ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANIM KILAVUZU 2 EBYS KULLANICI MODÜLÜ ÜST MENÜ - GİRİŞ SAYFASI YAZI OLUŞTURMA ADIMLARI KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI 2018
Üst Menü Menü butonlarının, tarihçe bilgilerinin ve yönlendirme butonlarının yer aldığı alandır. Butonu ile ekranın sol kısmında bulunan gezinme alanı gösterilebilir veya gizlenebilir. Kurum logosunun gösterildiği alan. Butonları ile kullanıcın son gezindiği sayfalar arasında geçiş yapılması sağlanır. Kullanıcıların yaptıkları son 10 işlemi görmeleri Tarihçe butonu yardımıyla gerçekleşir Butonu aracılığıyla, kullanıcılar için hazırlanmış olan EBYS Kullanıcı Kılavuzuna ulaşılır. Butonu ile ekranında üst kısmında bulunan iç yazı, dış yazı, gelen belge gibi butonların bulunduğu menü çubuğu gösterilebilir veya gizlenebilir. Kullanıcının sistemden çıkış yapmasını sağlayan butondur. Kullanıcının sistem içerisinde belge araması yapmasına olanak sağlayan arama alanıdır. 2
Gelen Belge Kuruma, dışarıdan gelen evrakların (Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından) kaydının yapıldığı menüdür. Üst menüde yer alan Gelen Belge butonu ile yeni gelen belge kaydı yapılır. Kırmızı ile belirtilen alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. Bekleyen işler Kullanıcının üzerinde bekleyen evrakların takip edildiği alandır. Üst menüde yer alan Bekleyen İşler butonu ile bekleyen işler menüsüne ulaşılır. Kullanıcı sisteme giriş yaptığında sistem kullanıcıya varsayılan olarak bekleyen işler sayfasını açar. Bu alan, bekleyen evraklara ait yapılması gereken işlere göre gruplanmıştır. Herhangi bir belgenin karşısındaki İŞLEM YAP butonuna tıklanarak evrak bilgileri görüntülenir. Bekleyen işlerinizde bulunan belge yanındaki işlem yap butonu ile belge ile ilgili imzalama dosyalama vb. işlemleri yapıldığında belge bekleyen işlerden düşecektir. Belge Arama Belge arama sayfası tüm aramalarınızı ayrıntılı olarak yapabileceğiniz ve arama yaptığınız veriler üzerinde değişiklikler yapabileceğiniz bir sayfadır. Yeni Başkanlık Onayı Kurum içinde Mütevelli Heyet Başkanı, Rektör, Rektör Yardımcısı ve Genel Sekreterden onay istenen belgelerinin oluşturulduğu alandır. Üst menüde yer alan Yeni Başkanlık Onayı butonu ile onay belgesi kaydı yapılır. Kırmızı ile belirtilen alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. Yeni Dış Yazı Kurum dışına gönderilmek üzere yazılan evrakların hazırlandığı menüdür. Üst menüde yer alan Yeni Dış Yazı butonu ile yeni dış yazı kaydı yapılır. Kırmızı ile belirtilen alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. Yeni İç Yazı Kurum içinde hazırlanan yazıların oluşturulduğu alandır. Üst menüde yer alan Yeni İç Yazı butonu ile yeni iç yazı kaydı yapılır. Kırmızı ile belirtilen alanlar doldurulması zorunlu alanlardır Yeni Vekâlet Birim amirlerinin yetkilerini başka bir kullanıcıya devretmesini sağlayan menüdür. Kullanıcılar sadece kendi birim başkanlıkları için vekâlet yazısı düzenleyebilirler. Vekâlet Bırakılacak Birim: Kullanıcının birden fazla görev aldığı birim varsa, vekâlet bırakacağı birim, Vekâlet Bırakılacak Birim alanından seçilir. Vekâlet Edecek Personel Birimi: Kullanıcının vekâlet bırakacağı kullanıcının birimi bu alandan seçilir. 3
Gezinme Alanları Kullanıcı kişisel klasörüne, bekleyen işlerindeki bir yazıyı gönderebilir veya birim klasöründen yetkisi dâhilinde bir yazıyı taşıyabilir. Her kullanıcının ismiyle sistemde varsayılan olarak kişisel bir klasörü bulunmaktadır. Kullanıcının gelen giden tüm belgelerinin bulunduğu sekmedir. EBYS ile ilgili çeşitli kısa yolların bulunduğu sekmedir. Kurum tarafından hazırlanan formların bulunduğu sekmedir. Kullanıcıların EBYS içerisinde yaptığı tüm işlemlerin kayıtlarının raporudur. Her kullanıcı sadece kendi log raporunu görüntüleyebilir. 4
Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Yazı Oluşturma Adımları Üst Menü ve Giriş Sayfası Sistemden çıkış Yapılmak istenen işlem yukarıdan seçilir. Kullanıcı yetkili olduğu birimi seçer. Kullanıcı Bilgileri İlgili Formlar 1.Belge Belge Son Onay Makamı Belge Konusu Belge Dosya Planı gibi doldurulması zorunlu alanlar doldurulur. 5
2.Üst Yazı Üst Yazı sekmesi: Yazımızı oluşturduğumuz yerdir. Bu sekmede metin düzenleme editörü bulunmaktadır. 3.Metin Önizleme Metin Önizleme sekmesi: Yazımızın son halini görmek için kullandığımız sekmedir. 6
4.Ekler Eklerasekmesi:aBu alanda oluşturulan belgeye ek dosya ekleniraek olarak dosya eklemek için; bilgisayardan, tarayıcıdan, fiziksel ek, harici referans vb. seçilebilir. 4.1.Ekler Bilgisayardan butonuna tıklandığında sistem Dosya Ekle penceresini açacaktır. Dosya ile ilgili bilgileri girererek Kaydet butonuna tıklayınız. 7
5.İlgi Listesi İlgi tutulacak belge seçilir. 6.Dağıtım Listesi Dağıtım listesi: Yazının gönderileceği kurumun seçildiği sekmedir. Yazıyı göndereceğimiz kurum ya da kişiyi seçip ekle butonuna tıklıyoruz. 7.Rota Bilgisi Rota Bilgisi: Seçilen yazı akışına göre parafta olan ya da parafa eklenecek kişilerin listelendiği sekmedir. Kişi seçilir ve Paraf Ekle sekmesi tıklanır. 8
8.Notlar Not eklemek için Not Ekle butonuna tıklanır. Sistem kullanıcıyı Not Ekle penceresine yönlendirir. Dış Yazı Örneği Yazıyı hazırlayan kurum Seçilen ilgi Dağıtım Listesinde seçilen kurum Seçilen Son Onay Makamı Yazı akışında bulunan paraf listesi 9
9.Vekâlet Bırakma İşlemleri Yeni Vekâlet sekmesi tıklanır. Birimin bağlı olduğu üst amir seçilir ve yukarıdaki sekmelerden Vekâlet Bilgileri ne tıklanır. 9.1.Vekalet Vekâlet bırakılacak birim, kişi, vekâlet süresi ve vekâlet nedeni gibi zorunlu alanlar doldurulmalıdır. Bu işlemlerden sonra e-imzası olan kullanıcılar İmzala &Gönder e-imzası olmayan kullanıcılar ise İmzasız Kaydet &Gönder butonunu tıklayarak işlemlerini tamamlayabilir. 10