Kullanıcı Kılavuzu
İçindekiler İÇİNDEKİLER... 2 T-PANEL NEDİR?... 3 PROGRAMA GİRİŞ... 3 T-PANEL İN SUNDUĞU FONKSİYONLAR... 4 IPERABAR... 4 T-PANEL EKRANI... 5 1- OfisTelefonu Araç Çubuğu:... 5 2- Mesaj Paneli:... 6 3- Çağrı Geçmişi:... 6 4- Hızlı Rehber Sorgusu:... 6 5- Sık Kullanılan Numaralar:... 7 6- Rehberler:... 8 7- Sık Kullanılan Raporlar:... 8 8- Dahili Numara Sorgulama:... 8 TELEFON REHBERLERİ... 8 1- İş Numaraları Rehberi... 9 2- Kişisel Numaralar Rehberi... 10 3- Şube Numaraları Rehberi... 10 4- Personel Numaraları Rehberi... 11 TIKLA-ARA... 12 IPeraCallManager Uygulamasının Kurulması... 13 Telefon ve Modem Seçenekleri... 13 HIZLI-SMS... 14 2 / 15
T-Panel Nedir? T-Panel, telefon ile iş gören çalışanların verimliliklerini arttırmak için geliştirilmiş, kullanım kolaylığı sunan birçok fonksiyonu barındıran kapsamlı bir kişisel asistan uygulamasıdır. T-Panel, kullanıcıların günlük işleri içinde telefon kullanımı sırasında karşılaştıkları güçlükleri ortadan kaldırıp zaman kazanmalarına ve böylece iş performanslarını arttırmalarına yardımcı olur. T-Panel sunduğu fonksiyonlar ile sadece çalışanların yaşamını kolaylaştırmakla kalmıyor, ekip içindeki iletişimi güçlendirerek iletişimin kazalarının azalmasına dolayısıyla müşteri memnuniyetinin arttırılmasına yardımcı oluyor; ortak kullanılan iletişim bilgilerini düzenliyor ve iletişim giderlerinde tasarruf elde edilmesini sağlıyor. Sadece Hızlı-SMS fonksiyonunun kullanımı ile elde edilen tasarruf bile, birkaç ay içerisinde T-Panel e yapılan yatırımın geri kazanılmasını sağlıyor. Programa Giriş Programa her kullanıcı kendi kişisel bilgisayarındaki Internet Explorer aracılığı ile girebilir. Kullanıcıların bilgisayarına ayrıca bir program kurulması gerekmemektedir. Kullanıcıların programa girebilmeleri için OfisTelefonu uygulamalarının erişilebileceği ağ adresini veya adını bilmeleri ve Internet Explorer programı çalıştırdıktan sonra bu ağ adresi veya adını, adres bölümüne yazmaları gerekmektedir. Programın erişebileceği ağ adresini veya adını sistem yöneticisinden öğrenebilirsiniz. Program giriş sayfası ekrana geldiğinde, her kullanıcının kendi Kullanıcı Adı ve Şifre sini kullanarak sisteme giriş yapması gerekir. Kullanıcı Adı ve Şifre bilgileri, her kullanıcı için ayrı ayrı sistem yöneticisi tarafından belirlenir. Eğer Kullanıcı Adı ve Şifre nizi bilmiyorsanız veya unutursanız, sistem yöneticiniz ile temasa geçebilirsiniz. Program giriş sayfasında Kullanıcı Adı ve Şifre yazıldıktan sonra Tamam düğmesine basıldığında programa giriş tamamlanmış olur. Tamam düğmesine basmadan önce eğer Şifremi Hatırla kutucuğu tıklanırsa, programa tekrar girileceği sırada kullanıcıdan şifre sorulmayacaktır. Kullanıcıların 3 / 15
kendi kişisel bilgisayarlarını kullanırken be seçeneği tercih etmeleri, programa girilmesini kolaylaştırır. Ancak ortak kullanılan bilgisayarlarda bu seçeneğin kullanılması önerilmez. T-Panel in Sunduğu Fonksiyonlar IPeraBAR T-Panel, telefon kullanan bir kullanıcının yaşamını kolaylaştıracak bir çok fonksiyon sunmaktadır. Bunlardan, IPeraBAR, T-Panel ve diğer IPera OfisTelefonu 07 uygulamalarının sunduğu fonksiyonların her an elinizin altında olmasını sağlayan önemli bir özelliktir. Internet Explorer için geliştirilmiş bir Araç Çubuğu olan IPeraBAR, Internet Explorer uygulamasını açtığınızda karşınıza gelmektedir. (IPeraBAR ın kurulumu için OfisTelefonu 07 Uygulama Ailesi Tarayıcı Ayarları isimli dokümana bakınız) IPeraBAR üzerinde yer alan herhangi bir fonksiyona bastığınızda, kullanıcı adı ve şifrenizin sorulduğu OfisTelefonu 07 kullanıcı giriş ekranı karşınıza gelecektir. Eğer son giriş yaptığınız sırada, Şifremi Hatırla seçeneğini işaretledi iseniz, giriş ekranı atlanarak doğrudan bastığınız düğmenin çalıştırdığı fonksiyonun sayfası karşınıza gelecektir. T-Panel: T-Panel uygulamasını başlatır. Bu düğmenin yanındaki aşağı yönlü oka basarak, birkaç maddeden oluşan bir menü açabilirsiniz. Bu menüde, IPera Web sitesine erişim, T-Panel düğmesinin sağında yer alan Arama kutusunun belleğinin temizleme ve IPeraBAR ı kaldırma maddeleri bulunmaktadır. Arama Kutusu: T-Panel in Hızlı Arama fonksiyonu ve popüler arama motorlarında arama yapmayı sağlayan bir fonksiyondur. Bu kutu içerisine bir kelime veya telefon numarası yazıp Ara tuşuna basıldığında, OfisTelefonu telefon rehberlerinde arama yapılır. Ara düğmesinin yanında yer alan aşağı yönlü oku tıklayarak, telefon rehberleri yerine Google, Yahoo veya MSN de arama yaptırabilirsiniz. Rapor Kısayolları: OfisTelefonu 07 uygulamaları içinde oluşturduğunuz Rapor Kısayollarının listesini karşınıza getirir. Not Ekle: T-CRM in telefon notu ekleme sayfasını karşınıza getirir. Telefon ile konuşurken, o anda not alma gereksinimi duyduğunuzda kullanabileceğiniz pratik bir fonksiyondur. Ayarlar: IPeraBAR ın işlevsel hale gelebilmesi için sunucu adresinin tanımlandığı bölümdür. 4 / 15
T-Panel Ekranı T-Panel uygulamasını başlattığınızda, aşağıdaki ekran karşınıza gelecektir. T-Panel ekranında yer alan fonksiyonlar şunlardır: 1- OfisTelefonu Araç Çubuğu: OfisTelefonu uygulamalarının hepsinde ortak olan bu araç çubuğu, Internet Explorer ın kendi araç çubuğunun yerini alması için tasarlanmıştır. OfisTelefonu araç çubuğunda şu düğmeler bulunmaktadır: İleri Geri : OfisTelefonu sayfaları arasında öndeki sayfaya geri dönmeyi veya ileri gitmeyi sağlar. Yenile: Mevcut sayfanın, yeni verilerle tekrar oluşturulmasını sağlar. (Örneğin T-Panel de, yeni yapılan görüşmelerin bilgisini görebilmek için bu düğmeye basabilirsiniz) Rapor Kısayolları: Sık kullanılan raporlar listesine ekrana getirir. Not Ekle: T-CRM in telefon notu sayfasını ekrana getirir. Rehberler: İş numaraları rehberi sayfasını ekrana getirir. (Özel numaralar, Şube Numaraları ve Personel Numaraları rehberlerine buradan kolayca geçiş yapılabilir) Tanımlar: Kişisel Tanımlar sayfasını ekrana getirir. OfisTelefonu 07 uygulamalarının tüm tanımlamalarının yapıldığı diğer sayfalara buradan geçiş yapılabilir. Çıkış: OfisTelefonu 07 oturumunu kapatıp, giriş sayfasına geri dönüş yapmayı sağlar. Eğer oturum başlatılırken Şifremi hatırla kutucuğu işaretlenmişse, Çıkış düğmesi bu özelliğin sıfırlanmasını sağlayacaktır ve yeniden giriş yapılırken tekrar kullanıcı bilgileri sorulacaktır. 5 / 15
2- Mesaj Paneli: Tüm OfisTelefonu 07 uygulamalarının kullanıcıya iletmesi gereken mesajlar, bu bölümde yer almaktadır. İletilen mesajlar, normal kullanıcılar için telefon rehberinde yer almayan ve kullanıcının tanımlamasını bekleyen kaç farklı telefon numarası olduğu, yöneticiler için de, kendilerine bağlı kullanıcılar tarafından tanımlanmış ve yöneticinin onayını bekleyen kaç numara olduğudur. Bu mesajların üzeri tıklandığında ilgili sayfalar ekrana gelir. (Detaylı bilgi için IPera, Abakus 360 - AkıllıRehber Kullanıcı Kılavuzu na bakınız.) Eğer T-Panel in lisansı yoksa ve demo modunda çalışmakta ise, mesaj panelinde ayrıca bununla ilgili bilgi görünmektedir. OfisTelefonu 07 paketine gelecekte eklenecek uygulama ve fonksiyonların kullanıcıya iletmesi gereken mesajlar da bu bölümde görüntülenecektir. 3- Çağrı Geçmişi: Kullanıcının kendi dahili telefonlarından yaptığı görüşmeler Çağrı Geçmişi bölümünde listelenmektedir. Çağrı Geçmişi bölümünde sizin aradığınız yerleri Aranan Numaralar bölümünde; size gelen telefonları ise Gelen Aramalar bölümünde ayrı ayrı görebilirsiniz. Kullanılan telefon santrallerinin raporlama yeteneklerine göre gelen ama yanıtlanamamış telefonlar ve aktarılan telefonlar da bu bölümde listelenebilir. Çağrı Geçmişinde listelenene Açıklama ve Telefon Numaralarının üzerine tıkladığınızda, yetkinizin izin verdiği oranda diğer görüşmelerin listesini elde edebilirsiniz. Söz gelimi eğer sadece kendi görüşmelerinizi görme yetkiniz varsa, o numara veya açıklaması aynı olan numaralarla yaptığınız tüm görüşmelerin listesini alırsınız. Eğer departmanınızdaki tüm görüşmeleri görme yetkiniz varsa, sizin dışınızda o numara veya açıklaması aynı olan numaralarla mesai arkadaşlarınızdan kimlerin görüştüğünü de görebilirsiniz. Bu şekilde, şubenizdeki, şirketinizdeki veya sisteme bağlı tüm şirketlerde yapılan görüşmeleri görebilirsiniz. Bu sayede, belli bir müşteri ile kurulan tüm iletişimi görebilir; sizin dışınızda iletişim kuran kişilerin kimler olduğunu öğrenebilir ve yaşanabilecek iletişim kazalarının önüne geçebilirsiniz. Çağrı geçmişi bölümünde her bir görüşme ilgili olarak eğer görüşme yapılan numara telefon rehberinde kayıtlı ise açıklaması, görüşme yapılan telefon numarası ve görüşme zamanı listelenir. Görüşme zamanı nın hemen sağında görüşme notu ikonları görünmektedir. Eğer yaptığınız görüşme ile ilgili daha önce bir görüşme notu kaydetti iseniz, bu alanda not okuma ikonu ( ) görünür. Eğer bu görüşme ile ilgili daha önce bir görüşme notu kaydetmedi iseniz, not ekleme ikonu ( ) görünür. (Bu fonksiyonlarla ilgili ayrıntılı bilgiyi T-CRM Kullanıcı Kılavuzu dokümanında bulabilirsiniz) Görüşme notu ikonlarının sağında Numara Çevirme ikonu ( ) yer alır. Bu ikon, destekleyen telefon sistemlerinde, numarayı arayabilmenizi sağlar. Eğer kullandığınız telefon santralinin CTI (Computer Telephony Interface) özelliği varsa, ekranda gördüğünüz bir numarayı üzerine tıklayarak arayabilirsiniz. Bilgisayar üzerinden numara çevirme ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Tıkla-Ara bölümünde bulabilirsiniz. Çağrı geçmişi bölümünde her kayıtla ilgili satırın en sağında ise, SMS ikonunu için ayrılan alan bulunur. Eğer görüşme yaptığınız numara bir cep telefonu numarası ise, bu alanda SMS ikonu ( )yer alır. SMS ikonunu tıklayarak, daha önce görüşme yaptığınız cep telefonuna Kısa Mesaj gönderebilirsiniz. SMS gönderimi hakkında ayrıntılı bilgiyi Hızlı-SMS bölümünde bulabilirsiniz. Aranan Numaralar ve Gelen Aramalar bölümlerinde son yaptığınız 16 görüşmenin kaydı yer almaktadır. Her iki bölümün altında yer alan Tüm Aramalar düğmesine bastığınızda ise, sistemde kayıtlı tüm aramalarınızın listelendiği Döküm Sayfalarına yönlendirilirsiniz. Döküm Sayfalarının kullanımı için Abakus 360 Kullanıcı Kılavuzuna bakabilirsiniz. 4- Hızlı Rehber Sorgusu: Hızlı Rehber Sorgusu, bir kişinin veya kurumun telefon numarasını veya bir telefon numarasının kime ait olduğunu kolayca bulabilmek için hazırlanmış bir fonksiyondur. Bu alana bir kelime yazıldığı zaman, tüm telefon rehberleri (Ortak iş numaraları rehberi, şirket iş numaraları rehberi, personel numaraları rehberi, şube numaraları rehberi ve özel numaralar rehberi) içinde bu kelimenin yer aldığı kayıtlar listelenir. Bu alana bir telefon numarası yazıldığında ise, o numaranın sahibi olan kayıtlar ekrana 6 / 15
gelecektir. Telefon numarası sorgusu yapıldığında, telefon numarasının tamamı yazılmadığı durumda, yazılan değer ile başlayan numaralar listelenir. Ara tuşuna basıldıktan sonra, arama sonuçlarının listelendiği bir sayfa ekrana gelir. Bu sayfada, listelenene kayıtların rehberdeki açıklaması, telefon numarası, bulunan kaydın hangi rehberde yer aldığı bilgilerinden sonra yan yana üç ikon görüntülenir. Bu ikonlarıdan ilki, T-CRM müşteri görüşme analizi sayfasına yönlendirme yapar ve aynı açıklamalı tüm numaralarla yapılan görüşmelerin analizini içerir. T-CRM müşteri görüşmeleri analizi ikonunun sağında Numara Çevirme ikonu ( ) yer alır. Bu ikon, destekleyen telefon sistemlerinde, numarayı arayabilmenizi sağlar. Eğer kullandığınız telefon santralinin CTI (Computer Telephony Interface) özelliği varsa, ekranda gördüğünüz bir numarayı üzerine tıklayarak arayabilirsiniz. Bilgisayar üzerinden numara çevirme ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Tıkla-Ara bölümünde bulabilirsiniz. Satırın en sağında ise, SMS ikonunu için ayrılan alan bulunur. Eğer listelenen numara bir cep telefonu numarası ise, bu alanda SMS ikonu ( )yer alır. SMS ikonunu tıklayarak, Kısa Mesaj gönderebilirsiniz. SMS gönderimi hakkında ayrıntılı bilgiyi Hızlı-SMS bölümünde bulabilirsiniz. 5- Sık Kullanılan Numaralar: Bu alan, son 30 gün içinde en çok iletişim kurduğunuz telefon numaralarının elinizin altında olmasını sağlayan bölümdür. Son 30 gün içinde en çok görüştüğünüz yerlerle, tekrar iletişim kurma olasılığınızın yüksek olduğu düşünülerek, sizi tekrar tekrar telefon numarasını arayıp bulma zahmetinden kurtarmak için hazırlanmıştır. Sık kullanılan numaralar alanı, telefon cihazlarının kısa arama hafızalarının yerini almaktadır, zira telefon hafızalarına kullanılmayan birçok telefon numaraları kaydedilirken, belli bir dönem içinde kullanılacak telefon numaralarını kaydetmek ve sonra silmekle kimse uğraşmamaktadır. Sık kullanılan numaralar alanı dinamik bir alan olduğu için işlevselliği daha yüksektir. Sık kullanılan numaralar alanında, son 30 gün içinde en çok aradığınız 10 yerin, telefon rehberlerinde kaydedilmiş olan açıklaması, telefon numarası, 30 gün içinde kaç defa görüştüğünüz sayısı yer alır. Görüşme sayısının sağında Numara Çevirme ikonu ( ) yer alır. Bu ikon, destekleyen telefon sistemlerinde, numarayı arayabilmenizi sağlar. Eğer kullandığınız telefon santralinin CTI (Computer Telephony Interface) özelliği varsa, ekranda gördüğünüz bir numarayı üzerine tıklayarak arayabilirsiniz. Bilgisayar üzerinden numara çevirme ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Tıkla-Ara bölümünde bulabilirsiniz. Satırın en sağında ise, SMS ikonunu için ayrılan alan bulunur. Eğer listelenen numara bir cep telefonu numarası ise, bu alanda SMS ikonu ( ) yer alır. SMS ikonunu tıklayarak, Kısa Mesaj gönderebilirsiniz. SMS gönderimi hakkında ayrıntılı bilgiyi Hızlı-SMS bölümünde bulabilirsiniz. Sık kullanılan numaralar listesi ilk ekrana geldiğinde, Sayı alanına göre alfabetik sıradadır. Yani en çok görüştüğünüz numara en üstte yer alır. Ancak Açıklama veya Numara başlıklarına tıklayarak, bu alanlara göre sıralama yapılmasını sağlayabilirsiniz. 7 / 15
6- Rehberler: T-Panel ekranında, OfisTelefonu 07 sistemi içinde kullanılan telefon rehberlerine hızlı erişim sağlayacak bağlantılar da yer almaktadır. OfisTelefonu 07 sistemi içinde yer alan rehberler şunlardır: İş Numaraları : İş numaraları, şirketin telefon santrali üzerinden iş ile ilgili nedenlerle aranan telefon numaralarının rehberidir. Her türlü iş paydaşının (müşteri, tedarikçi, bayi, hizmet alınan kuruluşlar vb.) telefon numarası bu rehber içinde yer alır. Birden çok şirketin bir arada çalıştığı kurulumlarda, iş numaralarını rehberi Ortak Telefon Rehberi ve Şirket Telefon Rehberi isimli iki alt bölümde düzenlenebilir. Bu durumda, şirket telefon rehberine yer alan telefon numaraları, sadece o şirketin çalışanları tarafından görülebilir. Ortak telefon rehberindeki telefon numaralarını ise tüm çalışanlar kullanabilir. Personel Numaraları : Şirket çalışanlarının telefon numaralarının kaydedildiği telefon rehberidir. Bu telefon rehberine çalışanların GSM telefonları, ev telefonları, kullandıkları diğer bazı telefonlar yer alır. Şube Numaraları : Şirketin tüm şubelerine ait telefon numaralarının kaydedildiği telefon rehberidir. Bu telefon rehberine, şirkete ait şubelerin veya şirketin bağlı olduğu grubun diğer birimlerinin telefon numaraları girilebilir. Kişisel Numaralar: Her çalışan için ayrı ayrı oluşturulan Kişisel Numaralar rehberine, çalışanların özel görüşmeler yaptıkları telefon numaraları eklenebilir. Kişisel Numaralar rehberi, her çalışan tarafından ayrı ayrı hazırlanır ve düzenlenir. Çalışanlar kendi rehberlerini istedikleri gibi düzenleyebilirler. Kişisel Numaralar Rehberi ne telefon numarası eklemek veya çıkarmakla ilgili herhangi bir sınırlama yoktur. Kişisel Numaralar Rehberi ne kaydedilen numaraların açıklamasını, o kişi dışında kimse göremez. Telefon kullanım raporlarında bu numaralar ile yapılan görüşmelerin özel olduğu belirtilir ancak kişi tarafından girilmiş olan açıklama gizli tutulur. Kişisel bilgi olarak kabul edilen bu bilgiyi, şirket yöneticileri bile göremezler. Telefon rehberlerinin kullanımı hakkında Telefon Rehberleri bölümüne bakınız. 7- Sık Kullanılan Raporlar: Bu bölümde, OfisTelefonu 07 uygulamaları içinde hazırladığınız Rapor Kısayolları listeniz listelenir. Böylece çok sık kullandığınız raporlar, tek tıklama ile erişebileceğiniz şekilde elinizin altında yer almış olur. Rapor Kısayolları nın oluşturulması, değiştirilmesi ve silinmesi işlemlerini hakkında Abakus 360 Kullanıcı Kılavuzu isimli dosyada detaylı bilgi bulabilirsiniz. 8- Dahili Numara Sorgulama: Bu alan özellikle kalabalık şirketlerde personelin birbirlerinin iletişim bilgilerine kolayca ulaşabilmesine yardımcı olmak için hazırlanmıştır. Bu alana yazılan bir isim, Personel Numaraları içinde sorgulanır bulunan kişilerin iletişim bilgileri (dahili numarası, şubesi, departmanı e-posta adresi ve GSM numarası) ekrana getirilir. Telefon Rehberleri IPera OfisTelefonu 07 uygulamaları, kullanımı pratik telefon rehberleri sunmaktadır. AkıllıRehber ile her zaman güncel halde tutulduğu telefon rehberleri, çalışanların yararlanabileceği en güncel ve en kolay kullanımlı kaynak olma iddiası taşımaktadır. OfisTelefonu içinde yer alan telefon rehberleri farklı başlıklar altında organize edilmişlerdir: 1- İş Numaraları 2- Kişisel Numaralar 3- Şube Numaraları 4- Personel Numaraları Telefon rehberine yeni bir kaydın eklenmesi, eski kayıtların silinmesi veya değiştirilmesi işlemleri detaylı olarak AkıllıRehber Kullanıcı Kılavuzu isimli dokümanda anlatılmıştır. Telefon Rehberi sayfalarına girmek için T-Panel ekranında ilgili rehberin ikonunu tıklamak yeterlidir. Ayrıca OfisTelefonu araç çubuğu üzerinde bulunan Rehber ikonunu da kullanabilirsiniz. Araç çubuğu 8 / 15
üzerindeki rehber ikonunu tıkladığınızda, öncelikle karşınıza İş Numaraları Rehberi gelecektir. İş Numaraları Rehberi sayfası ekrana geldikten sonra, rehber ikonlarından birisini tıklayarak diğer rehber sayfalarına geçiş yapabilirsiniz. 1- İş Numaraları Rehberi İş Numaraları rehberi, iş amaçlı iletişim kurulan, iş paydaşlarının (müşteri, tedarikçi, bayi, hizmet alınan kuruluşlar vb.) telefon numaralarının bulunduğu rehberdir. İş Numaraları rehberi, Ortak Rehber ve Şirket Rehberi şeklinde farklı kategorilerde düzenlenmekle birlikte, kullanıcılara tek bir arayüz içinde bir arada sunulmaktadır. Böylece kullanıcıların aradıkları numaralara daha kolay ulaşması sağlanır. Kullanıcılar, İş Numaraları rehberi sayfası içinde kendi şirketlerinin rehberi ile ortak numaralar rehberini bir arada görürler. Eğer birden fazla dahili telefon numarası kullanıyorsanız ve bu telefonlar farklı şirketler adına kayıtlı ise, telefonunuzun kayıtlı olduğu tüm şirketlerin telefon rehberlerini bir arada görebilirsiniz. Telefon Rehberi alanında sistem yöneticisi yetkisine sahip kullanıcılar da tüm şirketlerin telefon rehberlerini görebilirler. İş numaraları sayfasına ilk girdiğinizde, rehberde yer alan tüm numaralar sayfalara bölünmüş şekilde listelenir. Bu listenin en solunda güncelleme ( ) ve silme ( ) ikonları yer alır. (Değişiklik yapma yetkiniz yoksa, bu ikonlar görünmeyecektir) Daha sonra numaranın rehberde kayıtlı olan açıklaması ve telefon numarası yer alır. Telefon numarasının sağında sırasıyla görüşme analizi, numara çevirme ve Hızlı-SMS ikonları yer alır. Görüşme analizi ikonu, T-CRM müşteri görüşme analizi sayfasına yönlendirme yapar ve aynı açıklamalı tüm numaralarla yapılan görüşmelerin analizini içerir. Numara Çevirme ikonu, destekleyen telefon sistemlerinde, numarayı arayabilmenizi sağlar. Eğer kullandığınız telefon santralinin CTI (Computer Telephony Interface) özelliği varsa, ekranda gördüğünüz bir numarayı üzerine tıklayarak arayabilirsiniz. Bilgisayar üzerinden numara çevirme ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Tıkla-Ara bölümünde bulabilirsiniz. Son bölümde ise eğer listelenen numara bir cep telefonu numarası ise, bu alanda SMS ikonu yer alır. SMS ikonunu tıklayarak, Kısa Mesaj gönderebilirsiniz. SMS gönderimi hakkında ayrıntılı bilgiyi Hızlı-SMS bölümünde bulabilirsiniz. 9 / 15
İş Numaralarında Ara bölümüne bir ifade yazıp Ara tuşuna bastığınızda, yazdığınız ifadenin geçtiği kayıtlar listelenecektir. Kontrol Panel bölümünde ise, Akıllı Rehber numara tanımlama mekanizması içinde önemli role sahip olan Tanımlanmamış Numaralar ve Onaylanmamış Numaralar sayfalarının bağlantıları bulunur. Kontrol Panel bölümünde ayrıca, telefon rehberine yeni numara eklemeyi sağlayan Yeni Numara Ekle ve Rehbere Dosyadan Kayıt Ekle bağlantıları bulunur. Bu bölümdeki fonksiyonlar ayrıntılı olarak Akıllı Rehber kullanıcı kılavuzu bölümünde ele alınmıştır. 2- Kişisel Numaralar Rehberi Kişisel Numaralar Rehberi, iş dışında özel nedenlerle görüşmeler yaptığınız telefon numaralarını kaydettiğiniz telefon rehberidir. Kişisel Numaralar Rehberi, her kullanıcı için ayrı ayrı oluşturulmaktadır ve bir rehberde yer alan kayıt diğer kişilerce görülememektedir. Diğer OfisTelefonu uygulamalarında alınan görüşme raporlarında da kişisel numaralarla yapılan görüşmelerin türü özel olarak etiketlenmekte, ancak görüşme yapılan numara ve rehbere kaydederken kullandığınız açıklama raporlarda yer alamamaktadır. Kişisel Numaralar Rehberi sayfasının görünüşü, İş Numaraları Rehberi sayfasına çok benzer. Numaraların listelendiği bölümdeki başlıklar aynıdır. Tek farklılık kontrol panel bölümünde sadece Yeni Numara Ekle bağlantısının bulunuyor olmasıdır. 3- Şube Numaraları Rehberi Şube Numaraları Rehberi, sistemde tanımlı tüm şirketlerin, tüm şubelerine ait telefon numaralarının kaydedildiği telefon rehberidir. Şube Numaraları Rehberi sayfasına girildiğinde, öncelikle tüm şirketlerin tüm şubelerinin ismi ve telefon numaraları listelenir. Her satırın en sağında, Numara Çevirme ikonu yer alır. Numara Çevirme ikonu, destekleyen telefon sistemlerinde, numarayı arayabilmenizi sağlar. Eğer kullandığınız telefon santralinin CTI (Computer Telephony Interface) özelliği varsa, ekranda gördüğünüz bir numarayı üzerine tıklayarak arayabilirsiniz. Bilgisayar üzerinden numara çevirme ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Tıkla-Ara bölümünde bulabilirsiniz. Sayfaya ilk girildiğinde tüm şirketlerin şubeleri listelenmektedir. Bu büyük şirket gruplarında istenen bir numaranın bulunmasını zorlaştırabilir. Bu nedenle ekranın sol tarafındaki Şirketler bölümünde, 10 / 15
sistemde tanımı olan şirketlerin isimleri yer almaktadır. Bu bölümdeki şirket isimlerinden biri tıklandığında, sadece o şirketin şubelerinin listesi ekrana getirilir. Ekranın sol tarafında, Şirketler bölümünün altında Şube Numaralarında Ara bölümü yer almaktadır. Bu bölümde yazılan bir ifadenin geçtiği şubelerin numarası sorgulanır. Örneğin bu bölümde Ankara yazıp Ara tuşuna basılırsa, Şube adı bölümünde Ankara kelimesi bulunan tüm şubeler listelenir. 4- Personel Numaraları Rehberi Personel Numaraları Rehberi nde, şirket çalışanlarına ait iletişim (dahili numara, e-posta adresi, GSM numarası vb) bilgileri bulunur. Personel Numaraları Rehberi sayfasının yapısı, şirket için kullanımı kolaylaştıracak şekilde organize edilmiştir. Bu sayfa, şirketlerin Intranet lerine doğrudan bağlanabilir. Personel Numaraları Rehberi sayfasına ilk girdiğinizde, kendi şubenizdeki çalışanların listesini görebilirsiniz. Eğer birden fazla dahili telefon kullanıyor ve bunlar farklı şirketler veya şubelerde tanımlanmış ise, bağlı bulunduğunuz tüm şirket ve şubelerdeki çalışanların listesini bir arada görebilirsiniz. Bu listede e-posta adresi üzerinde tıkladığınızda, tıkladığınız adres Kime alanında yazılı şekilde boş bir e-posta iletisi ekrana gelir. Personel listesinde, dahili numara, isim soyisim, unvan, şube ve departman, e-posta adresi ve GSM numarası bilgileri listelenir. Her satırın en sağında, numara çevirme ve Hızlı-SMS ikonları yer alır. Numara Çevirme ikonu, destekleyen telefon sistemlerinde, numarayı arayabilmenizi sağlar. Eğer kullandığınız telefon santralinin CTI (Computer Telephony Interface) özelliği varsa, ekranda gördüğünüz bir numarayı üzerine tıklayarak arayabilirsiniz. Bilgisayar üzerinden numara çevirme ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Tıkla-Ara bölümünde bulabilirsiniz. Son bölümde ise eğer listelenen numara bir cep telefonu numarası ise, bu alanda SMS ikonu yer alır. SMS ikonunu tıklayarak, Kısa Mesaj gönderebilirsiniz. SMS gönderimi hakkında ayrıntılı bilgiyi Hızlı-SMS bölümünde bulabilirsiniz. Büyük organizasyonlarda, başka şirket ve şubelerdeki çalışanların iletişim bilgilerini bulmayı kolaylaştırmak amacıyla bazı fonksiyonlar sunulmaktadır. Örneğin sayfaya ilk girdiğinizde ekranın sol tarafındaki Şirketler bölümünde, sistemde tanımı olan şirketlerin isimleri yer almaktadır. Bu bölümdeki 11 / 15
şirket isimlerinden biri tıklandığında, o şirketin tüm personeli listelenir ve Şubeler bölümünde o şirketin şubeleri görülür. Eğer bir şube adının üzerine tıklarsanız, o şirketin o şubesindeki çalışanların listesi ekrana gelir. Şirketler bölümünde yer alan Tüm Şirketler ifadesine tıklarsanız, sistemdeki kayıtlı olan tüm personelin bilgileri ekrana gelecektir. Şubeler bölümünde yer alan Kendi Şubelerim ifadesine tıkladığınızda ise, sayfaya ilk girdiğinizde olduğu gibi sadece kendi şubenizdeki çalışanlar listelenir. Ekranın sol tarafında, Şubeler bölümünün altında Personel Numaralarında Ara bölümü yer almaktadır. Bu bölümde yazılan bir ifadenin geçtiği çalışanların iletişim bilgileri listelenir. Örneğin bu bölümde Ahmet yazıp Ara tuşuna basılırsa, tüm personellerde isim veya soyisimi içinde Ahmet kelimesi bulunan tüm çalışanlar ekrana gelir. Tıkla-Ara OfisTelefonu uygulamalarının herhangi bir yerinde Numara Çevirme ikonuna ( Tıkla-Ara penceresi ekrana gelir. ) bastığınızda, Bu ekranda numaranın üzerine tıkladığınızda, telefon numarasının aranmasını sağlayacak olan IPeraCallManager uygulaması başlatılır. Eğer size, aramak istediğiniz numara için arama yetkisi verilmemiş ise, Tıkla-Ara penceresi içinde bu yönde bir mesaj ekrana gelecektir. Bu pencere içinde Dial tuşuna bastığınızda arama başlatılır, size sadece telefonu kaldırıp konuşmak kalır. IPeraCallManager uygulaması içinde, aramanın gerçekleştirileceği TAPI sürücüsünün adı, çevirmek istediğiniz telefon numarası ve santral üzerinden tuşlanacak dizilim ekrana getirilir. TAPI sürücü bölümünde, o anda kullanmakta olduğunuz telefon santralinin TAPI sunucusunun adını görmeniz gerekir. Eğer uygun seçenek listede görünmüyorsa, bu santralinizin TAPI sürücüsünün bilgisayarınıza kurulmamış olduğu anlamına gelebilir. Bu durumda sistem yöneticinizden yardım almanız gerekmektedir. Bazı telefon santrallerinin CTI (Computer Telephony Interface) yeteneği yoktur veya ayrıca ücretlendirildiği için sizin kullanmakta olduğunuz telefon santralinde bu özellik aktif olmayabilir. Bu 12 / 15
durumda, santralinizin TAPI sürüsünü kullanmanız mümkün olmamaktadır. Yine de, bilgisayarınızda bir modem varsa, kullandığınız telefon hattına paralel olarak bağlayarak Tıkla-Ara fonksiyonunu yine de kullanabilirsiniz. Bu durumsa TAPI sunucusu bölümünde modemimizin sürücünü seçmeniz gerekir. Tuşlanacak numara dizilimi bölümünde ise, telefon santralinizden nasıl çıkış yapılacağı, telefon numarasıyla birlikte alan kodu çevrilip çevrilmeyeceği gibi bilgileri görebilirsiniz. Eğer Dial tuşuna bastığınızda arama başlatılamıyor veya numara doğru çevrilmediği için bağlantı kurulamıyorsa, bilgisayarınızın denetim masası içinde yer alan Telefon ve Modem Seçenekleri ile gerekli tanımları yapmanız gerekir. (Telefon ve Modem Seçenekleri hakkında daha detaylı bilgiyi aşağıda Telefon ve Modem Seçenekleri başlığı altında bulabilirsiniz.) IPeraCallManager Uygulamasının Kurulması Tıkla-Ara fonksiyonunun çalışması için, bilgisayarınızda IPeraCallManager isimli uygulamanın kurulu olması gerekir. Bu uygulamayı bilgisayarınıza kurmak için, Tıkla-Ara penceresi içindeki NOT: Numarayı tıklayarak arayabilmek için IPeraCallManager Plugin'i kurulu olmalı. İfadesinden sonra gelen Kurmak için tıklayınız ifadesini tıklamanız yeterlidir. Kurulum programı çalıştığında karşınıza yandaki görüntü gelecektir. Bu ekranda Next tuşuna bastığınızda, kurulumun yapılacağı klasörü belirlemeniz istenir. Klasörü belirtip tekrar Next tuşuna bastığınızda, kurulumu başlatma ekranı gelecektir. Bu ekranda Install tuşuna bastığınızda kurulum başlar. Kurulum tamamlandığında Finish tuşuna basarak kurulum işlemini tamamlayabilirsiniz. Kurulumu tamamladıktan sonra, Tıkla-Ara fonksiyonu kullanıma hazırdır. Ancak aramaların başarılı şekilde yapılabilmesi için TAPI sürücüsünün seçilmesi (yukarıdaki bölümde anlatılıyor) ve Denetim Masası içinde Telefon ve Modem ayarlarının yapılması gerekir. Telefon ve Modem Seçenekleri Tıkla-Ara fonksiyonunun telefon numaralarını başarılı şekilde çevirebilmesi için, bilgisayarınızın telefon ve modem seçenekleri bölümünde, bulunduğunuz lokasyon ve santralinizden dış aramaların nasıl yapıldığına göre bir Arama Kuralı hazırlamanız gerekir. Bunun için Masaüstündeki Başlat Menüsü içinden Denetim Masası maddesini tıkladıktan sonra Telefon ve Modem Seçenekleri ikonunu tıklayarak ilgili pencereyi açın. Bu bölümde, daha önce hazırlanmış bir arama kuralını Düzenle komutu ile değiştirebileceğiniz gibi, Yeni komutu ile yeni bir arama kuralı oluşturabilirsiniz. Taşınabilir bilgisayar kullanıyor ve birden fazla lokasyonda, farklı santraller üzerinden aramalar yapıyorsanız, birden fazla arama kuralı oluşturup, her kullanım öncesinde, bulunduğunuz lokasyona uygun olan arama planını seçmelisiniz. 13 / 15
Yeni veya Düzenle komutu ile arama planı oluşturacağınız zaman aşağıdaki ekran karşınıza gelecektir: Bu ekranda Konum Adı bölümüne, bulunduğunuz lokasyonu ifade eden herhangi bir şey yazabilirsiniz. Ülke/Bölge ve Alan Kodu bölümünde ise, bulunduğunuz yere göre değerleri giriniz. Eğer alan kodu bölümüne yanlış bir değer girerseniz, sistem şehiriçi aramalarınızda da ala kodu çevirmeye çalışacaktır ve bu nedenle arama başarısız olacaktır. Arama Kuralları bölümünde ise, şehiriçi ve uzak mesafe (GSM, şehirlerarası ve milletlerarası) aramaları yaparken santralden hangi tuş ile çıkış yapıldığını belirlemeniz gerekir. Santralden çıkış kodundan sonra iki adet virgül karakteri yazmanızı öneririz. Bu sistemin, çıkış yaptıktan sonra operatörün hattında çevir sesi gelene kadar bir süre beklemesini sağlayacaktır. Böylece yanlış şekilde çevir sesi yok hatası alınması önlenmiş olur. Eğer uzak mesafe aramalarınızı yaparken özel bir şifre çeviriyor iseniz, şifrenizi de bu bölümde yazabilirsiniz. Eğer bazı yönlerdeki aramalar için farklı çıkış koduları kullanıyorsanız, (örneğin cep telefonu aramaları için numaraları için 9 yerine 7 çevirerek çıkmak gibi) bu tanımları, Alan Kodu Kuralları başlığı altında yapabilirsiniz. Hızlı-SMS OfisTelefonu uygulamalarının herhangi bir yerinde Hızlı-SMS ikonuna ( ) bastığınızda, SMS Gönderme penceresi ekrana gelir. Hızlı-SMS ile göndereceğiniz SMS ler, SMS gönderim hizmeti veren bir servis sağlayıcı üzerinden gönderilmektedir ve SMS gönderimi yapabilmeniz için OfisTelefonu tarafından desteklenen bir servis sağlayıcıdan hesap açtırılmış ve tanımlarının Sistem Tanımları bölümünde yapılmış olması gerekir. Bu tanımlamaları ancak sistem yöneticisiniz yapabilir. (SMS hesap bilgisi tanımlarının nasıl yapılacağı Sistem Yöneticisi Kullanım Kılavuzu isimli dokümanda anlatılmaktadır.) Eğer SMS hesap bilgileri sisteme girilmedi ise veya servis sağlayıcıya erişimde bir sorun yaşanıyorsa, Hızlı-SMS tuşuna bastığınızda SMS Gateway e Ulaşılamıyor mesajı karşınıza gelecektir. SMS Gönderme ekranında, SMS göndermek istediğiniz numaranın rehberdeki açıklaması, Telefon numarası ve bu numaranın kayıtlı olduğu rehbere göre türü hatırlatılır. Eğer yetkiniz olmayan bir numaraya SMS göndermek isterseniz, sistem bir uyarı mesajı ile buna izin vermeyecektir. 14 / 15
Göndermek istediğiniz mesajı 160 karakteri geçmeyecek şekilde mesaj alanına yazdıktan sonra Gönder tuşuna basarak SMS servis sağlayıcısına iletebilirsiniz. Mesajınızın SMS servis sağlayıcısına iletilmiş olması, alıcının eline ulaştığını göstermez. Bazı servis sağlayıcıların gönderim kapasitesi ve o anda üzerilerinde bulunan yükün fazla olması nedeniyle mesajın gönderilmesinde gecikmeler yaşanabilmektedir. Bazı durumlarda ise, alıcının telefonu kapalı veya kapsama alanı dışında olabilir. Bu durumda SMS servis sağlayıcısı belli bir süre (genellikle bir gün) gönderimi başaramaz ise, işlemi iptal etmektedir. Bazı servis sağlayıcılar ise sadece Türkiye içindeki telefonlara gönderim yapmaktadır; mesaj gönderdiğiniz telefon o anda yurtdışında ise, mesajı bir gün süre ile bekletip daha sonra iptal edebilmektedir. Şirketinizin anlaşma yaptığı SMS servis sağlayıcısının hizmet niteliklerini sistem yöneticinizden öğrenebilirsiniz. Gönderdiğiniz mesaj, sistem içinde saklanmaktadır ve daha sonra yetkisi olan kişilerce okunabilmektedir. Eğer mesaj gönderdiğiniz telefon numarası, Kişisel Numaralar Rehberi inizde yer alan bir numara ise, bu mesajı daha sonra sizin dışınızda hiç kimse okuyamaz. Ancak Kişisel Numaralar Rehberi inizde yer almayan numaralara göndereceğiniz mesajları, yetkisi olan bir çok kişi okuyabilir. Mesajınızı göndermeden önce SMS Gönderimi penceresinde yer alan Gizli kutucuğunu işaretleyerek, siz ve bağlı olduğunuz yöneticiniz dışında kimselerce okunabilmesini engelleyebilirsiniz. 15 / 15