2018
Sayfa 1 /42 Konu Başlıkları ÖNSÖZ ISO 9001 Sayfa ISO 14001 No 1. KAPSAM 1 Hukuk Müşavirliği Teşkilat Yapısı 1.2 2. ATIF YAPILAN STANDARTLARVE/VEYA DOKÜMANLAR 2 3. TERİMLERVETARİFLER 3 4. KURULUŞUN BAĞLAMI 4 Kuruluş Bağlamının Anlaşılması 4.1 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması 4.2 İç Konular 4.2.1 Dış Konular 4.2.2 İlgili Taraflar 4.2.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi 4.3 Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri 4.4 5. LİDERLİK 5 Liderlik ve Taahhüt (süreç kartlarının oluşturulması) 5.1 Genel 5.1.1 Müşteri Odağı 5.1.2 Politika 5.2 Kalite Politikasının Oluşturulması ve Duyurulması 5.2.1 Kalite Hedefleri 5.2.1.1
Sayfa 2 /42 Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar 5.3 6. PLANLAMA 6 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri 6.1 Uygunluk Yükümlülükleri 6.1.3 Planlama Faaliyetleri 6.1.4 Kalite Amaçları ve Bunlara Erişmek İçin Planlama 6.2 Değişikliklerin Planlanması 6.3 7. DESTEK 7 Kaynaklar 7.1 Genel 7.1.1 Kişiler 7.1.2 Alt Yapı 7.1.3 Proseslerin İşletimi İçin Çevre 7.1.4 Kaynakların İzlenmesi ve Ölçümü 7.1.5 Kurumsal Bilgi 7.1.6 Yeterlilik 7.2 Farkındalık 7.3 İletişim 7.4 Dokümante Edilmiş Bilgi 7.5 Genel 7.5.1 Oluşturma ve Güncelleme 7.5.2 Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü 7.5.3 8. OPERASYON 8 Operasyonel Planlama ve Kontrol 8.1
Sayfa 3 /42 Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar/Acil Duruma Hazırlıklı Olma ve 8.2 Müdahale Müşteri ile İletişim 8.2.1 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi 8.2.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi 8.2.3 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi 8.2.4 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi 8.3 Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü 8.4 Genel 8.4.1 Kontrolün Tipi ve Boyutu 8.4.2 Dış Tedarikçi İçin Bilgi 8.4.3 Üretim ve Hizmetin Sunumu 8.5 Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü 8.5.1 Tanımlama ve İzlenebilirlik 8.5.2 Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet 8.5.3 Muhafaza 8.5.4 Teslimat Sonrası Faaliyetler 8.5.5 Değişikliklerin Kontrolü 8.5.6 Hizmet Sunumu 8.6 Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü 8.7 9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME 9 İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme 9.1 Genel 9.1.1 Müşteri Memnuniyeti/Uygunluğun değerlendirilmesi 9.1.2 Analiz ve Değerlendirme 9.1.3
Sayfa 4 /42 İç Tetkik 9.2 Yönetimin Gözden Geçirmesi 9.3 Genel 9.3.1 Yönetimin Gözden Geçirmesi Girdileri 9.3.2 Yönetimin Gözden Geçirmesi Çıktıları 9.3.3 10. İYİLEŞTİRME 10 Genel 10.1 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet 10.2 Sürekli İyileştirme 10.3
Sayfa 5 /42 ÖNSÖZ Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemi TS EN ISO 9001:2015 standartlarını esas almış ve gerekli istek ve şartları karşılamakta olup, izlenen yolu iç paydaşlarımızla diğer ilgili tüm taraflara aktarmayı amaçlamaktadır. Uygulama ve takip etme kolaylığı sağlanması açısından, TS EN ISO 9001:2015 standartlarının madde başlıkları kullanılmıştır. Müşavirlik, Kalite Yönetim Sistemi (KYS) hizmet performansını, iç paydaş memnuniyet, ihtiyaç ve beklentilerini, kurumsal çevredeki değişiklikler veya çevreden kaynaklanacak riskleri, özel hedefleri, çalışılan süreçler ve kuruluşun büyüklüğü ve yapısı ile ilgili bilgileri gözlemleyerek ve veri toplayarak değerlendirmektedir. Hukuk Müşavirliği, ISO 9001 kalite yönetim sistemlerinin gerekliliklerini yerine getirmek için Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al metodolojisini benimsemiştir. Kalite Yönetim süreci Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile yürütmektedir. Hukuk Müşavirliği, misyon ve vizyonu temelinde belirlenen kalite politikamızı ve bunları destekleyen kalite hedeflerine ulaşmayı, kurulmuş olunan Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini, sürekliliğini ve gelişmesini, standartlara ve kurumumuzun yapısına uygun olarak yürütüleceği ve bunlar için gerekli olan kaynakların ayrılacağını taahhüt etmektedir.
Misyonumuz: Sayfa 6 /42 Üniversitemiz ve bağlı birimlerin hizmetlerini yürürlükteki mevzuatın hükümleri doğrultusunda, hukukun genel ilkelerine, evrensel değerlere, insan haklarına, eşitliği ve adalete uygun olarak yürütebilmeleri için her türlü hukuki ilişki ve ihtilafların Üniversitemizin menfaatleri yönünde düzenlemek ve çözüme kavuşturmak, Üniversitemiz tüzel kişiliğinin taraf olduğu anlaşmazlık ve uyuşmazlıklarında adli ve idari mercilerde hak ve menfaatlerini savunmak, tasarruflarının yürürlükteki mevzuata uygun olarak icrasında yardımcı olmaktır. Vizyonumuz: T.C. Anayasası nın 2 nci maddesinde belirtilen Hukuk Devleti anlayışı çerçevesinde; hukukun üstünlüğü ilkesini temel hedef alarak, idarenin hukuka uygun bir idare anlayışı içerisinde hareket etmesi, hukukun genel ilkelerine bağlı, evrensel değerleri ve hukukun genel ilkelerini temel alan, çağdaş, kaliteli, hızlı ve güvenilir hizmet anlayışı ile Üniversitemiz içinde ve diğer Üniversiteler arasında model olmayı amaçlamaktadır.
Sayfa 7 /42 1. KAPSAM: Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Hukuk Müşavirliği, Üniversite ve bağlı birimlerle ilgili her türlü hukuki ilişki ve ihtilafların düzenlenmesi, anlaşmazlık ve uyuşmazlık durumlarında adli ve idari mercilerde hak ve menfaatlerinin savunulmasını sağlamaktadır. 1.1. Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Hukuk Müşavirliğinin Tarihçesi 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51. maddesi ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname nin 35. maddesine göre kurulmuştur. 1.2. Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Genel Sekreterlik Birimlerinin Teşkilat Yapısı: Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanunun Hükmünde Kararnamenin 35. maddesi gereği kurulan Hukuk Müşavirliğinin teşkilatlanması aşağıdaki gibidir.
Sayfa 8 /42
Sayfa 9 /42 Hukuk Müşavirliği Biriminin Görevleri a) Üniversitemiz leh/aleyhine davaların açılması, takibi ve neticelendirilmesi, b) Üniversitemiz leh/aleyhine başlatılan icra takibi yapılması, takip edilmesi ve neticelendirilmesi, c) Talep edilen birimlere hukuki görüş verilmesi, d) Personel ve Öğrenci disiplin ve ceza soruşturmalarını yürütmek, e) Bilgi edinme taleplerinin ve başvuru dilekçelerinin değerlendirilmesi ve cevaplandırılması. 1.3. İletişim Bilgileri: Adres: Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Dögol Caddesi 06100 Tandoğan / Ankara / Türkiye Telefon: (312) 213 4913-2236372 E-Posta: hukukm@ankara.edu.tr Faks: (0312) 2212819 Çağrı Merkezi : 444 5946
Sayfa 10 /42 2. ATIF YAPILAN STANDARTLAR VE/VEYA DOKÜMANLAR TS-EN-ISO 9001:2015 : Kalite Yönetim Sistemi - Temel Kavramlar ve Sözlük Referans Doküman Kalite El Kitabında TS EN ISO 9001:2015 standardına, prosedürlere, proseslere, talimatlara, formlara ve listelere atıf yapılmaktadır. Hukuk Müşavirliğinin kurmuş ve uygulamakta olduğu TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardının tüm maddelerinin özetini vermekte ve anılan standart şartlarının karşılandığını açıklamaktadır. Bu kapsamda dokümante edilen bilgiler Kalite El Kitabı, Kalite Politikası, Kalite Stratejileri ile Kalite Hedefleri isimlerin almıştır.
Sayfa 11 /42 3. TERİMLER VE TARİFLER: Kalite Yönetim Sistemimiz; TS EN ISO 9001:2015,standartlarında belirtilen temel kavramları, terimleri ve tarifleri kullanır. Bunun yanı sıra sistem içerisinde kullanılan E-Beyas (Elektronik belge yönetimi ve arşiv sistemi) kullanılmaktadır. Referans Doküman TSEN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Şartlar 4. KURULUŞUN BAĞLAMI Ankara Üniversitesi Hukuk Müşavirliği ISO 9001:2015 standardının gereklerine uygun olarak bir Kalite Yönetim Sistemi kurmuş ve uygulamaya almıştır. Bu El Kitabı Müşavirlikte yürütülen tüm hizmetlere ait Kalite Yönetim Sistemini açıklar, gereklilikleri tanımlar ve sorumlulukları tayin eder. Bütün gerekler dokümante edilmekte, sistem çeşitli yöntemlerle ölçülüp izlenmekte, süreklilik sağlanmakta ve sürekli iyileştirilmektedir. Müşavirliğin hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek, amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan sonuç/sonuçlarına ulaşmak için yeteneğini etkileyen dokümanlarda iç ve dış hususlar tespit edilmiş ve tanımlanmıştır. Bu kapsamda yürütülen hizmetlerin her biri için risk analizleri yapılarak belli aralıklarla yapılan Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile takip edilmektedir.
Sayfa 12 /42 4.1. Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması: 4.1.1. İç Hususlar Müşavirliğimiz kontrolünde olan, verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyerek hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek belli başlı iç hususlar şunlardır: Hukuk Müşavirliği çalışan performansı, Organizasyon kültürü, Yönetim anlayışı, Üst yönetimin (rektörlüğün) alacağı karar ve stratejiler, Kurumsal bilgi, Gizlilik, Verilerin korunması, Çalışanlar arasındaki iletişim, Kaynak ihtiyacının karşılanmasındaki sıkıntılar, İnsan kaynakları ve altyapı yetersizliği, Etik olmayan davranışlar 4.1.2. Dış Hususlar Müşavirliğimiz kontrolünde olmayan, verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyerek hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek belli başlı dış hususlar şunlardır:
Sayfa 13 /42 Devlet düzenlemeleri ve yasal değişiklikler Mevzuat değişiklikleri, Güvenlik konuları, Farklı birimlerin duyarlılıkları, Ülkemizin içinde bulunduğu siyasi ve ekonomik durum, Sosyal ve kültürel çevre 4.1.3 Güçlü Yönler Kalite Yönetim Sisteminin olması, Danışma ve Denetim Birimi Vasfının olması, Mevzuat ve bilgi birikimine sahip Koordinatör/Müşavir/M. Yardımcısının olması Paydaşlarla işbirliği ve iletişiminin güçlü olması. Objektif Bakış Açısına sahip olunması, Görevinde uzman, özverili ve genç personele sahip olması, Kullanılan bilişim ürünlerinin teknolojik gelişmelere paralel olarak yenilenmesi ve bu ürünleri hizmetin her aşamasında kullanabilen personelin var olması Risk Yönetiminin olması. 4.1.4 Zayıf Yönler Minör güvenliğin olması, Kurumsal aidiyetin istenilen düzeyde olmaması, Personel sayısının yeterli olmaması,
Sayfa 14 /42 Üniversitemiz birimlerinin veya çalışanlarının kendi görev alanlarına giren ve hukuki bir değerlendirmeyi gerektirmeyen konuları Müşavirliğimizden takip ve talep etme eğiliminde olmaları. Bazı personelde devlet memuru anlayışının getirmiş olduğu rahatlık. Hizmetin sürekli, acil ve süreli olması, hata telafisinin mümkün olmamasının yarattığı yoğun baskının giderilmesine yönelik çalışmaların yapılmaması. 4.1.5 Fırsatlar Üst Yönetim Desteği, Kalite Yönetim Sisteminin sürdürülebilirliği, Kurumsal Risk Yönetimi Çalışmaları, Teknolojik gelişmeleri destekleyen yönetim kadrosu, Yurtiçinde ve Yurtdışında marka değeri yüksek olan Üniversitemize bağlı birim olunmaması. 4.1.6 Tehditler Üniversite içi birimlerden talep edilen süreli bilgi ve belgelerin gönderilmesinde belirtilen süreye uyulmaması, gecikmeli gönderilmesi nedeniyle ortaya çıkan hukuki zorluklar. Üniversitemiz birimlerinin gerçek anlamda görüş istemek yerine hemen her konuda, kendi görev alanına giren ve rutin olarak yürütmeleri gereken idari işlemlerde bile görüş isteyerek Müşavirliğimizin iş yükünü gereksiz yere artırmaları ve bunun sonucu olarak diğer asli görevlerimizin süresi içerisinde yerine getirilmesinin baskısı ile yıpratıcı çalışma ortamının oluşması,
Sayfa 15 /42 Bilgi ve mevzuat yönünden yetişen personelin Üniversitemiz çatısı altında istek ve beklentilerinin karşılanmaması nedeniyle diğer kurumlara naklen geçme eğilimi. 4.2. İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması: Hukuk Müşavirliği mevzuat hükümlerini karşılayan hizmetleri planlayıp yürütürken iç paydaşlarının şart ve beklentileri göz önünde bulundurulmaktadır. İç paydaşların şart ve beklentileri Müşavirliğe iletilen sözlü veya yazılı geri bildirimlerle, bilgilendirme veya eğitim amaçlı düzenlenen toplantılarla ve belirli aralıklarla yapılan memnuniyet anketleri ile gözden geçirilerek değerlendirilir. 4.2.1. İç Paydaşlar Hukuk Müşaviri personeli Referans Doküman Hukuk Müşavirliği Kalite Politikası Hukuk Müşavirliği Kalite Stratejileri Hukuk Müşavirliği Kalite Hedefleri 4.3. Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu, 124 Sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamesi ile 35. maddesinde Hukuk Müşavirinin görevleri belirtilmiş ve 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 51. maddesi ve 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari
Sayfa 16 /42 Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname nin 35. maddesine göre Hukuk Müşavirliğinin görevleri de Kalite Yönetim El Kitabının 8. Sayfasında belirlendiği gibidir. 4.4. Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemleri ve Prosesleri: 4.4.1.Hukuk Müşavirliği TS EN ISO 9001:2015 standart şartlarını sağlayacak şekilde Kalite Yönetim Sistemleri Politikası, Kalite Stratejileri, Hedefleri ve Prosesleri oluşturmuş ve uygulamaya koymuştur. Bu hususta Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile Kalite Yönetim süreçlerinin yönetimi sağlanmaktadır. Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemi kapsamında faaliyetlerin takip edileceği süreçler Proses Kartları ile tanımlanmış, süreçlere ilişkin performans göstergeleri ve hedefleri ile süreçlere dair risk ve fırsatlar söz konusu kartlarda belirtilmiştir. Yürütülmekte olan bu hizmetler için ayrıca el kitabı ekinde yer alan süreç kartları oluşturulmuştur. 4.4.2.Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemleri şartlarına uygun olarak ilgili süreçlerin planlı bir şekilde yürütülmesi için faaliyetlere ilişkin rapor ve istatistiki bilgiler belirli aralıklarla hazırlanmakta ve YGG toplantılarında değerlendirilmektedir.
5. LİDERLİK Sayfa 17 /42 5.1. Liderlik ve Taahhüt Müşavirliğimizde yönetim; KYS' nin kurulması ve sürdürülmesi için insan kaynağı altyapı, eğitim gibi temel ihtiyaçları sağlamakta, personel donanımı ve motivasyonuna önem vermekte, Müşavirliğimiz kendisinin ve Rektörlüğümüzün politika ve hedeflerini gerçekleştirmek için çalışmaktadır. Hukuk Müşavirliğinin, aşağıdaki maddeleri yerine getirerek Kalite Yönetim Sistemleri ile ilgili olarak liderlik ve taahhütte bulunmaktadır; Kalite Yönetim Sistemlerinin etkinliği için hesap verilebilir olduğu, Hukuk Müşavirliğinin, Üniversitemizin misyon ve vizyonu doğrultusunda kalite politikası ve hedeflerin oluşturulmuştur. Kalite Yönetim Sistemleri şartları ile proses ve talimatlarına uyumlu olduğu, Proses yaklaşımı, çevreye duyarlı ve risk tabanlı düşünmenin teşvik edildiği, Yönetim sisteminin uygulanması için gerekli kaynakların mevcudiyeti ve/veya ödenekler çerçevesinde sağlandığı, Yönetim Sistemlerinin etkinliğine katkı sağlayacak personelin talep edildiği, görevlendirildiği ve desteklendiği, İyileştirmenin teşvik edilmesi, Hukuk Müşavirliği yöneticilerinin kendi sorumluluk alanlarında liderliklerini göstermeleri için desteklenmesi, Yönetim sistemlerinin etkinliği ve yönetim sistemleri şartlarına uygunluğun öneminin paylaşıldığı,
Sayfa 18 /42 Kalite Yönetim Sistemlerinin amaçlanan sonuçlara ulaşmasının güvence altına alınması, yolu ile sağlanmaktadır. 5.1.2. Müşteri Odağı Hukuk Müşavirliği müşteri odaklılıkla ilgili olarak; iç paydaş ihtiyaçları ve uygulanacak mevzuat şartlarının belirlendiği ve karşılandığını, hizmetlerin uygunluğu için risk ve fırsatların belirlenerek memnuniyetinin artırılması odağının sürdürüldüğünü taahhüt eder. Hizmet verdiği kişi ve birimler ile çalışanlarının mevcut ve geleceğe yönelik beklentilerini tespit eder ve bunları karşılar. Bu amaçla Kalite Yönetim Sistemleri, hizmet alanların ve çalışan personelin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde planlanması, sürdürülmesi, iyileştirilmesi ve memnuniyetlerinin izlenmesi gibi faaliyetleri yönetmektedir. Bu faaliyetler çalışan personelin; memnuniyet anketleri yöntemleri ile yapılan gerekli iyileştirici hareket planlarını kapsamaktadır. Referans Doküman Hukuk müşavirliği Kalite Politikaları Hukuk müşavirliği Kalite Stratejileri Hukuk müşavirliği Kalite Hedefleri
5.2. Politika Sayfa 19 /42 5.2.1. Kalite Politikasının Oluşturulması Kalite politikamız, Üniversitemizin ve Müşavirliğimizin misyon ve vizyonları doğrultusunda yönetim faaliyetlerinin tüm paydaşlarımızca benimsenen toplam kalite yönetimi anlayışı ile ulusal ve evrensel etik ilkelere ve hukuka dayalı, yenilikçi ve sürekli iyileştirme esaslı olarak gerçekleştirilmesidir. Bu doğrultuda kalite politikamız; Kalite Güvencesi Sistemine tüm paydaşlarımızın katılımını, İnsan kaynağının bilgi, beceri ve yetkinliklerinin geliştirilmesini, Yönetim faaliyetlerinde nitelik ve personel odaklı yaklaşımı, AR-GE' nin ulusal/uluslararası gereksinim ve önceliklere göre yürütülmesini, Yönetim faaliyetlerinde ulusal/uluslararası akreditasyonu, Nitelikli personelin istihdamını, Koordinatörlük faaliyetleri ile ilgili ulusal/uluslararası alanlarda katkı sağlamayı, Kaynakların daha etkin ve verimli kullanılmasını ve israfın önlenmesini, Uluslararasılaşma bilinç ve uygulamalarının yaygınlaşmasını, Ulusal/uluslararası sıralamalarda daha üst seviyelere ulaşmayı, Etkin bir risk yönetimi stratejisi sürdürülmesini, esas alır.
Referans Doküman Sayfa 20 /42 Hukuk Müşavirliğinin Kalite Politikaları Hukuk Müşavirliğinin Kalite Stratejileri Hukuk Müşavirliğinin Kalite Hedefleri 5.2.2. Kalite Yönetim Sistemleri Politikasının Duyurulması Söz konusu politika web sayfasında yayımlanmış ve Müşavirlik personeline duyurulmuş olup, çalışanlar tarafından tam olarak benimsenmesi ve kalite yönetim sistemleri bilincinin yerleştirilmesi için hizmet içi eğitim/seminerler yapılmasının sağlanması planlanmaktadır. Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemleri Politikasının sürekliliği yılda iki kez düzenli olarak yaptığı Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile sağlamaktadır. 5.3. Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar: Hukuk Müşavirliği organizasyon şeması ve Kalite Yönetim Sistemleri doğrultusunda; çalışan tüm personelin görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve personel bilgilendirilmiştir. Referans Doküman Hukuk Müşavirliği Kalite Politikası Hukuk Müşavirliği Kalite Stratejileri Hukuk Müşavirliği Kalite Hedefleri 6. PLANLAMA
Sayfa 21 /42 6.1. Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri 6.1.1 Planlama Faaliyetleri Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemleri planlanırken, bu el kitabının 4.1 ve 4.2 maddelerinde belirlenen hususlar kapsamında; amaçlanan çıktılara ulaşabilmek, istenilen etkileri geliştirmek, istenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak, iyileştirme faaliyetlerini düzenlemek amacı ile Yönetim Gözden Geçirme Toplantıları yapılmakta ve Risk ve Fırsatlar Prosedürü oluşturulmuştur. 6.1.2 Planlama faaliyeti Hukuk Müşavirliği Planlamayı 1) Uygunluk yükümlülüklerini, 2) Tanımlanan risk ve fırsatları, teknolojik seçenekler ile finansal, operasyonel ve işle ilgili diğer şartlar değerlendirerek yapılmaktadır.. Hukuk Müşavirliği Kalite Politikası Hukuk Müşavirliği Kalite Stratejileri Hukuk Müşavirliği Kalite Hedefleri
Sayfa 22 /42 6.2. Kalite Yönetim Sistemleri Hedefleri ve Bunlara Erişmek İçin Planlama Kalite Yönetim Sistemleri kapsamında her yılın başında uygulanabilir şartlar dikkate alınarak, politika ile uyumlu, ölçülebilir, hizmetlerin uygunluğu ve ilgili tarafların memnuniyetini artırmaya yönelik kalite ve çevre hedefleri belirlenir. Belirlenen hedefler web sayfası yolu ile ilgililere duyurulmaktadır. Belirlenen hedefler yıl içerisinde Kalite Yönetim Sistemleri Geliştirme ve Değerlendirme Toplantıları ile Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında izlenerek gerekli hallerde güncelliği sağlanmaktadır. Hukuk Müşavirliği Kalite Politikası Hukuk Müşavirliği Kalite Stratejileri Hukuk Müşavirliği Kalite Hedefleri Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları TSEN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemleri Şartları 6.3. Değişikliklerin Planlanması
Sayfa 23 /42 Kalite Yönetim Sistemleri kapsamında; mevzuat gereği değişikliklere gereksinim duyulması halinde, planlı bir şekilde gerçekleştirilecektir. Bu değişiklikler gerçekleştirilirken Kalite Yönetim Sistemlerinin bütünlüğü, değişikliklerin amaçları ve potansiyel sonuçları, kaynakların varlığı, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi veya yeniden düzenlenmesi gibi etkenler göz önünde bulundurulacaktır. Hukuk Müşavirliği Kalite Politikası Hukuk Müşavirliği Kalite Stratejileri Hukuk Müşavirliği Kalite Hedefleri 7. DESTEK 7.1. Kaynaklar 7.1.1. Genel Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemlerinin uygulanması, belirlenen hedeflere ulaşılması ve iç ve dış paydaşların taleplerinin karşılanarak, paydaş memnuniyetinin artırılması için gerekli olan kaynak ihtiyaçları (personel, altyapı, makine, araç gereç/teçhizat vb.) Hukuk Müşavirliği yöneticileri tarafından belirlenir. Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında gündeme alınır. Belirlenen kaynak ihtiyacının karşılanması ve bu amaçla birim bütçe programına teklif edilmesi sorumluluğu Müşavirlik bütçesine ait olup, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından
Sayfa 24 /42 ödenek isteyerek ve alımı yapılamayan hizmet ve malzemeler için ilgili birimlere bildirim yapılarak gerçekleştirilir. 7.1.2. Kişiler Hukuk Müşavirliği, sunulan hizmetlerin kalitesini etkileyen personelin eğitim yetenek ve deneyimine önem vermektedir. Oluşturulan görev tanımları ile her düzeydeki personelin sayısı ve nitelikleri belirlenmiştir. Müşavirlik personeline verilecek eğitim ihtiyaçlarının belirlendikten sonra, eğitim planı ve programının yapılması, uygulanması ve eğitimin değerlendirilmesi Personel Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilmektedir. 657 Devlet Memurları Kanunu Teşkilat Şemaları Ankara Üniversitesi Hizmet İçi Eğitim Yönetmeliği 7.1.3. Altyapı Hukuk Müşavirliği hizmetlerin gerçekleştirilmesi, Kalite Yönetim Sistemlerinin uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması doğrultusunda gerekli alt yapı ihtiyaçlarını belirlemiş ve karşılamıştır. Mevcut altyapının gerekli bakım ve onarımları Rektörlük personeli tarafından gerçekleştirilirken, Hukuk Müşavirliği imkânları ile yapılamayan bakım, onarım ve gerekli
Sayfa 25 /42 teknik destekler Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığından temin edilerek süreklilik sağlanır. 7.1.4. Proseslerin İşletimi İçin Çevre Hukuk Müşavirliği tarafından hizmetlerin gerçekleştirilmesi, proseslerin işletilmesi ve sürekliliğinin sağlanması doğrultusunda gerekli çevre şartları belirlenerek karşılanmış ve sürekliliği sağlanmaktadır. Hukuk Müşavirliği personelinin sosyal ve psikolojik ihtiyaçların karşılanması için memnuniyet anket sonuçlarına yönelik hareket planlarının belirlenmesi. Personelinin iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekli ergonomik konfor şartlarının belirlenmesi ve gerekli ortam şartların sağlanması ve gizliliğin esas alınmasına yönelik Müşavirlik dosyalarının korunması için şifreli odalar sağlanmaktadır. 657 Devlet Memurları Kanunu 6331 Sayılı İş Kanunu Başbakanlık Genelgesi (2011/2) 7.1.5. Kaynakların İzlenmesi ve Ölçülmesi Hukuk Müşavirliğinde fiziki ortam ekipmanlarına kalibrasyon gereği bulunmamaktadır.
Sayfa 26 /42 7.1.6. Kurumsal Bilgi Hukuk Müşavirliği prosesleri, gizlilik esas alınarak, hizmetlerin uygunluğa erişmesi için ihtiyaç duyulan bilgi iç ve dış kaynaklar dikkate alınmak suretiyle tayin edilmiş olup, Hukuk Müşavirliği web sayfasından ihtiyaç duyulan bilgilere ulaşılabilmektedir. Söz konusu bilgilerde herhangi bir değişiklik olması durumunda güncelleme birim içerisinde yapılmaktadır. Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı Sonuç Raporları 7.2. Yeterlilik Hukuk Müşavirliği personelinin yeterlilik kriterleri 657 sayılı Kanun ile Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği çerçevesinde, sözleşmeli personel (avukat) Rektör onayı ile yapılır. Koordinatörlüğümüzde çalışan personel, yürütmekte olduğu hizmet için gerekli olan ve Personel Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim tarafından düzenlenen her türlü eğitim seminerine katılabilirler. Ayrıca tecrübe sahibi olan personel deneyimlerini ve bilgilerini paylaşarak diğer personelin de gelişimine katkı sağlamaktadır. Eğitim faaliyetleri ile ilgili kayıtlar mevzuatlarda belirtilen sürelere uygun muhafaza edilmektedir.
Sayfa 27 /42 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği 7.3. Farkındalık Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemleri ile ilgili farkındalık oluşturmak için, KYS Sorumluları tarafından çalışanlara KYS temel eğitimi verilir. Bu eğitimlerde özellikle kuruluş politikası, hedefler, birim dokümantasyonu ve KYS ile ilgili genel bilgilendirme yapılır. Kalite Politikası, strateji ve hedefleri doğrultusunda etkin ve verimli yürütülmesi, hedeflerine ulaşılabilmesi, iyileştirme ve sisteme katılımlarının sağlanması amacıyla hareket planları oluşturulur. Hukuk Müşavirliği Kalite Politikası Hukuk Müşavirliği Kalite Stratejileri Hukuk Müşavirliği Kalite Hedefleri Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları 7.4. İletişim Hukuk Müşavirliği Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili iç ve dış iletişim şartları 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunun ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu kapsamında yürütülür. Kurum içi personeli ile iletişim sözlü (yüz yüze, telefon, toplantı vs.) olarak gerçekleştirilir. Müşavirlik dışı resmi iletişim e-beyas sistemi, posta, e-posta, faks üzerinden gerçekleştirilmektedir. Ayrıca Üniversitemiz Rektörlüğü web sayfaları aracılığı ile alternatif iletişim sağlanmaktadır.
Sayfa 28 /42 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu E-Beyas Kurumsal e-posta Rektörlük web sitesi 7.5. Dokümante Edilmiş Bilgi 7.5.1. Genel Gerek Hukuk Müşavirliği hizmetlerinin gerçekleştirilmesi, gerekse Kalite Yönetim Sistemlerinin etkinliği, izlenmesi ve kontrolü için gerekli olan dokümante edilmiş bilgi hazırlanmış, duyurulmuş ve takibi yapılmaktadır. 7.5.2. Oluşturma ve Güncelleme Kalite Yönetim Sistemleri şartları ve Hukuk Müşavirliği faaliyetlerinin uygulanması için gerekli dokümanların oluşturulması, onaylanması, gözden geçirilmesi, güncellenmesi, tanımlanması, formatı, kontrolü, erişimi, muhafazası ve dağıtımı ile ilgili hususlar; TSE ISO 9001:2015 şartlarına bağlı olarak Doküman Kontrolü ve Prosedürü ile Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü ile sağlanmaktadır.
Sayfa 29 /42 7.5.3. Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü Doküman Kontrolü ve Prosedürü ile Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü kapsamında kayıtların belirlenmesi, muhafazası, korunması, tekrar elde edilebilir olması, saklama süreleri ve elden çıkarılması için gereken kontroller belirlenmiştir. TSE ISO 9001:2015 şartlara uyulmaktadır. 8. Operasyon: 8.1. Operasyonel Planlama ve Kontrol: Hukuk Müşavirliği hizmetlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli olan süreçlerin planlaması ve gelişimleri süreci içerisinde sağlanmaktadır. Tüm hizmetler için talimat (ANKÜ-HM- TAL.001,010) ve proses şemaları (ANKÜ-HM-PŞ.001,010) oluşturulmuş ve bunlar için riskler belirlenmiştir. Yürütülen eylemsel faaliyetlerin uygunluğunun izlenmesi amacıyla iç tetkik formları kullanılmakta olup, hizmetlerin geliştirilmesi, sunumu, süreçlerinin planlanmasından ve planlandığı gibi işletilmesinden tüm birimlerin yöneticileri doğrudan sorumludur. Hukuk Müşavirliği hizmetleri Kalite Yönetim Sistemleri kapsamında dış kaynaklı proses bulunmamaktadır. TS EN IS0 9001:2015 Şartları
Sayfa 30 /42 8.2. Hizmetler İçin Şartlar/Acil Duruma Hazırlıklı Olma Hukuk Müşavirliği hizmetleri faaliyetleri yürütülürken olası olumsuz çevresel etkileri önlemek veya azaltmak için yapılacak faaliyetler (önleme/tedbirler, eğitim, iletişim vb.) kalite yönetimi şartları kapsamında uygulanmaktadır. 8.2.1. Müşteri ile İletişim Hukuk Müşavirliği hizmetleri faaliyetleriyle ilgili bilgiler e-beyas sistemi aracılığı ile ilgililere duyurulmaktadır. 8.2.2. Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi Kurumumuzun vermiş olduğu hizmetler, yasal mevzuatlar çerçevesinde yürütülmektedir. Hukuk Müşavirliği, yürürlükte olan ilgili kanun ve tüzükler ile Ankara Üniversitesi Senato ve Yönetim Kurulu kararları ile yayımlanan Yönerge ve İç Talimatlara uygun ve gizlilik çerçevesinde yapılır. 8.2.3. Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi Kurumumuza yapılan tüm başvurular ilgili birimlerce mevzuatına göre değerlendirilir ve cevaplandırılır. Mevzuata uygun olmayan talepler yetkili birimlerce reddedilir ve başvuru sahibi bilgilendirilir. 8.2.4. Hizmetler İçin Şartların Değişmesi Hukuk Müşavirliği hizmetlerine bağlı şartlarda yapılacak değişikliklerle ilgili personel bilgilendirmeleri e-beyas kapsamında yapılacak resmi yazışma ve alternatif iletişim kanalları ile güvence altına alınır.
Sayfa 31 /42 E-Beyas Kurumsal web sayfası Kurumsal e-posta 8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi Müşavirliğimizde tasarım faaliyeti sunulmadığı için bu madde kapsam dışı tutulmuştur. 8.4. Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü: 8.4.1. Genel Dışarıdan tedarik işlemleri ihtiyaca göre Müşavirliğin birim bütçesinden sağlanmaktadır. İhtiyaca binaen en ucuz ve en kaliteli mal alımı doğrudan temin usulü ile yapılmaktadır. Doğrudan temin edilemeyen mal ve hizmet alımları için ilgili birimlere (Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı) şartname ile birlikte talep yazısı gönderilmektedir. Müşavirlik hizmetleri için ihtiyaç duyulan malzemenin/hizmetin dışarıdan tedarik edilmesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından karşılanmaktadır. 8.4.2. Kontrolün Tipi ve Boyutu Tedarik edilen hizmet/ürünün uygunluğu ilgili birimler tarafından teşkil edilen Şartname Hazırlama ve Muayene Kabul Komisyonu tarafından uygunluk raporu ile dosyalanarak yapılır.
Sayfa 32 /42 8.4.3. Dış Tedarikçi İçin Bilgi Hukuk Müşavirliği, hizmet sürecini etkileyen malzeme/hizmetlerin satın alınması yönünde ihtiyaca uygun şekilde idari ve teknik şartnameler hazırlar ve malzemeye/hizmete ait teknik ve kalite özellikleri tanımlanır. Bu şartnameler Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığına ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilir. 8.5. Hizmetin Sunumu 8.5.1. Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü Üretim ve hizmetin sunumu için proseslerin planlanan sonuçlara erişme yeteneğinin ve çıktıları izlenemediği veya ölçülemediği sonuç rutin olarak kontrol edilerek, sürecin aksamaması için önlemler alınır. 8.5.2. Tanımlama ve İzlenebilirlik Müşavirliğimizde yürütülen tüm hizmetlere bağlı şartlar, mevzuatta ve ilgili dönem Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yıllık Stratejik Planında tanımlıdır. 8.5.3. Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet Hukuk Müşavirliğinde farklı birimlerle yapılan gizli resmi yazışmaların sorumlu ve yetkili olanlar dışında herhangi bir üçüncü kişi görmemekte ve bilgi paylaşımı yapılmamaktadır.
8.5.4. Muhafaza Sayfa 33 /42 Hukuk Müşavirliğinde yürütülen hizmetlere ait resmi yazışmalar e-beyas Uygulaması ile elektronik ortamda ve ilgili birimlerinden talep edilen hizmetlerin başvurudan sonuçlanmasına kadar geçen süre içinde işlemi devam eden evrakın muhafazası, dosyalar içinde şifreli odalarda bulunmakta ve bu dosyalardan sadece yönetici ve personelleri sorumludur. E-Beyas 8.5.5. Teslimat Sonrası Faaliyetler: Hukuk Müşavirliği hizmetlerinde, hizmetler ile ilgili teslimat sonrası faaliyet bulunmadığından bu madde uygulanmamaktadır. 8.5.6. Değişikliklerin Kontrolü Hukuk Müşavirliği tarafından verilen hizmetlere ilişkin, mevzuat kapsamında değişiklik gündeme geldiğinde ya da yasal mevzuat şartlarının sağlanması için verilen hizmet şartlarında bir değişiklik yapılması ihtiyacı olduğunda Hukuk Müşaviri yada H. Müşaviri Yardımcısı tarafından yeni mevzuat gereği olabilecek değişiklikler, ilgili personele duyurulur. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu Resmi gazete
Sayfa 34 /42 8.6. Hizmetin Sunumu Hukuk Müşavirliği, avukatlık hizmetlerinin işleyişi gereği (dava sürelerinin belirsiz olması) verilen hizmetlerin sonuçları, tanımlanmış olan yetki sorumluluklar çerçevesinde anında alınmadığından hizmetin durumu ve neticesi anında izlenememektedir. İdari hizmetlerin işleyişi gereği ise, ilgili mevzuat ve sistem dokümantasyonuna uygunluğu hiyerarşik olarak imza ve paraflar yoluyla kontrol edilmektedir. Ayrıca talimat (ANKÜ- HM-TAL.001,010) ve proses şemalarında (ANKÜ-HM-PŞ.001,010) kontrol noktaları belirlenmektedir. Hizmetin kontrolü; denetim/iç tetkik raporları, iç ve dış paydaş anketleri, öneri ve şikâyetler, performans değerlendirme raporları ile yönetim sistemleri hedefleri gerçekleşme tablolarına göre değerlendirilir. Yapılan tespitlerde, iyileştirme için uygun etkinlik planlaması bir sonraki yılın Yönetim Gözden Geçirme Toplantısında yapılır. Tespit edilen uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet başlatılır. : Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları İç Tetkik Prosedürü
Sayfa 35 /42 8.7. Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü 8.7.1.Hukuk Müşavirliği hizmetlerinin şartları mevzuata bağlı olarak hazırlanan talimat ve proseslerle gerçekleştirilmektedir. Faaliyetler sürekli kontrollerle izlenerek uygun olmayan hizmet sunumu önlenmektedir. Öneri/şikayetler, anketler, iç tetkikler, denetimler, gözden geçirme toplantıları, risk değerlendirmeleri, proses performanslarının izlenmesiyle veya kontrollerde tespit edilen/tekrarlanan uygunsuzluklar için proses sorumluları tarafından faaliyetin risk durumuna göre durdurulması, ertelenmesi kararı verilmektedir. 8.7.2. Proses veya talimatlarda belirtilen şartların sağlanamadığı Müşavirlik yöneticileri/çalışanları tarafından yapılan kontrollerle tespit edilmesi sonucu kayıt altına alınması, uygulanacak düzeltme/düzeltici faaliyet ile uygunsuzluklar için yapılacak işlemler detaylı olarak İç Tetkik çalışmasında açıklanmaktadır. Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları İç Paydaş Memnuniyet Anketi Değerlendirme Raporu İç Tetkik Prosedürü 9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME 9.1. İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme
9.1.1. Genel: Sayfa 36 /42 Hukuk Müşavirliği hizmetlerinin tüm süreçleri dikkate alınarak hangi proseste/talimatta hangi faaliyetin ne şekilde ölçülmesi-kontrol edilmesi gerektiği tanımlanmıştır. Bu kapsamda Proseslerin Yönetimi ve Performans Değerlendirme Prosedürü çalışmalarında Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ve iç tetkik çalışmaları önem arz etmektedir. Elde edilen sonuçlar değerlendirilerek uygun iyileştirme çalışmaları başlatılmaktadır. Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları İç Tetkik Prosedürü 9.1.2. Müşteri Memnuniyeti/Uygunluğun Değerlendirmesi Hukuk Müşavirliği hizmetlerinde sadece çalışan personele müşteri memnuniyet anketi uygulayarak, gerek hallerde düzeltici faaliyet başlatılır ve iyileştirmeler sağlanır. Detaylı bilgiler Memnuniyet Değerlendirme Raporunda yer almaktadır. TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi İç Paydaş Memnuniyet Anketi Sonuç ve Değerlendirme Raporu YönetimGözden GeçirmeToplantı Kararları 9.1.3. Analiz ve Değerlendirme Hukuk Müşavirliği hizmetleri kapsamında gerçekleştirilen iç paydaş memnuniyet analizi, yönetim gözden geçirme toplantıları, iç tetkik süreçleri, risk ve fırsatlar kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinlikleri ile iyileştirme ihtiyaçları analiz edilmektedir.
Sayfa 37 /42 Yönetim Gözden Geçirme Toplantı Kararları TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Memnuniyet Anket Sonuçları İç Tetkik Prosedürü Doküman Kontrolü ve Prosedürü Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü 9.2. İç Tetkik 9.2.1.Hukuk Müşavirliği hizmetlerinde uygulanan Kalite Yönetim Sistemleri ile ISO 9001 kalite standartlarının şartlarının etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı, faaliyetlerin düzenli olarak sürdürülüp sürdürülmediğinin belirlenmesi amacıyla iç tetkikler yapılmaktadır. 9.2.2.Yapılacak iç tetkiklerin sıklığı, yöntemi, sorumluluklar, tetkikin ve tetkik görevlilerinin planlanması, tetkik kriter ve kapsamının belirlenmesi, tetkik sonuçlarının üst yönetime rapor edilmesi, uygun düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve tetkik dokümanlarının kanıt olarak muhafaza edilmesi süreçleri İç Tetkik Prosesinde detaylı olarak gösterilmiştir. İç Tetkik Prosedürü Yönetim Gözden GeçirmeToplantı Kararları
Sayfa 38 /42 9.3. Yönetimin Gözden Geçirmesi 9.3.1. Genel Hukuk Müşavirliği hizmetlerinin Kalite Yönetim Sistemlerinin amacına uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sürdürmesini ve stratejik amaçlarıyla uyumluluğunu güvence altına almak için planlı aralıklarla tüm Yönetim Gözden Geçirme toplantıları gerçekleştirir. 9.3.2. Yönetimin Gözden Geçirme Girdileri Yönetim Gözden Geçirme toplantılarının planlanma aşamasında yönetimin gerekli gördüğü diğer konular ve birimlerden gelen öneriler dışında aşağıdaki konular göz önünde bulundurularak toplantı gündemi belirlenir; Bir önceki yılda gerçekleştirilen Yönetim Gözden Geçirmesi Toplantılarından devam eden takip faaliyetleri, Yönetim Sistemlerini etkileyebilecek iç ve dış konulardaki değişiklikler, Müşteri memnuniyeti kapsamında yapılan çalışmalar ile müşteri geri bildirimi, çalışmaların analiz edilmesi, iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi, Amaç ve hedeflerin gözden geçirilmesi, gerçekleşme durumlarının görüşülmesi, yeni hedeflerin belirlenmesi, Proses performanslarının değerlendirilmesi, Uygun olmayan faaliyetler ile düzeltici faaliyetlerin gerçekleşme durumu, İzleme ölçme sonuçları, İç/dış tetkiklerin ve denetimlerin sonuçları, Kaynaklar,
Sayfa 39 /42 Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetler, İyileştirme önerileri, (çalışan ve hizmet alanlardan gelen öneriler), Kalite Politikasının belirlenen hedeflere göre gözden geçirilmesi, İlgili tarafların şikâyetleri. 9.3.3. Yönetimin Gözden Geçirme Çıktıları Yönetimin sistemi gözden geçirme toplantılarının çıktıları; iyileştirme için fırsatları, yönetim sistemleri ile ilgili değişiklik ihtiyacını ve gerekli olan kaynakları kapsayacak karar ve faaliyetleri içerir. YönetimGözden Geçirme Toplantı Kararları TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi 10. İYİLEŞTİRME 10.1. Genel Hukuk Müşavirliği hizmet kalitesi ve iç paydaş taleplerinin karşılanması yürürlükte olan ulusal ve uluslararası mevzuata uygun biçimde değerlendirilmektedir. İç tetkik, Yönetim Gözden Geçirme sonuçları elde edilen bilgiler ile risk ve fırsatların gözden geçirilmesi sırasında yapılacak iyileştirmeler belirlenir.
Sayfa 40 /42 Yönetim Gözden GeçirmeToplantı Kararları Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü İç Tetkik Prosedürü 10.2. Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet 10.2.1.Müşavirlik çalışan anketleri, şikâyet ve önerileri, uygun olmayan hizmetler ve denetim/iç tetkik performans değerlendirme sonuçlarında belirlenen uygunsuzlukların ortadan kaldırılması için düzeltici faaliyet yapılır. Bu uygunsuzlukların nedeninin saptanması, bu nedenlerin ortadan kaldırılması ve tekrarının önlenmesi için düzeltici faaliyetin açılması, uygulanması ve sonuçlarının takip edilmesi ile ilgili yöntemlerin belirlenmesi için Düzeltici Faaliyet Prosedürü oluşturulmuştur. Uygunsuzlukla ilgili değerlendirme de risk ve fırsatlar da gözden geçirilerek, gerekirse sistem üzerinde değişiklikler yapılır. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü DokümanKontrolüProsedürü 10.2.2. Tespit edilen uygunsuzluğun giderilmesi için yapılan çalışmalar ve sonucu yapılan düzeltme/düzeltici faaliyetle ilgili her türlü kayıtlar muhafaza edilir.
Sayfa 41 /42 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü Doküman KontrolüProsedürü 10.3. Sürekli İyileştirme Hukuk Müşavirliği uygulanan Kalite Yönetim Sistemleri iyileştirme ve geliştirmeye dayanmaktadır. İyileştirmeyi taahhüt eden Kalite Yönetim Sistemleri Politikası ve Hedeflerinin Kalite Strateji olarak belirlenmesi, bu hedeflerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolü, veri analizleri, iç tetkikler, proses performanslarının izlenmesi, Yönetimin Gözden Geçirme toplantıları ile yapılır. Bu yöntemler kullanılarak aksaklık ve eksiklikler tespit edilmekte ve çözümlenmesi için girişimlerde bulunulmaktadır. Sürekli iyileştirmenin bir parçası olarak kaynaklar ve fırsatlar da değerlendirilerek potansiyel risk unsurlarının uygunsuzluğa dönüşmeden önlenerek, çevreye duyarlılığı hizmetlerimizin devamlılığı ve sürekli iyileştirmesi için ulusal ve uluslararası kriterlerde sağlanmaktadır. Yönetim Gözden GeçirmeToplantı Kararları İç Tetkik Prosedürü Doküman Kontrolü ve Prosedürü Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü Memnuniyet Anketleri Sonuç ve Değerlendirme Raporları Hukuk Müşavirliği Kalite Politikaları
Sayfa 42 /42 Hukuk Müşavirliği Kalite Stratejileri Hukuk Müşavirliği Kalite Hedefleri TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi