Gider Analizi Gider Yönetiminde Sayısal Gerçeklik Sigma Danışmanlık ve Uygulama Merkezi Hakkı Sevand Şubat, 2012
Gider Analizi Gider Yönetiminde Sayısal Gerçeklik Yönetici Özeti 1990 larda, ABD de, gider analizi danışmanları ilk projelerini yaratmaya çalışırken cevaplamaları gereken ilk önemli soru şu oldu; Bir kurumda örneğin, 10 000 bloknot alınıyorsa ve yapılan her bir satın alma işleminde çok sıkı pazarlık yapılıyor, rakipler birbirine kırdırılıyorsa bu üründe gider analizi nasıl bir tasarruf sağlayabilir? Bunun cevabı very analizleri ile bulundu. Yıl içinde bir ürün için gelen tüm fatura bilgileri bir araya toplandığı zaman hemen her ürünün satın alma fiyatları arasında önemli farklılıklar olduğu görüldü. Ayrıca farklı zamanlarda, farklı tedarikçilerden yapılan alımların toplamı için tek bir tedarikçi ile yıllık anlaşma yapıldığı zaman fiyatların daha da düşürülebileceği görüldü. Gider konuları emlak, sigorta, haberleşme, taşıma, sarf gibi çok farklı konuları kapsıyor. Bu konulardan herhangi birisinde oluşan adetsel ve tutarsal gider rakamlarını mercek altına alabildiğimiz zaman gerçek resmin izlenimlerimizden çok farklı olabileceğini görürüz. Kuşkusuz bu farklılıkların çok çeşitli nedenleri olabiliyor. Gider analizinin işlevi de bu nedenleri saptayıp, ortadan kaldırılmasını sağlamak. 1
Giriş Gider Analizi konusu ABD de, 1990 ların ikinci yarısında A.T. Kearney danışmanlık şirketinin çalışmalarıyla gündeme geldi. Maliyet Tasarrufu sağlayıcı bir yaklaşım olarak geliştirilmeye başlanan analiz teknikleri, 2000 lerde karlılık oranını artırmanın en kolay ve güvenilir aracı haline geldi. Gider Analizi konusundaki önemli kitaplardan birisi Kirit Pandit ve H. Marmanis tarafından yazılmış olan Spend Management, The Window into Strategic Sourcing, 2008, J.Ross Publishing. Bu kitapta Gider Analizi nin amacı şöyle tanımlanmış: Gider Analizi yapılan satınalmalara ilişkin bilgilerin tedarikçi, ürün ve hizmet grupları, harcama tutarı ve tarih bazında incelenebilecek şekilde organize edilmesini sağlar. (Spend Analysis, s.5) Gider Analizi satın alınan ürün ve hizmetlerin tedarikçi, ürün/hizmet grubu, ürün /hizmet kalemi, fiyat, miktar ve tarih bazında analiz edilmesine dayanıyor. Kuşkusuz bu resme satın alınan ürün ve hizmetlerin kullanım yerlerini de eklemekte yarar var. Peki ama, bu temel verileri analiz etmek ne kadar zor bir iş olabilir? Bunun için yeni analiz tekniklerine gerek var mı? Şöyle de sorulabilir; bu verilerin zaten analiz ediliyor olması gerekmiyor mu? Gider Analizi nin Karşısındaki Engeller Gider Analizi nin karşısındaki ilk ve en önemli engel analiz edilebilecek veriyi oluşturmaktır. Bu nedenle Gider Analiz projeleri iki aşamadan oluşur; Gider Verisinin Oluşturulması Gider Verilerinin Analizi Gider Analizi nin ilk aşamada cevap bulmayı hedeflediği temel sorular son derece nettir; Hangi ürün ve hizmetlerden, ne miktarda aldık? Ne zaman aldık? Hangi tedarikçilerden aldık? Ne kadar ödedik? Nerede kullandık? Ne zaman kullandık? Ne sürede kullandık? İkinci aşamada bu sorulara analiz edilen gider grubuna gore, yenileri eklenir; 2
Aynı ürün için ortalamaya gore fiyat sapmaları nedir? Daha pahalıya aldığımız tedarikçiler kimler? Lokasyonlara gore adetsel ve tutarsal sapmalar nedir? Bu sapmaların ne kadarı fiyatlardan, ne kadarı miktarlardan kaynaklanıyor? En kötü performans gösteren %20 hangi lokasyonlar? En kötü performans gösteren %20 hangi tedarikçiler? İlk bakışta sadece muhasebe yazılımı üzerinden bile cevaplanabilecek gibi görünen bu soruların tümüne bir arada cevap aradığımızda muhasebe yazılımlarının bunun için çok yetersiz kaldığı görülecektir. Muhasebe Programı nda Genel Giderlerin Resmi Öncelikle muhasebe yazılımlarının miktarsal değil, parasal verileri tuttuğunu biliyoruz. Ayrıca muhasebe sistemleri fiyat bilgisini de tutmaz. Fiyatları fatura giriş uygulamasından, muhasebe kaydı ile ilişkilendirerek, toplamamız gerekir. İkinci olarak, gerçekçi eğilim tespitleri yapabilmek için bir kaç yıllık veri gerekecektir. Üçüncü olarak, gerçekçi tespitler yapabilmek için, giderlerin iş birimlerine dağıtım anahtarları ile değil, gerçek kullanım miktarlarına gore yansıtılmış olması gerekir. Anahtarlı dağıtım gider lokasyonlarına fatura kalemleri üzerinden yapılan tahmini bir dağıtımdır. Dolayısıyla fatura girişi sırasında yapılan dağıtımlar fiili kullanımları bire bir yansıtmayacaktır. Dördüncü olarak, analiz için bize gerçek ürün ve hizmet kalemleri bazında fiyat, adet, tedarikçi bilgileri lazımdır. Muhasebe sistemlerinde ise giderler gider grubu bazında izlenir. Gider kalemi bazındaki artı ve eksi sapmalar birbirini götüreceği için grup bazında toplanmış veriler bize iyileştirme açısından ip ucu sağlamada yetersiz kalır. Grup bazında gider toplamları ilk aşamada analiz edilecek gider konularının belirlenmesi noktasında yardımcı olur. Aslında çoğu muhasebe sisteminde sarfları ürün ya da ürün grubu bazında parasal olarak da analiz edemeyiz. Sarflara ilişkin ürün grupları genel olarak, örneğin bankalarımızda, aşağıdakine benzer genel hesaplarda topluca izlenirler. Örneğin Kırtasiye Giderleri ni oluşturan ürün gruplarını analiz etme imkanı bulamayız. Belirli bir kırtasiye giderine muhasebe programı ndan ulaşmaya çalıştığımızda bulacağımız kayıtlar aşağıdaki gibi olacaktır; Hesap Kodu Hesap Adı Gider Merkezi Tedarikçi Açıklama Tarih Tutar B/A 880062 Kırtasiye Gideri ABC Şubesi XYZ Klasör ve DefterAlımı 12.09.2011 56.000 B 880062 Kırtasiye Gideri CDE Şubesi XYZ Klasör ve DefterAlımı 12.09.2011 62.000 B 3
Gider Analizi açısından muhasebe verilerinin yetersiz kaldığı başka durumlar da söz konusudur; Tedarikçi ile üreticinin farklı olması durumunda üretici (marka) bazında analiz imkanımız kalmaz. Hizmet bakım sözleşmelerine ilişkin faturaların ne kadarlık bir süreyi kapsadığı bilgisini muhasebede bulamayız. Sonuç olarak, çok basit bir soru olan Hangi ürün ve hizmetlerden ne kadar aldık, hangi fiyatla aldık, nerelerde kullandık? sorusunu cevaplayacak verileri muhasebe yazılımından değil, operasyonel yazılımlardan toplamamız gerekiyor. Bu yazılımlar genellikle bölümlerin kendi işleri için kullandığı özel uygulamalar ya da Excel tablolarıdır. Bu veriler muhasebe verileri kadar güvenilir değildir. Bu nedenle bu verileri kullanmadan önce muhasebedeki parasal karşılıkları arasında mutabakat sağlamamız gerekir. Ayrıca, operasyonel yazılımlardan gelen veriler arasında tanım farklılıkları, very tutarsızlıkları olacaktır. Analiz öncesinde bunların düzeltilmesi gerekecektir. Gider Verilerinin Analize Hazır Hale Getirilmesi Gider Analizi çalışması gerekli verilerin farklı uygulamalardan toplanmasını, hatalı verilerin düzeltilmesini, yeniden kategorize edilmesini (tedarikçi, ürün, lokasyon kodlarının ortak kodlara dönüştürülmesini), eksik verilerin tamamlanmasını, muhasebe mutabakatlarının sağlanmasını, kısaca gider verilerinin analiz edilebilir hale dönüştürülmesi çalışmalarını kapsar. Gider Yönetimi Veri Ambarının Oluşturulması Veri Ambarı farklı yazılımlardan ya da Excel tablolarından verilerin yeni bir veri tabanında toplanarak birbirleri ile yeniden ilişkilendirilmesini sağlar. Amaç farklı kategorilere sahip verilerin ortak kategorilere kavuşturularak bir arada raporlanmasını ve analiz edilmesini sağlamaktır. Muhasebe, Stok Yönetimi, Gayrimenkul Yönetimi gibi farklı yazılımlardan ve araç yakıt, Mobil Telefon kullanımı Excel lerinden gelen veriler Gider Veri Tabanı nda toplanır. Gider Veri Ambarı nda verilerin toplanması ilk aşamadır. İkinci ve esas kritik olan bu verilerin düzeltilmesi ve raporlanabilecek ortak bir yapıya kavuşturulmasıdır. Veriler farklı yazılımlardan geldiği için tedarikçi adlarının ve ürünlerin birbirleri ile eşleştirilmesi gerekir. Yazılımlar arasında tarih formatları bile farklı olabilir. 4
Veri Ambarı üzeinde şu işlemler yürütülür: 1. Veri Çekme (Extract): Gerekli verilerin farklı yazılımlardan düzenli olarak çekilmesi 2. Dönüştürme (Transform): Verilerin gruplandırılması, düzeltilmesi. Farklı yazılımlardan gelen veriler arasında ilişkilendirmenin sağlanması. 3. Uzlaştırma (Reconciliation): Muhasebe mutabakatlarının sağlanması 4. Yükleme (Load): Düzenlenen verilerin analiz edilmek üzere yeni veri tabanına yüklenmesi Ortak Sınıflandırma (Kategorizasyon) Konusu Ürün ve hizmetlerin tutarlı bir şekilde tasnif edilmesi bir Gider Analizi projesi nin en öncelikli işidir. Bu yapılmadan güvenilir analiz sonuçları üretilemez. Ürün ve hizmetlerin tutarlı bir şekilde tasniflenmesinden ne anlıyoruz? Örneğin, öncelikle bir Stok Programı nda bir ürünün, aşağıdaki gibi, birden çok stok grubu içinde yer almamasını anlıyoruz. Stok Grubu Elektronik Cihazlar Büro Makineleri Diğer Ürünler Bilgisayar (PC) Yazıcı Faks Cihazı Buz Dolabı Masaüstü Bilgisayar Taşınabilir Bilgisayar InkJet Yazıcı Lazer Yazıcı Faks Makinesi Elektrikli Süpürge Mini Buzdolabı Fax Eğer stok kodlarının kullanımında titizlik gösterilmemiş ise (ki bu kullanıcılar için kullanım zorluğu anlamına geldiği için genellikle hedeflenmez), analiz için öncelikle farklı kategoriler altına dağılmış özdeş ürünlerin doğru kategori altında toplanması gerekir. 5
Kurum içinde aynı konuda farklı yazılımlar kullanılıyorsa yapılacak iş daha da zorlaşır. Örneğin, emlak giderleri hem emlak bölümünde hem stok programında hem de muhasebede takip ediliyor olabilir. Bu durumda ilgili tüm veri kayıtlarındaki kodların ortak kodlara dönüştürülmesi gerekir. Uluslararası Ürün Gruplama Standartları Uluslararası standartlar açısından ürün ve hizmetlerin sınıflandırılmasında yaygın olarak kullanılan 4 sınıflandırma standardı vardır: UNSPSC, eotd, eclass ve RUS. UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) Birleşmiş Milletler Geliştirme Programı (UNDP) tarafından 1998 de başlatılan çalışmalar doğrultusunda ECCMA (Electronic Commerce Code Management Association) tarafından geliştirilen UNSPSC günümüzde 18000 den fazla ürün ve hizmet tanımını sınıflandırmaktadır. Dünyada en yaygın kullanılan ürün ve hizmet sınıflandırmasıdır. 4 kırılıma dayanır; Segment (2 hane) Soy (4 hane) Sınıf (2 hane) Ürün Grubu (2 hane) : Mantıksal Soy gruplaması : İlişkili ürünler grubu : Fonksiyonel olarak benzer ürünler grubu : Birbirinin yerine kullanılabilir ürün ya da hizmetler grubu Örnek; ID 43201545 Fax boards Name 43232904 Fax software 44101506 Faxswitch machines 44101507 Inkjet fax machine 44101508 Laser fax machine 44101509 Thermal fax machine 6
UNSPSC kodları ürün ve hizmetlerin kapsamlı ve hiyerarşik bir şekilde sınıflandırılmasını sağlar. Bu kodlar ücretsiz kullanıma açıktır. Ancak Gider Analizi açısından UNSPSC önemli bir eksikliğe sahiptir. Gider Analizi nde ürünlerin özellikleri açısından da gruplandırılabilmesi gerekir. Arabaları motor hacmine, yolcu kapasitesine, kapı sayısına göre, laser yazıcıları renkli, renksiz olmalarına, baskı kalitesine göre gruplandırarak analiz etmek isteyebiliriz. UNSPSC bize bu imkanı sağlamaz. eotd (Open Technical Dictionary) ECCMA (Electronic Commerce Code Management Association) tarafından daha çok elektronik ticaret ve NATO kapsamındaki ürünlerin çok ayrıntılı olarak tanımlanmasına odaklanmıştır. Stok numaralarının ülkeler arasıda standardizasyonu amacıyla 2003 yılında yayımlanmıştır. eotd, hiyerarşik bir yapıya sahip olmadığı için Gider Analizi için UNSPSC ile birlikte kullanılması gerekir. Buna karşılık özelliklerin sınıflandırılması için getirdiği yaklaşım konumuz açısından önemli gelişmelerin yolunu açmıştır: Sınıf: Ürün sınıfları için standart adlandırmayı sağlar. Her sınıf tanımlanmış bir özellikler listesine sahiptir. Özellik: Bir sınıfla ilişkili özellik adları sözlüğü. (Özellikle Tanımlama Kodu = Özellik Listesi kodu) Özellik Adı : Bir sınıfla ilişkili özelliklerin adları Özellik Değeri : Ölçüm Birimi : Ölçüm Tipi : Para Birimi : e@class Bir AB standardı olarak önem kazanmış ve yaygınlaşmıştır. Temelde, UNSPSC gibi 4 kırılımlı bir hiyerarşiye sahiptir; Segment (2) Ana Grup (2) Grup (2) Ürün (2) UNSPSC den farklı olarak eclass her ürün için ayrı tanımlanmış özellik listelerine sahiptir. 7
Günümüzde eclass 25 bini aşkın ürünün sınıflandırıldığı 25 segment, 514 ana grup ve 4658 gruba sahiptir. 13 binden fazla ürün için Standart özellik Set leri (SSP-Standard Set of Properties) tanımlanmış durumdadır. E-Class ayrıca alternatif ürün adları için 50.000 sözcüğe sahip bir sözlüğe sahiptir. RUS Rus (Requisite Unified Schema) bazı e-tedarik uygulamalarında kullanılmaktadır. Bu nedir? sorusunu cevaplayan tek kırılımlı (yatay) bir tanım şemasına sahiptir. Her tanım çok sayıda özellik (ya da tipler) ile ilişkilendirilmiştir. E-Tedarik kapsamında arama motorlarına hizmet etmek için geliştirilmiştir. Gider analizleri için uygun olduğu söylenemez. Gider Analizleri İçin OLAP OLAP (Online Analytical Processing) veriler üzerinde çok boyutlu analiz yapmak için geliştirilmiş bir veri tabanı sorgulama teknolojisidir. Bir OLAP sisteminin temelini OLAP kübü (çok boyutlu veri kübü de olarak da adlandırılır) oluşturur. OLAP kübü boyutlar aracılığıyla kategorize edilmiş sayısal veri kümelerinden (fact tablolarından) oluşur. Örneğin, sarf malzemesi alımları için (ürün, adet, fiyat) bir fact tablosu (ürün kodu, adı, adet, fiyat) oluşturup, tedarikçi, ürün grubu, kullanan bölüm, ilgili gider bütçesi, alım tarihi, kullanım tarihi gibi boyutlara göre kategorize edebiliriz: Yılın ilk 6 ayında, hangi ürünü, hangi tedarikçilerden, toplam hangi miktarda ve tutarda aldık, nerelerde ne miktar ve tutarda kullandık? sorusunun cevabı hazırdır. OLAP Kübü gider analizi için gerekli verilerin ürün grubu, tarih, tedarikçi gibi boyutlar bazında gruplanmasını ve haftalık, aylık vb toplamlarının raporlamaya hazır halde saklanmasını sağlar. Artık yeniden düzenlenmiş gider verileri üzerinde sorularımızı derinleştirebiliriz; i. Yıl içinde yapılan alımlarda ürün bazında standart fiyat sapması nedir? ii. iii. iv. Ortalama alım fiyatına göre hangi ürünlerde, hangi tedarikçilerden ortalamanın yüzde kaç üstünde fiyatla ürün alınmıştır? Ürün gurupları bazında tedarikçilerin payları nedir? Ürün grupları bazında toplam satınalmanın yüzde kaçı, doğrudan alım olarak, merkezi satınalmanın dışında yapılmıştır? v. Merkezi satınalmanın dışında yapılan alımlarda merkezi alımlara gore ürün bazında fiyat farklılığı nedir? 8
Yeni Gider Yönetimi Yaklaşımının Başarıları 1990 larda,abd de, gider analizi danışmanları ilk projelerini yaratmaya çalışırken cevaplamaları gereken ilk önemli soru şu oldu; Bir kurumda örneğin, 10 000 bloknot alınıyorsa ve yapılan her bir satın alma işleminde çok sıkı pazarlık yapılıyor, rakipler birbirine kırdırılıyorsa bu üründe gider analizi nasıl bir tasarruf sağlayabilir? Bunun cevabı very analizleri ile bulundu. Yıl içinde bir ürün için gelen tüm fatura bilgileri bir araya toplandığı zaman hemen her ürünün satın alma fiyatları arasında önemli farklılıklar olduğu görüldü. Ayrıca farklı zamanlarda, farklı tedarikçilerden yapılan alımların toplamı için tek bir tedarikçi ile yıllık anlaşma yapıldığı zaman fiyatların daha da düşürülebileceği görüldü. Doğal olarak her kurumda tedarik sorumluları en gelişmiş ürün ve hizmeti, en ucuza almaya çalışırlar. Dolayısıyla bu konuda, miktarsal tasarruf önlemleri dışında, yapılabilecek fazla birşey olmadığı düşünülür. Ancak Gider Analizi projelerinde elde edilen sonuçlar bu varsayımın pratikte doğru çıkmadığını gösteriyor. Geleneksel satınalma yaklaşımı her bir pazarlık işlemi tek başına ele alınınca çok başarılı olabilir. Ama yıllık gider analizi bu yaklaşımın gider bütçesi toplamında kaynakların en doğru kullanımını sağlamaya yetmediğini ortaya koyuyor. Kuşkusuz bunun çok çeşitli nedenleri olabiliyor. Zaten gider analizinin işlevi de bu nedenleri saptayıp, ortadan kaldırılmasını sağlamak. Aberdeen Group tarafından Eylül 2010 da yapılan bir araştırma Yeni Gider Yönetimi stratejilerini uygulamaya başlayan şirketlerde önemli iyileştirmeler sağlandığını ortaya koydu: Geleneksel tedarik yönetimi doğru seçim ve etkin pazarlık araçlarına odaklanarak bütçe hedeflerinin aşılmamasını sağlar. Yeni tedarik yönetimi bunun ötesinde yararlar sağlanabildiğini ortaya koydu. 400 şirketi kapsayan çalışmada, Yeni Gider Yönetimi uygulamalarında en başarılı gruba giren %20 de giderlerde %10 ve üzeri düşüş sağlanmıştı. 9
En İyi %20 %92 si %10 ve üzeri tasarruf sağladı %91 i gider bütçesi içinde/altında kaldı. Ortalama %50 %26 sı %10 ve üzeri tasarruf sağladı %69 u gider bütçesi içinde/altında kaldı. En Geri %50 %6 sı %10 ve üzeri tasarruf sağladı %37 si I gider bütçesi içinde/altında kaldı. Gider Analizleri ile Ortaya Çıkan Bazı Gerçekler Yeni Gider Yönetimi sağladığı başarıyı, Gider Analizi aracını kullanarak, bir dizi konuyu gündeme getirmesine borçlu; i. "Maverick" Tipi Harcamaların Azaltılması "Maverick" harcama ihtiyaç sahiplerinin çeşitli nedenlerle genel satınalma mekanizmasının dışında yaptıkları alımlara verilen ad. Bu tür dağıtık alımlar merkezi pazarlık süreçlerinden geçerek yapılan sözleşmeli alımlara oranla %20 daha pahalı oluyor. Gider Analizleri satınalma kararı ya da tedarikçi sözleşmesi kapsamında olmayan, doğrudan alım yapılarak sağlanan ürün fiyatlarının ve limit ihlallerinin (faturanın 2 ye bölünmesi durumları) analiz edilmesini sağladı. ii. Tedarikçi Rasyonalizasyonu Her bir ürün/hizmet grubu için çalışılan tedarikçi sayıları bulundu. Amaç toplam tedarikçi ve sözleşme sayısını daha ekonomik olarak yönetilebilir miktarlara indirmek, en yüksek fiyatla alım yaptığımız tedarikçileri elemek. Bunun için her yıl düzenli olarak uygulanan Ürün Bazında Fiyat ve Ödeme Farklılığı Analizleri geliştirildi; a. Ürün grupları ve ürün bazında en yüksek %20 analizi b. Tedarikçi ve ürün bazında en yüksek %20 analizi 10
c. Satınalma tiplerine göre ürün bazında fiyat farklılığı analizi d. Lokasyon ve ürün bazında en yüksek %20 analizi gibi. iii. Talep Toplulaştırması Amaç daha az sayıda tedarikçi ile yıllık toplam miktarlar için pazarlık yapmak. Aynı ürünlerin zaman içinde parça parça, farklı tedarikçilerden farklı fiyatlarla alınması sonuç olarak hem daha yüksek fiyatlı olacak, hem de yinelenen teklif toplama işlemleri nedeniyle iç maliyetleri yükseltecektir. Hangi lokasyonlarda, hangi ürün/hizmet gruplarının hangi tedarikçiden sağlanabileceği konusu Gider Analizi nin önemli konularından birisi. iv. Süreç Maliyetlerinin Azaltılması: Satın alınan ürün ve hizmetler kadar bunları almak ve yönetmek için kullandığımız kaynaklar da gider oluşturur. Bunlar iç maliyetler olarak gider tablosunun farklı kalemlerine yansırlar. Yeni Gider Yönetimi nin öncelik verdiği konuların başında tedarik süreçlerinin elektronik iş akışına taşınması (süreç otomasyonu) olmuştur. Sadece iç maliyetlerin azaltılması için değil, tedarikçilere elektronik ortamda sipariş geçilmesi, elle yapılan irsaliye/fatura girişlerinin ortadan kaldırılması için de elektronik iş akışı uygulamaları kullanılmıştır. v. Fuzuli Giderleri Sıfırlama Hedefi Gider Analizi yaklaşımının öncü ve başarılı şirketi Walmart ın CEO su Bill Simon, Ocak 2011 de fuzuli giderleri (unnecessary costs)) azaltmak için bir dizi yeni proje başlattıklarını duyuruyordu. Fuzuli giderler genelde operasyonel altyapı yetersizliklerinden kaynaklanan ve insan hatası olarak değerlendirilen giderler. Emlak, araç gibi çeşitli konulardaki vergi gecikme cezaları, ihtiyacın net bilinmemesinden kaynaklanan satınalma eksiklikleri gibi. Fuzuli giderleri sıfırlama Yeni Gider Yönetimi nin en öncelikli konusu. Ancak bu konuda hedef belirleyebilmek için öncelikle fuzuli gider konusunun ve büyüklüğünün netleştirilmesi gerekiyor. Aşağıdaki tabloda önemli bazı gereksiz gider konuları ve hedeflenebilecek iyileştirme oranları yer alıyor; Fuzuli Gider Konusu İyileştirme Saikleri İyileştirme Hedefleri İhtiyaç Fazlası Alımlar Mevcut envanter bilgisinde güncellik. Ekonomik Sipariş Miktarları. Kötü niyetli Hedeflenen ürün grupları alımların önlenmesi. bazında %5-10 Gereksiz Emlak Giderleri Kontrat Yönetimi. Emlak bazında gider takibi. Emlak %3-7 11
Gereksiz Emlak İnşaat Giderleri Gereksiz Sigorta Giderleri Gecikme Cezaları Gereksiz Sabit Kıymet Giderleri bazında kullanım bilgisi. Tedarikçi ürün/hizmet kataloğu. Sözleşme-fatura mutabakatı. Tedarikçi değerlendirmesi. Poliçe, envanter,risk bilgilerinin yönetimi. Matrah güncellemeleri. Özellikle emlak ve taşıt vergilerinde gecikmenin önlenmesi. Zamanında uyarı sistemi. Sabit kıymetlere ilişkin bilgilerin etkin kullanımı. Garanti süreleri. Kullanım Maliyeti Analizleri. %10-20 %7-15 Mevcut duruma bağlı. %10-30 Haberleşme Tarife Kayıpları Kapasite-İhtiyaç Analizleri %20-30 Gereksiz Taşıma ve Seyahat Giderleri Personel Masraf Yönetimi %15-30 Hukuksal Kayıplar Bilgi Yönetimi Belirsiz a. İhtiyaç Fazlası Alımlar Mevcut sarf malzemeleri ve demirbaşlar konusunda güncel ve doğru bilgi eksikliği gereğinden çok yapılan sarf ve demirbaş alımlarının temel nedeni. Bu konuda fatura üzerinden yapılan gider dağıtım yönteminin de olumsuz etkileri söz konusu. Merkez sarf giderini ilgili birimlere dağıttığı için rahatlarken, ilgili birimler de bedelini peşinen ödemiş oldukları ürünleri ihtiyaçları ile ilişkilendirme gereği duymayabiliyorlar. Ayrıca, ürün grupları bazında Ekonomik Sipariş Miktarları nın analiz edilmemiş olması toplu alımlar sonucunda stokda bekleme sürelerinin uzamasına yol açan önemli bir etken. İhtiyaç fazlası alımların bir başka nedeni de, fiili kullanım bilgisinin iyi yönetilemediği durumlarda, kötü niyetli girişimlerde artış olması. Gider Analizi nin alt kümelerinden birisini Satınalma Analizleri oluşturur. Bu analizlerin ortaya çıkardığı çok önemli bulgulardan bir tanesi Gereksiz Özellik (Unnecessary Features) alımlarının önemi. İş amacına ulaşmak için gerekmeyen teknik özelliklerin istenmesi maliyeti %40 lara varan 12
oranlarda yükseltebiliyor. Bunun temel nedeni Gereklilik Dokümanları nda iş amacından çok, teknik özelliklere yer verilmesi, bu doğrultuda farklı ürünlerde olan özelliklerin bir araya toplanması. b. Gereksiz Emlak Giderleri Bu alanda en önemli kayıp nedeni kiralık totem, pano, ATM vb. alanları için kontrat yönetiminde yaşanan yetersizlikler. Bir başka neden, kullanım alanlarına ilişkin bilgi eksikliklerinden kaynaklanan gereksiz kira ödemeleri. c. Gereksiz Emlak İnşaat ve Bakım Giderleri Tedarikçi ürün ve hizmet kataloglarının, sözleşme ihlal kontrollerinin ve Tedarikçi Değerlendirmeleri nin elektronik ortama taşınması bu konuda sağlanan iyileştirmelerin temel kaynağı. Tedarikçi sözleşmelerinde belirlenmiş fiyat ve indirim koşulları ile fatura karşılaştırmasının sadece insana dayalı olarak yapıldığı durumlarda sözleşmeye aykırı faturalandırma örnekleri artabiliyor. d. Gereksiz Sigorta Giderleri Menkul ve gayrimenkullerin sigorta matrahları ile rayiç bedelleri ve hatta fiili sayıları arasında farklılıklar oluşabiliyor. Sigorta giderlerinde poliçeleri kapsadığı teminatlar, envanterler ve matrah, prim, komisyon, vergi bazında yapılan gider analizleri ile sigorta giderlerinde %7-15 iyileşme sağlanabiliyor. e. Gecikme Cezaları Özellikle gayrimenkul lere, taşıtlara ve diğer totem, pano vb. alanlarına ilişkin ilişkin vergilerde gecikme cezalarının, eğer oluyorsa, önlenmesi kuşkusuz gider yönetiminin en öncelikli hedefi. Benzer şekilde, Sözleşme lerden kaynaklanabilecek cezai durumları varsa Sözleşme Yönetimi de önem kazanıyor. f. Gereksiz Sabit Kıymet Giderleri Sabit kıymetler, kendi alım maliyetleri dışında, kullanım süreleri boyunca kendileri birer gider kaynağı olurlar. Bunlara sabit kıymete bağlı giderler diyoruz: Bir sabit kıymet için yapılan sigorta, bakım, yedek parça,yakıt, sarf malzemesi giderleri gibi. Bu giderlerin azaltılması açısından oluşturulması gereken yaklaşımlar ürün grubunun niteliğine göre farklılaşacaktır. Örneğin, elektronik cihazlarda garanti sürelerinin etkin takibi (parça değişimlerine ilişkin garanti takibi dahil) önem taşıyacaktır. Genel olarak GiderAnalizi bu konuda,toplam Kullanım Maliyetleri nin izlenmesine ve analizine odaklanır. g. Haberleşme Tarife Kayıpları 13
Haberleşme giderlerinin takibi gün geçtikçe zorlaşan bir konu. Konu hem veri hem de ses, görüntü, sms iletişimini kapsıyor. Bir konudaki servis sağlayıcı diğer konularda da fiyat tarifesi sunuyor. İletişim giderlerinde %20 tasarruf için ihtiyacın net olarak belirlenmesi yeterli olabiliyor. Bu konuda yapılabilecek en büyük hata servis sağlayıcıların teklif ettiği tarifeleri karşılaştırarak karar vermek. En ekonomik çözümü bulmak için önce farklı iletişim hatlarına ilişkin yıllık ihtiyacı çok ayrıntılı olarak belirlemek gerekiyor. h. Gereksiz Taşıma ve Seyahat Giderleri Taşıma ve seyahat giderleri konusunda yapılan çalışmalar bu konuda yapılacak otomasyon projelerinin beklenmedik oranlarda (%15-30) yüksek getiri sağlayabileceğini gösteriyor. (Procurement Leaders Insight Reports, Travel & Expense Management Market, 2008) i. Hukuksal Kayıplar Büyük kurumlarda yaşanan hukuki kayıpların bir bölümü iş ve bilgi aktarımı eksikliklerinden kaynaklanıyor. Bu açıdan hukuk süreçlerinde iş akışı otomasyonu kayıpların azaltılmasını sağlayacaktır. www.sigma-consultancy.com 14