T.C. İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Evrak Görebilirlik Kuralları Kullanıcı Kılavuzu Mart 2012
İçerik 1.1 Kişisel Evrak Aramalarında Bulabileceğiniz Evraklar... 4 1.1.1 Kişisel Gelen Evrak Aramalarında Bulabileceğim Evraklar :... 4 1.2 Birim Evrak Aramalarında Bulabileceğiniz Evraklar... 5 1.2.1 Birim ve Alt Birimlerde Evrak arama Özelliği (Yeni):... 5 1.2.2 Birimde Giden Evrak Aramalarında Bulabileceğiniz Evraklar :... 6 1.2.3 Birimde Gelen Evrak Aramalarında Bulabileceğim Evraklar :... 6 1.3 Yetkili Evrakçılık... 6 2 EVRAK ÖZEL DURUMU EKLENMESİ(Görme ve Engelleme)... 7 2.1 Diğer Birimlerdeki Kişi veya Kişilere Evrakı Görme İzni Verme... 10 2.2 Kişinin Birimindeki Evrakı Görebilmesini Engelleme... 11 2.3 Kullanıcılara Toplu İşlem Yapma... 12 2.4 Özel Durum Listesi Özel Durum Silme ve Detay Bilgisi... 14
Evrak Arama ve Görebilirlik İşlemleri Evrak aramalarında kişilerin bulabileceği evraklar ile ilgili olarak yapılan çalışma sonucu, kullanıcıların hangi yetkilerle hangi tür evrakları bulabileceği bu dokümanın ilk kısmında detaylı olarak anlatılmıştır. Farklı bir birimde oluşturulduğundan kullanıcının işlem yapması gerektiği halde göremediği evrakları görmesi için veya kullanıcının biriminde oluşturulmuş ancak kişinin görmemesi gereken evrakları engelleyebilmek için hazırlanmış olan Özel Durum Ekleme sayfalarının kullanım özellikleri dokümanın ikinci kısmında anlatılmıştır. GELİŞMİŞ EVRAK ARAMA SAYFASI Birim evrakı arama ve Kişisel evraklar olarak iki farklı şekilde arama yapılabilir Aramalar Gelen veya Giden evrak tiplerine göre yapılır Giden evrak aramaları için Giden, Onay ve Görüş evrak tiplerinden en az biri seçilmelidir Arama yapmak için en az bir tane tarih aralığı seçilmelidir Gelişmiş aramalarda Tarih seçimi aralığı aynı sene içerisinde ve en fazla 1 yıllık olmalıdır Gelen evraklarda içerik yazarak arama yapıldığında, sadece içeriği sistem içinde oluşturulmuş evraklar bulunabilir
1.1 Kişisel Evrak Aramalarında Bulabileceğiniz Evraklar Kişisel Giden Evrak Aramalarında Bulabileceğiniz Evraklar : Taslaklarım sayfanızda bekleyen evraklar Hazırlamış olduğunuz evraklar (giden-onay-görüş evrak) Henüz imzadan çıkmamış evraklarınız Süreci devam eden ve aktif olarak rotasında bulunduğunuz evraklar Evrak imza sürecindeyken size uğramış evraklar İmza sürecinde aktif olarak bulunduğunuz sayı almış evraklar Postalamak için teslim aldığınız evraklar (Giden Evrakçı yetkisiyle) Postaladığınız evraklar (Giden Evrakçı yetkisiyle) 1.1.1 Kişisel Gelen Evrak Aramalarında Bulabileceğim Evraklar : Kaydetmiş olduğunuz evraklar (Gelen Evrak Kayıt) Birimden Teslim aldığınız evraklar (Gelen Evrakçı Yetkisiyle) Birimden şahsınıza teslim aldığınız evraklar(gelen Evrakçı Yetkisiyle) Birim adına şahsınıza teslim alıp havale ettiğiniz evraklar (Gelen Evrakçı Yetkisiyle) Birim adına şahsıma teslim aldıktan sonra cevap yazıp kapattığınız evraklar Takipli veya normal kapatma akışını başlattığınız evraklar Kapatma imza sürecinde bulunduğunuz evraklar Havale Onayı verdikleriniz. Havale Onayı sayfanızda bekleyen evraklar (Yetkili Amirler)
1.2 Birim Evrak Aramalarında Bulabileceğiniz Evraklar 1.2.1 Birim ve Alt Birimlerde Evrak arama Özelliği (Yeni): Birim evraklarında arama yapılırken; Arama yapılacak birimler kutucuğuna tıklandığında bağlı olduğunuz birim ve alt teşkilatını gösteren ağaç yapısı açılacaktır. Evrakları görülmek istenen birimlere ait kutucukları işaretleyerek Ekle butonuna basılırsa sistem yalnızca işaretli olan birimlere ait evrakları süzerek getirecektir.
1.2.2 Birimde Giden Evrak Aramalarında Bulabileceğiniz Evraklar : Biriminizde hazırlanmış olan evraklar İmza sürecinden çıkmış (sayı almış) birim evrakları Birimde posta bekleyen evraklar Birimde postalanmak için teslim alınmış evraklar Postalanmış evraklar Biriminize bağlı olan alt birimlerin evrakları 1.2.3 Birimde Gelen Evrak Aramalarında Bulabileceğim Evraklar : Birimde kaydedilmiş evraklar Birime havale edimiş evraklar Birimden havale edilmiş evraklar Cevap yazılarak kapatılmış evraklar Cevap yazılmadan kapatılmış evraklar Geri gönderilmiş evraklar 1.3 Yetkili Evrakçılık Yetkili Evrakçı Yetkisi birimlerde Amir konumundaki kişilere verilir. Örnek: Vali, Vali Yrd., Kaymakam, Daire Başkanı vb. birim amirleri. Yetkili Evrakçı statüsündeki kullanıcı, arama sayfalarında yaptığı arama sonucu olarak; Yetkili olduğu birim ve ona bağlı olan tüm alt birimlerin gelen, giden ve birimde kayıt bekleyen evraklarını bulabilir. Kullanıcının birden fazla birimde yetkililiği varsa; Bu birimler Birim kutucuğunda liste halinde görünür istenilen birim seçilerek arama yapılır.
2 EVRAK ÖZEL DURUMU EKLENMESİ(Görme ve Engelleme) İlgili birim amiri evraklara özel durum ekleyebilmek için evrakın detay linkine tıklayarak sayfadaki Özel Durum ekleme ikonuna imzacı olan personel tarafından üst menüdeki özel durum ekleme ikonuna yapılabilir. basar. Giden evrak kayıt sayfasında basılarak kayıt Giden evrak kayıt sayfasındaki Özel Durum Ekleme İkonu Evrak Detay sayfasındaki Özel Durum Ekleme İkonu
Özel Durum Ekleme Sayfası
Sayfadaki İnfo işaretinin üzerine basıldığında sayfa kullanımıyla ilgili açıklamalar görünür.
2.1 Diğer Birimlerdeki Kişi veya Kişilere Evrakı Görme İzni Verme E-içişleri sistemi içerisinde üretilmiş olan evraklar yalnızca üretildiği birimdeki personelin aramalarında görüntülenebilmektedir. Olası durumlarda Yetkili Evrakçı (Birim Amiri) tarafından evraklar normalde evrakı göremeyen bir birim personeline evraka işlem yapma talimatı verilirse; kişinin evraka ulaşabilmesi için sistemde düzenleme yapılarak Amir tarafından Özel Görebilirlik durumu eklenebilmesi sağlanmıştır. Özel Durum Ekleme Sayfasında aramalar Kişi ve Birim Arama olarak 2 başlıkta yapılabilir. Kişi sekmesiyle yapılan aramalarda sistem yalnızca aradığınız ismi getirir. Kişi seçildikten sonra görebilirlikle ilgili bir açıklama yazılmak isteniyorsa elle yazılır ve Evrakı Görebilir Yap linkine tıklanarak işlem tamamlanır.
Birimde birden fazla kişiyi seçmek için Birim Personeli Arama sekmesinden birim veya alt birimleri seçilerek arama yapılır. 2.2 Kişinin Birimindeki Evrakı Görebilmesini Engelleme Birimlere havale edilen evrakta birimdeki bir kişinin veya kişilerin görmesinin sakınca yaratacağı özel bir durum varsa bu kişilerin arama sayfalarından bu evraka ulaşamamaları için Yetkili Evrakçı (Birim Amiri) tarafından havale işlemi sırasında veya daha sonra evrak detayı sayfasına girilerek Engelleme Özel Durumu eklenebilir.
2.3 Kullanıcılara Toplu İşlem Yapma Bir birim ve alt birimlerinde çalışan kullanıcılara bir evrakın görünürlüğü konusunda toplu işlem yapabilmek için Birim Personel Arama sekmesi seçilir. Birim Filtresi alanına istenirse en üst birim istenirse buna bağlı alt birimler seçilir. Birim Filtresinden en üst birim seçilerek Alt Birim(ler) Dahil Kutucuğu işaretlenirse personelin tamamını getirir. Listelenen Personel içerisinde Bordo renkle işaretli kişi bu evraka Havale Onayı verecek olan kişi olduğundan müdahale edilemez.
İşlem Yapılan evrak Giden türünde ise listelenen personel içerisinde Lacivert renkle işaretlenmiş ve müdahale edilemez kişiler evrak paraf ve imza sürecinde yer alan kişilerdir. Açıklama Kutusu işaretlenirse alttaki pencere açılır ve özel durum açıklaması girebilirsiniz. Açıklama girilerek uygula butonuna basılır. Ekranda ekleme işleminin tamamlandığına dair bir onaylama penceresi görüntülenir.
2.4 Özel Durum Listesi Özel Durum Silme ve Detay Bilgisi Bir evraka uygulanmış olan özel durumları toplu olarak görmek için Özel Durum Listesi sekmesine tıklanır. Listedeki Kaldır Butonuna basılarak varolan durum silinebilir. Detay butonuna basıldığında bu evraka sizden önce uygulanmış olan özel durum varsa sistem bu işlemlerin tarihçesini gösterir.