13.12.20 1 / 5 1. AMAÇ: Uludağ Üniversitesi Rektörlük İdari Teşkilatı bünyesindeki kalite yönetim sistemi dokümanlarının kontrol altına alınmasıyla ilgili yöntemleri tarif eder. 2. KAPSAM: Uludağ Üniversitesi Rektörlük İdari Teşkilatı bünyesinde kullanılan kalite yönetim sistemi dokümanlarını kapsar. 3. SORUMLULAR: Uludağ Üniversitesi Rektörlük İdari Teşkilatında görev yapan tüm personel bu prosedürün uygulanmasından sorumludur. 4. TANIMLAR: Dış kaynaklı doküman: Uludağ Üniversitesi Rektörlük İdari Teşkilatı nın uymak zorunda olduğu yasalar, tüzükler, yönetmelikler, yönergeler, genelgeler, standartlar v.b. dokümanlardır. Yürürlükte olan doküman: Uludağ Üniversitesi Rektörlük İdari Teşkilatı nda kullanılmakta olan dokümanları (kalite el kitabı, organizasyon el kitabı, süreç tanımları, prosedürler, talimatlar, kılavuz dokümanlar, şartnameler, formlar ve dış kaynaklı dokümanlar) ifade eder. Bu dokümanlar Yürürlükte Olan Dokümanlar Listesi nde (RIT-FR-YÖN-01) tanımlanır. Kontrollü doküman: Bu prosedür kapsamında hazırlanan, onaylanan, dağıtılan, dağıtım noktaları ve güncellik durumları (revizyon numaraları) takip edilen dokümanları ifade eder. 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR: 5.1.Dış Kaynaklı Dokümanlar: Yok 5.2. İç Kaynaklı Dokümanlar: RIT-PR-02 Kalite Kayıtları Prosedürü RIT-FR- YÖN -01 Yürürlükte Olan Dokümanlar Listesi RIT-FR- YÖN -02 Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi RIT-FR- YÖN -03 Doküman Değişikliği Talep Formu
13.12.20 2 / 5 6. UYGULAMA: 6.1.DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI ve ONAYLANMASI Uludağ Üniversitesi Rektörlük İdari Teşkilatı nın doküman yapısı aşağıdaki tabloda verilmiştir. Bu tabloda belirtilen sorumlular tarafından hazırlanır ve onaylanır: DOKÜMAN ADI HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Kalite El Kitabı Yönetim Temsilcisi Rektör Organizasyon El Kitabı (görev Kalite Kurulu Yönetim Temsilcisi tanımları dahil) Prosedürler Kalite Kurulu Yönetim Temsilcisi Süreç tanımları Süreç Sahibi Yönetim Temsilcisi Talimatlar Süreç Sahibi Yönetim Temsilcisi Kılavuz dokümanlar Süreç Sahibi Yönetim Temsilcisi Formlar Süreç Sahibi Yönetim Temsilcisi Dış kaynaklı dokümanlar Yeni bir doküman hazırlanmasıyla ilgili talep, talep eden tarafından Yönetim Temsilcisi ne iletilir. Yönetim Temsilcisi talebi Rektör, Kalite Kurulu veya Süreç Sahibi ile değerlendirir. Talebin kabul edilmesi durumunda ilgili doküman yukarıdaki tabloya göre hazırlanır ve onaylanır. 6.2. DOKÜMANLARIN NUMARALANDIRILMASI Uludağ Üniversitesi Rektörlük İdari Teşkilatı nın süreçleri aşağıdaki şekilde kodlandırılır. Süreç tanımları, talimatlar, formlar ve kılavuz dokümanların numaralandırılmasında bu kodlar kullanılır. Yönetim Genel Sekreterlik Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Personel Daire Başkanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hukuk Müşavirliği Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü Sivil Savunma Güvenlik Müdürlüğü YÖN GNS YİD PER İMD ÖİD SKD KDD BİD SGD HUM DSM SSU GÜV
13.12.20 3 / 5 Basımevi Müdürlüğü İç Hizmetler Müdürlüğü Kalite El Kitabı; RİT-KEK-ZZ şeklinde kodlanır. KEK: Kalite El Kitabı ZZ: Kalite El Kitabı bölüm numarası BSM İHM Organizasyon El Kitabı; RİT-OEK-ZZ-XXX-YY şeklinde kodlanır. OEK: Organizasyon El Kitabı ZZ: Organizasyon El Kitabı bölüm numarası Prosedürler; RİT-PR-YY şeklinde kodlanır. PR: Prosedür Süreç Tanımları; RİT-ST- XXX-YY şeklinde kodlanır. ST: Süreç tanımı Talimatlar; RİT-TA-XXX-YY şeklinde kodlanır. TA : Talimat Formlar; RİT-FR-XXX-YY şeklinde kodlanır. FR: Form Eğer formlarda sadece kod kullanılacak ise; RİT-FR-XXX-YY/ZZ şeklinde kodlanır. FR: Form ZZ: Revizyon No
13.12.20 4 / 5 6.3. DOKÜMANLARIN DAĞITIMI Dokümanı hazırlayan ilgili süreç sahibi dokümanı ve kimlere dağıtılacağı önerisini Yönetim Temsilcisine iletir. Onaylanan dokümanlar ve dağıtım kodları Yürürlükte Olan Dokümanlar Listesi (RIT-FR-YÖN-01) ne eklenir. Formlar hariç (formların güncel kopyaları çoğaltılarak kullanılır) tüm dokümanların üzerine kırmızı renkli KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılır. Dağıtılan bu dokümanlar dağıtıldıktan sonra kullanım noktalarında çoğaltılamaz. Orijinalinden basılma işlemi matbaada gerçekleştirilen dokümanların (kitap, kılavuz) üzerine KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılmaz. Tüm dokümanlar, Doküman Dağıtım ve İptal Etme Formu (RIT-FR-YÖN-13) ile dağıtım noktalarına imza karşılığı dağıtılır. Dağıtım noktalarında ihtiyaç gerektiren talimatlara ilişkin toplam sayı ve dağıtım noktası bilgileri ana/alt süreç sahibinin sorumluluğundaki listeler ile takip edilir. Ana süreç sahibi, çoğaltılmasını istediği talimatı Yönetim Temsilcisine bildirir. Onaylanan miktar KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılarak, ilgili ana süreç sahibine Doküman Dağıtım ve İptal Etme Formu (RIT-FR- YÖN-13) ile imza karşılığı teslim edilir. Onaylanmış orijinal dokümanlar Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir. 6.4. DOKÜMANLARDA DEĞİŞİKLİK YAPILMASI/YENİ DOKÜMAN YARATILMASI: Yürütülen sürekli iyileştirme çalışmaları sonucunda dokümanlarda bir değişiklik ve/veya yeni bir doküman gereksinimini duyulduğunda, değişiklik isteği sözlü olarak, elektronik posta ortamında veya Doküman Değişikliği Talep Formu (RIT-FR-YÖN-03) düzenlenerek Yönetim Temsilcisine iletilir. Yönetim Temsilcisi süreç sahibi ile birlikte talebi değerlendirir. İstek haklı gerekçeye dayanıyor ise ilgili doküman revize edilerek (yeni doküman hazırlanarak) önce ilgili Ana Süreç sahibine imzaya sunulur, daha sonra Yönetim Temsilcisi dokümanı, seviyesine bağlı olarak onaylar ve/veya Rektör onayına sunar.
13.12.20 5 / 5 6.5. DOKÜMANLARIN TAKİBİ: Yürürlükte olan kalite yönetim sistemi dokümanlarının güncelliği (revizyon durumları) Yönetim Temsilcisi tarafından bilgisayar ortamında Yürürlükte Olan Dokümanlar Listesi (RIT-FR-YÖN-01) ile sürekli takip edilir/ettirilir. 6. 6. YÜRÜRLÜKTEN KALKAN DOKÜMANLAR ve SÜREÇ TANIMLARI: Yönetim Temsilcisi, yürürlükten kaldırılan dokümanlar ve süreç tanımlarına ilişkin dokümanların dağıtım noktalarından geri alınmasını ve imha edilmesini sağlar. Yürürlükten kalkan dokümanların orijinal nüshaları İPTAL kaşesi basılarak Kalite Kayıtları Prosedürü (RIT-PR-02)) nde belirtildiği şekilde saklanır. Yürürlükten kaldırılan dokümanlar ve süreç tanımlarının, elektronik ortamdaki Yürürlükte Olan Dokümanlar Listesi nde adı, kodu, yayın tarihi ve revizyonu görülecek şekilde yazı rengi açık gri yapılır, revizyon tarihi sütununa İPTAL yazılır. Yürürlükten kaldırılan sürece ilişkin ilgili birim süreç tanımları dokümanlarında, düzeyi, kodu ve adı görülecek şekilde yazı rengi açık gri yapılır, süreç sahibi sütununa İPTAL yazılır. Öğrenci El Kitabı,.El Kitabı güncellendiğinde dağıtım sırasında geri alınma işlemi gerçekleştirilmez. 6.7. DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR Dış kaynaklı dokümanlar Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi (RIT-FR-YÖN-02) nde belirtilmiştir. Dış kaynaklı dokümanların güncelliği, ilgili kurum ve kuruluşlarla yılda en az bir kez yazılı olarak/telefon görüşmesi/e-mail/faks teyidi aracılığıyla takip edilerek, Yönetim Temsilcisi tarafından sağlanır. 7.GÖZDEN GEÇİRME VE ONAYLAMA: Yönetimin onayı: Tarih: Prof.Dr.İrfan KARAGÖZ Yönetim Temsilcisi