E-BİLDİRGE UYGULAMASI HAKKINDA İŞVERENLERE YÖNELİK BİLGİLER I. e-bildirge İle İlgili Genel Bilgiler 1. e-bildirge Nedir? İşverenlerin, çalıştırdıkları işçilerine ait sigorta prim belgelerini internet üzerinden vermeleri ve bildirimlerine ait tahakkuk bedellerini de otomatik ödeme ve internet bankacılığı yoluyla ödeyebilmeleri için oluşturulan elektronik bir portaldır. Yeni uygulama çerçevesinde işçi ve işverenlerin Sigorta İl/Sigorta Müdürlüklerine giderek yaptıkları işlemlerin büyük çoğunluğu, internet ortamında da yapılabilecektir. e-bildirge uygulamasına geçilmesiyle birlikte, daha önce aylık olarak bildirilen "tahakkuk bilgileri" ile 4 aylık olarak bildirilen "bordro bilgileri", birleştirilerek aylık olarak alınacaktır. 1.1. Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Nedir? Sigortalıların primleri ve prim ödeme gün sayıları ile diğer bilgilerine ilişkin bugüne kadar ayrı ayrı alınan"aylık Sigorta Primleri Bildirgesi", "Aylık Sosyal Güvenlik Destek Prim Bordrosu" ile "Dört Aylık Sigorta Primleri Bordrosu"nun tek belge olarak birleştirilmiş hali "AYLIK PRİM ve HİZMET BELGESİ" olarak tanımlanmaktadır. 2. e-bildirge Ne Zaman Uygulamaya Geçecek e-bildirge, 01.05.2004 tarihinden itibaren tüm Türkiye genelinde özel-resmi sektör işveren ayırımı yapılmaksızın uygulamaya girecektir. Bu nedenle, 2004/Mayıs ayı için düzenlenmesi gereken "Aylık Prim ve Hizmet Belgesi" nin internet ortamında 2004/Haziran ayı içinde verilmesi gerekmektedir. 3. e-bildirgenin yasal dayanağı nedir? 4958 sayılı Sosyal Sigortalar Kurumu Kanununun 21 inci maddesinde yer alan, "Kurumca belirlenecek iletişim araçları esas olmak üzere, Kurumun prim tahsilatı, tescil, tahsis ve sağlık hizmetleri uygulamaları dahil bütün işlemleri internet ve her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamı ve benzeri araçlar üzerinden yapılır ve arşivlenir. Elektronik ortamda bilgi ve belge istenebilir veya bilgi ve belge verilir." hükmü ile, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin 21 inci maddesinde yer alan, "Kurumun, internet ve her türlü elektronik bilgi iletişim, araç ve ortamı ile benzeri araçlar üzerinden bilgi alışverişinin yapılmasına ilişkin koşulları belirleyeceği, Kurum ve işveren arasındaki ilişkiler ile tarafların birbirlerine karşı olan hak ve yükümlülüklerini düzenlemek için sözleşmeler yapabileceği" hükmü, e- bildirgenin yasal dayanağını oluşturmaktadır. II. İşverenlere Yönelik Bilgiler 1. Hangi İşverenler e-bildirge vermek zorundadır? 506 Sayılı Sosyal Sigortalar Kanununun 79. maddesine, 5073 sayılı Kanunun 10. maddesiyle eklenen fıkra ile, Aylık Prim ve Hizmet Belgesini internet üzerinden Kuruma vermesi gereken işverenleri zorunlu tutma konusunda Kurum Yönetim Kuruluna yetki verilmiştir.
Bu yetkiye istinaden Kurum Yönetim Kurulunca da, İşyerlerinde (8) ve üzerinde sigortalı çalıştıran özel ve resmi işyeri işverenleri, 01.05.2004 tarihinden itibaren Aylık Prim ve Hizmet Belgelerini e-bildirge yoluyla göndermek zorundadırlar. 1.1. (8) Kişinin Altında Sigortalı Çalıştıran İşverenler İsterlerse e-bildirge Verebilecek Mi? (8) kişinin altında sigortalı çalıştıran işverenler Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğüne başvuruda bulunmaları halinde, kullanıcı kodu ve şifresi alarak e-bildirge uygulamasından yararlanabileceklerdir. 1.2. (8) ve Üzerinde Sigortalı Çalıştıran, Dolayısıyla e-bildirge Verme Mecburiyeti Olan İşveren, Daha Sonraki Aylarda Sigortalı Sayısı (8) Kişinin Altına Düştüğünde e-bildirge Vermeye Devam Etmek Zorunda Olacak Mı? İşveren, sigortalı sayısı (8) kişinin altına düştüğünde isterse e-bildirge vermeye devam edebilecek. Tercih etmediği taktirde ise, Aylık Prim ve Hizmet Belgesini yasal süresi içinde kağıt ortamında verecektir. 1.3. (8) Kişinin Altında Sigortalı Çalıştırması Nedeniyle Aylık Prim ve Hizmet Belgesini Kağıt Ortamında Vermekte Olan Bir İşveren, Daha Sonra Sigortalı Sayısı (8) ve Üzerine Çıkarsa ne yapması gerekiyor? Sigortalı sayısı (8) ve üzerine çıktığı aydan itibaren e-bildirge verme zorunluluğu olacağından, öncelikle işyerinin işlem gördüğü Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğüne başvurarak kullanıcı kodu ve şifresi alması gerekmektedir. 2. Resmi Sektörde E-Bildirge Uygulamasi Hangi Dönemden Başlanarak Uygulamaya Geçilecek? Resmi sektöre ait işyerleri e-bildirge uygulamasına ilk olarak, 15.05.2004-14.06.2004 dönemi için düzenlenmesi gereken Aylık Prim ve Hizmet Belgesi ile başlayacaktır. Bu döneme ait belgenin en son 14.07.2004 tarihine kadar internet ortamında Kuruma gönderilmesi gerekmektedir. 3. Uyuşmazlıklarda Hangi Mahkeme Yetkilidir? e-bildirge uygulamasında doğabilecek her türlü anlaşmazlığın çözümünde, sözleşmenin imzalandığı Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğünün bulunduğu ildeki İş Mahkemeleri yetkilidir. 4. Sigortalı İşe Giriş Bildirgelerini İnternet Ortamında Verme İmkanı Olacak Mı? e-bildirge uygulamasında şimdilik sadece Aylık Prim ve Hizmet Belgesi alımı yapılacak olup, daha sonraki aşamalarda uygulamanın yaygınlaşması ile birlikte sigortalı tekrar işe giriş bildirgelerinin de internet üzerinden alınmasına yönelik çalışmalar yapılacaktır.
1. BAŞVURU FORMLARI NASIL TEMİN EDİLECEK? e-bildirge uygulaması ile ilgili olarak aşağıda isimleri belirtilen bankalar tarafından içerisinde başvuru formu, e-bildirge sözleşmesi, şifre zarfı teslim tutanağı, kullanım kılavuzu, eğitim ve internet servis sağlayıcısı CD?si bulunan?e-bildirge Kullanım Paketi hazırlanmıştır. Bankalar tarafından hazırlanan bu?e-bildirge Kullanım Paketleri? ücretsiz olarak işverenlere dağıtılmakta olup, 15.04.2004 tarihinden sonra aşağıda isimleri belirtilen bankalara müracaat edilmesi halinde buradan temin edecekleri kullanım paketleri içinde yer alan başvuru formlarını doldurarak Sigorta İl/Sigorta Müdürlüklerine başvuruda bulanabileceklerdir. Ayrıca, Mayıs-2004 ayı başından itibaren de işverenler Sigorta İl/Sigorta Müdürlüklerinden başvuru formlarını alabileceklerdir. o e-bildirge Başvuru Formu Nereye Verilecek? Başvuru formları doldurulup işveren, işveren vekili veya yetkili kıldıkları kişilerce birlikte imzalandıktan sonra, işyerinin işlem gördüğü Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğüne verilecektir. o Birden Fazla İşvereni Olan Serbest Muhasebeci veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavire Her Bir İşveren İçin Tek Bir Şifre Mi Verilecek? Birden fazla işyerinin işlemlerini yürüten Serbest Muhasebeci veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler, her bir işyeri için işverenle birlikte dolduracakları başvuru formları ile başvuruda bulunacak ve her bir işyeri için kendilerine ayrı kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi verilecektir. o Bir İşverenin Aynı veya Değişik SSK Müdürlüklerinde İşlem Gören Birden Fazla İşyeri Varsa, Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi Nasıl Verilecek? Bir işverenin aynı veya değişik SSK Müdürlüğünde birden fazla işyeri dosyası varsa her biri için ayrı ayrı İlgili Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğüne başvuruda bulunacak ve her işyeri için kendilerine kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi verilecektir. o Taşeronlar İçin Ayrı Bir Şifre Mi Verilecek Yoksa Asıl İşverenin Kullanıcı Kodu ve Şifresi Mi Kullanılacak? Her bir taşeron (aracı) ayrı ayrı başvuruda bulunacak ve bu taşeronlara kendilerine ait ayrı kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi verilecektir. o İşveren, Şifresini Değiştirdiği Takdirde, Eski Şifresinden Yaptığı İşlemleri, Yeni Şifresinden De Görebilecek Mi?
İşveren, Kurumca kendisine verilen şifresini her zaman değiştirebilecek olup, bu durumda daha önce eski şifresi ile yapabildiği işlemleri yeni şifresi ile de yapabilecektir. o e-bildirge Uygulamasında, Serbest Muhasebeci veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavir, Defter ve Belgesini Düzenleyeceği Yeni İşveren İçin veya Defter ve Belgesini Artık Düzenlemeyeceği İşveren İçin Sigorta İl / Sigorta Müdürlüklerine Yeniden Başvuracak Mı?Yoksa Bu İşlem Elektronik Ortamda Gerçekleşecek Mi? Kullanıcı kodu ve kullanıcı şifreleri; her yeni işyeri dosyası için veya daha önce alınmış bulunanların iptali için Sigorta İl/ Sigorta Müdürlüğüne yazılı başvuruda bulunulması gerekmektedir. o Verilen?Kullanıcı Kodu ve Şifresi? Her Yıl Değiştirilecek Mi? Kurum tarafından verilen kullanıcı kodu ve kullanıcı şifresi, istenildiği zaman değiştirilebilecektir. Her yıl değiştirilmesi gibi bir zorunluluk yoktur. o Kullanıcı Kodu ve Şifresi Hangi Hallerde İptal Edilecek? İşyerinin devri, intikali, kapanması, terki, tasfiyesi, tescil işleminin iptali veya işverenin ölümü ya da işverenin yetkili kıldığı kişinin değişmesi, yetkisinin kaldırılması ya da ölümü gibi durumlarda Kuruma yazılı bildirimde bulunulması halinde kullanıcı kodu ve şifresi iptal edilecektir. o Kullanıcı Kodu ve Şifresinin Kaybolması, Çalınması veya Unutulması Gibi Hallerde Ne Yapılacak? İşveren, bu gibi hallerde, durumu derhal Kurumun ilgili Ünitesine yazılı olarak bildirmelidir. o Kullanıcı Kodu ve Şifresi Üçüncü Kişilerce Öğrenilirse Ne Olacak? Kullanıcı kodu ve şifresinin kullanımından doğan hukuki, mali ve cezai sorumluluk tamamen işverene ait olacaktır.bu konuda gereken önlemin işverence alınması gerekmektedir. e-bildirge SÖZLEŞMESİNİ KİM İMZALAYACAK? İşveren, işveren vekili veya bunlarla birlikte işverenin yetkili kıldığı kişi imzalayacaktır. e-bildirge VERME ZORUNLULUĞU OLAN İŞVERENLER, BU YÜKÜMLÜLÜKLERİNİ YERİNE GETİRMEMELERİ DURUMUNDA HERHANGİ BİR YAPTIRIMLA KARŞILAŞACAKLAR MI?
e-bildirge vermek zorunda olan işverenler, bu yükümlülüklerini yasal süre içinde yerine getirmemeleri halinde haklarında 506 sayılı Kanunun 140 ıncı maddesinin (c) fıkrası uyarınca idari para cezası uygulanacaktır. SERBEST MUHASEBECİ VE SERBEST MUHASEBECİ MALİ MÜŞAVİRLER İŞVEREN ADINA VEKALETNAME İLE ALACAKLARI ŞİFRE DOLAYISIYLA İŞVEREN VEKİLİ KONUMUNDA DEĞERLENDİRİLECEKLER Mİ? İşveren vekili veya yetkili kişi; tüzel kişilerde şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişiyi, gerçek kişilerde ise, işveren nam ve hesabına işlem tesis eden kişiyi ifade eder. Bu nedenle vekaletname ile alınan şifre dolayısıyla işveren vekili konumunda olunmayacaktır. YABANCI UYRUKLU İŞVERENLERİN BAŞVURU İŞLEMLERİ T.C. Kimlik Numarası olmayan Yabancı Uyruklu İşverenler; e-bildirge hizmetleri internet kullanıcı kodu ve kullanıcı başvuru formunda bulunan T.C. Kimlik numarası bölümünü boş bırakarak dolduracaklardır. Yukarıda adı geçen başvuru formunun ünite kullanıcısı tarafından sisteme girişi yapılırken, bu kişiye daha önce numara verilip verilmediğinin sorgulaması yapılacak, o kişi adına bir numara kayıtlı ise aynı numara, eğer kayıtlı olan bir numara yoksa tablosu daha önceden belirlenmiş olan iki haneli ülke kodu ile birlikte 9 hanelik sistem tarafından üretilecek numara verilecektir.bu üretilen numarayı işveren kullanıcı kodu olarak bildirilecek ve başvuru formundaki T.C. Kimlik numarası hanesine bu bilgi yazılacaktır.
Uygulamayı kullanmak için internet Explorer 6.0 önerilir. Ayrıca Windows 98 kullanıcıları için: Windows 98, denetim masası,program ekle-kaldır menüsündeki Windows kur bileşenlerinden çoklu dil desteği bileşeni seçilerek Avrupa dil desteği güncellemesi gerekmektedir.
1. AYLIK PRİM VE HİZMET BELGESİ? NEDİR VE BU BELGE İLE İLGİLİ İŞLEMLER NASIL YAPILACAK? Sigortalıların primleri ve prim ödeme gün sayıları ile diğer bilgilerine ilişkin bugüne kadar ayrı ayrı alınan?aylık Sigorta Primleri Bildirgesi?,?Aylık Sosyal Güvenlik Destek Prim Bordrosu? ile?dört Aylık Sigorta Primleri Bordrosu?nun tek belge olarak?aylik PRİM ve HİZMET BELGESİ? adı altında birleştirilmiştir. 1.1. e-bildirge ile Hangi Aya Ait?Aylık Prim ve Hizmet Belgesi? Gönderilebilecek? e-bildirge ile şimdilik sadece cari aya ait (yasal süresi geçirilmemiş) asıl Aylık Prim ve Hizmet Belgesi verilebilecektir. Dolayısıyla yasal süresi geçirilmiş olan asıl belgelerin internet ortamında verilmesi mümkün olmayacaktır. 1.2. e-bildirge Yoluyla Gönderilecek Aylık Prim ve Hizmet Belgesinde Düzeltme/Silme Yapılabilecek Mi? e-bildirge yoluyla hazırlanan Aylık Prim ve Hizmet Belgesinde onaylama işlemi yapılacağı ana kadar üzerinde düzeltme/silme işlemi yapılabilecek, ancak onaylanıp gönderilen ve tahakkuk fiş numarası alan e-bildirgelerde düzeltme/silme işlemi yapılamayacaktır. 1.3. İptal ve Ek Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin e-bildirge Yoluyla İnternet?ten Verilmesi Mümkün Olacak Mı? Mahiyeti iptal veya ek olan Aylık Prim ve Hizmet Belgelerinin şimdilik e- bildirge yoluyla Kuruma verilmesi mümkün olmayacaktır. Bu belgelerin işyerinin bağlı olduğu Sigorta/Sigorta İl Müdürlüğüne eskiden olduğu gibi kağıt ortamında verilmesi gerekmektedir. 1.4. e-bildirge uygulaması sırasında işyeri ile ilgili bilgilerde Örneğin adres, unvan vb. Güncellemesi Yapılabilecek Mi? Şirket unvanı veya adres değişiklikleri Ticaret Sicil Gazetesinde yayınlandıktan sonra, dilekçe ekinde işyerinin işlem gördüğü Sigorta İl/Sigorta Müdürlüğüne verilmesi ve değişikliklerin Kurumun tescil kütüğüne işlenmesi gerektiğinden, e-bildirge uygulamasında güncelleme yapılması mümkün olmayacaktır. Zira bu tür bilgileri bilgisayar sistemi otomatik olarak getirmektedir. 1.5. e-bildirge Yoluyla Gönderilecek Aylık Prim ve Hizmet Belgesinde Sigorta Sicil Numaralarını Küçükten Büyüğe Doğru Bir Sıra İle Yazma Zorunluluğu Olacak Mı? e-bildirge uygulamasında, sigortalılara ait bilgilerin bilgisayara girildiği ekranda sigorta sicil numarası sıralaması yapılmasına gerek olmayacak. Çünkü giriş işlemi tamamlandıktan ve onay işlemi gerçekleştikten sonra oluşan Aylık Prim ve hizmet Belgesi çıktısında sigortalı sicil numarası küçükten büyüğe doğru sıralı oluşacaktır.
1.6. e-bildirge Yoluyla Gönderilecek Olan Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Her Ay Bilgisayara Yeniden Tek Tek Yazılıp Mı Gönderilecek? Bunun Kolay Bir Yöntemi Olacak Mı? Aylık Prim ve Hizmet Belgesi bilgileri, e-bildirge uygulamasında aşağıdaki şekillerde bildirilebilecek: - İşverence bir önceki döneme ait verilerin otomatik olarak cari doneme aktarılması sağlanabilecek. (Bir önceki döneme ait verilerin aktarılması için Belge türü seçimi ve gerekiyorsa kanun maddesi seçimi yapıldıktan sonra, bir önceki ayın belge çeşidi ve ilgili kanun için verilmiş olan bildirgeden verilerin otomatik olarak alınması için?bir önceki döneme ait bilgileri yükle? kutucuğu tıklanacak.) - İşverenin kullanmakta olduğu muhasebe/personel yazılımının otomatik olarak üreteceği bir XML dosya ile dosya transferi yapılabilir. (Kurum sayfasından XML dosya üreten Excel uygulaması temin edilebilir), 1.7. Dört Aylık Bordrolarla Birlikte Verilen, Sigortalılar Eksik Bildirilen Günleri Ve Ücretlerini Gösteren Ek-10 Bilgi Formu ve eki belgeler, e- Bildirge uygulamasında Kuruma nasıl gönderilecek? Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği?nin 20. maddesi uyarınca aynı maddenin (j) fıkrasında belirtilen ve sigortalıların 30 günden az çalıştıklarını veya eksik ücret ödendiğini kanıtlayıcı nitelikteki belgelerin internet oramında gönderilmesi mümkün olmadığından, söz konusu belgelerin kanuni süresi içinde bilgi formu ekinde ilgili üniteye verilmesi veya PTT aracılığıyla (iadeli taahhütlü A.P.S.) gönderilmesi uygulamasına devam edilecektir. 1.8. e-bildirge Yoluyla Gönderilen Bir Önceki Döneme Ait Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Ekrandan Görüntülenebilecek Mi? Bir önceki döneme ait bilgiler istenilirse görüntülenip hatta transfer edilip, varsa üzerinde değişiklikler yapılıp, yeni cari ay olarak gönderilebilecektir. 1.9. e-bildirge Yoluyla Onaylanıp Gönderilen ve Çıktısı Sigortalı Hizmet Listesi Dökümünün Yırtılması/Kaybolması Halinde, Tekrar Onaylı Döküm Alınabilecek Mi? İşveren, e-bildirgeyi onaylayarak gönderdiği andan itibaren, cari aya ait Aylık Prim ve Hizmet Belgesini onay ekranından görüntüleme işlemini yapabileceği gibi, çıktısını da yazıcısından tekrar alabilecek. 1.10. Halen Yürürlükte Olan Uygulamaya Göre, Dört Aylık Dönem Bordrolarını Sigorta/Sigorta İl Müdürlüğüne Onaylattıktan Sonra İşyerine Asma Zorunluluğu Bulunmaktadır. 01.05.2004?ten Sonra e- Bildirge Yoluyla Gönderilen Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinde Onay İşlemi Nasıl Olacak?
e-bildirge yoluyla gönderilen Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin Sigortalı Hizmet Listesi dökümünde işlem tarihini, saatini ve referans numarasını gösteren bilgiler bulunmakta olup, Kuruma ayrıca onaylattırılmasına gerek bulunmamaktadır. Bu çıktının, belgenin Kuruma verildiği tarihten, bir sonraki belgenin verilmesi gereken ayın sonuna kadar işyerinde sigortalıların görebileceği bir yere asılması gerekmektedir. 1.11. İşyerinde Birden Fazla Belge Türüne Tabi Sigortalı Çalıştırılıyorsa Belge Nasıl Verilecek? Çalışılan işyerinin ve yapılan işin mahiyetine göre bir işyerinde birden fazla gruba giren sigortalı çalışıyorsa işverenler her grup için ayrı ayrı belge düzenleyeceklerdir. Örneğin, işverenlerce, Kanunla kurulu sosyal güvenlik kurumlarından görev malullüğü aylığı alanlardan istekleri üzerine malullük, yaşlılık ve ölüm sigortalarına tabi tutulanlar için sosyal güvenlik destek primi ile malullük yaşlılık ve ölüm sigortalarına ait iki ayrı Aylık Prim ve Hizmet Belgesi verilmesi gerekecektir.
E-BİLDİRGE İÇİN XML DOSYA HAZIRLAMA HATA AYIKLAMA KLAVUZU Giriş Bu doküman, Aylık Prim ve Hizmet Belgesi vermekle yükümlü kişilerin, SSK tarafından sağlanan Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Uygulamasına (e-bildirge) XML olarak veri hazırlama ve XML dosya transfer etme hakkında bilgi içermektedir. XML Nedir? XML (Extensible Markup Language) Bir işlem için gerekli bilgilerin saklanmasında kullanılan veri tanımlama dilidir. XML yapıda bilgi içeren bir dosya aslında, verilerin okunurluğunu ve kontrolünü kolaylaştırmak için belirli etiketler (tag) kullanarak formatlanmış metin (text) dosyasından başka bir şey değildir. Örnek olarak, Metin bilgi içeren Personel.txt dosyası aşağıdaki gibi bir formatta olurken, Personel.txt Hasan Kısa 25 90 175 Ayşe Orta 30 55 165 Kemal Uzun 42 80 185 aynı bilgileri içeren Personel.xml dosyası aşağıdaki şekilde olur. Personel.xml <?xml version="1.0" encoding="iso-8859-9"?> <Personeller> <Personel Adı= Hasan Soyadı= Kısa Yas= 25 Kilo= 90 Boy= 175 /> <Personel Adı= Ayşe Soyadı= Orta Yas= 30 Kilo= 55 Boy= 165 /> <Personel Adı= Kemal Soyadı= Uzun Yas= 42 Kilo= 80 Boy= 185 /> </Personeler> XML Dosya Nasıl Hazırlanır? Xml Dosya gerçekte bir metin belgesi olduğundan, Not Defteri gibi herhangi bir metin editorü ile hazılanabilir. Fakat metin editörü ile hazırlarken yazım kurallarında(etiketler, tırnaklar, özel işaretler vs.) hata yapma olasılığı fazla olduğundan genellikle xml dosya hazırlayan özel programlar kullanılır. 1
1) e-bildirge İçin XML Dosya Hazırlama e-bildirge uygulaması için xml dosya hazırlama üç şekilde yapılabilir. 1-a) Hazır Paket Program ile XML Dosya Hazırlama; Kullanmış olduğunuz Hazır Paket Programınız (Personel Programı, Bordro Programı vs.) sizin için programınızda kullandığınız personel bilgilerini kullanarak, diskinizde xml formatında bir dosya hazırlayabilir. Bunun için programınızın xml dosyayı hazırlama yeteneği olması gerekmektedir. Programınızda e-bildirge için xml dosya hazırlama özelliği yok ise, programınızın üreticisi firmaya yapacağınız talep ile bunu sağlayabilirsiniz. 1-b) Microsoft Excel ile XML Dosya Hazırlama; www.ssk.gov.tr adresinden erişebileceğiniz, e-bildirge uygulamasına giriş sayfasıda yayınlanan, xml dosya hazırlayan excel dosyasını bilgisayarınıza kaydetmelisiniz. 1-b-1) Excel dosyasının bilgisayara kaydedilmesi. Bunun için e-bildirge uygulamasına giriş sayfasıda (Resim 1-b-1/1) deki işaretli yazı üzerinde farenin sağ tuşuna tıklayınız. Açılan pencerede Farklı Kaydet i seçiniz. (Resim 1-b-1/1) Seçimden sonra excel dosyasını nereye kaydedeceğinizi belirlemek için açılan pencerede (Resim 1-b-1/2), dosya için bir yer belirtiniz. Resimdeki örnek masaüstüne(desktop) xls2xml.xls adı ile excel dosyasını kaydeder. 2
(Resim 1-b-1/2) 1-b-2) Excel dosyasına Veri Girişi. Masaüstüne kaydettiğiniz excel dosyası üzerine fare ile çift tıklayarak excel dosyasını açabilirsiniz. Excel dosyası açılırken, güvenlik veya makrolar ile ilgili bir uyarı gelir ise; Excel sayfasının en üst kısmında menüsünden Araçlar -> Makrolar - > Güvenlik yolunu takip ederek ulaşacağınız pencerede güvenlik seviyesini en düşük ü seçip tamam tuşuna tıklamalı ve Excel i kapatıp tekrar açmalısınız. Excel dosyasının formatı ile kesinlikle oynamayınız. (Resim 1-b-2/1) 3
(Resim1-b-2/1) deki örnek excel dosyası; 228190108104118301813 sicil nolu E-Bildirge A.Ş. için düzenlenmiştir. Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Dönemi 05/2004 tür. Örnekteki veriler ile iki tane Aylık Prim ve Hizmet Belgesi hazırlnacaktır. o Birinci belge, Herhangi bir kanuni indirimden faydalanmayan (KanunNo=00000), bütün sigorta kollarına tabi (BelgeTürü=01) 4 sigortalıdan oluşur. o İkinci belge, 04857 nolu sakatlık indiriminden faydalanan (KanunNo=04857), SGDP (emekliler için sosyal güvenlik destekleme primi) belgesi (BelgeTürü=02) 2 sigortalıdan oluşur. Örnekte de görüleceği gibi bir excel dosyası veya oluşturulan xml dosyası birden fazla Aylık Prim ve Hizmet Belgesi içerebilir. Excel dosyası üç ana bölümden oluşmaktadır. Bunlar İşyeri ve Dönem Bilgileri, Sigortalı Bilgileri ve İşlem Tuşlarıdır. İşyeri ve Dönem Bilgileri İşyeri ve Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin Dönem bilgileri bu bölüme girilir. Bu bölüme veri girişi yapılırken aşağıdaki kurallara uyulmalıdır. SicilNo: Bu alana, 21 rakamdan oluşan işyeri sicil numarası yazılmalıdır. 21 hane rakam tam olarak ve boşluk,tire işareti,nokta işareti vs. kullanılmadan yazılmalıdır. Doldurulması zorunlu bir alandır. KontrolNo: AracıNo: Ünvan: Adres: VergiNo: Yıl(yyyy): Ay(aa): Bu alana, 21 rakamdan oluşan işyeri sicil numarasının kontrol numarası (CD) yazılmalıdır. Doldurulması zorunlu bir alandır. Eğer aracı kurum/taşaron firma iseniz, bu alana 3 rakamdan oluşan işyeri aracı numarası yazılmalıdır. Taşaron firma değilseniz bu alana 000 şeklinde üç tane sıfır yazılmalıdır. Doldurulması zorunlu bir alandır. Bu alana, işyeri ünvanı 50 harfi (boşluk ve işaretler dahil) geçmeyecek şekilde girilmelidir. Doldurulması zorunlu bir alandır. Bu alana, işyeri adresi 50 harfi (boşluk ve işaretler dahil) geçmeyecek şekilde girilmelidir. Doldurulması zorunlu bir alandır. Bu alana işyeri vergi numarası boşluk,tire işareti,nokta işareti vs. kullanılmadan yazılmalıdır. Doldurulması zorunlu bir alandır. Bu alana, hazırlanan Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Döneminin yılı 4 rakam olarak girilmelidir. Doldurulması zorunlu bir alandır. Bu alana, hazırlanan Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Döneminin ayı 2 rakam olarak girilmelidir. Doldurulması zorunlu bir alandır. Yukarıda adı geçen alanların örnek girişleri için (Resim1-b-2/1) e bakınız. 4
Sigortalı Bilgileri Bu bölüme sigortalı kimlik bilgileri, prim bilgileri ve hizmet günü bilgileri girilir. Sigortalı bilgileri başlıklarının sağ üst köşesindeki kücük kırmızı üçgenlerin üzerine fare götürüldüğünde, girilmesi gereken veri hakkında kısa açıklamalar içeren yardım pencereleri açılır. Bu bölüme veri girişi yapılırken aşağıdaki kurallara uyulmalıdır. BelgeTürü: Bu alana, 2 rakamdan oluşan belge türü kodu girilmelidir. Doldurulması zorunlu olan bu alan için, girilebilecek belge türü kodu ve açıklamalar aşağıdaki tabloda (Tablo 1-b-2/1) listelenmiştir. Belge Türü Kodu 01 02 03 04 05 06 07 09 10 11 13 14 15 16 17 18 19 Belge Türü Açıklaması Tüm Sigorta Kollarına Tabi Çalışanlar Sosyal Güvenlik Destek Primine tabi Çalışanlar (Emekliler) (Deniz,Basım,Azot,Şeker) 2098 Nolu Kanuna Tabi Çalışanlar Yeraltı Sürekli Çalışanlar Yeraltı Gruplu Çalışanlar Yerüstü Gruplu Çalışanlar Çırak/Stajyer Öğrenci Olarak Çalışanlar Yurtdışında Çalışıp, Topluluk Sigortasına Tabi Olanlar İkili Sosyal Güvenlik Sözleşmesi Olmayan Ülke Vatandaşları Yüksek Öğrenim Kurumlarında Kısmi İstihdam Edilen Öğrenciler Tüm Sigorta Kollarına Tabi Olup, İşsizlik Sigorta Primi Kesilmeyenler Libya da Çalışanlar Anlaşmalı Ülkelerde Çalışanlar, Yabancı Uyruklular %22 Oranında Malüllük, Yaşlılık ve Ölüm Sigortalarına Tabi Olup, İşsizlik Sigorta Primi Kesilmeyenler Görev Malüllüğü Aylığı Alıp, %22 Oranında Malüllük, Yaşlılık ve Ölüm Sigortalarına Tabi Olanlar Görev Malüllüğü Aylığı Alıp, Malüllük, Yaşlılık ve Ölüm Sigortalarına Tabi Olanlar İş Kazası,Meslek Hastalığı,Hastalık ve Analık Sigortalarına Tabi Çalışanlar (Tablo 1-b-2/1) Kanun No: Bu alana, 5 rakamdan oluşan, satırda bildirilen sigortalının tabi olduğu indirim kanunun, kanun numarası girilmelidir. Bu alanın doldurulması zorunludur. Bu alan için, girilebilecek kanun numarakları ve açıklamalar aşağıdaki tabloda (Tablo 1-b-2/2) listelenmiştir. Kanun İndirim Kanunu Açıklaması No 00000 05084 85084 04857 Sigortalı Herhangi Bir İndirim Kanuna Tabi Değilse Sigortalı %100 Hazine İndirimine Tabi İse Sigortalı %80 Hazine İndirimine Tabi İse Sigortalı Sakatlık, Eski Hükümlü-Terör İndirimi Kanununa Tabi İse (Tablo 1-b-2/2) 5
Sig.SicilNo: TCK No: Sig. Adı: Sig.Soyadı: İlkSoyad: Bu alana, sigortalının Sigorta Sicil Numarası Girilmelidir. Girilen bilgi 13 rakamdan fazla olmamalı, harf, boşluk, tire işareti, nokta, virgül vs. içermemelidir. Emekliler için de Sigorta Sicil Numarası girilmesi zorunludur. Sigorta Sicil Numarası olmayan emekliler için SSK şubesine başvuru yapılıp Sigorta Sicil Numarası alınmalıdır. Bu alana bilgi girişi zorunludur. Bu alana, sigortalının TC Kimlik Numarası Girilmelidir. Girilen bilgi 11 rakamdan oluşmalı, 10000000000 den büyük veya eşit olmalı, harf, boşluk, tire işareti, nokta, virgül vs. içermemelidir. Bu alan TC uyruklu vatandaşlar için zorunlu alandır. Uyruğu TC olmayan sigortalılar için boş bırakılmalıdır. Bu alana, sigortalının Adı girilmelidir.girişi zorunlu olan bu alana girilen bilgi 18 harfi (boşluk ve işaretler dahil) geçmemelidir. Bu alana, sigortalının Soyadı girilmelidir.girişi zorunlu olan bu alana girilen bilgi 18 harfi (boşluk ve işaretler dahil) geçmemelidir. Bu alana, bayan sigortalıların varsa ilksoyadları girilmelidir.girişi zorunlu olmayan bu alana girilen bilgi 18 harfi (boşluk ve işaretler dahil) geçmemelidir. PEK: Prime Esas Kazancın girileceği bu alan, sadece rakam içermelidir.nokta,virgül,parantez,tire vs. içermemelidir. Sol tarafın sıfır ile doldurulması gerekmez. Girişi zorunlu bir alandır. Gün: GGün: ÇGün: ÜİG: Bu alana sigortalının hizmet günü girilmelidir. Tam ay çalışan bir sigortalı için gün sayısı 30 girilmelidir. Sigortalının yıllık izin günleri gibi ücretli izinli olduğu günler hizmet gününden düşülmemelidir. Girişi Zorunlu alandır. NOT: Sigortalı ay boyunca çalışmamış olduğu halde ikramiye vs. gibi ücret hak ettiyse, PEK tutarı sıfırdan farklı olmak şartı ile gün bilgisi sıfır girilebilir. PEK tutarı ve hizmet günü sıfır olan sigortalı Aylık Prim ve Hizmet Belgesinde bildirilmeyecektir. Bu alana, eğer sigortalı Aylık Prim ve Hizmet Belgesi bildirilen ay içerisinde işe girmiş ise işe giriş günü ggaa formatında(18 Mayıs için 1805) doldurulmalıdır. Sigortalı ay içerisinde işe girmemiş ise bu alan boş bırakılmalıdır. Bu alana, eğer sigortalı Aylık Prim ve Hizmet Belgesi bildirilen ay içerisinde işten çıkmış ise işten çıkış günü ggaa formatında(25 Mayıs için 2505) doldurulmalıdır. Sigortalının ay içerisinde işten çıkışı yok ise bu alan boş bırakılmalıdır. Bu alana, eğer sigortalı Aylık Prim ve Hizmet Belgesi bildirilen ay içerisinde ücretli izin (yıllık izin vs.) kullanmış ise, kullandığı 6
ücretli izin gün sayısı girilmelidir. Sigortalının ay içerisinde ücretli izni yok ise bu alan boş bırakılmalıdır. ÜİG PEK: Bu alana, eğer sigortalı Aylık Prim ve Hizmet Belgesi bildirilen ay içerisinde ücretli izin (yıllık izin vs.) kullanmış ise, kullandığı ücretli izin gününe karşılık gelen prime esas kazançı girilmelidir..nokta,virgül,parantez,tire vs. içermemelidir. Sol tarafın sıfır ile doldurulması gerekmez. Sigortalının ay içerisinde ücretli izni yok ise bu alan boş bırakılmalıdır. EGN: Bu alana, sigortalının aşağıdaki tabloda (Tablo 1-b-2/3) listelenen sebeplerden dolayı eksik hizmet günü varsa (işe giriş veya çıkışı olmadan hizmet günü 30 değil ise) eksik gün neden kodu girilmelidir. Aksi takdirde bu alan boş bırakılmalıdır. EGN Eksik Gün Nedeni Açıklama Kod 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 İstirahat Ücretsiz İzin Disiplin Cezası Gözaltına Alınma Tutukluluk Kısmi İstihdam Puantaj Kayıtları Grev Lokavt Genel Hayatı Etkileyen Olaylar Doğal Afet Birden Fazla Diğer (Tablo 1-b-2/3) İÇN: Bu alana, eğer sigortalı Aylık Prim ve Hizmet Belgesi bildirilen ay içerisinde işten çıkmış ise (ÇGÜN dolu ise) işten çıkış nedeni olarak (Tablo 1-b-2/4) de listelenen kodlardan biri girilmelidir. Sigortalının ay içerisinde işten çıkışı yok ise bu alan boş bırakılmalıdır. İÇN İşten Çıkış Nedeni Açıklama Kod 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 4857/15.MADDE İŞ AKDİNİN SİGORTALICA FESHİ 4857/15.MADDE İŞ AKDİNİN İŞVERENCE FESHİ 4857/25.MADDE İŞ AKDİNİN İŞVERENCE FESHİ 4857/24.MADDE İŞ AKDİNİN SİGORTALICA FESHİ 4857/18.MADDE İŞ AKDİNİN İŞVERENCE FESHİ 506/11.MADDE İŞ KAZASI SONUCU ÖLÜM ÖLÜM 4857/31.MADDE İŞ AKDİNİN İŞVERENCE FESHİ EMEKLİLİK KADIN SİGORTALININ EVLENMESİ DİĞER NEDENLER 4857/17.MADDE İŞ AKDİNİN İŞVERENCE FESHİ 4857/17.MADDE İŞ AKDİNİN SİGORTALICA FESHİ 4857/22.MADDE İŞ AKDİNİN İŞVERENCE FESHİ (Tablo 1-b-2/4) 7
ÖRNEK SİGORTALI GİRİŞLERİ: 1. Sigortalı Satırı Sigortalı bütün sigorta kollarına tabidir. (Belge Türü = 01) Sigortalı herhangi bir kanuni indirime tabi değildir (Kanun No = 00000) Sigortalı bildirge ayı içinde işe girmiştir (G.Gün = 0505) Sigortalı hizmet günü, ay içinde işe girdiği için; Gün = Ayın son günü İşe giriş günü + 1 Gün=31-05+1 Gün=27 dir. 2. Sigortalı Satırı Sigortalı bütün sigorta kollarına tabidir. (Belge Türü = 01) Sigortalı herhangi bir kanuni indirime tabi değildir (Kanun No = 00000) Sigortalı ay içerinde tam olarak çalıştığı için hizmet günü (Gün=30) dur. 3. Sigortalı Satırı Sigortalı bütün sigorta kollarına tabidir. (Belge Türü = 01) Sigortalı herhangi bir kanuni indirime tabi değildir (Kanun No = 00000) Sigortalı bildirge ayı içinde işten çıkmıştır (Ç.Gün = 2705) Sigortalı hizmet günü, ay içinde işten çıktığı için; Gün = İşten Çıkış Günü Gün=27 dir. Sigortalının bildirge ayı içinde işten çıkışı olduğu için işten çıkış nedeni girilmiştir (İ.Ç.N = 01) 4. Sigortalı Satırı Sigortalı bütün sigorta kollarına tabidir. (Belge Türü = 01) Sigortalı herhangi bir kanuni indirime tabi değildir (Kanun No = 00000) Sigortalı ay içerinde tam olarak çalıştığı için hizmet günü (Gün=30) dur. Sigortalı ay içerinde 30 hizmet gününün 10 gününü ücretli izinli olarak geçirmiştir. (Ü.İ.G = 10) Sigortalı 10 gününü ücretli izinli olarak geçirdiği için, 10 günlük iznine karşılık gelen prime esas kazancı girilmiştir.(ücretli İzin PEK = 200000000) 5. Sigortalı Satırı Sigortalı bütün sigorta kollarına tabidir. (Belge Türü = 01) Sigortalı herhangi bir kanuni indirime tabi değildir (Kanun No = 00000) Sigortalı ay içerinde tam olarak çalışmamış, ücretsiz izin/eksik hizmet günü var (Gün=25). Hizmet günü tam olmadığı için eksik gün nedeni girilmiştir.(egn=13) 6. Sigortalı Satırı 8
Sigortalı bütün sigorta kollarına tabidir. (Belge Türü = 01) Sigortalı 04857 sakatlık indirimi kanununa tabidir (Kanun No = 04857) Sigortalı bildirge ayı içinde,ayın başında işe girmiştir ve ayın sonunda işten çıkmıştır, tam ay çalıştığı için hizmet günü 30 kabul edilir (Gün = 30) Sigortalının bildirge ayı içinde işten çıkışı olduğu için işten çıkış nedeni girilmiştir (İ.Ç.N = 01) 7. Sigortalı Satırı Sigortalı bütün sigorta kollarına tabidir. (Belge Türü = 01) Sigortalı herhangi bir kanuni indirime tabi değildir (Kanun No = 00000) Sigortalı ay içerinde tam olarak çalışmamış, ücretsiz izin/eksik hizmet günü var (Gün=25). Sigortalı ay içerinde 25 hizmet gününün 10 gününü ücretli izinli olarak geçirmiştir. (Ü.İ.G = 10) Sigortalı 10 gününü ücretli izinli olarak geçirdiği için, 10 günlük iznine karşılık gelen prime esas kazancı girilmiştir.(ücretli İzin PEK = 200000000) Hizmet günü tam olmadığı için eksik gün nedeni girilmiştir.(egn=03) 8. Sigortalı Satırı Sigortalı Sosyal güvenlik destekleme primine tabidir(emekli). (Belge Türü = 02) Sigortalı herhangi bir kanuni indirime tabi değildir (Kanun No = 00000) Sigortalı ay içerinde tam olarak çalışmamış, ücretsiz izin/eksik hizmet günü var (Gün=25). Hizmet günü tam olmadığı için eksik gün nedeni girilmiştir.(egn=13) 9. Sigortalı Satırı Sigortalı Sosyal güvenlik destekleme primine tabidir(emekli). (Belge Türü = 02) Sigortalı 04857 sakatlık indirimi kanununa tabidir (Kanun No = 04857) Sigortalı bildirge ayı içinde işten çıkmıştır (Ç.Gün = 2505) Sigortalı hizmet günü, ay içinde işten çıktığı için; Gün = İşten Çıkış Günü Gün=25 olması gerekirken Gün=20 girilmiştir, bu ücretsiz izin/eksik hizmet günü olduğunu gösterir. Hizmet günü tam olmadığı için eksik gün nedeni girilmiştir.(egn=04) Sigortalının bildirge ayı içinde işten çıkışı olduğu için işten çıkış nedeni girilmiştir (İ.Ç.N = 01) Sigortalı ay içerinde 20 hizmet gününün 10 gününü ücretli izinli olarak geçirmiştir. (Ü.İ.G = 10) Sigortalı 10 gününü ücretli izinli olarak geçirdiği için, 10 günlük iznine karşılık gelen prime esas kazancı girilmiştir.(ücretli İzin PEK = 200000000) 1-b-3) Excel den XML hazırlama. 9
Excel dosyasını yukarıda (1-b-2) bölümünde belirtilen kurallar çerçevesinde doldurduktan sonra XML dosya hazırlamak için; İşlem tuşları bölümünde (Resim 1-b-3/1) Kırmızı daire içine alınmış hücreye (J4 hücresi) hazırlanak olan XML dosya için disk üzerinde adres ve dosya adı girilmelidir. Örneğin J4 hücresine girilecek olan C:\EBIL0504.XML bilgisi, bilgisayarınızın C: sürücüsünde ebil0504.xml isimli bir dosya hazırlamanızı sağlar. (Resim 1-b-3/1) Xml Dosya için disk üzerinde yer ve dosya ismi belirlendikten sonra, (Resim 1-b-3/1) mavi daire içine alınmış tuşa tıklanmalıdır. Bu tuşa tıklandığında sayfaya doldurulan bilgiler veri giriş kontrollerinden geçer, hatalı veri bulunduğu takdirde hata ile ilgili mesaj verilerek işlem durdurulur, hatalı veri bulunamaz ise ekrana XML Dosya Hazırlandı mesajı gelir. XML Dosya Hazırlandı Mesajı XML dosyanın J4 hücresinde girilen dosya ismi ile hazırlandığını gösterir. Hazırlanan bu xml dosya, e-bildirge internet uygulamasında Aylık Prim ve Hizmet Belgesi XML Dosya Transferi (Resim 1-b-3/2) ekranından transfer edilebilir (Resim 1-b-3/2) 1-c) Metin/Text Dosyadan XML Dosya Hazırlama; Bu seçenek ile, özel yazılımlarla hazırlanan text formatındaki Aylık Prim ve Hizmet Belgesi verilerin excel üzerinden xml formatına çevrilmesi sağlanır. Bu işlem için Aylık Prim ve Hizmet Belgesi verileri text olarak aşağıdaki formatta hazırlanmalıdır. Text dosyanın birinci satırı ile diğer satırlarının formatı farklıdır. Birinci satır işyeri ve dönem bilgisini içerirken, ikinci ve daha sonraki satırlar sigortalı hizmet ve kazanç bilgilerinden oluşur. 10
11 Text Dosya Formatı BİRİNCİ SATIR : İşyeriSicil Nümerik(21) Boşluk Karakter(01) KontrolNo Nümerik(02 Boşluk Karakter(01) AracıNo Nümerik(03 Boşluk Karakter(01) Ünvan Karakter(50 Boşluk Karakter(01) Adres Karakter(50 Boşluk Karakter(01) VergiNo Nümerik(14 Boşluk Karakter(01) DönemYıl Nümerik(04 Boşluk Karakter(01) DönemAy Nümerik(02 İKİNCİ ve SONRAKİ SATIRLAR : BelgeTürü Nümerik(02 Boşluk Karakter(01) KanunNo Karakter(05 Boşluk Karakter(01) S.SicilNo Nümerik(13 Boşluk Karakter(01) TCK No Nümerik(11 Boşluk Karakter(01) Ad Karakter(18 Boşluk Karakter(01) Soyad Karakter(18 Boşluk Karakter(01) İlkSoyad Karakter(18 Boşluk Karakter(01) PEK Nümerik(18 Boşluk Karakter(01) Gün Nümerik(02 Boşluk Karakter(01) G.Gün Nümerik(04)-ggaa Boşluk Karakter(01) Ç.Gün Nümerik(04)-ggaa Boşluk Karakter(01) ÜİG Nümerik(02 Boşluk Karakter(01) ÜİPEK Nümerik(11 Boşluk Karakter(01) EGN Nümerik(02 Boşluk Karakter(01) İÇN Nümerik(02)
Yukarıdaki formatta text dosya hazırlandıktan sonra www.ssk.gov.tr adresinden indirilen excel dosyasında (Bakınız: 1-b-1) Excel dosyasının bilgisayara kaydedilmesi.) ; (Resim 1-c-1/1) J6 adresindeki hücreye (Resim 1- c-1/1 kırmızı daire) dosyanın adı girilmelidir. Daha sonra TEXT Dosya Yükle (Resim 1-c-1/1 mavi daire) tuşuna tıklanarak hazırlanan text dosyadaki verilerin excel e aktarılması sağlanır. Veriler excel e aktarıldıktan sonra, 1-b-3) Excel den XML hazırlama bölümünde ki işlem adımları ile xml dosya hazırlanır. 12
2) e-bildirge İçin XML Dosya Örneği <?xml version="1.0" encoding="iso-8859-9"?> <AYLIKBILDIRGELER> <ISYERI ISYERISICIL="261210909000000808601" KONTROLNO="52" ISYERIARACINO="000" ISYERIUNVAN="EBILDIRGE A.Ş." ISYERIADRES= "E-BILDIRGE CAD. ANKARA" ISYERIVERGINO="00009480057601"/> <BORDRO DONEMAY="05" DONEMYIL="2004"/> <BILDIRGELER BELGETURU="01" KANUN="00000"> <SIGORTALILAR> <SIGORTALI SIRA="1" SIGORTALISICIL="12345678" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="BALCI" PEK="2748150000" GUN="30"/> <SIGORTALI SIRA="2" SIGORTALISICIL="1234567890123" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="KOÇ" PEK="2077151335" GUN="30"/> <SIGORTALI SIRA="3" SIGORTALISICIL="1234561237897" TCKNO="12345678901" AD="VELİ" SOYAD="TAŞ" PEK="2077151335" GUN="30"/> <SIGORTALI SIRA="4" SIGORTALISICIL="1234567891234" TCKNO="12345678901" AD="VELİ" SOYAD="YAVAŞ" PEK="1256106071" GUN="14" CIKISGUN="1405" ISTENCIKISNEDENI="01"/> </SIGORTALILAR> </BILDIRGELER> <BILDIRGELER BELGETURU="01" KANUN="04857"> <SIGORTALILAR> <SIGORTALI SIRA="1" SIGORTALISICIL="12345678" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="BALCI" PEK="2748150000" GUN="30"/> <SIGORTALI SIRA="2" SIGORTALISICIL="1234567890123" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="KOÇ" PEK="2077151335" GUN="30"/> <SIGORTALI SIRA="3" SIGORTALISICIL="1234561237897" TCKNO="12345678901" AD="VELİ" SOYAD="TAŞ" </SIGORTALILAR> </BILDIRGELER> <BILDIRGELER BELGETURU="02" KANUN="00000"> <SIGORTALILAR> <SIGORTALI SIRA="1" SIGORTALISICIL="12345678" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="BALCI" PEK="2748150000" GUN="30"/> </SIGORTALILAR> </BILDIRGELER> </AYLIKBILDIRGELER> 13
3) XML Dosya Hataları XML Dosya transferi aşamasında en sık karşılaşılan hatalar ve çözüm önerileri aşağıda listelenmiştir. Hata: Gönderilen Dosyanın İçeriği text/xml Olmalıdır. Gönderdiğiniz dosya xml formatında değildir. (e-bildirge uygulamasında kullanıcılar excel dosyasından oluşturdukları xml dosyası yerine, excel dosyasının kendisini tranfer etmeye çalıştığında oluşan hata mesajıdır). Hata: Xml Dosya ile verilen İşyeri SicilNumarası, Seçilen İşyeri SicilNumarasından farklı...! Gönderdiğiniz xml dosyada ISYERISICIL ve ISYERIARACINO alanlarındaki bilgiler uyuşmuyordur. xml dosyada ki ISYERISICIL ve ISYERIARACINO bilgileri e- bildirge uygulamasının ana menüsünde üst kısımda gösterilen işyeri bilgileri ile aynı olmalıdır. Hata: Hatalı Veri Tesbit Edilmiştir. Hata Satırı: 3; Hata Sütunu: XXX Gönderdiğiniz xml dosya içerisinde işyeri bilgilerinde hata vardır. Hatanın düzeltilmesi için, gönderirken hata aldığınız xml dosyayı, windows başlat menüsünden donatılar bölümüne giderek Not Defteri Uygulamasını çalıştırın. Uygulamnın Dosya menüsünden aç ı seçin, açılan pencerede xml dosyanızı gösterin. Dosya içerisinde aşğıdakine benzer yazılar olacaktır. 1.Satır <?xml version="1.0" encoding="iso-8859-9"?> 2.Satır <AYLIKBILDIRGELER> 3.Satır <ISYERI ISYERISICIL="261210909000000808601" KONTROLNO="52" ISYERIARACINO="000" ISYERIUNVAN="EBILDIRGE A.Ş." ISYERIADRES= "E-BILDIRGE CAD. ANKARA" ISYERIVERGINO="00009480057601"/> 4.Satır <BORDRO DONEMAY="05" DONEMYIL="2004"/> 5.Satır <BILDIRGELER BELGETURU="01" KANUN="00000"> 6.Satır <SIGORTALILAR> 7.Satır <SIGORTALI SIRA="1" SIGORTALISICIL="12345678" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="BALCI" PEK="2748150000" GUN="30"/> 8.Satır <SIGORTALI SIRA="2" SIGORTALISICIL="1234567890123" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="KOÇ" PEK="2077151335" GUN="30"/> 9.Satır <SIGORTALI SIRA="3" SIGORTALISICIL="1234561237897" TCKNO="12345678901" AD="VELİ" SOYAD="TAŞ" PEK="2077151335" GUN="30"/> 14
3. satırda aşağıdaki kriterleri kontrol edin; İşyeri sicil bilgisi 21 tane rakamdan oluşmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. Kontrol no bilgisi 2 tane rakamdan oluşmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. İşyeri Aracı no 3 tane rakamdan oluşmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. Tırnak içerisinde aracı kurum/taşaron firmaysanız aracı numaranız değilseniz 3 tane sıfır olmalıdır. İşyeri Ünvan ve adres bilgileri boşluk ve özel işaretler dahil 50 harfi geçmemelidir. İşyeri vergi numarası en fazla 14 tane rakamdan oluşmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. Hata: Hatalı Veri Tesbit Edilmiştir. Hata Satırı: XXX; Hata Sütunu: YYY Gönderdiğiniz xml dosya içerisinde işyeri bilgilerinde hata vardır. Hata mesajında XXX, 7 veya daha büyük bir sayı ise sigortalı bilgilerinde hata olma olasılığı yüksektir.hatanın düzeltilmesi için, gönderirken hata aldığınız xml dosyayı, windows başlat menüsünden donatılar bölümüne giderek Not Defteri Uygulamasını çalıştırın. Uygulamnın Dosya menüsünden aç ı seçin, açılan pencerede xml dosyanızı gösterin. Dosya içerisinde aşğıdakine benzer yazılar olacaktır. 1.Satır <?xml version="1.0" encoding="iso-8859-9"?> 2.Satır <AYLIKBILDIRGELER> 3.Satır <ISYERI ISYERISICIL="261210909000000808601" KONTROLNO="52" ISYERIARACINO="000" ISYERIUNVAN="EBILDIRGE A.Ş." ISYERIADRES= "E-BILDIRGE CAD. ANKARA" ISYERIVERGINO="00009480057601"/> 4.Satır <BORDRO DONEMAY="05" DONEMYIL="2004"/> 5.Satır <BILDIRGELER BELGETURU="01" KANUN="00000"> 6.Satır <SIGORTALILAR> 7.Satır <SIGORTALI SIRA="1" SIGORTALISICIL="12345678" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="BALCI" PEK="2748150000" GUN="30"/> 8.Satır <SIGORTALI SIRA="2" SIGORTALISICIL="1234567890123" TCKNO="12345678901" AD="ALİ" SOYAD="KOÇ" PEK="2077151335" GUN="30"/> 9.Satır <SIGORTALI SIRA="3" SIGORTALISICIL="1234561237897" TCKNO="12345678901" AD="VELİ" SOYAD="TAŞ" PEK="2077151335" GUN="30"/> XXX ile belirtilen satırda aşağıdaki kriterleri kontrol edin; Sigortalı sıra bilgisi 1 ile 99999 arasında bir sayı olmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. Sigortalı sicil bilgisi enaz 1, enfazla 13 rakamdan oluşmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. TC Kimlik Numarası alanında 11 tane rakam olmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. TC kimlik numarası 10000000000 dan büyük veya eşit olmalı. İlgili satırda bildirilen kişi yabancı uyruklu ise TCKNO= 99999999999 bilgisi satırda yeralmamalıdır. Yani TCK nosu olmayan bir sigortalıyı TCKNO= şeklinde bildirmek hatalıdır. Ad soyad alanları boşluk ve özel işaretler dahil enaz 1 enfazla 18 harf olmalıdır. Çift tırnaklar arasında tırnak işareti kullanılmamalıdır. İlksoyad bilgisi bayan sigortalılar için, ilk soyadı varsa doldurulması gereken bir alandır. Dolayısı ile erkek sigortalılar için ILKSOYAD= aaaaa bilgisi hiç olmamalı, bayan sigortalılar için varsa boşluk ve özel işaretler dahil enaz 1 enfazla 18 harf olmalıdır. Çift tırnaklar arasında tırnak işareti kullanılmamalıdır. PEK bilgisi 1 ile 999999999999999999 arasında bir sayı olmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. GUN bilgisi 0 ile 30 arasında bir sayı olmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. 15
GIRISGUN bilgisi sigortalı ay içerisinde işe girmiş ise, giriş tarihi ggaa formatında olmalı (19 mayıs için GIRISGUN= 1905 ), sigortalının ay içerisinde işe girmemiş ise GIRISGUN= 1905 bilgisi hiç olmamalı veya GIRISGUN= 0000 şeklinde olmalı. CIKISGUN bilgisi sigortalı ay içerisinde işe girmiş ise, giriş tarihi ggaa formatında olmalı (19 mayıs için CIKISGUN= 1905 ), sigortalının ay içerisinde işe girmemiş ise CIKISGUN= 1905 bilgisi hiç olmamalı veya CIKISGUN= 0000 şeklinde olmalı. UCRETLIIZINGUN bilgisi var ise 0 ile 30 arasında bir sayı olmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. UIGPEK bilgisi var ise 0 ile 99999999999 arasında bir sayı olmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. EKSIKGUNNEDENI bilgisi var ise 0 ile 13 arasında bir sayı olmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. ISTENCIKISNEDENI bilgisi var ise 0 ile 11 arasında bir sayı olmalı, tırnak içerisinde boşluk tire, nokta virgül vs. olmamalıdır. 16
e-bildirge KULLANIM KLAVUZU e-bildirgeye Giriş Sisteme Giriş E-Bildirge uygulamasına giriş yapılabilmesi için SSK Şubelerimiz aracılığı ile yapılan başvuru sonucunda, kullanıcılara sağlanmış olan kullanıcı kimlik ve şifrelerinin (Sistem şifresi ve İşyeri şifreleri) aşağıda görüldüğü şekilde www.ssk.gov.tr adresindeki e-bildirge uygulamasının giriş sayfasına girilmesi gerekmektedir. Kullanıcı Adı,Sistem Şifresi ve işyerine verimiş olan şifre (sanal klavyeden girilmesi önerilir) doğru olarak girildikten sonra, "GİRİŞ" tuşuna tıklandığında, işyreri şifresinin ait olduğu işyerinde işlem yapmak üzere e-bildirge ana menüsüne ulaşılır.
Ana Menü Ana menü, uygulama içerisinde yapılabilecek bütün işlemler için seçenekler sunar. Yapılması istenen işlem için ilgili tuşa tıklayarak işlem ile ilgili ekrana geçilir. Ana menünün üst kısmında üzerinde çalışılmakta olan şirket bilgileri ile kullanıcı adı ve son giriş zamanı görüntülenir.
Cari Dönem Bildirge Giriş Belge Çeşidi ve Kanun Seçimi Verilecek bildirgenin belge türü ve kanun maddesi aşağıdaki ekran kullanılarak seçilir. Belge türü seçimi için, belge türü seçim kutusunun sağında bulunan tuşa tıklanır. Açılan belge türü seçeneklerinden bir tanesi fare yardımı ile seçilir. Kanun maddesi seçimi için, kanun maddesi seçim kutusunun sağında bulunan tuşa tıklanır. Açılan kanun maddesi seçeneklerden bir tanesi fare yardımı ile seçilir. Belge türü 9 ve 15 olan bildirgeler için prim türü seçim kutusu aktif hale geçer. Bu belge çeşitleri için fare kullanılarak en az bir prim türü seçilmelidir. Birden fazla seçim yapılmak isteniyorsa kontrol (Ctrl) tuşu basılı tutularak fare yardımı ile çoklu seçim yapılabilir.
Belge türü seçimi ve gerekiyorsa kanun maddesi seçimi yapıldıktan sonra; bir önceki ay aynı belge çeşidi ve kanun için verilmiş olan bildirgeden verilerin otomatik olarak alınması isteniyorsa Bir önceki döneme ait bilgileri yükle kutucuğu tıklanmalıdır, aksi takdirde Bildirge Giriş İşlemine Devam Etmek İçin Tıklayınız tuşuna fare ile tıklayarak bildirge giriş ekranına geçilir.
Aylık Prim ve Hizmet Belgesi giriş ekranının üst kısmında şirket bilgileri, bildirge başlık bilgileri ve sayfa bilgileri görüntülenir. Kayıt Giriş Yeni kayıt girişi için ekranın üst kısmında bulunan tek satırlık veri giriş kutularına gerekli bilgiler girildikten sonra Ekle tuşuna tıklanır. Girişi yapılan kayıtta hata yok ise, kayıt yeşil renkli bir satı olarak, veri giriş satırının altındaki sigortalılar listesine eklenir. Girişi yapılan kayıtta hata var ise, hatalı olan bilgilerin bulunduğu giriş kutuları kırmızı renklendirilerek, kaydın girişi engellenir. Kayıt Düzeltme Daha önce girilmiş (aşağıdaki sigortalılar listesinde bulunan) sigortalı bilgileri üzerinde değişiklik yapmak için, değişikliğin yapılacağı kaydın bulunduğu satır üzerinde herhangi bir yere fare ile tıklandığında ilgili satırdaki bilgiler veri giriş satırına otomatik olarak taşınır. Gerekli düzeltmeler veri giriş satırı üzerinde yapıdıktan sonra Güncelle tuşuna tıklandığında güncelleştirilmiş bilgiler, hatasız ise sigortalı listesine aktarılır, hatalı ise hatalı olan bilgilerin bulunduğu giriş kutuları kırmızıı renklendirilerek, kaydın girişi engellenir. Kayıt Silme Kayıt listesinde mevcut kayıtlar arasından silme yapmak için, silinmesi istenen kaydın sol tarafındaki kutucuğa fare ile tıklayarak işaret konur. İşaretleme işlemi birden fazla kayıt için yapılabilir. İşaretli kayıtların silinmesi için Sil tuşuna tıklanır.
Sayfa Düzeni Aylık Prim ve Hizmet Belgesi giriş ekranı 10 satırlık sayfalardan oluşur. Ekranın sol alt kısmınki Sayfada satır sayısı kutusundan seçilecek değer ile sayfadaki satır sayısı değiştirilebilir. Önceki sayfa ve Sonraki sayfa tuşlarına fare ile tıklayarak sayfalar arasında geçiş yapılabilir. Ayrıca nolu sayfayı göster tuşunun solundaki kutucuğa istenilen değer girildikten sonra nolu sayfayı göster tuşuna fare ile tıklandığında istenilen sayfaya direk geçiş yapılabilir. Sigortalı Bilgisi Arama Girilen sigortalı bilgileri SSK kayıtları ile birebir uyuşmak zorundadır. Özellikle ad, soyad bilgileri girilirken küçük harf, büyük harf ve kısaltmalara dikkat edilmelidir. Bu alanların SSK kaytlarından otomatik olarak getirmek için, veri giriş satırında sigortalı sicil numarasını yazdıktan sonra Sicilden Sorgu tuşuna tıklanabilir. (Sicilden sorgulama veri girişini yavaşlatabileceği için, kayıtların tamamının girilip Kayıt kontrolü ile toplu olarak kontrol edilmesi önerilir. Onay Ekranına Geçiş Ekranın sağ alt köşesinde bulunan Onay Ekranına Geç tuşuna tıklandığında onay ekranına geçilir. Eğer kayıtlarda hata yok ise onay ekranında işlemlere devam edilebilir. Kayıtlarda hata var ise, onay ekranında kayıtlarınızın hatalı olduğuna dair kırmızı çerçeve içinde uyarı yazısı ve veri giriş ekranına geri dönüş için Hizmet Belgesinde Düzeltme Yap tuşu vardır. Hizmet Belgesinde Düzeltme Yap tuşu ile veri giriş ekranına geri dönüldüğünde kırmızı renkli görünen alanlar hatalı alanları, yeşil renkli satırlar hatasız kayıtları ifade eder.
Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Dosya Transferi Aylık Prim ve Hizmet Belgesi dosya transferi, Aylık Prim ve Hizmet Belgesi giriş ekranından tek tek giriş işlemi yerine, XML formatında önceden hazırlanmış Aylık Prim ve Hizmet Belgelerinin sisteme aktarılmasını sağlar. XML formatında Aylık Prim ve Hizmet Belgesi piyasada kullanılan ticari bordro programlar ve XML editörleri yardımı ile hazırlanacabilecegi gibi, SSK tarafından sağlanan ve www.ssk.gov.tr web adresinden temin edilebilecek olan Excel formatında bir tablo ile hazırlanabilir. Trasfer edilecek XML dosya disk üzerinde oluşturulduktan sonra, Browse tuşuna tıklanarak XML dosyanın disk üzerindeki yeri gösterilebilir veya dosya adı kutusuna klavye ile dosya adresi yazılabilir. Dosya adı kutusu doldurulduktan sonra Dosyayı Gönder tuşuna tıklayarak dosyanın transfer işlemi başlatılır. Transfer işlemi tamamlandıktan sonra göndermiş olduğunuz dosyanın içerik kontrolü aşamasına geçilir. Bu aşamada Kontrole Gönder tuşuna tıklayarak dosya kontrolü işlemini başlatabilirsiniz. Dosya kontrol işlemi dosya büyüklüğüne bağlı olarak uzun sürebilir. Transfer işlemi bittikten sonra otomatik olarak onay ekranına geçilir.
Kontol işlemine geçmeden Yeni Dosya Transfer tuşuna tıklayarak başka dosyalar da transfer edilebilir. Her dosya transferi sistemde ayrı bir dosya transfer işlem kodu ile ifade edilir. Ekranda transferden, sonra görüntülenen dosya transfer kodu ile gönderilmiş dosyaların kontrolleri daha sonra yapılabilir. Aylık Prim ve Hizmet Belgesi Dosya Kontrol Aylık Prim ve Hizmet Belgesi dosya transferi ile gönderilmiş, XML formatındaki Aylık Prim ve Hizmet Belgelerinin içerik kontrolü aşağıdaki ekrandan yapılabilir.işlem kodu, Dosya Transferi sırasında transfer edilen dosyaları ayırmak amacı ile verilmiş koddur. İşlem koduna tıklayarak ilgili dosya kontrol işlemine geçilebilir. Kontrol işleminden sonra otomatik olarak Aylık Prim ve Hizmet Belgesi onay ekranına geçilir.