T.C. GEBZE BELEDİYESİ PLAN VE PROJE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç- Kapsam ve Dayanak Amaç MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 48. ve 49. Maddeleri gereği Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esasları na göre düzenleme yapılması amacıyla, 10.04.2007 tarih ve 61 sayılı Belediye Meclis kararı ile yeniden adlandırılan Plan ve Proje Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliğinin, usul ve esaslarını belirlemektir. Kapsam: MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Gebze Belediyesi Plan ve Proje Müdürlüğünün; görev, yetki ve çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar. Yasal Dayanak MADDE 3- (1) 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birliklerinin Norm Kadro ilke ve Standartlarına ilişkin Esaslar hakkındaki kararı gereğince, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. ve 49. Maddelerine istinaden yeniden adlandırılması nedeniyle, 5393 sayılı Kanununun 18. Maddesinin (m) bendi gereğince Müdürlüğün; Görev, Yetki, Sorumluluk ve Çalışma yönetmeliğinin hazırlanması zorunlu hale gelmiştir. Sayfa 1
İKİNCİ BÖLÜM Tanımlar, Kuruluş ve Yönetim Planı, Müdürlük Görev ve Yetkileri Tanımlar MADDE 4- a) Belediye Başkanlığı: Gebze Belediye Başkanlığını, b) Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı bulunduğu başkan yardımcısını, c) Müdür : Plan ve Proje Müdürlüğünü, d) Teknik Personel : Plan ve Proje Müdürlüğü teknik personellerini, e) Evrak Kayıt Sorumlusu: Plan ve Proje Müdürlük kalemi ve Arşiv personelini, f) Taşınır Kayıt Kontrol Sorumlusu: Plan ve Proje Müdürlüğü taşınır kayıt kontrol sorumlusunu, g) Strateji Geliştirme ve Kalite Yönetim Temsilcisi: Plan ve Proje Müdürlüğü kalite yönetim temsilciliğini ifade eder. Müdürlük Görev ve Yetkileri MADDE 5- Genel Görev Tanımları: a) İmar durumu hazırlamak. b) İmar plan tadilat talepleri işlemlerini yapmak. c) 1/1000 ölçekli imar planı ihalesini yapmak, ihale sonrasında işin kontrolünü yaparak imar planlarını hazırlatmak. d) 1/1000 ölçekli mevzi imar plan tadilat taleplerini değerlendirerek, meclise göndermek, imar komisyonu çalışmalarında komisyona bilgi vermek. e) Meclis tarafından kabul edilerek askıya çıkarılan 1/1000 ölçekli imar planlarına askı süresi içerisinde yapılan itirazların değerlendirilmesi için dosyayı meclise göndermek ve sonuçlandırmak. f) Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. (1) Plan ve Proje Müdürünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları: a) Müdürlükten gelen dilekçelerin servisteki çalışanlara havale etmek. b) Meclise sunulan plan tadilat tekliflerini incelemek ve komisyona bilgi vermek. c) İmar durumlarını onaylamak. d) Planlama birimindeki işleri sevk ve idare etmek. e) Sayısal ortamdaki planların üzerindeki değişiklikleri kontrol etmek. f) Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. Sayfa 2
(2) Teknik Personel Görev yetki ve sorumlulukları: A) Şehir ve Bölge Plancısı Görev, Yetki ve Sorumlulukları: a) Servise havalesi yapılan evraklarla ilgili işlemleri yapmak. b) Vatandaşların şikâyet ve taleplerini değerlendirmek. c) İmar Durumu ile ilgili şifai ve resmi talepleri değerlendirmek; sözlü veya yazılı bilgi/belge vermek. d) 1/5000 ölçekli nazım ve 1/1000 ölçekli uygulama imar planlarının hazırlanması ile ilgili işlemleri yürütmek. e) İmar planı değişiklikleri, revizyonu ve mevzi imar planı talepleriyle ilgili işlemleri yapmak. f) İmar planlarındaki sorunları ve plan arası tutarsızlıkları tespit etmek ve çözüm önerileri geliştirmek. g) Belediye meclisine havale edilecek evraklarla ilgili çalışmaların yapılması ve meclisçe değerlendirilen imar planları değişikliklerinin imzaya hazır hale getirilmesi, imzası tamamlananların askıya çıkarılması, varsa itirazların değerlendirilmesi ile ilgili işlemlerin yapılması ve kesinleşen planların yürürlüğe konulması ile ilgili çalışmaları yürütmek. h) İhale evrakları ve dosyalarını hazırlamak. i) İmar planları ve imar durumlarının sayısallaştırılması ile ilgili çalışmalar yapmak. j) İmar planları ile ilgili ihale çalışmaları yapmak. k) Planlama çalışmaları doğrultusunda ilgili kurum ve kuruluşlarla görüşmeler yapılması ve kurum görüşlerini toplamak. l) Arazi inceleme, tespit ve değerlendirme çalışmaları yapmak. m) Belediyenin dışında yürütülen planlama ile ilgili çalışma, toplantı ve komisyonlara katılmak. n) 2981 ve 3194 sayılı yasalara göre imar düzenlemeleri yapmak ve talep durumunda imar durumları düzenlemek. o) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. r) Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. (B) Tekniker / Teknisyen Görev, Yetki ve Sorumlulukları: a) Resmi ve bilgi amaçlı imar durumu hazırlamak. b) Vatandaşların kısıtlılık taleplerini arazide kontrol etmek ve hazırlamak. c) İmar durumlarının arazide kontrolünü yapmak. d) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. e) Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. f) (3) Evrak Kayıt Sorumlusu Görev Yetki ve Sorumlulukları: a) Vatandaşların talepleri hakkında önbilgi ile bilgilendirmek. b) Resmi kurum ve vatandaştan gelen talepleri kayıt altına almak. c) Evrak kayıt ve çıkışlarını yapmak. d) Kayıt yapılan evrakları havalesinin yapılması için Müdür e sunmak. e) Müdür tarafından havalesi yapılan evrakları ilgili çalışana teslim etmek. f) Resmi evrakların onaylanması için bağlı Başkan Yardımcısına sunmak. g) Çıkışı yapılan evraklar için dosya oluşturmak. h) Dosya arşivleme çalışmalarını yapmak. Sayfa 3
i) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. j) Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. (4) Taşınır Kayıt Kontrol Sorumlusu Görev Yetki ve Sorumlulukları: a) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek. b) Girişi yapılan malzemelerin müdürlüklere devrini yapmak. c) Tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerini üç aylık periyotlarla çıkararak Mali Hizmetler Müdürlüğüne teslim etmek. d) Kamu İhale Kanununa uygun olarak yapılan mal ve hizmet alımlarını aylık olarak Kamu İhale Kurumuna internet aracılığı ile bildirmek. e) Demirbaş zimmetlerini yapmak, barkotlamak ve demirbaş listelerinin müdürlüklere astırmak. f) Yıl sonunda demirbaş sayımı yapmak. Listeleri güncellemek. g) Sayıştaya verilecek yıl sonu Taşınır Yönetim Hesabını hazırlamak. h) Ambar sayımı yapıp yılsonu stok durumunu belirlemek. i) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek. j) Kalite Yönetim Sistemi çalışmalarını uygulamak ve geliştirmek. (5) Strateji Geliştirme ve Kalite Yönetim Temsilcisi Görev, Yetki ve Sorumlulukları: a) Belediye Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi uygulamalarında birim temsilcisi olarak görev yapar ve hazırlama çalışmalarında bulunmak. b) Birimi ile ilgili dönemsel olarak performans ve kalite hedeflerini belirler, izler ve bu hedeflerine uygun faaliyetlerde bulunmak. c) Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili birim aylık raporlarını düzenleyerek üst yönetime sunmak. d) Belediye Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı uygulamalarına ve Kalite politikasının benimsenmesine yönelik olarak çalışmalarda bulunur ve gereklerini yerine getirilmesini sağlamak. e) Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite El Kitabında birimi ile ilgili bölümü hazırlar ve yılda bir kez gözden geçirmek, gerekirse revize etmek. f) İç denetim faaliyeti kapsamında denetçilere birimi ile ilgili konularda bilgi verir ve Biriminde Kalite Yönetim Sistemi nin etkinliği konusunda rapor hazırlar ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısına sunmak üzere Kalite Yönetim Koordinatörlüğüne iletmek. g) Sistemde birimi ile ilgili doğabilecek uygunsuzlukların belirlenmesi ve giderilmesi için düzeltici, önleyici faaliyetlerin planlanması ve takibi işlemlerini yapmak. h) Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite ile ilgili kurum içi ve kurum dışı toplantılara ve eğitimlere katılmak. i) Yönetim tarafından oluşturulmuş olan diğer kurallar çerçevesinde ve Stratejik Plan, Performans Esaslı Bütçeleme, Faaliyet Raporu, İç Kontrol Eylem Planı ve Kalite Yönetim Sistemi içinde hazırlanmış dokümanlarda belirtilen diğer görevlerini yerine getirmek. Sayfa 4
Kuruluş ve Müdürlük Servislerinin Oluşumu, Görev Yetki ve Sorumlulukları : MADDE 6- a) Planlama Servisi, b) Tarihi Mekânlar ve Kent Estetiği Servisi, c) Kalem ve Arşiv Sorumlusu (1) Planlama Servisi Görev ve Sorumlulukları: a) 1/1000 Ölçekli Uygulama İmar Plan Tadilatlarının Hazırlanması; 1. 1/1000 ölçekli uygulama imar planı tadilatı talebi alınması ya da başkanlık emri alınması, 2. Tadilata ilişkin olarak gerekli kurumlardan kurum görüşlerinin alınması, 3. 1/1000 ölçekli teklif tadilat paftalarının hazırlanıp, kurum görüşleriyle beraber ilçe Belediye meclisine sunulması, 4. Tadilat talebinin ilgilisine meclis kararıyla uygun görülüp, görülmediğinin tebliğ edilmesi, 5. İlçe Belediye meclisince uygun görülen tadilat talebinin Büyükşehir Belediye Başkanlığına onaylanması için gönderilmesi, 6. Büyükşehir Belediye Meclisince onaylanarak gelen tadilatın basın ilan kurumuna yayınlanmak üzere gönderilmesi, 7. Yayınlanan planların Belediye panosunda askıya çıkartılması, 8. Tadilata konu parsel için Belediye İmar Komisyonunca belirlenen tadilat harç tarifesi üzerinden tadilat harcı kesilmesi, 9. Plan Tadilatının teknik müdürlüklere dağıtımının yapılması, b) 1/5000 Ölçekli Nazım İmar Planı Tadilatlarının Hazırlanması; 1. Başkanlık emriyle tadilat sürecinin başlatılması, 2. 1/5000 ölçekli nazım imar planı tadilatına ilişkin olarak gerekli kurumlardan kurum görüşlerinin alınması, 3. 1/5000 ölçekli teklif tadilat paftalarının hazırlanıp, kurum görüşleriyle beraber Kocaeli Büyükşehir Belediye Başkanlığına gönderilmesi, 4. Büyükşehir Belediyesinde onaylanıp gelen tadilata uygun olarak 1/1000 ölçekli tadilat paftalarının hazırlanması, 5. 1/1000 ölçekli uygulama imar planı tadilatına ilişkin olarak gerekli kurumlardan kurum görüşlerinin alınması, 6. Hazırlanan 1/1000 ölçekli tadilat paftaları ve kurum görüşlerinin İlçe Belediye Meclisine sunulması, 7. İlçe Belediye Meclisi tarafından onaylanan 1/1000 ölçekli tadilatın Büyükşehir Belediyesine gönderilmesi, 8. Büyükşehir Belediye Meclisince onaylanarak gelen tadilatın Basın İlan Kurumuna yayınlanmak üzere gönderilmesi, 9. Yayınlanan planların Belediye panosunda yasal süresi doğrultusunda askıya çıkartılması, 10. Plan tadilatının teknik müdürlüklere dağıtımının yapılması, Sayfa 5
c) Yazılı İmar Durumu Verilmesi; 1. Dilekçeyle ve kurumlardan gelen yazılı imar durumu talebinin alınması, 2. Yazılı imar durumunun tanzim edilerek ilgilisine tebliğ edilmesi, d) Hukuki Faaliyetler; 1. Keşif yapılması, 2. Hukuk İşleri Müdürlüğü tarafından talep edilen savunma yazılarının hazırlanması, e) E-Postalara Cevap Verilmesi; 1. Müdürlük sorumluluğunda yer alan ve elektronik ortamında kurumumuza iletilen taleplere yine e-posta ile cevap verilmesi, f) Faaliyet Raporları; 1. Müdürlük faaliyetlerinin hazırlanması, (2) Tarihi Mekanlar ve Kent Estetiği Servisi: a) Tarihi Mekanlar: 1- İlçemiz sınırları içerisinde bulunan tarihi eserlerin korunmasına yönelik çalışmalar, 2- Belediyemizce yapılması planlanan tescilli eserlerin proje ve uygulama ihalelerinin yapılması, 3- Tescilli yapı sahiplerine danışmanlık hizmeti verilmesi, 4- Tarihi kentler birliği toplantı ve yarışmaları ile ilgili çalışmalar yapılması. b) Kent Estetiği: 1- Cadde üzerindeki yapıların cephe iyileştirmesi çalışmalarının yapılması, 2- Cephe düzenlemeleri ile ilgili projelerin düzenlenmesi ve uygulanması çalışmalarının yapılması. (3) Kalem ve Arşiv Sorumlusunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları: a) Evrak Girişi İşlemlerinin Yapılması; 1. Müdürlüğümüze gelen evrakların arşiv dosyalarının çıkarılması, 2. Gelen evrakların defter kayıt yazılıma girişi yapılarak havaleye götürülmesi, 3. Havaleden sonra dosyaların ilgilisine zimmetle dağıtımının yapılması, b) Evrak Çıkışı İşlemlerinin Yapılması; 1. Raportörlerin yazdıkları yazıların müdürlük imzalarını tamamladıktan sonra başkan yardımcısı ve başkana çıkarılması, 2. İmzaları tamamlanan yazıların çıkışının yapılması, 3. Çıkışları tamamlanan yazıların ilgili birimlere zimmetle dağıtımının yapılması, 4. Çıkışı yapılan vatandaş dilekçesi cevaplarının posta ile gönderilmesi, 5. Çıkışı yapılan elden takipli evrakların ilgilisine elden verilmesi, Sayfa 6
c) Personel Özlük İşlemlerinin Yapılması; 1. Personelin yıllık izne ayrılış ve başlama yazılarının yazılması, 2. Personelin görevlendirilme yazılarının tebliği, 3. Personelin doğum iznine ayrılış ve başlayış yazılarının yazılması, 4. Personelin rapor yazılarının yazılması, 5. Üniversite ve lise öğrencilerinin staja başlama işlemleri ve puantajlarının hazırlanması, d) Beyaz Masa Başvuru Sistemi; 1. Gelen başvuru ve şikayetlerin havaleye götürülmesi, 2. Havale işleminden sonra ilgilisine verilmesi, 3. Yazılan cevapların beyaz masa başvuru sistemi ile gönderilmesi, 4. İşlemi tamamlanan başvuruların arşivinin oluşturulması, e) Arşiv İşlemlerinin Yapılması; 1. Planlama bürosu arşivinin düzenlenmesi, 2. Müdürlüğümüz yazışma dosyalarının arşiv düzenlemesi, 3. Personel dosyalarının arşiv düzenlenmesi, 4. İşlemi biten dosyaların sırasına göre arşive yerleştirilmesi, 5. Saklama süreli dosya planı işlemi, 6. Standart Dosya Planına göre kodlama işlemlerinin yapılması, 7. Standart Dosya Planına göre dosya sırtlıklarının düzenlenmesi, f) Demirbaş Malzeme Alımları iş ve işlemlerinin Yapılması; 1. Demirbaş listesinin hazırlanması, 2. Yıllık demirbaş sayımının yapılması, 3. Malzeme talep işlemlerinin yapılması, 4. Malzemelerin kayıttan düşülmesi işlemlerinin yapılması, g) Diğer İş ve İşlemlerin Yapılması; 1. Müdürlüğümüz işlerinde kullanılmak üzere avans çekimi, 2. Müdürlüğümüz işlerinde kullanılan avansın kapatılması, 3. İlanı yapılacak işlerin Basın İlan Kurumu Müdürlüğüne gönderilmesi, 4. Haftalık faaliyetinin hazırlanması, 5. Yıllık faaliyetin hazırlanması, 6. Müdürlüğümüzden talep edilen ozalit, plan, imar durumu gibi belgelerin, harç makbuzu hazırlanarak Mali Hizmetler Müdürlüğü veznesince tahakkukunun yapılmasını sağlamak, h) İhale İş ve İşlemlerinin Yapılması; 1. Planlama servisi kapsamında ihtiyaç duyulan mal/hizmet alımlarının tespit edilmesi ve ihaleye çıkılmak üzere onay alınması, 2. İhtiyaç duyulan mal/hizmet alımına dair fiyat araştırması yapılması, 3. İhale usulünün tespit edilerek ihale çıkılması, gerekli evrak ve belgelerin hazırlanması, sürecin takip edilmesi, Sayfa 7
4. İhaleye kazanan yüklenici adayı ile sözleşme imzalanması, 5. Sözleşmeye istinaden hak ediş düzenlenmesi, keşif artışı ve süre uzatımı verilmesi sözleşmenin feshedilmesi işlemlerinin yapılması, 6. İş deniyim belgesi verilmesi, I) E-postaları Cevap Verilmesi; 1. Müdürlük sorumluluğunda yer alan ve elektronik ortamında kurumumuza iletilen taleplere yine e-posta ile cevap verilmesi, ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yürürlük ve Yürütme Yürürlük MADDE 7- (1) Bu yönetmelik hükümleri; Gebze Belediye Meclisince karara bağlandıktan sonra İlçe mülki amirinin onayından sonra yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 8- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini, Gebze Belediye Başkanlığı adına Plan ve Proje Müdürlüğü yürütür. Adnan KÖŞKER Kerim BÜYÜKGÖZ Nilay AYRAN Belediye Başkanı Kâtip Kâtip Sayfa 8