T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ GÖREV TANIMI FORMU

Transkript

1 T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ GÖREV TANIMI FORMU Birim: Görev Adı: Amiri İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Bölüm Sekreterliği Birimi Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanı / Fakülte Sekreteri / Dekan Sorumluluk Alanı: Bölümü ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak. Görev Devri: Diğer Bölüm Sekreteri Görev Amacı: Fakültenin ve ilgili bölümün misyonu ve vizyonu doğrultusunda Bölümü ilgilendiren tüm konularda gerekli tüm faaliyetlerin etkin ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi hedeflenmektedir. Temel İş ve Sorumluklar - Bölüme gelen akademik ve öğrenci evraklarının EBYS sisteminde tarayıcıdan taranarak elektronik olarak kayda alınması. - Ders kayıt tarihlerinden önce şube ve dersi yürütecek öğretim elemanı gibi gerekli tüm bilgilerin ÖBS ye girilmesi - Ders programlarının, ders dağılımlarının ve ders planlarının ÖBS ye girilmesi. - Ders kayıt tarihlerinden önce ÖBS de öğrenciye, bölüm başkanının önerisi doğrultusunda akademik danışman atanması. - İngilizce hazırlık sınıfından bölüme geçen öğrencilerle, bölüme dikey geçiş ve daha önce üniversite bitirilerek ÖSS ile gelen öğrencilerden intibakları yapılanların sınıf bilgilerinin ÖBS ye doğru girilmesi. - Ders aldırma, dersleri açık kapama ve sınavları ÖBS ye açıp kapama işlemlerinin zamanında yapılması. - Her yarıyıl başında, ders veren her bir öğretim elemanın ders içerik formlarının hazırlanmasının takip edilmesi, bu formların bölüm başkanlığının onayına sunulması, gerektiğinde yazılması, çoğaltılması ve dosyalanması. - Yarıyıl başlarında program koordinatörünce hazırlanan haftalık ders programlarının bilgisayar ortamına aktarılması. - Kesinleşen haftalık ders programlarının üst ile yazı dekanlığa bildirilmesi. - Kesinleşen haftalık ders programlarının kilitli öğrenci ilan panosunda duyurulması, öğretim elemanlarına kendi haftalık ders programlarının yazılı olarak iletilmesi. - Ekle sil tarihlerinden sonra öğrenci ders devam çizelgelerinin kesinleşmiş halinin ders sorumlularına yazılı olarak iletilmesi - Derslerin etkin şekilde yürütülebilmesi için öğretim elemanlarının ihtiyacı olan kırtasiye malzemeleri ile ders araçlarının sağlanması. - Fakülte öğrenci ilan panolarında ilgili duyuruların yapılması, süresi dolanların kaldırılması - Ekle- Sil işlemi bitiminde ders bildirim formlarının, bölüm sekreterliklerine danışmanlarca teslim edilen öğrenci işleri kopyalarının üst yazı ile dekanlığa teslim edilmesi. - Derslerin saatinde başlamaması halinde, ders sorumlusu öğretim 1

2 elemanı ile iletişim kurarak durumunun bölüm başkanına bildirilmesi. - Yarıyıl içi ve yarıyıl sonlarında program koordinatörünce hazırlanan sınav programlarının bilgisayar ortamına aktarılması. - Kesinleşen sınav programlarının üst yazı ile dekanlığa bildirilmesi. - Kesinleşen sınav programlarının kilitli öğrenci ilan panosunda duyurulması, tam ve yarı zamanlı öğretim elemanları ile gözetmenlere, kendi sınav programlarının, Gözetmenlik ve Görevlendirme Formu na işleyerek yazılı olarak iletilmesi. - Yarıyıl içi ve yarıyıl sonu sınavlarından önce fakülteye ait ortak derslerin öğrenci imza çizelgelerinin hazırlanması, ders sorumlularına ve sınav gözetmenlerine yazılı olarak bildirilmesi. - Yarıyıl sonlarında öğrencileri yarıyıl başarı durumlarını gösterir dökümlerin, belirtilen sürelere uygun olarak ders sorumlularından 3 nüsha halinde imzalanmış olarak imza karşılığı teslim alınması - Öğrencilerin yarıyıl başarı durumlarını gösterir dökümlerin iki nüshasının üst yazı ile dekanlığa telim edilmesi, bir nüshasının bölüm sekreterliğinde dosyalanması. - Fakülte bölüm arası ve bölümlere arası yazışmaların yapılması, ilgili yere zimmet karşılığı teslim edilmesi. - Bölümden giden ve bölüme gelen yazıların evrak kayıtlarının giden ve gelen evrak kayıt defterine işlenmesi, yazıların ilgili dosyalara saklanması. - Dekanlıktan gelen yazıların bölüm başkanlığınca gereğinin yapılmasının izlenmesi ve yanıt gereken yazıların gününde dekanlığa iletilmesinin sağlanması. - Bölüme gelen yazıları bölüm başkanın görüşü doğrultusunda gerekirse bölüm öğretim elemanlarına ve araştırma görevlilerine üç gün içinde imza karşılığında duyurulması yada dağıtılması. - Toplantı duyuruların yapılması.. - Bölüm Kurulu toplantı tutanaklarının bilgisayar ortamına aktarılması. - Bölüm personelinin yıllık izin formlarının bir nüshalarının bölüm sekreterliğinde dosyalanması, yıllık izin dönüşünde, yıllık izin dönüş formlarının doldurulmasının sağlanması. - Gerektiğinde öğrenci ve danışmanı arasında bağlantı kurulmasının sağlanması, dekanlıktan gelen öğrenci ile ilgili Fakülte Yönetim Kurulu kararlarının akademik danışmana duyurulması. - Öğrenci sınav notu itirazlarının kabul edilmesi ve öğretim elemanlarına sunulması - Erasmus,Farabi öğrencilerin intibak işlemlerinin yapılması ve notların sisteme girilmesi -Öğrencilerle ilgili (not düzeltme, not bildirim, ekle-sil vb.) evrakların danışman tarafından onaylandıktan sonra bölüm başkanlığına ileterek üst yazı ile dekanlık makamına bildirilmesini sağlaması. - Öğrenci tek ders dilekçelerinin kabul edilmesi ve sonuçlarının öğrenci işleri bürosuna iletilmesi ve siteme işlenmesi. - Öğrenci stajlarının ÖBS ye girilmesi. - Mezuniyeti onaylanan öğrencinin ilişik kesmesinin ÖBS üzerinden yapılması - Öğrenci muafiyet dilekçelerinin kabul edilmesi,intibak komisyonu kararının yazılması ve sonuçlarının sisteme girilmesi, muafiyet kararlarının dekanlığa sunulması. -Öğretim elemanlarından gelen F1 formlarının kontrol edilmesi ve bölüm başkanının onayı ile dekanlığa sunulması 2

3 Yetkileri: Bilgi: - Sınav tarihlerinin ÖBS ye girilmesi ve sonuçların öğrencilere zamanında açıklanması. - Sınav listeleriyle ile ilgili öğretim elemanlarının bilgilendirilmesi ve listelerin bölüm sekreterliğine zamanında gelmesi için öğretim elemanlarına yardımcı olunması Sayılı Kanun gereği bölümde çalışan öğretim elemanlarının görevlendirilmeleri ile ilgili evrakların kabul edilmesi ve dekanlığa sunulması. - Telefonların yanıtlanması, gerekli durumlarda not alarak ilgili kişiye iletilmesi. - Bölüm Başkanının verdiği diğer işlerin yapılması. - Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek. - Üniversitenin etik kurallarına uymak. - Bağlı olduğu birim ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yürütmek Öğrenci Bilgi sistemini kullanmak. Yazıları parafe etme, Yazı işleri ile ilgili yazıları teslim alma ve tutanakları imzalama. Kanun Sayılı kanun Sayılı Harcırah Kanunu - Yüksek Öğretim Personel Kanunu (2914) Yönetmelik; - Üniversitelerde Akademik Teşkilât Yönetmeliği, - Doçent Sınav Yönetmeliği - Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği - Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik - Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Kurulların Oluşturulması ve Bilimsel Denetim Yönetmeliği - Devlet Memurlarına Verilecek Hastalıkları İle Hastalık Ve Refakat İznine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, - Kocaeli Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği - Kocaeli Üniversitesi Çift Anadal Programı(ÇAP) Yönetmeliği - DGS Yönetmeliği - Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı Ve Memurları Disiplin Yönetmeliği -Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği Yönerge - Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü İmza Yetkileri, Yetki Devri ve Elektronik Yazışma Kuralları Yönergesi Kocaeli Üniversitesi Genelgeleri; - Yardımcı Doçentlerin Yeniden Atanma Kuralları (Genelge-2013/10) Sayılı Kanunun Uyarınca Yeniden Atanacak Öğretim Elemanları (Genelge-2013/11) Sayılı Kanunun ve 40.Md.Gereği Görevlendirmeler (Genelge-2013/12) - İzinlerin Kullanılmasına İlişkin Mevzuat(Genelge-2013/13) 3

4 Beceri ve Yetenekler: - Bilimsel Çalışma ve Araştırma Faaliyetleri İle İlgili Kurallar(Genelge /4) Sayılı Kanunu 4/C ve 12.Md. Uyarınca Yapılacak Olan Bilimsel Çalışmalar (Genelge /5) - Ders Programları İle İlgili Mevzuat(Genelge /8) - Analitik düşünebilme - Analiz yapabilme - Değişim ve gelişime açık olma - Düzgün diksiyon - Düzenli ve disiplinli çalışma - Ekip çalışmasına uyumlu ve katılımcı - Empati kurabilme - Etkin yazılı ve sözlü iletişim - Güçlü hafıza - Hızlı düşünme ve karar verebilme - Hızlı uyum sağlayabilme - Hoşgörülü olma - İkna kabiliyeti - Karşılaştırmalı durum analizi yapabilme - Kurumsal ve etik prensiplere bağlılık - Ofis programlarını etkin kullanabilme - Ofis gereçlerini kullanabilme (yazıcı, faks vb.) - Sabırlı olma - Sistemli düşünme gücüne sahip olma - Sorun çözebilme - Sonuç odaklı olma - Sorumluluk alabilme - Sözlü ve yazılı anlatım becerisi - Stres yönetimi - Üst ve astlarla diyalog - Yoğun tempoda çalışabilme - Zaman yönetimi Görev Tanımını Hazırlayan: Onaylayan: Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ediyorum. Ad-Soyad İmza 4

5 5