Sayfa 1 / 7 UNVAN VEKÂLET İnsan Kaynakları Koordinatörü İnsan Kaynakları Koordinatör Yardımcısı SORUMLULUK VE GÖREVLER 1. Üniversitenin misyon, vizyon ve hedefleri doğrultusunda ekibi ile birlikte çalışmalar yapmak, 2. İnsan Kaynakları Servisinde daha etkin ve verimli nasıl hizmet verilebileceği, işlerin az zamanda daha kaliteli olarak nasıl bitirilebileceği, Üniversite içerisinde ve dışında etkin İK hizmetleri verebilme vb. konularda ekibi ile birlikte hedefler belirlemek, bu hedeflerin gerçekleşmesi için gerekli çalışma ve analizleri yapmak, gerektiğinden yönetimden destek almak, hedeflerin gerçekleşme oran / sürelerini takip ve kontrol etmek, 3. Üniversitenin çalışan profilini belirleyerek, işe alınanların adaptasyon sürecini kolaylaştırmak, bu konuda etkin çalışmalar hazırlamak ve uygulamak, 4. Organizasyon şemasında boş pozisyonları belirleyerek yönetime sunmak, 5. Personel Yönetmeliği ve ilgili kanunlar çerçevesinde kurallara uymayan personelle ilgili durumu yönetime raporlamak ve yönetimin talebi doğrultusunda gerekli işlemleri yürütmek, 6. Üniversite Ana Yönetmeliği, protokoller ve yönergelerin içeriğine hakim olmak ve işleri bu çerçevede takip etmek, 7. İşe alım, eğitim, kariyer ve yetenek yönetimi, organizasyonel gelişim, performans yönetimi, ücret ve yan haklar, özlük işleri, atama işlemleri ile ilgili İnsan Kaynakları süreçlerinin Üniversite politikasına göre yürütülmesini sağlamak, 8. İdari ve akademik personellere ait turnike kayıtlarının giriş ve çıkışları ilgili hazırlanan raporları kontrol etmek, varsa eksiklik ya da hataların ilgili birimler ile görüşülerek giderilmesi konusunda çalışmalar yapmak, 9. İşe alım süreci tamamlanan akademik ve idari personelin özlük dosyalarının oluşturulmasını, resmi işlemlerin yapılmasını, ilgili birimlere bildirimlerin yapılmasını sağlamak ve işlemleri organize etmek,
Sayfa 2 / 7 10. Taşeron firmasında işe başlayan ve işten ayrılan personellerin Emniyet Kimlik Bildirimlerini sistemsel olarak kayıtlarının yapılmasını sağlamak ve yapılan kayıtları kontrol etmek, 11. İşe yeni başlayan / işten ayrılan akademik ve idari personellerin karakol bildirimlerinin yapılmasını sağlamak ve yapılan bildirimleri kontrol etmek, 12. İşe yeni başlayacak ve işten ayrılacak olan akademik ve idari personellerin olurlarının hazırlanması için gerekli iş bölümünü yapmak, yazışmalarının yapılmasını sağlamak ve kontrol etmek, 13. İşe yeni başlayan personellerin periyodik muayene işlemleri için Kalite / SKS Birimlerine işe yeni başlayan personellerin bildirimlerinin yapılmasını sağlamak, 14. İşe yeni başlayan personellerin kimlik kartlarının basılmasını sağlamak, 15. İşe yeni başlayan personel bilgilerinin ilgili birimlere gönderilmesini sağlayarak, personel ile ilgili yapılması gerekli işlemlerin takip ve kontrolünü gerçekleştirmek, 16. Üniversite web sahifesinde personel bilgilerinin güncellenmesi için, personel hareketlerinde olan değişikliklerin İletişim Koordinatörlüğü ne bildirilmesi sağlamak, 17. İşten ayrılan Akademik ve İdari personele ait işten ayrılma ile ilgili sürecin başlatılarak işlemlerinin yapılmasını sağlamak, ilgili birimlere bilgi vermek, 18. Ücretsiz izin, doğum, rapor vb. personel devamsızlıklarını, kontrol etmek, evraklarını incelemek göreve dönüş tarihlerini takip ederek, gerekli işlem ve bildirimlerin yapılmasını sağlamak, 19. Görev değişikliği atama veya unvan değişikliği durumlarında servis içerisinde gerekli iş bölümünü yaparak, ilgili yazışma ve prosedürlerin tamamlanmasını sağlamak, 20. Yıllık izin kayıtlarını ve cetvellerini kontrol ederek, olası hataların giderilmesi için çalışmalar yapılmasını sağlamak, 21. Yıllık izin kurulunun kurulmasını sağlamak ve prosedür işlemlerinin takibini yapmak, 22. Personel özlük dosyası, agi, bilgilendirme vb. formlarının güncellenmesi için ekip içerisinde gerekli çalışma ve iş bölümü yapmak, yapılan çalışmaların güncel verilere aktarılmasını
Sayfa 3 / 7 takip ve kontrol etmek, 23. Personel özlük dosyalarının düzgün şekilde tutulmasını sağlamak, güncellenen evrakların sistem girişlerini kontrol etmek, ilgili birimleri bilgilendirmek, eksiklikleri tespit ederek tamamlanmasını sağlamak, 24. Yabancı uyruklu öğretim elemanlarının oturma izin sürelerini takip ederek, ilgili birimleri bilgilendirmek, işlem sürecini takip etmek, 25. Yabancı uyruklu öğretim elemanı atama sürecini başlatmak, takip etmek ve sonuçlandırmak. 26. İşe yeni başlayan tüm akademik ve idari personellerin sözleşme aşamasını takip ve kontrol etmek, Rektör ve Başkan oluruna sunmak, 27. İdari personel maaş zamları için öneriler hazırlamak ve örnek tablolar oluşturmak, 28. Akademik personelin maaş zam çalışmasında Rektörlük makamından talep edilen evrak ve belgeleri hazırlamak, 29. Akademik ve İdari Personellerin maaş artış tablolarını hazırlayarak, Rektör ve Başkan oluru almak, 30. Personellerin haciz bildirilerini takip etmek, Hukuk Müşaviri ile irtibat içerisinde olmak cevabi yazıları personelin özlük dosyasında muhafaza etmek, sıraya konan haciz kesintilerinin ilgili icra dairesine ödenmesi hususunda ilgili birimleri bilgilendirmek ve işlemi takip etmek, 31. Dil Tazminatı, Makam Tazminatı, Doktora Tazminatı, İcra Kesintileri, BES Kesintileri, vb. süreli olan ödenekler için hazırlanan tabloların kontrol ve takibini yapmak, 32. Üniversite personel verilerine ait tabloları hazırlamak, istatiksel verileri güncellemek ve gerektiğinde raporlamaları yapmak, 33. YÖK denetim tablolarını hazırlamak ve güncel verileri işlemek, 34. Kalite Yönetim Sistemi süreçlerinde rol almak ve katkıda bulunmak, 35. Yapmış olduğu iş ile ilgili güncel mevzuatı takip ederek ilgili takım arkadaşlarını
Sayfa 4 / 7 bilgilendirmek ve uygulamak, 36. Teşvikleri takip ederek, uygulanması için önerilerde bulunmak ve uygulanabilir olanları gerçekleştirilmesini sağlamak, 37. Genel manada Koordinatörlüğün yürütmüş olduğu performans, eğitim, sosyal aktiviteler, anket vb konularda çalışmalar yapmak, 38. Maaş ödeme ve tahakkuk işlemleri ile ilgili çalışmaları yürütmek., 39. E bildirge işlemlerinin yapılamasını sağlamak bununla ilgili gerekli çalışmaları yürütmek, 40. Servis ile ilgili tüm yazışma süreçlerini takip etmek, 41. Kadrolu öğretim elemanlarının YÖKSİS veri girişlerini kontrol ve takip etmek giriş ve çıkışlarını yapmak, 42. Esnek saat çalışması yapan öğretim elemanlarının turnike kayıtlarına göre, Rektörlük makamından gelen bilgi doğrultusunda ikaz, savunma vb. yazılarını yazarak takip ve kontrolünü yapmak, 43. Servis tarafından yapılması gereken aylık bildirimleri takip etmek gerekli kontrolleri yaparak ilgili personelleri yönlendirmek, 44. Engelli personel işlemleri ile ilgili süreci takip etmek, 45. Haftalık faaliyet raporlarının hazırlanmasını sağlayarak gerekli kontrol ve düzeltmelerden sonra birim amirine onaya sunmak, 46. Akademik ve İdari Personelin atama / işe giriş işlemleri ile ilgili tüm süreci baştan sona yürütmek ve yönetmek, 47. Güvenlik soruşturması için gerekli evrakların teminini sağlayarak, yazışmaları yapmak, takip etmek, 48. Servis ile ilgili raporları ve istatistikleri hazırlamak, 49. Anket formları hazırlayarak, anketlerin doldurulmasını, değerlendirilmesini ve raporlanmasını sağlamak,
Sayfa 5 / 7 50. İKK tarafından yapılacak olan duyuru metinlerini hazırlayarak ilan edilmesini sağlamak, 51. YÖK Denetim süreci ile ilgili tüm işlemleri yapmak, raporları hazırlamak, 52. Resmi kurumlardan talep edilen istatistik vb. verilerin hazırlanmasını sağlamak, 53. Eğitim planlamaları ve raporlamaları hazırlamak, 54. Servis ile ilgili tüm mevzuatı takip etmek ve uygulanmasını sağlamak, 55. Servisle ilgili diğer işleri takip etmek ve ekibe yardımcı olmak, 56. Genel Sekreterlik tarafından verilen diğer iş ve işlemleri gerçekleştirmek, Yukarıda belirtilen görevlerin yürütülmesinden Genel Sekretere karşı sorumludur. YETKİLER SGK ekran kullanma yetkisi. İşveren sağlık bildirimleri ekranı kullanma yetkisi. İş- Kur raporlarını hazırlama ve kullanma yetkisi. Sağlık Müdürlüğü bildirim ekranlarını kullanma yetkisi. YÖKSİS ekranlarını kullanma yetkisi. YÖKSİS Sivil Savunma ekranlarını kullanma yetkisi. Adres ve kimlik doğrulama ekranlarını kullanma yetkisi. İlanbis ekranını kullanma yetkisi. Resmî Gazeteye İlan verme bilgisi gönderme yetkisi. Bilişim HR programlarını kullanma ve yetki verme yetkisi. Netsis programını kullanma yetkisi. İnsan Kaynakları Mesai programını kullanma ve rapor alma yetkisi. Turnike kapıcı programını kullanma ve rapor alma yetkisi. Fazla Çalışma ve fazla sürelerle çalışma modülünü kullanma rapor alma ve izleme yetkisi.
Sayfa 6 / 7 E bildirge giriş yapma, gönderme ve onaylama yetkisi. Karakol bildirimleri ekranı kullanma ve güncelleme yetkisi. Maaş hazırlama ve onaya gönderme yetkisi. Yıllık izin takip kontrol, kurul oluşturma ve raporlama yetkisi. Sözleşme hazırlama, güncelleme ve öneri sunma yetkisi. Protokol ve yönetmelik/yönerge taslakları hazırlama ve onaya sunma yetkisi. Eğitim organizasyonları için gerekli işlemleri takip yetkisi. SPSS programı kullanma yetkisi. YETKİNLİK (Eğitim, Öğretim, Tecrübe ve Beceri) İnsan Kaynakları / Özlük ve Bordrolama alanında en az 3 yıl tecrübesi olmak, bordrolama işlemini bizzat yapmış olmak. Alanında lisans mezunu olmak. Sabırlı ve azimli olmak. Stres yönetimini iyi yapabiliyor olmak. Ekip çalışmasına yatkın olmak. Excel, Word, PowerPoint programlarını iyi kullanabiliyor olmak. Dikkatli ve özverili olmak. Alanında eğitimler almış olmak. Güvenilir, güler yüzlü ve insan ilişkileri iyi olmak. Diksiyonu düzgün olmak. Organizasyonel yapı, kurum kültürünü analiz etme yetisine sahip olmak. Sosyal Güvenlik mevzuatı ve diğer ilgili mevzuatlara hakim olmak. Genel iş etiği kurallarına uygun hareket etmek. Organizasyonel yapı, davranış ve şirket kültürünü analiz etme bilgisine sahip olmak. Özlük uygulamaları bilgisine sahip olmak.
Sayfa 7 / 7 Problem çözme bilgi ve becerisine sahip olmak. Genel iş etiği kurallarına uygun hareket etmek İşyerindeki çalışma prensiplerine uygun hareket etmek. Neden sonuç ilişkilerini doğru ve zamanında kurarak olayları çözümlemek ve sonuca götürmek, parçadan bütüne ulaşabilecek analitik zekaya sahip olmak. Sonuç ve süreç odaklı olmak. Gelişime açık olmak.