Reyhan, personel yönetimi, proje yönetimi, çözüm ortağı yönetimi, randevu ve iş takibi, rehber yönetimi amacıyla hazırlanmış bir web tabanlı uygulamadır.
Kurum çalışanlarının iş takibini kolaylaştırmak, performans analizlerini yapabilmek, personel yönetimi, proje yönetimi, çözüm ortağı yönetimi, rehber yönetimi ve randevu takibi gibi zaman ve takip gerektiren işlerin yönetimi ve ataması, zamanında gerçekleşip gerçekleşmediğinin denetlenmesi, raporlaması ve analizi için web tabanlı olarak çalışacak bir yazılımdır. Kurulacak platform genel olarak; o o o o o o Yönetilebilir, Ölçeklendirilebilir, Güncelleştirilebilir, Genişleyebilir, Yüksek yoğunlukta bilgi taşıma işlemini yerine getirebilir, Güvenilir bir yapıda olacaktır.
Ana sayfada İş yükü, İş ortağı, Yüklenici, Kurum Personeller, Görev, Kişisel, Yönetim, Erişim Yetki, Tanımlar, Log İzleme ve Çıkış menüleri yer almaktadır. Her alan adı altında kendiyle ilişkilendirilen alt başlıklar bulunmaktadır. Alt kısımda ise kullanıcıya ait Aktiviteler, Görevlerim, Notlarım, Performansım (Görev sayısı bazında), Takvim, Performansım (Saat sayısı bazında) alanları mevcuttur. Kullanıcı bu alanda kendine verilmiş görevleri, görevlerle ilgili notları, şahsi takvim ve randevularını ayrıca aldığı görevlerle ilgili kişisel performansını görmektedir.
Menüdeki İŞ YÜKÜ kısmında kullanıcının ekli olduğu projeler ve kullanıcının kendi rutin işlerini takip edebileceği Rutin işler bulunmaktadır. Kullanıcı proje kısmına tıkladığında açılan sayfa alttaki görüntüye ulaşmaktadır. Bu sayfada projeyle ilgili detaylı bilgilere ulaşabilmektedir. Projenin adı, yöneticisi, projenin sahibi birim, projenin geldiği aşama, türü, tarih ve tamamlanma yüzdesi bu sayfadan ulaşabileceğimiz bilgilerdir. Ayrıca bu sayfa üzerinde yeni proje eklenebilir, mevcut proje üzerinde güncelleme yapılabilir. Sayfanın yan menülerinden projeye personel, iş ortağı/yüklenici, detaylı masraf çizelgesi ve projeyle ilgili herhangi bir argüman (excel,world,pdf vb.) eklenebilir. Ayrıca bu alanda projeyle ilgili yorum yapılabilir, yeni görevler atanabilir. İş yükü ana başlığının altında bulunan RUTİN İŞLER kısmı ise kullanıcının her gün düzenli olarak yaptığı işleri gösterir. Bu işleri kullanıcının kendisinin atadığı gibi üst kademeden de iş atanabilir veya account durumuna bağlı olarak da kendisi bir başkasına iş atayabilir.
İŞ ORTAĞI bölümünde kurumun konu olan projeyle ilgili hangi devlet kurum veya kuruluşlarıyla iş birliği yaptığı gözükmektedir. İş ortağının bu projede hangi personelle çalıştığını, kurumun telefon, fax ve adres bilgilerini, projenin detaylı bilgisinin yer aldığı kısımları görüntülemek için proje üzerinde güncelleme kısmına gelinebilir.kullanıcı Projeye yeni iş ortakları eklenebilir, projede iş ortağının bu projede hangi personelle çalıştığını, kurumun telefon, fax ve adres bilgilerini görüntüleyebilir. YÜKLENİCİ başlığının altında ise proje sahibi kurumun projede hangi özel firmalardan destek aldığı bilgisi yer almaktadır. Bu bölümde de iş ortakların da olduğu gibi projedeki aktif personeli,firma yetkilisini, firmanın iletişim bilgilerini ve firmanın projeyle ilgili kuruma yazdığı notları görüntülemek mümkün
KURUM PERSONELLERİ kısmında, kurumun personellerinin tamamı görüntülenir. Bu alanda kurum personellerinin adı soyadı, telefon, bağlı bulunduğu makam, unvan ve e mail bilgileri yer almaktadır. Ayrıca aynı kişinin üstünde fazla iş yükü olmaması için kişinin üstünde kaç tane açık görevi var bunun bilgisi de aynı sayfa üzerinde veriliyor. Diğer bir ana başlık ise GÖREVLER dir. Bu bölümde kullanıcı kendine atanmış olan görevleri detaylarıyla inceleyebilir. Kullanıcı görevlerini isteği doğrultusunda filtreleyebilir açık görevlerini veya atadığı görevleri ayrı ayrı görüntüleyebilir. Ayrıca yeni görev alabilir bir başkasına görev atayabilir. Verilen görevler niteliklerine göre yeniden değerlendirilebilir, önem derecesi verilen zamanda değişiklik yapılabilir.
KİŞİSEL bölümünde sırasıyla Randevu, Mesaj ve Rehber alt başlıkları bulunmaktadır. Randevu kısmında gelen ilk takvim görüntüsü aylık olarak dizayn edilmiş, isteğe göre haftalık ve günlük olarak da sol üstte bulunan tercih butonlarından değiştirilebilir. Randevu kısmında günlük randevularınız, mevcut proje ve görevleriniz yer almaktadır. Randevularınıza kişi ekleyebildiğiniz gibi organizasyonda ekleyebilirsiniz. MESAJ kısmında birçok uygulamada olduğu gibi gelen ve giden mesajlar kısmı mevcut. Yeni mesaj göndermek istediğiniz zaman daha önceden tanımlanmış olan kurum personellerinden seçim yapılabiliyor. Rehber de kurum personellerine ait veya özel bir rehber oluşturulabilir. Oluşturulan her rehber kullanıcının belirlediği isimle adlandırılır ve kullanıcı rehberini şahısların bilgilerini ister kurum altyapısından alarak ister kişilerin bilgilerini kendi girerek oluşturabilir.
YÖNETİM başlığının altında bulunan Performans sekmesi kullanıcının kişi bazlı veya birim bazlı performans değerlendirmesini görüntülediği alandır. Burada kullanıcının performansı iki şekilde görüntülenebiliyor. Bunlar atanan görev sayısı bazında ve atanan görevi çalışma saat sayısı bazında olarak değerlendiriliyor. Performans değerlendirilmesi atanan işin verilen zamanda yapılmasına bağlı olarak hesaplanıyor. ORGANİZASYON başlığının altında hiyerarşik düzene bağlı olarak makam adları belirlenir. Üst makama bağlı olarak alt makamlar oluşturulur. Oluşturulan accountlara şahıslar tanımlanır. Tanımlanan şahısların yeni verileri girilir ve önceden girilmiş bilgileri güncellenebilir. Yönetim başlığı altındaki sekmeler yalnızca yönetici kullanıcılar tarafında görülecek ve yalnızca onlar tarafından değişiklik yapılabilecek alanlardır.
ERİŞİM YETKİ bölümü sadece yönetici kişiler tarafından görülecek olan kısımdır. Bu alanda yeni kullanıcılar tanımlanır. Kullanıcının account bilgileri kullanıcı adı ve parolası ilk olarak burada verilir. Erişim yetki de olan profil kısmında kullanıcı kendine ait bilgilere ulaşabilmektedir. Bu bilgiler güncellenebilir ve silinebilir formattadır. Erişim yetkide kullanıcılar yetkilendirilir. Kullanıcının yapacağı iş doğrultusunda YETKİLENDİRME yapılır. Kolay bir şekilde yetki ataması yapmak için hazır rol formatları oluşturulabilir. Menüdeki her ana başlığın ve alt başlığın ayrı ayrı yetkilendirmesi yapılabilir.
TANIMLAR başlığı yine yönetici kişiler tarafından görülecek bir alandır. Bu bölümde kurumun yapılan projelerle ilgili kullanılacak terimleri girilir. Projenin türü, projede gelinen aşama, şahıs unvanları, görev öncelik bilgileri, rutin iş türü ve rutin işin aşama durumu alanda yetkili kullanıcı tarafından girilecektir. İş takip ve personel performans yönetimi uygulamamızın en güzel yönü dinamik bir yapıya sahip olmasıdır. Her kurum için istek doğrultusunda menü üzerinde,alt başlıklar üzerinde ve tanımlar üzerinde değişiklik yapılabilir. Programın tüm tanımları kurumun kendi terimleriyle oluşturulabilir veri girişleri yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilir.
LOGLAR sekmesi tüm kullanıcıların uygulama içerisinde attıkları her adımın kaydının tutulduğu alandır. Oluşturulan projeler ve görevler, görevlerde gelinen son aşamanın kaydı, randevu kayıtları yani uygulama içerisine eklenen veya güncellenen her verinin kaydının tutulduğu indextir. Uygulamanın sağ üst köşesinden çıkış yapılmaktadır.