Global 8D (Global Eight Discipline) Ford Problem Çözme Metodolojisi (FTEP Eğitimden yararlanılmıştır) 1
Takım Çalışması Hazırlığın / ısınmanın [warm-up] amacı Takım performansının yükseltilmesi Takım üyelerinin fiziksel olduğu kadar zihinsel olarak da toplantıda hazır bulunması üyelerin diğer üyelerle iletişim kurması her üyenin kendini takımın parçası olarak hissetmesi her üyenin toplantının amacını ve nasıl ulaşılacağını anlaması 2
Takım Çalışması Hazırlığın / ısınmanın [warm-up] faktörleri Yer Odaklanmaya izin verecek bir ortam Kendiniz Birey olarak kendinize önem vermeniz ve konuya odaklanmanız Diğer üyeler İletişim kurmanız Takım Takım kimliği bileşenlerinin beceri, bilgi ve potansiyeli ile oluşur ve her takım için farklıdır Amaç Toplantı / oturum amacı Gündem Toplantı / oturum gündemi 3
Tarihçe Şubat 1995 te, Ford da problemlerin çözümü konusunda kurumsal farklılıkları (TOPS, EQUIP TOPS, Prevent Recurrence, v.s.) kaynaştırmak üzere en iyi problem çözme yöntemini geliştirmek ve bu yöntemi bilgi işlem ortamına aktarmak için kurumlar arası bir yönlendirme komitesi oluşturuldu. Holding çapındaki süreç ve destek sistemi öğrenilmiş dersler konusunda ortak bir kaynak olarak Ford çalışanlarının ve tedarikçilerinin hizmetine sunuldu. Bu çaba sonucunda ortaya çıkan program, windows tabanlı bir client/server programı idi. 1998 sonlarında Ford intranetinde çalıştırılmak üzere ilkine kardeş bir web uygulaması oluşturuldu. Web uygulamalarına odaklanmanın sonucu olarak client/server programı 2000 yılı sonunda terk edildi ve web uygulaması şimdi Ford içinde 8D lerle çalışanlar için tek kaynaktır. 4
Ford süreci Problem çözümüne sistemli ve analitik bir yolla yaklaşan bir süreçtir D harfi disiplini temsil eder Her disiplinin girdisi ve çıktısı vardır Bir adımın çıktısı, sonraki adımın girdisidir D0 sürecine eklenen hazırlık adımıdır 5
Ford süreci Ford 2000 Stratejileri Yetkilendirilmiş İnsanlar Dünya Ölçeğinde Büyüme Başarısı Süreç Liderliği ile Çeviklik Müşteri Memnuniyetinde Önderlik Dünyanın Lider Otomotiv Firması Dünya Çapında Ürün Mükemmelliğine Ulaşmak Şirket Vatandaşlığında Önderlik Düşük Maliyetli Üretici 6
Ford süreci Global 8 Discipline sürecinin Ford 2000 stratejileri ile ilişkisi: 1. Yetkilendirilmiş İnsanlar takımları kök nedenleri bulmak, düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek, hata tekrarını önlemek ve süreç iyileştirmeleri önermek amacı ile yetkilendirildikleri için kilit role sahiptir. Yetkilendirme problemleri derhal çözmek için doğru becerilere sahip doğru insanlara, doğru zamanda sahip olmak demektir. 7
Ford süreci Global 8 Discipline sürecinin Ford 2000 stratejileri ile ilişkisi: 2. Proses Liderliği ile Çeviklik Ford standardı olan geliştirilmiş ve arındırılmış bir problem çözme sürecidir. Problem çözümü için standart bir süreç ve bilgisayar sistemi kullanmak, alınan dersleri küresel ölçekte yayınlamak, takımların daha verimli ve etkin olmalarını, bunun sonucunda problemlerin daha çabuk çözülmesini sağlar. 8
Ford süreci Global 8 Discipline sürecinin Ford 2000 stratejileri ile ilişkisi: 3. Müşteri Memnuniyetinde Önderlik Belirtiyi tanımlamak, Acil Tepki Faaliyeti uygulamak, içve dış müşterileri problemin olumsuz etkilerinden korumak yolu ile takımlar problemi çözerek müşteri memnuniyetini sağlar. 9
Ford süreci Global 8D nin sacayağı Problem Çözme Süreci: TOPS (Team Oriented Problem Solving), EQUIP TOPS ve Prevent Recurrence metodolojilerinden geliştirilmiştir; Raporlama Formatı: Global 8D bilgisayar sisteminde üretilebilir; Firma Standardı: Standart Problem Çözme metodolojisi olarak Ford un kalite stratejisini destekler. 10
Ford süreci Problem Çözme YaklaşımTipleri Rasyonel (Akılcı) - olgulara dayalı, sistematik, sonuca odaklı; İnsan (Deneysel) - deneme-yanılma, örn.: takımlar, çalışanların katılımı, katılımcı yönetim, Sebep-Sonuç diyagramları; Yaratıcı - örn.: beyin fırtınası 11
Süreci D0 Ford Global 8D Sürecine Hazırlık D1 Takımın Kuruluşu D8 Birey ve TakımKatkılarının Takdiri D7 Tekrarın önlenmesi D2 Problemin Tanımlanması D3 Geçici Sınırlandırma Faaliyetleri Geliştirme D6 Nihai Düzeltici Faaliyetlerinin uygulanması ve onaylanması D5 Nihai Düzeltici Faaliyetlerinin seçimi ve doğrulanması D4 Kök Neden ve Kaçış Noktasının Tanımlanması ve Doğrulama 12
Süreci D0 D0 Ford Global 8D Sürecine Hazırlık Bir belirti karşısında 8D sürecini başlatma gereğinin değerlendirilmesi Müşteriyi korumak için Acil Tepki Faaliyetinin başlatılması 13
Süreci D0 Belirti [Symptom] : bir veya daha fazla problemin varlığını gösteren, müşterinin yaşadığı ölçülebilir olay veya etki. Problem: bir beklentiden veya hedeften sapma, bir özel neden (SPC), kontrol limitleri içerisinde geniş bir dağılım veya herhangi bir istenmeyen etki. yaklaşımında problem bilinmemektedir. 14
Süreci D0 Müşterisi: Belirtiyi yaşayan kuruluş veya sürücü gurubu. Etkilenen Taraf: Bir belirtiden bir şekilde etkilenen veya etkilenebilecek olan kişi, kuruluş veya sürücü gurubu. Acil Tepki Faaliyeti (Emergency Response Action): süreci başlatılmadan önce müşteri ve etkilenen tarafları belirti etkisinden korumak için başlatılan faaliyet. 15
Süreci D0 Belirtiyi ölçmek için kullanılan araçlar: Eğilim (Akış) Grafiği [Trend (Run) Chart] zaman içindeki performansı sergiler Beklenen Kar Gerçekleşen 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Dönem 16
Süreci D0 Belirtiyi ölçmek için kullanılan araçlar: Pareto Grafiği [Pareto Chart] sıklık temelinde sınıflandırmayı sergiler 35 1 Kalkış kaz 32 29.4 29.4 80 2 İniş kazası 26 23.9 53.2 80 4 Haberleşm 18 16.5 69.7 80 8 Sinyal kay 17 15.6 85.3 80 3 Yer istasyo 6 5.5 90.8 80 5 Güç kayna 4 3.7 94.5 80 6 Açıklanam 4 3.7 98.2 80 7 Açıklanan 2 1.8 100.0 80 30 25 20 15 10 5 0 1 2 4 8 3 5 6 7 17
Süreci D0 Belirtiyi ölçmek için kullanılan araçlar: Paynter Grafiği [Paynter Chart] düzeltici faaliyetin (faaliyet öncesi ve sonrası) etkinliğini sergiler MÜŞTERİ ŞİKAYETİ PROTOTİP GELİŞTİRME ÜRETİM SINIFLANDIRMASI 09 00 10 00 11 00 12 00 01 01 02 01 03 01 04 01 05 01 06 01 07 01 08 01 09 01 10 01 11 01 12 01 Σ 1. Kalkiş kazası 3 6 0 0 0 5 12 4 1 1 0 0 0 32 2. İniş kazası 1 8 4 0 0 2 6 4 N 1 0 0 0 0 26 3. Yer istasyon arızası 4 1 0 0 0 0 1 0 N 0 0 0 0 0 6 4. Haberleşme kopması 3 5 0 0 0 6 3 N 1 0 0 0 0 0 18 5. Güç kaynağı arızası 1 0 N 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 4 6. Açıklanamayan kaza 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 GA4 0 4 7. Açıklanan kaza 0 0 1 N 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 8. Sinyal kaybı nedeniyle kaza 0 3 2 1 0 6 3 N 2 0 0 0 0 0 17 * İlk Müşteri teslimatı * Üretim başlangıcı A = Acil Tepki Faaliyeti G = Geçici Sınırlandırma Faaliyeti N = Nihai Düzeltici Faaliyet 18
Kriterleri 1 2 3 4 5 6 Belirtinin tanımı mevcuttur; belirti sayısallaştırılmıştır. Belirtiden etkilenen 8D müşterileri - ve gerekiyorsa etkilenen taraflar- belirlenmiştir. Belirtiyi sayısallaştırmak için yapılan ölçümler bir performans farkının olduğunu göstermektedir; VE/VEYA Belirtinin önceliği (önem, aciliyet, artış, v.s.) sürecin başlatılmasını gerekli kılmaktadır. Neden bilinmemektedir. Yönetim problemin kök neden seviyesinde çözülmesi ve tekrarının önlenmesi için gereken kaynakları sağlamayı üstlenmiştir. Belirtinin karmaşıklığı bir kişinin çözüm yeteneğini aşmaktadır. 19
D0: Ford sürecine hazırlık GİRDİ Belirtinin farkına varılması Belirtiyi tanımla ve sayısallaştır; müşteri ve etkilenen tarafları belirle Acil Tepki Faaliyeti gerekli mi? H Ulaşılabilir veriyi topla ve gözden geçir A Başlatılacak mükerrer mi olacak? E H ATF ni belirle ve doğrula Planla, uygula ve ATF ni onayla E ATF doğrulandı mı? E ATF onaylandı mı? E H H H kriterleri mevcut mu? H Bilgi yeterli mi? E Belirtiyi diğer yöntemlerle çözümle E Veriyi mevcut takımına ulaştır Ford sürecini başlat ÇIKTI sürecinin başlatılması 20
D0: Kontrol Soruları -1 ATF [Acil Tepki Faaliyeti Emergency Response Action (ERA)] 1 Acil Tepki Faaliyeti gerekliliği değerlendirildi mi? 2 Acil Tepki Faaliyeti gerçekleştirildi ise doğrulandı mı [verified]? 3 Acil Tepki Faaliyeti gerçekleştirildi ise onaylandı mı [validated]? Uygulama Kriterleri 4 Belirti/belirtiler tanımlandı ve sayısallaştırıldı mı? 5 Belirtiden etkilenen müşteri ve gerektiğinde etkilenen tüm taraflar belirlendi mi? 6 Belirtilerin sayısallaştırılması için yapılan ölçümler bir performans farkının olduğunu göstermekte mi, VE/VEYA belirtinin önceliği (önem derecesi, aciliyeti, büyümesi) sürecin başlatılmasını sağlıyor mu? 7 Problemin nedeni bilinmiyor mu? 8 Problemin kök neden seviyesinde çözülmesi ve tekrarının önlenmesi için Yönetim gereken kaynağın ayrılmasını üstleniyor mu? 9 Belirtinin karmaşıklığı, problemin çözülmesi için bir kişinin yeteneğini aşmakta mıdır? 21
D0: Kontrol Soruları -2 Diğer 10 Yeni 8D mevcut bir 8D nin tekrarı olacak mı? Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 11 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akış şeması)? 12 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 13 raporu güncellendi mi? 14 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi? 22
Süreci - D1 D1 Takımın Kuruluşu Problemi çözmek ve düzeltici faaliyetleri uygulamaya koymak için grup oluşturulması; grup üyeleri:» Ürün ve/veya proses bilgisine,» Bu işe ayrılmış zamana ve yetkiye,» Gereken teknikler konusunda eğitime sahip olmalıdır. Grubun seçilmiş bir Şampiyonu ve Lideri olmalıdır. Grup takım kurma sürecini başlatır. 23
D1: Takımın kurulması Grup: bağımsız ve kendi başına çalışan, bir şekilde biraraya gelmiş insanlar; Takım: belli kurallar çerçevesinde tanımlı rollerle ortak bir amaca ulaşmak için birlikte çalışan insanlar. 24
D1: Takımın kurulması Şampiyon: Problemin sahibi olan ve faaliyetleri (ATF, GSF, NDF ve Önleme) uygulama yetkisi olan kişi. Bu kişi takımın öneri ve faaliyetleri için gereken kaynakları, desteği ve liderliği sağlar; gerektiğinde kararları gözden geçirmek, desteklemek için takım toplantılarına katılır. Takım Lideri: takımının iş yöneticisi ve sözcüsü. Takım hedeflerini ve görevleri tanımlar, takımın görüşlerini özetler, metodolojisinin kullanımını yönlendirir, toplantı amaç ve gündemine odaklanır ve Şampiyon ile birlikte koordinasyonlu olarak çalışır; bir tartışmaya katılırken liderlik rolünü terkeder. Zaman Yöneticisi: zamanı gündem maddelerine göre planlar, ve takip eder. 25
D1: Takımın kurulması Sekreter: Liderin yaptığı özeti kaydeder, takım kararlarını tekrarlar ve kaydeder, takım kararlarına herkesin dikkatini çeker. Yazman: toplantı tutanaklarını yayınlar ve kayıtları muhafaza eder. Yönlendirici: tüm üyelere katkıda bulunma fırsatı verilmesini, takımın etkin bir başlangıç ve kapanış yapmasını sağlar, takımın çalışmasını takip eder, sürecin ve takımın korunması için kontroller önerir. 26
D1: Takımın kurulması GÖREV TOPLANTI TAKIM KORUMA TAKIM SÜREÇ GÖZLEMLERİ 27
D1: Takımın kurulması Görev iş planıdır ve toplantı amacı belirlendiğinde başlar. Bu amaca hizmet eden her gündem maddesi görev aşamasında gerçekleşir. Bu bilgi aktarımını, bilginin tartışılmasını, karar vermeyi ve problem çözümünü kapsar. Bakım duygulara dikkat etmeyi, kişilerin nasıl ilişkide olduğuna dikkat etmektir. Bir toplantı bakım aşamasında ise katılımcılar: toplantı odasına dikkat ederler (aydınlatma, sıcaklık, hava dolaşımı), takım üyelerine kendilerine odaklanmaları için zaman verirler, takım üyeleri arasında herhangi bir yolla teması arttırılar, takıma aidiet duygusunu oluştururlar. Takım Süreci Gözlemi birinin burada ne oluyor? sorusunu sorması veya olup biten hakkında gözlemini bildirdiği her andır. Üç kişinin aynı anda konuştuğunu farkettim veya İki buçukta bitireceğiz demiştik ama şimdi saat üçe on var gibi yorumlar toplantıyı süreç gözlem aşamasına getirir. 28
D1: Takımın kurulması GİRDİ sürecinin başlatılması Şampiyonu belirle Takım üyelerini seç Takım Liderini belirle Takım hedeflerini ve üye rollerini tanımla Takımın gerek duyduğu beceri ve bilgiyi belirle Takımın çalışma prosedürlerini ve ilişkilerini tanımla ÇIKTI Takımının kurulması 29
D1: Kontrol Soruları -1 Isınma 1 Düzenli bir takım toplantı yer ve saati belirlendi mi? 2 Toplantı odası kullanışlı mı? 3 Takım üyeleri arasında ilişkilerin kurulması için yeterli takım yapılanması sağlanmış mı? 4 Hazırlık takım üyelerinin takım faaliyetine odaklanmalarına yardım için yeterli mi? 5 Toplantı amacı vurgulandı mı? 6 Takım üyeleri toplantı gündemi hakkında bilgilendirildi mi? Üyelik 7 Problemden etikelenen taraflar takımda temsil ediliyor mu? 8 müşterisinin bakış açısı temsil ediliyor mu? 9 Herkesin takımda olmak için bir nedeni mevcut mu ve bu neden onlara bildirildi mi? 10 Takım gereken tüm bilgiye ulaşabilecek, ancak etkin olarak çalışabilecek kadar küçük mü? 30
D1: Konrol Soruları -2 11 Takım üyelik bileşimi problemin mevcut yapısını yansıtıyor mu? 12 Takım üyeleri üyelik konusunda hemfikir mi? Ürün/Proses Bilgisi 13 Etkin olarak çalışabilmek için takımın gereksinim duyacağı özel beceri veya deneyimler mevcut mu? Çalışma Prosedürleri ve İş İlişkileri 14 Takımın amacı ve takım üyelerinin rolleri netleştirildi mi? 15 Takım amacına ulaşmak üzere yeterli bir karar verme yetkisini haiz mi? 16 İç ve dış takım bilgisi için iletişim planları geliştirildi mi? 17 Tüm üyeler takım amacını anlıyor ve bu amaca katılıyor mu? Roller 18 Takımın Şampiyonu belirlendi mi? 19 Takım Lideri belirlendi mi? 20 Takım üyelerinin rol ve sorumlulukları açık ve net mi? 21 Sürecin yönlendirilmesi ve takım uyumunun yönetilmesi için bir rehber gerekliliği göz önünde tutuldu mu? 31
D1: Konrol Soruları -3 Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 22 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akış şeması)? 23 Ölçülebilir sonuçlar gözden geçirildi mi? 24 Raporu güncellendi mi? 32
Süreci D2 D2 Problemin Tanımlanması Sorunun ne ile ilgili olduğunun belirlenmesi ve problemin sayısallaştırılması yolu ile iç veya dış müşteri probleminin tanımlanması 33
Süreci D2 Problem Bildirimi: nedeni bilinmeyen bir problemin nesnesini ve hatasını tanımlayan basit, kısa ifadedir. Problem bildirimi Sorun ne ile ilgili? süreç sorusunu sorarak ve Tekrarlı Niçin lerle test edilerek iki aşamada oluşturulur: 1. Sorun ne ile ilgili? Nesne ve hatanın tanımlanması; Sorun, hatadır; bir ürün veya süreçte bulunan istenmeyen niteliktir. Nesne, hatayı içeren ürün veya süreçtir. 2. Bu nesnede bu hata niçin oluşuyor? Tekrarlı Niçinler; Cevabı verilemeyinceye kadar soru tekrarlanmalı. Cevabı verilemeyen aşamadaki nesne ve hata problem bildirimidir. 34
Süreci D2 Belirtinin bileşenlere ayrılması Karmaşık, birden fazla veya belirsiz problemler birbirinden ayrılır, önceliklendirilir ve her seferinde bir problem ele alınır. Amaç müşterinin bildirdiği belirtiyi bir problem tanımına dönüştürmektir. Genel bir belirtinin birden çok problem tanımına ayrılması Gerçek yaşamda hataların nedeni genellikle birden fazladır. Problem çözme yöntemleri bir seferde bir problem ele alındığında işe yarar. Birden fazla problem tespit edildiğinde bunlar önceliklendirilmeli, düşük öncelikliler bekletilmeli veya başka takımlar tarafından çözülmeleri sağlanmalıdır. 35
Süreci D2 Problem Tanımı: Problem tanımı, problem bildirimini ne, nerede, ne zaman, ne kadar ana soruları ile daha uzun ve ayrıntılı şekilde açıklamak için kullanılan bir yöntemin çıktısıdır (Budur/Değildir yöntemi). Problem tanımı ne olup, olabilecek iken ne olmadığını tespit ederek problemin sınırlarını çizer. Problem tanımı verileri, kök nedenleri test etmek için gereken zemini hazırlar. 36
Süreci D2 Herhangi bir olayın bilimsel tanımlaması aşağıdaki bilgiler sağlanarak yapılabilir: problem nedir ve ne değildir ama olabilir; problem nerededir ve nerede değildir ama olabilir; Problem ne zaman oluşmuştur ve ne zaman oluşmamıştır ama oluşabilir; Problem ne kadar büyüktür ve ne kadar büyük değildir ama olabilir. Budur / Değildir Yöntemi: Problem sınırlarını nedir, ne değildir ama olabilir soruları ile oluşturur; Her bir Budur verisi, en az bir Değildir verisi ile tamamlanmalı; Budur / Değildir verilerinin tamamı olgulara dayanmalıdır. 37
Süreci D2 Kök Neden BUDUR DEĞİLDİR 38
D2: Problemin tanımlanması Problem Çözme Sayfası Adım 1 / 4 Problem Bildirimi: Problem Tanımı BUDUR Mantıksal olarak mümkün ama DEĞİLDİR Bilgi Topla NE Hangi Nesne NEREDE Hangi Hata Nesnenin neresinde İlk olarak Nerede görüldü Nerelerde görülüyor 39
D2: Problemin tanımlanması NE ZAMAN NE KADAR BÜYÜK İlk olarak Ne Zaman görüldü Nasıl bir dağılım Kaç parça etkilendi Hangi boyutta Parçada kaç hata Eğilim 40
D2: Problemin tanımlanması GİRDİ Takımın kurulması A E E Mevcut veriyi gözden geçir Belirti bölünebilir mi? H Belirtiyi bir nesne ve bir hata olarak tanımla Neden biliniyor mu? (Tekrarlı neden ler) H Problem bildirimini belgele H Problem tanımını geliştirmeye başla (Budur/Değildir) Proses akışını belirle Gereken ek bilgiyi belirle Ek bilgiyi topla ve analiz et Problem bir şeyler değişmiş halini göstermektedir H Problem hiç ulaşılmamış halini göstermektedir E E süreci kullanılacak mı? E süreci alternatif yöntemlerle desteklenecek mi? H Problem tanımını müşteri ve etkilenen taraflarla gözden geçir H Alternatif yöntemler kullan (*) yi beklet E Alternatif yöntemler kullan (*) (*) DOE, proses iyileştirmeleri, yenilik ÇIKTI Problem tanımı 41
D2: Kontrol Soruları -1 Isınma 1 Düzenli bir takım toplantı yer ve saati belirlendi mi? 2 Toplantı odası kullanışlı mı? 3 Takım üyeleri arasında ilişkilerin kurulması için yeterli takım yapılanması sağlanmış mı? 4 Hazırlık takım üyelerinin takım faaliyetine odaklanmalarına yardım için yeterli mi? 5 Toplantı amacı vurgulandı mı? 6 Takım üyeleri toplantı gündemi hakkında bilgilendirildi mi? Üyelik 7 Problemden etikelenen taraflar takımda temsil ediliyor mu? 8 müşterisinin bakış açısı temsil ediliyor mu? 9 Herkesin takımda olmak için bir nedeni mevcut mu ve bu neden onlara bildirildi mi? 10 Takım gereken tüm bilgiye ulaşabilecek, ancak etkin olarak çalışabilecek kadar küçük mü? 11 Takım üyelik bileşimi problemin mevcut yapısını yansıtıyor mu? 12 Takım üyeleri üyelik konusunda hemfikir mi? 42
D2: Kontrol Soruları -2 Ürün/Proses Bilgisi 13 Etkin olarak çalışabilmek için takımın gereksinim duyacağı özel beceri veya deneyimler mevcut mu? Çalışma Prosedürleri ve İş İlişkileri 14 Takımın amacı ve takım üyelerinin rolleri netleştirildi mi? 15 Takım amacına ulaşmak üzere yeterli bir karar verme yetkisini haiz mi? 16 İç ve dış takım bilgisi için iletişim planları geliştirildi mi? 17 Tüm üyeler takım amacını anlıyor ve bu amaca katılıyor mu? Roller 18 Takımın Şampiyonu belirlendi mi? 19 Takım Lideri belirlendi mi? 20 Takım üyelerinin rol ve sorumlulukları açık ve net mi? 21 Sürecin yönlendirilmesi ve takım uyumunun yönetilmesi için bir rehber gerekliliği göz önünde tutuldu mu? Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 22 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, akış şeması)? 23 Ölçülebilir sonuçlar gözden geçirildi mi? 24 Raporu güncellendi mi? 43
Süreci D3 D3 Geçici Sınırlandırma Faaliyetleri Geliştirme Nihai Düzeltici Faaliyetlerin uygulanmasına kadar Geçici Sınırlandırma Faaliyetlerini tanımlamak, doğrulamak uygulamak ve onaylamak. 44
Süreci D3 Bir Geçici Sınırlandırma Faaliyeti geçicidir, probleme veya etkilerine karşı uygulanır; D2 de toplanan verilere dayanılarak seçilir; Bir Acil Tepki Faaliyetinden türetilebilir; maliyet arttırır; doğrulandıktan sonra uygulanır, uygulama süresince takip edilir; dokümante edilir; yerini D6 adımında Nihai Düzeltici Faaliyete bırakır; Unutulabilecek bir Yara Bandı uygulaması değildir. 45
Süreci D3 Doğrulama: Önceki ve sonraki verilerin karşılaştırılmasına dayanılarak uygulanacak faaliyetin amaca ulaşabileceğine ve başka bir probleme yol açmayacağına dair oluşturulan kanıttır. Testler Benzer faaliyetler Deneme Üretimi Onay: Uygulanan faaliyetin amaca ulaştığına ve başka bir probleme yol açmadığına dair süregiden kanıttır. Onay başarılı doğrulamayı takip eder. Müşteri öncesi onay: müşteri öncesi testler, kontrollerle sağlanan kanıttır Müşteri onayı: belirtinin ortadan kalktığının müşteri tarafından onaylanmasıdır 46
D3: Geçici Sınırlandırma Faaliyetlerinin geliştirilmesi GİRDİ Problem tanımı GSF gerekli mi? H D4 adımına git E ATF ni değerlendir Planla, uygula ve GSF ni onayla En iyi GSF ni belirle, seç ve doğrula H GSF Geçerli mi? GSF doğrulandı mı? H E E GSF etkinliğini izlemeye devam et ÇIKTI GSF lerinin tanımlanması 47
D3: Kontrol Soruları -1 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti Uygulaması öncesinde 1 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti gerekliliği belirlendi mi? 2 En iyi Geçici Sınırlandırma Faaliyeti seçimine yardımcı olmak için Acil Tepki Faaliyeti değerlendirildi mi? 3 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti seçim kriterinin belirlenmesi için müşterisi ve/veya Şampiyonla görüşüldü mü? 4 Belirlenen kriterlere göre Geçici Sınırlandırma Faaliyeti en iyi fayda risk dengesini sağlıyor mu? 5 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti müşteriyi problemin etkisinden % 100 koruyor mu? 6 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti doğrulandı mı? 7 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti maliyeti düşük ve uygulanması kolay mı? 48
D3: Kontrol Soruları -2 Planlama 8 İlgili bölümler bu kararın planlanmasına katıldı mı? 9 İlgili APQP araçları (örn., FMEA, kontrol planları, talimatlar) göz önüne alındı mı? 10 Kimin, neyi, ne zaman yapacağına dair faaliyet adımları dahil planlar oluşturuldu mu? 11 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti için müşterinin bakış açısı dikkate alınmış mı? 12 Müşteri onayı alındı mı? 13 Bir onay yöntemi belirlendi mi? 14 Ters gidebilecek konular belirlendi, önleme ve sınırlandırma faaliyetleri dikkate alındı mı? 15 Uygulama kaynakları mevcut ve uygun mu? Geçici Sınırlandırma Faaliyeti Uygulama sonrasında 16 Onay verileri müşterisinin korunduğunu gösteriyor mu? 17 Geçici Sınırlandırma Faaliyeti etkinliğinin geliştirilebilirliği değerlendirildi mi? 49
D3: Kontrol Soruları -3 Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 18 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akış şeması)? 19 Takım bileşiminde değişiklik gereği gözden geçirildi mi? 20 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 21 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi? 22 Raporu güncellendi mi? 50
Süreci D4 D4 Kök Neden ve Kaçış Noktasının Tanımlanması ve Doğrulama Kök Neden teorilerinin Problem Tanımı ve test sonuçlarına göre sınanması, Kök Nedenin izole edilmesi ve doğrulanması; Proses içinde kök neden etkisinin tespit edilebileceği, ancak edilemediği Kaçış Noktasının izole edilmesi ve doğrulanması. 51
Süreci D4 Birşeyler değişti hali Beklenen Beklenen Performans Gerçekleşen Performans Gerçekleşen Aniden Yavaş yavaş Zaman Zaman Hiç ulaşılmadı hali (İlk gün sapması olarak da adlandırılır) Performans Beklenen Gerçekleşen Zaman 52
Süreci D4 Muhtemel Neden Genellikle Neden-Sonuç diyagramında bir etkinin nasıl ortaya çıkabileceğini açıklayan herhangi bir neden. Potansiyel Kök Neden Mevcut verilere dayanan ve Problem Tanımını en iyi açıklayan neden. Kök Neden Pasif ve aktif olarak doğrulanmış, problemi açıklayan neden. Pasif doğrulamada hiç bir şey değiştirilmeden gözlemle kök neden aranır; kök nedenin müşteri belirtisinde aranması gibi. Aktif doğrulamada kök nedenin var olduğu ve olmadığı testlerle problem oluşturulup giderilir. 53
Tanım: Kontrol Sistemi, Kontrol Noktası Kontrol Sistemi: ürün / prosesin izlenmesi ve kalite gerekliliklerine uygunluğun sağlanması için uygulanan sistem. Sorumluluklar, prosedürler ve kaynaklardan oluşur. Ürün/prosesin kontrol edildiği bir veya daha fazla kontrol noktası içerebilir. Kontrol Noktası: tanımlı kalite gerekliliklerine uygunluğun denetlendiği bir kontrol sistemi içindeki bir nokta. Bir kontrol sisteminde birden çok nokta olabilir. Kaçış Noktası: proseste problemin tespit edilebileceği, ancak edilemediği kök nedene en yakın ilk nokta. 54
D4: Kök Neden ve Kaçış Noktası tanımı ve doğrulanması -1 GİRDİ GSF uygulaması Problem Tanımını gözden geçir ve güncelle Birden fazla kök neden H ÇIKTI Kök neden C Farkları, değişiklikleri belirle ve teoriler geliştir E Problem tanımına göre teorileri test et Toplam = % 100 H E H Teori bilinen tüm verileri açıklıyor mu? E Her potansiyel kök neden için ayrı H Alternatif yöntemleri Şampiyon ile değerlendir (*) E H kök neden doğrulandı mı? E D2 adımına dön süreci kullanılacak mı? E B H Kök Nedeni tanı Alternatif yöntemler kullan (*) yi beklet 55
Farklar-Değişiklikler Farklar ve Değişiklikler Farklar Değişiklikler (Adım 1/4 ten gelen bilgiler) (Konu ile ilgili değişiklikler) Tarih olasılık testi (+, - veya?) a) b) c) d) e) f) Adım2/4 56
Muhtemel Nedenler Listesi a) Fark ve değişikliklere dayalı neden teorileri b) MUHTEMEL NEDENLER Muhtemel Neden Teorilerini Listeleyin c) d) Adım3/4 e) f) g) h) i) 57
Farklar-Değişiklikler Farklar ve Değişiklikler Farklar Değişiklikler (Adım 1/4 ten gelen bilgiler) (Konu ile ilgili değişiklikler) Tarih olasılık testi (+, - veya?) a) b) c) d) e) f) Adım4/4 58
D4: Kök Neden ve Kaçış Noktası tanımı ve doğrulanması -2 B süreci alternatif yöntemlerle desteklenecek mi? E Proses akışını gözden geçir ve Kök Neden veya Nedenler için Kontrol Noktalarını belirle Kontrol Noktasını yetersiz olarak tanı H Kök Nedenleri tanı Alternatif yöntemler kullan (*) (*) DOE, proses iyileştirmeleri, yenilik Problemin tespiti için bir Kontrol Sistemi var mı? E Kök Nedene/Nedenlere en yakın Kontrol Noktasını belirle H Kontrol Sisteminin geliştirilmesi gerektiğini tanı ÇIKTI Kontrol Sisteminin geliştirilme gerekliliği ÇIKTI Kök Nedenler Kontrol Noktası problemi tespit edebilir mi? H C E Kontrol Noktasını doğrulanmış Kaçış Noktası olarak tanı ÇIKTI Doğrulanmış Kaçış noktası 59
D4: Kontrol Soruları -1 Kök Neden 1 Problem Tanımındaki (Budur/Değildir) veriye dayalı bilgiler güncellendi mi? 2 Değildir eşleniği ile kıyaslandığında Budur a özgü farklar tanımlandı mı? 3 Değişiklik Kaynaklı bir problem için farklarla ilgili değişiklikler ortaya çıkartıldı mı? 4 Geliştirilen teoriler D2 adımında belirlenen verilerle test edildi mi? 5 En Muhtemel Neden D2 adımındaki tüm verileri açıklıyor mu? 6 Kök Neden pasif ve aktif olarak doğrulandı mı? 7 Kök Neden analizi yeterli seviyede mi (bu Kök Nedenin niçin oluştuğunu bilmeye gerek var mı)? Birden fazla Kök Neden hali 8 Nedenlerin hep birlikte Problem Tanımını tam olarak açıklamaları açısından gözden geçirildi mi (yani istenen performans seviyesine tekrar ulaşmak mümkün mü)? 9 İstenen performans seviyesi tekrar sağlanabilecek ise takım Şampiyonla birlikte her bir kök neden için ayrı bir Problem Tanımı ve ayrı bir oluşturmanın gereğini gözden geçirip değerlendirdi mi? 60
D4: Kontrol Soruları -2 10 İstenen performans seviyesi tekrar sağlanamayacak ise takım Şampiyonla birlikte alternatif problem çözme yöntem / araçlarının (örn.: DOE, Proses İyileştirme, SIT) a) bir den bağımsız veya, b) bir yi tamamlayıcı olarak kullanımını değerlendirdi mi? Kaçış Noktası 11 Proses akışı gözden geçirildi ve Kök Neden/Nedenler ile ilgili Kontrol Noktaları tanımlandı mı? 12 Problemi saptamak için kontrol sisteminin mevcudiyeti ile ilgili bir tespit yapıldı mı? 13 Bir kontrol sistemi varsa, orijinal tasarımında yapılan değişiklikler belirlendi mi? 14 Kök Neden veya Nedenlere en yakın Kontrol Noktaları belirlendi mi? 15 Kontrol Sisteminin problemi tespit etme yeteneği doğrulandı mı? 16 Kontrol Sisteminin geliştirilmesi gereksinimi değerlendirildi mi? 61
D4: Kontrol Soruları -3 Genel Görevler (uygulanabilir olduğu ölçüde) 17 Tüm değişiklikler dokümante edildi mi (örn.: FMEA, kontrol planı, proses akışı)? 18 Takım bileşiminde değişiklik gereği gözden geçirildi mi? 19 Ölçülebilir sonuçlar, göstergeler gözden geçirildi mi? 20 Bir satış sonrası faaliyet gerekliliği belirlendi mi? 21 Raporu güncellendi mi? 62
Süreci D5 D5 Nihai Düzeltici Faaliyetlerinin seçimi ve doğrulanması Kök Nedeni ortadan kaldıracak en iyi düzeltici faaliyetin seçilmesi; Kaçış Noktasını kapatacak en iyi düzeltici faaliyetin seçilmesi; Uygulandığında her iki kararın da doğru sonuç vereceğinin doğrulanması; İstenmeyen etkilere yol açılmaması. 63
Süreci D5 Nihai Düzeltici Faaliyet Problemi Kök Neden seviyesinde izole eder ve çözer Kaçış Noktasını kapatır veya kontrol altına alır Başka problemlere yol açmaz Kök Nedeni ortadan kaldıracağı doğrulanmıştır 64
Süreci D5 Karar Oluşturma Aşamaları 1. İstenen sonucun açıklanması 2. Karar kriterlerinin listelenmesi» Verilenler (givens) karşılanması zorunludur objektif olarak ölçülebilir gerçekçi olmalıdır» İstenenler (wants) arzulanır / esnektir objektif veya subjektif göstergelerdir gerçekçi olmalıdır 3. İstenenlerin göreceli olarak önemi hakkında karara varılması 4. Seçeneklerin belirlenmesi 5. Seçeneklerin karar kriterleri ile karşılaştırılması 6. Risk Analizi 7. Dengeli bir nihai seçim yapılması 65
Süreci D5 - İstenen sonucun açıklanması Sonuç alınacak kararın vermesi istenen sonucu açıklayan kısa bir cümledir; kararın kapsamını tanımlamak ve odaklanılacak bir hedef oluşturmaya yöneliktir; bir faaliyet veya amaç olarak tanımlanır: bir bilgisayar sistemi satınalınması idari asistan seçimi bir ofis konumu seçimi 66
Süreci D5 - Karar Kriterlerinin Listelenmesi Verilenler kararın objektif olarak ölçülebilir, tartışılmaz, gerçekçi özellikleridir; örn.: Para Son teslim tarihi Şirket prosedürleri Yasalar minimum kriterlerdir ve seçenekleri elemek için kullanılır. İstenenler kararın zorunlu olmayan ama istenen özellikleridir kalan seçeneklerin arasında seçim yapılabilmesini sağlarlar birbirlerine göre farklı önem taşırlar en önemliye 10 verilerek diğerleri buna kıyasla puanlandırılır 67
Süreci D5 - Seçeneklerin Belirlenmesi ve karşılaştırma Bir seçenekler listesi oluşturun ( için bu liste Kök Neden / Kaçış Noktası için önerilen düzeltici faaliyetler listesidir); Seçenekleri verilenlerle kıyaslayın ve verilen bilgisi alanına ölçülebilir objektif sonuçları kaydedin; Seçenekleri istenenlerle kıyaslayın ve istenen bilgisi alanına ölçülebilir objektif sonuçları kaydedin En iyi seçeneği 10 ve diğerlerini buna göre 1 ila 10 arasında, 10 puan ölçeğini mümkün olduğunca çok kullanarak puanlayın; Her seçeneğin önem derecesi ile iyilik katsayılarını çarpın ve sonucu skor alanına kaydedin; Her seçeneğin puanlarını toplayarak toplam alanına kaydedin. 68
Karar - 1 Karar Verme Sayfası Sayfa _ / _ Nihai Sonuç: Mevcut Seçenekler Kriterler VERİLENLER: (Zorunlu, Ölçülebilir, Gerçekçi) Verilen Bilgisi E/H Verilen Bilgisi E/H a) a) a) b) b) b) c) c) c) d) d) d) e) e) e) İSTEKLER: Önem (Objektif veya subjektif) İstek Bilgisi İyi (1-10) (0-10) Skor a) a) a) b) b) b) c) c) c) d) d) d) e) e) e) f) f) f) g) g) g) h) h) h) i) i) i) j) j) j) İstek Bilgisi İyi (0-10) Skor 69