KÜTÜPHANE TANITIMININ ÖNEMİ Türkiye de kütüphanecilik kesimi, yaptıkları işleri tanıtmaya yeterince önem vermedikleri için toplum içinde hak ettikleri yeri bir türlü alamamaktadır. Tanıtım alanında bazı güzel örnekler bulunmakla beraber, bu örnekler çok sınırlıdır. Günümüzde her meslek grubu, toplumsal hayata olan katkılarının neler olduğunu ön plana çıkararak, toplumun desteğini artırmaya çalışmaktadır. Bu toplumsal destek, meslek elemanlarının toplumsal statülerini belirlemede en etkili unsurdur. Kütüphanecilerin sosyal statülerini belirleyen en önemli unsur kütüphanelerin toplumsal hayatta oynayabilecekleri rolün gerek toplumda, gerekse siyasi ve idari kadrolarda yeterince algılanamamasıdır. Bu problemin çözümü nasıl olabilir? Konumuz halk kütüphaneleri olduğu için, çeşitli toplumsal kesimlere, özellikle halk kütüphaneleri konusunda karar verme yetkisini elinde bulunduran birimlere yönelik etkili bir tanıtım kampanyası yürütülerek olumlu sonuçlara ulaşmak mümkündür. Bunun için öncelikle etkili bir tanıtım planına ihtiyaç vardır. Tanıtım nedir? Halk kütüphanelerine destek sağlamak üzere, yerel ve ulusal düzeydeki karar vericileri etkilemek için, bireylere ve kurumlara yönelik faaliyetlerdir. Tanıtım faaliyetleri için öncelikle bir tanıtım planı hazırlamak gereklidir. Bir tanıtım planı üç aşamadan oluşur: I. Planlama II. Uygulama III. Değerlendirme I. PLANLAMA TANITIM PLANI HAZIRLAMA VE UYGULAMA 1. SWOT analizi yapmak Her plan etkinliğinin başlangıcında yapılması gereken ilk şey, yönetim bilimcilerin SWOT analizi adını verdikleri yöntemi kullanarak mevcut durumun değerlendirilmesidir. Buna göre; Strenghts (Güçlü yönler) Weaknesses (zayıf yönler) Opportunities (fırsatlar) Threats (tehditler) olarak formüle edilir. İngilizce bir kısaltma olan SWOT tekniğini, kütüphanelerde Internet kullanımını yaygınlaştırmayı hedefleyen herhangi bir halk kütüphanesine uygulayarak şöyle bir sonuç ortaya konabilir. Güçlü Yönler: Mesleki ilkeleri gözeten bir yönetim anlayışı Kütüphane personelinin konuya pozitif yaklaşması Kütüphane konusuna duyarlı vatandaşlar Zayıf Yönler: Toplumda ve özellikle siyasal kurumlarda kütüphane kurumunun öneminin yeterince anlaşılmaması Kütüphanecilerin mesleki ve maddi sorunları Bürokratik problemler Teknolojik alt yapı sorunları Kütüphanelerin kitap ile özdeşleştiği algısı Fırsatlar: Internetin popülerliği e- devlet anlayışının yaygınlaşması
Tehlikeler: Siyasal istikrarsızlık Ekonomik dalgalanmalar SWOT analizinin olabildiğince objektif yapılması, güçlü ve zayıf yönlerimizin açıklıkla ortaya konması, muhtemel fırsat ve risklerin öngörülmesi önemlidir. 2) Paydaşlarla İlişki Kurulması Kütüphanenin yapacağı çalışmaları desteklemeleri öngörülen kişi ve kuruluşlara paydaş adı verilmektedir. Bir halk kütüphanesi için paydaşlar şunlar olabilir: 1. Sivil toplum örgütleri: Kütüphanecilik dernekleri, Konuyla ilgili uluslararası kuruluşlar, Yerel kültür ve meslek örgütleri. 2) Kamu kuruluşları Valilik ve kaymakamlıklar Merkezi ve yerel yöneticiler Okullar 3) Özel sektör kuruluşları Bilgisayar ve iletişim firmaları Bankalar, ticari kuruluşlar Basın ve yayın kuruluşları 3) Temel Hedefler (Karar vericiler) Kimlerdir? Türkiye örneğinden yola çıkıldığında, halk kütüphanelerinde yapılacak her türlü yatırım için Kültür ve Turizm Bakanlığı nın (Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü aracılığı ile) onayı gereklidir. Bu yüzden herhangi bir yeni faaliyette bu kuruluşun izni ve desteği alınmalıdır. Kütüphaneye maddi ve manevi destek sağlayabilecek diğer grup merkezi ve yerel yönetim birimleridir. Kütüphaneler onların da desteğini sağlamak için gerekli tanıtım çalışmalarını yapmalıdır. İkincil Hedefler Kimlerdir? Birincil hedeflere ilave olarak aşağıdaki kişi ve kuruluşların da desteği çok önemlidir. Bunlar şöyle sıralanabilir: Etkili kamu görevlileri Kütüphane dostları Medya Toplum önderleri II. UYGULAMA SWOT analizi yapıldıktan, paydaş ve hedefler belirlendikten sonra uygulama safhası başlar. Bu aşamada yapılacaklar, aşağıda kısaca özetlenmektedir. A) HEDEF KİTLENİN GÖRÜŞLERİNİN ARAŞTIRILMASI. Bunun için şu soruların cevabını aramak gereklidir: Kütüphaneyi kullanıyorlar mı? Hangi sıklıkla? Hangi hizmetlerden yararlanıyorlar, yoksa hiç kullanmıyorlar mı? Kütüphane hakkında nasıl bir duyguya sahipler? Kütüphanenin yeterince hizmet verdiğine inanıyorlar mı? Halkın kütüphanelerde internet kullanımı konusunda ne düşünüyorlar?
B) ORTAKLIKLAR (KOALİSYON)KURULMASI. Toplumdaki etkili kişi ve kuruluşlarla ortaklıklar kurmaya çalışılmalıdır. Örneğin: Kütüphane dernekleri İlgili kamu kurumları Eğitim kurumları Sivil toplum örgütleri, bu maksada en uygun kurumlardır. C) MESAJ VE SLOGANLARIN OLUŞTURULMASI. Hazırlayacak slogan ve mesajlar, kütüphanenin topluma nasıl katkıda bulunduğunu göstermelidir. Bu mesajlar, toplumsal katkıyı rakamsal olarak gösterebilirse daha da etkili olur. Örneğin; Halk kütüphaneleri yerel işyerlerine hizmet ederek toplumun ekonomik gelişmesine katkıda bulunurlar (Yerel girişimcilerin %50 si, işlerini geliştirmek için kütüphane kaynaklarını kullanır). Halk kütüphaneleri iş ilanlarına erişim sağlayarak ve bilgisayar kullanma becerilerini artırarak vatandaşların işgücüne katılmalarına yardımcı olurlar (Kütüphane kaynaklarını kullanarak iş başvurusu yapanlardan işe girme oranı %20) gibi. D) MESAJLARIN HEDEF KİTLENİN ANLAYACAĞI BİR ŞEKİLDE OLUŞTURULMASI. Mesajlar ilgili kitlenin öncelik ve ilgilerini ön planda tutmalıdır. Mesajlar ayrıca halk kütüphanelerinin temel özelliklerini de yansıtmalıdır: Halk kütüphaneleri bilgi, eğitim ve eğlence alanlarında vatandaşlara parasız hizmet sağlayan kuruluşlardır. Halk kütüphaneleri toplumun ekonomik gelişimine katkıda bulunur. E) HEDEF KİTLEYİ ETKİLEYECEK STRATEJİLERİN BELİRLENMESİ. Hedef alınan kitlenin durumuna göre farklı tanıtım stratejileri uygulanmalıdır. Genel kamuoyuna medya üzerinden mesaj verilirken, kütüphaneyi sık kullanan kişilerin parlamento üyelerine kütüphane hizmetlerinden memnuniyetleri konusunda mektup yazmaları istenebilir; seçilmiş yöneticilere de kütüphane hizmetinin onlara nasıl yararlı olabileceği örneklerle gösterilebilir. Hedef kitleye yönelik olarak iki önemli stratejiden söz edilebilir: Bunlardan birincisi bilgilendirme (eğitim), diğeri de harekete geçirme (mobilization) dir. Bilgilendirme veya eğitim, hedef kitlenin karar verilecek konu üzerinde yeterli bilgi sahibi olmadığı durumlarda yapılır. Bu faaliyet çeşitli tanıtım yöntemleri ile medya çalışmalarını kapsar. Bu tür stratejinin amacı, konu ile ilgili kritik hedef kitleyi bilgilendirmektir. Bu stratejiyi hayata geçirmede kullanılan bazı taktikler şunlardır: Tanıtım materyalleri hazırlama Medya kampanyaları Hedef kitleye yönelik bir iletişim kampanyası Hedef kitleye yapılacak sunum ve yapılacak görüşmeler. Harekete geçirme (mobilization): Bu strateji, ulaşmak istediğiniz amaçla ilgili olarak toplumda, hatta hedef kitle içinde bir desteğin bulunduğu varsayılan durumlarda geçerlidir. Hedef kitleye yönelik kampanyalarla sonuç alınmaya çalışılır: Bu alanda kullanılabilecek bazı taktikler şunlardır: Diğer kişi ve kurumların katılımını sağlamak üzere kütüphane personelini eğitme Karar vericilerle ilişki kurma Amacı gerçekleştirmede yardımcı olabilecek, bu işe zaman ve kaynak ayırabilecek kişi ve kuruluşlarla ortaklıklar kurma
Gerektiğinde ilgili kamu kuruluşlarına bilgi verme Toplantılar, sunumlar düzenleme, basını bilgilendirme. ÖNEMLİ STRATEJİLER (Bilgilendirme ve harekete geçirme için) a) İletişim teknikleri Konuşmalar (kişi ve kurumlarla) Kamuya açık toplantılara katılma Interneti kullanma(web sayfaları) E- posta Reklam panoları Sosyal medya (Facebook, twitter) b) Halkla ilişkiler E- posta kampanyaları Kamusal faaliyetlere ev sahipliği yapma Yarışma ve ödüller Medya kampanyaları 1. Gazeteler Basın açıklaması İlgili yazarlara hazırlanan metinlerin gönderilip yardım talep edilmesi Yerel gazetelere reklam verilmesi Yerel gazetelerde yazı yazmak 2. Televizyon TV programlarına katılma Reklam spotu hazırlanması, yerel TV de yayınlanması 3. Radyo Radyoda konuşma Reklam spotları yayınlatma NOT: Türkiye deki memur mevzuatı, kamu görevlilerinin basın ve yayın organlarına demeç ve bilgi verebilmeleri için üst amirlerin iznini şart koştuğundan, medya ile ilişkilerde bu noktaya dikkat edilmesi gerekir. c) Pazarlama: Yeni bir hizmetin kullanıcılara duyurulması için yapılan çalışmalar bu kapsamdadır. Örneğin kütüphanede annelere yönelik bir eğitim programı başlatılması gibi. d) Lobi faaliyetleri: Karar vericileri etkilemek için yapılacak çalışmalar. F. BELİRLENEN STRATEJİLERİN UYGULANMASI Stratejileri belirledikten sonra sıra uygulamaya gelir. Hangi tarihte, hangi işin, kimin tarafından yapılacağını gösteren bir iş takvimi hazırlamak çok yararlı olur. Ortakları sürekli bilgilendirmek esastır. III. DEĞERLENDİRME Tanıtım stratejisi uygulamaya konduktan sonra, amaçlara ne derece ulaşıldığını gözlemek için bazı değerlendirmelere ihtiyaç vardır. Böylelikle nerelerde başarılı olduğunuz, hangi alanlarda düzeltmelere ihtiyaç duyulduğu ortaya çıkar. Tanıtım değerlendirme yöntemleri Hedef kitleye yönelik anket ve görüşmeler: Yazılı, telefonla, veya çevrimiçi olarak hedef kitlenin görüşleri alınabilir. Örnek olay (case study) yöntemi: Bireysel tanıtıma yönelik ayrıntılı tanım ve analizler yapılabilir.
Odak gruplar (focus group): 8-10 kişilik gruplarla ayrıntılı tartışmalar yapılması Medya raporu: Yazılı, sözlü, görsel ve elektronik medyada ne kadar yer alındığı rakamlarla ortaya konulabilir. Katılımcıları gözleme: Çeşitli toplantılardaki katılımcılardan birinci elden bilgi derlenebilir. Kamuoyu yoklaması: Genellikle telefon kullanılarak, hedef kitleden rastgele seçilen kişilerle durumu değerlendirmek. Değerlendirmeden edinilen verilere göre, tanıtım planında ve uygulanan yöntemlerde değişiklikler yapılabilir. NOT: Bu yazıda bahsedilen konulara, eğitim sırasında ayrıntılı olarak yer verilecektir.
EK 1: HALK KÜTÜPHANELERİNDE TANITIM FAALİYETLERİNE YÖNELİK INTERNET UYGULAMASI ALANLARI NELER OLABİLİR? Bu konuda ilk akla gelebilecek alanlar şunlardır: Eğitim Çalışma hayatı Sağlık Resmi bilgilere erişim Aile bütçesinin yönetimi Sosyal ilişkiler kurma ve sürdürme EĞİTİM İLE İLGİLİ OLARAK NELER YAPILABİLİR? Öğrenci velilerinin okul kayıtları ve süreçleri hakkında bilgi edinmeleri Öğrencilerin ödev yaparken Internetten faydalanması Ders programları ve içerikleri hakkında bilgi edinme Çevrimiçi dersleri takip etme Burs başvurusunda bulunma Bir eğitim programına başvurma ÇALIŞMA HAYATI İLE İLGİLİ OLARAK Özgeçmiş hazırlamasını öğrenme İş imkanlarını araştırma ve iş başvurusunda bulunma Bilgisayar becerisi gerektiren bir işte çalışacaklarsa bu konuda eğitim alma Yeni bir iş kurma girişiminde bulunacaklarsa bu konuda bilgi toplama(potansiyel müşterileri belirleme, iş planı hazırlama) Emeklilik mevzuatı hakkında bilgi SAĞLIK KONUSUNDA YAPILABİLECEKLER Hastalıklar hakkında bilgi edinme Diet bilgisi Tıbbi süreçler hakkında bilgi (Bu konulara ait videoları izleme) İlaçlar hakkında bilgi Egzersiz ve spor konusunda bilgi Tıp mensupları hakkında bilgi Sağlık sigortaları hakkında bilgi Sağlık kuruluşlarından randevu alma RESMİ BİLGİLERE ERİŞİM Yasa ve yönetmelikler hakkında bilgi edinme Resmi kurumlara ait formları elde etme (pasaport- polis, beyanname- maliye, belediyelere ait formlar) ve doldurma Kamu kurumlarından yardım ve bilgi alma başvurusu yapma Yasal konularda bilgi edinme (Medeni Kanun un sağladığı haklar ) Kamu kurumlarının program ve hizmetlerine erişme (çiftçilere tarım kredisi, esnafa ticari kredi, değişik fırsatlardan haberdar olma) Lisans ve izinler hakkında bilgi (avcılık belgesi, sürücü belgesi ) E- devlet işlemleri Afet durumlarında doğru haber alma için bir başvuru noktası olarak kullanılabilir. AİLE BÜTÇESİNİN YÖNETİMİ Çevrimiçi bankacılık hizmetleri
Mal ve hizmet satın alma ve satışa sunma Internete dayalı fatura ödemeleri Kredi araştırma ve alma SOSYAL İLİŞKİLER KURMA VE SÜRDÜRME Aile ve dostlarla haberleşme Sosyal ağlara katılma (Facebook, twitter) Bir hobiyi takip etme Kişisel web sayfası veya blog hazırlama Toplantılardan haberdar olma, katılma, organize etme Gönüllülük esasına dayanan çalışmalara katılma.