DENGE GAYRiMENKUL DEĞERLEME VE DANIŞMANLIK A.Ş 2017 YILI KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ GÖZDEN GEÇİRME RAPORU Bu Rapor Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulu tarafından 1 Kasım 2006 tarih ve 26333 Sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Bankalara Değerleme Hizmeti verecek Kuruluşların Yetkilendirilmesi ve Faaliyetleri Hakkında Yönetmeliğin 8. Maddesi uyarınca Denge Gayrimenkul Değerleme Ve Danışmanlık A.Ş nin Kalite Güvence Sisteminin işleyişinden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi BAKİ BUDAKOĞLU tarafından hazırlanıp, Şirket Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır. İlgili maddenin Kalite Güvence Sistemi yılda bir kez gözden geçirilir ve sözkonusu gözden geçirme kapsamı, değerleme kuruluşunun internet sayfasından kamuoyuna açıklanır. fıkrası uyarınca internet sitemizden kamuoyuna açıklanmıştır. Saygılarımızla, BAKİ BUDAKOĞLU Yönetim Kurulu Başkanı Kalite Güvence Sistemi Sorumlusu 1
İÇİNDEKİLER Giriş 1 İçindekiler 2 1- Şirket Hakkında Genel Bilgi 1.1 Şirket Hakkında Genel Bilgi 3 1.2 Kalite Politikası 3-4 1.3 Bilgi Güvenliği Politikası 4 1.4 Ortaklık Yapısı 4 1.5 Merkez ve Şubeler 5 1.6 Yönetim Kurulu ve Denetçiler 6 1.7 Personel Yapısı 6 2- Şirketin Yapısı ve İşleyişi 7 2.1 Mekân 7 2.2 Bilgi İşlem Sistemi 7-8 2.3 Muhasebe Sistemi 8-9 2.4 İnsan Kaynakları Sistemi 9-10 2.5 Mali ve İdari Konularla İlgili Diğer Bilgiler 11 2.6 Şirket İçi iç Kontrol ve İş Akışı 11-13 2.7 Seri: VIII No:35 Sayılı Tebliğ Uyarınca Değerleme Raporlarında bulunması gereken unsurları içeren Standart Rapor Formatı 13 2.8 Teknik Donanım 13 3- Kalite Güvence Sisteminin Genel Yapısı ve Gözden Geçirmesiyle İlgili Değerlendirme 3.1 Kalite Güvence Sisteminin Yapısı ve İşleyişi 14 3.2 Kalite Güvence Sisteminin Temel Etik İlkeleri 14-15 3.3 Kalite Güvence Sisteminin Gözden Geçirmesine İlişkin Değerlendirme 15 3.4 Kalite Güvence Sisteminin İşleyişinden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyesine İlişkin Bilgileri 16 2
1.ŞİRKET HAKKINDA GENEL BİLGİ 1.1 Şirket Hakkında Bilgi: Denge Gayrimenkul Değerleme Ve Danışmanlık A.Ş 2005 tarihinde kurulmuş Sermaye Piyasası Kurulu (SPK)nun 12.06.2007 tarihinde Lisanslı Gayrimenkul Değerleme Şirketleri listesine alınmıştır. Bankalara değerleme hizmeti verecek kuruluşların yetkilendirilmesi ve faaliyetleri hakkında yönetmeliğin 11.Maddesi çerçevesinde, Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulunun (BDDK) 08.03.2010 tarihli 3577 sayılı Kararı ile Şirketimize Gayrimenkul, Gayrimenkul projesi ya da bir Gayrimenkule bağlı hak ve faydaların değerlemesi hizmeti verme yetkisi verilmiştir. Şirketimiz yasalara, meslek ilkelerine, kurumsal değerlerine sımsıkı bağlı, özenli, titiz çalışmalarıyla sektörde etkin bir konum edinmiştir. Denge Gayrimenkul Değerleme Ve Danışmanlık A.Ş, Değerleme ve Danışmanlık hizmetlerinde deneyimli uzmanları, bilimsel yöntemleri gelişkin teknolojik altyapısıyla, hızlı ve uluslararası standartlarda çözümler üretir, güvenilir raporlara imza atar. Objektif, tarafsız tutumu, kurumsal sorumluluk bilinciyle iş dünyasına, topluma ve çalışanlarına ve değerleme sektörüne katkı sunmayı meslek anlayışının gereği saymıştır. İstanbul, Ankara, İzmir, Bursa, Antalya, Adana, Trabzon, Gaziantep, Samsun illerinde merkez ve şube teşkilatı ile Türkiye nin hemen hemen tüm şehirlerinde temsilcilikler aracılığı ile geniş bir müşteri kitlesine hizmet vermektedir. Uluslararası standartlardaki bağımsızlık, sorumluluk, mesleki özen, titizlik ve sır saklama yükümlülüğü ilkeleri doğrultusunda çalışırken, faaliyetlerimiz yada mesleki hatalardan doğabilecek zararlar için BDDK tarafından ana hatları belirlenen mesleki sorumluluk sigortası yaptırılmıştır. Şirketimiz tarafından verilen hizmetler yetkin bir belgelendirme firması tarafından ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standartları kapsamında irdelenmiş değerlendirilmiş ve 2015 yılında ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Belgesi ile belgelendirilmiş olan Şirketimiz 2017 yılında ISO9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesine geçiş yapmıştır. 1.2 Kalite Politikası: 2005 yılında kurulan Şirketimiz, faaliyet gösterdiği menkul ve gayrimenkul değerleme sektöründe, mesleki, hukuki, kurumsal ve etik ilkelere bağlı, yasal ve müşteri şartları çerçevesinde, uygulanabilir şartları yerine getirmeyi taahhüt ederek; tarafsız, hızlı, güvenilir, doğru ve kaliteli çözümler üretmek, lider ve yaratıcı kurum yapısıyla sektörün geleceğinde etkin rol oynamak ana hedefimizdir. DENGE, hayata geçirdiği Kalite Yönetim Sistemi içindeki tüm faaliyetlerini süreç yaklaşımına uygun olarak oluşturmuş, süreçlerin takip göstergelerini tanımlamıştır. Üst Yönetim, kalite yönetim sisteminin ve süreçlerin takip göstergelerini izlemekte ve sürekli gözden geçirmektedir. Müşteri odaklı yaklaşımla geri bildirimleri dikkate alarak incelemek, kaliteli ve hızlı çözüm üretilerek müşteri memnuniyetinin sürekliliğini sağlamak temel hedefimizdir. 3
Şirket Üst Yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminin sürekli iyileştirilmesini, şikayetlerin en etkin şekilde ele alınacağını taahhüt etmiş, bu taahhüdün ve kalite politikasının Şirket içinde duyurulması, yayılması ve anlaşılması için gerekli kaynakları sağlamış, çalışanlarını sürekli bilgilendirerek farkındalıklarını artırılması için uygun sistemleri kurmuş ve sürekli geliştirmektedir. Sürdürülebilirliği ve sürekli büyümeyi amaç edinen Şirketimiz; çalışanlarının, sektörün en iyileri olabilmeleri için kişisel ve mesleki gelişimlerini eğitimlerle destekler, karar alma süreçlerine dahil ederek katılımcılıklarını ve memnuniyetlerini artırır. 1.3 Bilgi Güvenliği Politikası: Müşterilerimize hazırlanan değerleme raporları ile ilgili, bilgi ve belgelere ihtiyaç dahilinde ulaşılması, gerekli her türlü verinin bütünlüğünün sağlanması, bunların yasal mevzuata uygun sürelerle saklanması, değerleme raporunu hazırlayan ve kontrol eden ekip dışında üçüncü kişilerle paylaşılmasının önlenmesi için kullanılan yazılım ve donanım Bilgi İşlem bölümünde anlatılmıştır Kullanılan yazılım ve donanımınla verilmekte olan hizmetin kesintisiz olarak sağlanması için, gerekli kaynaklar ayrılmıştır. Müşteri bilgilerinin korunmasına yönelik yapılacak faaliyetler tüm personele eğitimlerle aktarılmıştır. Verilerin yedeklenmesi amacıyla gerekli alt yapı belirlenip, sorumlular tanımlanmıştır. Sistemimizde müşteri bilgilerine yapılan her türlü erişim işlemleri, kayıt altına alınmakta olup, (okuma, değiştirme, silme, ekleme) yetkilere göre sınırlandırılmıştır. Değerleme talebi yapan kurum veya kuruluşa hazırlanan değerleme raporları sadece ilgili kurum veya kuruluş ile adli durumlarda yetkili adli merciler ile paylaşılmaktadır. Firmamızın bilgi güvenliği konusundaki 3 temel prensibi gizlilik, bütünlük ve yetkililerce erişilebilirliktir. 1.4 Ortaklık Yapısı: Denge Gayrimenkul Değerleme A.Ş nin 31.12.2017 tarihi itibariyle şirket ortaklık yapısı aşağıda belirtildiği gibidir. ORTAKLIK YAPISI Adı Soyadı/ Ticert Unvanı Sorumlu Ortak Olup Olmadığı Pay Tutarı (TL) Pay Oranı (%) Baki BUDAKOĞLU Sorumlu Ortak 409.400,00 89 Ahmet ARSLAN Sorumlu Ortak 46.000,00 10 Şengül BUDAKOĞLU Ortak 4.600,00 1 TOPLAM 460.000,00 100 4
1.5 Merkez ve Şubeler: Denge A.Ş nin 31.12.2017 tarihi itibariyle şirket merkez ve şubeleri aşağıda belirtildiği gibidir; Tel 0216 369 96 69 Faks 0216 369 97 11 MERKEZ Tugay Yolu Caddesi No: 20 Ofisimistanbul B Blok Kat:6 Ofis No: 33,34,35,37 Maltepe / İSTANBUL info@dengedegerleme.com İSTANBUL AVRUPA YAKASI İRTİBAT BÜROSU Barbaros Hayrettin Paşa Mah. Nazım Hikmet Bulvarı NEWİSTA Residance No:84 Esenyurt / İSTANBUL Tel 0216 225 78 31-0530 469 28 48 aisildak@dengedegerleme.com İZMİR ŞUBE Onur Mah. Mithatpaşa Cad. Muhittinbey Apt. No: 81/F Balçova /İZMİR Tel 0232 278 82 72 Faks 0232 278 58 07 aselcuk@dengedegerleme.com ANTALYA ŞUBE Etiler Mah. Adnan Menderes Bulvarı Samikaya İş Merkezi No: 47/402 Muratpaşa/ANTALYA Tel 0530 876 54 91 acanli@dengedegerleme.com ANKARA ŞUBE Eti Mah. Birecik Sok. Gazi İş Merkezi Bina No:1 D:97 Çankaya /ANKARA Tel 0530 874 88 43 atanilkan@dengedegerleme.com BURSA ŞUBE Yeni Karaman Mh. 4. Kantar Sokak Asya İş Merkezi Site No:2/103 Osmangazi / BURSA Tel 0532 674 51 03 mybesparmak@dengedegerleme.com ADANA ŞUBE Atatürk Cad.Gülbahçesi Sitesi B Blok Kat:2 No:80 Seyhan /ADANA Tel 0530 926 59 46 mozdogan@dengedegerleme.com TRABZON ŞUBE Kemerkaya Mah. Uzun Sokak No: 54 Daire:6 Ortahisar /TRABZON Tel 0530 961 81 19 hyazici@dengedegerleme.com GAZİANTEP ŞUBE İncili Pınar Mah. 36011 Sokak Milenyum İş Merkezi No: 19/37 Şehitkamil / GAZİANTEP Tel 0530 314 68 26 asatici@dengedegerleme.com SAMSUN ŞUBE Kale Mah. Gazi Cad. No:53/20 İLKADIM / SAMSUN Tel 0539 454 71 65 osevuk@dengedegerleme.com 5
1.6 Yönetim Kurulu ve Denetçiler: Denge Gayrimenkul Değerleme A.Ş nin 31.12.2017 Tarihi itibariyle şirket yönetim kurulu ve denetçileri aşağıda belirtildiği gibidir. Yönetim Kurulu Üyeleri ve Denetçiler Adı Soyadı Baki BUDAKOĞLU Ahmet ARSLAN Şengül BUDAKOĞLU Ozan Mısırlıoğlu Görevi Yönetim Kurulu Başkanı Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Yönetim Kurulu Üyesi Uluslararası Bağımsız Denetim A.Ş. 1.7 Personel Yapısı Denge Gayrimenkul Değerleme A.Ş nin 31.12.2017 tarihi itibariyle personel yapısı aşağıdaki gibidir: Türkiye genelinde değerleme hizmeti veren Denge Gayrimenkul Değerleme A.Ş nin, Rapor Kontrol Müdürlüğünde; Lisanslı bir müdür, lisanslı bir müdür yardımcısı ve 22 lisanslı kadrolu Rapor Kontrol Sorumlusu-Denetmeni, Operasyon ve Saha Müdürlüğünde 32 tanesi lisanslı olmak üzere toplam 36 kadrolu Gayrimenkul Değerleme Uzmanı bulunmaktadır. Ayrıca, Kentsel Dönüşüm ve İş Geliştirme Müdürlüğünde bir lisanslı Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı biri lisanslı uzman olmak üzere 2 uzman, Makine ve Tesis Müdürlüğünde lisanslı bir müdür ve 5 Makine ve Değerleme Uzmanı çalışmaktadır. Toplam 69 teknik personel Denge Gayrimenkul Değerleme A.Ş de istihdam edilmektedir. Şirketin teknik kadrosunun dışında; Operasyon Müdürlüğünde 11, Mali ve İdari İşler Müdürlüğünde 4, İnsan Kaynakları ve Kalite Müdürlüğünde 4, Bilgi İşlem Biriminde 1, Rapor Kontrol Müdürlüğünde 2, Makine ve Tesis Müdürlüğünde 1 çalışan olmak üzere 23 kişilik idari kadrosu mevcuttur. Şirket, teknik ve idari olmak üzere toplam 92 kadrolu personel ve uzun yıllar birlikte çalışılan 180 adet çözüm ortağı ile birlikte hizmet vermektedir. 6
2.ŞİRKETİN YAPISI VE İŞLEYİŞİ Denge Gayrimenkul Değerleme A.Ş nin 31.12.2017 tarihi ihtibariyle Şirket yapısı aşağıdadır. 2.1 Mekân Şirket 01.04.2013 tarihinden itibaren Cevizli Mah. Tugay Yolu Cad. Ofisimİstanbul İş Merkezi No: 20 B Blok Kat:6 D: 33-34-35-37 adresinde, toplam 540m² alanda Genel Müdürlük hizmetlerini devam ettirmektedir. Genel Müdürlük ofisinde; müşteri karşılama- Sekretarya, Operasyon birimi, Kentsel Dönüşüm ve İş Geliştirme Birimi, Makine ve Tesis Birimi, Rapor Kontrol Birimi, Bilgi İşlem Birimi, Yönetim Birimi, Mali ve İdari İşler Birimi, İnsan Kaynakları Birimi, iki toplantı odası, mutfak, altı adet tuvaletten oluşmaktadır. Genel Müdürlük ofisinin güvenliği, iş merkezinin özel güvenlik firması tarafından sağlanmaktadır. Şirkete giriş ve çıkışlarda kamera, yüz tanıma ve parmak okuma sistemi ile giriş ve çıkış kayıtları tutulmaktadır. 2.2 Bilgi İşlem Sistemi: Donanım ve yazılım başlığı altında izah edilecek olan sistemimizin ana özelliği; merkezi çalışan ve kullanımı merkezi sistem üzerinden gerçekleştirilen, azami güvenlik ve kesintisiz iletişim temeline oturan bir yapı olmasıdır. Sistem ve kurumsal çözümlere yönelik tüm işlemler, ana sunucu sistemi üzerinden çalıştırılarak kayıtların tümü Windows Azure hizmeti üzerinde coğrafi yedekleme mantığı ile 3 farklı lokasyonda tutulmakta, günlük, haftalık ve aylık periyotlar için belirlenmiş algoritma üzerinden yedeklenmektedir. Dijital telefon santrali bilgi işlem sistemi ile iletişim sistemine bağlıdır. Şirketin Dijital renkli fotokopi/yazıcısının bakımı için yetkili bayi-servisle yıllık bakım ve destek anlaşmaları imzalanmıştır. i-gayrimenkul DEĞERLEME YÖNETİM SİSTEMİ ( GDYS ) GDYS sistemi iş süreçlerinin başından sonuna kadar izlenmesini sağlamak amacı ile tasarlanmış olup, ilgili departman kullanıcılarının yetkileri dahilinde işlem yapabildiği ve yapılan her işlemin kaydının tutulduğu bir sistemdir. Sistem üzerinde firmamız tarafından verilen şifreler çerçevesinde müşterilerimiz kendi raporları ve süreçleri ile ilgili bilgilere ulaşabilmektedirler. Bu sistem yine Windows Azure hizmeti üzerinden coğrafi yedekleme mantığı ile 3 farklı lokasyonda yedeklenmektedir. Ayrıca felaket önleme hizmeti olarak yurtdışında bulunan sunucularımız ile senkronize çalışmaktadır. Felaket anında yurtdışında bulunan sunucumuz hizmete girmekte olup, sunulan hizmette kesinti yaşanmasının önüne geçilmesi amaçlanmıştır. ii-donanim VE AĞ ALT YAPISI Şirketin ana omurga ve alt yapı sisteminde, Dell marka ana sunucu bulunmaktadır. Ana sunucu üzerinde 8 adet SAS disk, Raid kontrol ile yedekli olarak hizmet vermektedir. Güvenlik için Juniper Firewall, yönlendirmeleri için router, şirket içi dağıtım ve haberleşme için HP marka switch ve patch panel sistemi bulunmaktadır. Tam yükte, sistemi 20 dakika besleme gücüne sahip dijital kontrollü kesintisiz güç kaynağı ile donanım güvenliği ve hizmet bütünlüğü sağlanmıştır. 7
iii-yazilimlar Sunucu sisteminde Microsoft firmasına ait lisanslı yazılımlar kullanılmaktadır. Windows Server ve bunlara bağlı kullanıcılara ait client lisanslarının tümü open lisanslama kapsamında DENGE DEĞERLEME adına lisanslanmıştır. Sunucular ve kullanıcılar için anti-virüs, anti- spam ve web filtre özellikli ve tümü lisanslı virüs koruma programı mevcuttur. Yedekleme sisteminde, afet durumunda devreye girecek olan disaster sunucu senkronizasyonunda da, güvenliği kanıtlanmış en bilinen programlar tercih edilmiş ve imaj programı ile de desteklenmiştir. Kullanıcı bilgisayarlarında işletim sistemi ve ofis programlarının tümü, Şirketimiz adına lisanslaması yapılmış Microsoft programları ile sağlanmaktadır. Uzaktan erişim ve paylaşım için VPN bağlantısı, ftp bağlantıları ve terminal sunucu uygulamaları mevcut olup, kullanıcı ihtiyaçlarına uygun olarak belirlenmiş senaryolar/roller doğrultusunda kullanıma sunulmaktadır. 2.3 Muhasebe Sistemi Büro faaliyetlerinin etkin biçimde yerine getirilmesini sağlamak, ana faaliyet konumuzdaki verimliliği ve etkinliği artırmak amacıyla, tüm belge ve kayıt nizamı Şirket Merkezinde gerçekleştirilmek üzere müstakil muhasebe departmanı oluşturulmuş, bu departmanın işlerinin doğru tam ve mevzuata uygunluğu açısından denetlenmesi, danışmanlık hizmetinin verilmesi için; Tüm muhasebe, finansal ve mali beyanname verilme işlemleri şirket bünyesinde tam zamanlı çalışan SMMM gözetiminde ve sorumluluğunda yürütülmektedir. Ayrıca Şirketin faaliyetleri sermaye piyasasında bağımsız denetime yetkili kuruluşlar listesinde yer alan Uluslararası Bağımsız Denetim A.Ş. tarafından denetime tabi tutulmaktadır. Şirket bünyesinde iş akışlarının takip edildiği GDYS sistemi ile entegre çalışan, kobilerin tüm ihtiyaçlarına uygun olarak tasarlanmış Mikro Enerji Standart Kurumsal Kaynak Planlaması V15 program kullanılmaktadır. Muhasebe kayıtlarının merkez ofiste tutulmasıyla; hem evrak sirkülasyonunun kontrol altında tutulması sağlanmış hem de Muhasebeden beklenen mali tablolar ve finansal analizlerin daha hızlı, zamanında ve sağlıklı takip edilmesine olanak sağlanmıştır i-muhasebe organizasyonu bakımından gerçekleştirilen işlemler; Tüm işlemler aynı gün Şirket bünyesinde bulunan Mali ve İdari İşler Müdürlüğü tarafından Mikro Enerji V15 muhasebe programına girilerek yürütülmektedir. Belge ve kayıt düzenin işleyişi; Belge ve evraklar gelen evrak defterine işlenir ve ilgili kişiye teslim edilir, Mali ve İdari İşler Müdürü(MİM) tarafından incelemesi yapılan evrak sisteme kayıt için muhasebe elemanına verilir. Muhasebe elemanı tarafından Mikro Enerji V15 sistemine girilen ve fiş dökümü yapılan evrak birleştirilerek MİM e geri teslim edilir. MİM tarafından muhasebe standartlarına ve yasal mevzuata uygunluğunun kontrolünden sonra dosyalaması yapılır. 8
Aylık-Yıllık kapanış ve mevzuatla ilgili diğer işlemler MİM tarafından bizzat gerçekleştirilmektedir. Şirketin yasal e-beyannameleri ve e-bildirgeleri aylık, üc aylık ve yıllık dönemlerde, sgk ve vergi dairelerinden temin edilmiş şifreler ile şirket bünyesinde verilmektedir. Gelir tablosu ve Bilanço aylık olarak Şirket bünyesinde hazırlanmaktadır. e- fatura, e-defter uygulamasına geçilmiştir. Şirketin Finansal uyulamalarında çek uygulamasının yapılmamasına özen gösterilmektedir. Genel olarak her türlü tahsilat ve ödeme işlemleri banka üzerinden (havale ve eft olarak) gerçekleştirilmektedir. Aylık fatura ödemeleri elektronik ödeme ile bankalar üzerinden yapılmaktadır. Zaman zaman bunun dışında arızi düşük tutarlı ödemeler kasadan karşılanmaktadır. 2.4 İnsan Kaynakları Sistemi İnsan Kaynaklarının daha etkin yönetilebilmesi için Şirketimizde İnsan Kaynakları ve Kalite Müdürlüğü kurulmuştur. Tüm özlük işleri, eleman ihtiyaçlarına uygun elaman temini, oryantasyon eğitimi, kişisel gelişim ve mesleki gelişim eğitimlerinin planlanması, personel rotasyon, terfi, atama ve iş akdi sonlandırma faaliyetleri ve Şirketin Kalite Yönetim Sistemi faaliyetleri İnsan Kaynakları ve Kalite Müdürlüğü tarafından üst yönetimle birlikte yürütülmektedir. Bu faaliyetler kapsamında; Eleman ihtiyacının giderilmesi: Departman Personel ihtiyacını ve özelliklerini belirler, Personel ihtiyacını İnsan Kaynaklarına iletir, İnsan Kaynakları ve İlgili Departman Müdürü Yönetimden şifahi onay alır, Yönetim onayından sonra İnsan Kaynakları ihtiyacı karşılayacak özelliklere uygun personelin araştırmasını yapar, (Kariyer.net, diğer internet sitelerine ilan girişi yapılır.) Gelen başvurular incelenir, ilk elemeler yapıldıktan sonra uygun görülen adaylar ön görüşmeye davet edilir, Ön görüşmeye çağırılan adaya Şirket başvuru formu doldurtulur ve görüşmeye alınır. İnsan Kaynakları ön görüşmesi yapılan adaylar arasından uygun şartları taşıyan adayları ikinci görüşmeye davet eder. İkinci görüşme ilgili Genel Müdür Yardımcısı, ilgili departman Müdürü ve İnsan Kaynakları da olmak üzere en az 3 kişinin bulunduğu bir ekip tarafından yapılır. Görüşme sonrasında her aday için Mülakat Değerlendirme Formu doldurulur, referans değerlendirmesi yapılarak en uygun aday belirlenir, özlük ve diğer hakları adaya anlatılır ve işe başlatılmak üzere başvuru evrakları listesi verilir. Tam ve doğru olarak başvuru evraklarını tamamlayan adayın işe giriş işlemi yapılır. İşe alınan ve başlatılan yeni personele görevin gerektirdiği donanım ve demirbaşlar verilerek zimmeti yapılır. Yeni personele görev ve sorumlulukları yazılı olarak, imza karşılığı bildirilir. Yeni personel oryantasyon eğitimini tamamladıktan sonra görevini yapmaya başlar. a- İzin Uygulamaları; Şirketimizdeki tüm izin uygulamaları P-110-003_rev03_ İzin Uygulamaları Prosedürü kapsamında gerçekleştirilir. 9
Tüm izin talepleri Denge A.Ş. İntranet Sisteminden elektronik ortamda talep edilir. Onay süreci tamamlandıktan sonra talep sahibine onay mesajı düşer ve talep sahibi sistemde onaylanmış olan izin formunun bir nüsha çıktısını alır, imzalar ve özlük dosyasına konulmak üzere İnsan Kaynaklarına gönderir. b-organizasyon Şeması: http://www.dengedegerleme.com/page/organizasyon adresinden şirketin güncel organizasyon şemasına ulaşılmaktadır. c-personel Görev Tanımları: Güncel Personel Görev Tanımlarına http://intranet.dengedegerleme.com/intranet/qms/default.aspx adresine girilerek ulaşılmaktadır. Güncellemeler İnsan Kaynakları ve İlgili Birim Yöneticileri tarafından yapılarak yeniden sisteme yüklenmektedir. d-personel Performans Değerlendirmesi: Performnas ölçümleri T-110-002 Rev00 Performans Değerlendirme Formlarının Doldurulması Talimatı kapsamında F-110-033_Rev00 Performans Değerlendirme Formu ve F-110-034 Rev00 Bireysel Hedef Formu kullanılarak yapılmaktadır. Bu değerlendirmeyle; Çalışanların yetkinliklerinin geliştirilmesi için ihtiyaç duyulan eğitimler tespit edilerek yıllık eğitim planı oluşturulmaktadır. Çalışanların hedeflerini gerçekleştirebilmesi için ihtiyaçları belirlenmektedir. Çalışanların gelecekle ilgili beklentileri tespit edilmektedir. e-iso 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi: 2015 yılında yapılan çalışmalar sonucunda Şirketimiz, sektörün öncü belgelendirme kuruluşu olan Bureau Veritas tan ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi belgesini almıştır. Aynı belgelendirme kuruluşu ile 2017 yılında yapılan başarılı çalışmalar sonucunda ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi belgesine geçiş yapılmıştır. ISO 9001:2015 KYS belgenin alınabilmesi için; Tüm şirketin süreçleri yeniden yapılandırıldı. Standardın gereği olan Liderlik ön plana çıkartılmıştır, Şirketin tüm riskleri ve fırsatları tespit edilmiştir, Tüm yapılan işler yazılı hale getirildi. Organizasyon yapısı ve görev tanımları gözden geçirilerek revize edildi. Personel Yönetmeliği, İzin Prosedürü, vb faaliyetler yazılı hale getirilerek tüm çalışanların ulaşabileceği bir ortama yüklendi. Sürekli gözden geçirmeler yapılmaya devam edilmektedir. f-eğitim: Şirket içi eğitimlerle ve dış kaynaklı eğitim firmalarından alınan eğitimlerle çalışanların mesleki ve kişisel yetkinliklerinin ve gelişimlerinin artırılması sağlanmaktadır. g-kimlik Kartı Uygulaması: İnsan Kaynakları tüm şirket personeli için Şirket Kimlik Kartlarını temin ederek tutanakla ilgili çalışana teslim etmektedir. 10
2.5 Mali ve İdari Konularla İlgili Diğer Bilgiler: a-mali Danışmanlık Hizmeti: Şirket bünyesinde aktif çalışan Mali Müşavir tarafından yasal uygulamalardaki değişiklikler meslek odası yayınları bülten ve sirkülerden bilgi sahibi olunmaktadır. b-hukuki Danışmanlık: Şirketle anlaşmalı olan Hukuk Bürosundan hukuki konular hakkında danışmanlık hizmeti alınmaktadır. c-arşiv: Şirketin arşivlenmesi gereken tüm değerli evrakları anlaşmalı özel bir arşiv firması Iron Montain Arşivleme Hizmetleri A.Ş. Sorumluluğunda Gebze ilçesi sınırları içerisinde gerçekleşmektedir. Arşivleme binasında tüm güvenlik önlemleri alınmıştır, arşivleme işlemi en üst düzey teknoloji kullanılarak bilimsel ve sistemaik olarak yapılmaktadır. Şirket merkezine gelen, giden evraklar için evrak kayıt defteri tutulmaktadır, düzenli klasifikasyonun sağlanması personelimizin sorumluluğundadır. d-mesleki Sorumluluk Sigortası: Anadolu Anonim Türk Sigorta Şirketi şirketi ile imzalanan sözleşme çerçevesinde mesleki sorumluluk sigortası poliçesi düzenlenmiştir. e-bireysel Emeklilik Sistemi: Çalışanlarımız bireysel emeklilik sistemine dahil edilmiş ve çalışanlarımız adına prim ödemeleri şirketimiz tarafından yapılmaktadır. f-sağlık Sigortası: Çalışanlarımız için özel sağlık sigortası yaptırılmıştır. 2.6 Şirket İçi, İç Kontrol ve İş Akışı: a-iç Kontrol ve İş Akışı: 1. Kurum ya da Kuruluşların tercihlerine göre belirlenen dönemler için geçerli olacak şekilde düzenlenen sözleşmeler çerçevesinde çalışılmaktadır. 2. Münferit olarak iletilen taleplerde Kurum ya da kuruluş yetkililerinin fiyat konusunda onaylarının alınmasını takiben, değerleme süreci başlatılır. Müşterilerin tercihleri sonucunda belirlenen her iki çalışma şeklinde de, talep edilen çalışmanın istenilen amaca uygun olarak kısa süre içerisinde ve doğru bilgilerle tamamlanabilmesi için iş talep formunda; 1. Değerlemenin konusu ve amacı, 2. Değerlemeye konu gayrimenkul veya tesisin ilgilisine ait telefon numaraları, 3. Gayrimenkulün veya ekspertiz çalışması yapılacak tesisin posta adresi, 4. Gayrimenkule ait tapu fotokopisi, onaylı mimari projesi, varsa yapı izin belgesi ve yapı kullanma izin belgesi, 5. İşletme değerlemelerinde ayrıca işletmenin mali ve idari yapısı ve faaliyetleriyle ilgili gerekli tüm belgeler de istenir. Bilgilerin eksiksiz olarak belirtilmesi büyük önem taşımaktadır. Kurum ya da Kuruluşların, bu şekilde hazırlamış oldukları iş taleplerinin tarafımıza ulaşmasını takiben ekspertize konu taşınmazın gayrimenkul veya tesis olmasına göre değerleme uzmanı görevlendirilir. Ekspertize konu taşınmazın tesis olması durumunda arsa+bina değer tespiti için ayrı, makine ve teçhizat için ayrı olmak üzere tesisin büyüklüğüne göre en az iki değerleme uzmanı görevlendirilir. Görevlendirmeler talep mektubu üzerine, sorumlu değerleme uzmanlarının bilgisi dahilinde, ilgili 11
değerleme uzmanlarının isimlerinin yazılması suretiyle gerçekleştirilir. O işle ilgili görevlendirilen değerleme uzmanlarımızca telefon ile ilgilisine ulaşılarak randevu alınır ve ekspertiz süreci başlatılır. Bu aşamada; Değerleme uzmanımız tarafından gayrimenkul mahallinde görülerek, ulaşım, konum, fiziksel ve çevresel özellikleri belirlenir. Gayrimenkulün bulunduğu bölgede, konu mülke emsal oluşturacak gayrimenkullerin arsa, kira ve bina rayiç bedelleri belirlenir. Ekspertize konu gayrimenkulün bina vasfını taşıması durumunda, söz konusu binanın mimari sınıflandırması ile inşaat, malzeme ve işçilik kalitesi göz önünde bulundurulmak suretiyle inşaat maliyet bedeli saptanır. Ekspertize konu gayrimenkulün fotoğrafları çeşitli açılardan dijital fotoğraf makinesi ile çekilir. Gayrimenkulün değerini etkileyecek olan irtifak hakları ile gayrimenkul üzerindeki tasarrufu kısıtlayıcı ipotek, haciz vb. şerhlerle ilgili bilgi temini amacıyla ilgili Takbis sisteminden kayıt alınarak incelenir kayıt alınamaz ise ilgili Tapu Sicil Müdürlükleri kayıtları çerçevesinde gerekli araştırmalar yapılır. İlgili Belediyelerin İmar Müdürlükleri kayıtları çerçevesinde söz konusu gayrimenkulün bulunduğu bölgede geçerli olan imar durumu ile gelecekte planlanan çalışmalar hakkında bilgi edinilir. Ayrıca, yapının inşaatı sürecinde yapı ruhsatı ve eklerine uyulup uyulmadığı, yapı tatil tutanağı ya da ilgili belediye encümenince alınmış yapı yıkım ve para cezalarının mevcut olup olmadığının öğrenilmesi amacıyla şeflik dosyası incelenir. İhtiyaç hissedilmesi durumunda ilgili Kadastro Müdürlükleri kayıtları çerçevesinde araştırma yapılarak ekspertize konu gayrimenkulün yeri, paftası üzerinde tespit edilir. Yukarıda tanımlanmış olan tüm adımlar http://intranet.dengedegerleme.com/intranet/qms/default.aspx adresinde bulunan prosedür ve iş akışlarında anlatılmaktadır. Ayrıca tüm süreç detaylı olarak Uzman El Kitabı nda anlatılmaktadır. b-raporların Kontrolü: Değerleme raporlarının kontrolü, değerleme uzmanı ya da değerleme uzman yardımcılığı kadrosunda işe başlayarak değer tespiti konusunda deneyim kazanan teknik eğitime sahip personelimiz arasından terfi ederek Denetmen kadrosuna atanan lisanslı Denetmenlerimiz tarafından gerçekleştirilmektedir. Kontrol aşamasında raporun anlatım ve şekil bakımından içeriğinin yanı sıra değer ile değerin tespitinde kullanılan emsal ve yöntemlerin uygunluğu da kontrol edilir, yanı sıra tapu senedi, yapı ruhsatı, iskan ruhsatı ve onaylı mimari projesi vb. rapor ekleri incelenerek rapor içeriği ile uyumluluğu kontrol edilir. Kontrol edilen rapor üzerine kontrol eden denetmen tarafından paraf atılarak dosyalanmak üzere sekretaryaya teslim edilir. Uzman yardımcılığı kadrosunda istihdam edilmek üzere işe alınmış olan personelin oryantasyonu Denetmen kadrosunda istidam edilen personelimiz tarafından gerçekleştirilmektedir. Her bir uzmanımızın eğitimi, mesleki gelişimi ile performans değerlendirilmesi bağlı oldukları Denetmenler tarafından gerçekleştirilmektedir. 12
Denetmenler rapor kontrol aşamasında saha çalışma formları ile rapor eki belgelerini de incelemek suretiyle rapora onay verirler ya da yeniden çalışılması, araştırılması gereken hususlarla ilgili olarak raporu düzenleyen uzmanı yeniden görevlendirirler. Denetmenlerimizin de bağlı olduğu Rapor Kontrol Müdürü tarafından istatistiklerin hazırlanması ve organizasyon içerisinde yayımlanması, rapor formatlarının iyileştirilmesi, şirket içi eğitim konularının belirlenmesi vb. hizmet kalitesinin iyileştirilmesine yönelik görevleri de bünyesinde bulundurmaktadır. Yukarıda belirtilen hususlar çerçevesinde hazırlanan raporlar, kontrol ve onaylanma aşamalarından sonra ilgili kişi ya da kuruluşa ıslak imzalı olarak intikal ettirilir. Yukarıda tanımlanmış olan tüm adımlar http://intranet.dengedegerleme.com/intranet/qms/default.aspx adresinde bulunan prosedür ve iş akışlarında anlatılmaktadır. Ayrıca tüm süreç detaylı olarak Denetmen El Kitabı nda anlatılmaktadır. 2.7 Seri: Viii, No:35 Sayılı Tebliğ Uyarınca Değerleme Raporlarında Bulunması Gerekli Asgari Unsurları İçeren Standart Rapor Formatı; a-rapor Formatı: İlgili tebliğ ve standartlara uygun olarak hazırlanan rapor formatı örneği ekte sunulmaktadır. b-saha Çalışma Formları: Değerleme uzmanlarınca saha çalışması aşamasında kullanılmak üzere, değer tespitine konu taşınmazın niteliği gözönünde bulundurularak tasarlanan saha çalışma formları ekte sunulmaktadır. Söz konusu formlar sürekli olarak geliştirilmekte olup, tespit ve hizmette kişiye bağlılığın önüne geçilerek standartlaştırmanın sağlanması açısından büyük önem arz etmektedir. 2.8 Teknik Donanım: Şirketimizde personel için yeterli adette bilgisayar mevcuttur. Client görevi gören söz konusu bilgisayarların bağlı olduğu ve Windows Server olarak adlandırılan ana bilgisayar mevcuttur. Şirket yönetici ve personeline tahsis edilmiş olan akıllı telefonlar, GSM hatları, ölçüm işlemleri için Lazer metre, Navigasyon cihazı ile digital fotoğraf makineleri mevcuttur. Ayrıca, şirketimiz adına kayıtlı veya şirketimiz adına uzun dönem kiralanmış olan ve değerleme uzmanlarımız tarafından kullanılan, yeterli sayıda binek otomobil mevcuttur. 13
3- KALİTE GÜVENCE SİSTEMİNİN GENEL YAPISI VE GÖZDEN GEÇİRİLMESİNE İLİŞKİN DEĞERLENDİRME 3.1 Kalite Güvence Sisteminin Yapısı ve İşleyişi: Denge Gayrimenkul Değerleme A.Ş yönetim kurulu tarafından 15.01.2015 Sayılı 2015/001Kararı ile Kalite Güvence Sisteminin işleyişinden sorumlu Yönetim Kurulu üyesi olarak BAKİ BUDAKOĞLU atanmıştır. 2015 yılında Kalite Güvence Sistemini kapsayan ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi (KYS) Şirket içinde kurulmuştur. Kurulmuş olan KYS kapsamında tüm süreçler yeniden oluşturulmuş, Kalite El Kitabı yönetmelikler, prosedürler, talimatlar, iş akışları, formlar, vb. tekrar düzenlenerek personel ile paylaşılmıştır. 2017 yılında yapılan risk temelli çalışmalar sonrasında ISO9001:2015 KYS sistemine geçiş yapılmıştır. Şirket tarafından sunulan hizmetlerin kalitesini arttırmak, sürdürülebilirliği sağlamak amacıyla iç denetimler gerçekleştirilmektedir. Yapılan iç ve dış denetimlerde, riskler, süreç performans göstergeleri, hedefler, hedeflerin gerçekleşme durumu, müşteri memnuniyeti anket sonuçları, müşteri şikayetleri, bu şikayetlerin değerlendirilmesi iyileştirilmesine ilişkin alınan önlemler, yeni personel ihtiyacı, personel eğitim ihtiyaçları gibi konular irdelenmektedir. Tespit edilen uygunsuzluklara Düzeltici Faaliyet başlatılmakta ve takip edilerek sonuçlandırılmaktadır. Belirlenmiş olan riskler kurulmuş olan Risk Komitesi tarafından düzenli olarak gözden geçirilmekte ve üst yönetimle birlikte iyileştirmeler yapılmaktadır. Ayrıca Şirketin Temel Performans Göstergeleri belirlenmiş günlük, aylık, üç aylık, yıllık olarak değerlendirilmekte ve gerekli önlemler alınmaktadır. Tespit edilen uygunsuzluklar Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantılarında gündem maddesi olarak ele alınır, değerlendirilir. YGG toplantısında iyileştirilmesi gereken alanlar için iyileştirme faaliyeti ve gerekli aksiyon alınır, sorumlular ve termin belirlenir, gerekli takip ve raporlama yapılır. 3.2 Kalite Güvence Sisteminin Temel Etik İlkeleri: Şirketimizin Kalite Güvence Sisteminin işleyişi, BDDK nın Bankalara Değerleme hizmeti verecek kuruluşların yetkilendirilmesi ve faaliyetleri hakkındaki yönetmeliğin 8. Maddesi 5. fıkrasına göre kalite güvencesistemi aşağıdaki ilkelere göre yürütülmektedir. 1. Mesleki Gereklilik, 2. Mesleki yeterlilik, 3. Görev dağılımı, 4. Yönlendirme, 5. Görüş alma, 6. Görev kabulü ve devamlılık, 7. İzleme. Kalite Güvence Sisteminden sorumlu yönetim kurulu üyesi Baki BUDAKOĞLU ve sorumlu ortaklar tarafından değerleme uzmanları ve diğer personele temel etik ilkeler olan dürüstlük, tarafsızlık, mesleki özen, titizlik, bağımsızlık, mesleki yeterlilik, sır saklama hususlarının uygulanması konusunda düzenli aralıklarla toplantılar yapılıp, uygulamada dikkat edilecek konular hakkında açıklamalar yapılmaktadır. 14
Değerleme hizmetinin daha kaliteli yapılabilmesi için değerleme konusunda uzman olan kişiler tarafından, hizmetiçi eğitim programları düzenlenmektedir. 3.3 Kalite Güvence Sisteminin Gözden Geçirilmesine İlişkin Değerlendirme: a) Şirketin değerleme uzmanlarının bankalara hizmet verecek kuruluşların yetkilendirilmesi ve faaliyetleri hakkındaki yönetmeliğin 5.6.7.9.10 ve 20. Madde hükümlerine uygun davrandığı, b) Şirket bünyesinde değerleme faaliyetinde aktif görevli değerleme uzmanlarının gerekli düzeyde mesleki yeterlilik ve beceriye sahip, en az 4 yıllık lisans düzeyinde öğrenim görmüş, bankacılık, bağımsız denetim, sigorta eksperliği veya mahkemelerde bilirkişilik dâhil olmak üzere değerleme kurumlarında en az 3 yıllık tecrübeye sahip ya da yurt içinde veya yurt dışında yetkili kurumlar tarafından verilen mesleki yeterlilik sertifikalarına sahip olduğu, c) Şirket bünyesinde çalışan ve değerleme faaliyetinde bulunan personelin görevlerini tarafsızlık, doğruluk, dürüstlük, mesleki özen ve yeterlilik, menfaatten uzak, bağımsızlık ilkesi doğrultusunda yürüttükleri, d) Değerleme hizmetinin en kısa sürede ve doğru şekilde yapılabilmesi için tüm teknik donanım ve fiziki şartların uygun olduğu, e) Değerleme faaliyetinin en iyi kalitede olabilmesi ve değerleme sonunda tam ve doğru bir görüş bildirmesini teminen yapılan işin her aşamasında gözden geçirildiği, hazırlanan raporların şirket içerisinde görevlendirilen rapor kontrolünden sorumlu yönetmeliğin belirlediği niteliklere uygun sorumlu değerleme uzmanları tarafından kontrol edildiği ve onaylandığı, f) Talebin Şirkete atanmasından arşivlenmesine kadar olan sürecin prosedürlere uygun olarak kayıt altına alındığı, talep formları ve arşiv formlarının düzenlendiği, raporların ve gerekli evrakların fiziki olarak saklanmak üzere arşivlendiği, (banka, tarih ve rapor numaraları takip edilerek) raporların elektronik ortamda da saklandığı, g) Gerekli görülen durumlarda konuyla ilgili deneyimi bulunan şirket danışmanlarından görüş alındığı, h) Değerleme hizmetinin tarafsızlık ve bağımsızlık ilkelerine uygunluk içerisinde verildiği devamlılığın sağlanması ve müşterilere verilen hizmetin aksamaması amacıyla acil durum ve iş sürekliliği planı oluşturulduğu, uzman sayısının arttırılmasına yönelik personel temini çalışmalarının da devam ettiği, ı) Kalite güvence sisteminin gözden geçirilmesi çalışması esnasında, yapılan kontrol ve denetim sonucunda kalite güvence sistemine uymayan herhangi bir husus olmadığı görülmüştür. 15
3.4 Kalite Güvence Sisteminin İşleyişinden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyesine İlişkin Bilgiler: 15.01.2015 tarih 2015/001 Sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile BAKİ BUDAKOĞLU Kalite Güvence Sisteminin işleyişinden sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi olarak atanmıştır. Mesleki Eğitim : Gazi Üniversitesi İİBF İŞLETME BÖLÜMÜ Okan Üniversitesi Kentsel Dönüşüm Yüksek Lisans Lisanslar/Yeterlilikler: SPK Gayrimenkul Değerleme Uzmanlığı Lisans No: 400159 İş Tecrübesi : 2014-------- DENGE GAYRİMENKUL DEĞ.VE DANIŞMANLIK A.Ş YÖNETİM KURULU BAŞKANI 2005-2014 DENGE GAYRİMENKUL DEĞ.VE DANIŞMANLIK A.Ş GENEL MÜDÜRÜ- YÖNETİM KURULU BAŞKANI 2004-2005 YEDİTEPE GAY. VE SABİT KIY. EKSP. VE DEĞ. HİZ. A.Ş. ŞİRKET YÖNETİCİSİ- LİSANSLI DEĞ.UZMANI 1998-2003 OYPA OYAK BÜYÜK MAĞ.TİC. A.Ş PROJE GELİŞTİRME (YATIRIM) MÜDÜRÜ Saygılarımla, BAKİ BUDAKOĞLU Yönetim Kurulu Başkanı Kalite Güvence Sistemi Sorumlusu 16