KolayOfisHukukOfis OtomasyonSistemleri KulanıcıKılavuzu GüvenlikveDiğer
TelifHakkıveLisans TelifHakkı2014NtMicroDestek Yazılım Bil.San.Tic.Ltd.Şti. Telifhakkıyasalarınınizin verdiğidurumlardışında, öncedenizinalınmadan çoğaltılması,uyarlanması veyaçevrilmesiyasaktır. Bubelgedeyeralanbilgiler öncedenhaberverilmeksizin değiştirilebilir.microdestek ürünlerivehizmetlerineilişkin garantiler,buürünlerve hizmetlerlebirliktegelenaçık garantibeyanlarındabelirtilmiştir. Bubelgedeyeralanhiçbirşeyek garantioluşturacakşeklinde yorumlanmamalıdır.microdestek, işbubelgedeyeralanteknik hatalardanveyayazım hatalarından yadaeksikliklerdensorumlututulamaz. Bubelgeiçerisindeyeralantüm bilgilerkolayofiskulanımına yöneliktir. Ürünbildirimi Bukulanım kılavuzundaçoğupaketeortak olanözelikleranlatılmaktadır.bazıözelikler kulanmışolduğunuzpaketiçerisindevar olmayabilir. KolayOfisKulanıcıKılavuzu'nda bulunanensonbilgileriedinmekiçin, htp:/www.microdestek.com.tr/urun/kolay-ofis adresindekimicrodestekwebsitesinegidin.
İçindekiler 1 Güvenlik Parola Kullanıcı Güncelle...2-3 Sisteme Giriş Saatleri...3 Müvekkil İşlemleri...4 Sayfa Girişleri Yetkilendir...4 Kullanıcı Program Yetkileri...5 Dosya Sorumluları...6 Pratik Sorumlu Avukat Yetkilendirme Menüsü...6-7 Kurum Ayarları...7-8 Şirket Logosu...9 2 Menüsüz İşlemler 1 Arama Motoru...9-10 Döviz Kurları...10 Kayan Hatırlatma Ekranı...10 Faiz Hesapla...11 Günün İşlemleri...12 KolayOfis Yardım Programı...12
1 Güvenlik Güvenlik menüsü ile KolayOfis kullanımına ilişkin bir çok farklı işlem yapılabilinir. Kullanıcı bilgilerinin güncellenmesi, hangi kullanıcının hangi menüyü kullanabileceği, kurum ayarları ve logo işlemleri gibi bir çok farklı ve kullanımın yönlendirilmesini sağlayan işlem Güvenlik menüsü üzerinden gerçekleştirilmektedir. Güvenlik menüsü üzerinden ayrıca programın menü dışında kullanılacak alanlarından da bahsedilecek. Arama motoru, faiz işlemleri, hatırlatma ekranları ve günün işlemleri alanlarının kullanımına ilişkin bilgiler bu menü altında incelenecektir. Parola Kullanıcı Güncelle Sisteme yeni bir kullanıcı eklemek veya mevcut kullanıcılar üzerinde değişimlerin yapılacağı menüdür. Şekil.1. Öncelikli olarak üzerinde değişim yapılması istenen kullanıcı seçilir. 2
Kullanıcı seçimi tamamlandıktan sonra yeni açılan ekran üzerinden talep edilen değişimler gerçekleştirilir. Kullanıcı adı ve Parola bölümünde ki alanlar KolayOfis'e giriş yapılırken kullanılacak olan alanlardır. Bu yazılabilir alanları kullanıcılar sonrasında kendi taleplerine yönelik olarak da değiştirebilirler. Ad ve Soyad ile adres ve telefon bilgileri de sisteme eklenir. Dört ayrı kategori de çalışanlar sisteme tanımlanabilir. Çalışan tipi alanından kullanıcılar ; Avukat, Stajyer, Ofis Çalışanı ve Sekreter olarak sisteme tanımlanabilir. Avukat seçimi sonrasında yeni bir ekran açılacaktır. Bu ekran üzerinden avukatın vekil bilgilerinin sisteme girişi gerçekleştirilir. Bu alanda ki bilgiler Uyap tarafından zorunlu tutulan alanlardır. Bu alanların eksik girilmesi sonucunda oluşturulacak icra takiplerinde problem yaşanacaktır. Avukat dışında ki Çalışan Tiplerinde Vekil Bilgileri ekranı açılmayacaktır. Çalışan Tipi seçimi tamamlandıktan sonra Vergi Dairesi, Vergi No, Tc Kimlik No ve email adresleri girişleri tamamlanılarak işlem sonuçlandırılır. Merkez Kasa Kullanma Yetkisi Tanımla ve Personel Geçmiş / Gelecek Tarihli Avans / Masraf Yapabilsin seçenekleri kullanılarak, kullanıcıya bu alanlar ile ilgili yetkiler verilebilir. Tüm yapılan işlemlerin sonucunda Bilgileri Güncelle butonu tıklanır ve yapılan güncellemeler sisteme tanımlanır. Açıklama : Eğer mevcut bir kullanıcı yerine yeni bir kullanıcı tanımlanılacak ise Personel Kasa Hesap Devir İşlemleri kullanılar, eski personelden kalan muhasebe kayıtları yeni kullanıcıya aktarılmayabilir. Personel Kasa Hesap Devir İşlemleri seçildikten sonra hangi tarihte devir yapılacak ise tarih seçilir ve o günden itibaren yapılacak işlemler yeni personel üzerinden devam eder. Sisteme Giriş Saatleri Sisteme tüm giriş yapan kullanıcıların giriş zamanı ve giriş ip adresleri sistem üzerinden kayıt altına alınmaktadır. Kayıt altına alınan bu bilgilerin kontrolü Sisteme Giriş Saatleri menüsü üzerinden gerçekleştirilmektedir. Şekil.2. 3
Müvekkil İşlemleri Müvekkil İşlemleri menüsünde, web sitesi entegrasyonunda, müvekkillerin entegrasyonu kullanırken ihtiyaç duyacakları kullanıcı adı ve parolaları oluşturulmaktadır Şekil.3. Öncelikli olarak Kullanıcı Adı ve Parolası oluşturulması istenen müvekkil Anahtar butonuna tıklanılarak seçilir. Seçim tamamlandıktan sonra alt tarafta açılan ekran üzerinden Kullanıcı Adı ve Parola bilgilerinin kaydı yapılır. Tüm işlemler sonrasında Kullanıcı Oluştur butonu tıklanılarak işlem tamamlanır. Sayfa Girişleri Yetkilendir Sayfa girişleri yetkilendir menüsü ile menü ve dosya bazlı olarak yetkilendirmeler gerçekleştirilmektedir. Ayrıca sisteme daha önceden kayıt edilmiş olan dosya sorumluları ile ilgili değişimlerde bu ekran üzerinden gerçekleştirilmektedir. Kullanıcı Program Yetkileri Bu menü içerisinde kullanıcılar menü bazlı olarak yetkilendirilmektedir. 4
Şekil.4. Yetkilendirilmenin yapılabilinmesi adına öncelikli olarak ekranın sağ üst tarafında yer alan seçilebilir menü üzerinden, hangi menü üzerinde yetkilendirme yapılacak ise o menü seçilir. Menü seçme işlemi tamamlandıktan sonra sıra yetki verme işlemine gelecektir. Açık olan ekran ikiye bölünmüş durumdadır. Sol tarafta Yetkili Kullanıcı Listesi yer alırken sağ tarafta ise Yetkisiz Kullanıcı Listesi yer almaktadır. Yetkisi değiştirilecek olan kullanıcı seçimi tamamlandıktan sonra, eğer yetkisiz hale getirilecek ise Çıkart, yetkili hale getirilecek ise Ekle butonu tıklanır. Böylece menü bazlı olarak yetkilendirme işlemi tamamlanılacaktır. Açıklama : Hızlı Erişim < Tüm İşlemler menüsünde açılır ekran üzerinden işlem yapılabilinmesi için birden fazla menü için yetki verilmesi gereklidir. Çünkü tek bir ekran üzerinden birden fazla işlemin yapılabilinmesi söz konusudur. Bu ekranda işlem yapılabilinmesi için gerekli olan menü yetkileri aşağıda ki şekildedir ; Dosya İşlemleri Dosya Takip Dosya İşlemleri Dosya Güncelle Dosya İşlemleri Duruşma Keşif Satış Günü Ekle Doküman Ekle Görüntüle Ara Karar İşlemleri Ara Karar Giriş Ara Karar İşlemleri Ara Karar Düzelt ve Tamamla Cari İşlemler Avans ve Masraf Giriş İş Planla / Ajanda İş Planla İş Planla / Ajanda İş Tamamla Dosya Sorumluları 5
Bu menü içerinde kullanıcılar dosya bazlı olarak yetkilendirilmektedir. Şekil.5. Öncelikli olarak hangi dosya üzerinde sorumlu avukat kriteri üzerinde değişiklik yapılacak ise o dosya seçilmelidir. Ekranın üst tarafında yer alan Lütfen Cari Seçiniz seçilebilir ekranı üzerinden dosya seçim işlemi gerçekleştirilir. Dosya seçim işlemi tamamlandıktan sonra, o dosya ile ilgili Yetkili Kullanıcılar ve Yetkisiz Kullanıcılar görüntülenir. Açık olan ekran ikiye bölünmüş durumdadır. Sol tarafta Yetkili Kullanıcılar yer alırken sağ tarafta ise Yetkisiz Kullanıcılar yer almaktadır. Yetkisi değiştirilecek olan kullanıcı seçimi tamamlandıktan sonra, eğer yetkisiz hale getirilecek ise Çıkart, yetkili hale getirilecek ise Ekle butonu tıklanır. Böylece dosya bazlı olarak yetkilendirme işlemi tamamlanmış olur. Pratik Sorumlu Avukat Yetkilendirme Menüsü Bu menü ile toplu olarak dosya bazlı yetkilendirme işlemleri yapılmaktadır. Öncelikli olarak üzerinde değişim yapılması istenen kullanıcı seçilir. Kullanıcı seçimi yapıldıktan sonra Yetkilendirilecek Dosyaları Seç seçeneği seçilir. Bu seçenek seçildikten sonra ekranın alt tarafında sisteme kayıtlı olan tüm dosyalar görüntülenir. Bu dosyalar üzerinden hangisi üzerinde işlem yapılacak ise o dosyalar seçilir. Dosya seçme işlemi tamamlandıktan sonra Seçili Dosyalara seçeneği seçilir. Eğer yetkisi alınacak ise Yetkiyi Kaldır, yetki verilecek ise Yetki Ver seçeneği seçilir ve Seçili İşlemleri Başlat butınu tıklanır. Böylece dosya bazlı olarak yetkilendirme işlemi tamamlanmış olur. 6
Ayrıca tek tek dosya seçmek yerine tüm dosyalar üzerinde de yetkilendirme yapmak mümkündür. Avukat seçimi tamamlandıktan sonra Seçili Avukatların Tüm Dosyalardaki Yetkilerini Güncelle alanı seçilir. Ve eğer yetkisi alınacak ise Yetkiyi Kaldır, yetki verilecek ise Yetki Ver seçeneği seçilir ve Seçili İşlemleri Başlat butınu tıklanır. Böylece tüm dosyalar üzerinde yetkilendirme işlemi tamamlanmış olur. Kurum Ayarları Kurum Ayarları menüsünde genel olarak tüm kullanıcılara bazı izinler aktif veya pasif olarak değiştirilir. Ayrıca Büro Türü ile ilgili toplu işlemlerin yapılabilineceği gibi Dava Sonuçları da toplu olarak güncellenebilir. Şekil.6. Ekranın üst tarafında yer alan menü üzerinden KolayOfis kullanımına ilişkin bazı alanlar ve izinler aktif hale getirebilinir veya pasif edilebilinir. Bunun için üzerinde değişim yapılmasını istenen satırın en sağında yer alan el ikonu tıklanır ve İşlem İzin Durumu ekranından Evet veya Hayır seçeneği seçilerek Seçili Kurum Ayarını Güncelle butonu tıklanır. Böylece kurum ayarlarında ki değişim tamamlanmış olur. 7
Şekil.7. Büro Özel Türü İşlemleri ile sisteme hatalı eklenen büro özel türleri silinebilir, üzerinde değişim yapılabilinir veya birden fazla dosyanın büro özel türü değitirilebilir. İşlemlerin yapılabilinmesi için öncelikli olarak Büro Türü alanından özel tür seçilir. Açılır ekran üzerinden Sil butonu kullanılarak Büro Türü silinebilir. Düzelt butonu ile hatalı girilen Büro Türü üzerinde değişim yapılır. Birden Çok Dosyanın Seçili Özel Türü ile İlişkilendir butonu tıklanılarak da birden fazla dosyanın büro türü değiştirilir. Buton tıklandıktan sonra açılan ekran üzerinden dosyalar seçilir ve seçim işlemi tamamlandıktan sonra Yukarıda Seçili Özel Türü Aşağıda Belirttiğiniz Dosyalar ile İlişkilendirin butonu tıklanır ve işlem tamamlanmış olur. Şekil.9. Kurum ayarları menüsü üzerinden Dava Sonuçları Toplu Olarak Güncelle butonu tıklanılarak açılan yeni ekran üzerinden dava sonuçları toplu olarak güncellenebilir. Açılan ekran üzerinde tüm dosyalar açık olarak ekranda görüntülenmektedir. Sadece belirli müvekkiller üzerinde işlem yapılacak ise Lütfen Seçiniz seçeneği üzerinden müvekkil seçilerek de işlem yapılabilir. İstenilen müvekkil dosyaları seçildikten sonra sırası ile Kazandı / Kaybetti ve Tamamen / Kısmi olarak seçenekleri seçilir. Tüm işlemler sonrasında Dosyaları Güncelle butonu tıklanır ve işlem tamamlanır. 8
Şirket Logosu İşlemleri Şirket logosu menüsü üzerinden rapor çıktılarında, müvekkil giriş arayüzünde ve müvekkil rapor ( mail ) üzerinde ihtiyaç duyulan logolar sisteme eklenir. Şekil.10. Güncellenmek istenen rapor seçimi gerçekleştirilir. Güncellenmek istenen raporların belirlenmiş boyutlarda olması gereklidir. Zorunlu tutulan boyutlar şu şekildedir ; Belgelerdeki Logo 110 x 89 Raporlardaki Logo 116 x 89 Müvekkil Girişteki Logo 229 x 146 Güncellenmek istenen rapor seçimi tamamlandıktan sonra, Şirket Logonuzu Seçiniz bölümünden Dosya Seç butonu tıklanılarak eklenilecek dosya bilgisayar üzerinden seçilir. Son olarak Ekle butonu tıklanır ve işlem tamamlanır. 2 Menüsüz İşlemler Arama Motoru Hangi menü içerisinde olunursa olsun ekranın sağ üst tarafında sabit bir arama moturu vardır. Ulaşılması istenen dosyanın müvekkili, karşı tarafı, mahkemesi, esas numarası, sistem numarası, dosya numarası, klasör numarası, dava açma tarihi, konusu, türü veya büro özel türü yazılarak arama yapılabilir. Bu seçeneklerden herhangi biri yazılarak dosyaya ulaşılabilinir. 9
Şekil.11. Arama işlemi sonrasında, aratılan dosya ile ilgili tüm detaylar tek bir sayfa üzerinde görüntülenir. Ekranın en üst tarafında Dosyalar tablosu altında yer alan bölüm üzerinden de hızlı erişime geçebilmek mümkündür. Dosyanın üzeri bir kez tıklanılarak açılan yeni sayfa üzerinden dosya ile ilgili tüm işlemleri gerçekleştirmek mümküm olacaktır. Döviz Kurları Döviz kurları, internete bağlı olan sistem kullanıcılarında, Merkez Bankası vasıtası ile otomatik olarak güncellenmektedir. Bu sayede kullanıcılar döviz kurlarını sistem içerisinden takip edebilmektedirler. Şekil.12. Kayan Hatırlatma Ekranı Sisteme girişi yapılan tarih içerikli kayıtlar KolayOfis tarafından hatırlatma ekranları ile kullanıcılara hatırlatılır. KolayOfis ana ekranında üst bölümünde yer alır. Kullanıcılar bu hatırlatma ekranlarının üzerinde yer alan işleri tıklayarak açılan sayfa üzerinden de işlerini tamamlayabilmektedirler. 10
Şekil.13. Faiz Hesapla Pratik Faiz Hesapla ile kullanıcılar ana para ve faiz başlangıç bitiş tarihleri ile hangi tip faiz uygulatacaklarını belirledik sonra Hesapla butonuna tıklayarak, öğrenmek istedikleri faiz hesaplama tutarını belirleyebilirler. Şekil.14. Günün İşlemleri Günün işlemleri menüsü tıklandığında, öncelikli olarak iki adet hatırlatma ekranı açılacaktır. Birinci ekran üzerinde Son 7 Günü Kalan İşler ve Bugün Tarihli Sona Erecek İşler görüntülenir. Bu hatırlatma ekranı üzerinde yer alan işlemler tıklanılarak yeni açılan ekran üzerinden de işlemler tamamlanılabilir. İkinci ekranda ise son günü dolmuş ancak hala tamamlanmamış işler görüntülenir. Yine bu ekran üzerinden tamamlanması istenen işler seçilir ve yeni açılan ekran üzerinden işlemler gerçekleştirilir. Hatırlatma ekranları kapatıldıktan sonra takvim ekranı görüntülenecektir. Takvim ekranı üzerinden kullanıcılar iş takiplerini gerçekleştirebilmektedirler. 11
Günlük, haftalık veya aylık olarak sisteme kayıt altına alınmış, İş Planları, Ara Kararlar ve Duruşma, satış, keşif günleri günün işlemleri menüsü üzerinden görüntülenir. Şekil.15. KolayOfis Yardım Programı Kullanıcıların destek talep etmesi sonrasında, destek ekibinin problemi hızlı bir şekilde çözümlemesi ve yol gösterme işlemlerini yapabilmesi için uzaktan bağlantıya ihtiyaç duyar. Uzaktan bağlantı programı eğer kullanıcı bilgisayarında mevcut değil ise KolayOfis içerisinden programı indirebilir. Kullanıcı adı ve Çıkış yazılarının ortasında yer alan Tokalaşma ikonu tıklanılarak uzaktan bağlantı kurulmasında ihtiyaç duyulan program kullanıcı bilgisayarına indirilir. 12