Hugin HUGIN Ofis POS Yönetim Ofis Kullanım Yazılımı Kullanım Kılavuzu 1
İçindekiler İçindekiler... 1 1. HUGIN OFİS... 2 1-1. Hugin Ofis Yönetim Hakkında... 2 1-2. Açılış Menüsü... 3 1-3. Ayarlar Menüsü... 4 3.HUGIN POS... 5 3-1 Ürünler... 5 3-2 Müşteriler... 7 3-3 Kasiyerler... 8 3-4 Döviz Kurları... 8 3-5 Diplomatik... 9 3-6 Program... 9 3-6.1 Genel... 9 3-6.2 Parametre... 10 3-6.3 Logo... 12 3-6.4 Etiketler... 13 3-6.5 Kredi Kartları... 14 3-6.6 Departmanlar... 15 3-6.7 Barkod... 16 3-6.8 Fatura... 17 3-6.9 Yetkiler... 18 3-6.10 Program.DAT... 19 3-7 Promosyon... 20 3-8 Transferler... 23 3-9 Raporlar... 26 3-10 Stoklar... 27 3-11 Belge Bulma... 29 1
1. HUGIN OFİS 1-1. Hugin Ofis Yönetim Hakkında Hugin Ofis, mağaza ofis işlemlerinin takip edildiği arka ofis programıdır. Ürün tanımları, kasiyer tanımları, mağaza reyon, müşteri tanımları bu uygulama ile yapılır. Satış, KDV, kasiyer ve diğer raporlar için kasalardan gönderilen bilgiler değerlendirilerek ilgili veritabanı dosyaları oluşturulur. 2
1-2. Açılış Menüsü Program açıldığında karşımıza çıkan ana menüdür. Menünün sol tarafında dört farklı alt kategori bulunmaktadır: Hugin Pos, Ayarlar ve Hakkında menüleri. Arka ofis fonskiyonlarının tümü Hugin POS başlığı altında toplanmıştır. 3
1-3. Ayarlar Menüsü Ayarlar menüsü, arka ofis dosyalarının bulunduğu dosya yollarını derlemek amaçlıdır. 1.3.1 Data Yolu: Ürün.dat, Cari.dat ve Kasiyer.dat gibi data dosyalarının bulunduğu dizindir. 1-3.2 Program Yolu: Program.dat dosyasının bulunduğu dizindir. 1-3.3 Mesaj Yolu: Önofis programları ile haberleşmede kullanılan Mesaj.XXX dosyalarının bulunduğu dizindir. 1-3.4 Hareket Yolu: Önofis programlarının hareketlerini yazdıkları dizindir. 1-3.5 Rapor Yolu: Rapor alımlarında, ön ofis programlarının rapor metinlerini aktardıkları dizindir. 1-3.6 Güncelleme Yolu: Önofis exe versiyon değişikliklerinde, önofislere yeni pos.exe dosyası yollamak amaçlı kullanılır. 4
3.HUGIN POS Bu bölümde dokuz farklı menü listesi gelmektedir. Sırasıyla: 3-1 Ürünler URUN.dat dosyasında ekli olan ürünlerin listesine ulaşılır. Listede varolan herhangi bir ürün satırına tıklayak daha önce eklenmiş olan bir ürün güncellenebilir. 5
Yeni Kayıt ekranı Ürün bilgisi değiştirme ekranı Eğer liste boş ise ekranın alt kısmında bulunan Yeni Kayıt tuşuna tıklayarak yeni kayıt girebilirsiniz. Listedeki bir ürünü silmek için, silmek istediğiniz satırı seçip ekranın alt kısmındaki Sil tuşunu tıklayarak seçilen ürünü silebilirsiniz. Ekranın alt kısmında, Excel ve Word simgesini taşıyan tuşları kullanarak listedeki ürünleri ilgili dosya formatına transfer edilebilir. 6
3-2 Müşteriler Ekran ve kullanım olarak ürünler menüsü ile aynı olup CARI.dat dosyasındaki müşterilerin listesini gösterir. Bu değerler, önofiste müşteri seçildiğinde Fatura, İrsaliye gibi belge türlerinde bastırılır ve ayrıca otomatik promosyon indirimi ve puan biriktirme amaçlı kullanılabilir. Yeni müşteri kaydı eklemek, müşteri kaydı silmek ve varolan kayıtları değiştirme işlemleri Ürün menüsündeki işlemler gibi yapılır. 7
3-3 Kasiyerler Ekran ve kullanım olarak Ürün menüsü ile aynı olup Kasiyer.dat dosyanıdaki kasiyerlerin güncellenmesi ve dosyaya yeni Kasiyer eklemek için kullanılır. Kasiyerin işlem yapabilmesi için Aktif sekmesi değeri 1 olmalıdır. Son iki sütundaki değerler, kasiyerin ürüne ve AraToplama yapabileceği maksimum yüzde veya tutar indirimini belirler 3-4 Döviz Kurları Ekran ve kullanım olarak Ürünler menüsü ile aynı olup Dovizkur.dat dosyasındaki dövizlerin güncellenmesi ve bu dosyaya yeni doviz ekleme işlemi için kullanılır. 8
3-5 Diplomatik Ekran ve kullanım olarak Müşteri / Cari menüsü ile aynı olup Diplomat.dat dosyasındaki diplomat bilgilerinin güncellenmesi ve yeni diplomat ekleme işlemi için kullanılır. Bu bilgiler, önofis işlemi sırasında, belge türü Diplomatik Satış olduğu takdirde müşteri bilgisi yerine geçer. 3-6 Program Program.dat dosyasında bulunan verilerin güncellenmesi ve bu dosyaya yeni veri ekleme işlemi için kullanılır. On faklı alt menüden oluşmaktadır. Sırasıyla: 3-6.1 Genel Program.dat dosyasında bulunan Fiş Limiti tutarı, Kasa Açılış ve Kasa Kapanış mesajları güncellenir veya yeni veri olarak Program.dat dosyasına eklenir. 9
3-6.2 Parametre Program.dat dosyasında bulunan tanımlı parametrelerin gücellenmesi işlemini yapar. Onbir farklı parametre bulunmaktadır. P0...P10. 10
Bu ekrandaki Belge sonu barkod basımı opsiyonu aktif hale getirildiğinde, mali değeri olan satış fişlerinin sonunda belgeyi tanımlayan bir barkod basılmaktadır. Bu barkod sayesinde, Belge menüsünden fiş ile ilgili kasa hareketleri kontrol edilebilir, EKÜ Okuma cıhazından fişin kopyası hızlıca bulunabilir. 11
3-6.3 Logo Fiş üzerinde firma veya market bilgilerini göstermek icin gerekli veriler bu alandan girilir. 12
3-6.4 Etiketler Program.dat dosyasında bulunan tanımlı etiket tuşlarını güncellemek veya yeni etiket bilgisi eklemek için kullanılır. Program.dat dosyasındaki etiket tuşları E harfi ile başlar ve daha sonra her etiket tuşu için gerekli ürün kodu ile devam eder. Örneğin: E01=000001,000019 birinci etiket tuşunda tanımlı ürün kodlarını gösterir. 13
3-6.5 Kredi Kartları Program.dat dosyasındaki tanımlı kredi kartı isimlerini güncellenebilir veya yeni kredi bilgisi tanımlanır. Örneğin: K01=M.C. birinci etiket tuşuna tanımlı kredi kartı ismini gösterir. K02=BONUS ikinci etket tuşunda tanımlı kredi kartı ismini gösterir. K04 ten sonar gelen etiketler, KREDİ menüsü sayesinde kullanılır. 14
3-6.6 Departmanlar Program.dat dosyanında bulunan 99 farklı departman ve 8 farklı kdv bilgisini güncellemek için kullanılır. Bu ekranda departman ismi ve departmana ait KDV oranı bilgisi tanımlanır. Not: Departman bilgilerini güncelledikten sonra önofise göndermek için, kasalarda son Z raporundan itibaren işlem yapılmamış olmalıdır. 15
3-6.7 Barkod Program.dat dosyasında tanımlı özel barkodları güncellemek için kullanılır. Üç farklı özel barkod tanımı yapılır. Sırasıyla Gramajlı Barkod, Adetli Barkod ve Tutarlı Barkodlar ve bu barkodlar Program.dat dosyasında BG gramajlı barkod, BT tutarlı barkod ve BA adetli barkod simgeleri ile saklanır. Barkod Gram programı BG = NNKL NNKL. NNKL NN:.. çizgi kodunun iki hanesi K: kod kısmının hane adedi olarak uzunluğu L: gram kısmının hane adedi olarak uzunluğu *291234501250 2912345 kodu türünden 01.250 gr. Barkod Tutar programı BT = NNKL NNKL NNKL NN: çizgi kodunun iki hanesi K: kod kısmının hane adedi olarak uzunluğu L: tutar kısmının hane adedi olarak uzunluğu * 2812345000100000 2912345 kodu türünden 100.000 TL. gibi Barkod Adet programı BA = NNKL NNKL NNKL NN: çizgi kodunun iki hanesi K: kod kısmının hane adedi olarak uzunluğu L: adet kısmının hane adedi olarak uzunluğu * 291234510 2912345 kodu türünden 10 adet (birim olarak) gibi 16
3-6.8 Fatura Program.dat dosyasında tanımlı fatura koordinatlarını güncellemek için kullanılır. S1 koordinat grubu fatura başlığının farklı öğelerinin kağıt üzerinde hangi noktalara basılacağını tanımlar. S2 koordinatları ise belge içerisindeki satış/iptal/indirim gibi işlem satırlarının koordinatlarını tanımlar. 17
3-6.9 Yetkiler Program.dat dosyasında tanımlı kasiyer yetkilerini güncellemek için kullanılır. Yetkilere ait bilgiler bu ekranda görünür. Dört farklı yetki seviyesi vardır. Operator,Supervisor,X,Z. Örnegin ekrandaki belge iptali icin gerekli yetkiyi X tanımlarsanız, Kasiyerin bir belgeyi iptal etmesi icin en az X yetkisine sahip olması gerekir. Kasiyer yetkilerini 3.3 teki kasiyer menüsünden yönetebilirsiniz. Yetki seviyeleri alt seviyeleri kapsar (O < S < X < Z) 18
3-6.10 Program.DAT Bu bölümde Program.dat dosyasının içeriği gösterilir. 19
3-7 Promosyon 4 Promosyon türü vardır. Ürüne, reyona, müşteriye ve belge toplamına göre promosyon uygulanabilir. Ürün ve reyon promosyonları, her satış kalemine ayrı ayrı, müşteri ve belge toplamı promosyonları ise belgeye, bir tek kere uygulanır. Toplam promosyon indirimi ödeme tuşuna basıldığında önofis tarafından hesaplanarak kasiyere gösterilir ve ödeme onaylandığında otomatik olarak uygulanır. Parçalı ödemelerde, bu işlem ilk ödemede gerçekleşir. Promosyon uygularken, her satış kalemi için ürün veya reyon promosyonlarından bir adet ve ayrıca belge için de müşteri ve belge toplamı promosyonlarından bir adet seçilir ve belgeye uygulanır. Yani bir belge için uygulanabilecek maksimum promosyon sayısı, belgedeki satış adedi +1 dir. Promosyon tanımları sayesinde aratoplama veya ürüne yüzde ya da tutar indirimi uygulamak dışında kayıtlı müşterilere puan uygulaması da yapılabilir. Promosyonlar, satış belgelerine sadece ilk ödemenin kasiyer tarafından onaylanmasının hemen ardından ve aşağıda listelenen 3 şekilde etki edebilirler: 1) Aratoplam indirimi / artırımı 2) Departman toplamına indirim / artırım 3) Belgeye bilgi notu yazma (## ile başlar) 20
Örnek 1: Yandaki promosyon kuralı (Kod T1) 1 Temmuz 31 Aralık 2007 arasında, toplam değeri 20YTL ve üzeri olan tüm satışlar için geçerlidir. Belge aratoplamına 5YTL veya toplamın %3ü kadar (hangi değer daha yüksekse) indirim uygulanır. 21
Örnek 2: Bu ürün promosyonu (promosyon kodu U2), 1 Ocak 2003 31 Aralık 2010 arasında tanımlı müşteriler tarafından 11114 PLU nolu ürün alımında uygulanır. Miktara bakılmaksızın ürünün birim fiyatına %4 veya alınan her dört ürün başına 31 Ykr (hangi değer daha yüksekse) indirim yapılır. Ayrıca, bu üründen belge içerisinde alınan her 4 adet için, belgede bulunan 1 adet 1 plu nolu ürüne de %100 indirim uygulanır. İndirimlerin yanısıra müşteriye 10 puan ve 5 artı puan verilir. Yandaki örnekte tanımlı bir müşteri tarafından 8 adet yumurta (PLU No 11114) alınmış, dolayısı ile U1 kodlu promosyon kuralına 2 kere hak kazanılmıştır. Yani müşteri 62 (31 x 2) ykr yumurta tutar indirimi ve iki adet (4 YTL) bedava Nescafe kazanmıştır. Fişte tek Nescafe olduğundan, bu hak iskontoya 2YTL indirim olarak yansımıştır. Müşteri kayıtlı olduğu için kartından bulunan %7 standart müşteri indirimine hak kazanmış olsa da U1 promosyonunun değeri daha yüksek olduğundan M promosyonu fişe yansıtılmamıştır. Değerlendirilen promosyon kodları (U2 ve M) ve ayrıca müşterinin puan kazancı belgede not olarak belirtilmiştir. 22
3-8 Transferler Transfer ekranı, 3.1 3.7 de tanımlanan tüm konfigürasyon bilgilerinin önofislere yollanması ve önofislerden bilgi ve rapor çekilmesi için tasarlanmıştır. Bu ekrandan aynı anda tüm kasalara işlem yapılabilir. Dosya Transferleri Bu liste altında beş farklı transfer listesi bulunmaktadır. Yeni Program, Ürün Dosyası, Müşteri/Diplomat Dosyası, Kasiyer Dosyası ve Döviz Kurları. 23
Yeni Program Program.dat dosyasının secili kasalara gonderme işlemini yapar. Not: Eğer program menusunden departman isim veya KDV oranı değişikliği yapımış ise Z raporu alınması gerektiği uyarısı yapılır. Ürün Dosyası Müşteri/Diplomat Dosyası Kasiyer Dosyası Döviz Kurları Kasa Raporları Urun.dat dosyasının seçili kasalara gönderilmesi işlemini yapar. Cari.dat ve Diplomat.dat dosyasının seçili kasalara göderilmesi işlemini yapar. Kasiyer.dat dosyasının secili kasalara gönderilmesi işlemini yapar. DovizKur.dat dosyasının secili kasalara gönderilmesi işlemini yapar. Liste altındaki raporların alinmasi islemi icin gerekli komutları secili kasalara gönderilmesi işlemini yapar. Beş farklı rapor bulunmaktadır. Bu raporlardan Z Raporu ve Ödeme Raporu secili kasalar tarafından hem FPU dan alınır hemde ön offis programı içindeki Rapor klasörü altında dosya olarak saklanır. Fakat Mali Bellek Raporu(Z), Mali 24
Bellek Raporu(Tarih) ve X Raporu secili kasalar tarafından sadece dosya olarak alınır. Yani FPU dan herhangi bir rapor çıktısı gelmez. Kasa Hareketleri Önofislerden hareket dosyalarını çekmeye yarar. Arka ofisteki dosyalara zarar gelmesi durumunda backup teşkil eden önofis hareket dosyaları, Hugin Ofis sayesinde kolaylıkla önofislerden çekilebilir. 25
3-9 Raporlar Önofisten alınan tüm raporlar bu bölümde görüntülenir. 26
3-10 Stoklar Stok giriş ve takibi bu ekran ile yapılır. Arka Ofis Hareket dosyalarını kontrol ederek barkod numarası girilen ürünün en son satış yapılan tarih bilgileri ve toplam bilgileri görüntülenir. Hareket Dosyasından Yeni Satışları Çek butonu tıklandığında ürünün o ana kadar bütün hareketleri yorumlanarak güncel stok bilgisi ekranda görüntülenir. 27
Satış entegrasyonu yapıldığında, ya satış hareketleri ve stok bilgisi güncellenir, ya da yukarıda görülen uyarı mesajı ekrana gelir. 28
3-11 Belge Bulma Ana ekran BELGE butonu ile belge bulma ekranı açılır. Belgenin sonunda barkod girilerek veya barkod okuyucudan okutularak ilgili belge (fiş, fatura..) hareketi ekrana getirilir. Bu ekrandan o belgenin içindeki satışlar, iptaller, indirimler, arttırımlar veya diğer işlemler incelenebilir. 29