EVRAK TAKİP SİSTEMİ (ETS) GENEL AÇIKLAMALAR

Transkript

1 EVRAK TAKİP SİSTEMİ (ETS) GENEL AÇIKLAMALAR 1. Kişisel Bilgilerin korunması kapsamında okul ve kurumlarımızda özel şirketlerin sağladığı her türlü programın kullanılmaması gerekmektedir. 2. Bu bağlamda farklı bir alternatif olarak Evrak Takip Sisteminin kullanılması tamamen güvenlidir. Program il müdürlüğümüzün internet sitesinde çalışmaktadır ve Bakanlığımız Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığından okullarımıza Doküman Yönetim Sistemi kullanılmaya başlanıncaya kadar Evrak Takip Sisteminin kullanımı ile ilgili olumlu görüş alınmıştır. 3. Evrak Takip Sistemi tamamen ücretsiz olarak kullanımınıza sunulmuştur. Kullanıcılar herhangi bir kurulum ve güncelleme bedeli ödemeyeceklerdir. 4. Evrak Takip Sistemi internet tabanlı bir sistem olduğundan internet bağlantısı olan her bilgisayardan evrak işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. 5. İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünde resmi yazışmalar kurum içinde Doküman Yönetim Sistemi üzerinden işlem görür. 6. Okul ve kurumlarımızda resmi yazılardaki ıslak imza işlemleri evrak üzerinden yapılacaktır. 7. Okul ve kurumlarımız ihtiyacı kadar ETS kullanıcısı (Müdür Yardımcısı, memur v.b.) tanımlayabilir. Sisteme girilen personel bilgilerinin doğruluğundan okul ve kurum idarecilerimiz sorumludur. Personellerin sisteme giriş parola işlemleri okul/kurum müdürü veya görevlendireceği bir personel tarafından yürütülür. 8. Gönderilecek yazı imzalandıktan sonra taranıp pdf formatına çevrilerek varsa ekleri ile birlikte ETS ye aktarılır. 9. Okul ve kurumlarımızda gelen/giden evrak defteri tutulur. ETS den gelen evrak sayısı ve okul/kurumdan gönderilen evrak sayıları ilgili deftere işlenir.

2 PROGRAMA GİRİŞ 10. Evrak takip sistemi internet tabanlı bir sistemdir ve Google Chrome internet tarayıcısıyla verimli çalışmaktadır. Program için başka tarayıcı programı kullanmayınız adresinden giriş ekranına ulaşıyoruz. 12. Güvenlik kodu, kullanıcı adı ve şifrenizi giriyorsunuz. 13. Kurum Müdürüne ait ekran ve yapılması gereken işlemler; İlk girişte şifrenizi değiştiriniz. Kurum ve iletişim bilgilerini eksiksiz doldurunuz. Evrak göndermek için ETS şifresi oluşturunuz (8 karakter). ETS şifresi kurum müdürünün yazıyı İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne göndermek için onayladığı anlamına gelen giriş şifresinden farklı bir şifredir. İsterseniz öğretmen/personel tanımlayabilirsiniz.

3 14. ETS Evrak Takip Sistemi Ekranı ve Menüleri Anasayfa Evrak İade Bildirimleri Ekranı Dosya Gönderme Alma Ekranı Mesaj ekranı (Tanımlanan kullanıcılara mesaj gönderimi) Modül Çıkış Düğmesi 15. Dosya İşlemleri: Dosya Gönder Yazı gönderme ekranıdır. Yeni Dosya & Evrak Ekle simgesine veya yazıya tıklandığında dosya yükleme ekranı açılır.

4 Yüklenebilecek dosya türleri, dosya boyutu dikkate alınarak dosya seçilir ve yüklenir. Eğer gönderilmesi gereken evrakta ek bulunuyorsa, masaüstünde yeni bir klasör oluşturulmalı içerisine üst yazı ve eklerini koyarak sıkıştırma (rar) yapılarak dosyanın yüklenmesi sağlanmalıdır. Masaüstündeki yeni klasörün üzerine farenin sağ tuşuna basarak sıkıştırma yapılır ve yeni oluşan yeniklasör.rar dosyası sisteme yüklenir. (Winrar)

5 Dosya Gönder Dosyayı Cevap Olarak Gönder Dosya Bilgilerini Düzenleme Açıklama Ekle Dosya Gönder Simgesine Bastıktan Sonra Girilmesi Gereken Kurum Müdürü ETS Şifresi. ETS Şifresi girilerek göndere basıldığında dosyanın gönderildiğini belirten uyarıyı görebilirsiniz.

6 16. Gelen Dosya İşlemleri: İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü nden kurumlarımıza gelen yazıları Dosya İşlemleri Okul Dosya İşlemleri menüsünden görebilirsiniz. Kuruma gelen yazıyı klasör simgesine tıklayarak açınız. Dosyanın gönderildiği tanımlı personel bilgisi Dosyayı tanımlı personele gönderme Ekleri indirme simgeleri Üst yazıyı indirme simgesi

7 17. İşleme Alınmayan / İade Edilen Evraklar İade olan evrak dosya işlemleri dosya gönder ekranında açıklaması ile birlikte görülür. Evrak sil simgesi kullanılarak silinir ve tekrar oluşturulup gönderilir. 18. Sisteme giriş için kullanıcı adı kurum kodu olup, parola kurum müdürünün cep telefonuna gönderilecektir. Mustafa KAYA MEBBİS Yöneticisi Dahili:131