ÜNİTE - 5 BÜRO ORGANİZASYONU VE YÖNETİMİ

Bu üniteye neden çalışmalıyız.! Büro organizasyonu ve yönetiminin işletme içindeki yerini kavrayacak Büro düzenlemesinde yerleşme biçimi, estetik, renk ve müziğin olumlu ve olumsuz etkilerini kavrayacak, Bürolarda kullanılacak araç ve gereçleri alırken kullanışlı, kaliteli, ekonomik olmasının olumlu etkilerini kavrayacak İşletmelerde kullanılan makine, tesis ve malzemelerin olumlu ve olumsuz etkilerini kavrayacak,

1-Büro organizasyonu ve yönetimi Gerek kamu kuruluşlarında, gerekse özel kuruluşlarda, işlerin büyük bir kısmı bürolarda yürütülmektedir. Günümüzde büroların süratli, ekonomik, etkini kaliteli ve pratik yöntemlerle işleri sonuçlandırmaları istenmektedir. Bunun sağlanabilmesi için de büro yönetimine ilişkin asıl amacın, kural ve tekniklerin personel tarafından bilinmesi ve titizlikle uygulanması gerekir. Özellikle büro yöneticisinin, işletmenin genel amaçlarını, politiksı, planları, birimleri ve görevleri ile ilgili detaylı bilgilere sahip olması gerekir.

Büro hizmetleri Bürolarda işlerin planlanması Örgütlerin pozisyon ve fonksiyon şemaları Bürolarda yerleşme ve çalışma koşullarının geliştirilmesi Büro araç gereç ve makinelerin seçimi, kullanma esasları Bürolarda form kullanma esasları ve kontrolü Evrak, dosya ve arşiv hizmetlerinin örgütlenmesi ve geliştirilmesi

Büro organizasyonunda dikkat edilmesi gereken hususlar Daire ve büroların; a) Şehir ve ilçelerdeki yerleşim planı b) Aynı bina içindeki yerleşim planı Memurların oturma planı Odalardaki malzemelerin yerleşme durumu

Büro organizasyonunda planlama esasları Büroların yaptığı işin niteliğine göre Büroların büyüklüğüne ve yapısına göre Büronun diğer bürolarla ilişkisine göre Varsa halkla ilişki durumu ve derecesine göre Personel sayısına göre Bürolar arasındaki iş akışına göre Yerleşilecek binanın kav odalarının durumuna göre düzenlenir.

Büroların yerleşmesinde dikkat edilmesi gereken hususlar Birbirleriyle ilgili ve bağlantılı çalışanlar yakın masa ya da odalarda oturmalı Halka ilişkisi olanlar giriş katında veya kapıya yakın bulunmalı Görüş ve denetimi kolaylaştırmak üzere, açık bürolarda yöneticiler personeli görecek yer ve camlı odalarda oturmalı Herkesin kullandığı gereçler yakın yerlerde bulunmalı, yapılan işe uygun olmalı ve rahat kullanılmalı, işe yaramayan eşyalar büro ve işyerinden atılmalıdır Büroların donatım ve işleyişinde teknolojik ve diğer gelişmeler göz önünde tutulmalı Kullanılmayan alan oranı aza düşürülmeli Kazalara karşı iş güvenliği sağlanmalıdır

Büro organizasyonunda yerleşme biçimi, estetik, renk ve müzik kullanımının çalışanları olumlu yönde etkileyebileceğini unutmamak gerekir. Renklerin moral ve çalışma verimi üzerindeki etkileri ile ilgili çeşitli araştırmalar yapılmıştır. Bu araştırmaların sonuçlarına göre bürolarda koyu renkler hüzün vermekte moral bozmakta, açık renkler ise iç açıcı, ferahlatıcı, yumuşak bir etki yaratmaktadır. Ayrıca, açık renkler büroların ve iş yerlerinin temiz tutulması zorunlu hale getirdiğinden tercih edilmelidir.

Büro ve iş yerlerinde, eşyalar temiz ve bakımlı olmalıdır. Örneğin bilgisayarların tozdan korunması gibi Büro ve iş yerlerinde dinlendirici bir müzik çalınması personelin moralini olumlu biçimde etkiler. Bu nedenle özellikle açık bürolarda yumuşak ve hafif tonda müzik çalınması önerilebilir. Rahat bir çalışma düzeni sağlanması, gidiş gelişlerin rahatlıkla yapılabilmesi için masaların dört yanında yeterince boş alan bırakılması, yani yerleşimin çok iyi planlanması gerekir.

Bürolarda araç gereç alınırken dikkat edilmesi gereken hususlar Araç ve gereçler hizmet ya da mal üretiminde en uygun, ucuz, sağlam ve kullanışlı olmalı Standart, parçası bulunan, bakımlı ve onarımı ülkede yapılan modeller tercih seçilmeli Alınacak makineyi kullanabilecek, bakım ve onarım yapabilecek servis ve teknisyen bulunmalı Gösterişe özenilmemeli, sadelik ve konfor seçim nedeni olmalı Satın alma yerine gerektiğinde kiralanmaya gidilmelidir.

Büro ortamındaki tehlike ve aksaklıkları önlemek için yapılan teknik ve sistemli çalışmalara.denir. iş güvenliği Çalışanların iş güvenliğinin sağlanması; 1-İş güvenliği: İşin devamlı olması ve çalışana zararlı olmaması 2-İşletme güvenliği: İşletmenin çalışma şartlarına uygun bir şekilde düzenlenmiş yapılan işe göre gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmış olması 3-Üretim güvenliği: işyerlerinde üretilen malın satışın devamlı olması, çalışana ve topluma zarar gelmeyecek şekilde korunması durumudur.

Bürolarda iyi bir iş güvenliğinin sağlanabilmesi için dikkat edilmesi gerekenler; Tehlikeli durum ve davranışlara girilmemelidir. Çalışma sırasında doğru yöntemler kullanılmalıdır. Otomasyona gidilmelidir. (otomasyon bir işin insan ve makine arasında paylaşılmasıdır) Kişisel koruyucular kullanılmalıdır.

Yönetim faaliyetlerinin kabul edilen plana, verilen emirlere, konulan ilkelere uygun olarak etkin bir şekilde yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesine.denir. denetim İdari teşkilatın, idari denetim yoluyla denetlenmesi, hiyerarşik denetim ve idari teftiş şeklinde kendini gösterir. Hiyerarşik denetim, bürolardaki hizmetin yürütülmesi için idarenin kullandığı çeşitli araç ve elemanlar arsında en önemli yeri çalışanlar alır. İdari teftiş, her kademedeki çalışanın, en üst kademedeki yürütmeye yetkili kişiler veya organlar adına denetlenmesidir.

Hiyerarşik denetim, çalışanın iş başarısı durumuna yöneliktir. İdari teftiş ise genel kanun ve kurallara uyulmadığına bakılır. İdari teftiş, müfettişler tarafından yapılır ve yürütme yetkileri yoktur. Halbuki hiyerarşik denetimi yapan yöneticilerin yürütme yetkileri vardır.