İçindekiler TURKKEP E-FATURA KONEKTÖRÜ KULLANIM KILAVUZU

Transkript

1 TURKKEP E-FATURA KONEKTÖRÜ KULLANIM KILAVUZU İçindekiler Hakkında... 2 Özellikler... 2 Fatura İnceleme GELEN FATURALAR TEMEL FATURALAR TİCARİ FATURALAR GİDECEK FATURALAR GÖNDERİLECEK FATURALAR REDDEDİLEN FATURALAR ONAY BEKLEYEN HATALI FATURALAR ARŞİV GELEN FATURALAR GİDEN FATURALAR MÜKELLEFLER MÜŞTERİLERİMİZ GİB MÜKELLEFLERİ SİSTEM PARAMETRELER TASLAK FATURA RAPORLAMA KULLANICILAR... 9

2 Hakkında Konektör, farklı ERP ve muhasebe sistemleriyle bütünleşmiş şekilde çalışabilen bir masaüstü e-fatura uygulamasıdır. Kullanılan sistemler ile Türkkep web servisi arasındaki bağlantıyı gerçekleştirmek ve basit arayüz sayesinde kullanıcıya, E-Fatura süreçlerini rahat yönetebilmek için geliştirilmiştir. Uygulama, sisteme kurulup, veritabanı bağlantıları yapıldıktan sonra kullanıma hazır hale gelmektedir. Özellikler Herhangi bir ERP veya taslak olarak oluşturacağınız faturaları okur, E-fatura formatına çevirir ve alıcısına gönderir Herhangi bir özel entegratörden alacağınız gelen faturaları E-fatura formatına çevirir, görüntüler ve çıktı almanızı, pdfe dönüştürmenizi sağlar. Kolay kurulur, 15 dk. içinde e-faturalarınızı gönderip alabilirsiniz. Mikro, Logo, Netsis, Vega, Zirve erp programları ile uyumludur. Windows Xp, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10 ile uyumludur. Farklı yetkilere sahip, farklı şablonlar kullanabilen, farklı seri ile gönderim yapabilen birden fazla kullanıcı tanımlanabilmektedir. Gelişmiş filtreleme ve arama yapısı sayesinde e-faturalarını dilediği parametrelere göre filtreleyebilir ve aradığı e-fatura/e-faturalara kolayca ulaşabilir. Kullanıcı e-faturaları okundu/okunmadı olarak işaretleyebilir. (Birden fazla kullanıcısı olan firmalarda, e-faturanın okunmadı olarak işaretlenebilmesi önemlidir.) Konektörde bulunan sekme isimlerine göre, yapılabilecek olan işlemler açıklanmıştır. Tablonun solunda bulunan kutucukların işaretlenmesi o faturanın seçilmesi anlamına gelir. Sağ tık menüsü; İncele: Faturayı görüntüler. Pdf: Faturayı.pdf dosyasına dönüştürür. Arşiv: Faturayı arşivler. Bir sonraki listelemede arşive atılan faturalar listelenmez. Excel: Bütün Listeyi Excel haline dönüştürür ve kaydeder. Okundu: Seçilen faturaları okundu olarak işaretler ve koyu gri renkte gösterir. Okunmadı: Seçilen faturaları okundu bilgisini okunmadı olarak değiştirir.

3 Fatura İnceleme Sağ tık menüsünden incele tuşuna basarak veya kutucuğa çift tıklayarak e-fatura yeni bir ekranda tasarım dosyasına uygun şekilde açılır. 1. GELEN FATURALAR 1.1. TEMEL FATURALAR

4 Kullanıcıya gönderilmiş olan fatura tipi temel olanlar, fatura tarih aralığına göre listelenir. Temel faturalara cevap verilemediği için onay ya da red ile ilgili bir işlem bulunmaz TİCARİ FATURALAR Kullanıcıya gönderilmiş olan fatura tipi ticari olanlar, fatura tarih aralığına göre listelenir. Bu bölümde faturalar onaylanabilir ya da reddedilebilir. Onay ya da red cevabının başarılı olması halinde faturalar otomatik olarak arşivlenir. 2. GİDECEK FATURALAR 2.1. GÖNDERİLECEK FATURALAR Vergi numarası e-fatura mükelleflerinde olan müşterilere ait gönderimi yapılmamış olan faturalar, seçilen tarih aralığına göre listelenir. Not Ekle: Faturanın alt bölümündeki not alanına istenilen ifadenin yazılması için kullanılır. Önemli: Fatura numarası fatura gönderildikçe artar. Listelenen faturaların hepsini incelediğinizde aynı fatura numarasını aldığını görmeniz sorun olmayacaktır REDDEDİLEN FATURALAR

5 Kullanıcı tarafından gönderilen ve karşı firma tarafından red cevabı verilen faturalar, fatura tarih aralığına göre listelenir ONAY BEKLEYEN Kullanıcı tarafından gönderilen ticari faturaların onay ya da red cevabı verilmemiş, temel faturalar için 1300 kodu (karşı firmaya ulaştığını bildiren kod) almayan faturalar, fatura tarih aralığına göre listelenir HATALI FATURALAR Kullanıcı tarafından gönderilen ve belirli hataları alan faturalar, fatura tarih aralığına göre listelenir. Bu faturalar belli aralıklarla otomatik olarak arka planda tekrar gönderilmeye çalışılır. 3. ARŞİV 3.1. GELEN FATURALAR Arşivlenmiş gelen faturalar, fatura tarih aralığına göre listelenir. Geri Al: Seçilmiş olan fatura veya faturaları arşivden geri alır ve ilgili (TEMEL veya TİCARİ) sekmeye taşır.

6 3.2. GİDEN FATURALAR Arşivlenmiş giden faturalar, fatura tarih aralığına göre listelenir. Geri Al: Seçilmiş olan fatura veya faturaları arşivden geri alır ve ilgili (ONAY BEKLEYEN, HATALI veya REDDEDİLEN) sekmeye taşır. 4. MÜKELLEFLER 4.1. MÜŞTERİLERİMİZ E-fatura mükellefi olan ve muhasebe programında kayıtlı olan müşteriler vergi numarası eşleştirilerek listelenir. Varsayılan Posta Adresi: İlgili müşterinin birden fazla posta adresi (urn) varsa, bu posta adreslerinden birini varsayılan posta adresi olarak atamak için kullanılır. Temel: İlgili müşteriye gönderilecek fatura tipini TEMELFATURA olarak değiştirilir. Ticari: İlgili müşteriye gönderilecek fatura tipini TİCARİFATURA olarak değiştirilir.

7 4.2. GİB MÜKELLEFLERİ Kayıtlı olan tüm e-fatura mükellefleri listelenir. Liste günlük olarak yenilenir. İsteğe bağlı olarak üstte bulunan MÜKELLEF GÜNCELLEŞTİR butonu ile de liste güncellenir. 5. SİSTEM 5.1. PARAMETRELER

8 Firma ile ilgili gerekli olan bilgiler, faturada görünmesi istenen kısımların işaretlendiği, Turkkep kullanıcı adı ve şifresini kaydedildiği bölümdür. Belgeno: Gönderimi başarılı olan faturaların fatura numarasını Mikroda bulunan belgeno kısmına yazar. Bayino: Bir cariye ait birden fazla alt bayi bulunuyorsa ve bayi numaralarının fatura gösterilmesi istenirse bu seçenek işaretlenmesi gerekir. Vade: Faturada vade bilgisinin görünmesi istenirse bu seçenek işaretlenmesi gerekir. Döviz Tipi (TRL): Bütün faturaların Türk Lirası cinsinden gönderilmesi sağlanır. Döviz Tipi (Döviz): Faturaların erp programında seçilen döviz tipine göre gönderilmesi sağlanır. Dosya kayıt yeri: Programdan alınan pdf, excel ve xml dosyalarının kayıt edileceği dizinin belirlenmesini sağlar TASLAK FATURA Muhasebe programından bağımsız olarak fatura oluşturulabilecek bölümdür. Eğer muhasebe programında oluşturduğunuz fatura istenilen şekilde görünmüyorsa buradan faturanın evrak numarasını girerek (gönderilecek faturalar listelendiğinde EVRAK_NO yazan sütundaki değer) faturayı istediğiniz şekilde oluşturabilirsiniz RAPORLAMA

9 Gelen veya giden, işlem veya fatura tarihlerinden biri seçildiği ve listelendiği bölümdür Gelen + Fatura: Gelen faturaları, fatura tarihi seçilen tarih aralığında olan faturalar listelenir. Başka bir kısıtlama yoktur. Gelen + İşlem: Gelen faturaları, işlem tarihi seçilen tarih aralığında olan faturalar listelenir. Başka bir kısıtlama yoktur. Giden + Fatura: Giden faturaları, fatura tarihi seçilen tarih aralığında olan faturalar listelenir. Başka bir kısıtlama yoktur. Giden + İşlem: Gelen faturaları, işlem tarihi seçilen tarih aralığında olan faturalar listelenir. Başka bir kısıtlama yoktur. XML: Seçilen faturaların xml formatında kaydedilir KULLANICILAR Programa kullanıcı ekleme bölümüdür. Sadece yetkili kişilerin kullanıcı ekleye hakkı vardır. Gönderme: Eklenen kullanıcıya fatura gönderme yetkisi verir. İstendiği takdirde farklı seri, sıra ve şablon ile gönderimi sağlanır. Onay: Eklenen kullanıcıya gelen ticari faturaya onay ya da red cevabı verme yetkisi sağlar. Okundu: Eklenen kullanıcıya gelen faturayı okundu ya da okunmadı olarak işaretleme yetkisi verir. Arşivleme: Eklenen kullanıcıya gelen veya giden faturaları arşivleme yetkisi verir. İşleme: Mikro erp programı için kullanıcıya mikroya işleme yetkisi verir.