İCRA DAİRELERİNİN ETKİNLİĞİNİN ARTTIRILMASI EŞLEŞTİRME PROJESİ TR-2009-IB-JH-02 YENİ İCRA MODELİNE İLİŞKİN KURS EĞİTİM KİTAPÇIĞI ANKARA 2012
Bu eğitim materyali, TR-2009-IB-JH-02 numaralı İcra Dairelerinin Etkinliğinin Arttırılması adlı eşleştirme projesi kapsamında hazırlanmıştır. Proje ekibi, aşağıdaki gibidir: PROJE LİDERİ Muharrem Ürgüp YERLEŞİK EŞLEŞTİRME DANIŞMANI MEVKİDAŞI İbrahim Cansız PROJE LİDERİ José de la Mata Amaya Dionysia Kallinikou YERLEŞİK EŞLEŞTİRME DANIŞMANI Aránzazu Alameda López Eğitim materyalinin hazırlanmasına katkıda bulunan yazarlar Carmen Lamela Rafael Lozano Bu yayımda ifade edilen görüşler Avrupa Komisyonunun görüşlerini yansıtmamaktadır. The views expressed in this publication do not necessarily reflect the views of the European Commission.
İ Ç İ N D E K İ L E R ÜNİTE 1...1 1. EVVELİYAT YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI...1 2. İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLATLANMASI VE İŞLEYİŞİNE İLİŞKİN İLKELER...5 2.1 Teşkilatlanma ilkeleri...6 2.1.1 Bütünlük ilkesi...6 2.1.2 Hiyerarşik yapı...6 2.1.3 Görevlerin dağılımı...6 2.1.4 Eşgüdüm...7 2.2 Işleyiş ilkeleri...8 2.2.1 Etkinlik ve hızlılık...8 2.2.2 Esneklik...8 2.2.3 İşin modernleştirilmesi...8 2.2.4 Sorumluluk yönetimi...8 2.2.5 Kusursuzluk ve sürekli iyileştirme...8 2.2.6 Standardizasyon....8 2.2.7 Benzeştirme...8 3. MODELİN GENEL TANIMI...8 4. TEST...15 ÜNİTE 2...17 1. MERKEZİ SEVİYENİN İŞLEVLERİ...17 2. İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ...23 2.1 Idari birim...23 2.2. Icra birimi...23
3. PROTOKOLLER...26 4.ORTAK HİZMETLERİN BİRBİRİYLE İLİŞKİSİ VE ORTAK HİZMETLER İLE DİĞER BİRİMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER...28 5. SORUMLULUKLARIN TESPİTİ...30 6. TEST...31 ÜNİTE 3...33 1. ÖNSÖZ...35 2. İŞ POZİSYONLARI KİTAPÇIĞI...36 2.1 İş pozisyonları kitapçığı nedir?...36 2.2 İş pozisyonları kitapçığının hedefleri...37 2.3 Iş pozisyonlari kitapçiğinin içeriği...37 2.3.1 Her pozisyonun tanımlanmasına ilişkin veri...37 2.3.2 Pozisyonun misyonu...37 2.3.3 İcra dairesi içerisindeki pozisyonların organizasyon şeması...38 2.3.4 Her pozisyondan beklenen katkılar veya sonuçlar...38 2.3.5 Pozisyonun işlevleri...38 2.3.6 Diğer pozisyonlarla temel ilişkiler...38 2.3.7 Pozisyonun teknik araçları...38 2.3.8 Pozisyonun gerektirdikleri...38 2.3.9 Gözlemler...38 2.4 İş pozisyonları kitapçığının Pratik uygulaması...38 2.4.1. İş pozisyonları kitapçığının iletilmesi...38 2.4.2. İş pozisyonları kitapçığının gözden geçirilmesi ve güncellenmesi...39 3. USUL KİTAPÇIĞI...39 3.1 Usul Kitapçığı nedir?...39 3.2 Süreç Yönetimi ihtiyacı...40 3.3 Usul Kitapçığının kullanımı...41 3.4 Usul Kitapçığının temel kavramları...41 3.5 Usul Kitapçığında genel hatlar...44 3.6 Kitapçığın içeriği...45 3.7 Usul Kitapçığının Pratik uygulaması...46
3.7.1. Yönetim prosedürlerinin kullanımı....46 3.7.2.Süreçlerin düzgün uygulanmasının altı anahtarı...46 3.7.3. Usul kitapçığının düzgün iletilmesi...47 3.7.4 Yönetim prosedürlerinin kullanımı. Uygulamanın denetlenmesi...48 3.7.5 Denetleme aracı olarak yönetim göstergeleri...48 3.7.6 Kalite ve sürekli iyileştirme çerçevesinde denetleme...49 4. TEŞKİLATA İLİŞKİN KİTAPÇIK...50 4.1 Teşkilata İlişkin Kitapçık nedir?...50 4.2 Yapı...50 4.3 Teşkilata İlişkin Kitapçığın gözden geçirilmesi ve güncellenmesi...51 5. TEST...52 TESTLERİN SONUÇLARI...54
G İ R İ Ş ÜNİTE 1 İCRA DAİRESİNİN YENİ TEŞKİLAT MODELİ Bu ünite, reforma yol açan sebepleri belirtmek ve özellikle hiyerarşi, görevlerin dağılımı ve eşgüdüm gibi reform destekleyen ilkeleri eğitim alanlara sunmak suretiyle yeni icra modelini tanıtmayı amaçlamaktadır. Bu bölüm aynı zamanda, bu bağlamda her icra dairesi tarafından gerçekleştirilen prosedüre ilişkin işlevler ile Adalet Bakanlığı çerçevesinde yürütülen idari işlevler arasındaki farkları yaratan daire yapısına ilişkin genel bir görünüm de içermektedir. İÇİNDEKİLER 1. EVVELİYAT. YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI 2. İCRA DAİRESİNİN TEŞKİLATLANMASI VE İŞLEYİŞİNE İLİŞKİN İLKELER 2.1 TEŞKİLATLANMA İLKELERİ 2.1.1 Bütünlük ilkesi 2.1.2 Hiyerarşik yapı 2.1.3 Görevlerin dağılımı 2.1.4 Eşgüdüm 1
2.2 İŞLEYİŞ İLKELERİ 2.2.1 Etkinlik ve hızlılık 2.2.2 Esneklik 2.2.3 İşin modernleştirilmesi 2.2.4 Yönetime ilişkin sorumluluk 2.2.5 Kusursuzluk ve sürekli iyileştirme 2.2.6 Standardizasyon. Benzeştirme 3. MODELİN GENEL TANIMI 3.1 Kurumsal Çerçeve 3.2 İcra daireleri seviyesi 1. EVVELİYAT. YENİ BİR İCRA DAİRESİ MODELİ İHTİYACI Türk icra sistemi, çok zayıf performansı sebebiyle yargı idaresinde en fazla eleştiriye maruz kalan alandır. Hakimler, icra müdürleri, icra müdür yardımcıları, katipler, hizmetliler, avukatlar ve vatandaşların genel düşüncesi Türkiye de icra sisteminde ciddi düzenlemelere gidilmesi gerektiği yönündedir. Uygulamadaki aksaklıklar ve önemli eksiklikler şu anda icra takipleri ve iş akışının etkinliği ve etkililiği bağlamında engel teşkil etmektedir. Mevcut durumun özeti şu şekildedir: İcra sisteminin yönetilmesi ve eş güdümüne ilişkin somut bir kurumsal çerçeveden yoksunluk tespit edilmiştir. Bu sebeple, icra dosyalarının ciddi oranlarda arttığı dikkate alındığında (yaklaşık 1200 icra dairesi tarafından işleme alınan ve gittikçe sayısı artan yaklaşık 14.500.000 dosyadan oluşan iş yükü) politika ve idari kararlar dairelerin faaliyetleri ve ihtiyaçlarına tam uyum gösterememektedir. Merkezi kurumsal çerçeve açısından tespit edilen en önemli sorunlar: a) Yapısal sorunlar: Bakanlık içerisindeki farklı birimlerde görev çatışması, 2
Farklı denetleme mekanizmalarına rağmen icra dairelerinin işleyişi ve performansına yönelik etkin bir denetleme ve kontrol uygulanmaması, Hizmetin sürekli iyileştirilmesi ve kusursuzluğun sağlanmasına ilişkin sorumluluk konusunda bir kalite sisteminin olmaması olarak sıralanabilir. b) Teşkilata ilişkin sorunlar: İcra takiplerinin işleme alınması ve yürütülmesi konusunda uygulama birliğinden yoksunluk, Günlük işlemlerde en sık karşılaşılan sorunların çözümüne ilişkin, kılavuzluk eden kitapçıklar veya protokoller ve yorumlayıcı kriterler bulunmadığından usule ilişkin belirsizliklerin bulunması, Mali işlemlerin (tahsilatlar ve reddiyatlar) banka sistemi aracılığıyla değil, icra dairelerinde nakit olarak yapılmasından dolayı yaşanan güçlükler olarak sıralanabilir. Bu noktaya kadar tespit edilen icra dairesi sorunlarının yapısal ve teşkilata ilişkin konularda olduğunu unutmamak önem arz etmektedir. Muhtemelen icra dairelerinin işleyişini yasal ve mevzuata ilişkin değişikliklerle iyileştirmek mümkün olacaktır ancak bu, Proje ile paralel olarak gerçekleştirilen bir başka çalışmanın alanındadır. Bu noktalar dikkate alındığında, icra dairelerinde tespit edilen en önemli sorunlar aşağıdaki gibidir: a) Yapısal sorunlar: Dairelerin, mevcut iş yüküne karşılık verecek işlem kapasitesi bulunmamaktadır ve dosya sayısındaki aşırı artışa ayak uyduramamıştır. Taşra seviyesindeki parçalı teşkilat yapısı icra sisteminin etkinliği noktasında bir engel haline gelmektedir. b) Teşkilata ilişkin sorunlar: İcra takiplerinin işleme alınmasında ve yürütülmesinde uygulama birliği bulunmamaktadır. 3
İşlevlerin ayrışması Sınırlı kaynaklar, eskiden kalma çalışma yöntemleri (UYAP sistemindeki gelişmelere rağmen), kağıt yığını altında kalmış masalar, yetersiz kontrol ve usule ilişkin belirsizlikler sebebiyle günlük aksaklıklar meydana gelmektedir İcra dairelerine aşırı sayıda ziyaretçi (avukatlar ve vatandaşlar) gelmesi, herkese ayrı ayrı ilgi gösterilmesini zorlaştırırken, düzenli bir sistemde çalışmayı imkansız kılmaktadır. Arşivlerde veya yediemin depolarında kontrol bulunmamaktadır. Aşırı iş yükü vardır. Mali işlemlerin (tahsilatlar ve reddiyatlar) banka sistemi aracılığıyla değil, icra dairelerinde nakit olarak yapılmasından dolayı yaşanan güçlükler bulunmaktadır. Yargı idaresinde ve özellikle de icra dairelerinde belirli değişikliklerin yapılması gerektiği açık olduğundan, erişilebilir kaynakların optimize edilmesi, kalite kontrolü tekniklerinin belirlenmesi, yerine getirilecek koşulların belirlenmesi ve hizmetin işleyişine ilişkin yeterli dayanıklılık gösteren bir rejimin oluşturulmasına yönelik yönetim kriteri takip edilmelidir. Bu teşkilata ilişkin yenden yapılandırılma, burada sayılanların dışında aşağıda belirtilen hedeflere ulaşmayı sağlayacaktır: - Dosyaların işleme alınmasında uygulama birliği oluşturulması - İcra dairelerinin dosya sayısındaki aşırı artışa ayak uydurmasının sağlanması - İcra dairelerinin gerçek ihtiyaçlarının önceden görülmesi ve planlanması - İcra dairelerindeki materyal ve insan kaynaklarının sağlanmasının planlanması. - İcra dairelerinde uzmanlaşmanın uygunluğu veya gerekliliğinin tespit edilmesi - İş yükü ve hedeflerin gerçekleştirilmesine göre farklı icra dairelerinde iş tazmini sisteminin düzenlenmesinin uygunluğunun tespit edilmesi. 4
Özetlemek gerekirse, Türk icra dairelerinin yeni bir model altında teşkilatlanması, daha hızlı ve etkin karşılık oluşturmak için yapılmaktadır. Ayrıca 21ncü yüzyıl toplumundan daha uygun bir icra sistemi talep eden vatandaşların ve yasal profesyonellerin ihtiyaçlarına yardımcı olmak da amaçlanmaktadır. İcra dairelerinde tespit edilen sorunlar, icra dairelerinin yönetimi ve eşgüdümünden sorumlu kurumsal ulusal çerçevenin yanı sıra icra dairelerinin kendilerini de etkilediğinden teşkilat açısından iki temel gereksinim belirlenmiştir: 1. İcra dairelerinin işleyişini yöneltmek ve koordine etmek amacıyla kurumsal bir çerçeve oluşturulması. 2. Mikro birimlere ayrılmış mevcut parçalı yapının değiştirilmesi. İcra konularında, Türk adalet sisteminin ihtiyaçlarını karşılayan yeni bir teşkilat modeli ile yüksek kaliteli bir kamu hizmeti sunmak amaçlanmaktadır. İcra sisteminin talep edilen yapısal reformu, hızlılık, etkililik, etkinlik, işin modernleştirilmesi, görevde uzmanlaşma, şeffaflık, idare sorumluluğu, eşgüdüm ve işbirliği ilkeleri altında çalışacak yeni bir model sunan Yeni İcra Dairelerinin Oluşturulmasına Yönelik Yönetmelik in kapsamındadır. Dolayısıyla, icra dairesi, bölgenin başlıca şehrinde yer alacak olup, tüm bölgeyi kapsayacaktır. Dairenin başında bir icra müdürü bulunacaktır. Temel teşkilat modelinde icra dairesi bir İdari Birim ve bir İcra Birimini kapsayacaktır. Bu yeni tasarımın amacı, daha hızlı, etkin ve yüksek kaliteli ve vatandaşlara daha fazla ilgi gösteren hizmet elde etmek için tüm icra dairelerinde yeni çalışma metodolojileri ve standart yönetim kriterleri sunmaktır. 2. İCRA DAİRELERİNİN TEŞKİLATLANMA VE İŞLEYİŞ İLKELERİ İcra dairesinin yeni yapısı, vatandaşların ihtiyaçlarına hassasiyet göstermenin yanı sıra daha hızlı ve daha etkin adalet sunmak için kilit bir unsur olarak görülmektedir. 5
Yeni teşkilat modeli, icra dairelerindeki etkinliğe rehberlik edecek ve değer olarak görev görecek ilkelere dayandırılacaktır. 2.1 TEŞKİLATLANMA İLKELERİ 2.1.1 Bütünlük ilkesi: İcra dairelerinin, tek bir teşkilat sistemi çatısı altında genel bir yaklaşımla bütünleştiği düşünülmektedir. 2.1.2 Hiyerarşik yapı: İcra daireleri denetleme ve kontrol organı olarak merkezi seviye altındadır. Hiyerarşi ilkesi, idari organlar arasında bir ilişki sistemi kuran, iki taraflı yürüyen, üstler ve astlar arasında dikey ve kademeli bir yönetim olması anlamına gelmektedir. Bu hiyerarşi ilkesi, yeni teşkilat sisteminin temelidir, icra dairelerinin bu ilke ile teşkilatlanması ve yönetilmesi gerekmektedir ve faaliyetin birliğinin sağlanması konusunda önemli bir koşul olmanın yanı sıra, etkin ve etkili bir Yargı İdaresi için de hayati önem taşımaktadır. Dairelerin düzenlendiği pozisyonlar aracılığıyla işlevsel bağımlılığı kendi içinde barındırmaktadır. Bu müdürlüklerin düşüncesi, görevlerinin yerine getirilmesini de içermektedir: yönlendirme, denetleme, teftiş ve uyuşmazlık çözümleri. Tüm bu bahsi geçen görevler şu faaliyetlerle düzenlenecektir: planlama, karar alma, yönetim, kontrol ve işin dağıtılması, performans kontrolü ve hizmetin düzgün işlemesini sağlamak için özellikle veya genel olarak gereken emirler ve talimatlar verme. 2.1.3 Görev dağılımı: Görevlerin dağılımı, kurumun her bireyinden azami şekilde faydalanmanın en iyi yoludur. Üyelerin ilgili rollerinin sınırlandırması anlamına gelmektedir. Amacı, aynı çaba ile daha çok ve daha iyi üretim sağlamaktır; çünkü ilginin ve çabanın odaklandığı alan azalacak ve yetenekler ile kapasitenin gelişmesi ile de performans çoğalacaktır. Aslında, kurum ne kadar büyük olursa, görevlerin dağılması da o kadar büyük olmalıdır, çünkü sadece bu şekilde daha yüksek üretkenlik, daha etkin ve tek tip sonuçlara ulaşılabilir. Çalışanların yeteneklerini arttırmasına yardımcı olacağından ve bu yolla da zamandan tasarruf sağlanacağından, görev dağılımı performansı 6
da iyileştirecektir. Hatta, her değişiklik veya her pozisyon veya görev yeni bir çabaya alışmak anlamına gelir ki bu da üretimi düşürür. İcra daireleri modelinde görev dağılımı, ortak hizmetlerin içerisinde bütünleşmiş bir bölümün ikiye takıma ayrılmasıyla açıkça belirtilmiştir. Daire ne kadar büyük olursa, ortak hizmetler içerisinde bütünleşmiş takımlar/bölümlerin sayısı da o kadar büyük olacaktır. Bu yapılanmada, hiyerarşi ilkesine dayanan ortak hizmetlerin müdürü, astlar ve üstlerin tam görevleri arasında fark oluşturacak görevlerin dağılımının sağlanacağı ilk noktadır. Ayrıca, bu daire modelinde iş, çalışanlar arasında dosya sayısı dikkate alınarak değil, takibin bulunduğu adım ve aşamaya göre dağıtılmaktadır ki bu sayede mevcut sistemde var olan herkes, her işi yapmaktadır şeklinde olan çalışma yönteminden kaçınılmış olur. Sonuç olarak, uzmanlaşma sağlanarak, idarenin daha hızlı ve etkili olması sağlanacaktır. Görevlerin dağılım ne kadar yüksek olursa, daire çalışanlarının uzmanlaşması da o kadar yüksek olacaktır ancak her halükarda hizmetin gereksinimlerine ayak uydurabilmek adına da daire içerisinde yeterli esneklik sağlanmalıdır. 2.1.4 Eş güdüm: teşkilat modeli hem harici hem dahili olarak eş güdüm mekanizmalarının kurulmasını sağlayacaktır. Eş güdüm, yeni icra dairesinin temelindeki en kilit noktalardan birini oluşturmaktadır. Hiyerarşi ve görevlerin dağılımı yeterli bir teşkilatlanma için kafi değildir ama bunların yanı sıra eş güdüm son derece ciddi önem taşımaktadır; bu yüzden bir yapıdaki organlar arasında etkin eş güdüm gerekmektedir. Burada güdülen amaç, farklı birimler arasında iyi iletişimin sürdürülebilmesidir; çünkü dairenin düzgün bir performans göstermesi buna bağlıdır. Her ne kadar bu eş güdüm, hiyerarşi ilkesiyle yani üst birimin dikte ettiği veya birimlere verilen belirli emirler aracılığıyla sağlanabiliyor olsa da bu yeterli değildir; aynı zamanda işin düzenlenmesi ve dağıtılması ve protokoller gibi spesifik eş güdüm teknikleri de oluşturmak gerekmektedir. 7
2.2 İŞLEYİŞ İLKELERİ 2.2.1 Etkinlik ve hızlılık: Model, icra dairelerinin icra takiplerinde büyük oranda sonuçlandırmaya varması konusunda beklentilere sahiptir. 2.2.2 Esneklik: her teşkilatın, hizmetteki aksaklıklardan sakınmak adına, kendi yapısı içerisinde esneklik kriterini kullanması gerekmektedir. 2.2.3. İşin modernleştirilmesi: icra dairelerinin düzgün görev paylaşımını sağlamak, ulaşılabilir insan kaynaklarından en iyi şekilde faydalanmak ve görevlerin yerine getirilmesi için en uygun araçlar ve en hızlı yöntemlerin bulunması için bir yapı benimsemesi gerekmektedir. Görevlerin azaltılması veya gereksiz ve etkin olmayan görevlerin kaldırılmasıyla görevlerin bölünmesi veya alt birimlere bölünmesinin mümkün olması durumunda iş çok daha iyi bir şekilde icra edilebilecektir. 2.2.4 Sorumluluk yönetimi: Görevlerin dağılımı ilkesi her pozisyon için iş tanımı ve bu sayede sorumlulukların tanımlanması anlamına gelmektedir. 2.2.5 Kusursuzluk ve sürekli iyileştirme: teşkilat modeli, zayıf ve güçlü noktaların tespiti suretiyle, icra hizmetinin iyileştirilmesini amaçlamaktadır. Edinilen bilgilere dayanarak, eğitim, istihdam ihtiyaçları, yeninden teşkilatlanma ve materyal gereksinimleri gibi konularda spesifik planlar yapılacaktır. 2.2.6 Standardizasyon: Teşkilat modeli, protokollere, pozisyon kitapçıklarına ve icra faaliyetlerinin spesifik prosedürlerine dönüştürülecek olan tek tip bir metodolojik kriter ile desteklenecektir. 2.2.7 Benzeştirme: Bu teşkilatlanmaya ilişkin yeniden yapılandırma, nerede olursa olsun icra dairelerinin tek tip olarak işlemesini teşvik etmelidir. 3. MODELİN GENEL TANIMI Yeni teşkilat modeli ile, icra dairelerinin aşağıda belirtilenlerden kurtulmuş bir yapıya kavuşması hedeflenmektedir: Merkezi seviyede kurumsal çerçeveden yoksunluk; Taşra seviyesinde parçalanmış bir teşkilat yapısı; ve İşlemsel kapasitenin eksikliği 8
Taşra seviyesinde parçalanmış bir teşkilat yapısı; ve İşlemsel kapasitenin eksikliği İcra Dairelerinin Evrimi İcra daireleri için: İcra Dairelerinin Evrimi Somut bir kurumsal çerçeve ile yönetilen Yeni teşkilat modeli ile sağlamlaştırılan Farklı konularda uzmanlaşmış dairelere dayanan 14 İşlevsel olarak iyi desteklenen bilgi işlem teknolojileri İcra dairelerinin yeni teşkilat modelinin ana dayanakları şu şekildedir: 1. Adalet Bakanlığı içerisinde, icra daireleri politikalarını hazırlayacak, düzenli işleyişi inceleyecek, kaliteyi ve en iyi kurumsal uygulamaları tanımlayacak kurumsal bir çerçeve, 2. Sürekli iyileştirmeyi sağlayacak bir teftiş ve kalite yönetim sistemi, 3. Her icra dairesinin boyutlarına uyarlanabilecek bütünleşmiş ve esnek, yeni bir teşkilat modeli içerisinde bilgi işlem teknolojileriyle desteklenen, icra daireleri içinde yatay ve uzmanlaşmış daireler. Aşağıda belirtilen organların yapısını inceleyelim: 1) MERKEZİ SEVİYE, Adalet Bakanlığı içerisinde yeni spesifik bir organdır ve icra dairelerinin yönetimini merkezileştirmektedir. Adalet Bakanlığı içerisindeki kurumsal çerçeve icra dairelerinin politikalarını 9
oluşturmak, düzenli işleyişi kontrol etmek ve kalite ile en iyi kurumsal uygulamaları belirlemekle yükümlüdür. Bu organ, icra dairelerinin sürekli iyileştirilmesini sağlamak adına, teftiş ve denetleme, istatistik, uygulamaların standardizasyonu (protokollerin, görüşler, usul kitapçıkları, iş tanımları kitapçığı vb.), yasal ve teşkilata ilişkin hususlar (protokoller, talimatlar, sorulara çözümler, Usul kitapçıkları ve iş tanımları kitapçıklarının hazırlanması vs.) ve mali işlemlerin yönetimi gibi diğer yetkilerin dışında teftiş ve kalite yönetimi sistemi içermektedir. Üç temel çalışma alanı belirlenmiştir: 1. İnsan kaynakları: icra dairelerinde, eğitim ve hem icra dairesi çalışanları hem de vatandaşlara bilgi konusunda insan kaynakları yönetimine ilişkin tüm konularda yetkilidir. 2. Yönetim: teftiş ve kalite, mali konular, vergiler, harçlar, ödemeler vb. konularda yetkilidir. 3. Planlama: planlama, proje kontrolü, kuralların standardizasyonu ve değişim yönetimi için gereken faaliyetler gibi konularla ilgilenir. Ayrıca, Merkezi Birim sorumlusuna doğrudan teknik destek sağlayacak olan üst danışmanlar kurulu olacaktır. Bu kurul aynı zamanda birimin diğer alanlarının faaliyetlerine katkıda bulunacaktır. 10
sağlayacak olan üst danışmanlar kurulu olacaktır. Bu kurul ayn zamanda birimin diğer alanlarının faaliyetlerine katkıda bulunacaktır. MERKEZİ'BİRİM' YAPISI' İCRA%DAİRESİ%SORUMLU% BİRİM% Danışma' kurulu' Yöne%m'' Te)iş'&'kalite' İsta%s%k' İnsan'Kaynakları' İKY' Eği%m' İlgi've' bilgi' Planlama' Proje' planlama' &'kontrol' Standartla şbrma' Bilgi'işlem' 2) İCRA DAİRELERİ SEVİYESİ 2) İCRA DAİRELERİ SEVİYESİ Yeni modelde, icra dairesi, bölgenin en büyük şehrinde yerleşik olan ve Yeni modelde, icra dairesi, bölgenin en büyük şehrinde yerleşik tüm bölgeyi kapsayan bir faaliyet alanına sahip icra ile ilgilenen birim olan ve tüm bölgeyi kapsayan bir faaliyet alanına sahip icra ile olacaktır. ilgilenen birim olacaktır. 1 İCRA%BİRİMİ% İdari%Birim% İcra%Birimi% Danışma' masası' Arşiv' Tedarik' Tebligat'Birimi' Ön'büro' Dosya' açma' birimi' Haciz' 'Sa@ş' '' Mali'Birim' Aile' Yeni İcra Dairesi Modeli Yeni İcra Dairesi Modeli 11
Şu anda icra dairelerine ilişkin yeni yönetmelik inceleme aşamasındadır. Bu taslak yönetmelik, yeni modelin gelişmesinde icra müdürlerini bel kemiği olarak görmektedir. İcra dairesinin yönetiminin yanı sıra, idari birim ve icra biriminin yönetimlerine de spesifik olarak icra müdürleri atanacaktır. Tüm birimlerin veya bölümlerin icra daireleri için konulan ilkeleri Yeni yerine icra dairelerinin getirmelerini oluşturmasına ve özellikle dahili yönelik eş güdümün yönetmeliğin sağlanmasını 10uncu temin maddesi, etmelidirler. Adalet Bakanlığı nın, ülke çapında icra dairelerinin uygulamalarında birlik sağlanmasına ilişkin genel bir kriter getirme Yeni icra dairelerinin oluşturmasına yönelik yönetmeliğin 10uncu sorumluluğundan bahsetmektedir. Ayrıca, icra müdürleri, icra dairesi maddesi, Adalet Bakanlığı nın, ülke çapında icra dairelerinin uygulamalarında içerisinde eş güdümlenmiş birlik sağlanmasına faaliyetleri ilişkin temin genel edebilmek bir kriter getirme amacıyla sorumluluğundan talimatlar yayımlayabilir. bahsetmektedir. Son olarak, Ayrıca, İdari icra Birim müdürleri, ve İcra icra Biriminin dairesi içerisinde müdürlerine eş güdümlenmiş Hizmet Talimatları faaliyetleri doğrultusunda temin edebilmek sorumluluklarındaki amacıyla talimatlar bölüm ve yayımlayabilir. birimleri yönlendirme Son olarak, olanağını İdari sunmaktadır. Birim ve İcra Biriminin müdürlerine Hizmet Talimatları doğrultusunda sorumluluklarındaki Bu yönetmeliğin amacı, icra faaliyetlerinde birlik sağlayan bir kılavuz bölüm ve birimleri yönlendirme olanağını sunmaktadır. oluşturmaktır. Bu yönetmeliğin amacı, icra faaliyetlerinde birlik sağlayan bir kılavuz Yeni teşkilatlanma, icra daireleri alanında iki farklı faaliyet türünü oluşturmaktır. ayrıştırmayı amaçlamaktadır; usule ilişkin ve idareye ilişkin destek. Yeni teşkilatlanma, icra daireleri alanında iki farklı faaliyet türünü Dolayısıyla, bu farklı işlevler dikkate alınarak, iki farklı birim ayrıştırmayı amaçlamaktadır; usule ilişkin ve idareye ilişkin destek. oluşturulmaktadır: Dolayısıyla, bu farklı işlevler dikkate alınarak, iki farklı birim oluşturulmaktadır: - İdari Birim Danışma masası, tedarik ve arşivleri içermekte ve icra birimine genel destek sağlayan işlevleri vermektedir. İdari Birim, Danışma masası, tedarik ve arşivleri içermekte ve icra birimine genel destek sağlayan işlevleri vermektedir. İdari Birim Danışma masası Arşivler Tedarik İdari Birim örneği İcra Birimi, icra takibine ilişkin tüm süreçlerin yapıldığı bölümdür. İdari Birim örneği Birim, üyeleri arasında eş güdüme ve dayanışma ilkelerine göre yönetilecek olan işlevsel bölümlere ayrılacaktır. Bu bölümler, farklı 12 - İcra birimi, icra takibine ilişkin tüm süreçlerin yapıldığı bölümdür. Birim, üyeleri arasında eş güdüme ve dayanışma ilkelerine
türden işlerin yürütülmesine veya uzmanlaşılmış işlemlerin (örn. Satışlar) yerine getirilmesinde uzmanlaşabilir. Tüm icra dairesinin yönetim sorumluluklarını üstlenen bir icra müdür ve dairenin büyüklüğüne göre ona yardım eden bir veya daha fazla icra müdür yardımcısı olacaktır. Birimlerin hepsinin başında bir icra müdürü olacaktır. Bölümlerin her birinin başında ise diğer icra müdürleri ve icra müdür yardımcıları olacaktır. Bu bağlamda, her bölümde veya bölümlerin bazılarında İdari Birimi, dairenin büyüklüğüne bağlı olarak bir veya daha fazla icra müdür yardımcıları ile yöneten bir icra müdürü olacaktır. Küçük ve orta ölçekli icra dairelerinde icra müdürünün idari birimi kendi başına yönetebilmesi için model esne olmalıdır. Büyük ölçekli icra dairelerinde, bölümlerin bazılarında veya hepsinde yürütme yetkisi olan icra müdür yardımcıları olacaktır. İcra Birimini idare eden bir icra müdürünün yanı sıra, işlemsel bölümlerin her birini yöneten icra müdürleri olacaktır. Beş ana bölüme ayrılacaktır: -Ön büro -Talep -Haciz -Satış -Aile Ayrıca, icra birimindeki spesifik bölümler şu şekilde olacaktır: -vergiler ve harçlar ile tahsilat ve reddiyat olarak iki bölüme ayrılmış mali birim, -tebligat birimi 13
-vergiler ve harçlar ile tahsilat ve reddiyat olarak iki bölüme ayrılmış mali birim, -tebligat birimi İcra Birimi Tebligat Birimi Ön Büro Dosya açma birimi Haciz Satış Aile İcra Birimine örnek Ancak, modelin en önemli özelliklerinden birisi esnek olmasıdır; tüm İcra Birimine örnek icra daireleri için geçerli bir model değil, her bölgenin özelliklerine göre uyarlanan bir model bulunmaktadır. Ancak, modelin en önemli özelliklerinden birisi esnek olmasıdır; tüm icra daireleri için geçerli bir model değil, her bölgenin özelliklerine göre uyarlanan bir model bulunmaktadır. 20 14
4. TEST Doğru mu yanlış mı: Her bir ifadeye ilişkin, doğru veya yanlış seçeneğini işaretleyiniz. Doğru-Yanlış 1. Taşra düzeyindeki parçalı teşkilat yapısı, icra sisteminin etkinliği karşısında bir engel haline gelmeye başlamıştır. Doğru-Yanlış 2. İcra takiplerinin aşırı artışı sebebiyle ulusal düzeyde yapının tekrar düzenlenmesine yönelik acil bir ihtiyaç duyulmaktadır. Doğru-Yanlış 3. Çoklu teftiş mekanizmaları, icra dairelerinin işleyişi ve performansını denetlemek ve kontrol etmek açısından etkindir. Doğru-Yanlış 4. Her icra dairesinin, etkinliğini iyileştirmek adına kendi kriterine sahip olması gerekmektedir. Doğru-Yanlış 5. İşlevlerin bölünmesi, bir kurumun tüm bireylerinden en fazla faydayı sağlamak adına en iyi yoldur. Doğru-Yanlış 6. Hiyerarşi ve iş bölümü, yeterli bir kurum elde etmek için yeterlidir. Doğru-Yanlış 7. Esneklik, standartlaşma ile aynıdır. Doğru-Yanlış 8. İcra müdürleri, teftiş sisteminden sorumludur. Doğru-Yanlış 9. Yeni teşkilat modeli bütünleşmiş ve esnektir, dolayısıyla her boyuttaki icra dairesien uyumlanabilir. Doğru-Yanlış 10. Harç ve vergi tahsilatı İdari Birimin yetkileri arasındadır. Çoktan seçmeli: Aşağıdaki sorulardan her biri için, en uygun bulduğunuz cevabı daire içine alınız. 1. Aşağıdaki ilkelerden hangisi teşkilat ilkesidir? A. İş dağılımı B. Etkinlik C. Standartlaşma D. Esneklik 15
2. Aşağıdaki ilkelerden hangisi, işleyiş ilkesidir? A. Hiyerarşi B. İş dağılımı C. Yönetim yükümlülüğü D. Eş güdüm 3. Merkezi Birimin yetkilendirdiği daireler olabilir mi? A. Evet B. Hayır C. Bazen D. Asla 4. Danışma Masası: A. İcra Birimi içerisindedir B. Merkezi Birimin içerisindedir C. İdari Birim içerisindedir D. Bağımsız bir birimdir 5. Aşağıda belirtilen bölümlerden hangisi icra biriminde değildir? A. Haciz B. Arşiv C. Aile D. Ön büro 16
ÜNİTE 2 MERKEZİ SEVİYE VE İCRA DAİRESİNİN İŞLEYİŞİ Bu ünite, yeni modelin genel yapısı ve icra dairesinin işleyişine ilişkin bilgiler sunmayı amaçlamaktadır İÇİNDEKİLER 1. MERKEZİ SEVİYENİN İŞLEVLERİ 2. İCRA DAİRESİNİN İŞLEVLERİ 2.1. İDARİ BİRİM 2.2. İCRA BİRİMİ 3. PROTOKOLLER 4.ORTAK HİZMETLERİN BİRBİRİYLE İLİŞKİSİ VE ORTAK HİZMETLER İLE DİĞER BİRİMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER. 5. SORUMLULUKLARIN TESPİTİ 1. MERKEZİ SEVİYENİN İŞLEVLERİ. Adalet Bakanlığı nın yapısı içerisinde spesifik bir organ olarak Merkezi Birim, merkezileştirilmiş bir şekilde icra dairelerinin yönetimini sağlamaktadır. Bu birimin yürüteceği temel işlevler şu şekildedir: İcra dairelerinin işleyişinin stratejik noktalarını koordine etmek İcra dairelerinin işleyişini iyileştirmek için emirler ve talimatlar yayımlamak İcra dairelerinde insan kaynakları yönetimi Çalışanların hizmet öncesi ve hizmet içi eğitimleri İcra daireleri ve vatandaşlar tarafından sorulan sorulara cevaplar vermek 17
Aşırı borçlanmanın önüne geçmek adına vatandaşlara bilgi sağlamak İcra dairelerinin performanslarının arttırılması için standardizasyon araçları oluşturmak Düzgün işleyişin sağlanması adına, yeni modelin gerektirdiği bilgi işlem teknolojileri projelerini, UYAP ile işbirliği içerisinde geliştirmek İcra dairelerinin sağladığı hizmetlerin performansı ve etkinliğini, teftiş faaliyetleri ile tespit etmek. İcra dairelerinde kalite sistemini yönetmek Mali konularla ilgili tüm hususları idare etmek İcra dairelerinde istatistiki bilginin işlenmesi, merkezileştirilmesi ve toplanması Tüm ülke çağında icra dairelerinin uygulanması ve çalışmasını planlamak ve koordine etmek Farkındalık, motivasyon, eğitim ve iletişim konularında yeni teşkilat modeli ile bağlantılı değişim yönetimini desteklemek. Merkezi Birim, vekalet edilmiş yetkilerle ve merkezi birimin kontrolü altında özellikle kalite, teftiş, destek ve bilgi gibi alanlarda yetkili dairelere sahip olabilir. Merkezi Birim, verilen farklı iş alanlarında yüksek seviyede tavsiyeler vererek belirli hedeflere ulaşmada işbirliği yapacak danışma kurulu ile çalışacaktır. Görevleri şu şekildedir: Yetkilerini değerlendirmek için gereken yeteri yasal veya farklı türdeki bilgiye sahip olabilmesi için birimin başına tavsiyeler vermek. Merkezi Birim ile bütünleşmiş iki alanı desteklemek. Merkezi Birimde üç genel alan bulunabilir: 18
1) YÖNETİM A) Teftiş ve kalite: Merkezi Birim tarafından daha önce kurulan politikalar ve hedeflere uyumu temin etmek adına eş güdümleme, denetleme ve teftiş sisteminin nasıl çalıştığını tespit etmeden oluşan görevleri yürütmek. Bunların yanı sıra, icra dairelerinde teftiş yetkilerinin geliştirilmesi görevini üstlenecektir. Teftiş ve kalite birimi ayrıca planların uygulanması ve icra dairelerinde bütünleşmiş kalite sisteminin sürdürülmesinden sorumlu olacaktır. İşlevleri özellikle aşağıdakileri içerecektir: Teftiş sisteminin politikaları, kılavuzları ve hedeflerinin standart işleme prosedürleri geliştirilerek uygulanmasının gerçekleştirilmesi Teftiş sisteminin yönetimi ve eş güdümü Teftiş sisteminin plan ve programlarının geliştirilmesi ve uygulanması Planlama ve teftiş programı için hedeflerin ve stratejik kriterlerin kurulmasına katılım İcra dairelerinin kalite yönetimi modelinin uygulanmasının planlanması ve koordine edilmesi Kalite standartlarında uygulanacak usule ilişkin ve düzenleyici çerçevenin oluşturulması Kalite yönetim sisteminde belirlenen süreç uygulama eylemlerinin belirlenmesi Kalite standartlarının geliştirilmesi ve yerine getirilmesi konusunda yerel temsilcilerle eş güdüm. B) İstatistik: Görevi, istatistiki bilginin standart, güncel ve homojen bir şekilde toplanması ve işlenmesinin idaresidir. İşlevleri aşağıdaki gibidir; İcra dairelerinin istatistiki konularda gelişmesinin planlanması ve eş güdümlenmesi. 19
Tüm ülke çapında icra dairelerinin istatistiki bilgilerinin toplanması ve işlenmesinin planlanması ve koordine edilmesi. Türk icra sistemi konusunda istatistiki bilginin üretilmesi, işlenmesi ve dağıtılması için gereken dengeli kart veya bilgi işlem teknolojilerinin geliştirilmesi ve analizinin koordine edilmesi Toplanmış ve onaylanmış istatistiki bilginin yetkili kişilere sunulması ve kullanımına açılması. C) Mali işler: Temel amacı, merkezileştirilmiş bir şekilde icra dairelerinde tahsilat, reddiyat ve yediemin yönetiminin yürütülmesidir. İşlevleri aşağıdaki gibidir: İcra dairelerinde mali işlemlerin işleyişinin denetlenmesi ve kontrolü Mali işlerin yürütülmesinden sorumlu mali kurum ile düzenli ilişkiler Kullanıcı yönetimi ve sorun çözme sistemleri ile mali işlemler sisteminin ilk seviyede yönetimi İcra dairelerinde yediemin sisteminin eş güdümlü şekilde yürütülmesi ve denetlenmesi. 2) İNSAN KAYNAKLARI A) İnsan kaynakları yönetimi: Temel amacı icra dairelerinde insan kaynakları yönetiminin bu bağlamdaki ihtiyacı karşılamaya odaklanmış şekilde, etkinliğinin, merkezi ve uzmanlaşmış yönetimle iyileştirilmesidir. Temel işlevleri: İcra dairelerinde istihdam programlanması ve düzenli personel yönetimi İcra dairelerine yeni istihdam sağlamak için işe alım süreçlerinin geliştirilmesi ve kurulması İcra dairelerinde açık pozisyonların ve personel yer değiştirme süreçleri ile ilişkili süreçlerin yönetilmesi Adalet Bakanlığı na verilmiş icra müdürleri ve icra müdür yardımcıları üzerindeki yürütme yetkileri. 20