Sayfa : 1 / 5 1. AMAÇ: Bu prosedür, ağ hesaplarının yönetimiyle ilgili izlenen yöntem ve bilgileri içerir. 2. KAPSAM: Bu prosedür, Koç Üniversitesi ne bağlı tüm çalışanları kapsar. 3. REFERANSLAR: 4. SORUMLULUKLAR: 4.1. Bu prosedürün uygulatılmasından Rektör sorumludur. 4.2. Bu prosedürün hazırlanmasından ve/veya güncellenmesinden Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur. 4.3. Yöntemin uygulanmasından Koç Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur. 5. TANIMLAR 5.1. Ağ kullanıcı adları Kayıt Kabul Müdürlüğünce onaylanmış ve bildirilmiş KU öğrencileri, Koç Üniversitesi ağ kullanıcı adı almaya hak kazanmıştır. Fakülte dekanlıkları tarafından bildirilen fakülte üyelerine ve İnsan Kaynakları bölümü tarafından bildirilen personeller, Koç Üniversitesi ağ kullanıcı adı almaya hak kazanmıştır. 5.2. Ağ kullanıcı adı kullanımı Kullanıcı adı kişiye özeldir, sadece o kişi tarafından kullanılabilinir. Kullanıcı adı, Üniversite nin finansal hesapları için imza yetkisi olan kişi tarafından kullanılabilinir. Kullanıcı adı, Üniversite nin eğitim, öğretim, araştırma ve diğer servislerinde ve Üniversite nin bilgisayar kullanımı yetkileri dâhilinde kullanılabilinir. 5.3. Ağ şifreleri P03-BI-001_Kullanici_Sifre_Proseduru dokümanında detaylı içerik sağlanmıştır. Şifre hiçbir 3. şahısla paylaşılmamalıdır. Ortak paylaşım bilgisayarlarında kullanım bittiğinde, sistemden çıkılmalıdır. Aksi takdirde açık kalan ağ hesabından diğer kişiler bilgilere erişebilir ve istenmeyen durumlar oluşabilir.
Sayfa : 2 / 5 6. YÖNTEM: 6.1 Ağ hesaplarının açılması/kapatılması Fakülte ve Personel Ağ Hesapları Fakülte üyeleri için ağ ve gmail hesapları isteği fakülte sekreterleri tarafından Manageengine web ara yüzünden Ağ ve Mail Hesap İstek Formu doldurarak yapılır. Hesaplar, sistem yöneticisi tarafından açıldıktan sonra fakülte sekreterine bildirilir. Ortak dosya erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri ve ağ üzerinde çalışabilecekleri özel home dizinleri hesap açıldığı sırada tanımlanır. Ayrılan fakülte üyelerinin ağ hesaplarının kapatılması için fakülte sekreteri Bilgi Teknolojileri Merkezi ne bilgi verir. Ağ hesapları bu isteğe göre kapatılır. İstenirse üniversiteye gelen mailler, fakülte üyesinin istediği e-mail hesabına bir süreliğine yönlendirilir. Personel için ağ hesapları isteği İnsan Kaynakları bölümü tarafından Manageengine web ara yüzünden Ağ ve Mail Hesap İstek Formu linkindeki bilgileri doldurarak yapılır. Ağ ve exchange mail hesabı, sistem yöneticisi tarafından açıldıktan sonra İnsan Kaynakları bölümüne bildirilir. Ortak dosya erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri ve ağ üzerinde çalışabilecekleri özel home dizinleri hesap açıldığı sırada tanımlanır. Ayrılan personelin ağ hesaplarının kapatılması için İnsan Kaynakları bölümü sekreteri Bilgi Teknolojileri Merkezi ne bilgi verir. Ağ hesapları bu isteğe göre kapatılır. Açılan her fakülte üyesi hesabı ALLFACULTY mail grubuna, her idari personel hesabı ALLSTAFF mail grubuna üye yapılır. Öğrenci Hesapları Kayıt Kabul Müdürlüğü her dönem başı Bilgi Teknolojileri Merkezi ne öğrenci listesini gönderir. Bu listeye göre öğrenci ağ ve gmail hesapları oluşturulur. Ortak dosya erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri ve ağ üzerinde çalışabilecekleri özel home dizinleri hesap açıldığı sırada tanımlanır. Açılan her öğrenci hesabı ALLSTUDENTS mail grubuna üye yapılır. Mezun Hesapları Kayıt Kabul Müdürlüğü her dönem sonu Bilgi Teknolojileri Merkezi ne öğrenci listesini gönderir. Bu listeye göre öğrenci mezun gmail hesapları açılır. Öğrenci hesabı 1 sene daha açık tutulur. Açılan her mezun hesabı ALLALUMNI mail grubuna üye yapılır. Lojman eş RES hesapları Fakülte eşleri gmail hesapları isteği fakülte sekreterleri tarafından Manageengine web ara yüzünden Ağ ve Mail Hesap İstek Formu doldurarak yapılır. Hesaplar, sistem yöneticisi tarafından açıldıktan sonra fakülte sekreterine bildirilir. Ayrılan fakülte üyelerinin ağ hesaplarının kapatılması için fakülte sekreteri Bilgi Teknolojileri Merkezi ne bilgi verir. Ağ hesapları bu isteğe göre kapatılır.
Sayfa : 3 / 5 Açılan her eş hesabı ALLSPOUSE mail grubuna üye yapılır. Seminer / Kulüp e-mail ve web hesapları Seminer / Kulüp için ağ hesapları isteği fakülte üyesi veya Öğrenci Dekanlığı tarafından Manageengine web ara yüzünden Ağ ve Mail Hesap İstek Formu linkindeki bilgileri doldurarak yapılır. Ortak dosya erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri ve ağ üzerinde çalışabilecekleri özel home dizinleri hesap açıldığı sırada tanımlanır. Her kullanıcı hesabındaki home dizininde yayınlayabileceği bir web sitesi oluşturabilir. 6.2 Ağ hesaplarının kontrolü Ağ hesaplarının kontrolünde hesaplarda dosya erişim haklarının kontrolü, yazıcı erişim ve kotaları, disk kotalarının kontrolleri ve virüs taraması yapılmaktadır. Dosya paylaşım ve yazıcı erişim hakları fakülte, personel ve öğrenci olma durumuna göre ayarlanır. Eğer öğrenci/asistan sistem üzerinde ek bir erişim hakkı isterse, bunu hocasına bildirebilir. Manageengine iş takip programı web ara yüzünden iş açılarak sistem üzerinde ek erişim hakları verilir. Tüm öğrencilere ve asistanlara her dönem başı 500 sayfalık ücretsiz yazıcı kotası verilmektedir. Bunun dışında ek kota gerekirse Servis Masası aracılığıyla hesaplara yazıcı kotası yüklenebilir. Özel olarak üniversiteye bağlı çalışan asistanlar için hocalarının talebiyle, fakülte sekreterinin Manageengine web ara yüzünden iş açmasıyla ek yazıcı kotası verilebilir. Disk kotaları sunucu kapasitelerine göre verilmektedir. Tüm fakülte ve personelin sistem üzerinde 2GB disk kotaları bulunmaktadır, Öğrencilerin 350mb disk kotaları bulunmaktadır. Ayrıca fakülte ve personel in diğer sistemler üzerinde ek kotaları bulunmaktadır. Eğer ana sistem üzerinde yetersiz kotanız kaldığı için hesap kitlenirse, Manageengine web ara yüzünden iş açabilir veya 1111 den servis masası aranabilir. Ek olarak verilen kotayla kullanıcı gerekli olamayan dosyalarını silip, sistem üzerinde yer açabilir. Daha sonra işlemi bittiğinde kota eski haline getirilir. Virüs kontrolleri sırasında bulunan virüsler anında temizlenir. Gerektiği takdirde çabuk yayılan virüslerin olduğu durumda kişinin hesabı kapatılır ve kendisine telefon veya maille durum hakkında bilgi verilir. Ağ hesabı kapatılsa da e-maillerine halen ulaşabilir. Kişi, Bilgi Teknolojileri Merkezi ni arayıncaya kadar hesabı kapalı kalır. Virüsler çoğunlukla kişilerin kendi özel bilgisayarlarından yayıldığı için bu bilgisayarlarda virüs tarama programının bulunması, güncellemelerinin yapılması ve kontrol edilmesi zorunludur. 6.3 Ağ daki Paylaşım Dosyaları na Erişim ve Kullanım Kuralları Her dönem başında Kayıt Kabul Müdürlüğü nden ders listeleri alınır. Bu listeye göre her derse F:\Courses dizini altında dosyalar açılır. Kurs dosya isimleri KUAIS de bildirilen ders kodlarına göre belirlenir. Her dersin hocasına dersinin dizini üzerinde gerekli erişim hakları verilir. Her ders dizini altına Homework ödevlerin toplanabileceği dosya ve Share ders notlarının paylaşılabileceği birer dizin açılır. Öğrenci
Sayfa : 4 / 5 ödevini kayıtlı olduğu dersin ödev dizinine Homework kopyalayabilir ve yine dersinin paylaşım dizinindeki Share dosyaları okuyabilir. Dersin hocası Share dizinine koyduğu dosyalardan, öğrenciler de Homework dizinine koyduğu dosyalardan sorumludur. Ağ daki ders dizinleri fakülte üyelerinin öğrencilerle dosya paylaşabilmesi ve ödevleri toplaması için oluşturulmuştur. Bilgi Teknolojileri Merkezi ödevlerin toplanmasında ve dosyaların öğrencilerle paylaşımında bu yöntemi önermektedir. E-mail le toplanan ödevlerin herhangi bir garantisi yoktur. Her idari bölüm ve her fakülte için oluşturulmuş ortak paylaşım dosyaları mevcuttur. Üniversite içi kullanım için yazılımlarda paylaşılmıştır. Lisansla ilgili gereksinimlerde license@ku.edu.tr adresinden bilgi alınabilir. Paylaşım dosyalarına erişim: FTP, Novell Client veya Netstorage ile web üzerinden sisteme login ettikten sonra F:\ dizininden erişilebilinir. (Courses, Software ve Share gibi) 6.4 Web üzerinden Ders web sitelerine, mail gruplarına, takvimlere ve dosyalara erişim Her dönem başı KUAIS sisteminden ders listeleri alınarak, her ders için http://my.ku.edu.tr adresinde web sitesi, mail grubu ve takvim oluşturulur. Dersin hocasına kullanabilmesi için tam yetki verilir. Mail gruplarına dersin öğrencileri üye yapılır. Dolayısıyla her hocanın, http://courses.ku.edu.tr/course-code şeklinde bir web sitesi, course-code@ku.edu.tr şeklinde mail grubu ve http://my.ku.edu.tr adresinden erişebileceği ders takvimi ve dokümanları olur. 6.5 Destek Konularla ilgili problem veya sorunlar için 1111 Servis Masası ndan veya Manageengine web ara yüzünden http://cit.ku.edu.tr iş açılarak yardım alınır. 7. KAYITLAR Yoktur. 8. GÖZDEN GEÇİRME Bu yönergeyi gözden geçirme ve güncelleştirme sorumluluğu Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü ne aittir. Gözden geçirme her yıl Nisan ayında yapılır.
Sayfa : 5 / 5 DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU: Değişen sayfa Tarih Değişiklik Değişikliği yapan Dağıtım (İlgili Bölümler) Tüm Akademik ve İdari çalışanlar Uygunluk Onayı (İnsan Kaynakları Direktörü): Yürürlük Onayı (Rektör) :