GİRİŞİMİM GELECEĞİM PROJESİ GİRİŞİMCİLİK EĞİTİMİ Konu: Fikirden Projeye Girişimcilik Ders: Analiz ve Planlama İş fikrimizi projelendirmeye başladığımızda iki temel basamak karşımıza çıkmaktadır. Bu basamaklar analiz ve planlama aşamaları olarak özetlenebilir. Bir iş fikrinin hayata geçirilmesinde analiz aşaması ne kadar iyi yapılmışsa planlama ve fikrin başarıya ulaşma safhası o kadar kolaylaşır. Sorun Analizi: Analiz aşamasında ilk ele aldığımız konularda birisi sorun analizidir. Bilindiği üzere iş fikirleri genellikle bir sorundan hareketle ortaya çıkar ve temelinde bireysel veya toplumsal bir fayda üretmek yatmaktadır. Sorun analizinde iş fikrinin odaklandığı bireysel veya toplumsal sorun ele alınır. Bu soruna sebep olan tüm olumsuzluklar ve o sorunun nedenleri ortaya konmaya çalışılır. Temel sorun ile ilgili olabilecek yani temel sorunun bir sonucu olan diğer sorunlar da sorun ağacı yaklaşımında ele alınırlar. Sorun analizi yapılırken o sorunla doğrudan yüzleşen veya sorundan etkilenen kişilerin görüşlerini almak çok önemlidir. Esasında tüm analiz ve planlama çalışmalarında hedef kitlemizin yada hedef kitle ile doğrudan ilişki kuran kişilerin görüşlerini sürece yansıtmak önem taşımaktadır. Sorun analizi yaklaşımında sıkça kullanılan yöntemlerden birisi sorun ağacı yöntemidir. Burada önce temel sorun belirlenir ve bu temel sorun çerçevesinde hedef gruplarımızın karşılaştığı diğer sorunlar tespit edilirler. Son olarak belirlenen tüm sorunlar neden- sonuç hiyerarşisi içerisinde bir sorun ağacı şekli yardımı ile somutlaştırılır. Sorun ağacında hiyerarşik bir durum vardır. Yukarıdan aşağıya doğru inildikçe daha uygulamaya dönük ve kök sorunlar ile karşılaşılır. İş fikrimizde bu kök sorunlar odağında mümkün olduğunca kapsayıcı bir yaklaşım ortaya koymamız gerekir. Sorun ağacı yöntemini bir örnek ile ele almamız konuyu çok daha anlaşılabilir kılacaktır. Sorun Ağacı Örneği: Temel Sorun: Uzun süreler dış mekanlarda kalınan hallerde (doğa sporları, kamp, dağcılık, treeking vb.) elektrik ihtiyacı normalden çok daha yoğun bir şekilde hissediliyor ve özellikle ekipmanların kullanımında süreklilik sorunları yaşanıyor. İş Fikri: USB temelli şarj edilebilir cihazlar için güneş enerjisi ile kendini şarj edebilen power bank. Markamız: SunBank
Sorun Ağacı: Dış mekanlarda ekipmanlarımızın uzun süreli elektrik ihtiyacını karşılayamıyoruz. Dış mekanlarda cihazlarımızı şarj edebileceğimiz alanlar yok Dış mekan aktivitelerinin koşulları ürünleri kullanmayı zorlaştırıyor. Piyasada satılan ürünler dış mekanda kullanılan cihazlar ile uyumsuz. Mevcut powerbank ürünleri belirli süreden sonra yetersiz kalıyor Mevcut ürünler darbeye ve düşmeye vb dayanıklı değiller. Ürünlerin çıkışları tüm cihazları şarj etmeye uygun değil. Uzun süre şarj özelliği olan ürünler ağır ve boyutları büyük Yağmur vb. etkenler bu cihazların dış mekanlarda taşınmasını zorlaştırıyor. Ürünlerin sağladığı enerji farklı ekipmanlar için yetersiz kalabiliyor. Ürünlerin çanta vb. ekipmanlara takılabileceği aparatları yok. Yukarıdaki sorun ağacında da görebileceğimiz üzere sorunların arasında bir neden- sonuç ilişkisi olmakla beraber hedef grubunuz olabilecek dağcılık, kampçılık, treeking gibi aktiviteler ile uğraşan kişilerin ihtiyaçlarından yola çıkılarak hazırlanmıştır. Sorun ağacının oluşturulması sürecinde ideal olan çalışma hedef grubun biraraya toplanarak sorunları ortaya çıkarmasıdır. Ancak girişimcilik sürecinde bir girişimci adayının bu tip organizasyonlar yapması kolay değildir. Bu sebeple kendi alanı veya iş fikrini geliştirebileceği alan için yapılan araştırma çalışmaları, hedef grubun bir araya geldiği etkinliklere katılımı önem taşımaktadır. Ayrıca girişimci adayının ürün veya iş fikri geliştirme sürecinde hedef grubu ile birebir görüşmeler yapması ve sorunları bu şekilde tespit etmesi de faydalı olacaktır. Sorun ağacı yaklaşımı uygulamada kolay ve iş fikrimizin temel gerekçesini ortaya koymak adına verimli bir yöntemdir. Ancak sorun ağacı yaklaşımının da kendi içinde sorunları olduğunu söylemek yerinde olacaktır. Özellikle sorunları hiyerarşik bir bakış açısından ele almak ve alt-üst sorunları belirlemek her iş fikri için geçerli bir yöntem olmayabilir. Ayrıca bu yöntemde sorunların tek boyutlu şekilde ele alınması da literatürde tartışılan konular arasındadır. Sorun ağacı yaklaşımı daha küçük veya orta boyutta iş kurmak isteyen girişimciler için halen uygulamadaki en verimli yöntemlerden birisidir. Daha büyük ve geniş bir iş kurma veya yatırım temelli kurumsal birtakım analizlerde ise süreç haritalama, yatırım fizibilite analizleri gibi yöntemler kullanılmaktadır. Hedef Analizi: Hedef analizinde iş fikrimizin mevcut uygulama kapasitesi de göz önünde bulundurularak kısa ve orta vadede neleri başarabileceği analiz edilmektedir. Burada sorun ağacında baz aldığımız sorun kümeleri temel alınır ve belirlenen sorunların iş fikrimizin getirdiği çözümler ile nasıl ortadan kaldırılacağı görülür. Hedef analizinin temel adımı sorun ağacındaki sorunların hedef cümlelerine dönüştürülmesi yolu ile yeniden formüle edilmesidir. Bu sayede başarmak istediğimiz şeyleri hedef cümleleri içerisinde görürüz ve bunların ne kadar gerçekçi
veya ulaşılabilir olduklarının farkına varırız. Örneğin yukarıdaki sorun ağacında belirtilen Ürünlerin Çıkışları Tüm Cihazları Şarj Etmeye Uygun Değil cümlesini hedef ağacında Ürünümüzün USB, AC ve Adaptör çıkışları mevcuttur ve bu sayede farklı cihazlar şarj edilebilir cümlesine çevirdiğimizde ilgili ürün için bunu yapıp yapamayacağımızı da sorgulamış oluruz. Hedef analizi sayesinde iş fikrimizin reel hayata uygunluğu veya uygulanabilirliğini de test etmiş oluruz. Strateji Analizi: Sorun ve hedef analizlerinden hareketle ele aldığımız iş fikri çerçevesinde hangi alanlara odaklanmamız gerektiğini ortaya koyduğumuz analiz çeşididir. Strateji analizinde temel sorunu hangi yöntemler ile çözebileceğimizi, iş fikrimizin ve mevcut kapasitemizin ortaya koyacağımız ürün veya hizmetin ne kadarını başarmaya yeteceğini detaylı bir şeklide inceleriz. Bu doğrultuda hedef analizimizde ele aldığımız hedeflerden bazılarını eleriz veya bazılarını da orta vadede başarmamız gerekenler listesine ekleriz. Strateji analizinde amaç elimizdeki kaynakları ne şekilde kullanacağımızı tespit edebilmektedir. Bu noktada stratejimizi etkileyebilecek iç ve dış faktörler (rakiplerimiz, yeni teknolojiler vb.) neler olduğunu ve işimizin güçlü zayıf yönlerini inceleriz. Strateji analizi sorun ve hedef analizinde ortaya koyduğumuz ana konular üzerinden bir swot analizi yapılmasını da içerir. Analizin sonucunda iş geliştirme sürecimizde izleyeceğimiz bir yol ortaya çıkar ve bu yol doğrultusunda bazı hedeflerimizi dışarıda bırakırız veya farklı zaman dilimlerinde başarmayı öngörürüz. Örneğin sorun ağacımızda Uzun süre şarj edebilen ürünlerin ağır ve boyutları büyük olmasını bir sorun olarak ele aldığımızı ve Daha ince ve aynı şarj özelliğine sahip bir ürün hedefini koyduğumuzu varsayalım. Bu noktada iş fikrimizin temel aldığı üründe güneş enerjisi ile şarj özeliği olacaksa daha düşük kapasiteli bir ürün üzerinde bunu uygulamak yeterli olabilir çünkü power bank daha düşük kapasiteli olsa da nasıl olsa güneş vasıtası ile kolayca şarj edilebilir olacaktır. Bu sebeple strateji analizinde uzun süre dayanabilen power bank ürününün boyutlarını küçültecek teknolojiler geliştirmeye odaklanmamalıyız. Paydaş / Hedef Grup Analizi: Paydaş analizi iş fikrimizin sonuçlarından doğrudan veya dolaylı olarak etkilenecek grupları belirlememize yardımcı olur. İş fikrimiz kapsamında yaratmayı düşündüğümüz değeri kim için ve hangi koşullarda ortaya koyabiliyoruz sorusunu da böylece cevaplandırmış olabiliriz. Paydaş analizine iş fikrimizin girişime dönüştüğü her aşamada güçlü şekilde ihtiyaç duymalıyız. Üretmeyi düşündüğümüz ürün veya hizmetin potansiyel müşterileri, tedarikçiler, ortaklar, yatırımcılar, alt hizmet sağlayıcıları (dağıtım, bakım vb.) gibi tarafların genel özeliklerini çıkarmak hedef kitle oluşturma sürecimize de katkı sağlayacaktır. Ayrıca bu kişilerin ürünümüze tamamlayıcı olarak neleri kullanabilecekleri ve hangi farklı gruplar ile doğrudan iletişim halinde bulundukları üzerinde durmak da faydalıdır. Paydaş kavramı girişimcilik literatüründe daha çok hedef grup olarak ele alınsa da proje temelli yaklaşımda iş geliştirme sürecimizden olumlu veya olumsuz etkilenen herkesi kapsamaktadır. Bu sebeple iş geliştirme sürecimizde paydaş kavramını geniş düşünmeliyiz. Paydaşları birincil ve ikincil paydaşlar olarak ayırmakta fayda vardır. Aynı zamanda iş kurma sürecimizdeki ortak veya destekçilerimizi de ele almak gereklidir. Birincil paydaşlar girişimimizden doğrudan etkilenecek kişilerdir. Birincil paydaşlarımız aynı zamanda hedef grubumuzdur. İkincil paydaşlar ise iş fikrimiz veya ortaya koyduğumuz faydadan dolaylı olarak etkilenen kişi veya kuruluşlardır. Girişimimiz sonucunda piyasaya süreceğimiz ürün için tamamlayıcı üretim yapacak kişiler, bu ürünü farklılaştıracak kişi veya işletmeler ikincil paydaşlarımız arasında sayılabilir. Girişimim Geleceğim Projesi T.C. İçişleri Bakanlığı Dernekler Dairesi Başkanlığı nın Desteği İle Güney
Paydaşların iş fikri geliştirilmesi ve uygulamaya dökülmesi süreçlerine katılımı çok önemlidir. Özellikle hedef grubumuzun ortaya çıkarmayı planladığımız ürün veya hizmeti sahiplenmesi, benimsemesi ve tavsiye etmesi için kullanıcı deneyimlerinin oluşturulması şarttır. Kullanıcı deneyimlerinin oluşturulması ve iş fikrinin girişime dönüştüğü aşamada prototiplerin bu amaçla kullanılması önemlidir. Paydaş analizinde ayrıca ürünü kullanacak kişilerin tasarımdan kullanım özelliklerine kadar farklı düzeylerde görüşleri de önem taşımaktadır. Bu sebeple özellikle hedef grup üzerinde oldukça fazla sayıda değerlendirme yapmak faydalıdır. Paydaş analizi sürecinin yürütülmesinde aşağıdaki tablo da katkı sağlayabilir. Analiz hakkında fikir vermesi açısından tablo örneklendirilmiştir. Paydaş Adı İş Fikri İle İlişkisi Katılım Düzeyi Görüşleri Atlas Dağcılık Bayi/Ara Toptancı Satış SunBank ürünümüzün dağcılık için bir ihtiyaç olduğunu ve ürün segmentinde böyle bir boşluk olduğunu iletti. Kamp Ekibi -1 Son Kullanıcı Kullanım ve Fayda Şarj süresinin gece kullanımı kapsayacak kapasitede olması gerektiğini iletti. X Endüstriyel Tasarım Üretim Güneş paneli köşelerinin koruması için sert plastiğin yeterli olacağı görüşünde. Ufuk Dağcılık Ekibi Son Kullanıcı Kullanım ve Fayda Özellikle Arama- Kurtarma ihtiyaçları için ürün fonksiyonunu yeniden değerlendirmek lazım. Y Media Pazarlama Markalaşma Ürünleri farklı renk seçenekleri ve desenler ile sunmak kişiselleştirme için faydalı olabilir. Faaliyet Planlaması: Faaliyet planlaması projenin önemli aşamalarından birisidir. İş fikrimizi geliştirme sürecinde yapmayı planladığımız bütün faaliyetlerin adım adım planlanabilmesi için iyi bir analiz arkaplanına sahip olmamız gerekir. Sorun, hedef ve paydaş analizlerimizi iyi bir şekilde yapıp strateji belirleyebilirsek planlama aşamasında isabetli kararlar almamız oldukça kolaylaşır. Faaliyet planlamasında dikkat edilmesi gereken nokta her faaliyetimizin hedefimize uygun bir sonuç içermesi gerekliliğidir. Sonuç odaklı yaklaşım ile her faaliyetimiz için bir uygulama kişi veya kurumu da belirlemeliyiz. Faaliyet planlamasında önemli bir diğer nokta ise zaman planlamasıdır. Faaliyetin planlanan tamamlanma süresini, diğer faaliyetler ile tamamlayıcılık ilişkisini ve kimin tarafından
yapılacağını gösteren planlama türüne faaliyet zaman planlaması denmektedir. Faaliyet zaman planlamaları genellikle Gannt Şemaları aracılığıyla şematize edilmekle beraber bu şemalar bize iş fikrimizin uygulama sürecini bir bakışta göstermeye yardımcı olurlar. Aşağıda bir Gannt Şeması örneği verilmiş olmakla beraber ilgili şemaya sadece ana faaliyetlerin yazılması önerilmektedir. Şemanın yan tarafındaki sorumlular kısmına o faaliyetin ana uygulayıcısı olacak taraflar yazılmalıdır. Aşağıdaki örnekte iş fikri geliştirme aşamasında ele aldığımız Sunbank isimli ürünümüz için bir prototip geliştirme faaliyet planı sunulmuştur. Zaman Faaliyetler 1.Ay 2.Ay 3.Ay 4.Ay 5.Ay 6.Ay Sorumlular Ürün kapak ve dış tasarımı yapılması Endüstriyel Tasarım Elektronik testler ve depolama kapasitesi ölçümleri Güneş paneli verimlilik ve dolum süresi ölçümleri Prototip üretim yapılması Farklı doğa koşullarında prototip testleri Hedef grupların kullanım deneyimlerinin alınması Firması Üniversite Elektronik Laboratuvarı Panel Tedarikçi Firma Girişim Firmamız Girişim Firmamız Paydaş Gruplar Faaliyet planlamasında gözden kaçırmamamız gereken iki önemli kavram bulunmaktadır. Bunlardan ilki Kritik Faaliyet ve ikincisi ise Ana Faaliyet Alt Faaliyet kavramıdır. Kritik faaliyetler projemizin kilometre taşları olarak düşünülebilir. Bu faaliyetlerin projede öngörülen süreler için mutlaka tamamlanması gerekmektedir. Kritik faaliyetlerin aksaması veya tamamlanamaması halinde ise projenin hedeflerine ulaşamama riski doğmaktadır. Örneğin yukarıdaki tabloda kritik faaliyet olarak prototip üretiminin yapılması tanımlanabilir. Prototip üretiminin yapılmaması veya gecikmesi halinde bu durumdan tüm proje etkilenecektir. İş geliştirme sürecinde yukarıda olduğu gibi toplam iş fikrimizi ana adımlara bölüp bu adımların faaliyet planlamalarını çıkarmak faydalı olacaktır. Faaliyet planlamasındaki ikinci önemli kavram ise Ana Faaliyet- Alt Faaliyet ikilisidir. İş geliştirme sürecimizde öngördüğümüz ana faaliyetlerin her birini alt faaliyet gruplarına ayırmak o iş için belirlediğimiz süreleri daha doğru tahmin etmeye, potansiyel riskleri öngörebilmeye ve kaynak planlaması sırasında maliyetlendirme süreçlerini daha net bir şekilde yapmamıza yarayacaktır. Alt faaliyetleri belirlerken mümkün olduğunca optimum detayda tutmamız gerekmektedir. Aşağıda alt faaliyet örneklerini bulabilirsiniz. Ana Faaliyet: Ürün Kapak ve Dış Tasarımlarının Yapılması Alt Faaliyetler: - Endüstriyel tasarım firmaları ile görüşmelerin yapılması - Farklı kapak tasarımları oluşturulması ve model geliştirme - Üretimde kullanılacak hammaddenin belirlenmesi ve tasarıma uygunluk - Renk seçeneklerinin belirlenmesi ve seçim - Tasarım patentlerinin alınması
Kaynak Planlaması: Kaynak planlaması iş geliştirme sürecimizin en önemli noktalarından birisidir. Bu noktada proje döngüsü sürecinde ele aldığımız tüm analiz ve planlama çalışmaları girdi olarak kullanılmaktadır. Kaynak planlaması özellikle iş fikrimizin ana ve alt faaliyetleri bazında ele alınırsa etkin bir şekilde gerçekleştirilebilecektir. Bununla birlikte işletme sürecinde gerekli kaynak, üretim giderleri ve diğer yarı mamul ve hammadde giderleri de kaynak planlama sürecimizin bir parçasıdır. Faaliyet planlaması bölümünde iş fikrimizi ana adımlara ayırmamız gerektiğinden bahsetmiştik. Her bir ana adımı ana faaliyetleri ve alt faaliyetleri ile beraber planlamamız bize kaynak planlaması sürecinde projenin hangi döneminde ne kadar kaynağa ihtiyaç duyduğumuzu da gösterecektir. Bu sebeple belirlenen bir bütçe formatı üzerinden her ana süreç için aylar bazında ne kadar kaynağa ihtiyaç olduğu çıkarılmalıdır. Projemizin nakit akış tabloları ve finansman ihtiyaçları böylece ortaya çıkacaktır. Aynı zamanda kaynak planlaması güzel bir şekilde yapılmış projenin kamu veya özel mali destek mekanizmalarına başvuru yapması da kolaylaşacaktır. İş geliştirme sürecimizde kaynak planlaması kavramından sadece maddi kaynakları anlamamak gerekmektedir. Özellikle sürece ayni katkılar ve beşeri kaynak dahil edilmesi büyük önem taşımaktadır. Günümüzde girişimcilik konsepti daha fazla teknoloji yoğun, yenilikçilik içeren ve know-how gerektiren bir yapıdadır. Bu sebeple beşeri kaynak kullanımının girişimdeki payı giderek artmaktadır. İş fikrimizin hayata geçirilmesi için özellikle uygulama ekibine ve çalışan personel niteliğine önem vermek gerekmektedir.