Sekreterlik ve Büro Hizmetleri Ders-6 Bürolarda Toplantı ve Zaman Yönetimi
Zaman Yönetimi Zaman Yönetimi kavramı bürolarda belki de en önemli konudur. 2
Zaman Yönetimi Zaman yönetimi ise : Üreticiliği ve verimliliği arttırmak amaçlı olarak, belirli aktiviteler üzerinde harcanan zamanı bilinçli bir şekilde kontrol etme yöntemidir. Zaman; Herkesin eşit olarak sahip olduğu Aynı şekilde kullanılmadığı Toplanamadığı veya biriktirilemediği Paylaşılamadığı İkame edilemediği Soyut Bir kavramı ihtiva eder. 3
4
Peki Zamanın Var Olduğunu Nasıl Algılarız? 5
Peki Zamanın Var Olduğunu Nasıl Algılarız? Bu konuda birçok açıklama yapılabilir. Ancak entropi kavramıyla zaman arasında yakın bir bağıntı olduğu kabul edilmelidir. Entropi; maddedeki enerjinin sonlanmasını ifade eder. Bir fizik terimi olan entropi sosyal bilimlerde de analoji yapılarak kullanılmaktadır. 6
Peki zaman satın alınabilir mi? 7
Evet satın alınabilir! Peki Nasıl? 8
Bürolarda En Çok Zaman İşler Yazışmalar, İmzalar Ziyaretçi Kabulleri Toplantılar Telefon Görüşmeleri 9
Peki Zaman Yönetimi Ne Değildir? Durmadan Çalışmak Değildir; Ara vermeksizin, mesainin her saniyesinde işle meşgul olmak veya eve iş götürmek değildir! 10
Zira Protestan İş Ahlakına göre dinlenmek de daha iyi çalışmanın bir parçasıdır. 11
Peki Zaman Yönetimi Ne Değildir? Seri bir şekilde ve düzen içinde neyin, neden yapıldığını bilerek işin yapılmasını da ifade eder. 12
Zamanın Etkili Kullanılmasını Engelleyen Faktörler Sık toplantı yapmak Yetki merkeziyetçiliği Plansız-programsız çalışma Sürekli kararsızlığa düşme Yetenek personellerin olmaması İletişim kanallarının eksikliği Yöneticinin iyi bir sekreterinin olmaması 13
Zamanı Etkili Bir Şekilde Yönetebilmek İçin Gün Başı Planlaması Yapın Gün Sonu Analizi Yapın Sizin İlgilendirmeyen İşlerde Görev veya Yetki Paylaşımı Yapın Ertelemeyin İletişim Kanallarını Açık Tutun İyi Dinleyin ve Dikkatli Okuyun 14
Toplantı Yönetimi Bir sorun olay yada rutin olmak üzere görüşme yapmak amacıyla birçok kişinin bir araya gelmesine toplantı denir. Özellikle rutin toplantıların sıklığının fazla olması zaman kaybını arttırabilmektedir. Ayrıca toplantıya katılanları baydığı gibi toplantı olgusunun öneminin yitirilmesine de neden olmaktadır. Özellikle yöneticilerin sürekli toplantı yapıyor olması diğer çalışanlarca alay konusu yapılır. 15
Etkin Olmayan Toplantıların Sonuçları Zaman kaybına neden olur. Para kaybına neden olur. Dikkatin önemli konulardan başka yerlere kaymasına neden olur. Katılımcılar arasında ihtilafa neden olur. Moral bozucu ve sıkıntı verici hale gelir. Kararların sürekli bir sonraki toplantılara ertelenmesine neden olur. 16
Toplantı Yerlerinin Taşıması Gereken Özellikler Işık, ısı ve havalandırma şartlarının yeterli olması gerekir. Toplantı salonunda ilgililerin birbirini rahatlık görebileceğin masa düzenin alınması sağlanmalıdır. Toplantı salonunda açık renkler tercih edilmelidir. Toplantı katılanların önünde not alabilmelerini sağlayacak kırtasiye malzemeleri bulunmalıdır. Masa ve sandalyelerin ergonomik şartlara uygun olması gerekir. Toplantı salonlarında zaman yönetimi açısından mutlaka bir saat bulunmalıdır. 17
Ev Sahipliğindeki bir Toplantıda Sekreterlerin Yapması Gerekenler Erkenden toplantı yerinde bulunuz. Masalar kırtasiye malzemelerinin yerleştirilmesini sağlayınız. Yiyecek ve içecek servisiyle özellikle ilgileniniz. Toplantı ve gizli değilse konusu belirtir afiş ve levhaların yerleştirilmesini sağlayın. Gelen katılımcıları karşılayın. 18
Bu sunumdakiler sadece ders notu amaçlı hazırlanmıştır; akademik makalelere kaynak olarak gösterilemez. 19