Sürekli Eğitim Merkezlerinin İş Süreçlerine Uygun Bir Web Tabanlı Yazılımın Gerçekleştirimi Prof. Dr. Eser SÖZMEN, Prof. Dr. Mustafa Murat ĠNCEOĞLU, Prof. Dr. Ayfer YALÇIN, Prof. Dr. Konca YUMLU, Prof. Dr. Hatice PARLAK, Y.Doç. Dr. Arife KARADAĞ, Metin ġen Özet: Sürekli Eğitim Merkezi iģleyiģine uygun olarak; eğitmen, öğrenci baģvurularının internet üzerinden alınmasını, baģvuruların sistem üzerinden değerlendirilmesi ve sınıfların oluģturulmasını sağlayarak, hali hazırdaki düzenin bilgisayar aracılığı ile sistematik olarak takibini sağlayan sistemdir. Kullanılacak sistem ile geriye dönük raporlar alınarak, ilerleyen dönemlerde hangi eğitimlere yönelim olacağı, belirli zaman dilimlerinde katılımcı profilleri izlenebilir. Böylelikle kurum olarak sahip olunan veriler sistematik olarak tekrar bir iģ gücü gerektirmeden raporlanır ve arģivlenir. Eğitim baģvurusundan öğrencinin mezun olmasına kadar tüm aģamalar dijital olarak kaydedilir böylelikle kırtasiye kullanımı en aza indirilmiģ olur. Anahtar Sözcükler: Sürekli Eğitim Merkezleri, Eğitim Eğitmen Öğrenci Takibi, Web Tabanlı Yazılım GeliĢtirme, Eğitim Otomasyonu, Nesneye Dayalı Programlama Abstract: In pursuance with the operation of The Division of Continuing Education; the tutorial and the student applications are obtained via internet and the applications are appraised through the system and providing class formation, it is the system ensuring systematical tracking of the present organization via computer. With this system, retroactive reports can be obtained. The tendencies to education in the progressing terms can be determined and the attendant profiles in certain periods can be observed. In this way, the data owned by the organization can easily be turned into reports and archives without requiring any labor force. All stages starting with admission of the student until graduation are recorded digitally. Stationery usage is minimized to the lowest level with the help of this system. 1. Giriş Sürekli Eğitim Merkezi (SEM), üniversite öğrencileri, kamu-özel kurum ve kuruluģlarında çalıģan personel, üniversite okumayan ancak eğitim alacağı konuda tam donanıma sahip olmayı planlayan gençler, ev hanımları, nitelikli bir iģ ve bir hayat için kendini geliģtirmenin gerekli olduğuna inanan her yaģtaki katılımcılar ile akademik kariyer yapmıģ ve alanında Uzmanlığını kanıtlamıģ sektör profesyonellerini buluģturmayı amaçlayan bir kurumdur. Sürekli eğitim merkezlerinde her alanda her branģta eğitimler açılabilir. Eğitim açılma süreci, eğitmenin SEM yönetimine amaç, özet, içerik, süre, hedef kitle gibi eğitimin değerlendirilebilmesi için gereken bilgileri vermesi sureti ile baģlar. Alınan baģvurular değerlendirilerek, açılması uygun görülen eğitimler SEM resmi web sitesi ve çeģitli kanallar vasıtası ile duyurulur ve öğrenci baģvuruları alınmaya baģlanır.
Alınan baģvurular akabinde öğrenci adayları ile iletiģime geçilerek eğitimin açılıģ tarihi belirlenir ve eğitim harcı tahsil edilir, ilgili matbu belgeler örencilerden alınır. Sınıfların oluģmasının ardından eğitim baģlar ve süreç açılan eğitimin takibi olarak ikinci aģamaya ulaģmıģ olur. Eğitimin içeriği ile bağlantılı olarak mezun olan öğrencilere sertifika yada katılım belgeleri düzenlenir ve öğrenci mezun olmuģ olur. Açılan eğitimlerin, Avrupa Kredi Transfer Sistemi ne uygun olması durumunda Avrupa kredilerinden de yararlanılabilir. Tüm bu süreç SEM yönetiminin sorumluluğunda devam eden bir yapıdadır. Ġlerleyen zamanlarda açılan eğitim ve katılımcı sayıları ciddi rakamlara ulaģması ile gerek o an ki sürecin devamlılığı gerek geçmiģe dönük raporların alınması, sertifikaların tekrar düzenlenmesi iģlemleri ciddi iģ gücü gerektirir bir hal almaktadır. Yıl sonlarında değerlendirme raporlarının çıkarılması günlerce sürebilmektedir. Bilgi yönetim sistemlerinin hayatımıza girmesi ile bilgiye eriģme, bilgiyi arama, bilgiyi sunma farklı yöntemler ile yapılabilir hale gelmiģtir. Bir yılsonu değerlendirme raporu hazırlamak, günlerimizi alır iken geliģmiģ bilgi yönetimi teknolojileri ile dakikalar içerisinde istediğimiz raporlara ulaģılabilmektedir. 2. SEM Yönetim Sistemi İşleyişi Sisteme Kayıt Eğitmen yada öğrenci olmak isteyen kiģiler sisteme, isim, soyisim, iletiģim bilgileri, eğitim bilgileri gibi verileri girmeleri ile sisteme kayıt olmuģ olurlar. Kaydın ardından sistem tamamen kullanıcıya yol gösterici bir araç haline gelir. Kullanıcıların giriģ yapmaları akabinde karģılarına, Eğitim baģvurusunda bulunabilecekleri Açılan eğitimlerine gösterilen ilgiyi görebilecekleri Açılan eğitimlere öğrenci olarak baģvurabilecekleri BaĢvuru takibi yapabilecekleri Son inceledikleri eğitimleri görebilecekleri yönetim ekranı gelmektedir. Tüm aģamaları çevrimiçi bir Ģekilde mesai saatlerine bağlı kalmaksızın istedikleri her an baģlatabileceklerdir. SEM yönetim ekranına düģen baģvuruların değerlendirilmesi yönetim ekranından yapılarak kullanıcıya, bilgilendirme kısa mesaj (SMS) veya e-posta yoluyla yapılabilmektedir. Böylelikle Sürekli eğitimin bir ayağı olan eğitim organizasyonu günün 24 saati kullanıcıların eğitmen olarak yada öğrenci olarak baģvuru yapabilecekleri ve bu baģvuruların durumunu takip edebilecekleri bir seviyeye gelmektedir. Eğitim Açma Eğitim açabilmek için kiģilerin öncelikle sisteme kayıt olmaları gerekmektedir. Sisteme kayıt olan kiģilerin kullanıcı ekranlarında Eğitim Başvurusu linki bulunmaktadır. Açılan ekranda sistemdeki kayıtlı olan bilgilerini girmeksizin sadece açmak istediği eğitimin bilgilerini giren kullanıcının talebi SEM yönetimine düģmektedir. SEM yönetiminin değerlendirmesi neticesinde AKTS ye uygun görülen eğitimler SEM yönetimi tarafından iģaretlenir ve sistem, eğitmene Bologna formunu göndermesi için tetiklenmiģ olur. AKTS fonundan faydalanmak isteyen eğitmen formu doldurur ve eğitim açma iģlemleri yönetim onayı aģamasına gelmiģ olur. Yönetim onayının ardından eğitim yayına girer ve baģvurular alınmaya baģlanır. Sistemin iģleyiģ esnasında en önemli kazanımlarından bir tanesi de prosedürler için gerekli matbuu evrakların elektronik evraklar halinde tutulması ile kaybolma riskinin minimuma indirilmesi ve arģivleme iģleminin kolaylaģmıģ olmasıdır. Öğrenci Başvuruları Sisteme giriģ yapan kullanıcılar baģvuru esnasında bilgilerini tekrar girmelerine gerek
kalmadan eğitim kataloğundan seçtikleri eğitime istedikleri an baģvuru yapabilirler. Yapılan baģvurular SEM yönetim ekranına düģer ve değerlendirme süreci baģlar. Yönetim tarafından yapılan değerlendirmeyi kullanıcılar kendi yönetim panellerinden takip edebilirler. SEM yönetimi tarafından değerlendirilerek öğrenci adayları ile eğitim harcı ve gerekli evrakları getirmeleri için iletiģime geçilir ve sınıflar oluģmuģ olur. Alınan baģvuruların normal yollarla değerlendirilmesi gerçek anlamda zaman kaybettiren bir telefon trafiğine sebep olmaktadır. Ancak sistem ile telefon trafiği minimum seviyeye indirilerek iģ gücünden kazanç elde edilmiģ olur. Kazanılan iģ gücü, SEM merkezinin iģ hacminin geniģletilmesi için harcanarak, kaynakların daha verimli kullanılması sağlanabilir. Sınıfların Oluşması ve Eğitim Süreci Sınıfların açılmasının ardından eğitmen sisteme giriģ yaparak kendi yönetim paneli üzerinden açmıģ olduğu eğitimlerin listesine, içeriklerine, önceki derslerde hangi konuları iģlediğine, eğitime katılım listesine, öğrenci bilgilerine ve bunlar gibi daha birçok bilgiye SEM Yönetim Sistemi üzerinden eriģebilir. Eğitim süreci esnasında devamlılık eğitimin verimli olması açısından çok önemlidir. Öğrencinin, zincirin halkaları gibi görebileceğimiz eğitim içeriğinin bir kısmını kaçırması sıradaki derste adaptasyonunu kaybetmesine sebep olabilir. Eğitimler esnasında, öğrencilerin devamlılığını sağlamak, kaçırdıkları derseler ile ilgili bilgilendirme yapmak eğitimin verimliliği arttıran öğelerdir. Eğer eğitmen, önceki eğitimlere katılmayan öğrencilerinin takibini yaparsa, sıradaki eğitimde çeģitli yöntemler ile öğrencinin katılmadığı eğitim ile ilgili bilgi eksikliğini giderebilir. Böylelikle eğitim süreci daha sağlıklı iģlemeye devam eder. Ayrıca eğitmen çeģitli eğitim materyallerini öğrencileri ile paylaģmak isteyebilir. Böyle bir durumda e-posta veya harici diskler kullanmak yerine sistemde bulunan eğitim materyali kısmı ile dosyalar sistem üzerinden dağıtılabilir. KiĢiler istedikleri her an sistem üzerinden materyallere ulaģabilirler. Ve Bilgilendirme e-postası gönder linki ile yüklenen yeni materyaller sistem tarafından kullanıcılara e-posta olarak, indirme linkleri ile birlikte gönderilebilir. Eğitmenin, eğitim materyallerini sisteme yüklemesinin ardından dosyalar kaydolur ve aynı eğitimin tekrar verilmesi durumunda direk sistem üzerinden farklı bir sınıfa aktarılabilir. Böylelikle paylaģımda bir düzen sağlanmıģ olur. Normal Ģartlarda harici disk her öğrencide bulunamayabilir ve e-posta yolu ile her dosya gönderilemeyebilir. Ancak sisteme kaydolan her dosya arģivlenir ve tekrar kullanıma hazırdır. Eğitimin Değerlendirilmesi ve Anket Eğitim sürecini baģarı ile tamamlayan öğrencilere, eğitimin içeriği doğrultusunda katılım belgesi yada sertifika düzenlenebilir. Düzenlenen sertifikalar SEM yönetim sistemine sertifika numarası ile kaydedilerek ilerleyen aģamalarda öğrencinin aynı sertifikayı tekrar talep etmesi üzerine sistem vasıtası ile minimum iģ gücü harcanarak tekrar bastırılabilir. Öğrencilere eğitim sonunda anket gönderilerek eğitim ile ilgili değerlendirme yapılabilir. Alınan anketlerden farklı raporlar anlık düzenlenerek anketlerden alınan bilginin çeģitliliği arttırılabilir. 3. Raporlar Bilginin kısa sürede ve düģük maliyette istediğimiz yere ulaģması ya da istediğimiz kriterlere göre düzenlenmesi vazgeçilmez bir ihtiyaç haline gelmiģtir. Kurum, tüm eğitim yılı boyunca katılımcılarının, eğitimcilerinin, eğitimlerin belirli kriterler altında raporlarının hazırlanması hem kurumun kendini değerlendirmesi, sıradaki eğitim yılına daha hazırlıklı girebilmesi hem de üst makamlara faaliyet raporu sunabilmesi açısından önem taģımaktadır. Ancak eğitim yılı boyunca
açılan eğitimlerin sayısı arttıkça rapor hazırlamak ciddi sürelere mal olmaktadır. Bu süre zarfında insan iģ gücü ile çıkan raporlarda hata yapma olasılığı da artmaktadır. SEM Yönetim sistemi ile varolan iģ gücü, tekdüze iģlerden kurtarılarak, daha verimli kullanılabilir. Birden fazla kiģi ile çalıģarak günlerce süren raporlar SEM Yönetim Sistemi ile kısa sürede tamamlana bilmektedir. Diğer bir açıdan bakacak olursak, herhangi bir branģtaki talep raporlarına bir yurtdıģı seyahatinde mesai saatleri dıģında ihtiyaç duyabiliriz. Normal düzende o anki raporu almamız imkansız olabilir. Ancak sistem üzerinden alınan baģvuruların raporu her an alınabilmektedir. 4. Sertifika / Katılım Belgeleri Eğitimlerin tamamlanmasının ardından, eğitimin içeriği doğrultusunda öğrenciler eğitim sertifikası, katılım belgesi gibi.. katıldıkları eğitimleri doğrulayan belgeler hak etmektedirler. Öğrenciler bu belgelere, herhangi bir iģ ya da eğitim baģvurusu esnasında ihtiyaç duyabilirler. Ve aldıkları eğitimi doğrulayan sertifika ya da katılım belgesini SEM yönetiminden talep edebilirler. Geriye dönük olarak sertifikaların bulunması, kiģinin eğitim bilgilerine ulaģılması belki binlerce kiģi içinde arama yapılmasına sebep olabilmektedir. Bu tarz durumlarda bir bilgi yönetim sistemi can kurtarıcı olabilmektedir. Yapmanız gereken tek Ģey kiģinin özlük bilgilerinden bir kısmını girerek sistemin kiģinin bütün hak ettiği sertifikaları listelemesini istemek olacaktır. Sertifika karģınıza gelir ve yazdırırsınız. 5. E-Posta ve SMS ile bildirim Günümüz teknolojileri gereği en çok tercih edilen bilgilendirme yöntemi e-posta ve SMS gönderimidir. Yeni açılan eğitimler, tarih değiģikliği, eğitim iptali gibi birçok gerekçeden dolayı duyuru yapmak gerekebilir. Bu bağlamda kiģilerin e-posta ve cep telefonu numaralarını farklı bir sisteme girerek oradan toplu bir Ģekilde ya da tek tek gönderim yapmak bir çözüm olabilir belki ancak sistemler arası e-posta ya da telefon numarası aktarımı beklenmedik problemlere yol açabileceği de unutulmamalıdır. Buda zaman kaybına sebep olmaktadır. SEM yönetim sistemi ile fazladan bir yazılım kullanmaya gerek kalmadan kiģileri belirli kriterlere göre süzerek e-posta ve sms gönderimi yapılabilmektedir. Örneğin, mart dönemi X eğitimi sınıfı öğrencilerine bilgilendirme e-postası gönderilmesi gibi. Yapılan gönderiler sistemde gönderi arģivine kaydedilerek saklanır. Ve ihtiyaç olması durumunda, geriye dönük olarak inceleme yapılmasına ve rapor alınabilmesine müsait durumdadır. 6. Eğitimlerin Arama Motoruna Kaydı Arama motorları yeni katılımcılara ulaģmamızda karģımıza çıkan en maliyetsiz ve en önemli yolların baģında gelmektedir. Eğitim almak isteyen günümüz internet kullanıcılarının ilk baģvuru noktası arama motorlarıdır. Daha fazla katılımcı sayısına ulaģabilmemiz adına, açtığımız eğitimlerin anahtar kelimelerini içeren bir arama yapılması durumunda üst sıralara çıkmamız katılımcı sayımızı arttırmamız adına önemli bir tanıtım ve bilgilendirme aracıdır. SEM yönetim sistemi geliģtirilmesi esnasında her satırında arama motorları uyumu göz önünde bulundurularak kodlanmıģtır. Arama motorlarının istediği bazı kodlama teknikleri ve kodlama standartlarına (W3C gibi) uyum için gerekli çalıģma yapılmıģtır. Uyum için yapılan bazı yazılımsal uygulamalar Her eğitim için dinamik oluģan meta taglar SEO uyumlu URL W3C Uyumu Güncel Site Haritası oluģturulması Robot.txt oluģturulması
Örneğin: Ġngilizce eğitimi almak isteyen bir kiģinin arama motoruna ingilizce eğitimi yazması durumunda ilk sayfada sisteme ait linklerin çıkması organizasyonun bilinirliliğini arttırmakla birlikte öğrenci sayısında da önemli artıģlara sebep olacaktır. Günümüzde, özel eğitim kurumlarının arama motorlarında üst sıralarda yer aldığı görülmektedir. Bunun baģlıca sebebi arama motoru uyumlu alt yapı kullanmalarıdır. 7. Sistemin Alt Yapısı Veri Katmanında, Sql server yapısını temsil edebilen Entity Framework mimarisi kullanılmıģtır.. Veri tabanı olarak M.S. SQL Server Veri Tabanı sistemi kullanılmaktadır. M.S. SQL Server veri tabanı kullanılmasının baģlıca sebebi hedeflenen yoğun bilgi trafiğini üstlenebilecek yapıda olması ve kendi içinde tetikleme ve geliģmiģ sorgular yazabilme kabiliyetinin bulunmasıdır. Çok katmanlı mimari, proje geliģtirilmesi esnasında ekip halinde çalıģabilmemize yardımcı olmaktadır. Böylelikle proje daha hızlı ve stabil bir Ģekilde kodlanabilmektedir. 8. Sonuç ġekil-1(yazılım Mimarisi) ÇeĢitli yazılım teknoloji ve yöntemleri incelenip, en uygun yapının Hızlı kodlanabilmesi Kodların belli standartlara uygun yazılması Metotlar kullanılmasından dolayı kodun daha anlaģılır olması Veri tabanı değiģikliğine gidileceği zaman, geçiģin daha kolay olması Daha güvenli olması gibi sebeplerden dolayı.net teknolojileri kullanılarak çok katmanlı mimari kullanılması uygun görülmüģtür. (ġekil-1) Sunum Katmanında, Google arama motoru gereklilikleri göz önünde bulundurularak w3c standartlarında, style kodlarının css dosyalarına yazılması ile oluģturulmuģtur. ĠĢ katmanında, nesneye dayalı programlamaya tam manasıyla uyum sağlayan C# dili kullanılmıģtır. C# ın yetenekleri kullanılarak Class lar ve Method lar ile iģ katmanı inģa edilmiģtir. Teknolojinin geliģmesi ile artık dünya daha küçük bir yer haline gelmiģtir ve günden güne küçülmektedir. Bilginin iletiminin hızlanması ile dünya düzleģmiģ, yeni bir çağ girilmiģtir. Bilgi çağında organizasyonlar klasik anlayıģtan sıyrılarak rekabeti farklı sahalara taģımıģlardır. Teknoloji artık rekabetin farklı bir etabı haline gelmiģtir. Ve teknoloji eleme, takipçisi olmayan organizasyonları diskalifiye etme gücüne sahiptir. Dünyada iki kiģinin bilgi paylaģımında bulunabilmeleri için artık kıtaları aģmaları gerekmemektedir. Böyle bir çağda var olan teknolojileri bir kademe ileriye taģıyabilmek ancak bilginin doğru Ģekilde yönetimi ile sağlanabilmektedir. Sürekli eğitim merkezleri bilgi yönetim sistemi ile teknolojinin bilgiyi kontrol altına alması, eğitmen kazanımları, öğrenci kazanımları, kurum kazanımları artırmaktadır. Sistem ile sağlanan, minimum maliyet ile maksimum verim, ileriye dönük öngörüde bulunma, organizasyondaki hataları en aza indirme, tanınırlığı arttırma gibi kazanımların göz ardı edilmemesi gerekmektedir.