İÇ 1 Sosyal Güvenlik Kapsamında Yapılan İşler Personel Maaş İşleri ve sgk.gov.tr adresinden sosyal güvenlik primi onaylama 25477 Sayılı Kanun, 657 Sayılı Kanun, 4857 Sayılı İş KHK 'de çalışanlar Nakil Belgesi, Göreve Başlama Yazısı, Atama Oluru, Aile Beyanı, Asgari Geçim Beyanı, Banka Hesap Numarası, Ücretsiz izinli personelin ücretsiz izin oluru Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi Tüm Birimleri S.G.K., D.P.T., İcra Dairesi, Maliye Bakanlığı, Bankalar vs. 7 GÜN Sunulmuyor 2 Sosyal Güvenlik Kapsamında Yapılan İşler Her ay düzenli olarak Personelin Kıdem, Derece, Kademe, Özel Hayat Sigortası, Vergi Matrahı, Giriş 657 Sayılı Kanun 'de çalışanlar Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığının yazısına göre Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi Personel Daire Başkanlığı S.G.K. 7 GÜN Sunulmuyor 3 Yolluk (Yurtiçi Geçici) 2-5018 Sayılı Kamu Mali Yurtiçi geçici Yönetim görev yolluklarının ödemeleri 3-2547 Sayılı Yükseköğretim 39. Madde Üniversitemiz öğrencilerinin yollukları 1- Görevlendirme yazısı veya harcama talimatı. 2- Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi - MYHBY Örnek No: 27 3- Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura. Görevine ait mesleki ve sıhhi yeterliliklerinin tespiti veya kurumlarınca görülecek lüzum üzerine sınav için gönderilenler ile yurtiçinde mesleki bilgilerini artırmak amacıyla memuriyet mahalli dışında açılan kurs veya okullara gönderilenlerin 1- Söz konusu sınav veya kursa katıldığını gösteren belge. Ucakla Yapılan Seyahatlerde; 1- Yolcu bileti. 2- Bilette kayıtlı gidiş-dönüşten birisinin kullanılmaması nedeniyle biletin iadesi gerektiği takdirde gerçekleşen seyahat ücretini gösteren belge. 22. ve 27. Maddeleri), - - - 3 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor
İÇ 4 Yolluk (Yurtiçi Sürekli) Yurtiçi sürekli 2-5018 Sayılı Kamu Mali görev yolluklarının Yönetim ödemeleri 'de çalışıp emekli olanlar. 1-Dilekçe 2-Yurtiçi / yurtdışı sürekli görev yolluğu bildirimi - MYHBY Örnek No: 28 3-Personel Nakil Bildirimi Formu-MYHBY Örnek No: 14, 4-Emekli olanlar için Emekli yazısı ve Rektörlük Oluru.. 23. ve 27. Maddeleri) Sekreter - - - 2 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor 5 Yolluk (Yurtdışı Geçici) 2-5018 Sayılı Kamu Mali Yurtdışı geçici Yönetim görev yolluklarının ödemeleri 3-2547 Sayılı Yükseköğretim 39. Madde Üniversitemiz öğrencileri 1-Öğrenci Başvurusunda davet yazısı sunum veya bildirisni dilekce ile bağlı bulunduğu ilgili birime başvurruda bulunup Yönetim Kurulu Karararı ile belgeleri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. Ödenek durumuna göre işlem yapılır. 2- Yurtiçi / Yurtdışı Geçici Görev Yolluğu Bildirimi - MYHBY Örnek No: 27 3- Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura. Uçakla Yapılan Seyahatlerde; 1- Yolcu bileti. 2- Bilette kayıtlı gidiş-dönüşten birisinin kullanılmaması nedeniyle biletin iadesi gerektiği takdirde gerçekleşen seyahat ücretini gösteren belge. 25. ve 27..Maddeleri) - - - 2 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor
İÇ 6 Öğrenci Tedavi Yollukları (Yurtiçi ve Yurtdışı) Yurtiçi veya yurtdışı tedavi yolluklarının ödenmesi 2-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim 3-5510 sayılı Kanun, 4- Genel Sağlık Sigortası, 5-506 Sayılı Sosyal Sigortalar nun 2167 Sayılı Kanunla Değiştirilen 102 nci Maddesinde Belirtilen Yol Paraları ile Zaruri Masraf Karşılıklarına İlişkin Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik Yabancı uyruklu öğrenciler Bulunduğu yer dışındaki bir tedavi kurumuna sevk edildiğine veya yurtdışında tedavisinin gerekli olduğuna ilişkin belge (Sevk edildikleri yerlere bir kimse refakatinde gitmesinin gerekli olduğu hallerde ise bu durum ayrıca belge üzerinde gösterilir.) 27. Maddesi), Personel Daire Başkanlığı 3 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor 7 8 Kurs Giderleri Reklam ve İlan İşleri Kurslara katılım giderlerinin ödenmesi İlan Ödemeleri 2-5018 Sayılı Kamu Mali 'de çalışanlarından Yönetim mesleki eğitime ihtiyaç duyunlar 3-2547 sayılı kanunun 39. mad. 1-4734 Sayılı Kamu İhale 13. Mad. ve 22. mad. (b) bendi. 1- Görevlendirme yazısı, 2- Fatura, fatura düzenlenemeyen hallerde katılma ücretini gösteren belge, 3- Kurs ve toplantıya iştirak edildiğine ilişkin belge, 36. mad.) İlanla ilgili gazete, Fatura. (* Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri 35. Mad.) Sekreter 3 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor - - - 3 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor
İÇ 9 Akaryakıt, Sarf Malzemesi Doğalgaz, Alımları Elektrik, Su, vb. Ödemeleri 4734 Sayılı Kamu İhale 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri İlgili yönetmelikler (Akaryakıt alımı için) Fatura. 49.Maddenin a bendi) Akaryakıt için; 1-) Araçların Akaryakıt Otomasyon Fişi, 2-) Ödeme tarihine ait Fatura Detay Raporu, 3-) Vergi borcu yoktur yazısı. 49.Maddenin b bendi) - - 2 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor 10 Haberleşme İşleri Telefon Fatura ve Ödemeleri Birimleri Yurtiçi ve yurtdışı şehirlerarası telefon görüşme bedellerinin resmi-özel ayrımını gösterir, kullanıcının beyanına dayalı olarak ilgili daire amirince onanmış fatura. (*Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri 43.Maddenin a bendi) - - 10 GÜN Sunulmuyor 11 Uluslararası ve Bölgesel Kuruluşlarla İlişkiler Uluslararası Kuruluşlara yapılan Ödemeler 1-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim 2-6245 Sayılı Harcırah 3-4734 Sayılı Kamu İhale 22.maddesinin (b) bendi. 3- Her yıl yayımlanan Merkezi Yönetim Bütçe Maliyenin görüşü alınarak alınmış YÖK müsaade yazısı, Kuruluşla yapılan sözleşme yazısı, Fatura (Tercümeli), ) Sekreter - YÖK - 2 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor
İÇ 12 Avans-Kredi İşleri Avans-Kredi 1-5018 Sayılı Kamu Mali Yönetim 2-6245 Sayılı Harcırah 3- Kamu İhale Kurumu Kamu İhale nun 4-4734 sayılı Kamu İhale 22.maddesi a bendi 1- Talep yazısı 2- Teknik Şartname (Mal veya hizmetin niteliğine göre ilgili birimden) ), - YÖK Darphane ve Damga Matbaası Genel Md. Kamu İhale Kurumu - Avansın kapatılması 1 ay Kredinin kapatılması 3 ay Sunulmuyor 13 1-Kamu İhale Kurumu Kamu İhale nun Mal ve Hizmet Satınalma İşleri Alımı 2-4734 sayılı Kamu İhale (Doğrudan Temin) 22.maddesi b bendi 3-31/12/2005 tarih ve 26040 sayılı Resmi gazetede yayımlanan İç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve İÜ 1- Talep yazısı 2- Teknik Şartname (Mal veya hizmetin niteliğine göre ilgili birimden) ) Sekreter KİK Ticaret Odası - 5 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor 14 1-Kamu İhale Kurumu Kamu İhale nun Mal Alımı ve Satınalma İşleri Yapım İşi (Doğrudan Temin) 2-4734 sayılı Kamu İhale 22. maddesi d bendi İÜ 1- Talep yazısı 2- Teknik Şartname (Mal veya hizmetin niteliğine göre ilgili birimden) ), r KİK - 7 İŞ GÜNÜ Sunulmuyor
İÇ 15 Satınalma Doğrudan Temin (Sözleşmeler) 1-Kamu İhale Kurumu Kamu İhale nun 2-4734 sayılı Kamu İhale 22.maddesi d ve Birimleri 4734 Sayılı Kanuna göre Getirilmesi Gereken Belgeler, Damga Vergisi (Merk. Har. Bel. ), İlgili Birimler ve Firmalar - 12AY Sunulmuyor 16 17 18 Ulaştırma ve Servis İşleri araç kiralama Öğrenciler için bilimsel ve teknik konularda gezi yapılması Gelen ve giden Evrak Kayıt ve evrakların kayıt Sevk altına alınması Bilgi Edinme Kurum içi ve kurum dışı bilgi edinme 1- Kamu İhale Kurumu Kamu İhale nun 2-4734 Sayılı Kamu İhale nun 19. mad. (Açık İhale Usulü) 3- Kamu Kurum ve Kuruluşları Personel Servis Hizmet 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı _ İÜ Öğrencileri Kurum içi ve Kurum dışı Kurum/Kuruluş/ Birim/Şahıs Kurum içi ve kurum dışı tüm kurum/kuruluş/birim/ş ahıs 1- Fatura, 2- Vergi borcu yoktur yazısı, 3- SGK Prim borco yoktur yazısı, 4- Aylık sigorta prim bildirgesi, 5- Aylık SGK prim tahakkuk fişi ve makbuzu, 6- Aylık ücret bordrosu, 7- Bir önceki aya ait bordro ve banka ödemelerini gösterir onaylı liste, 8- İş ücret pusulası, 9- Giriş-çıkış çizelgeleri, 10- Her birim için ayrı düzenlenmiş çalışan listesi, 11- Aylık işçi giriş-çıkış listeleri, 12- İşe giren işçilere ait özlük dosyası, 13- Hakediş ödemesi talep yazısı. Memur, Şef, Şube Müdürü, Daire Tüm Birimleri Ulaştırma Bakanlığı, Karayolları Gen. Müd., Belediyeler İlgili Birimler ve Firmalar - - - Resmi yazı, Dilekçe vb. - - - - -- -- -- Resmi Yazı, Dilekçe vb. Sekreter, Rektör 1 Yıl 1 Yıl Sunulmuyor EN GEÇ TAKİP EDEN 1 İŞ GÜNÜ İÇERİSİND E 13.334 Sunulmuyor -- -- 15 İş Günü 15 İş Günü Sunulmuyor
İÇ 19 Temizlik İşleri ve üniversitemiz tüm birimlerinin temizlik işleri 1-4734 Sayılı Kamu İhale 2-4735 Sayılı Sözleşmeler 3-5018 Kamu Mali 4- Kamu İhale Kurumu Kamu İhale nun 5-İlgili Yönetmelikler ve Tebliğler, Tüm Birimler (Üniversite Hastaneleri Hariç) ----- ----- ----- 1- Fatura, 2- Vergi borcu yoktur yazısı, 3- SGK Prim borco yoktur yazısı, 4- Aylık sigorta prim bildirgesi, 5- Aylık SGK prim tahakkuk fişi ve makbuzu, 6- Aylık ücret bordrosu, 7- Bir önceki aya ait bordro ve banka ödemelerini gösterir onaylı liste, 8- İş ücret pusulası, 9- Giriş-çıkış çizelgeleri, 10- Her birim için ayrı düzenlenmiş çalışan listesi, 11- Aylık işçi giriş-çıkış listeleri, 12- İşe giren işçilere ait özlük dosyası, 13- Hakediş ödemesi talep yazısı. (Merk. Har. Bel Yön.) 1-İlgili Memur 2- Şef 3-Şube Müdürü 4-Daire Tüm Birimleri 1 Yıl 1 Yıl Sunulmuyor 21 (Ambar ve Depo İşleri) Malzeme İstekleri -Taşınır Mal Tüm Birimler - - - Taşınır İhtiyaçları İstek Formu 1-İlgili Memur 2- Şef 3-Şube Müdürü 4-Daire (Taşınır Mal 6. md. (f) Fıkrası - 30 GÜN 30 GÜN Sunulmuyor 22 (Mal Tespit İşleri) Mal Giriş-Çıkış- Devir -Taşınır Mal Tüm Birimler - - - Giriş belgesi(fatura-üretim Maliyet Raporudevir çıkış Taşınır İşlem Fişi) Taşınır İstek Belgesi- Taşınır İşlem Çıkış Fişi-Dayanıklı Taşınırlar listesi Devir İstek Formu-Taşınır İşlem Fişi devir çıkışı (Taşınır Mal 15-..24) 2- Şef, 4- Daire 5-Genel Sekreter 6-Rektör Bağlı harcama birimleri (Taşınır Mal 15-..24) - 1 GÜN 1 GÜN 3700 Sunulmuyor 23 (Stok Kontrol ) Malzemelerin Kayıttan Düşürülmesi -Taşınır Mal Tüm Birimler - - - Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Belgesi-Taşınır İşlem hurda çıkışı-komisyon oluşum Tutanağı (Taşınır Mal (27-28) 2- Şef, 4- Daire 5-Genel Sekreter 6-Rektör Bağlı harcama birimleri (Taşınır Mal (27-28) - 30 GÜN 30 GÜN Sunulmuyor
İÇ 24 Sayımlar (Mal Tespit İşleri) -Taşınır Mal Tüm Birimler - - - Komisyon Oluşum Tutanağı-Sayım Tutanağı- Taşınır Sayım Döküm Cetveli-Harcama Birimi Yönetim Hesabı Cetveli-Ambar devir teslim Tutanağı. (Taşınır Mal Madde 32) 2- Şef, 4-Daire İlgili Harcama birimi yada Kurum (Taşınır Mal Madde 32) - 3 GÜN 3 GÜN Sunulmuyor 25 İadeler (Malzeme (Stok Geri Verme Kontrol ) ) -Taşınır Mal Tüm Birimler - - - Zimmet Değişim ve Teslim Formu-Hurda Bildirim Formu (Taşınır Mal Madde 18) 2- Şef, 4-Daire, Bağlı harcama birimleri (Taşınır Mal Madde 18) - 3 GÜN 3 GÜN Sunulmuyor 26 (Sayıştay İncelemeleri) Taşınır Yılsonu (Sorgu) -Taşınır Mal Sağlık Kültür ve Daire Başkanlığı Üst yazı ve ekinde; 1- Sayım Tutanağı (1 Takım), 2- Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli (1 Takım), 3- Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli (1 Takım), 4- Taşınır İşlem Numarasını Gösteren Tutanak, (1 adet) 2- Şef 4-Daire (Harcama Yetkilisi) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sayıştay Başkanlığı 1 Sunulmuyor 28 Satınalma ve Satış İşleri (İhale ) Mal, Hizmet Alımı İşi 1-4734 Sayılı Kamu İhale 2-4735 Sayılı Sözleşmeler 3-5018 Kamu Mali 4-İlgili Yönetmelikler ve Tebliğler, Tüm Birimler - - - 1-4734 Saylı Kamu İhale 2-4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri 3-5018 Kamu Mali 4-İlgili Yönetmelikler ve Tebliğler, (Talep yazısı, Teknik Şartname) İhtiyaçta Bulunan Birimler, Komisyon Üyeleri (KİK 4734 sayılı madde 6) -Maaliyeti belirlemede alınan teklifler için gerekli yazışmalar,rayiç bedel için yapılan yazışmalar, -Şikayet olduğunda yapılan yazışmalar -Keşinleşen ihale kararları,sözleşmeye davet yazıları, sözleşme (4734-4735 sayılı KİK) 1 Yıl 1 YIL 1- www. İstanbul.edu.tr internet sitesinden, 2- EKAP (Elektoronik Kamu Satınalma Platformu)'tan 3- Kamu İhale Kurumu nun sitesinde yayınlanmaktadır.
İÇ 29 31 Gayrimenkul Alımı, Kiralama Kiralanması ve İşletilmesi Transfer Giderleri Yurt aidat, kimlik iadesi, kreş aidat ödemeleri 2886 Sayılı Devlet İhale 4. Mad. Tüm Birimler - - - Hizmetten yararlananlar İstanbul Üniversitesi -- -- -- 1- Verilen teklifin değerlendirilmesi (Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından) 2- Kiralanacak alanın bedel tespiti, 3- Onay, 4- Komisyon üyelerine ve firmaya davetiye, 5- İhale, 6- İhaleyi alan firmaya tebligat, 7- Noter aracılığıyla protokol (* Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri 45. mad) Üst yazı, Liste 58.maddesi) Sekreter, Rektör Yrd./Rektör Gerçekleştirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi Kiralama Talebi Olan Dekanlık, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı, İstanbul Ticaret Odası (İTO), Firma, Basın İlan Kurumu (Eğer 45. Mad. Göre Yapılacaksa) 30 iş Günü Sunulmuyor -- -- -- 2 İş Günü Sunulmuyor 33 İcra -- -- -- Hukuk Müşavirliği-İlgili Birim Üst yazısının ekinde İcradan gelen yazı, Tebligat zarfının fotokopisi. Memur, Şef, Şube Müdürü, Daire İlgili Birimler Bankalar 1 İş Günü Sunulmuyor