazeteler/magazinler, elektronik posta, web sayfaları gibi işitsel/görsel elektronik medya, çalışan araştırmaları, bilgilendirme ve tavsiye panoları. Ref. No: 60.05.FR.02 Đç Đletişim Formu 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6.1 Genel Üst yönetim organizasyonun kalite sisteminin uygunluğunun, yeterliliğinin ve etkinliğinin sürekliliğini sağlamak amacı ile her yıl, yılda bir kez olmak üzere iç denetimi takip eden iki hafta içinde planlanmış aralıklarla Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısını gerçekleştirmektedir. Bu gözden geçirmelere ilişkin kayıtlardan, toplantı duyurusunu gerçekleştirdiği Đç Đletişim Formu veya e-posta ve toplantıya katılanların ve toplantı kararlarının, sonuçlarının kaydedildiği Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci ve Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu, Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre muhafaza edilmektedir. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantılarına birim müdürleri ve Kalite Yönetim Temsilciliği ve lik tarafından toplantıya katılması için seçilen sorumlular katılır. Ref. No: 60.05.PR.01.FR.02 Đç Đletişim Formu Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 5.6.2 Gözden Geçirme Girdileri Her yıl, yılda en az bir kez gerçekleştirilen Đç Denetimi takiben bir hafta içerisinde Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısına katılacak tüm personele duyurusu tarafından yapılır. Đç Đletişim Formu veya e-posta ile numaralandırılarak yapılan duyuruda Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı nın tarihi, saati, yeri, toplantıya katılacak personelin birimleri veya isimleri ile Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı nın gündemi belirtilir. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı nın gündem maddelerinde; KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 15/25
Đç Tetkik Sonuçları ve değerlendirmeleri Uygun Olmayan Ürün/Hizmetin Kontrolü Kayıtları ve Sonuçları Düzeltici Faaliyetler ve Değerlendirme Sonuçları Önleyici Faaliyetler ve Değerlendirme Sonuçları Öğrenci ve çalışanlarımızın Geri Beslemesi (Öğrenci ve çalışanlarımızın şikâyetleri ve önerilerinin kayıtları ve değerlendirilme sonuçları) Proses Uygunlukları ve Hizmet/Hizmet uygunluğunun Gözden Geçirilmesi ve Değerlendirme Sonuçları Kalite yönetim sistemini Etkileyen Değişikler (Revizyon veya yeni yayınlanan dokümanların değerlendirilmesi) Bir önceki Yönetimin Gözden Geçirme Toplantı sonucunda alınan karalar ve sonuçları Organizasyon içinde yer alan tüm üyelerin iyileştirme için önerileri olarak görüşülerek belirlenir. Ref. No: 60.05.PR.01.FR.02 Đç Đletişim Formu Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 5.6.3 Gözden Geçirme Çıktısı Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı, Đç Đletişim Formu nda veya e-postada belirtilen tarihte ve yerde, duyurusu yapılan katılımcı personel ve üst yönetim tarafından gerçekleştirilir. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı na katılan tüm personelin tespiti için Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu tüm katılımcılara tarafından imzalatılır. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı nda görüşülen gündem maddeleri ve toplantı kararları Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu na veya Temsilciliği karar defterine tarafından kaydedilir. Yönetimin Gözden Geçirme Toplantılarında görüşülen gündem maddelerinin kararlarında; Sisteminin ve bu sisteme ait proseslerin etkinliğinin ve iyileştirmesinin, Öğrenci ve çalışanlarımızın beklentileri ve şartlarının hizmet iyileştirmeleri, Kaynak ihtiyaçlarının değerlendirilmesi sonuçları yer almaktadır. Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 6. KAYNAK YÖNETĐMĐ 6.1 Kaynakların Sağlanması Đzmir Ekonomi Üniversitesi; a) Kalite yönetim sistemini uygulamak, sürdürmek ve etkinliğini sürekli iyileştirmek, b) Müşteri isteklerinin yerine getirilmesi yolu ile müşteri memnuniyetini artırmak için, gerekli olan kaynakları belirlemekte ve sağlamaktadır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi Đdari yapılanmasında, Sisteminin uygulanması, etkinliğinin iyileştirilmesi için ve Öğrenci ve çalışanlarımızın şartlarının yerine getirilmesiyle Öğrenci ve çalışanlarımızın memnuniyetlerinin arttırılması için gereken insan, donanım teçhizat ve finansal kaynakları belirlemiş ve bu kaynakları sağlamaktadır. Đzmir Ekonomi Üniversitesinin üst yönetimi ve birimleri tarafından hazırlanan Kalite Hedefleri ile kaynakların sağlanmasına yönelik çalışmalar planlamakta ve takip edilmektedir. Üst yönetim kaynakların sağlanması ile ilgili faaliyetleri her yıl düzenlenen Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı nda değerlendirmekte ve Kaynak ihtiyaçları ile ilgili kayıtları Yönetimin Gözden Geçirme Toplantı Formu nda tarafından kayda alınmasını sağlamaktadır. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 16/25
Ref. No: KEK.01.EK.02 Kalite Hedefleri Ref. No: 60.00.SR.01 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Süreci Ref. No: 60.05.FR.08 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Formu 6.2 Đnsan Kaynakları 6.2.1 Genel Đzmir Ekonomi Üniversitesinde hizmet kalitesini etkileyebilecek işi yapan personel veya personeller, uygun eğitim, öğrenim, beceri ve deneyim yönünden yeterlilikleri sağlanmaktadır. 6.2.2 Yeterlilik, Farkında Olma (Bilinç) ve Eğitim Đzmir Ekonomi Üniversitesi; a) Hizmet kalitesini etkileyen faaliyetleri yürüten personelin sahip olması gereken yeterliliği tayin etmektedir, b) Periyodik veya talebe ilişkin eğitimler sağlanmakta veya bu gibi ihtiyaçları karşılamak için diğer tedbirleri almaktadır, c) Alınan tedbirlerin etkinliği değerlendirilmektedir, d) Personelin yaptığı faaliyetlerin öneminin ve uygunluğunun farkında olmasını sağlanmakta ve kalite hedeflerinin başarılması için personelin nasıl katkıda bulunacakları belirlenmektedir, e) Eğitim, öğretim, beceri ve deneyim bilgi ve belgeleri Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre muhafaza edilmektedir. Ref. No: 71.00 Đnsan Kaynakları Müdürlüğü Süreçleri 6.3 Alt Yapı Đzmir Ekonomi Üniversitesi, hizmet şartlarına uygunluğunu sağlamak için gerekli olan altyapıyı tayin etmekte, sağlamakta ve sürdürmektedir. Alt yapı, uygulanabildiğinde aşağıdakileri kapsar: a) Binalar, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler; b) Proses teçhizatı, (yazılım ve donanım ), c) Destek hizmetleri ( taşıma veya iletişim gibi ). Ref. No: 80.00 Proje ve Đnşaat Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri 6.4. Çalışma Ortamı Đzmir Ekonomi Üniversitesi, hizmetin şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan çalışma ortamını belirlemekte ve yönetmektedir. Ref. No: 80.00 Proje ve Đnşaat Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 17/25
7. EĞĐTĐM VE ÖĞRETĐM HĐZMETĐNĐ GERÇEKLEŞTĐRME 7.1 Eğitim ve Öğretim Hizmetinin Gerçekleştirmenin Plânlanması Đzmir Ekonomi Üniversitesi, eğitim ve öğretim hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli süreçleri plânlamakta ve geliştirmektedir. Hizmet gerçekleştirme plânlaması, kalite yönetim sisteminin diğer süreçlerinin şartları ile tutarlıdır. ( Madde 4.1) Hizmet gerçekleştirme plânlamasında, Đzmir Ekonomi Üniversitesi uygun olduğunda aşağıdakileri belirlemiştir; a) Hizmet için kalite hedefleri ve şartlar, b) Süreçlerin, dokümanların oluşturulması ve hizmete özgü kaynakların sağlanması, c) Hizmete özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme, muayene ve deney faaliyetleri ve ürün veya hizmet kabulü için kriterler, d) Gerçekleştirme proseslerinin ve bunun sonucu meydana gelen hizmet şartlarının karşılandığına dair kanıtları sağlamak için gereken kayıtları, Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre kayıt altına almakta ve muhafaza etmektedir. Ref. No: 80.00 Proje ve Đnşaat Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70 Sekreterlikler Süreçleri 7.2. Öğrenci ve Çalışanlarla Đlişkili Prosesler 7.2.1. Hizmetlerimize Bağlı Şartların Belirlenmesi Đzmir Ekonomi Üniversitesi; a) Hizmetlerimize yönelik olarak teslim ve teslim sonrası faaliyetler için şartlar da dâhil olmak üzere öğrenci ve çalışanlarımız tarafından belirtilmiş olan şartları, b) Öğrenci ve çalışanlarımız tarafından beyan edilmeyen ancak belirtilen veya bilinen ve amaçlanan kullanım için gerekli olan hizmet şartlarını, c) Hizmetlerimiz ile ilgili yasal ve mevzuat şartlarını, d) Đzmir Ekonomi Üniversitesi tarafından belirlenen ilâve şartları belirlemektedir. Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70 Sekreterlikler Süreçleri Ref. No: YÖK Kanunları ve Yönetmelikleri Ref. No: Đzmir Ekonomi Üniversitesi Yönetmelik, Yönerge ve Esasları KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 18/25
7.2.2 Hizmetlerimize Bağlı Şartların gözden geçirilmesi Đzmir Ekonomi Üniversitesi, hizmetlerine bağlı şartları gözden geçirmektedir. Bu gözden geçirme, Đzmir Ekonomi Üniversitesinin öğrenciler ve çalışanlarına hizmetleri sağlamayı taahhüt etmesinden önce (hizmetin verilmesi, hizmetin kabulü, hizmetin değişikliklerin kabulü sırasında ) yapılmaktadır. Burada: a) Hizmet şartları tarif edilmiştir. b) Önceden ifade edilenlerden farklı olan hizmet şartlarının çözümlenmesi sağlanmaktadır. c) Eğitim ve öğretim hizmetlerine yönelik şartları karşılama yeteneğine sahiptir. Hizmet şartlarına yönelik tüm faaliyetler gözden geçirilmekte, sonuçlarının kayıtları ve gözden geçirmeden kaynaklanan faaliyetler sürdürülmektedir. Öğrenci ve çalışanlarımızın hizmet şartlarına yönelik tüm faaliyetleri, süreçler adı altında dokümante edilmiştir. Hizmet şartları değiştiğinde, Đzmir Ekonomi Üniversitesi, ilgili dokümanların tadil edilmiş ve ilgili personelin bu değişiklikten haberdar edilmiş olmasını sağlamaktadır. Not - Bazı durumlarda, mesela internet ortamında hizmete yönelik şartlar, resmî bir gözden geçirme, için pratik değildir. Onun yerine gözden geçirme, hizmet ile ilgili bilgileri (kataloglar veya reklam malzemeleri gibi) kapsamaktadır. Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70 Sekreterlikler Süreçleri Ref. No: YÖK Kanunları ve Yönetmelikleri Ref. No: Đzmir Ekonomi Üniversitesi Yönetmelik, Yönerge ve Esasları 7.2.3 Öğrenci ve Çalışanlarla Đletişim Đzmir Ekonomi Üniversitesi, aşağıdakilerle ilgili olarak öğrenci ve çalışanlarımız ile iletişim için etkin düzenlemeleri belirlemiş ve uygulamaktadır: a) Hizmetlerimizin bilgisi, b) Tadiller de dâhil olmak üzere, başvurular, sözleşmeler veya hizmet alımı, c) Öğrenci ve çalışanlarımızın şikâyetleri de dâhil olmak üzere müşteri geri beslemeleri. Ref. No: 77.00 Bilgi Đşlem Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70.01 Yurt Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 72.00 Öğrenci Đşleri Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 78.00 Kütüphane Müdürlüğü Süreçleri Ref. No: 70 Sekreterlikler Süreçleri Ref. No: Anketler Ref. No: Dilekçeler 7.3. Eğitim-Öğretim Hizmetlerinin Tasarım ve Geliştirilmesi Tasarım ve geliştirme maddesi Sistemi içerisinde kapsam dışı bırakılmıştır. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 19/25
7.4. Satın alma 7.4.1 Satın alma prosesi Đzmir Ekonomi Üniversitesi, satın alınan ürünün, belirtilen satın alma şartlarına uygunluğunu sağlamaktadır. Tedarikçiye ve satın alınan ürüne uygulanan kontrolün tipi ve içeriği, satın alınan ürünün bir sonraki ürün veya hizmet gerçekleştirilmesine olan etkisine veya nihaî ürüne bağımlıdır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, tedarikçilerini, Đzmir Ekonomi Üniversitesi şartlarını karşılayan ürün veya hizmet sağlama yeteneği temelinde değerlendirilmekte ve seçmektedir. Seçme, değerlendirme ve tekrar değerlendirme için kriterler oluşturulmuştur. Değerlendirme sonuçları ve bu değerlendirme sonucu olarak ortaya çıkan gerekli faaliyetlerin kayıtları muhafaza edilmektedir. (Madde 4.2.4). Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri 7.4.2 Satın alma bilgisi Satın alma bilgisi, satın alınacak ürünü açıklamakta ve uygun olduğunda aşağıdakileri içermektedir: a) Ürün onayı, prosedürler, proses ve donanımlar için şartları, b) Personelin niteliği için şartları, c) Kalite yönetim sistemi şartları. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, tedarikçilere iletilmeden önce belirlenmiş satın alma şartlarının yeterliliğini sağlamaktadır. Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri 7.4.3 Satın alınan ürünün doğrulanması Đzmir Ekonomi Üniversitesi, satın alınan ürünün belirtilmiş satın alma şartlarını karşılamasını sağlamak için muayene ve diğer gerekli faaliyetleri oluşturmuştur ve uygulamaktadır. Đzmir Ekonomi Üniversitesi, tedarikçinin yerinde doğrulama yapmak istediğinde, Đzmir Ekonomi Üniversitesi satın alma bilgisinde, talep edilen doğrulama düzenlemelerini ve ürünün serbest bırakılma metodunu belirtmektedir. Ref. No: 65.03 Mali Đşler Müdürlüğü Süreçleri 7.5 Eğitim ve Öğretim Hizmetinin Sağlanması (sunulması) 7.5.1 Eğitim ve Öğretim Hizmetinin Sağlamanın Kontrolü Đzmir Ekonomi Üniversitesi, kontrollü koşullar altında eğitim ve öğretim hizmetlerini sağlamayı plânlamış ve yürütmektedir. Kontrollü koşullar, uygulanabildiğinde; a) Hizmetin özelliklerini açıklayan bilgilerin bulunabilirliğini, b) Gerekli olduğunda, çalışma talimatlarının bulunabilirliğini, c) Uygun donanımın kullanımını, d) Đzleme ve ölçme cihazlarının bulunabilirliğini ve kullanımını, e) Đzleme ve ölçmenin uygulanmasını, f) Serbest bırakma, teslimat ve teslimat sonrası faaliyetlerin uygulanmasını kapsamaktadır. KEK.01 08.05.2008 02 20.05.2011 Sayfa: 20/25