BĠLGĠ ĠġLEM MÜDÜRLÜĞÜ 2011 YILI FAALĠYET RAPORU
İçindekiler HİZMETLER... 1 A. Bilgi İşlem Birimi Hizmetleri...1 B. Belge Yönetimi Birimi Hizmetleri...2 C. Arşiv Birimi Hizmetleri...2 FAALİYETLER... 3 i. Bilgi İşlem Birimi Faaliyetleri...3 1-Diğer Faaliyetler...3 2-Öz Kaynaklar ile Yapılan Yazılım Çalışmaları...4 a-arşiv Dosya Takip Programı...4 b-destek Takip Programı Masaüstü Uygulaması...4 c- Gecekondu Dosya Takip Programı Gecikme Hesaplama Modülü...4 d- Talimat Takip Programı...4 e- Gecekondu Tespit Programı...5 f- Beyan Ara Programı...5 g- Personel Programı...5 h- E-Bilet Programı...5 i- Randevu Programı...5 j- Direk Afiş Programı...6 k-eşya Takip Programı...6 l- Zabıta Otomasyon...6 m- Nikah Otomasyon...6 n- Scanner Yönetimi...7 p-arşiv Talep Programı...7 q-dijital Arşiv Otomasyonu...7 r-gecekondu Programı...7 s-intranet Portal...7 3-Teknik Destek Faaliyetleri...8 ii. Belge Yönetimi Birimi Faaliyetleri... 10 iii. Arşiv Birimi Faaliyetleri... 13 1-Dosya İşlemleri... 13 2- Arşive Dosya Teslim Eden Müdürlükler ve Dosya Sayıları... 13 3-Birimlere Göre İmhaya Ayrılan Klasör/Dosya Sayısı... 14 4- Ayıklama ve İmha İşlemleri... 15
5-Arşiv Dolaplarının Tamir Edilmesi... 16 6-Merkez Arşivden Ek Arşive Dosya Transferi... 16 7-Arşiv Çalışma Alanının Düzenlenmesi... 16 8-Arşiv Kayıt Programı ve Dosya Talep Programı... 17 9-Arşiv Malzemesinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilmesi... 17 10- Dosya Düzenleme... 17 11- Faaliyet Görselleri... 18 2011 PERFORMANS BİLGİLERİ... 23
A. Bilgi ĠĢlem Birimi Hizmetleri HĠZMETLER 1. Pendik Belediyesi müdürlüklerinin yazılım ve otomasyon ihtiyaçlarını analiz ederek yazılımları kendi kaynakları ile oluşturmak yada satınalarak temin etmek 2. Pendik belediyesi müdürlüklerinde bulunan yazılımların gelişen teknolojiye ve yeni ihtiyaçlara göre güncellenmesini sağlamak, bakımını ve oluşabilecek arızaların giderilmesini sağlamak. 3. Bilgisayar (PC) ve yazıcılar bakım ve tamirlerini yapmak veya yaptırmak, 4. Müdürlüklerin gelişen teknolojiye ayak uydurabilmesi için personele güncel PC,Notebook,Yazıcı;plotter v.b. donanımları sağlamak. 5. Belediyemizde mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan. Programların bakım ve güncellemelerini yapmak ve yaptırmak, 6. İç ve dış müdürlükler ile diğer ilgili kurumlar arasında Network veri hatlarını kurarak bilgi alışverişini sağlamak, 7. Müdürlüklere faaliyetlerinde teknolojik destek sağlamak 8. Müdürlükler arası veri alışverişini sağlamak üzere intranet oluşturmak 9. Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak, 10. Müdürlüğün kadrosunu hazırlamak, 11. Müdürlüğün, Belediyenin iç ve dış müdürlükler, bağlı kuruluşlar, diğer resmi ve özel kuruluşlarla yazışmaları yapmak, 12. Belediyenin iç ve dış müdürlüklerle bağlı kuruluşların tüm bilgisayar ve bilgisayar yan ürünlerinin, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda donanım ve yazılımların Bilgi işlem ihtiyaçlarının değerlendirilmesi, gerekli teknik desteğin sağlanması ve ilgili birimlerin koordineli çalışmasının teminine yardımcı olmak, bu kapsamda donanım (PC, yazıcı, vb.) ihtiyaçlarının belirlenmesine, kurulmasına ve devreye alınmasına destekte bulunmak, 13. Eğitim ve tanıtım seminerleri düzenlemek ve düzenlettirmek, 14. Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak, 15. Sistemin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlamak, 16. Müdürlüğün malzeme ikmal ve stok kontrolünü yapmak, teminini sağlamak, 17. Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere, gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak, 18. Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak, 19. Elektronik ortamlardaki verinin planlı bir şekilde yedeklemesini yapmak. 20. E-belediye çalışmalarını yürütmek 21. Sistemi sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerin uyumluluğunu sağlamak. 22. ISO 27001 Bilgi Güvenliği yönetim sistemi çalışmalarını yürütmek 1
B. Belge Yönetimi Birimi Hizmetleri 1. Belediyemiz fiziksel arşivde bulunan evrakların taranarak dijital ortama aktarılması ve elektronik ortamda dolaşmasının sağlanması. 2. Elektronik İmzaların takibi, güncelleme ve yenileme çalışmalarının yürütülmesi 3. Belediye personeline e-imza kitlerinin kullanımında teknik destek sağlanması 4. Belediyemiz personeline Dijital Arşiv Otomasyonu programı kullanımı hakkında eğitim verilmesi C. ArĢiv Birimi Hizmetleri 1. Müdürlüklerin faaliyetleri sonucu oluşan dosya ve evrakları, kurum arşivine dosyalama bakımından uygunluk kontrolü yaparak devir almak. 2. Devir alınan dosya ve evrakları; tasnif, kayıt ve etiketleme yaparak ilgili dolaba yerleştirip muhafaza ve kontrol altına almak. 3. Müdürlüklerin dosya ve evrak (dijitale aktarılmayanlar için) talebini en kısa zamanda karşılamak. 4. Arşivciliğin esas felsefesi olan ayıklama ve imha çalışmaları yaparak, saklama süresini dolduran evrakları imhaya ayırmak ve aynı zamanda arşiv dolaplarından yer tasarrufu sağlamış olmak. 5. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmesi gereken evrakları tespit ederek, Türkiye Cumhuriyeti arşiv malzemesi olarak korunması ve hizmete sunulması için Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devretmek. 2
FAALĠYETLER A. Bilgi ĠĢlem Birimi Faaliyetleri (1) Birimin GerçekleĢtirdiği Projeler (a) Elektronik Doküman Yönetim Sistemi Elektronik doküman yönetim sisteminin tüm altyapı çalışması 2011 yılında tamamlanmış ve 2012 yılının ilk gününde sisteme geçiş yapılmıştır. Elektronik doküman yönetim sistemi ile kâğıt evrak ve ıslak imza yerine elektronik evraka ve dijital imzaya geçiş yapılmıştır. (b) Tüm Personele E-Ġmza Temini ÇalıĢması 2012 yılı itibariyle tüm kurum bünyesinde elektronik evrak takibi ve dijtal imza kullanılmaya başlandığından 2011 yılı içerisinde imza yetkisine haiz tüm personele e-imza kiti satınalma işlemleri tamamlanmıştır. E-imza ile ıslak imza kullanımında karşılaşılan sahtecilik zaaifyetlerinin önüne geçilmiştir. (c) Pendik Ġnteraktif Belediyecilik Portalı uygulamaları İstanbul Kalkınma Ajansı nın düzenlediği Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlara Yönelik Bilgi Odaklı Ekonomik Kalkınma Mali Destek Programı kapsamında kabul edilen Pendik İnteraktif Belediyecilik Uygulamaları Portalı Projesi ile Pendik Belediyesi, ilçenin bilgi işlem altyapısını en üst düzeye çıkaracak. Toplam bütçesi 1 milyon 200bin Türk Lirası olan proje 12 ay sürecek ve bütçenin %80 i İstanbul Kalkınma Ajansı tarafından sağlanacak. Projenin iştirakçileri ise Pendik Sanayici ve İşadamları Derneği(PESİAD) ve Pendik İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü. Yapılan değerlendirme sonucunda Pendik Belediyesinin projesi 73 başvuru arasından kabul edilen 3 belediye projesinden biri oldu. Pendik İnteraktif Belediyecilik Uygulamaları Portalı Projesi ile 9 e-belediyecilik uygulaması geliştirilecek. İnternet kullanma imkânı olmayan vatandaşlara ise tahsis edilecek 20 adet kiosk ile de erişim imkânı sağlanacak.projenin 2011 ayağında Portal uygulaması ile ilgili ihale işlemleri tamamlanmış,kiosk alım ihalesi ve bazı arşiv taramaları çalışmaları sonuçlandırılmıştır. (d) Çağrı Merkezi OluĢturulması Belediyemiz bünyesinde vatandaştan gelen talepleri etkin bir şekilde karşılayabilecek, gelen talepleri yönlendirebilecek ve vatandaşlara belediye ile ilgili tüm işlemlerinde hızlı ve en üst seviyede verimlilikle dönüş yapabilen çağrı merkezinin donanımsal ve yazılımsal altyapı çalışmaları tamamlanmış olup faaliyete geçirilmiştir. (e) Yazılım Güncelleme ÇalıĢmaları Belediyemizde kullanılan tüm yazılımların bakım ve güncelleme anlaşmaları tamamlanmış olup teknolojik açında sürekli en üst konumda bulunulması sağlanmıştır. (f) Personel Eğitimleri 2011 yılı içerisinde personele doküman yönetim sistemi, Bilgi Güvenliği eğitimleri, farklı seviyelerde ofis eğitimleri gerçekleştirilmiştir. 3
Bilgi sistemi verileri Güncellemesi Öncelikle İmar ve Yapı Kontrol Müdürlüklerine ait dosyaların dijital ortama aktarma çalışmaları tamamlanmış olup indeksleme çalışmaları da yapılmıştır. Artık fiziksel arşivden dosya çıkarmadan elektronik ortamda arşiv dosyalarına ulaşarak ilgili müdürlükler işlemlerini yürütmektedir (a) (b) (c) (d) (2) Öz Kaynaklar Ġle Yapılan Yazılım ÇalıĢmaları ArĢiv Dosya Takip Programı Amacı: Arşivdeki dosyaların dijital ortamda kayıt altına alınması ve arşivden dosya girşi çıkışlarının sistem üzerinden talebini ve çıkışının yapılması Kullanılan Yer/Pers. Sayısı: Bilgi İşlem Arşiv Birimi Faydaları: Arşivlenen dosyaların verilerinin dijital ortamda kaydının tutulması, Dosyaların giriş- çıkış işlemlerinin kayıt altına alınması ve sistem sayesinde daha hızlı yapılması, Hizmete Girme Tarihi: 30.03.2011 Destek Takip Programı Masaüstü Uygulaması Amacı: Belediyedeki tüm birimlerde Bilgi İşlemle ilgili gelen taleplerin takibinin yapılması Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Bilgi İşlem Personeli Faydaları: Belediyedeki bilgi işlemin çözebileceği sıkıntıların en hızlı şekilde giderilmesi için kullanıcıların taleplerinin takip edilebilmesi, işlem sonuçlarının raporlanıp sonuçların kontrol edilmesi Hizmete Girme Tarihi: Ocak.2011 Gecekondu Dosya Takip Programı Gecikme Hesaplama Modülü Amacı: Gecekondu sahiplerinin taksitlendirme hesaplarının yapılması Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Gecekondu ve Sosyal Konutlar Müdürlüğü Faydaları: Gecekondu Sahiplerinin ödemelerin hesaplanması, dosya bilgilerinin düzenli bir şekilde dijital ortamda tutulması ve güncellenmesi Hizmete Girme Tarihi: Ocak.2011 Talimat Takip Programı Amacı: Başkanın verdiği talimatların takibi, Talimat amacıyla görevlendirilen kişilerin kontrolü Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Özel kalem Müdürlüğü Faydaları: Başkanın verdiği talimatların takibi, Talimat amacıyla görevlendirilen kişilerin kontrolünün sağlanması Hizmete Girme Tarihi: Haziran.2011 4
(e) (f) (g) (h) (i) Gecekondu Tespit Programı Amacı: Pendik teki devlet arazilerine yapılmış olan ruhsatsız binaların tespiti ve gerekli işlemlerin yapılması Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Gecekondu ve Sosyal Konutlar Müdürlüğü Faydaları: Pendik teki devlet arazilerine yapılmış olan ruhsatsız binaların tespiti ve gerekli şartlara uyan vatandaşların hak sahibi yapılması Hizmete Girme Tarihi: Aralık.2011 Beyan Ara Programı Amacı: Vatandaşın verdiği beyanların tespiti ve farklı parametrelere uygun olarak gerekli sorguların hazırlanması Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Tahakkuk birimi, Plan Proje Müdürlüğü Faydaları: Vatandaşın verdiği beyanların tespiti ve farklı parametrelere uygun olarak gerekli sorguların hazırlanması ve vatandaşların istediği bilgilerin sunulması sağlanır. Hizmete Girme Tarihi: Temmuz.2011 Personel Programı Amacı: Pendik Belediyesindeki personellerin kimlik bilgilerinin, izin takiplerinin, eğitim bilgilerinin ve belediye içindeki işlemlerinin dijital ortama aktarılması ve takip edilmesi Kullanılan Yer Pers. Sayısı: İnsan Kaynakları, Zabıta ve Strateji Geliştirme Müdürlüğü Faydaları: Pendik Belediyesindeki personellerin kimlik bilgilerinin, izin takiplerinin, eğitim bilgilerinin ve belediye içindeki işlemlerinin dijital ortama aktarılması ve kolaylıkla takip edilmesi Hizmete Girme Tarihi: Eylül 2011 E-Bilet Programı Amacı: Yunus Emre Kültür Merkezindeki kültürel etkinlikler için salon rezervasyon, satış, takip yapabilmek. Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Yunus Emre Kültür Merkezi /3 Özellikler: Salon durumunu anlık takip edebilme, rezervasyon ve satış yapabilme. Faydaları: Web kısmından daha hızlı çalışabilmek. Web tarafına destek olma. Hizmete Girme Tarihi: Şubat 2011 Randevu Programı Amacı: Başkan, başkan yardımcıları ve Müdürlerin randevularının kaydını tutmak Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Başkanlık ve tüm müdürlükler /100 Özellikler: Vatandaşların veya kurumların rezervasyon kayıtlarını tutabilme, rezervasyonları adreslere, konulara göre raporlayabilme. Faydaları: Başkanın Halkla randevusu önceden Excel üzerinden takip ediliyordu. Sağlıklı raporlama yapılamıyordu. Bu Programla sağlıklı raporlar alınabiliyor. 5
Hizmete Girme Tarihi: Ağustos 2011 (j) (k) (l) Direk AfiĢ Takip Programı Amacı: Pendik te Direklere asılan afişlerin takibini yapmak Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler/2 Özellikler: Pendik te afişlerin asıldığı direklerin özelliklerini, konumlarını, kira bedellerini, kiralayan kurumları kayıt altına alır, takibini yapar. Faydaları: Pendik'teki Direklerin durumunu raporlayabilme, Direklerin harita üzerindeki yerlerini görebilme. Hizmete Girme Tarihi: Ekim 2011 Direk AfiĢ Takip Programı Amacı: Pendik te Direklere asılan afişlerin takibini yapmak Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler/2 Özellikler: Pendik te afişlerin asıldığı direklerin özelliklerini, konumlarını, kira bedellerini, kiralayan kurumları kayıt altına alır, takibini yapar. Faydaları: Pendik'teki Direklerin durumunu raporlayabilme, Direklerin harita üzerindeki yerlerini görebilme. Hizmete Girme Tarihi: Ekim 2011 EĢya Takip Programı Amacı: temizlik işleri müdürlüğü nde excel de tutalan verilen bir araya toplanması ve sağlıklı raporlama almak Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Temizlik İşleri Özellikler: Temizlik işleri müdürlüğü atık eşya, konteynır, tıbbı atık, ambalaj atıkları, atık pillerin takip etmek Faydaları: Excel de tutulan verilerin bir araya toplanması ve sağlıklı raporlama alınması Hizmete Girme Tarihi: Ekim 2011 (m) Zabıta Otomasyon Amacı: Zabıta müdürlüğü işlerini bir araya toplamak sağlıklı raporlar alabilmek Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Zabıta Müdürlüğü Özellikler: yıkımları ve denetimleri takip etmek Faydaları: Excel de tutulan verilerin bir araya toplanması ve sağlıklı raporlama alınması (n) Nikâh Otomasyon Amacı: Nikâh işlemlerinin takibi Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Yazı işleri/nikâh Faydaları: Eskiden kullanılan Programın şirket tarafından yazılımsal desteği verilmiyordu. Şimdi değişiklikleri hemen uygulayabiliyoruz Hizmete Girme Tarihi: ġubat 2011 6
(o) (p) (q) (r) (s) Scanner Yönetimi Amacı: Tarama ve indeksleme yapabilmek Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Belge Yönetim Birimi Zabıta Müdürlüğü, Yapı kontrol müdürlüğü İmar müdürlüğü Özellikler: Belediyemizdeki belgeleri tarayarak dijital ortama aktarılması Faydaları: Belgelerin taranarak dijital ortamda saklanması ve istenildiğinde kullanıcıların fiziksel klasörüne bakmadan dijital ortamdan ulaşabilmesi Hizmete Girme Tarihi: Ağustos 2011 ArĢiv Talep Programı Amacı: arşivden dosya talebi Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Belge Yönetim Birimi Zabıta Müdürlüğü, Yapı kontrol müdürlüğü İmar müdürlüğü ve diğer müdürlükler Özellikler: Arşivden klasör talebi Faydaları: kullanıcıların fiziksel dosyayı arşivden direk istemesi yerine bu programla isteyerek işlerin hızlanması Hizmete Girme Tarihi: Mart 2011 Dijital ArĢiv Otomasyonu Amacı: Belgeleri Dijital Ortamda Görme Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Belge Yönetim Birimi Zabıta Müdürlüğü, Yapı kontrol müdürlüğü İmar müdürlüğü ve diğer müdürlükler Özellikler: Arşiv klasörlerinin incelenmesi Faydaları: Klasörleri fiziksel olarak değil de dijital olarak incelenebilme imkanı Hizmete Girme Tarihi: Haziran 2011 Gecekondu Programı Amacı: Pendik ilçesindeki gecekonduların tespit edilmesi. Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Gecekondu ve Sosyal Konutlar Müdürlüğü Özellikler: Gecekonduların tespiti, fotoğraflarının görüntülenmesi, gecekonduya ait iski, ayedaş, vatandaş bilgilerinin listelenmesi, gecekondulara ait bilgilerin raporlanması. Faydaları: Kentsel dönüşüm projesi kapsamında Ertuğrulgazi, Yayalar, Sülüntepe, Velibaba mahallelerindeki gecekondu tapularının verilebilmesi için bu gecekonduların gerçek sahiplerine ve inşa tarihlerine ulaşılmasının sağlanması. Hizmete Girme Tarihi: Eylül 2011 Ġntranet Portal Amacı: Kurum İçi iletişimi artırmak Kullanılan Yer Pers. Sayısı: Tüm Kurum Özellikler: Kurum içi iletişimi arttıracak uygulamalar barındırmaktadır Faydaları: Kurum içerisinde insanların birbirlerini tanımasını sağlamak ve personelin kurumla olan iletişimi arttırmak 7
(3) Teknik Destek Faaliyetleri 8
9
B. Belge Yönetimi Birimi Faaliyetleri 1. Öncelikle İmar ve Yapı Kontrol Müdürlüklerine ait dosyaların dijital ortama aktarma çalışmaları tamamlanmış olup indeksleme çalışmaları da yapılmıştır. Artık fiziksel arşivden dosya çıkarmadan elektronik ortamda arşiv dosyalarına ulaşarak ilgili müdürlükler işlemlerini yürütmektedir. Özellikle A0 projeler de Dijital Arşiv Programından incelenebilmekte ve istenildiğinde farklı kaydedilip çıktı alınabilmektedir. Örneğin ruhsat almak isteyen bir vatandaşın işlemleri ve ruhsat alma aşamaları zaman açısından daha hızlı yürütülebilmektedir. 2. Gayrimenkul değerleme uzmanları tarafından (Expertiz) bakıp incelenmesi gereken dosyalara yine arşivden fiziksel dosya çıkarmadan Dijital Arşiv Otomasyon Programından örneğin Pafta, Ada, Parsel girerek hızlı bir şekilde ulaşılabilmesi ve istedikleri evrakları USB Bellek vb cihazlara kaydedilebilmeleri çalışması tamamlanmıştır. 3. Emlak İstimlâk Müdürlüğü Harita Bölümünün de arşivi taranarak elektronik ortamda dolaşımı sağlanmıştır. 4. Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde Meclis ve Encümen Kararları da taranarak elektronik ortamda dolaşımı sağlanmıştır. Artık ihtiyaç halinde herhangi bir yıla ait Meclis veya Encümen Kararına Karar Tarihi, Karar numarası veya Kararın Konusu ile arama yapılarak ilgili karara ulaşılabilmektedir. 5. Fen İşleri Müdürlüğüne ait Hukuk Dosyaları da taranarak elektronik ortama aktarılmıştır. Ek Binada hizmet veren ilgili müdürlüğümüz elektronik ortamda istediği dosyaya yine Pafta, Ada, Parsel ile arama yaparak ulaşabilmekte ve işlemlerini hızlı bir şekilde yürütebilmektedir. 6. 1969 ila 2011 yılları arası Belediyemiz Nikâh defterleri de taranarak dijital ortama aktarılmıştır. Özellikle mahkemeler tarafından istenen ve defterde araması zaman alan nikâh akitlerini de hızlı bir şekilde Dijital Arşiv otomasyon Programında ulaşılabilmektedir. 7. Gecekondu Müdürlüğümüz bünyesinde tutulan yaklaşık 2500 adet ilgili talep dilekçesi de taranıp elektronik ortama aktarılmıştır. 8. Resmi yazışmalar da evraklara imza atması gereken tüm personelimiz için TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi ne müracaatlar yapılmış ve Elektronik İmza Sertifikaları temin edilmiştir. 9. Elektronik İmza Sertifikalarının bilgisayarlara kurulumu yapılmıştır. 10. Elektronik İmza kullanımı ile ilgili personele eğitimler verilmiştir. 11. Elektronik İmzalar kullanıma açılmış ve artık evrakları Elektronik ortamda imzalama çalışmaları başlatılmıştır. 10
DİJİTAL ARŞİVLEME ÇALIŞMALARININ 2011 YILI İSTATİSTİKLERİ İMAR VE ŞEHİRCİLİK MÜDÜRLÜĞÜ YAPI KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ (Meclis ve Encümen Kararları) EMLAK İSTİMLAK MÜDÜRLÜĞÜ HARİTA BÖLÜMÜ FEN İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ (Hukuk Dosyaları) PLAN VE PROJE MÜDÜRLÜĞÜ NİKAH DEFTERLERİ GECEKONDU MÜDÜRLÜĞÜ 43.056 KLASÖR 47.285 ENCÜMEN KARARI 30.303 KLASÖR 1.724 KLASÖR 211 KLASÖR 1969-2011 YILLARI 2.430 DİLEKÇE 1.588.953 BELGE 2.876 MECLİS KARARI 401.216 BELGE 9.349 BELGE 1.016 BELGE 572 DEFTER 2.494.418 SAYFA 603.157 SAYFA 27.775 SAYFA 2.888 SAYFA 94.920 A0 PROJE TARANAN VE İNDEKSLENEN TOPLAM 82.290 KLASÖR 731.184 BELGE 1.229.683 SAYFA 11
12
C. ArĢiv Birimi Faaliyetleri 1- Dosya ĠĢlemleri Arşivden Talep Edilen Dosyanın Ortalama Çıkış Süresi 10,68 Arşivden Birimlere Çıkan Dosya Sayısı 35197 Arşive İade Alınan Dosya Sayısı 35069 Yeni Kayıt Dosya Sayısı 5185 Kaydı Güncellenen Dosya Sayısı 4501 Etiketleme Yapılan Dosya Sayısı 5185 Arşive Birimlerden Teslim Edilen Klasör/Dosya Sayısı 5753 İmha Edilen Dosya Sayısı 5757 Devlet Arşivlerine Teslim Edilen Dosya Sayısı 232 2- ArĢive Dosya Teslim Eden Müdürlükler ve Dosya Sayıları Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü Strateji Geliştirme Müdürlüğü Mali Hizmetler Müdürlüğü Tahsil Birimi Mali Hizmetler Müdürlüğü İcra Birimi Mali Hizmetler Müdürlüğü Tahakkuk Birimi Mali Hizmetler Müdürlüğü Muhasebe Birimi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü İmar Ve Şehircilik Müdürlüğü Sosyal Ve Yardım İşleri Müdürlüğü Gecekondu ve Sosyal Konutlar Müdürlüğü İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Destek Hizmetleri Müdürlüğü İşletme Müdürlüğü Emlak ve İstimlâk Müdürlüğü Plan ve Proje Müdürlüğü Fen İşleri Müdürlüğü Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 79 klasör 35 klasör 172 klasör 66 klasör 102 klasör 594 klasör 28 klasör 39 klasör+1177 dosya 69 klasör 10 klasör+1165 dosya 60 klasör 408 klasör 120 klasör 1381 dosya 182 dosya 63 dosya 3 dosya 13
3-Birimlere Göre Ġmhaya Ayrılan Klasör/Dosya Sayısı SIRA BĠRĠM KLASÖR SAYISI 1 Mali İşler Müdürlüğü 830 (klasör) 2 Park Bahçeler Müdürlüğü 26 (klasör) 3 Fen İşleri Müdürlüğü 101(klasör) 4 Yazı İşleri Müdürlüğü 10 (klasör) 5 İşletme Müdürlüğü 28 (klasör) 6 Plan ve Proje Müdürlüğü 9 (klasör) 7 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 41 (klasör) 8 Temizlik İşleri Müdürlüğü 56 (klasör) 9 Destek Hizmetleri Müdürlüğü 4 (klasör) 10 Veteriner İşleri Müdürlüğü 12 (klasör) 11 Gecekondu ve Sosyal Konutlar Müdürlüğü 19 (klasör) 12 Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 1001 (klasör) 13 Strateji Geliştirme Müdürlüğü 32 (klasör) 14 Yapı Kontrol Müdürlüğü 7 (klasör) 15 Emlak ve İstimlâk Müdürlüğü 60 (klasör) 16 Ruhsat Denetim Müdürlüğü 3302 (dosya) 17 İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 50 (klasör) 18 Özel Kalem Müdürlüğü 51 (klasör) 19 İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 72 (klasör) 20 Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 46 (klasör) 14
4- Ayıklama ve İmha İşlemleri Mevzuat gereği her yıl ayıklama ve imha çalışmasının yapılması gerekiyor. Bu sebeple 2011 yılı için ayıklama ve imha çalışmalarımıza başlayabilmek için komisyon kuruldu. Komisyon; tüm birimlerden ikişer kişi, arşiv biriminden iki kişi ve komisyon başkanından oluşmaktadır. Her Bir Müdürlük İçin Dosya Ayıklama Çalışması İşlem Aşamaları: Yapılan Aşamalar: 1-Komisyonda görevli olan, birimdeki iki personelin dosya ayıklaması için arşive çağrılması: Çalışmanın en zor aşamasıydı. Çünkü görevli personeli arşive getirtmek çok kolay olmadı. Defalarca telefon görüşmesiyle hatırlatma yapıldı ve diğer birimlerden gelen personelle çakışmaması için çalışma zamanı ayarlandı. Çalışmalarımızın büyük çoğunluğu yol yapımdaki ek arşivimizde gerçekleşti. 2-Arşive gelen personelle dosyaların ayıklanması: Dosyalar raflarda tek tek gözden geçirildi. Yıl ve konular göz önüne alınarak saklama planı doğrultusunda imhalıklar ayrıldı. Dosya ayıklaması sırasında evrak niteliği taşımayan (fotokopi, çalışma kâğıtları, internet çıktıları gibi) birçok dosya da imhalık olarak ayrıldı. 3-İmhalık olarak ayrılan dosyaların listelenmesi: Ayrılan dosyaların listesi çıkarıldı ve bilgisayarda imha envanter formu oluşturularak kayda geçirildi. 4-İmha envanter formunun imzaya açılması: Tüm formlar komisyon üyeleri ve komisyon başkanı tarafından imzalandı. 5-İmha döküm formları için Devlet Arşivlerinden uygunluk görüşü alınması: Formlar üst yazıyla Devlet Arşivlerine uygunluk görüşü için gönderildi ve onayını aldık. 6-İmha döküm formları onaylandı ve Başkanlıktan olur aldık. 7-Temizlik İşleri Müdürlüğü aracılığıyla geri dönüşüm firmasından evrakların kimsenin eline geçmeyeceğine dair taahhüt alındı ve imhalık dosyalar arşivden imha edilmek üzere çıkarıldı. 15
Toplam 2455 adet klasör imhalık olarak ayrıldığından, arşiv dolaplarımızda 2455 klasörlük yer açılmış oldu. Yine 3302 dosya imhalık ayrıldığından 3302 dosyalık da yer açılmış oldu. (İmhaya giden evrak 6260 kg) 5-Arşiv Dolaplarının Tamir Edilmesi Arızalı bir grup dolabın tamir edilebilmesi için 1463 imar dosyasının dolaplardan boşaltılması gerekmiştir. Bu sebeple bu dosyalar geçici olarak dolaplardan alındı ve dolap tamir edildikten sonra dosyalar tekrardan yerlerine konulmuştur. Yine tahakkuk dosyalarının bulunduğu dolabın tamir edilmesi için 126000 dosya dolaplardan geçici olarak boşaltıldı ve dolaplar tamir edildikten sonra tekrar yerlerine konuldu. (Ek arşive ihtiyaca uygun olarak yeni dolaplar yaptırıldı) 6-Merkez Arşivden Ek Arşive Dosya Transferi Merkez arşivdeki dosyalarımıza yer açma ihtiyacı sebebiyle, Mali İşler Müdürlüğünün 400 adet dosyasını (60 poşet) ek arşive taşınarak dolaplara yerleştirildi. Fen İşleri Müdürlüğünün merkez arşivdeki dosyaları (87 poşet) yer açmak sebebiyle ek arşive taşınarak dolaplara yerleştirildi. Ek arşivdeki 2160 adet dosyanın, dolap yerleri ihtiyaca uygun olarak değiştirilerek revize edildi. 7-Arşiv Çalışma Alanının Düzenlenmesi Arşiv çalışma alanını iyileştirme amacıyla, arşivdeki bir grup dolap uygun bir yere taşındı ve taşınan dolabın yerine çalışma alanı düzenlendi. Küçük olan pencere büyütülerek daha ferah bir çalışma ortamına sahip olundu. Eksik masa ve bilgisayarlarımız, yazıcımız tedarik edildi. 16
8-Arşiv Kayıt Programı ve Dosya Talep Programı Dosya taleplerinin büyük bir kısmını oluşturan imar dosyalarının talebi, müdürlüğe gelen evrakın arşive gönderilmesi ve arşiv personeli tarafından sorgulanıp ilgili dosyasıyla birleştirilip gönderilmesi yoluyla gerçekleştiriliyordu. Bu durum daha fazla emek ve zaman kaybına sebep oluyordu. Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli tarafından arşiv talep programının hazırlanmasıyla, evraklar, dosyalarının çıkması için artık arşive gelmiyor, bunun yerine ilgili personel almak istediği dosyayı sistem aracılığıyla sorgulayıp buluyor ve yine sistem üzerinden talepte bulunuyor. Şayet personelin talep ettiği dosya arşivde değil de diğer bir personelde ise, personel dosyanın arşivde olmadığı ve kimde olduğu bilgisine sistem üzerinden ulaşabiliyor. Arşiv talep programı, arşivin hem iş yükünü azaltmış, hem de dosyanın daha hızlı bir şekilde çıkmasını sağlamış oldu. Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli tarafından, ihtiyaç ve taleplerimize uygun olarak arşiv kayıt programı hazırlandı. Daha pratik ve anlaşılır bir programa kavuşmuş olduk. Bundan başka, dosya talep sisteminden dosya taleplerini, arşiv kayıt programımız üzerinden görebiliyor olduk. Ayrıca, talepler sırasıyla arşiv personelinin sistemine düşerek, kimin hangi dosyayı çıkarması gerektiği konusunda iş bölümü yapılmış oldu. Hangi dosya kim tarafından ne zaman talep edildi ve talebe kim tarafından ne zaman cevap verildiği gibi bilgileri kontrol ve kayıt altına almış olduk. Böylece, zaman zaman birimler tarafından, dosya istedik gelmedi gibi şikâyetlerin önüne geçmiş ve ispatlayabiliyor olduk. 9-ArĢiv Malzemesinin Devlet ArĢivleri Genel Müdürlüğüne Devredilmesi Mevzuata göre, 15 yılını dolduran meclis ve encümen kararlarının arşiv malzemesi olarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmesi gerekiyor. Bu kapsamda arşivimizde bulunan 1995 yılı ve öncesine ait tüm meclis ve encümen kararları tek tek gözden geçirilip envanteri çıkarılarak (232 klasör) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edildi. 10-Dosya Düzenleme İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünün emekli ya da ayrılmış personele ait 1179 adet dosya, yeniden tasnif edildi, dosyaları değiştirildi, eski kayıtları iptal edilerek yeni tasnif 17
sistemine göre kayıtları yeniden yapıldı. Raf düzenlemesiyle de birlikte hem dolapta tasarruf sağlamış, hem de aradığımıza kolaylıkla erişimi sağlamış olduk. 10-Faaliyet Görselleri Personel dosyalarının düzenlenmesiyle ilgili fotoğraf Masanın üstündeki 70 klasör dosya bankodaki 8 magazin klasörüne sığdırıldı. 18
ÇalıĢma alanının açılması için taģınan dolabın, dosyalarının taģınması çalıģmaları 19
Yol Yapımdaki ek arģivimizde yere koyulmuģ poģetlerdeki dosyaların dolaplara yerleģtirilmesi Tüm bu poģetlerdeki dosyalar yerden kaldırıldı. Ve bu alandaki yere yeni dolabımız yapıldı. Ġmhalık evrakların gönderilmesiyle ilgili fotoğraflar 20
Merkez arģivden imha için gönderilen evraklar Yol yapımdaki ek arģivden imha için gönderilen evraklar 21
22
2011 PERFORMANS BILGILERI 2011 Yılı Performans Değerlendirmesi Yönetim Bilgi Sistemi Uygulamalarını Web Tabanlı Hale Getirmek:2011 yılı içerisinde tüm yönetim bilgi sisteminin web tabanlı hale getirilmesi amaçlanmış. Çalışmalar 2011 yılı içerisinde tamamlanarak 2012 yılı başı itibariyle web tabanlı Doküman yönetim sistemine geçiş yapılmıştır. Ġlgili Personele DYS kullanımına yönelik eğitim verilmesi: Kullanıcıların Sistemi daha iyi kavrayabilmeleri için planlanan eğitimler üzerine ek eğitimler konulmuştur. 23
Kullanıcı Eğitimi: 2011 yılı için planlana eğitimler gerçekleştirilmiş bunun yanında yıl içerisinde başkanlık emir ile ek eğitim programları yerleştirilmiştir. ġehir DıĢına Yedekleme Merkezi Kurmak: Çalışma maliyet ve kapasite artırımı nedeniyle 2011 yılı içinde tamamlanamamıştır. Yedekleme sistemini yenilemek: Çalışma maliyet ve kapasite artırımı nedeniyle 2011 yılı içinde tamamlanamamıştır. Necip ASLAN Bilgi ĠĢlem Müdürü 24