ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSUZ KOPYADIR

Transkript

1 1. AMAÇ Necmettin Erbakan Üniversitesi Meram Tıp Fakültesi Hastanesi Yönetim Sistemini oluşturan tüm dokümanların kodlamasının yapılarak, kodların belirli bir format ve kapsamda hazırlanabilmesi için gerekli kuralları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. 2. KAPSAM Yönetim Sistemini oluşturan tüm dokümanları kapsar. 3. UYGULAMA 3.1. DOKÜMAN VE VERİ KONTROLÜ Hastanenin Dokümantasyon yapısı El Kitabı, ve Prosesler, Talimatlar, Formlar, Görev tanımları, planları, Diğer destek dokümanlar ( Standart, katalog vb). Hazırlanan veya Revize edilen kalite dokümanları aşağıda verilen tabloda belirtilen sorumlularca onaylanır, çoğaltılır, dağıtımı yapılır ve eski nüshaların yok edilmesi sağlanır. Onaylanıp devreye alınan dokümanlar Geçerli Doküman Listesi Formuna kayıt edilerek iç tetkik vb. gerekli görülen durumlarda güncelliği takip edilir. Doküman Cinsi Kal. El Kitabı Talimatlar Görev tanımları Tanım. Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Çoğaltan Dağıtım Eski Rev. Ortadan Kal. Prosesler Dış Kay. Dok. Dokümanların orijinalinde hazırlayan ve onaylayan haneleri ıslak imzalanarak yürürlüğe girer. Yürürlüğe giren dokümanlar Koordinatörlüğü tarafından Doküman Dağıtım Planında belirtilen adette fotokopi ile çoğaltılarak Doküman Dağıtım Formu ile imza karşılığı dağıtılır. Dağıtılan kopyaların her sayfasına kırmızı renkli "KONTROLLÜ KOPYA" damgası vurulur. Dokümanlar hastane içine ve Belgelendirme Kuruluşuna kontrollü kopya olarak dağıtılır. Formlar prosedürler ile birlikte dağıtılır. Yönetim Sistemi Klasöründe bulunan belge güncel ve kontrollü olup, baskı alınmış KONTROLSUZ belgedir.

2 Formlara 'KONTROLLÜ KOPYA' damgası vurulur. Her hangi bir form prosedürden bağımsız olarak revize edilirse bu formun kopyaları daha önce prosedür dağıtımı yapılmış birimlere tekrar yapılır. Bu şekildeki form dağıtımlarında dağıtım formu tutulmaz ancak bir önceki nüshaları yırtılarak yok edilir. Dokümanların Hastane dışına çıkışı Koordinatörlüğü onayı ile olabilir. Böyle bir durumda dokümanlar "KONTROLSUZ KOPYA" damgası vurularak dağıtılır ve kontrole tabi değildir. Prosedür, talimat ve diğer dokümanlardaki revizyonlar orijinal dokümanı hazırlayan Koordinatörlüğü tarafından yapılır. Revizyon istekleri firmanın değişik kademelerinden kalite sistemindeki değişik aktivitelerin sonuçları olarak gelebilir. Revizyon istekleri sözlü olarak ilgili dokümanı hazırlayan kişi/birime bildirilir. Koordinatörlüğü bu talepleri değerlendirerek uygun olması halinde gerekli revizyon yapar. Revizyon işlemleri orijinal dokümanın tabi olduğu hazırlama süreçlerine tabidir. Revize edilen dokümanların ( El Kitabı, Çevre El kitabı, OHSAS El kitabı, Prosedür, Talimat ve diğer dokümanlar) dağıtımı imza karşılığı, revize edilen geçersiz doküman geri alınarak yapılır. Revize edilen dokümanların aslına "İPTAL" kaşesi vurulur ve saklanır. Geri alınan geçersiz nüshalar yırtılarak yok edilir. El Kitaplarında revizyon bölüm bazında yapılır. Revizyon sebebi Revizyon Detayında kısaca açıklanır. Ayrıca revize edilen bölüme ait tüm sayfaların revizyon numarası bir artırılarak revizyon tarihi güncellenir. Yapılan revizyonların toplamı 50 olduğu zaman bir sonraki revizyonda El Kitabının ilgili bölümü yeniden yayınlanır. Kapak sayfasında bulunan Baskı Numarası bir artırılarak yayın tarihi güncelleştirilerek sayfa revizyonları sıfırlanır. El Kitabı dışındaki diğer dokümanlarda ise revizyonlar doküman bazında yapılır ve revizyon numarası bir artırılarak revizyon tarihi güncellenir. Prosedür ve talimat vb dokümanlarda revizyon tüm sayfalarda yapılır; revizyon no bir artırılır. Hastanemizde kullanılan Standardlar, Kataloglar gibi dış kaynaklı dokümanlar Dış Kaynaklı Doküman Listesine kayıt edilir. Bu dokümanların üzerine kırmızı renkli "KONTROLLÜ KOPYA" damgası basılır. Doküman revizyonları ilgili dokümanın hazırlayıcısı kurumdan alınacak verilerle izlenir. Ulusal ve Uluslararası standartların güncelliği sağlanır. Değişen dokümanlar Koordinatörlüğü tarafından temin edilir ve Hastane içindeki değişikliği ilgilendiren birimlere dağıtımı Doküman Dağıtım Formu ile yapılarak Dış Kaynaklı Doküman Listesi revize edilir. Eski nüshalar yırtılarak yok edilir. Orijinal dokümanın üzerine "İPTAL" kaşesi basılarak saklanır. Hastanemizin dokümanlarının numaralandırma sistemi aşağıdaki gibi ifade edilebilir Yönetim Sistemi Klasöründe bulunan belge güncel ve kontrollü olup, baskı alınmış KONTROLSUZ belgedir.

3 El Kitabı KEK.XX KEK. kalite el kitabını temsil eder XX doküman numarası (01 ile başlar) Sistem ip.xx P. sistem prosedürünü temsil eder XX prosedürün numarası İdari IP.XX IP. idari prosedürü temsil eder. XX idari prosedür numarası (01 ile başlar) İdari Prosedür Alt IP.XX.XX IP. idari prosedürü temsil eder. i XX. idari prosedür numarası (01 ile başlar) XX idari prosedür alt prosedür numarası (01 ile başlar) İdari Prosedür IP.FR.XX.XX.XX IP. idari prosedürü temsil eder FR. idari prosedür formunu temsil eder. XX. idari prosedür numarası (01 ile başlar) XX. idari prosedür alt prosedürü numarası (01 ile XX idari prosedür alt prosedür form numarası (01 ile başlar) Tıbbi TP.XX TP. tıbbi prosedürü temsil eder. XX tıbbi prosedür numarası (01 ile başlar) Tıbbi Prosedür Alt TP.XX.XX TP. tıbbi prosedürü temsil eder. i XX. tıbbi prosedür numarası (01 ile başlar) XX tıbbi prosedür alt prosedür numarası (01 ile başlar) TP. tıbbi prosedürü temsil eder. FR. tıbbi prosedür formunu temsil eder. Tıbbi Prosedür TP.FR.XX.XX.XX XX. tıbbi prosedür form numarası (01 ile başlar) XX. tıbbi prosedür alt prosedürü numarası (01 ile XX tıbbi prosedür alt prosedür form numarası İdari Prosesler IPS.XX IPS (01 ile başlar) idari prosesleri temsil eder. XX idari proseslerin numarası (01 ile başlar) Tıbbi Prosesler TPS.XX TPS. tıbbi prosesleri temsil eder. XX tıbbi proseslerin numarası (01 ile başlar) Tıbbi Talimatlar TT.XXX TT. tıbbi talimatı temsil eder. XXX tıbbi talimatın numarası (001 ile başlar) İdari Talimatlar IT.XXX IT. idari talimatı temsil eder XXX idari talimatın numarası (001 ile başlar) Genel Formlar GN.FR.XX GN. genel dokümanı temsil eder. FR. genel formu temsil eder. XX genel formun numarası (01 ile başlar) Görev Tanımları GT.XXX GT görev tanımını temsil eder XXX görev tanımı numarası (001 ile başlar) Yönetim Sistemi Klasöründe bulunan belge güncel ve kontrollü olup, baskı alınmış KONTROLSUZ belgedir.

4 Sistem Prosedür KY-FR.XX.XX KY- FR. XX. XX HEK HAP PDH DMK YÖK KPSS HYBS SSK ES MB BUT BİM SB MEDİ-TBS EGT TKK SK BK DK TAK HMK EEK DFK PUK İPK PİK SCK EX MEDİ- FATURA MEDİ-SEK KİK TTB YMHC MKP ; KNM ÖAB ÖKB ÖHB SARS Yönetim i Yönetim Prosedür Yönetim Prosedür Form numarası (01 ile başlar) Yönetim Prosedür Form numarası (01 ile başlar) Hurda Enkaz Kullanılamaz N.E.Ü.M.T.F.Hastanesi Afet Planı Personel Destek Hizmetleri Müdürlüğü Devlet Memurları Kanunu Yüksek Öğretim Kanunu Kamu Personeli Seçme Sınavı Hastane otomasyon sisteminde eğitim kayıtlarının tutulması ve raporlanmasında kullanılan modül Sosyal Sigortalar Kurumu Emekli Sandığı Maliye Bakanlığı Bütçe Uygulama Talimatı Bilgi İşlem Merkezi Sağlık Bakanlığı Teknik Bakım Servisi Programı Elektriksel Güvenlik Testi Terazi ve Kütle Kalibrasyonu Sıcaklık Kalibrasyonu Basınç Kalibrasyonu Devir Kalibrasyonu Tansiyon Aletlerinin Kalibrasyonu Hasta Başı Monitörlerinin Kalibrasyonu EKG ve Eforlu EKG Cihazlarının Kalibrasyonu Defibrilatör Cihazlarının Kalibrasyonu Pulsoksimetre Kalibrasyonu İnfüzyon Pompası Cihazlarının Kalibrasyonu Pipet Cihazlarının Kalibrasyonu Suni Solunum Cihazları ve Solunum Fonksiyonları Testi Cihazlarının Kalibrasyonu Exitus (Vefat Eden Hasta) Hastane Otomasyon Sisteminde Faturalandırma İçin Kullanılan Modül Hastane Otomasyon Sisteminde Sekreterler Tarafından Kullanılan Modül Kamu İhale Kanunu Türk Tabipler Birliği Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Koordinasyon Araştırma ve Planlama Kan Merkezi Örnek Alma i Örnek Kabul i Örnek Hazırlama i Ağır Akut Solunum Yetmezliği Sendromu Yönetim Sistemi Klasöründe bulunan belge güncel ve kontrollü olup, baskı alınmış KONTROLSUZ belgedir.

5 İY-FR.XX ÇY-FR.XX İÇY-FR.XX FTR Fiziksel Tıp ve Rehabilitasyon ASD Atrial Septal Defekt H+E Hematoksilen - Eozin PAP Papanicolau Boya İY- İSG Yönetim Sistemi FR. İSG Yönetim Sistemi Prosedür XX İSG Yönetim Sistemi Prosedür Form Numarası ÇY- Çevre Yönetim Sistemi FR. Çevre Yönetim Sistemi Prosedür XX Çevre Yönetim Sistemi Prosedür Form Numarası (01 ile başlar) İÇY- İSG ve ÇYS FR. İSG ve ÇYS Prosedür XX İSG ve ÇYS Prosedür Form Numarası (01 ile başlar) Yönetim Sistemi Klasöründe bulunan belge güncel ve kontrollü olup, baskı alınmış KONTROLSUZ belgedir.