Sayfa No : 1/5 1 AMAÇ VE KAPSAM Bu prosedürün amacı, Anadolu Üniversitesi Sivil Havacılık Araştırma ve Uygulama Merkezi Sisteminin ve teknik faaliyetlerinin etkinliğinin ve iyileştirilmesinin sağlanması amacıyla, ortaya çıkan ya da çıkabilecek (potansiyel) uygunsuzlukların temel nedenlerini ortadan kaldırmak, sonuçların takibini sağlamak ve uygunsuzluğun tekrarını engellemek için alınan önlemlerin, benzeri noktalara yaygınlaştırılmasını sağlamak ve etkinliğini izlemektir. Anadolu Üniversitesi, Sivil Havacılık Araştırma ve Uygulama Merkezinde politika ve prosedürlere göre uygun olmayan bir iş, Sisteminde veya teknik faaliyetlerde ortaya çıkan ya da çıkabilecek (potansiyel) sapmaları kapsar. Bu prosedür yürürlükte olduğu sürece geçerlidir. 2 REFERANSLAR TS EN/ISO 17025 Standardı 4.11. maddesi TS EN/ISO 17025 Standardı 4.12. maddesi Dokümantasyon Yönetimi Prosedürü Kayıtların Kontrolü Prosedürü KYS İç Tetkik Prosedürü Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) Prosedürü Şikayet Yönetimi Prosedürü Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü 3 TANIMLAR VE KISALTMALAR Uygunsuzluk: Beklenen veya belirlenen şartların yerine getirilememiş olması. Düzeltici faaliyet: Tespit edilen uygunsuzlukların geçerli nedenlerini bulmak, yok etmek ve yeniden ortaya çıkmalarını önlemek için yürütülen faaliyetlerdir. Önleyici faaliyet: Olması muhtemel, potansiyel uygunsuzlukların olma ihtimalini ortadan kaldırmak veya azaltmak için yapılan faaliyet. Merkez: Sivil Havacılık Araştırma ve Uygulama Merkezi
Sayfa No : 2/5 YGG: Yönetimin Gözden Geçirmesi KYS: Sistemi DÖF: Düzeltici ve Önleyici Faaliyet 4 UYGULAMA İşlem No 10 20 30 İşlem Detayı 1. Ortaya Çıkan/Çıkabilecek Uygunsuzluğun ya da İyileştirilecek Konuların Tespiti ve Gözden Geçirilmesi Ortaya çıkan/çıkabilecek uygunsuzluklar ya da iyileştirilecek konular aşağıda yer alan başlıklar sonucunda ortaya çıkabilir: Uygunsuz bir işin kontrolü İç ve Dış Tetkik sonuçları YGG Toplantısı veya yapılan diğer toplantı sonuçları Arıza raporları Çalışanların önerisi İstatistiki bilgiler Müşteri ihtiyaç, istek, şikayet ve itirazları Yasa ve mevzuat şartları Veri analizi ve raporları Uygulanan metod ya da cihazlardaki değişiklikler Teknolojik gelişmeler Ortaya çıkan/çıkabilecek uygunsuzluklar ya da iyileştirilecek konular tespit edildikten sonra DÖF İstek ve Takip Formu düzenlenir. Merkez dışı personel veya müşterilerden gelen yazılı/sözlü istek, beklenti ve şikayetler için iletilen personel tarafından DÖF İstek ve Takip Formu düzenlenir. DÖF İstek ve Takip Formu doğrudan Sorumlu
Sayfa No : 3/5 ne iletilebileceği gibi na da iletilebilinir. Böylece DÖF talebi yapılmış olur. 40 2. Ön Değerlendirme ve Sebep Analizinin Yapılması İlgili ve, ortaya çıkan veya çıkabilecek (potansiyel) uygunsuzluk ya da iyileştirme talebinin uygun olup olmadığını değerlendirir. 50 Talebin uygun bulunması durumunda, düzeltici faaliyetler için, DÖF talebinde bulunan personel ve/veya konu ile ilgili personel ile birlikte ortaya çıkan uygunsuzluğun giderilmesinin, çıkabilecek (potansiyel) uygunsuzlukların önlenmesinin ya da iyileştirmenin nasıl yapılacağını tanımlanır, konunun kapsamını ve büyüklüğünü değerlendirir; problemin kaynağını yani kök nedenini tespit edebilmek amacıyla sebep analizi yapılır. Muhtemel sebepler; müşteri istekleri, numuneler, numune özellikleri, metotlar, talimatlar, prosedürler, personel becerisi ve eğitimi, sarf malzemeleri, cihazlar, cihaz kalibrasyonları, ortam ve çevre koşulları, ölçüm hataları vb. olabilir. Önleyici faaliyetler için ise ilgili forma, potansiyel uygunsuzluk ve nedenleri işlenir. DÖF ün kapatılabilmesi için gerekli faaliyetleri yapacak DÖF sorumlusu atanır. DÖF Sorumlusu 60 İlgili Birim sorumlusu ve tarafından DÖF talebi uygun bulunmamış ise uygun bulunmama sebebi hakkında talep sahibine bilgi verilerek, DÖF İstek ve Takip Formu na da DÖF başlatılamamasının nedenleri belirtilir ve DÖF kapatılır. Talebi birim Sorumlusu değerlendirmiş ise form ne iletilir. 70 Belirlenen hedeflere ulaşılmada ortaya çıkan ihtiyaçlar, büyük miktarlarda kaynak gerektiriyor ise ve
Sayfa No : 4/5 mutabakatı ile ihtiyaç, Merkez Müdürü nün onayına sunulur. Gerekmiyorsa 50 nolu adıma gidilir. Merkez Müdürü nün kaynak ihtiyacını onaylamaması halinde DÖF bitirilir. 60 nolu adıma gidilir. Onaylaması durumunda 50 nolu adıma gidilir. Merkez Müdürü 80 3. DÖF Kaydının Yapılması DÖF talebinin uygun bulunup bulunmamasına bakılmaksızın Kalite Yönetim tarafından DÖF İstek ve Takip Formu na takip numarası verilir. DÖF talebi DÖF Takip Formu na kaydedilir. 90 DÖF İstek ve Takip Formu nun aslı nde kalır, bir kopyası DÖF ün ilgili olduğu birime verilir. 100 4. DÖF ile İlgili Faaliyetlerin Yapılması Belirlenen termin tarihi içerisinde, DÖF açılan Birim sorumlusu ve /veya DÖF Sorumlusu tarafından ön değerlendirme ve sebep analizi sonucunda yapılması planlanan faaliyetler yerine getirilir. DÖF İstek ve Takip Formu nun ilgili kısmına alınan önlemler ve yapılan faaliyetler ile ilgili açıklama yapılır yapılan faaliyetlere ilişkin kanıtlar forma eklenir. 110 6. DÖF Doğrulanması ve Kapatılması DÖF ün etkin şekilde uygulamaya alındığının doğrulanabilmesi için, Kalite Yönetim tarafından gerekli kontroller yapılır. Doğrulamaya ilişkin sonuçlar, DÖF İstek ve Takip Formuna kaydedilir. 120 Doğrulama sonucu uygun görülür ise tarafından DÖF kapatır ve kapatılan DÖF, DÖF Takip Formuna kaydedilir. 130 Doğrulama kontrolünün sonucu olumsuz ise 50 nolu adıma dönülür, DÖF tekrar değerlendirilir. Değerlendirme sonucunda DÖF termin tarihi uzatıla
Sayfa No : 5/5 140 150 bilir veya yeni faaliyetler planlanır. Gerekli değişiklikler DÖF Takip Formu nda da yapılır. Gerekli görülmesi durumunda yeni DÖF başlatılır. DÖF in doğrulanması ve kapatılmasına ilişkin sonuçları ilgili birimlere ve gerekli ise müşteriye bildirir. İlgili kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak muhafaza edilir. 160 7. Sonuçların YGG sürecinde girdi olarak kullanılması DÖF e ilişkin sonuçlar, Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürüne girdi teşkil eder. DÖF ün etkinliği ilgili birimler tarafından değerlendirilir ve YGG Toplantısında görüşülür. Tüm Birimler 5 KAYITLAR DÖF İstek ve Takip Formu DÖF Takip Formu 6 DÖKÜMANTASYON YÖNETİMİ Dokümanın Tanımı Hazırlayan Onaylayan Dağıtım Yerleri 7 REVİZYON TARİHÇESİ Revizyon No Revizyon Tarihi Değişiklik Olan Sayfalar Açıklama 00 24.02.2017 Tüm Sayfalar İlk yayın.