PROJE UYGULAMA SÜRECİ

PROJE UYGULAMA SÜRECİ 2013 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI KAR AMACI GÜDEN KURULUŞLAR İZLEME VE SÖZLEŞME YÖNETİMİ

SUNUM İÇERİĞİ İzleme Kapsamı, Araçları ve Faaliyetleri Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri Risk Değerlendirmesi 2

İZLEME Verilen mali desteklerin sözleşmede belirtilen doğrultuda kullanıldığının doğrulanması için yapılan faaliyetlere izleme faaliyetleri denir. İzleme faaliyetlerinin temel araçları; izleme ziyaretleri, yararlanıcı beyan raporları, ara ve nihai raporlardır. 3

İZLEME ZİYARETLERİ İzleme ziyaretleri; yararlanıcılara ait beyanların doğrulanması, proje faaliyetlerinin kontrolü, ihtiyaçların tespiti ve projelerin yerinde izlenmesi amacıyla gerçekleştirilir. 1. İlk İzleme Ziyaretleri 2. Düzenli İzleme Ziyaretleri (en az 2 kez) 3. Anlık İzleme Ziyaretleri 4

İZLEME KAPSAMI Yararlanıcılara ait beyanların doğrulanması, Proje faaliyetlerinin kontrolü, Sorunların tespiti, Yararlanıcılara destek sağlanması 5

İZLEME KAPSAMINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR Usullerde; 1. İhale kurallarına uygunluk, (satınalma eğitimi) 2. Maliyetlerin uygunluğu, 3. Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk, (görünürlük eğitimi) 4. Dokümantasyon ve arşivleme, 5. Defter tutma ve muhasebe, 6. Raporlama yükümlülükleri, 7. Sözleşme değişiklikleri, 8. Uygunsuzluk ve usulsüzlükler 6

İZLEME KAPSAMINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR İlerlemelerde; 1. Mali ve teknik ilerleme, 2. Performans göstergeleri, 3. Yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları 7

MALİYETLERİN UYGUNLUĞU Sözleşme Ek G-2 Madde 14.1, maliyetlerin uygunluğu için genel ilkeleri tanımlar. Bu koşullar aşağıdaki gibidir: Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır. (Sözleşme Ek G-3) Ajans a yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek G-1 de kesin olarak tanımlanmış olmalıdır. Destekleyici belgelerle kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, yararlanıcı veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş ve PROJE HESABINDAN yapılmış harcamalar olmalıdır. 8

MALİYETLERİN UYGUNLUĞU Ayrıca aşağıdaki hususlara dikkat etmeniz gerekir: Faaliyet tanımında yer almayan ya da zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Kamu kurum ve kuruluşları hariç, KDV uygun olmayan maliyettir. Maliyetler, PROJE UYGULAMA DÖNEMİNDE gerçekleşmiş olmalıdır. Proje bitiminden sonra ya da başlamadan önce gerçekleşen harcamalar (nihai denetim maliyetleri hariç), uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir. 9

MALİYETLERİN UYGUNLUĞU Ajans ın, toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. (bkz. Özel Koşullar Madde 3.2) Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek miktarı aynı oranda düşecektir. 10

DOKÜMANTASYON VE ARŞİVLEME Sözleşme Dosyası (1.Klasör) İhale Dosyası (2. klasör) Yazışmalar (3. klasör) 11

HARCAMALAR Tüm harcamalar İnsan Kaynakları Seyahat Taşeronlardan temin edilen mal, hizmet ya da yapım işleri MALİ DOKÜMANTASYON DOKÜMANLAR Fatura ve makbuz gibi satınalma belgeleri Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri gibi ödeme belgeleri Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri (ilgili belgeler ve elde edilen malzemeler, katılımcı listeleri ile sertifikalar dahil olmak üzere) gibi hizmetlerin gerçekleştiğine dair belgeler Hesap defterleri, alt hesaplar ve bordro hesapları, demirbaş kayıtları ve ilgili diğer muhasebe bilgileri gibi yararlanıcının muhasebe kayıtları (bilgisayar ya da elle tutulmuş) Sözleşmeler, ücret beyanları, tüm proje personelinin aylık zaman çizelgeleri ve çıktıları gibi personel ve bordro kayıtları Seyahat biletleri (uçak seyahati tercih edilmesi durumunda uçuş kartları da dahil olmak üzere) Araç kiralama: Acente faturası ve katedilen mesafenin özet listesi Araba: Benzin masrafları için, katedilen mesafenin özet listesi, kullanılan araçların ortalama yakıt tüketimi ve benzin maliyetine ilişkin destekleyici belgeler (EK 5.3) İhale belgeleri, ihaleye katılanların teklifleri ve değerlendirme raporu gibi satın alma usullerine ilişkin belgeler Sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt belgeleri Tedarikçiden tesellüm makbuzları gibi mal alımlarına ait belge Kabul belgeleri gibi yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler 12

FAALİYETLER Araştırmalar /çalışmalar Raporlar Yayımlar Yayımların kopyaları Seminerler, konferanslar, çalışma toplantıları Eğitim Uzmanlar TEKNİK DOKÜMANTASYON Örnek Dokümanlar Program Sunum listeleri / konferans raporları El ilanı Katılımcı listesi Konuşmacı listesi Toplantı notları (uygun olduğu durumlarda) Basın kupürleri Geri bildirim formları (uygun olduğu durumlarda) (EK 3) Eğitimin detaylı tanımı eğitim modülleri, konu başına eğitim saatleri, yöntemler vb. Eğitim çizelgesi Eğitimcilerin listesi Geri bildirim formları (EK 3) Eğitim değerlendirme raporları Zaman çizelgeleri (EK 5.1) Çıktıların kopyaları Faaliyet raporları 13

DEFTER TUTMA VE MUHASEBE Kendi muhasebe sisteminin bir parçası veya ek hesaplar şeklinde olmalı, Proje için açılmış bir çift girişli defter sistemi kullanılmalı, Harcamalar tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalı, Mümkünse proje için ayrı hesap kodları kullanılmalı, Projenin tüm gelir ve giderleri ayrıntılı olarak gösterilmeli, Mali rapor; yararlanıcının ve ortaklarının muhasebe ve defter tutma sistemleri ve muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalı. 14

DEFTER TUTMA VE MUHASEBE Destek yararlanıcısı, Ajans tan gelen ödemeleri «Gelir Yöntemi»ni kullanarak 602-Diğer Gelirler hesabının alacağına kaydetmelidir. Yapılan harcamaları ise «Diğer Gelirler» hesabı karşılığında borcuna kayıt yapılan «102-Banka» hesabından çıkış olacak şekilde kaydetmelidir. 15

DEFTER TUTMA VE MUHASEBE Proje uygulama aşamasında sunulan ara ve nihai raporların mali bölümlerinde destekleyici belge olarak talep edilecek belgeler, Desteğin gelir kaydı, Yapılan harcamaların yevmiye kayıtları, Harcamalara ait Harcama Talimatı, ÖEB veya MİF, Alınan demirbaşların demirbaş (sabit kıymet) kayıtları, Detay mizan (sadece nihai raporda) Yararlanıcı, ara ve nihai raporların mali bölümlerini kendi muhasebe kayıtları ile bağdaştırılabilir olmasını sağlamalıdır. 16

RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Proje süresi boyunca sözleşme Özel Koşullarda belirtilen raporların sunulması gerekmektedir; 1. Ara dönem teknik ve mali rapor; (P.U.R ek - 4.1) 2. Nihai teknik ve mali rapor; (P.U.R ek - 4.2) 3. İki aylık yararlanıcı beyan raporları; (P.U.R ek - 4.3) 4. Mali destek miktarı 200.000 TL nin üzerinde olan ve Ajansın talep ettiği projelerde bakiye ödeme talebi ile birlikte denetim raporu; 5. Proje Sonrası Değerlendirme Raporu (P.U.R ek - 4.5) 17

Ara ve Nihai Raporlar RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Gerçekleştirilen faaliyetleri, çıktıları, projenin son durumunu gösterir ve ödemeye esas teşkil ederler. Ön ödemenin kapatılması, ara ve nihai ödemenin yapılabilmesi için bu raporların sunulması ön koşuldur. Projenize ilişkin Ara Raporu, ödeme talebi ile birlikte, sözleşmede belirtilen raporlama dönemini bitimini müteakip 7 gün içinde, Nihai Raporu ise proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç 30 gün içinde Ajans a sunmanız gerekmektedir. Gerekli dokümanlarla ile birlikte teslim alındıktan sonra Ajans, Ara Rapora ilişkin incelemelerini 10 gün, Nihai Rapora ilişkin incelemelerini 30 gün içinde tamamlar. Ara veya nihai ödemeler, ilgili raporun Ajans tarafından incelenerek uygun bulunması halinde yapılır. 18

RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve Nihai Raporlar Teknik bölümde; proje faaliyetleri, proje yönetimi, ortakların katılımı, paydaşlarla ilişkiler, görünürlük, performans göstergelerindeki ilerlemeler, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme değişiklikleri hakkındaki bildirimler ve sözleşme değişikliklerine ilişkin bilgiler yer alır. Mali bölümde ise, yine raporun ait olduğu dönemde yapılan masrafların her öğesini ayrıntılarıyla anlatan ve yapılan masrafların her başlığını, miktarını, projenin ilgili bütçe kalemini gösteren tablolar hazırlanır; destekleyici belgeler eklenir. 19

Ara ve Nihai Raporlar RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Ara ve nihai raporların standart formları kullanılmalıdır. (KAYS üzerinden giriş yapılarak, çıktısı Ajans a sunulmalıdır.) Raporların son hali, 2 kopya halinde hazırlanarak Ajans a sunulmalıdır. Rapor teslimlerinin gecikmesi durumunda, bu yükümlülüğünün yerine getirilmeyişinin nedenini belirten gerekçenin, rapor sunma süresi içinde yazılı olarak Ajans a sunulması zorunludur. 20

RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporları Projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesine yardımcı olacak, izlenimler, sorunlar ve öneriler yer alır. Bu raporlar her iki ayda bir aynı kesim tarihine sahip olacaktır. Örneğin, Haziran Temmuz dönemi için yararlanıcılar Ağustos ayının ilk haftası içinde raporlama yapmalıdırlar. İki aylık yararlanıcı beyan raporları belirlenen tarihlerde yararlanıcılar tarafından Ajans a imzalı olarak elden veya posta yoluyla sunulmalıdır. 21

RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ İki Aylık Yararlanıcı Beyan Raporları Bu rapor beş ana kısımdan oluşacaktır: 1. Temel sözleşme bilgileri 2. Raporlama dönemindeki bütçe gerçekleşmeleri 3. Gerçekleşen faaliyetler 4. Satınalma faaliyetleri 5. Yararlanıcının ihtiyaçları 22

Proje Sonrası Değerlendirme Raporu EK 4.5 e göre hazırlanır, RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERİ Projenin sonuçlarının başarısı, Etkilerinin sürdürülebilirliği, Hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesini, İzlenimleri, sorunları ve önerileri içerir. Projenin tamamlanmasından sonra 3 ay içinde Ajans a sunulur. 23

SÖZLEŞME YÖNETİMİ Yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Ancak sözleşmenin imzalanmasından sonra projenin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek, önceden öngörülmeyen ve beklenmeyen durum yahut mücbir sebep söz konusu ise uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir. 24

SÖZLEŞME YÖNETİMİ Sözleşme Değişiklikleri: 1. Bildirim Mektubu 2. Zeyilname Uyarı: Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapmayı planlıyorsanız, talebinizi Ajans a göndermeden önce İzleme Uzmanına danışmanız önerilir. 25

SÖZLEŞME DEĞİŞİKLİKLERİ için UYULMASI GEREKEN İLKELER Değişiklik gerekçelerini açıklama, Eşit muamele ilkesi, Proje amacını değiştirmeme, Sözleşme süresi içerisinde olma, Geriye dönük olamama. Mali destek miktarı artırılamaz! 26

BİLDİRİM MEKTUBU Sözleşme kapsamındaki küçük değişiklikleri Ajansın ön onayı olmadan uygulayabilirsiniz. Değişiklikleri takip eden 10 gün içinde, KAYS üzerinden giriş yaparak hazırlamış olduğunuz bildirim mektubunu Ajans a iletmelisiniz. Bildirim mektubunda, yapılan değişiklik ve gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir. Ajans, bildirim mektubunun kurallara uygunluğunu denetler ve uygun olmayan bildirimleri reddedebilir. Eğer değişiklikler projenin mali istikrarını ve hesap verebilirliğini veya proje amacını tehdit ediyorsa, Ajans küçük değişiklikleri onaylamayabilir. Bu durumda Ajans yararlanıcıya yazılı bir bildirim gönderir. 27

BİLDİRİM MEKTUBU Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? 1. Projenin temel amacını etkilemeyen değişiklikler, 2. Faaliyetlerde, bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, 3. Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, 4. Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15 i veya altında olduğu değişiklikler, Bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz. 28

BİLDİRİM MEKTUBU 5. Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, 6. Banka hesabı değişikliği, 7. Adres ve telefon numarası değişikliği, 8. Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, 9. Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi, Aynı amaca hizmet etmek koşuluyla 10. Proje denetçisi değişikliği 29

ZEYİLNAME Ajans ın ön onayı gereken temel değişikliklerdir. Geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsamaz. (Tarafların sözleşme değiştirilmesi yönündeki talebi, makul bir süre önceden diğer tarafa bildirilmeli, ayrıca bu talep haklı ve uygun gerekçelere dayanmalıdır.) Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz. Projenizden sorumlu izleme uzmanı, zeyilname taleplerinin uygunluğu hakkında destek sağlayacaktır. 30

ZEYİLNAME Hangi Hallerde Zeyilname Sunulabilir? 1. Eşit muamele ilkesine aykırı düşmediği sürece faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, 2. Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki uygun maliyetlerinin yüzde 15 ini aşan değişiklikler, 3. Bütçeye yeni bir kalemin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, (2. ve 3. maddelerde bahsedilen değişiklikler, revize edilmiş bütçe kalemlerinde artış yapılacak veya çıkarılmış kalemler bütçeye yeniden eklenecek şekilde uygulanamaz.) 4. Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, 5. Proje ortaklarının ve/veya iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, 6. Sözleşme süresinin uzatılması. (Yalnızca mücbir hallerde söz konusu olabilir.) 31

ZEYİLNAME Mücbir haller nelerdir? Deprem, sel, yangın, çığ, toprak kayması, yıldırım düşmesi gibi genel nitelikli doğal afetler, Proje yararlanıcısının en az üç ay süreli hastalıkları, yaralanma sonucu iş göremez hale gelmeleri, Genel kanuni grev, Genel salgın hastalık, Kısmi veya genel seferberlik ilanı. Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden sadece çok gerekli olduğunda zeyilname yapmanız önerilir. 32

ÖDEMELERLE İLGİLİ GENEL ESASLAR 1. Ödemeler, ön ödeme hariç, HAKEDİŞ esasına göre yapılır. 2. Ödeme talepleri, sözleşmeye bağlanmış faaliyet takvimine göre yapılır. 3. Ödeme, yararlanıcının ödeme talebine istinaden yapılır. 4. Ödemelerin hak edilmesi için usulüne uygun harcanması gerekir. 5. Projeye ilişkin tüm ödemeler proje hesabından tedarikçi hesabına transfer şeklinde yapılır. İlgili harcama belgeleri sunulmak kaydıyla bir defada 300 TL ye kadar olan harcamalarda proje hesabından nakit çekilerek ödeme yapılabilir. Bu şekilde yapılacak harcamaların toplamı aylık 1.000 TL yi geçemez. 6. Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron gibi projeye dahil olan taraflar dışında başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılamaz. (Proje faaliyetleri kapsamı dışında, proje hesabından herhangi bir harcama yapılması sözleşme feshi sebebidir!) 33

ÖDEME PROSEDÜRLERİ Ödeme GMKA Yararlanıcı Oran Ön Ödeme 100.000 100.000 40% Ara Ödeme 100.000 100.000 40% Nihai Ödeme 50.000 50.000 20% Toplam 250.000 250.000 100% Proje Bütçesi 500.000 TL, Destek Oranı: %50 Ön Ödeme: 100.000 TL Ajans tarafından avans olarak yatırılır. (%40) Ara Ödeme: Ajansın verdiği avans ve yararlanıcının kendi payına düşen miktarın harcanmasını ve ara ödeme miktarı kadar yapılan hakedişi müteakip, ara rapor ve ödeme talebi ajansa iletilir. Ara Rapor incelenip onaylanarak talep edilen ödeme yapılır. Nihai Ödeme: Projede belirlenen tüm tutar (500.000 TL) harcandıktan sonra nihai rapor sunulur ve uygunluğuna göre nihai ödeme Ajans tarafından yapılır. 34

Sözleşme imzasından sonraki 45 gün içinde yapılacak ilk izleme ziyareti sonrasında, Destek miktarının sözleşmede belirlenen orana tekabül eden kısmı, (% 40) Avans şeklinde, Mükellef yararlanıcıların proje uygun maliyeti üzerinden sözleşme için damga vergisi tahakkukuna ait belgenin Ajansa sunulması sonrasında, Proje hesabına yatırılır. ÖN ÖDEME 35

ARA ÖDEME Ödeme talebine istinaden HAKEDİŞ esasına göre, Sözleşmede belirlenen dönemde, Sunulan Ara Raporun incelenmesi ve uygun bulunması sonucu, yapılır. Ara ödemenin yapılabilmesi için, ön ödeme miktarı ve yararlanıcının payına düşen eş-finansman miktarının tamamen harcanmış ve ara ödeme miktarı kadar da hakediş yapılmış olması gerekir. Ödeme talebine eklenecekler: Teknik Rapor Mali rapor Ödeme Belgeleri Alt sözleşmeler 36

NİHAİ ÖDEME Ödeme talebine istinaden HAKEDİŞ esasına göre, Sözleşmede belirlenen dönemde, Sunulan Nihai Raporun incelenmesi ve uygun bulunması sonucu yapılır. Nihai ödemenin yapılabilmesi için malın/hizmetin teslim alınmış olması veya yapım işinin tamamlanmış ve kabulünün yapılmış olması, ödemenin yapıldığına dair kanıtlayıcı harcama ve ödeme belgelerinin sunulması ön koşuldur. 37

UYGUNSUZLUK VE USULSÜZLÜKLER Kasıtlı olmayan usulsüzlükler İhmalden, uygulama usullerinin kasıtsız ihlalinden, yetersiz tanımlanmış kontrol ortamı ve mali yönetim sisteminden kaynaklanan aksaklık ve hataların sonuçları Kasıtlı usulsüzlükler İfa edilmemiş hizmet, teslim edilmemiş mal ve yerine getirilmemiş yapım işleri için hazırlanmış faturalar (sahte veya hayali faturalar), Hayali bir firma üzerinden düzenlenen faturalar, ederinden fazla yazılan veya çift kesilen faturalar, Belge kontrollerinde elde edilen ve yerinde ziyaretlerde ortaya çıkan bulgularda tahrifat, Muhasebe ve/veya diğer kayıtlar ve dayanak belgelerde sahtecilik ve tahrifat, Dokümanlarda verilen teknik özelliklere uygun olmayan veya fiziksel kontrol sırasında belirtilen yerinde bulunmayan satın alınmış ekipman ve malzemeler. 38

SUNUM İÇERİĞİ İzleme Kapsamı, Araçları ve Faaliyetleri Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri Risk Değerlendirmesi 39

YARARLANICININ İZLEME KAPSAMINDAKİ YÜKÜMLÜLÜKLERİ TÜM İZLEME ZİYARETLERİNDE; 1. Ziyaret tarihinde yararlanıcının uygun olmaması durumunda ziyaret tarihinden en az bir hafta önce ilgili Ajans uzmanını bilgilendirmelidir. 2. Proje kilit personelini ve gerekli dokümanları ziyaret esnasında hazır bulundurmalıdır. 3. Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında izleme uzmanını bilgilendirmelidir. 4. İzleme ziyareti raporunun incelenerek, (eğer varsa) itirazlar ile beraber izleme uzmanı ve yararlanıcı tarafından imzalanması gerekir. 40

SUNUM İÇERİĞİ İzleme Kapsamı, Araçları ve Faaliyetleri Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri Risk Değerlendirmesi 41

RİSK DEĞERLENDİRMESİ Proje açısından risk, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmedeki herhangi bir başarısızlığın meydana gelme ihtimali olarak tanımlanabilir. Destek programı kapsamında, Uygulamanın, mutabık kalınmış proje bütçesiyle tamamlanamaması, Projenin süresi içinde bitirilememesi, Projenin amaçlarından ve faaliyetlerinden uzaklaşılması, Yararlanıcı payına düşen eş-finansmanın karşılanamaması gibi riskler mevcuttur. 42

RİSK DEĞERLENDİRMESİ Belirlenen bütçeyle veya belirlenen süre içerisinde projenin bitirilip bitirilemeyeceği, öncelikle izleme ziyaretleri sırasında değerlendirilecek olup, projenin her aşamasında risk değerlendirmesi yapılabilir. Yüksek risk görülen projelerde, ilk olarak yararlanıcı sözlü ve yazılı olarak bilgilendirilerek gerekli tedbirlerin alınması ve risk düzeyinin düşürülebilmesi için 1 aya kadar süre tanınır. Gerekli tedbirler alınmadığı taktirde, Ajans ın ödemeleri risk değerlendirme sonucuna göre tekrar belirleme ve proje uygulama sürecini durdurma hakkı saklıdır. 43

ÖNEMLİ HATIRLATMALAR Ajansa sunulacak bütün raporlar ve belgeler, rehberlerde belirlenen standart formata uygun olarak sunulmalıdır. Ara ve nihai ödemelerin yapılabilmesi için, yararlanıcının Vergi ve SGK borcu olmadığını gösterir belgenin ibrazı zorunludur. 44

ÖNEMLİ HATIRLATMALAR Satınalma konusunda kendi usullerini uygulasa dahi bütün yararlanıcılar, her türlü satınalma evrakını Ajans a ibraz etmek zorundadır. Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanlar proje bitiminden itibaren 10 yıl boyunca arşivinizde saklanmalıdır. Ajans, proje uygulama süresi bitiminden itibaren 3 yıl boyunca proje sahiplerine denetim yapabilir. Yararlanıcı, sözleşme kapsamında aldığı makine-ekipmanı; bu süre zarfında devredemez, rehin gösteremez, projede tanımlanmış iş dışında başka amaçlarla kullanamaz ve Ajans ın kurulu olduğu bölge dışına çıkaramaz. 45

T.C. Güney Marmara Kalkınma Ajansı İzleme Değerlendirme ve Raporlama Birimi Telefon : +90 (266) 246 10 00 Faks : +90 (266) 246 17 00 E-Posta Adres : iletisim@gmka.org.tr : Paşaalanı Mahallesi, A. Gaffar Okkan Caddesi, No:36/B BALIKESİR