DİJİTAL ARŞİV VE DÖKÜMAN YÖNETİMİ SİSTEMİ

T.C. İstanbul Büyükşehir Belediyesi Etüd ve Projeler Daire Başkanlığı Tarihi Çevre Koruma Müdürlüğü DİJİTAL ARŞİV VE DÖKÜMAN YÖNETİMİ SİSTEMİ Hazırlayan Reis HACIÖMEROĞLU Makina Mühendisi Müdür Yardımcısı 1

Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sistemi Dijital arşiv sistemi, dokümanların kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanmasıdır. Burada temel unsur dökümandır. Dolayısıyla dökümana özellik kazandırılarak yapılandırılması gerekmektedir. Dökümanın yapılandırılması; dökümanın içeriğine bağlı olarak tiplenmesi, erişim noktaları olabilecek (proje adı, proje kodu, ilçe, pafta, ada, parsel, sayı, karar no vb) veriler elde edip bu verilerden bir database oluşturulmasıdır. Sistemde saklanması düşünülen her bilgi bir döküman olarak kabul edilebilir. Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sisteminin Amacı Doküman yönetiminin amacı, bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Amaç, çalışmalarda kullanılan/kullanılacak tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilerek paylaşılır halde bulunmasıdır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi, her türlü dökümanın gelecek nesillerce sağlıklı bir şekilde kullanılmasının sağlanması edilmiş olacaktır. Özellikle Tarihi Eserlere ait bilgilerin toplanması, saklanması, bilgi paylaşımına sunulması çok önemlidir. Bilgi akışını kurumsal düzeyde düşünürsek: Veri tekrarlarının önlenmesi Dokümanlara erişimin kolaylaşması, bilgi paylaşımının sağlanması, Dokümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni doküman yaratma/zaman kaybını önlemek, Kurumsal düzeyde veri bütünlüğünü sağlamak, İçerik açısından doküman kalitesinde artış Doküman hazırlama maliyetinin azalması, avantajları sağlanacaktır. Dokümanların Sisteme Kaydı Döküman Yönetimi Sistemi 2 ana modülden oluşmaktadır. 1- Evrak Takip Sistemi 2- Proje Yönetim Sistemi Bu iki sistem birbiriyle entegre çalışmaktadır. Kurum içi/kurum dışı yazışmalarda Evrak Takip Sistemi kullanılacaktır. Proje hizmetlerine yönelik yapılmış çalışmalara ait her türlü dökümanın (Rölöve, Restitüsyon, Restorasyon ve Kentsel Tasarım Projeleri, fotoğraflar, ihale dosyası dökümanları, Kurum görüş ve raporları gibi) sisteme kaydedilmesinde Proje Yönetim Sistemi kullanılacaktır. Sayısal formatta olan veya sayısal olarak oluşturulmuş (scanned image) dokümanların sisteme kaydedilmesi oldukça kolaydır. Dökümanın kaydedilmesi sırasında, doküman yönetim sistemi kullanıcıdan doküman profil bilgilerinin girilmesini isteyecektir. Sözkonusu profil bilgileri, dokümanın tipi, özü, açıklama, proje adı, proje kodu, geldiği yer, sektör, alt sektör vb. bilgileri, içeren arşivleme parametrelerden oluşmaktadır. Sisteme kayıt olan her doküman bir indeks numarası alır ve sistem dahilinde takibi bu numara üzerinden yapılır. Bu aşamada dokümanın 2

fiziksel olarak bulunduğu yerin bilgisi de doküman yönetim sistemi tarafından algılanır ve ilgili bilgiler ilişkisel veritabanına (Planlama) aktarılır. Bu tipte olmayan tüm basılı dokümanlar için ise doküman yönetimi sistemlerinin tarayıcılar ile uyumlu bir şekilde çalışması ve gelişmiş görüntü işleme fonksiyonlarına sahip olmaları gerekmektedir. Bu sistemde özellikle tarama anında sıkıştırma özelliği olan tarayıcılar kullanılmalıdır. Çünkü kaydedilecek dökümanın sayısal boyutunun olabildiğince küçük olması gerekmektedir. Evrak Takip Sisteminde, özellikle tarama sonrasında görüntünün iyileştirilmesi, OCR (optical character recognition) ve ICR (intelligent character recognition) tekniklerinin desteklenmesi sisteme kayıt aşamasında önemlidir. Güvenlik Dijital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sistemlerinde güvenlik en önemli husustur. Döküman oluşturma, görüntüleme, güncelleme ve silme işlemlerinin kimler tarafından ve ne koşullar altında yapılabileceğini FileNet ve MSSQL veri tabanında tanımlanmıştır. Kullanıcı ve grup tanımları, güvenlik tanımlarının temelini oluşturur. Görüntülenen döküman üzerinde yetki verilen kullanıcı ancak değişiklik yapabilir. Yetkisi olmayan veya dökümanı görme yetkisi olan kullanıcının dökümana yaptığı değişiklikle aynı ad altında veri tabanına kaydetmesi sistem tarafından engellenmektedir. Yetkilendirme, kullanıcı ve döküman üzerine düzenlenebilmektedir. Süreklilik Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sistemi sürekli güncel halde tutulmalıdır. Özellikle yönetici konumundaki yetkililerin bu sistemi kullanması ve mahiyetindekilere kullanmayı özendirmesi gerekmektedir. Çünkü teknolojiyi iyi kullanan kısa zamanda başarılı olabilir. Kuruluş Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sistemi, İstanbul Büyükşehir Belediyesinde bir ilk olarak Yatırım Planlama Müdürlüğünde 1998 yılında kurulmuş, bu sistemde çalışan değerli mesai arkadaşlarımın katkılarıyla Mayıs 2006 tarihine kadar güncelliğini korumuştur. Söz konusu müdürlükteki çalışmalarım sonucunda kazandığımız bilgi ve deneyim 01 Kasım 2006 tarihinden itibaren Etüd ve Projeler Daire Başkanlığı Tarihi Çevre Koruma Müdürlüğünde kurduğumuz Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sisteminde kullanılmaktadır. Sistem, anlaşılır olması ve kullanıcıya kolaylık sağlaması nedeniyle uygulanmış ekran görüntüleriyle ayrı ayrı tanımlanarak anlatılmaktadır. Kurumumuza faydalı olması dileklerimle. Reis HACIÖMEROĞLU Makina Mühendisi 23 Şubat 2007 3

I- EVRAK TAKİP SİSTEMİ 4

I- EVRAK TAKİP SİSTEMİ Bu sistem, günlük evrak akışını, yönetimini sağlamaktadır. Evrakların ilk aşamasından son durumuna kadar olan hareket durumu hakkında bilgi vermektedir. Burada önemli olan bilgilerin eksiksiz ve düzenli olarak girilmesidir. Dolayısıyla yapılacak sorgulamalarında doğru sonuç vermesini sağlayacaktır. Proje Yönetimi Siteminde olduğu gibi burada da kullanıcılara sisteme bağlanma yetkisi, doküman ekleme, doküman silme, doküman izleme yetkileri verilmiştir. Yetkilendirme, kullanıcıların statülerine göre düzenlenmektedir. Bilgi girilecek alanları kısaca tanımlamaya çalışalım: 1. Gelen Evrak No: O ana kadar Müdürlüğe gelmiş evrak sayısını, başka bir ifadeyle sisteme kayıtlı bulunan evrak sayısını ifade eder. Her evrak bilgisi girilip kaydedildikten sonra otomatik olarak bir artacaktır. 2. İlgi Evrak No: Yazının geldiği kurumdaki ilgisini ifade etmektedir. 3. Geliş Tarihi: Evrakın kuruma geldiği tarihi ifade eder. Bu alan zorunlu bilgi girişinin yapılacağı alandır. 4. Özü: Gelen evrak hakkında kısaca bilgi girilecek alandır. Buraya girilecek bilgi, evrakın kısaca özeti anlamına gelmektedir. Yapılacak sorgulamalar bu alana girilecek bilgiye bağlı olacaktır. Bilginin kısa, net ve doğru olması çok önemlidir. Zorunlu bilgi girişinin yapılacağı alandır. 5. Büyükşehir Evrak No: Gelen yazının, Büyükşehir Belediyesi genel evrak kaydının olduğunu ve kayıt numarasının girileceği alandır. 6. Daire Bşk. Evrak No: Daire Başkanlığından gelen evrakların kayıt numarası olup bu alana girilecektir. 7. Gönderen Şahıs/Kurum: Evrakı gönderen kurum veya şahsın girileceği alandır. Bu alanlara girilecek bilgiler bir kez girilmektedir. Daha sonra aynı kurumdan veya şahıstan evrak gelmesi durumunda buradan adı seçilecektir. 8. Gönderenin Açıklaması ve Ekleri: Gelen yazıya ait ekler varsa, bu alana ekler hakkında bilgisi girilecektir. Ayrıca, yazı günlü ise burada belirtilecektir. 9. Evrak Nevi: Kaydı girilecek dökümanın tipinin tamlandığı alandır. Bu alana girilmiş bilgiler Evrak Takip Sisteminde önceden tanımlanmış doküman tipleridir. Gelen evrak, burada tanımlı bir doküman tipinde değilse Tanımlar kısmında Evrak Nevi bölümünde belirtildiğı şekilde bir kere tanımlanması gerekmektedir. Zorunlu bilgi girişinin yapılacağı alandır. 10. Belgedeki Evrak No: Evrakın geldiği kurumdaki kayıt numarasını ifade etmektedir. 11. Açıklama: Gelen evrak hakkında kısaca bilgi girilecek alandır. Özü kısmında girilen bilgi yeterli ise bu alan boş bırakılabilir. 12. Evrak karşılık No: Gelen evrakın; daha önce yazılmış yazıya istinaden olup olmadığını ifade eder ve daha önce yazılmış yazının numarasının girileceği alandır. 13. Sonuçlandı: Gelen evrakın daha önce yazılmış yazıya istinaden gelmişse buradaki kutucuk işaretlenerek sonuçlandırılır. 14. Arşiv Dosya No: Gelen evrakın; kurumda daha önceden bir evveliyatı var ise ve bir kurum arşivinde bir dosyası açılmışsa, bu dosya numarasının girileceği alandır. 15. Yatırım Projesiyle İlgili: Gelen evrakın; kurumda işlem gören yatırım projesiyle alakalı ise bu check box işaretlenerek açılan alana yatırım projesinin Dijital Arşiv Proje Kodu numarası bu alana girilecektir. Böylece gelen evrak ile yatırım projesine ait klasör arasında bağlantı kurulmuş olacaktır. 5

16. Karşılık Giden Evrak: Buraya kadar gelen evrakın kurum-kurum dışı ilişkilerini inceledik. Bundan sonra evrakın kurum içindeki hareketlerini inceleyeceğiz. Başka bir ifadeyle İş Akışını kontrol edeceğiz. 17. Evrakın kurum içinde işlem gördüğü ilk basamaktır. Burada evrak, kurum yetkili tarafından (Müdür) işleme alınmış olup başka bir yetkiliye incelenmek üzere havale edildiğini, havale tarihi ve saati belirtilmektedir. Ekle butonuna basıldığında bilgi girilecek alanlar açılacaktır. Burada bilgi girilecek alanlarla ilgili tanımlamalar önceden girilmiş olmalıdır. Tanımlar kısmında Servisler bölümünde belirtildiğı şekilde bir kere tanımlanması gerekmektedir. Evrakla ilgili işlemler tamamlandığında (havale edilmiş en son görevli kişi için geri geldi kutucuğu seçilmeli ve Sonuçlandı kutucuğu seçilmelidir. Eğer kutucuklar seçilmezse evrakın son durumu sorgulandığında işlem tamamlanmış olarak tanımlanmış olacaktır. 18. Kaydet butonuna basılarak evrakla ilgili ekransal işlemler sonuçlandırılır. 19. Doküman butonu basılarak evrakın orijinalinin taranması işlemine geçilir. Dijital Arşiv ve Doküman Yönetimi Sisteminin en önemli aşamalarından bir tanesi, saklanacak dökümanın görüntüsü ile birlikte indeks bilgilerinin veri tabanında ayrı ayrı; ancak birbiriyle bağlantılı olarak saklanmasıdır. Doküman butonu basıldıktan sonra ekrana gelen diyalog penceresinde Yeni Tara butonuna basılır. Evrakın ön yüzü taranacaksa sıra numarasına bir açıklamasına abc sayılı evrakın ön yüzü yazıp; Tamam butonuna basıldığında sisteme bağlı olan Scanner (Tarayıcı) devre girecek ve tarama işlemi başlayacaktır. İşlem bitince Kaydet butonuna basılıp sonlandırılır. 20. Getir gelen evrak numarası bilinen dökümanın ekransal bilgilerinin çağrılmasını sağlar. 21. Ara : Aranacak dökümanın bir/birkaç kelimesini %...% ifadesi içersine yazarak aranmasını sağlar. Buradaki arama kriteri Özü bilgisinin içeriğine bağlıdır. 22. Ekle : Ekransal bilgileri girilmiş bir dökümana; sayısal haldeki bir dosyayı eklemeyi sağlar. Yukarda anlatılan temel ifadelerle birlikte uygulamalardan alınmış ekran görüntülerini birleştirerek sistemin kolay anlaşılması ve kullanılmasını sağlamaya çalışalım. Sisteme bağlanmak için Evrak Takip Sistemi butonuna basılır. Sisteme girme yetkimizin olup olmadığını sorgulayan diyalog ekranı gelecektir. 6

Kullanıcı adı ve şifresini yazıp Tamam butonuna basılır. Kullanıcı tanımlı ise aşağıdaki diyalog ekranı gelecektir. Kullanıcı tanımlı değilse veya yanlış kullanıcı adı, şifresi girmişse bağlantı başarısız ifadesi ile işlem sonuçsuz kalacaktır. Gelen diyalog ekranından dökümanın durumuna göre Gelen Evrak/Giden Evrak seçimi yapılıp işlem başlatılacaktır. Bilgi girişi farklı terminallerden yapılabilir. Örneğin bir kullanıcı Gelen Evrak bilgisi girerken; bir başka kullanıcı Giden evrak bilgisi girebilir. Gelen Evrak Girişi ile işlemimize devam edelim. 7

Gelen Evrak Numarası otomatik olarak belirlendi, işlemin yapılacağı tarih belirlendi. Örnek ekran görüntüsü üzerinde ekran bilgilerinin tamamlanmış hali aşağıda görülmektedir. Aşağıda Giden Evrak boş ekran görüntüsü verilmiştir. 8

Bir kuruma gönderilen bir evrakla ilgili düzenlenmiş Giden Evrak ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. Dağıtımlı yazışmalarda her kurum bilgisi ayrı ayrı girilmelidir. Daha önce belirtildiği gibi Giden Evrak evveliyatı olan bir konu ise; işlem gören proje ile alakalı ise Yatırım Projesiyle İlgili kutucuk seçilmeli ve söz konusu Proje Kodu numarası açılan text alanına girilmelidir. Böylece giden evrak ile arşivdeki dosyası arasında bağlantı kurulmuş olacaktır. 9

Dijital Arşivden Döküman İzlenmesi: Dijital Arşive kaydı yapılmış dökümanı görmek, çıktısını almak veya e-posta ile başka bir ortama göndermek için: Gelen Evrak Girişi penceresi üzerinde Döküman butonu basıldığında aşağıdaki ekran görüntüsü karşımıza geleceketir. Aktif ekran üzerinden hangi döküman görüntülenecekse mouse ile işaretlenir ve Görüntüle buttonuna basılır. 10

Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sisteminde tanımlı kullanıcılara yetkiler verilmiştir. Kullanıcılar, bu sistemi yetkileri ölçüsünde kullanabilir. Sisteme döküman kaydetmek, kayıtlı dökümanı izlemek için yetkinizin olup olmadığı sorgulanır ve aşağıdaki diyalog ekranı karşınıza gelir. Bilgi girmeniz gereken alanlara gerekli bilgiler girildikten sonra yetkiniz dahilinde ise dökümana erişim sağlanır ve döküman ekranda yapılandırılmasına uygun olan bir görüntüleme interface ile karşınıza gelir. Görüntülenen döküman, önceden belirlenmiş veya sonradan oluşturulacak e-posta grubuna havale edilebilir; kullanıcı bilgisayarına bağlı (yada network yazıcısına bağlı) bir yazıcıdan çıktısı alınabilir. 11

Aşağıda, Dijital Arşive kayıtlı bir dökümanın görüntüleri örnek olarak verilmiştir. 12

Evrakın işlem görmüş (havale edilmiş) kısmının görüntüsü aşağıdadır. Dijital Arşive Döküman Göndermek: Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sistemine, PDF, TIFF, JPG, JPEG, GIF, RAW, BMP, DWG, NCZ, DGN, DOC, XLS, vb formatlarda döküman kaydetmek mümkündür. Burada önemli olan dökümanın tarama boyutunu küçülterek sisteme kaydetmektir. Çok sayfalı dökümanların sisteme kaydedilmesinde PDF veya TIFF formatının kullanılması uygun olacaktır. Çünkü sisteme kaydedilecek dökümanın boyutu nekadar küçük olursa kaydedilmesi ve sonradan görüntülenmesi o oranda kolay olacaktır. Sisteme, kendi orijinal formatında kaydedilmiş.dwg,.dgn,.ncz gibi çalışma dosyalarının görüntülenmesi ancak o bilgisayara ilgili formatları destekleyen yazılımların bulunmasıyla mümkündür. Bu kural, scanned image (taranmış imaj) dosyaları için geçerli değildir. Evrak takibi modülünde, taranmış dökümanlar kayıtlı evrak belgesi olarak tutulmaktadır. Döküman Yönetimi Sisteminde ise; döküman hangi döküman tipi adı altında yapılandırılmışsa o ad ile kaydedilmektedir. Örnek: İşlem gören projeye aiat özel teknik şartname sisteme bu ad ile kaydedilmeli ve aynı ad ile sorgulanmalıdır. Aşağıda ekran bilgileri girilmiş bir dökümanın tarayıcıdan taranarak kaydedilmesi aşamalı olarak gösterilmiştir. 13

698 numaralı gelen evrağın arka yüzünün taranması için Yani Tara butonuna basılarak dökümanın sıra ve açıklama bilgileri girildi. Tamam butonuna basılarak işlemin yapıldığı bilgisayara bağlı bulunan scanner aktif hale geldi ve geçici tiff taraması olarak taramaya başladı. Tarama bitince sisteme kaydedilmesi için Kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanır. Gelen Evrak/Giden Evrak numarası Uygulamalar pop up menüsü altındaki Sayaç Değişimi Kısmından istenildiği gibi düzenlenebilir. Ayrıca veri tabanının Suspect olması durumunda yukarda tanımlanan parametrelerden yeni düzenleme yapılabilir. Gerekli düzenlemeyi yapabilmek için Admin veya erişim şifresini (...) bilmek gerekir. Aşağıda düzenlemeye ait ekran görüntüsü verilmiştir. 14

Tanımlar: Dijital Arşiv ve Döküman Yönetimi Sisteminde sürekli kullanılacak veya standart olan verilerin tekrar tekrar girilmemesi için bu verilerin bir kez girilerek daha sonra kullanımı sırasında seçilmesi mantığı ile düzenleme yapılmıştır. Seçme sırasında ilk harfin yazılması ile o harfe ait dizin oluşacaktır. Tanımlar başlığı altında Evrak Nevi için gerekli standart tanımlama Yeni butonuna basılarak yapılacak ve Kaydet butonuyla sonlandırılacaktır. Ayrıca, mevcut bir alan seçilerek istenilen şekilde düzenlenebilir; Sil komutu ile silinebilir ve Kaydet butonu basılarak işlem sonlandırılabilir. Burada önemli olan bir hususu açıklamak gerekir: Daha önceden bir evrak nevi altında kaydedilmiş; daha sonra o tanımlı nevi silinip veya adı değiştirilirse önceden o nevi adı altında kaydedilen dökümanlar tanımsız olacaktır. 15

Aşağıda Servisler ve Kurumlar kısmına ait düzenlemeye ilişkin ekran görüntüleri verilmiştir. Evrak Nevi için anlatılanlar Servisler ve Kurumlar a ait düzenlemeler için de geçerlidir. Yeni bir Servis Adı veya Kurum Adı tanımlarken Servis Kodu/Kurum Kodu mevcutlardan farklı girilmelidir. Varolan bir kod girilmesi durumunda database hatası oluşacaktır. Farklı bir kod girilmesi durumunda problem düzelecektir. Raporlar: Bu bölümde sisteme kayıtlı veriler hakkında raporlar alınmakta, sorgulamalar yapılmaktadır. Kurum ve şahıslardan Gelen/Giden evrak sorgulamaları; birimlerden cevaplanmayan, gelmeyen ve tasniflenmeyen evrak bilgileri raporlanmaktadır. Bir kurum veya firmadan, belirlenen iki tarih arasında gelen/giden evraklara ait kayıt bilgisi sorgulanmakta; listelenen kayıtlardan özü bilgisi içeriğinden aranan döküman kaydı bulunup bu 16

kayıt numarasına bağlı olarak döküman ekrana çağrılabilmektedir. Aşağıda örnek görüntü verilmiştir. 17

İstenirse Kurum, Firma-Şahıs bazında istenen yıla ait; günlük ve aylık evrak sirkülasyonu hakkında grafikler elde edilebilir. Grafikler kısmından sorgulamaya ait görüntü şekli değiştirilebilir. 18

II- PROJE YÖNETİMİ SİSTEMİ 19

GENEL BİLGİLER: Proje Yönetim Sistemi programı Tarihi Çevre Koruma Müdürlüğü nün bünyesindeki bütün projelerin takibi, özelliklerine göre sınıflandırılabilmesi ve standartlarının belirlenebilmesi için hazırlanmış bir programdır. Oluşturulacak yada sorgulanacak proje için belli hiyerarşilerden faydalanılır. Böylelikle sınıflandırmanın sağladığı proje yönetimini kolaylaştıran, ayrıştıran ve sistemlileştiren bir standarttan faydalanılmış olunur. Bu sistemi oluşturan unsurlar; sektörler, alt sektörler, proje kodları, proje dosyaları ve sahip olduğu diğer tüm özellikleridir. Proje Yönetimi Programı; projelere ait bu özellikleri en basit ve sistemli şekilde yönetmeyi sağlar. Proje Yönetim Programı proje sınıflandırmasını temel olarak proje kodu vasıtasıyla yapar. Proje oluşturulurken kendisini kapsayan sektöre göre proje numarası atanır. Proje numarası alt sektöre göre yeniden şekillenir.böylelikle projeler arasındaki hiyerarşi sağlanmaya başlanmış olur. Seçilen sektöre göre proje kodu otomatik olarak program tarafından verilir. Geriye kalan aşamalar projeye ait indeks bilgilerini girmektir. Program vasıtasıyla projenin aşamalarının izlenmesi de mümkündür. Oluşturulan projenin tasarımından bitimine kadar tüm safhaları program vasıtasıyla takip edilebilir. Safhalar tarihlendirilerek aşamalar projeye ait kayıtlar olarak tutulabilir. Projeyi geliştiren sorumluların kayıtları da tutulur ve proje söz konusu sorumlular için özelleştirilebilir. Sorumlular yürüttükleri projeyi diğer kullanıcıların müdahalelerine kilitleyebilir. Projeler tanımlı her bir proje sektörü için bir klasör ve bu klasörlerin içinde de alt sektörlerini gösteren klasörler mevcuttur. Programın içinden klasörler windows gezgini vasıtasıyla incelenebilir. Arşivde her bir proje için de projenin tanımlanması esnasında açılmış bir klasör bulunacak ve bu klasör içinde projenin tüm dokümanları bulunacaktır. Her hangi bir projenin klasörü ilgili olduğu alt sektör klasörünün içinde olacaktır. Proje yönetim sistemi programı proje yönetimini kolaylaştıran, hızlandıran ve proje dökümanlarına ulaşmayı en kolay hale getiren bir programdır. Proje oluşturma sihirbazı ile projeye ait bilgilerin toparlanması çok kolay ve hızlı hale gelmiştir. Program projeye ait bilgileri proje oluşturma sihirbazı yardımıyla aşama aşama girmeyi sağlamıştır. Her bir kullanıcı, Windows Gezgini aracılığıyla da doküman arşivine ulaşabilecek ve buradaki dokümanlarla yetkisi dahilinde işlemler yapabilecektir. 20

PROJE YÖNETİMİ SİSTEMİNE GİRİŞ Programın açılış penceresinde kullanıcıya hangi modülde işlem yapmak istediğine dair seçim yapma fırsatı verilir. Proje Yönetim Sistemi için Kırmızı ikonlu tuşa basılarak Proje Yönetim Sistemi programına girilir. YENİ PROJE OLUŞTURMA Yeni proje oluşturmak için proje menüsünden Yeni Proje (Ctrl+N) tıklanmalıdır. Bu işlem yapılınca ekrana gelen pencerede proje oluşumunda karşılaşılacak aşamalar ekrana gelir. Penceredeki tuşuna basılarak oluşturulacak projeye ait bilgilerin girileceği Proje Oluşturma Sihirbazı çalıştırılır. Sihirbaz, projeyle alakalı gerekli sicil bilgilerinin girilmesine yarar ve standart proje arşiv kayıtlarını oluşturur. PROJE KODU ÜRETME PENCERESİ: Proje oluşturma sihirbazı proje oluşturma işini en kolay hale getirir ve projeye ait bilgilerin aşama aşama girilmesini sağlar. Proje oluşturma işleminde ekrana gelecek ilk pencere Proje Kodu Üretme penceresidir. Proje oluşturulurken ilk olarak projenin sektörü ve alt sektörü yandaki şekildeki gibi seçilir ve seçilen sektör ve alt sektöre göre otomatik olarak proje numarası verildikten sonra projenin adı girilerek projenin kaydı yapılmış olur. 21

Sektöre ait proje kodları tuşuna kodları listelenebilir. Ayrıca tarafından engellenecektir. basılarak daha önceden kullanılmış proje mükerrer proje kodu kullanılması sistem Yukarıdaki pencere görüldüğünde Proje Kodu Üretme penceresi çalıştırılmış demektir. PROJE KLASÖRÜ OLUŞTURMA PENCERESİ: Sihirbaz yardımıyla projenin en fazla 32 karaktere kadar olacak şekilde kısaltılmış olan adı görüntülenir ve değiştirilebilir. Belirlenen kısaltılmış proje adı proje arşiv klasörünün adını oluşturacaktır. Yukarıdaki mesaj görüldüğünde arşiv klasörü pencerede verildiği ismiyle açılmış demektir. Böylelikle Proje Arşiv Klasörü Penceresi çalıştırılmış olur. PROJE ARŞİV KARTI OLUŞTURMA PENCERESİ: Sihirbazın yardımıyla proje için arşiv kartı seçilir. Opsiyon olarak standart arşiv kartı veya uygun görünen arşiv kartı seçilir. Standart arşiv kartı işaretlenerek ileri tuşuna basıldığında klasörün içinde projenin indekslerini taşıyan herhangi bir dosya atılır. Özel arşiv kartı seçeneğinde ise ekrana diskinizde bulunan herhangi bir dosyayı arşiv kartı olarak seçmenizi sağlayacak bir pencere gelir ve seçtiğiniz dosya arşiv kartı olarak atanır. 22

Yandaki ileti görülmesi proje arşiv kartı seçme işleminin tamamlandığı anlamına gelir. PROJE GENEL BİLGİLERİ PENCERESİ: Projeye ait genel bilgilerin girildiği penceredir. Projeye ait indeks bilgilerinin oluşturulabilmesi için bu bilgilerin mümkün olduğunca eksiksiz doldurulması gerekir. PROJE TİP BİLGİLERİ PENCERESİ Projenin tipiyle ilgili bilgileri içeren penceredir. Projenin, Yatırım Planlama Müdürlüğü nde yürütülen hangi çalışmaya tabi tutulacağı ve statüsü hakkında bilgi sahibi olunabilmesi için bu penceredeki bilgilerin girilmesi gerekir. Ayrıca projenin yatırım planlamada yeri olup olmadığını da işleyebilirsiniz. PROJE KOORDİNATÖR VE SORUMLULARI PENCERESİ: Proje sorumluları hakkındaki bilgileri girebileceğiniz penceredir. Sorumlular ile ilgili bilgiler işlendikten sonra proje sorumlusu projeyi diğer kullanıcıların müdahalesine engel olmak amacıyla kilitleme yetkisine sahiptir. Projeyi kilitlemek için Projeyi Kilitle tuşuna basılır. Mevcut logon şifresiyle proje kilitlenmiş olur. Aynı şekilde projenin kilidini sadece bu logon açabilir. Kilidi Çöz Tuşuna basılarak kilit çözülebilir. 23

Projeye ait sorumlular bilgisi girildikten sonra projeyi kilitle tuşuna basıldığında ekrana gelen yukarıdaki ileti projenin kilitlendiğini ve projeyi kilitleyen kişinin (örnekteki) x olduğunu ifade eder. Proje kilidini de ancak X logon çözebilir. İleti onaylanırsa Projenin kilitli olma durumu yandaki şekildeki gibidir. SON DURUM BİLGİLERİ PENCERESİ: Projenin son durumuyla ilgili ve hangi safha da olduğuna dair bilgilerin girilebileceği penceredir. Son durum tespit tarihi bu pencereden girilebilir. BİRİM VE TARİHLER PENCERESİ: Projenin ilişkisi olan tüm birimler ve bu birimlerde projeye dair yapılan işlerin tarihlerinin girildiği penceredir. Bilgi girmek için pencerenin içine mouse ile tıklanır. Proje iade edilmişse iade edilme gerekçesiyle ilgili açıklama girilebilir. 24

İHALE BİLGİLERİ PENCERESİ: İhale ile ilgili tüm bilgilerin girileceği penceredir. Herhangi bir bilgi girmek için pencerenin içine mouse ile tıklanmalıdır. İhalenin tarihi, sayısı, şekli, bedeli, ihaleyi alan firma, ihaleyi düzenleyen makam ve kapsamı gibi bilgiler girilebilir. İhale bedeli, ihale tarihi bilgisine göre TL veya YTL olarak değişecektir. 01.01.2005 tarihinden sonra yapılmış ihalelerin bedeli otomatik olarak YTL olacaktır. Bilgi girişi bittiğinde ileri tuşuna basılarak ihale bilgilerini girme işlemi bitirilir. GÖREVLİLER PENCERESİ: Projede görev alan personel ve sorumlulara ait bilgileri girebileceğiniz penceredir. Görevleri, ünvanları ve isimleri girilebilir. Her yeni görevli için Ekle butonuna basılmalıdır. TAPU SİCİL BELGELERİ PENCERESİ: Projeye ait tüm tapu sicil bilgilerinin girilebileceği penceredir. Bilgiler girildikten sonra ileri tuşuna basılır ve bilgiler projeye eklenmiş olur. Pafta, ada ve parsel bilgilerinin girilmesi ile FileNET sorgulaması için önemlidir. 25

MÜLKİYET BİLGİLERİ PENCERESİ: Proje ile ilgili mülkiyet bilgilerinin girilebileceği penceredir. Bütün bilgiler girildikten sonra ileri tuşuna basılarak girilen bilgiler kaydedilmiş olur. İMAR BİLGİLERİ PENCERESİ: Projeye ait imar bilgilerinin girilebileceği penceredir. Bilgiler girildikten sonra ileri tuşuna basılarak girilen bilgiler kaydedilmiş olur. SAFHA ÇALIŞMALARI PENCERESİ: Projeye ait safha çalışmalarıyla ilgili bilgilerin girilebileceği penceredir. Yeni bir safha eklemek için Safha Ekle butonuna basılmalıdır. Yeni bir çalışma eklemek için Çalışma Ekle butonuna basılmalıdır. Safha veya ilişkin çalışmalardan herhangi birini silmek için ise Sil butonuna basılmalıdır. 26

PROJE İŞLEMLERİ PENCERESİ: Projeye, uygulanması muhtemel olan bütün işlemleri bu pencereden girebilirsiniz. Herhangi bir işlemi girmek için İşlem Ekle tuşuna basmalısınız. Herhangi bir işlemi silmek için Sil tuşuna basmalısınız. Standart İşlemi Oluştur tuşuna basarak proje ile ilgili standart işlemleri oluşturmuş olursunuz. PROJE ARŞİV BELGELERİ PENCERESİ: Projeye ait olan arşiv belgelerini listeleyebileceğiniz ve bunlarla ilgili işlemler yapabileceğiniz penceredir. Söz konusu belgelerin bütün indeks bilgilerini görebilirsiniz. Herhangi bir arşiv dosyasının içinde bulunduğu arşiv klasörünü görmek için Proje Arşiv Klasörü tuşuna basılmalıdır. Bu tuşa basılınca ekrana, dosyanın içinde bulunduğu klasör, Windows Gezgini içinde gelir. Arşiv dosyalarından herhangi birinin farklı kaydedilmesi isteniyorsa Farklı Kaydet tuşuna basılmalıdır. Eğer arşiv dosyasına ait bilgilerde karakter problemi varsa Karakter Düzelt tuşuna basılmalıdır. Bu tuşa basıldığında karakter problemi kısmen düzelecektir. 27

Proje Arşiv Klasörü klasörü içinden sadece aynı tipteki dökümanların listelenmesi istenirse Doküman Tipi açıklama kısmından istenen tip seçilecektir. PROJE SORGULAMA PENCERESİ: VAR OLAN PROJEYİ AÇMAK: Proje sorgulama ekranı açılan projenin yazdırılması, projeye ait özelliklerin sıraya sokulması, projenin görüntüsünün yakınlaştırılabilmesi gibi konularda yardımcı olur. Herhangi bir kriter seçilmesi durumunda Arama ona göre yapılacaktır. Sadece Arama butonuna basılınca Dijital Arşiv Sisteminde kayıtlı bütün proje isimleri listelenecektir. Bu listeden aranan proje belirlenebilir. 28

Var olan bir projeye erişmek için projenin adını veya proje kodunu girmek yeterlidir. Proje Sorgulama tuşuna basılarak var olan projeler, proje adı, proje kodu, sektörü, proje sorumluları, projenin içinde bulunduğu aşama ve proje oluşturulurken girilen projeye ait tüm bilgilere göre listelenebilir. Ayrıca projenin herhangi bir aşamasından itibaren sonrasını veya öncesini de incelemek mümkündür.istenilen aşamaya sorgulama ekranındaki numaralanmış ve üzerinde içerdiği aşama yazan tuşlardan erişilebilir. Proje sorgulama tuşuyla seçilen bir projenin aşamalarının izlenmesi yine bu yolla mümkündür. PAROLA DEĞİŞTİRMEK: Var olan parolayı değiştirmek için Şuanki Parola penceresine değiştirmek istenilen parola, Yeni Parola penceresine ise yeni parola girilip Yeni Parolayı Onaylayın penceresine etkin olması istenen parola tekrar girilir.on olarak Değiştir tuşuna basılarak parola değiştirilmiş olur. PROJE GENEL BİLGİLERİ: Projeye ait bütün özellikler ve indeks bilgileri görüntülenebilir, sorgulanabilir, son durum bilgileri ve diğer özellikleri ile ilgili bilgi girişi yapılabilir.herhangi bir projenin proje kodu girilerek proje indeksi getrilebilir. Tuşuna basılarak gelen ekrandan proje kodu girilerek proje kodları ve içerdikleri proje tipleri listelenebilir. Tuşuna basılarak getirilen projenin görüntüsü alınabilir ve butonuna basılarak proje yazıcıya gönderilebilir. UYGULAMALAR: Aynı menü vasıtasıyla arsa imar bilgileri, ihale bilgileri, proje sorumluları, proje bilgileri, proje işlemleri ve proje safhaları irdelenebilir ve kayıtlar girilebilir. 29

Proje kodu penceresine çalışılmak istenen projenin kodu girilip Getir tuşuna basılınca projeye ait tüm kayıtlar gelir. Yeni tuşuna basıldığında getirilen kayıtlar silinir ve yeniden proje kodu girmeniz beklenir. Sil tuşuna basıldığında getirilmiş projeye ait olan tüm kayıtlar silinir. Kaydet tuşuna basıldığında pencere üstünde yapılan işlemlerin tümü veritabanına kaydedilir. Yazdır tuşuna basıldığında indeksi açılmış olan proje yazıcıya gönderilir. Bul tuşuna basıldığında yandaki pencere ekrana gelir. 30

Arama penceresi proje kodu girilen projeyi ve sahip olduğu tüm indeksini Arama tuşuna basmak suretiyle görüntülenir. Bu pencere genel olarak projeleri sorgulama işlemini yapar. TANIMLAR: Proje yönetim sisteminde kullanılan tanımlar tipler içinde sınıflandırılarak listelenmiş ve numaralandırılmıştır.var olan tanımlardan yararlanılabileceği gibi yeni tanımlar da eklenebilir. RAPORLAR: Menüden seçilen seçenek doğrultusunda projeye ait raporlama yapılabilir. Gelen ekrandan aranılan projenin kodu girildikten sonra butonuna basılarak projeye ait bilgiler getirilir. Getirilen proje Pencereden çıkmak için butonuna basılarak yazıcıya gönderilebilir. butonuna basılır ve ana pencereye dönülür. 31