01 HAZİRAN 2015 İZİBİZEDEFTER SON KULLANICI KLAVUZU
İçindekiler 1. Giriş... 2 2. Organizasyon Tanımı... 5 3. Açılış... 17 4. Defter Sihirbazı... 17 5. İmzalama... 22 6. Berat Oluşturma... 22 7. Berat İmzalama... 23 8. GIB e Gönder... 23 9. Berat İndir... 23 10. Görüntüle... 24 11. Görüntüle... 25 12. Baskı Önizeme ve Yazdırma... 25 13. GİB e Paket Yükleme... 26 14. Berat İndirme... 30 15. Onaylı Berat Görüntüleme... 31
1. Giriş Masaüstünde bulunan İzibiz E-Defter kısayoluna tıklayın. Açılan formda Kullanıcı adı, şifre ve işyeri bilgilerinizi girerek Tamam butonuna tıklayın. Bir uygulama üzerinde birden fazla mükellefe ait e-defter süreci yönetilebilmektedir. E-Defter süreci yönetilmek istenen Kurum bilgisi İşyeri alanında seçilerek sadece o kuruma ait verilerle işlem yapılabilir. Her e-defter kullanıcısına ait kullanıcı ve şifresiyle programa giriş yapabilmektedir. Kullanıcı ise alt kullanıcı oluşturabilir ve bu kullanıcılara yetki verebilirler. Kullanıcı oluşturmak için ise aşağıdaki gibi yol izlenilir. Uygulamanın içerindeki Ayarlar listesinde Kullanıcı Yönetimini seçerek işleme aşağıdaki yol izleyerek kullanıcı oluşturulabilir.
Yeni kullanıcı eklemek için + butonuna basarak yeni oluşturmak istediğiniz kullanıcıya ait bilgiler girilmektedir. Oluşturulan kullanıcı için Yetki tanımlaması bu alanda yapılmaktadır.
Kullanıcılar sekmesinden kullanıcı adını seçip + butonuna basıp Rol kullanıcılarının altına atamamız gerekmektedir. İşyerine ait kullanıcıları belirlemek için Kullanıcılar dan oluşturulan kullanıcıyı seçip + butonuna basıldığında Kullanıcı İşyeri ve İşyeri Kullanıcıları aktif hale gelir. Birden fazla işyeri var ise İşyerleri alanından işyerini seçmek gerekmektedir.
2. Organizasyon Tanımı Firma, mali müşavir, veritabanı, erp, mali mühür ve zaman damgası bilgilerinin tutulduğu ve zorunlu alanların mevcut olduğu bilgilerin tümünü kapsamaktadır. Firma Tanımları birden fazla olabilir. Bu tanımlamalar için Organizsazyon Detay bölümünden Organizasyon Tanımı + tıklanır. İlk firmanın unvanı yazılır.firma Detay böülümünden firmaya ait bilgilerin girişi yapılır. İşyeri Detay bölümündeki bilgiler doldurulur. Sihirbazı Tamamlama butonunu seçmeden önce ikinci firma için Organizasyon Tanımı alanına geri gelinir. İkinci firma tanımı için tekrar Organizsazyon Detay bölümünden Organizasyon Tanımı + tıklanır. İkinci firmanın unvanı yazılır.firma Detay böülümünden ikinci firmaya ait bilgilerin girişi yapılır. İşyeri Detay böülümündeki bilgiler ikinci firmaya ait olmak koşuluyla doldurulur. Sihirbazı Tamamlama bölümünden TAMAMLA tıklanır.
İşyeri Detay alanındaki firma tanımların tümü zorunlu alanlardır.
Erp alanında yapılması gerekenler ; Erp tipini kullanmış olduğunuz entegre muhasebe programına göre seçilir..eğer böyle bir tanım yapılmadıysa işyeri numarasını 0, Dönem numarasını 00101 olarak düzenleyebilirsiniz. Netsis erp programı için Tip 2 seçilir. Kullanıcı ilk olarak Netsis Erp programından yevmiye numaralama yapmalıdır. Daha sonra resmi yevmiye hazırlık raporu çalıştırılmalıdır. Netsis Erp programında Hazırlık Yevmiye Numarası için yapılması gerekenler belirtilmiştir. İlgili ay kayıtları tamamlandıktan sonra; Muhasebe modülünde Raporlar / Kanuni Defter Basımı / Yevmiye Defteri adımına girilerek;
Genel Kısıtlar kısmında Ay Kodu alanından o aya ait numralandırmayı yapıp daha sonra Resmi Basım kısmı işaretlenir. Resmi Basım seçeneği işaretlenerek ilgili aydaki muhasebe fişlerine Resmi Yevmiye No ataması işlemi yapılmaktadır. Bu adımı zaten her ay sonunda çalıştırıyor olmaları gerekmekte. Kullanıcıların bir de aynı menü adımından Genel Kısıtlar 1 kısmındaki Hazırlık çalıştırılsın kısmı işaretlenerek Rapor tuşuna basılır. Bu işlemle birlikte muhasebe kayıtları için belge tip ve belge numarası atamaları yapılır.
Bu işlemlerden sonra ilgili rapor alınabilir. Rapor menü adımına girilerek; Serbest Rapor menü adımından
YLN_Edefter_Kont isimli rapor seçilerek İzibiz E-Defter Son Kullanıcı Kullanım Klavuzu
Tüm rapor sahaları seçilip, İzibiz E-Defter Son Kullanıcı Kullanım Klavuzu
Sadece ay_kodu sahasına ilgili ay maskesini vermek yeterli olacaktır. Bu şekilde Raporlama yapılabilir.
Şeklinde rapor alabilirsiniz. Adres bölümü iki gruba ayrılır. Firmanıza ve Mali Müşavir adres bilgileri ayrı ayrı tanımlanlandığı alanlardır.
İlgili kişi bölümünde Firma ve Mali Müşavir bilgileri girildiği alandır. Mali mühür alanında ise ; E-fatura mükellefi iseniz e-faturaiçin kullanmış olduğunuz mali mühürü e-defter sisteminde de kullanmanız gerekmektedir. NOT : E-defter oluşturma sürecinden sonra İmzalama, Berat Oluşturma, Berat İmzalama,Gib e Gönderme ve Berat İndirme aşamlarında MALİ MÜHÜR bilgisayarınızda takılı ve aktif olmak zorundadır. Mali mühür şifrenizi girmeniz gerekmektedir. İmza doğrulaması gerçekleştir işaretlenmelidir. Zaman Damgası bilgileri için ; Tübitak tan tehsil edilmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığının mevzuat bilgilerine göre zaman damgası kullanımı ile ilgili zorunlu bir açıklama yoktur. Adres, Kullanıcı Adı, Şifre ve Port zaman damgası kullanmıyor olsanız bile doldurulması gerekmektedir.
Veri Tabanı bölümünde Sunucu, Veritabanı, Kullanıcı Adı ve Şifre bilgileri girilir Veri tabanında yapılan değişiklerden sonra bu alanlarıda tekrar düzenlemeniz gerekmektedir.
3. Açılış Uygulama ilk açıldığında, var ise daha önce oluşturulmuş e-defter kayıtları listelenecektir. 4. Defter Sihirbazı Üst menüde Program sekmesi içerisinde yer alan Defter Sihirbazı butonuna tıklayarak defter oluşturma sihirbazını açabilirsiniz. Butona tıkladığınızda aşağıdaki sihirbaz açılacaktır, Sonraki butonuna tıklayarak bir sonraki aşamaya geçebilirsiniz.
Bir sonraki formda ; Yıl, Ay, Başlangıç Tarihi, Bitiş Tarihi, Dosya Bölme Yöntemi Seçenekleri gelecektir. E-Defter oluşturulacak dönem aralığı bu alanlarda seçilmektedir. Bu aşamada otomatik olarak bazı kontroller yapılmakadır; İlk e-defteri oluşturduktan sonra başlangıç tarihi otomatik gelecektir, Sistemde kayıtlı olan bir döneme ait ikinci bir e-defter oluşturulamaz, Sistemde kayıtlı olan son dönem e-defter verileri dikkate alınarak arada boşluk bırakılamaz, örneğin onaylı Ocak ayı defteri sistemde mevcut iken Mart ayına ait defter oluşturulamaz, Oluşturulacak ilk e-defterin yevmiye madde ve sıra numarası 1 den başlamalıdır, Onaysız bir dönem verisi var iken ardışık bile olsa onaysız farklı bir dönem oluşturulamaz, Örneğin onaysız Ocak ayı defteri sistemde mevcut iken Şubat ayı defteri oluşturulamaz, İlgili verinin sistemde mevcut son yevmiye madde numarasından devam edip etmediği kontrol edilir, Tarihe göre yöntem seçildiğinde tarihler arasında boşluk bırakılamaz Tüm bu kontoller ile birlikte Otomatik ya da Tarihe Göre defter oluşturulabilir. GİB tarafından belirlenen kural doğrultusunda bir e-defter dosyası 200 MB büyüklüğü geçmemelidir. 200 MB lık bir dosya yaklaşık olarak 100.000 satırlık bir veriden oluşmaktadır. Bu dosyaların kullanıcılar tarafından görüntüleneceği dikkate alınarak öndeğer bölme limiti 25.000 satır (yaklaşık olarak 50 MB) olarak belirlenmiştir. Opsiyonel olan bu limit parametrelerden değiştirilebilir.
Tarihe göre bölme yöntemi seçildiğinde başlangıç ve bitiş tarihi alanları pasif oluğ, sağ taraftaki tarih alanı aktif hale gelecektir. Seçilen tarih aralıklarına göre parçalı e-defter oluşturulacaktır. Tarihe göre bölme yöntemi ile denetim esnasında kullanılmak üzere geçici e-defter oluşturulabilir. Oluşturulacak defterin bitiş tarihi bugünün tarihinden eski olmak zorundadır. Dönem bilgileri otomatik ya da tarihe göre seçilip Sonraki butonuna basılarak e-defterin kaç parçadan oluşacağı gözlemlenebilir. Bu sayfada oluşacak her bir parça için; Parça no, Başlangıç Yevmiye No, Bitiş Yevmiye No, Parça Başlangıç Tarihi,
Parça Bitiş Tarihi listelenecektir. Seçilen dönemde 25.000 satırdan az veri olması durumunda tek parça oluşacaktır.
Sonraki butonuna basıldığında Yevmiye defteri oluşturulmaya başlayacaktır. Her bir parça ayrı ayrı oluşturulacak, şema ve şematron kontrolünden geçirilecektir. Herhangi bir parçada şema ya da şematron hatası olması durumunda aynı arayüz üzerinde hata detayları görüntülenecek ve sonraki aşamaya geçilmesine izin verilmeyecektir. Sonraki butonuna basıldığında Kebir defteri oluşturulmaya başlayacaktır. Her bir parça ayrı ayrı oluşturulacak, şema ve şematron kontrolünden geçirilecektir. Herhangi bir parçada şema ya da şematron hatası olması durumunda aynı arayüz üzerinde hata detayları görüntülenecek ve sonraki aşamaya geçilmesine izin verilmeyecektir.
Sonraki butonuna tıklandığında sonuç ekranı görüntülenecektir. Tamamla butonu ile işlem sonuçlandırılabilir. 5. İmzalama Defter Oluşturuldu statüsündeki kayıt seçildiğinde üst menüde Program sekmesi içerisinde yer alan İmzala butonu aktif hale gelecektir. İmzala butonuna tıklandığında defterler imzalanarak Defter Oluşturuldu statüsünden Defter İmzalandı statüsüne alınır. 6. Berat Oluşturma Defter İmzalandı statüsündeki defter seçildiğinde Berat Oluştur butonu aktif hale gelecektir. Berat Oluştur butonuna tıklandığında beratlar oluşturularak Defter İmzalandı statüsünden Berat Oluşturuldu statüsüne alınır.
7. Berat İmzalama Berat Oluşturuldu statüsündeki defter seçildiğinde Berat İmzala butonu aktif hale gelecektir. Berat İmzala butonuna tıklandığında beratlar imzalanarak Berat Oluşturuldu statüsünden Berat İmzalandı statüsüne alınır. 8. GIB e Gönder Berat İmzalandı statüsündeki defter seçildiğinde GIB Gönder butonu aktif hale gelecektir. Manual yöntemde uygulama klasöründeki e-defter dosyaları GIB portaline yüklendikten sonra GIB Gönder butonuna tıklanır. Berat İmzalandı statüsündeki defterler Berat İmzalandı statüsünden GIB e Gönderildi statüsüne alınır. Bu aşamadan itibaren İptal butonu pasif hale gelmektedir. 9. Berat İndir GIB e Gönderildi statüsündeki kayıt seçildiğinde GIB Gönder butonu aktif hale gelecektir. Manual yöntemde indirilen onaylı berat dosyası açılacak pencerede seçilerek kayıt altına alınır.
10. Görüntüle Üst menüde program sekmesi içerisinde yer alan Görüntüle butonuna tıklanarak seçilen defter görüntülenebilir.
11. Görüntüle Üst menüde Program sekmesi içerisinde yer alan Berat Görüntüle butonuna tıklanarak Berat dosyası görüntülenebilir. Yevmiye Defteri ve Kebir Defteri seçilip Berat Görüntüle butonunu tıklanarak o deftere ait Berat dosyası görüntülenebilir. 12. Baskı Önizleme ve Yazdırma Üst menüde Program sekmesi içerisinde yer alan Baskı Önizleme butonuna tıklanarak görüntülenmiş doya için yazdırma penceresi açılabilir ve ilgili ekrandan Yazıcı çıktısı alınabilir.
13. GİB e Paket Yükleme Gerekli Olan Gereksinimler 1. Temin ettiğiniz akıllı kartınıza ait donanım sürücülerinin sisteminizde yüklü olması gerekmektedir. 2. Web tarayıcılarından belirtilen sürümünü yada daha üst bir sürümünü kullanınız ; o Mozilla Firefox 5 o Google Chrome 13 o Opera 9 o Apple Safari 5 o MS Internet Explorer 8 3. Sisteminizde Oracle JRE 1.6 ya da üzeri bir sürümü kurulu olmalıdır. Eğer sisteminizde bu uygulama kurulu değilse kurulum için http://www.java.com adresini ziyaret edebilirsiniz.
Gib Paket Yükleme İçin Uygulama Kullanım Klavuzu 1- Web Tarayıcınızda E-İmza ile Giriş sayfası ilk açıldığında Java tabanlı elektronik imza uygulamasının çalıştırılması için web sitesine güvenip güvenmediğiniz uyarısı karşınıza çıkabilir. Bu uyarı mesajında Run (Çalıştır) butonuna basarak işleme devam ediniz. Bu uyarı ile ilgili çeşitli web tarayıcılarında karşılaşılan örnek ekran görüntüleri aşağıda yer almaktadır. Mozilla Firefox, Internet Explorer ve Opera gibi web tarayıcılarında gösterilen uyarı mesajı Google Chrome web tarayıcısının bazı sürümlerinde gösterilen uyarı mesajı 2- Bu ekranda Java tabanlı elektronik imza uygulamasının web tarayıcınıza yüklenmesi beklenmektedir. Uygulamanın yüklenmesi tamamlandığında sonraki ekrana geçilecektir.
3- Elektronik imza uygulamasının yüklemesi tamamlandığında aşağıdaki ekran görülecektir. Elektronik İmza / Mali Mühür ile sisteme giriş işlemine başlamak için başla butonuna tıklayınız. 4- Başla butonuna bastıktan sonra size sunucudan otomatik olarak bir oturum kodu alınır ve aşağıdaki ekran görülür. Bu aşamada elektronik imzanızla giriş yapabilmek için akıllı kartınızın bilgisayarınıza takılı olması gerekmektedir. Ekranda görülen menüden akıllı kartınızı seçiniz, akıllı kartınızın şifresini giriniz ve Tamam butonuna basınız. Bu ekranla ilgili ayrıntılı bilgi almak için ekrandaki yardım butonuna tıklayabilirsiniz. 5- Tamam butonuna bastıktan sonra elektronik imza uygulamasının akıllı kartınıza erişiminin durdurulmasını isteyip istemediğinize dair güvenlik uyarısı çıkabilir. Bu uyarıya ait ekran görüntüsü aşağıdadır. Bu uyarıya No (hayır) butonuna tıklayarak akıllı kartınıza erişime devam edilmesi için izin veriniz.
6- Sonraki ekranda akıllı kartınızda bulunan elektronik imza yada mali mühür için kullanabileceğiniz sertifikalar gösterilir. Akıllı kartınızda bu amaçla genellikle 1 sertifika bulunur. Eğer daha fazla sertifika varsa kullanmak istediğiniz sertifikayı açılır listeden seçiniz. Tamam butonuna basarak işleme devam ediniz. Bu ekranla ilgili örnek ekran görüntüsü aşağıdadır. 7- Sonraki ekranda size imzalayacağınız metin gösterilir. Bu metni okuyunuz ve sisteme giriş işlemine başlanması için İmzala butonuna tıklayınız. 8- İmzala butonuna tıkladıktan sonra elektronik imza uygulaması akıllı kartınızı kullanarak sisteme giriş metnini imzalar ve bu metni sunucuya gönderir. Sunucudan imzanızın geçerli olduğu bilgisi geldikten sonra sisteme girişiniz tamamlanır ve anasayfaya yönlendirilirsiniz
9- Başarılı ile giriş yaptğınızda aşağıdaki gibi yükleme işlemini gerçekleştirceğiniz alan çıkar. Defterleri teker teker yükleyip işlemleri devam ettirebilirsiniz. 14. Berat İndirme E-defter paket yükleme statüsünden sonra, Paket listesine gelerek Onaylı Berat indirme alanına tıklayarak,onaylı beratlar bilgisayara kaydedilir. Yevmiye ve kebir beratlarının ikiside ayrı ayrı indirilmelidir ve kaydedilmelidir.daha sonra İzibizEDefter programından Berat İndir butonuna tıklayarak Gib portalden indirilen onaylı beratlar hangi dosyaya kayıt edilmiş ise bu zipli dosyaların yolu seçilmelidir.izibizedefter programında edefterlerin Gib e Gönder durumu Berat indirildi olarak değişecektir.
15. Onaylı Berat Görüntüleme GİB paket yükleme işlemleri gerçkleştikten sonra Onaylı Berat Görüntüle butonunu tıklayıp onaylı beratları görüntüleyebilirsiniz. Yevmiye defterinize ait beratı görüntelemek için tüm kaytılar altındaki sütundan yevmiye defterini, Kebir Defterine ait beratı görüntülemek için ise tüm kayıtlar altındaki sütundan kebir defterini seçip Onaylı Berat Görüntüleme yi seçebiilirsiniz.