2017 YILI OCAK-KASIM Y SUNUMU KÜTÜHANE ve DOKÜMANTASYON SÜRECİ 14/12/2017 1
SWOT ANALİZİ ÜÇLÜ YÖNLER 1-Yeni, modern bir kütüphane binasına sahip olmak, üçlü yön devam 2-Kütüphanecilik eğitimi almış personele sahip olmak, üçlü yön devam 3-Kütüphane' nin yayın alım bütçesinin iyi düzeye ulaşması, üçlü yön devam 4-Zengin elektronik kaynak koleksiyonu ve niteliği, üçlü yön devam 5-Üniversite üst yönetiminin desteği, üçlü yön devam 6-Diğer kütüphane ve bilgi merkezleri ile işbirliği içinde olmak, üçlü yön devam üçlü yön devam 7-Mesleki yeniliklerin izlenmesi, 8-Kütüphane otomasyon sisteminin kullanılması, üçlü yön devam 9-Tüm elektronik yayınlarımıza proxy ayarları ile 7/24 erişim imkanı, üçlü yön devam 10-Kütüphane binasındaki fiziki şartların uygunluğu (rup çalışma salonları, tek kişilik çalışma karelleri) 11-Nitelikli basılı koleksiyona sahip olunması, üçlü yön devam üçlü yön devam 2
ZAYIF YÖNLER Z1-Yeni binaya uygun malzemelerin eksikliği, Z2-ereksinim duyulan nitelikli personelin istihdam edilememesi, Z3-Çeşitli sebeplerle verim alınamayan personelin kütüphanede görevlendirilmesi, Zayıf yön devam Zayıf yön devam Zayıf yön devam Zayıf yön devam Z4-Basılı Koleksiyonun sayısal azlığı, Zayıf yön devam Z5-Tarama bilgisayarlarının azlığı, Z6- Kütüphanenin, eğitim ve öğretim faaliyetlerinin en önemli girdileri arasında görülmemesi, Z7-Kütüphaneciliğin bir meslek olarak algılanmaması, herkesin bu işi yapabileceğine dair yanlış inanç ve tutumlar Zayıf yön devam Zayıf yön devam 3
FIRSATLAR F1-Elektronik ortam (işi hızla yapma, eş zamanlı çalışma, mekan sınırlaması olmaksızın çok kullanıcıya erişim) F2-Kütüphanecilikte hızlı gelişim ve değişimler, Fırsat olarak devam Fırsat olarak devam F3-Teknolojik gelişmelerin izlenmesi ve uyum sağlama çabaları, F4-Ulusal ve uluslararası işbirliği projelerinde yer alınması (ANKOS, ULAKBİM-EKUAL), F5-Kütüphanecilik alanındaki kurum ve kuruluşlarla işbirliği içinde olmamız, F6-Araştırmalarda kütüphane kaynak türlerine artan ihtiyaç, F7-Bilginin öneminin artmasıyla, Bilginin ekonomik değer olması, bilgi ve belgeye erişim isteği, F8-Bilginin ekonomik değer olması, Fırsat olarak devam Fırsat olarak devam Fırsat olarak devam Fırsat olarak devam Fırsat olarak devam Fırsat olarak devam 4
TEHDİTLER T1-Elektronik ve basılı kaynaklardaki çeşitlilik ve maliyetlerdeki hızlı artış, T2-Döviz kurlarındaki belirsizlik, artış, Tehdit olarak devam Tehdit olarak devam T3-Veritabanı firmalarının yeni konseptlerle kendilerini geliştirmesi sonuncunda maliyetlerdeki artış, T4-Toplum olarak kütüphaneye olan bakış açısı ve kütüphane kullanma alışkanlığının olmayışı, T5-Ulakbim (Ekual) kapsamında abone olunan veritabanlarının sürekliliğinin olmayışı, yada bu projenin durdurulması ihtimali, Tehdit olarak devam Tehdit olarak devam Tehdit olarak devam 5
AYDAŞ BEKLENTİLERİ Sıra No aydaş Adı aydaş Sebebi aydaş Beklentisi Karşılanma Durumu 1 Akademik ersonel Hedef kitlemizin en önemli parçası Hizmet 5 yeni veritabanı aboneliği yapılmıştır. Beklentilerin önemli kısmı karşılanmıştır. 2 Öğrencilerimiz Hedef kitlemizin en önemli parçası Hizmet Temiz ve ferah binamızda öğrencilerimiz kütüphane imkanlarından faydalanmıştır. 3 İdari ersonel Hedef kitlemizin önemli parçası Hizmet Edebi, sosyal içerikli çeşitli kitaplarımızdan faydalanmışlardır 4 YÖK Üniversitemizin bağlı olduğu kuruluş olmasından kaynaklı paydaşımızdır Hizmet Herhangi bir uyarı gelmemiştir 5 Üniversite Kütüphaneleri Kaynak aylaşımı nedeniyle İşbirliği içinde olduğumuz kurumlar İşbirliği ve hizmet İşbirliğimiz devam etmiştir 6 TÜBİTAK (Ulakbim-Ekual) Ekual kapsamında abone olduğumuz veritabanlarını ücretsiz olarak kurumumuza sağlayıcısı İşbirliği ve hizmet İşbirliğimiz devam etmiştir 7 ANKOS Abone olduğumuz veritabanlarını bu konsorsiyum aracılığı ile daha uygun fiyata sağlıyoruz İşbirliği ve hizmet İşbirliğimiz devam etmiştir 8 Dış Kullanıcılar Kütüphanemizin bilgi birikiminden yararlanmak isteyen dış kullanıcılar Hizmet Kütüphanemizden faydalanmışlardır 6
Ocak Şubat Mart Nisan Mayıs Haziran Temmuz Ağustos Eylül Ekim Kasım Aralık Toplam SÜREÇ ERFORMANS ÖSTERELERİ (SİK ) SÜREÇ ERFORMANS İZLEME KARNESİ (SİK) Doküman No: İK-014; Revizyon Tarihi: 10.10.2016; Revizyon No: 00 SÜREÇ ADI: KÜTÜHANE VE DOKÜMANTASYON Süreç No SR-017 2017 ERÇEKLEŞEN ÖSTERELERİ İlgili Olduğu Başarı % DF No Sıra No erformans Kriteri Stratejik Faaliyet 2016 erçekleşen 2017 Hedef No 5.4.1.1./ Kütüphane hizmetleri memnuniyet oranı 74,89% 76% 73% 1 3.14.1.1. 2 Yayın sayısı artış oranı 5.4.2.1. 2,82% 3 1% 3 Koleksiyon sayısı artış oranı 5.4.2.2. 5 7 5 4 Kütüphane aktif kullanıcı sayısı 2.859 3.200 3203 5 Arşivden doküman bulma süresi 3.5.1.1. 5-10 dakika 5-10 dakika 5 5 5 6 KYS dış denetim uygunsuzluk sayısı 3.1.1.1 7 YÖK Kalite denetimi uygunsuzluk sayısı 3.1.1.1 8 İş kazası sayısı 3.1.4.1. 9 KYS iç denetim puanı 3.1.1.1 95 95 10 Hizmetiçi eğitim memnuniyet oranı 3.9.1.2. 11 Hizmetiçi eğitim katılım oranı 12 Hizmetiçi eğitim etkinlik oranı 13 Birim içi Oryantasyon eğitimi memnuniyet oranı 14 Kalite hedefleri gerçekleşme oranı 3.1.1.1 Web sayfası memnuniyet oranı 3.10.1.1/3.10.2.1./3.1 15 0.3.1. Web sayfasına tıklanma sayısı 3.10.1.2/3.10.2.2./3.1 16 0.3.2. 17 Şikayet sayısı 3.1.2. 18 19 20 Tekrarlayan şikayet sayısı 3.1.2.3./3.1.3.3. Şikayet çözüm memnuniyet oranı 3.1.2.2/3.1.3.2. Şikayet geri dönüş süresi 3.1.2.1./3.1.3.1. 21 RÖF değeri azalma oranı 22 Düzeltici faaliyet kapanma hızı 23 Sayıştay denetimi uygunsuzluk sayısı 24 Mali İç Denetim uygunsuzluk sayısı ENEL SONUÇ SEMBOLLERİN ANLAMLARI TOLAM HEDEF SAYISI 24 TUTAN HEDEF SAYISI Mükemmel İyileştirilmeli TUTMAYAN HEDEF SAYISI 100-90 79-60 ORTALAMA ERFORMANS Başarılı Başarısız SONUÇ SEMBOL 89-80 59-0 KIRMIZI İLE YAZILANLAR ÜNİVERSİTENİN TÜM SÜREÇLERİNİN ORTAK HEDEFLERİDİR. 7
SÜREÇ ERFORMANN ÖSTERELERİ (SİK) Kütüphane hizmetleri memnuniyet oranı : 2017 tahmini hedef %76 iken gerçekleşen memnuniyet oranı % 72,77 dir. Bu oranı hedeflenen düzeye çıkarmak için kütüphanenin hizmet saatlerinin arttırılması ve fiziki koşullarının iyileştirilmesi düşünülmektedir. Yayın sayısı artış oranı : Hedeflenen oran % 3 iken gerçekleşen oran 0,76 dır. Basılı kitap alımı yerine e-kitap alımı gerçekleştirilmiştir. 2018 yılı için ciddi oranda basılı yayın satın alınacaktır. Koleksiyon sayısı artış oranı: 7 tane yeni veritabanı aboneliği düşünülürken mevcut bütçe ile bu yıl ancak 5 yeni veritabanı aboneliği gerçekleştirilmiştir. 8
Sorumlu Kaynak Takip östergesi Termin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 KALİTE FAALİYET LANLARI KALİTE FAALİYET LANI FAALİYETİN ADI 1.Kütüphane hizmetleri memnuniyet oranı 1.1.Kütüphane ve okuma alışkanlığı konusunda farkındalık yaratmak üzere Kütüphane haftasında otuz dakika Kitap okuma etkinliği gerçekleştirmek Daire Başkanlığı İ / KT Yapılan etkinlik 1.2. Kullanıcılarımızın kütüphanemizde bulunmayan kitap ve makalelerini yurtiçindeki diğer üniversite kütüphanelerinden sağlamak, ayrıca kütüphanelerararası işbirliği kapsamından bizden istenen yayınlarıda sağlamak Kütüphaneciler İ / TK Otomasyon rogramı / ILL Bölümü 2. Basılı yayın Sayısı Artış Oranı 2.1.Kütüphanenin Basılı Koleksiyonun geliştirilmesi için basılı kitap satın alımının yapılması Daire Başkanlığı FS / İ Otomasyon rogramı / Katalog Modülü 2. 2.Kütüphane Basılı Koleksiyonunun geliştirilmesi için daha önce kütüphanemize bağışı yapılan kitapların envantere girilerek kataloglama ve sınıflama işlemlerinin yapılarak ilgili yayınların rafa çıkarılması Kütüphaneciler İ / TK Otomasyon rogramı / Katalog Modülü 2.3.Satın alınan kitapların kataloglanması ve sınıflanması işlemlerinin gerçekleştirilerek ilgili yayınların rafa çıkarılması Kütüphaneciler İ /KT Otomasyon rogramı / Katalog Modülü 2.4.Kütüphanemize gelen basılı tezlerin kataloglama ve sınıflama işlemlerinin gerçeştirilerek ilgili tezlerin rafa çıkarılması Kütüphaneciler İ / TK Otomasyon rogramı 2.5.Satın alımı yapılan her türlü ürünün taşınır işlem fişlerinin kesilmesi Taşınır Kayıt Yetkilisi İ Taşınır rogramı çıktıları 3.Yeni Abone Olunan Elektronik Veritabanı Sayısı 3.1.Elektronik Koleksiyonun zenginleştirilmesi amacıyla yeni veritabanı aboneliklerinin yapılması Daire Başkanlığı FS /TK Web Sayfası 3.2.Elektronik Kitap Koleksiyonunun zenginleştirilmesi amacıyla yeni ekitap veritabanı aboneliklerinin yapılması Daire Başkanlığı FS / TK Web Sayfası 3.3.Kampüs dışından veritabanlarımıza kolay erişimin sağlanması amacıyla abone olunan DeepKnowledge portalına aboneliğin devam ettirilmesi Daire Başkanlığı İ / TK Web Sayfası 3.4.Yeni abone olunan veritabanlarının kütüphane web sayfasına eklenmesi ve içeriklerinin yazılması Daire Başkanlığı İ / KT Web Sayfası 4. Kütüphane Aktif Kullanıcı Sayısı 4.1 Ödünç Verme hizmetlerinin gerçekleştirilmesi örevli personeller İ / KT Otomasyon programı 5. Arşiv Rafından Doküman Bulma Süresi 5.1 Kütüphanemizdeki rafların her örevli personeller İ örevli Listesi hafta Cuma günü LC sınıflama sistemine göre raf okumalarının yapılması LAN NO: Yayın No Rev.Tarihi Rev. No Hazırlayan Onay Kalite Sistem Onayı KAYNAK TANIMLAMALARI İ:İşgücü FS:Finansman KT:Katılım EK:Ekipman TK:Teknoloji Sa li m YI LD IZ Faik Ahmet ÜRDAMUR 9
Şiddet Olasılık Keşif R.Ö.F Şiddet Olasılık Keşif R.Ö.F RİSK ANALİZİ RİSK ANALİZİ Olası Risk Türü (otential Risk Mode) Riskin Olası Etkileri/otential Effect(s) of Risk Riskin Sebepleri/otential Cause (s) Of Risk Varolan Kontroller (Önlemler) / Current Controls Önerilen Faaliyetler (Recomended Action (s) Sorumlu ve Hedef Tamamlama Tarihi (Responibility Target Completion Date) Faaliyetleri Sonuçları/Action erçekleşen Faliyetler/ Action Taken Oldukça iyileşen Kütüphane yayın alım bütçesinin devamlılığının sağlanması, sonraki yıllarda bütçenin azaltılma ihtimali Akademik personelimizde memnuniyetsizlik oluşturacak, bilimsel araştırmalarda istenen sonuç alınamayacak ve bilimsel yayın sayısı azalacaktır. 7 Kütüphanelerin yayın alım bütçeleri üst yönetimlerin tercihine bağlı olarak değişebiliyor. Bu durum özellikle yönetim değişikliklerinde ortaya çıkabiliyor. Kısaca her göreve gelen rektör bütçeyi etkileyebiliyor. Bu riskin sebebi olarak yönetim değişikliklerini söyleyebiliriz. 4 10 280 Üst yönetimin farkındalılığının sağlanması Üst yönetim. 30.07.2018 Akademik personelimizde memnuniyetsizlik Kütüphane bütçesine bağlı olarak mevcut oluşturacak, bilimsel araştırmalarda istenen veritabanı aboneliklerinin devam ettirilememesi sonuç alınamayacak ve bilimsel yayın sayısı azalacaktır. 7 Kütüphanenin yayın alım bütçesinin azatılması. Yönetim değişiklikleri. 2 5 70 Kütüphane bütçesine bağlı olarak yeni veritabanı aboneliklerinin yapılıp yapılamayacağı Akademik personelimizde memnuniyetsizlik oluşturacak, bilimsel araştırmalarda istenen sonuç alınamayacak ve bilimsel yayın sayısı azalacaktır. 5 Kütüphanenin yayın alım bütçesinin aynı tutarda devam ettirilmemesi yada azaltılması.yönetim değişiklikleri. 3 6 90 Döviz kurlarındaki belirsizlik nedeniyle ayrılan yayın alım bütçesinin döviz kurunun yükselmesi ile bütçenin döviz kuru karşısında değer kaybetmesi Bütçenin döviz karşısında değer kaybetmesi ve mevcut yurtdışından satın alınan veritabanlarının fiyatlarının artması sonucu mevcut aboneliklerin iptal edilebilme durumu ortaya çıkacaktır. 6 Döviz kurlarındaki dalgalanmalar ve yüselmeler 5 10 300 Kabul edilmesi zorunlu risk. Ödünç verme esnasında dikkatsizlikler nedeniyle karşılaşılabilecek sorunlar (Yanlış kişiye materyal verilmesi) Kullanıcı memnuniyetsizliği yaratacaktır, 6 Kullanıcı numaralarının sisteme yanlış yazılması bu riskin sebebidir. 2 rogram üzerinden kontroller yapılmaktadır 3 36 İade işlemleri esnasında Kullanıcı materyalleri iade ettği halde personel dikkatsizliği nedeniyle Kullanıcı memnuniyetsizliği yaratacaktır, 6 ilgili materyalin programdan iade alınmadan rafa çıkarılması Bu riskin sebebi personelin olası dikkatsizliğidir. 2 rogram üzerinden kontroller yapılmaktadır 3 36 İade edilem materyallerin manyetiklerinin doldurulmadan rafa çıkarılması Kütüphane koleksiyonundaki kayıp yayın sayısı artacaktır. 6 Bu riskin sebebi personelin olası dikkatsizliğidir. 2 İade alınan tüm materyallerin rafa çıkmadan önce manyetikleri doldurulmaktadır. 3 36 10
Kütüphane çalışanlarına kolay erişim sağlarım. Yöneltilen soru/sorun ve taleplere karşı üslup ve yaklaşımlarından memnunum. Talep ettiğimiz hizmetler için hızlı ve doğru çözümler üretir/bilgilendirir. Kütüphanenin basılı koleksiyonunu yeterli buluyorum. Kütüphanenin elektronik koleksiyonunu yeterli buluyorum. Kütüphanenin abone olduğu veritabanlarını yeterli buluyorum. Kütüphanenin hizmet saatlerini yeterli buluyorum. Kütüphanede ders çalışmak için sessiz bir ortam buluyorum. Kütüphane binasını fiziksel olarak yeterli buluyorum. Kütüphanenin kampüs içi konumundan memnunum. Kütüphanenin web sayfasındaki bilgiler tatmin edici düzeydedir. enel olarak kütüphanenin faaliyetlerinden memnunum. MEMNUNİYET ÖLÇÜM SONUÇLARI rafik Başlığı 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2016 2017 11
Kapasitenizle orantılı sipariş verebilme yeteneğimizden Siparişleri/Teknik şartnameleri yazılı olarak iletebilme yeteneğimizden Ödeme vadelerine uyumumuzdan Zam taleplerinize verdiğimiz tepkilerden Satınalma sorumlumuzun hitap ve davranışlarından Toplantı taleplerinize olan yaklaşımlarımızdan Kalite geliştirme konusundaki gayretlerimizden İlgili personele kolay ulaşabilirliğinizden Ödeme türünün firma finans yapınıza olan uyumundan Sorunlarınıza karşı çözüm üretebilme yeteneğimizden TEDARİKÇİ MEMNUNİYET D EĞERLENDİRMELERİ Not : Sadece üç firmadan ankete katılım olmuştur rafik Başlığı 120 100 80 60 40 20 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 roquest Online Bilgi ResearchSoftware 12
TEDARİKÇİ ERFORMANS DEĞERLENDİRMELERİ uan 120 100 80 60 40 20 0 13
DÜZELTİCİ FAALİYETLER 14
DÜZELTİCİ FAALİYET Bakım planı ve bakım kaydı hazırlanmış, gerekli işlemler yapılmıştır. İlgili dokümanlar Kalite ofisine teslim edilmiştir. Düzeltici faaliyet kapatılmıştır. 15
ELEN ŞİKAYETLER VE SONUÇLARI : Birimimize herhangi bir şikayet gelmemiştir. 16
EĞİTİM LANI Eğitim planı personel dairesi tarafından hazırlanmaktadır. 17
2018 YILI EĞİTİM İSTEKLERİ ersonel dairesi tarafından eğitim istekleri toplanmaktadır. 18
EĞİTİM MEMNUNİYETLERi 2017 yılı içinde verilen birim içi eğitim yoktur. 19
EĞİTİM ETKİNLİKLERİ Eğitim Adı Kişi Adı Eğitim Etkinlik uanı Son 6 ayda birimimize personel gelmemiştir. 20
İÇ DENETİMLER 21
İÇ DENETİM UANI MADDE- 4 BAŞARI ORANI 90% MADDE- 5 BAŞARI ORANI 100% MADDE- 6 BAŞARI ORANI 87% MADDE- 7 BAŞARI ORANI 92% MADDE- 8 BAŞARI ORANI 99% MADDE- 9 BAŞARI ORANI 100% MADDE- 10 BAŞARI ORANI 100% KYS İÇ DENETİM BAŞARI ORANI 95% Form No:FR-0154 Yayın Tarihi:01.08.2017 Değ.No:0 Değ. Tarihi:- 22
DEĞİŞİKLİKLERİN YÖNETİMİ Son 6 aydır süreçlerimizde oluşan bir değişiklik yoktur. 23
KAYNAK İHTİYACI Abone olunan veritabanlarının aboneliğinin devam edebilmesi için yayın alım bütçesinin bu şekilde korunması, Yeni veritabanı aboneliklerini gerçekleştirebilmek için bütçenin arttırılması, Kütüphanenin akşam saat beşten sonra ve hafta sonları verdiği hizmetlerin devamı ve daha da iyileştirilmesi için personele ödenen mesai ücretinin arttırılması, Kütüphanenin fiziki koşullarının daha da iyileştirilmesi, Özellikle tek kişilik çalışma karellerinin sayısının arttırılması, Sınav dönemlerinde öğrencilere çalışma masası yetmemektedir. Bu nedenle yeni çalışma masalarının alınması, 24
SÜREKLİ İYİLEŞTİRME ÖNERİLERİ Kütüphanemizin üniversitemizin bilimsel gelişimine her türlü katkıyı sağlamak adına 7/24 tüm veri tabanlarına erişim her yerden sağlanmasının devam ettirilmesi, Üniversitemizin bilim insanlarının yayınlarını hazırlarken ihtiyaç duydukları her tür ve formattaki bilgiyi onlara sağlamak adına verilen hizmetleri daha iyi bir şekilde sürdürmek, Öğrencilerimizin kütüphanede ders çalışabilmeleri için akşam saat 22.00 den sonra kafeterya bölümünün sabaha kadar açık tutulmasının sağlanması, Bunun için bir güvenlik görevlisinin görevlendirilmesi gerekir. Kullanıcılarımızın memnuniyetini artırmak için basılı kitap, e-kitap ve yeni veritabanı aboneliklerinin satın alınması gerekir. Kütüphanenin fiziki koşullarının daha da iyileştirilmesi, 25