POLOSoft İş Yönetim Yazılımı Kullanım Kılavuzu Mekatronik Yazılım www.mekatronik.com.tr
İçindekiler Giriş Ana Menü 6 1.Tanımlar 7 2. Stok Malzeme Yönetimi 13 2.1. Stok Kartları 13 2.2. Stok Kayıtları 15 2.3. Stok Hareket Fişleri 16 2.4. Stok Raporları 19 2.5. Stok Hareket Raporları 20 2.6. Stok Karlılık Raporları ( SMM Satılan Malın Maliyeti ) 21 2.7. Stok Envanter Raporu ( DMM Duran Malın Maliyeti ) 23 2.8. Stok Ciro Raporları 24 3. Cari Hesaplar Yönetimi 25 3.1. Cari Kayıtlar 26 3.2. Cari Kartlar 27 3.3. Cari Grup Kayıtları 28 3.4. Liste ve Raporlar / Cari Listesi 28 3.5. Genel Cari Hareket Listesi 30 3.6. Aylara Göre Cari Hareket Listesi 31 3.7. Cari Hesaplara Göre Ciro Listesi 32
3.8. Cari Hesap Ekstresi 33 4. Satınalma Yönetimi / Alış İşlemleri 34 4.1. Alış İşlemleri / Fatura İrsaliye / Yeni Alış 35 4.2. Alış İşlemleri / Taksitli Alış 39 4.3. Satınalma Raporları / Alış Faturaları Listesi 40 4.4. Satınalma Stok Ciro Listesi 42 4.5. Satınalma Cari/Stok Ciro Listesi 43 5. Satış Yönetimi 45 5.1. Satış İşlemleri / Fatura/İrsaliye Hazırlama 46 5.2. Satış İşlemleri / Perakende Satış 48 5.3. Satış İşlemleri / Taksit Yönetimi 49 5.4. Satış Liste Raporları 51 5.5. Satış Faturaları Listesi 52 5.6. Cari ve Stok Satış Ciro Listesi 53 5.7. En Çok Satılan Stoklar ve Cari Hesapları Listesi 54 5.8. Cirosu Artan/Azalan Cari Hesaplar Listesi 55 6. Ön Muhasebe Yönetimi 56 6.1. Finans Hareketleri 57 6.2. Finans Hareketleri 58 6.3. Kasa İşlemleri: İlk Açılış / Kasa Virman Fişleri 60
6.4. Cari İşlemler: Nakit Tahsilat ve Nakit Ödeme 61 6.5. Cari İşlemler: Virman, Dekont, İlk Açılış Hareketleri 62 6.6. Banka İşlemleri 63 6.7. Banka Gelen/Gönderilen Havale İşlemleri 63 6.8. Banka Nakit Para Yatırma/Para Çekme İşlemleri 64 6.9. Banka İlk Açılış/Dekont/Virman Fişleri 65 6.10. Banka Kredi Kartı POS Hareket İşlemleri 66 6.11. Banka Kredi Kartı POS Transfer İşlemleri 67 6.12. Çek Senet İşlemleri 68 6.13. Çek Senet Kartları 72 6.14. Kasa, Cari, Banka, Çek-Senet Hareketleri 73 6.15. Ön Muhasebe / Liste ve Raporlar 74 6.18. Kasa İşlemleri ve Cari İşlemler Raporu 77 6.19. Banka İşlemleri Raporu 78 6.20. Çek / Senet İşlemleri Raporu 78 6.21. Cari Hesap Ekstresi Raporu 79 7. Personel Yönetimi 80 8. Sistem Yönetimi 81 8.1. Firma Bilgileri 82 8.2. Kullanıcı Hakları 82 8.3. Parametreler 83
8.4. Fatura İrsaliye Tanım ve Tasarımları 84 8.5. Yedek Alma 85
Giriş Ana Menü Ana Menü Ekranı POLOSoft MikroKobi Paket Programı, Küçük İşletmelerin İhtiyaç duyduğu; Stok ve Malzeme Yönetimi Cari Hesaplar Yönetimi Satış Yönetimi Satınalma Yönetimi Ön Muhasebe Modüllerinden oluşan, kapsamlı ve kolay kullanımlı tasarlanarak üretilmiş bir ticari paket programdır. Küçük işletmelerin ihtiyaçları, büyümeye açık dövizli
stok ve kapsamlı ön muhasebe işlemleri ile desteklenmiştir. Nakit Kasa, Bankalar ve Çek Senet işlemleri ile Cari Hesap Takipleri olan Borç Alacak raporları, firmaların bütün beklentileri karşılar. Satış Ciroları, Satılan Malın Maliyeti ve Karlılık Analizleri, Duran Malın Maliyeti olan Envanter Analizi gibi önemli raporlar ile firmaların durumlarını analiz edebilmelerine imkan sunulmuştur. POLOSoft MikroKobi Paketinden, Süper Kobi, Pro Kobi, ERP ve E-Ticaret paketlerine terfi edebilmek mümkündür ve çok kolaydır. 1.Tanımlar Tanımlar Ekranı
POLOSoft MikroKobi Paket Programında, ihtiyaç duyulan ön tanımlar parametrik olarak tanımlanabilmektedir. Bunlar; Stoklar için; Ana Grubu, Grubu, Alt Grubu, Birimi, KDV oranları ve Depo Tanımları ile Marka, Model, Renk tanımları önceden tanımlanmalıdırlar. Bu tanımlar ile stokların tanımında sınıflandırmak ve filtreleyerek raporlama için kullanılır. Cari Hesaplar için; Cari Ana Grubu, Grubu ve Alt Grubu tanımları yapılır. Ön Muhasebe için; KDV Oranları, Masraf tanımları, Hizmet, Döviz Cinsleri, Döviz Kurları, Departman, Kasa ve Banka tanımları yapılmalıdır. Depo Kayıtları Tanımı Stok Ana Grup Tanımı
Masraf Tanımları Ekranı POLOSoft MikroKobi
Cari Ana Grup Tanımı Ekranı Cari Grup Tanım Ekranı Markalar Tanım Ekranı Model Tanım Ekranı
Renk Tanım Ekranı Birim Tanımları Ekranı
Döviz Kurları Tanım Ekranı Kdv Oranları Tanım Ekranı Departman Tanım Ekranı
Kasa Tanımları Ekranı Döviz Tanımları Ekranı 2. Stok Malzeme Yönetimi 2.1. Stok Kartları POLOSoft ta Stok ve Malzeme Yönetimi menüsündeki Stok Kartları formunda alınıp satılan stokların tanımları yapılmaktadır. Stoklar için; Stok Kodu, Stok Adı, Özel Kodu, Ana grubu, Grubu, Alt grubu, Marka, Model, Renk, Birimi, barkodu, Durumu, Garanti Süresi, Fiyat Bilgileri,
Stok Seviyesi, Depo ve Raf yerleri, Açıklamalar ve Stoğun fotoğrafı gibi bilgiler işlenmektedir. Stok Kartı Tanım Ekranı Stok tanımları yapılırken gerekli olan gruplama tanımları combo boxlardan seçilirken, tanımlanmamış veya yeni tanımlanması gereken grup tanımları + işaretli butonlara basılarak yapılabilmektedir. Stok fiyatlandırması yerel para birimi TL bile olsa Döviz cinsinden yapılır ve döviz cinsi seçilir. Günlük kurlardan dövizli fiyatların TL karşılıkları otomatik hesaplanıp gösterilmektedir.
2.2. Stok Kayıtları Stok Kayıtları butonu ile stoklara girildiğinde önce tanımlanmış olan bitin stok kayıtları açılır. Bu formun üst tarafında filtreleme seçenekleri bulunmaktadır. Stok Arama kısmında ada koda göre gibi arama yapılabilir. Stok Kayıtları Ekranı
Stokların Kodu, Adı, Fiyatları açılan stok kayıtları formunda görülmektedir. Stok kayıtları formunun sol üst köşesindeki grid de gösterim butonuna basılırsa stok kayıtlarındaki sütun gösterme seçeneği ile istediğiniz sütunları görünür veya görünmez yapabilirsiniz. Formun altında ise Yeni Kayıt, Düzelt, Sil, Kopyala, Stok Hareketleri, Depo Miktarları ve Stok Resimleri gibi seçenekler ile işlemler yapılabilmektedir. Stok Hareketleri butonu ile seçilen stoğun anlık kısa bir stok hareket bilgisine ulaşılabilmektedir. Stokların toplam miktarı yanlarında yazılı iken stokların depolardaki miktar dağılımları için Depo miktarları butonu ile stokların depolardaki miktar durumlarına bakılabilmektedir. 2.3. Stok Hareket Fişleri Ana Menüsünden Stok Fişleri menüsünde; Yeni Kayıt butonuna basıldığında; Depolar Arası Transfer Fişi Fire Fişi Sarf Fişi Dönem Başı Devir Fişi Stok Sayım Artırma/Eksiltme Fişi Emanet Giriş/Çıkış Fişi Kayıt seçenekleri bulunmaktadır. Alış e Satış hareketleri dışındaki stok hareketleri için bu stok fiş kayıtları kullanılır. Fiş Hareketleri Yeni Kayıt butonu ile seçilir ve yapılacak işleme göre açılan formdan stoklar seçilerek üst tarafa atılır. Miktar ve fiyat bilgisi ve depo bilgisi ile kullanıcı personel bilgisi seçilerek işlem tamamlanır ve saklanır.
Stok Fişleri Ekranı Stok Fire fişi, malların kullanılamaz ve satılamaz hale gelmesi sonunda stoklardan düşmesi için kullanılır. Stok Sarf Fişi, malların satılmayan firma içinde kullanılıp tüketilmesi sonunda stoktan düşülmesi için kullanılır. Dönem Başı Devir Fişi, dönem başında stoklar sayılır ve önceden elde bulunan bütün stoklar devir fişi ile programa aktarılır. Böylece devir den gelen malların alış faturalarının olmasına gerek kalmaz. Devir fişlerinde ortalama alış maliyet fiyatları olmak zorundadır.
Stok Sayım Artırma/Eksiltme Fişi, zaman zaman depoların sayılması sonunda eldeki fiili stok miktarı ile kayıtlardaki stok miktarlarının sayım sonundaki fiili miktar ile düzeltilmesi için yapılan stok düzeltme fiş kaydıdır. Emanet Giriş/Çıkış Fişi, Stokların satılmadan satış veya servis amaçlı emaneten depodan çıkışı ve giriş hareket kaydını yapmak için kullanılır. Böylece emanet giren ve çıkan mallar ve miktarları ve kime/kimden emanet olduğu kayıt altına alınmış olur. Stok Fişi Kayıt Ekranı
2.4. Stok Raporları POLOSoft MikroKobi POLOSoft Stok Raporları Stok Liste ve Raporlar Stok Bilgileri Listesi Stok Hareketleri Listesi Stok Ekstresi Stok Depo Miktarlar Listesi Stok Alış Satış Faturaları Listesi Genel Maliyet Analizi Raporu Duran Malın Maliyet Analizi (Envanter ) Karlılık Analizi
Satılan Malın Maliyet Analizi Alış Faturaları Stok Ciro Listesi Satış Faturaları Stok Ciro Listesi POLOSoft MikroKobi 2.5. Stok Hareket Raporları POLOSoft Stok Hareket Raporları alınırken istenen Rapor seçeneklerinden biri seçilir. Seçilen Raporun kriterlerinin seçileceği sorgulama formu açılır. Burada istenen kriterler seçildikten sonra Rapor sonucu alınır. Rapor seçenek kriterlerini kullanıcı ihtiyacına göre kendisi belirler. Örneğin Stok Hareketleri Listesi alınmak istenirse; Stok kodu aralığına, ana grup, grup seçenekleri, marka, model, renk seçenekleri gibi kriterler seçilebilir. Alış ve Satış Yapılan Cari veya Cari grubu seçilebilir. Ayrıca iki tarih aralığı seçilerek istene tarihteki hareketler alınabilir ve istenirse bunlara ilave olarak eldeki miktar sınırı kritere eklenebilir. Cari veya Depo seçeneklerine göre arzu edilen kriterlere uygun rapor alınır. Diğer Raporlarda benzer şekilde alınabilmektedir. Stok Hareket Listesi Sorgu Ekranı
Stok Hareket Listesi Önizleme Ekranı 2.6. Stok Karlılık Raporları ( SMM Satılan Malın Maliyeti ) POLOSoft Stok Raporları bölümünden Genel Maliyet Analizi Raporu alınmak istenirse, Stok ve grup seçeneklerinden başka Maliyet Analizi Yöntemleri olarak Aritmetik Ortalama, Ağırlıklı Ortalama ve FIFO yönetemlerine ait senekler sunulmuştur. Bu seçeneklerden Ağırlıklı Ortalama yöntemi sizin alım ve satım kayıtlarından miktar ve tutar bilgilerinin Ağırlıklı Ortalamasını alarak, maliyet ve satış fiyatları ile Giriş, Çıkış ve Kalan mal miktar ve tutarlarını hesaplayarak raporu oluşturur. Aynı raporu FIFO yöntemine göre alırsanız bu durumda Giriş Maliyet Tutarları Ağırlıklı
Ortalamadan farklı değerler olarak karşınıza çıkacaktır. Bu farklılık hesaplama yöntemi ve algoritmasının farklı formülasyonlar ile çalışmasından kaynaklanır. Her iki yöntemde doğrudur ancak tercih kullanıcıya kalmıştır. Karlılık Kar/Zarar Analizi Raporunda Karlılık; Satılan Malların Alış ve Satış Fiyatlarının Farkından elde edilir. Seçilen yönteme göre satılan malların alış fiyatlarının ortalamasını bularak ikisinin farkından KAR veya varsa ZARAR değerlerini bulur ve rapor olarak sunar. Sonuç olarak satılan mallardan % Kar/Zarar değerlerini de ayrıca hesaplar verir. Seçilen yönteme göre uygulanan formülasyonlardan karlılık da farklılık gösterir. Yöntemin tercihini kullanıcılar yapar ve buna göre rapor elde edilir. Genel Maliyet Analizi Ön izleme
2.7. Stok Envanter Raporu ( DMM Duran Malın Maliyeti ) POLOSoft Stok Raporları bölümünden Duran Malın Maliyeti (Envanter) Raporu alınırken Stok ve Grup seçenekleri ile Rapor için Uygulanacak Yöntem ( Ağırlıklı Ortalama, Aritmetik Ortalama veya FIFO ) seçilir ve seçilen yönteme göre alınıp da satılmamış yani stok da duran mevcut malların envanteri yani duran malın miktar ve ortalama maliyet alış fiyatları ile toplam tutar raporu elde edilir. Bu rapor; Firmanızın mal için bağladığı finansal tutarı ve mal miktarını gösterir. Envanter Raporu, seçilen kriterlere ve yöntemlere göre farklı tutarlarda sonuç verebilir. Seçilecek yöntemden kullanıcı kendisine uygun olanı seçerek, Yöntemi Uygula butonuna bakarak, analiz raporu alınır. Rapor sonucunu Stokların Koduna, Adına veya Markasına göre sıralayabilirsiniz. Ayrıca sadece istediğiniz depolara göre envanter raporu alabilirsiniz. Yöntemi Oku ile yöntem hakkında bilgi alabilirsiniz. Duran Malın Maliyet Analiz Sorgu Ekranı
2.8. Stok Ciro Raporları POLOSoft Stok Raporları bölümünden Ciro Raporları Alış ve Satış Faturalarına göre ayrı ayrı alınabilir. Ciro Rapor seçenekleri Stoğun Adına, Grup ve Alt grupları, markasına göre hangi firmadan alınıp satıldığına göre filtre seçenekleri ile birden farklı kritere göre ayrı ayır Ciro Raporu alınır. Alış Faturalarına göre Ciro Raporunda Alış Faturalarındaki toplam miktarlar ile Alış Tutarları ve alırken sağlanan indirim tutarları ve ciro tutarları listesi elde edilir. Satış Faturalarına göre Ciro Raporunda ise Satış Faturalarına göre malların miktar ve fatura tutarları ile satış iskonto tutarları ile satış toplam tutarları ile istenen stok veya grubun satış cirolarını oluşturan miktar ve tutarlar listesi elde edilir. Satış Faturalarına Göre Stok Ciro Listesi Ön izleme Ekranı
3. Cari Hesaplar Yönetimi Cari Hesaplar Yönetimi POLOSoft Cari Hesaplar Yönetimi modülünde; Tanımlar ve Raporlar bölümleri mevcuttur.
Tanımlar bölümünde; Cari Kayıtlar, Cari Ana Grup, Grup ve Alt Grup tanımaları yapılır. Liste ve Raporlar bölümünde; Cari Listesi Cari Genel Hareket Raporu Aylara Göre Cari Hareket Listesi Cari Hesap Ektresi Borçlu Cariler Listesi Alacaklı Cariler Listesi Genel Bakiye ve Vade Aşım Raporu Carilere Göre Ciro Listesi Carilerin Aylık Ciro Listesi 3.1. Cari Kayıtlar POLOSoft Cari Hesaplar Yönetimi modülünde ki Tanımlar bölümünden Cari Kayıtlar butonuna basıldığında daha önce kayıt edilmiş bütün Cari Kayıtlar formu açılır. Bu formun üst kısmında Cari Kayıtları Filtrelemek için seçenekler bulunmaktadır, seneklere göre filtreleme yapılır. Formun altında Yeni Kayıt Kopyala, Düzelt, Sil, Taksit Takip, Cari Hareket inceleme gibi seçenekler vardır.
Cari Kayıt Kartı 3.2. Cari Kartlar Yeni Kayıt ile Cari Kart açılır; Burada Cari Kodu, Adı, İletişim bilgileri, Vergi Dairesi ve No su, Cari Grupları, Fatura altı İskonto, Risk Limiti, Vade Gün, Sevk Adresi, Açıklama gibi bilgiler girilir. Buradaki bilgilere göre Alış ve Satış sırasında faturalara, vade gününe göre tarihi, fatura altı iskonto yüzdesi ve risk uyarıları otomatik gelir. Cari gruplama bilgileri ise Cari Kayıtları formunda Cari kayıtların gruplama ve filtrelenmesi için gereklidir.
3.3. Cari Grup Kayıtları POLOSoft Cari Hesaplar Yönetimi modülünde ki Tanımlar bölümünden Cari Grup Tanımları yapılır. Önce Ana Grup Tanımları ve sonrada bunlara bağlanacak şekilde Grup ve Alt Grup Kayıtları yapılır. Cari Grupları firmanızın cari sınıflandırmasına göre sizin karar vereceğiniz şekilde düzenlenir. Müşteriler, İmalatçılar, Toptancılar gibi ana gruplar yapılabilir. Grup tanımlarına ev müşterisi, işyeri müşterisi, bayanlar, baylar, özel, vip gibi tanımlar yapılabilir. Alt Grup tanımlarında ise mobilya müşterisi, tekstil müşterisi gibi alt sınıflandırmalar yapılabilir. Cari Grup Tanımları Ekranı 3.4. Liste ve Raporlar / Cari Listesi POLOSoft Cari Hesaplar Yönetimi modülündeki Liste Raporlar bölümünden Cari Listesi alınabilir. Burada Cari Hesapların Listesi alınırken seçenekler filtresi formundan istenen Grup ve seçeneklere göre liste dökümü alınır.
Bu açılan liste formunun altında; Cari Listesi Sorgu Ekranı Cari Hesap Listesi, Cari Listesi, Aylık Bakiye Dağılımı Listesi ile Mutabakat Mektubu dökümü alınabilmektedir. Aylık Bakiye Dağılımı Raporu seçilen Carinin vadelerine göre aylara göre bakilerinin tutarsal dağılımını vermektedir. Hesap Listesi Dökümünde Borç/Alacak/Bakiye Tutarları bulunmaktadır. Cari Liste Dökümünde ise Cari Kartların içeriğindeki iletişim bilgileri listesi dökümü alınmaktadır.
3.5. Genel Cari Hareket Listesi POLOSoft Cari Hesaplar Yönetimi modülündeki Liste Raporlar bölümünden Genel Cari Hareket Raporu alınabilir. Burada Cari Hesapların Hareketleri için rapor seçenekleri filtresi formundan istenen Grup ve seçeneklere göre liste dökümü alınır. Genel Cari Hareket Listesi Bu açılan liste formunda; Hesap Listesi Borç/Alacak/Bakiye Tutarları bulunmaktadır.
3.6. Aylara Göre Cari Hareket Listesi POLOSoft Cari Hesaplar Yönetimi modülünde ki Liste Raporlar bölümünden Aylara göre Cari Hareket Raporu alınabilir. Burada Cari Hesapların Hareketleri Borç/Alacak/Bakiye şeklinde Aylara Göre Sınıflandırılmış şekilde sunulmaktadır. Böylece Cari Hesapların örneğin Mayıs Ayındaki Borç/Alacak/Bakiye tutarları ile Temmuz Ayındaki tutarları görülebilmektedir. Bu Rapor sayesinde Carilerin Bakiyelerinin Aylara göre dağılımlarından Tahsilat ve Ödeme işlemlerinin yönetilmesine yardımcı olunmuş olur. Ayrıca Liste dökümü Excel e aktarılabilmektedir. Aylara Göre Cari Hareket Listesi
3.7. Cari Hesaplara Göre Ciro Listesi POLOSoft Cari Hesaplar Yönetimi modülündeki Liste Raporlar bölümünden Carilere göre Ciro Raporu alınabilir. Burada Cari Hesapların Alış ve Satışlara göre toplam Ciro Tutarları ve varsa İade Tutarları ile kalan Net Ciro Tutarları ve Carilerin Bakiyeleri sunulmaktadır. Bu rapor sayesinde özellikle satışların ciro tutarları firmalara göre çalışan aktif cari hesapları da görmek mümkün olmaktadır. Ayrıca Liste dökümü Excel e aktarılabilmektedir. Cari Hesaplara Göre Ciro Listesi
3.8. Cari Hesap Ekstresi POLOSoft Cari Hesaplar Yönetimi modülünde ki Liste Raporlar bölümünden Cari Hesap Ekstresi Raporu alınabilir. Burada Cari Hesap Ekstresi Raporu alınırken Rapor kriterleri seçenekleri formundan istenen kriterler seçilir ve ekstre raporu bu seçeneklere göre elde edilir. Hesap Ekstresinde seçilen cari hesabın önceki dönemden devreden bakiyesi ve alış, satış, tahsilat ve ödeme gibi bütün cari hareketlerin oluşturduğu satırlardan oluşan borç alacak ve bakiye sütununda işlemler sıralanarak gösterilir. Raporun altında sonraki tarihe devreden bakiye tutarı gösterilir. Cari Hesap Ekstre Listesi
Rapor seçeneklerinde Bakiyeler ( kalanlar ) dökümü alındığında ise bütün carilerin bakiyelerini gösteren özet döküm elde edilir. Ayrıca Gün Toplamı Liste dökümü seçeneği ile Cari hesapların Günlük Hareketleri toplanarak sınıflandırılır ve böylece her bir cari hesabın Günlük Cari Hesap Hareketleri Elde Edilir. 4. Satınalma Yönetimi / Alış İşlemleri POLOSoft Ana Menüsünde Satınalma Yönetimi sekmesi açıldığında İşlemler ile Liste ve Raporlar menü seçenekleri bulunmaktadır. İşlemler Bölümünde Alış İşlemler ve Taksit Yönetimi bulunmaktadır. Alış İşlemleri Bölümüne tıklandığında daha önce alınmış olan eski alım kayıtları ( fatura / irsaliye ) sıralanarak görüntülenir. Bu Eski Alımlar formunun üstünde Filtreleme seçenekleri bulunmaktadır. Bu filtreler seçilerek kayıtlar istenen şekilde sıralanabilmektedir. Kayıt listesinin olduğu gridin sol üst köşesinde sütunlardan hangilerinin listede görülüp görülmeyeceği seçenekleri bulunmaktadır. Bu seçenekleri işaretleyerek görülmesini istemediğiniz sütunları kaldırabilirsiniz. Formun en alt kısmında Yeni kayıt, Düzelt, Sil, İncele, Yazdır ve Kapat seçenekleri bulunmaktadır. Eski kayıtları incelemek için Belge İncele Butonuna basarak kayıt detayını açabilirsiniz. Yeni Kayıt butonu ile Yeni Alış Fatura veya İrsaliye Kaydı Yapılır.
Eski Alış İşlemleri Ekranı 4.1. Alış İşlemleri / Fatura İrsaliye / Yeni Alış POLOSoft Ana Menüsünde Satınalma Yönetimi İşlemler bölümünden Alış İşlemlerine ve Yeni Alış Seçeneğine girildiğinde önce hangi Cari hesaptan Alış Yapıldığının seçilmesi için Cari Liste formu açılır. Burada Cari Hesap aranıp seçilir veya yoksa yeni Cari Hesap kaydı yapılarak seçilir. Cari seçimi yapıldıktan sonra Alış İşlemi için alış fatura veya irsaliyesindeki tarih, sayı, kayıt yapan personel, vade tarihi gibi bilgiler işlenir. Daha sonra faturadaki ürün veya hizmet / masraf kalemleri seçilir. Ürün seçim formunda birden fazla seçenek seçilmesi opsiyonu kullanılarak hızlıca
ürünle seçilir ve Seçili Ürünleri Aktar butonuna basılarak alış fatura veya irsaliyesine aktarılır. Daha sonra Alış Fatura / İrsaliyesinin detay kayıtları yapılır. Bunlar; Ürün alış miktarları, alış fiyatları, döviz cinsi, Kur değeri, İskontosu, KDV, Ödeme koşulu, Vade farkı ve ürünlerin gireceği Depo Kodları ile faturanın ödeme şeklinin (Peşin, Vadeli, Kredili gibi) seçenekleri ile Cari harekete ait seçimlerde yapıldıktan sonra, Alış Faturasının toplam tutarı formun altında hesaplanarak gösterilmektedir. Bu hesaplama değerinin alış faturası ile aynı olmasına dikkat edilmesi gerekir. Alış TL tutarının, fatura sırasındaki Kur değerlerine göre USD ve EURO karşılıkları da bilgi olması bakımından hesaplanarak kullanıcılara gösterilmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli husus, Alış Kayıt belgesinin türünün doğru seçilmesidir. Alış Belge Türleri; Alış Faturası, Alış İrsaliyesi, Alış İrsaliye Fatura, İade gibi seçeneklerdir. Son olarak fatura açıklaması bilgileri de işlenerek Sakla butonuna basılır ve Alış Fatura veya İrsaliyesi Saklanır. İrsaliye kaydı ile malların alış miktarlarına göre mallar depoya stoğa girer. Alış Faturası tipinde Stok hareketi olmaz mallar depoya girmez sadece Cari hareket olur ve Cari Hesap Alacaklanır. İrsaliyeli Fatura tipinde ise Malların hem stok hareketi olur mallar depoya direr ve aynı zamanda da Cari hareket yapılarak Cari hesap fatura tutarı kadar Alacaklı olur. Alış işlemi Peşin Ödeme türü ile saklanmış ise POLOSoft Kasa seçeneğini sorar ve seçilen kasadan fatura bedeli kadar tutar çıkartılarak kasa hareketi de otomatik yapılmış olur.
Yeni Alış Ekranı POLOSoft MikroKobi
Ürün Ekle Stok Listesi POLOSoft MikroKobi
4.2. Alış İşlemleri / Taksitli Alış POLOSoft MikroKobi POLOSoft Satınalma Yönetimi İşlemler bölümünden Alış İşlemlerinde Yeni Alış Seçeneğinde Alış faturasının Ödeme seçeneği Taksitli Alış yapılması ve Taksitlendir butonuna basılması halinde, Taksit Yönetimi
Taksit sayısının ve ödeme vade tarihlerinin girileceği form açılır. Burada Alınan Faturanın toplam tutarının kaç taksitte ve tutarlarda ödeneceği işlendikten sonra Kaydet butonu ile kayıt saklanır ve Cari hareket kaydı bu taksitlendirmeye göre yapılır. 4.3. Satınalma Raporları / Alış Faturaları Listesi POLOSoft Satınalma Yönetiminde Liste Raporlar menüsünden Alış Faturaları Raporları alınırken Rapor Sorgu Menüsünden istenen kriterler seçilerek rapor alınabilir. Kriterler Cariler ve Cari Grupları, Ürün ve Ürün Grupları, Hizmetler, Tarih, Vade Tarihi, İl, İlçe, Personel gibi seçenekler ile rapor filtrelenebilir. Alış İşlemleri Sorgu Ekranı
Alış Faturaları Listesi Alış Faturaları Filtre sonucuna göre oluşur. Rapor sonucu formunun altında, Liste Döküm Seçeneklerinden, Özet, Ayrıntılı Listeler ile Aylık Toplamlar Listesi alınabilmektedir.
4.4. Satınalma Stok Ciro Listesi Alış Faturalarına göre Stok Ciro Listesi alınırken sorgu kriterleri olarak, Stok Kodları, Cari Hesap, Tarih, Stok Grupları gibi seçilebilir ve rapor buna göre alınabilir. Alış faturalarına Göre Stok Ciro Listesi Sorgu Ekranı
Alış Faturalarına Göre Ürün Ciro Listesi 4.5. Satınalma Cari/Stok Ciro Listesi Alış Faturalarına göre Cari Hesaplardan Alınan Stokların Ciro Listesi alınırken, Cari Hesap, Stok Kodları, Stok Grupları, Tarih gibi sorgu kriterleri seçilebilir ve rapor buna göre alınabilir. Bu raporun amacı hangi firmadan yapılan Alış Cirosu nedir bunu görmek ve bunu yaparken hangi üründen ne kadar alım cirosu oluşmuş bunu raporlayabilmektir.
Alış Faturalarına Göre Cari/Stok Ciro Listesi Sorgu Ekranı Alış Faturalarına Göre Cari/Stok Ciro Listesi
5. Satış Yönetimi POLOSoft MikroKobi POLOSoft Satış Yönetimine POLOSoft Ana Menüsünden girildiğinde, İşlemler ile Liste Raporlar seçenekleri bulunmaktadır. İşlemler Menüsünde; Satış Yönetimi Satış İşlemleri Perakende Satış İşlemleri Taksit Yönetimi Liste Raporlar Menüsünde; Satış Faturaları Listesi Satış Faturalarına göre Stok Ciro Listesi
Satış Faturalarına göre Cari/Stok Ciro Listesi En çok Satılan Ürünler En Çok Satış Yapılan Cariler Satışların Aylık Ciro Dağılımları Satış Cirosu Artan Cariler POLOSoft MikroKobi 5.1. Satış İşlemleri / Fatura/İrsaliye Hazırlama Satış İşlemleri Menüsü açıldığında daha önce hazırlamış olan bütün Satış Fatura/İrsaliye leri sıralı olarak açılır. Formun üst tarafında Filtre seçenekleri mevcut olup, bu seçeneklere göre Satış Faturaları filtrelenir. Filtre Seçenekleri olarak; Satış Türü, Belge Türü, Cari Seçimi, Tarihler, Tahsilat Türü gibi kriterler mevcuttur. Seçimlerden sonra Filtrele butonuna basıldığında kriterlere göre Satışlar sıralanarak formda gösterilir. Aranan değer kısmından arama yapılarak istenen satış faturalarına ulaşılabilir. Formun alt tarafında ise; Yeni Satış, Düzelt, Sil, İncele, İrsaliye Faturalaştır, Özet Liste gibi seçenekler bulunmaktadır. Eski Satışlar Ekranı
Satış Yönetiminde, Satış İşlemleri menüsünde Yeni Satış işlemi yapılırken öncelikle satış yapılacak olan Cari hesap seçimi için Cari kartların listesi açılır. Buradan ilgili Cari hesap aranır ve seçilir. Yeni Satış formu seçilen cari hesap adı gözükecek şekilde gözükür. Daha sonra Satışın Belge Türü seçilir. Bunlar; İrsaliyeli Fatura, Fatura, İrsaliye, Alış İadeleri, Kendi Depomuza Çıkış İrsaliyesi gibi seçeneklerdir. Yeni Satış Ekranı
Satış İrsaliyeli Faturalarda, stok ve cari hareketler birlikte yapılır ve mallar depodaki stoktan düşerken, fatura tutarı olan meblağ alıcının cari hesabına Borç olarak işlenir. Satış İrsaliyesi türünde ise sadece stok hareketi yapılır ve malların miktarları azalır. Satış Faturası Tipinde ise sadece cari hareket yapılır ve alıcı borçlandırılır. Yeni Satış işleminde Fatura/irsaliye Tarihleri, Vade Tarihi, Satış Yapan Personel, Siparişi veren carinin personeli, Özel Kodu, Sevk Yeri gibi bilgiler ile Satış Açıklaması ile Ödeme Şekli seçimleri yapılır. Satış yapılacak olan Mal veya Hizmetlerin seçilmesi için ilgili butonlara basılarak satılacak malların listesi açılır ve buradan ürünler aranarak ister tek tek isterse çoklu seçim yapılarak seçilen ürünler Satış İşlemi Formuna aktarılır. Burada satışı yapılacak olan ürünlerin miktarları, birim fiyatları varsa satır iskontoları seçilir. Ayrıca Satılan ürünler hangi depodan çıkacak ise depo seçimleri, KDV oranları, Vade, Tahsilat Planı gibi kriterler işlenir. Vade uygulanacak ise vade farkı tutarı veya satır iskontosu yapılacaksa iskonto tutarları kullanıcıya gösterilir. Toplam Tutarlar formun altında gösterilir ve Saklanır sonrada Fatura/irsaliye yazıcıdan döküm alınarak basılır. 5.2. Satış İşlemleri / Perakende Satış Perakende Satış menüsünde Cari Hesap seçimi opsiyoneldir. Fatura istenmesi halinde Cari hesap seçilirken, Yazar kasa fişi verilecek ise cari hesap seçilmez. Fiş numarası Tahsilat kısmından işlenir. Kredi Kartı ile tahsilat yapılacak ise Hangi POS cihazının hesabına geçileceğinin belirlenmesi için Banka ve POS seçimi yapılır. Kısmi Peşin Kısmi Kredi Kartı olacak ise Kredi Kartından çekilen tutar işlenir. Kalan tutar ya peşin ya vadeli seçilerek işlenir. Satış sırasında Satış Tutarının tahsil edilemeyen küçük kısmı kalır ise bunu İndireme yazmak veya Veresiye yazmak seçenekleri ayrıca kullanılabilmektedir.
Satış sırasında Tahsilat bilgisi tamamlanmadan satış saklanamaz. POLOSoft MikroKobi Perakende Satış Ekranı 5.3. Satış İşlemleri / Taksit Yönetimi Taksit Yönetimi menüsünde, Satış sırasında Taksitlendirme yapılmış olan müşterilerin satıştan doğan taksit sayısına göre taksit tutarlarının olduğu form
açılır. Bu formun üst tarafında Filtre seçenekleri bulunmaktadır. İsteğe göre filtrelenerek liste güncellenebilir. Arama alanından istene bilgilere göre arama yapılır. Taksit Takip Ekranı Tahsilat Yapılacak Taksit için Tahsilat Tutarı alanına alınan değer işlenir. Tahsilat tutarı girişinde Vade Gün gecikmesi olması halinde POLOSoft bunu uyararak vade farkı uygulanıp uygulanmayacağını sorar. Bu adımdan sonra, bu tahsilat için alt kısımdaki Makbuz Bas butonuna basılarak Tahsilat Makbuzu basılabilir.
Bu işlemlerden sonra Tahsilat yapılan Cari Hesabın Hesap Ektresi alındığında bu tahsilat satırlarının cari harekete yansımış olduğu Nakit Tahsilat olarak görülecektir. 5.4. Satış Liste Raporları Liste ve Raporlar Ekranı Satış Yönetimi, Liste ve Raporları; Satış Faturaları Listesi Satış Faturalarına Göre Stok Ciro Listesi Satış Faturalarına Göre Cari/Stok Ciro Listesi En Çok Satış Yapılan Stok Top 10 En Çok Satış Yapılan Cari Top 10 Satışların Aylık Ciro Dağılımı Satış Cirosu Artan Cariler
Şeklinde raporlar sunulmaktadır. Burada istenen Rapor seçilerek Rapor kriterleri formundaki istenen kriterler seçilerek raporlar ve listeler alınmaktadır. 5.5. Satış Faturaları Listesi Satış Faturaları Listesi alınırken sorgu kriter formunda seçilen kriterlere göre Satışlara ait liste ve fatura detayındaki ürünler rapor formuna gelir. Bu Rapor Formunun altında; Satış Faturaları Liste Ekranı Liste Dökümü, Ayrıntılı Liste Dökümü, Satıcı Personele Göre Döküm ve Toplamlar Dökümü alınabilmektedir.
5.6. Cari ve Stok Satış Ciro Listesi Satış Faturalarına göre Stok Ciro Listesi alınırken sorgu kriter formunda seçilen kriterlere göre Satışlara ait Stokların Ciro listesi rapor formuna gelir. Bu Rapor Formunun altında liste dökümü seçeneği ile liste dökümü alınır. Aynı şekilde Carilere göre Satış Stok Ciroları raporu da alınarak, hangi cari hesaplara yapılan satışların stoklara göre cirosu elde edilir. Satış Faturalarına Göre Stok Ciro Listesi
Satış Faturalarına Göre Cari/Stok Ciroları Listesi 5.7. En Çok Satılan Stoklar ve Cari Hesapları Listesi Satışların Cari hesap bazında Cirolarının Aylık Dağılımı Tablosu alınarak Ciro değerleri aylara göre incelenebilir. Ayrıca liste, Excel e aktarılabilmektedir. En Çok Satış Yapılan Top10 Ürünler Listesi
En Çok Satış Yapılan Top10 Cari Listesi Satışların Aylık Ciro Dağılımları 5.8. Cirosu Artan/Azalan Cari Hesaplar Listesi Satışlarda Ciro değerleri artan veya azalan carilerin listesi alınabilir.
Satış Cirosu Artan Cariler 6. Ön Muhasebe Yönetimi Ön Muhasebe Yönetim Ekranı
POLOSOFT Ön Muhasebe modülünde, Finans İşlemleri, Kasa İşlemleri, Cari hareketler, Banka Hareketleri ve Çek/senet işlemleri yapılmaktadır. Ön Muhasebe işlemleri sonunda finans raporları ve listeleri alınabilmektedir. Finans Raporları; Finans Hareketleri Listesi Kasa Raporu Cari İşlemler Listesi Cari Hesap Ekstresi Banka İşlemleri Listesi Çek Senet İşlemleri Listesi 6.1. Finans Hareketleri Finans İşlemleri bölümünde, açılan formda daha önce yapılmış olan fiş kayıtları görüntülenir. Formun üst tarafında filtrelemeler mevcuttur. Arama kısmından istene fişe ulaşılabilmektedir. Formun alt tarafında fişin detay bilgileri görüntülenmektedir. Formun en alt tarafında ise, Yeni Kayıt butonu ile; Kasa İşlemleri Cari İşlemler Banka İşlemleri Çek Senet İşlemleri Seçenekleri sunulmaktadır. Bu seçeneklerden hangi işlem yapılacak ise o seçildiğinde alt işlem seçenekleri görülmektedir. Buradan istenen kayıt türü seçilerek finans işlemleri kaydı yapılır.
Finans Hareketleri Ekranı 6.2. Finans Hareketleri Kasa / Cari / Banka / Çek-Senet İşlemleri Finans İşlemleri / Yeni Kayıt / Kasa İşlemleri seçeneği açıldığında;
Nakit Giriş Nakit Çıkış İlk Açılış Kasa Virman Fiş seçenekleri açılır. Bunlardan; Nakit Giriş Fişi ile Kasaya Nakit para Girişi yapıldığında, bu kayıt açılır. Fişin üst kısmında kasa seçimi yapılır. Fiş satırlarına ise hizmet satışı türü seçilir. Fiş tutarı döviz cinsinden işlenir. Kur değeri ile TL değeri elde edilebilir. Fiş satırının açıklama kısmına istenen açıklama işlenir ve eğer varsa ikinci ve üçüncü satırlara ait bilgiler eklenerek Nakit Giriş işlemi tamamlanır ve saklanır. Benzer şekilde Nakit Çıkış ve diğer seçeneklere ait kayıtlar aynı form üzerinde yapılarak saklanır. Böylece Kasa ya giren çıkan nakit bedellere ait fişler kaydedilerek KASA Nakit değeri buradan izlenir. Kasa Nakit Giriş
6.3. Kasa İşlemleri: İlk Açılış / Kasa Virman Fişleri Kasa ilk açılış fişi ile programa tanıtılan Kasa Tanımına ait varsa ilgili kasada daha önceden bulunan parasal değer işlenerek, kaynağı ne olursa olsun Kasa mevcudunu programa işlemeye yarayan kasa hareket fişidir. Kasa Virman Fişi Kasalar Arası Virman fişi ile bir kasadaki parasal değerin diğer bir kasaya aktarılması işlemidir. Örneğin; Mağaza kasasındaki hasılatın, Merkez kasaya aktarılması istenirse, Kasa Virman Fişi ile bu işlem yapılarak, her bir kasadaki parasal nakit değerin doğru olması sağlanır. Kasa hareketleri yapılmadan kasaya giriş çıkış veya virman yapmak durumunda kasa ekstresi raporu alındığında doğru sonuçlar
vermez. Bu nedenle her nakit kasa işlemi için ilgili kasa hareketi fişi kaydı yapılmak zorundadır. Ayrıca Kasa hareketlerinde Kasa nın Döviz cinsi dikkate alınmalıdır. TL kasası ile Euro veya Dolar kasası kendi içinde ayrı ayrı değerlendirilmelidir. 6.4. Cari İşlemler: Nakit Tahsilat ve Nakit Ödeme Cari Hareketler türleri; Nakit Tahsilat Fişleri Nakit Ödeme Fişleri Virman Fişleri Dekont Fişleri İlk Açılış Fişleri Finans Hareketleri-Cari İşlemler
Nakit Tahsilat ve Nakit Ödeme Fişi Herhangi biri Cari Hesaptan Nakit Tahsilat yapılması halinde ilgili Cari Hesaba bu tahsilat tutarının kaydedilerek, Cari Hesabın Bakiye tutarını doğru değerde tutmamız sağlanır. Nakit Tahsilat fişi ile ilgili Cari, Alacak Hesabına kayıt yapılır. Nakit Ödeme fişi ile ilgili Cari, Borç Hesabına kayıt yapılır. 6.5. Cari İşlemler: Virman, Dekont, İlk Açılış Hareketleri Cari Hesaplarlar Arası Virman Fişi Bir Cari Hesaptan, bir veya daha fazla Cari Hesaba bakiyenin bir kısmını veya tümünün transferinin yapılmasını sağlayan kayıttır. Bir kişinin birden fazla firması varsa ve bu firmalardan biri kapandıysa kapanan firmanın bakiyesi diğer firmanın üzerine aktarılacak ise bu gibi durumlarda Cari Hesaplar arasında Virman fişi kaydı ile hareket yapılır. Cari Hesap İlk Açılış Fişi ile programa tanıtılan Cari Hesabın daha önceden kalan Bakiye değerinin Cari Hesaba açılış değeri olarak kaydedilmesine yarar. Cari Hesap Dekont Fişi: Bir Cari hesap için alış/satış/tahsilat/ödeme gibi kaynağı belli olan işlemler dışında bir bakiye değeri ataması yapılacak ise bu tür hareketler, Borç veya Alacak olmasına göre Dekont fişi hareketi ile kayıt altına alınır.
6.6. Banka İşlemleri POLOSoft MikroKobi Banka Hareketleri; Gelen Havale Gönderilen Havale Nakit Yatırılan Nakit Çekilen İlk Açılış Dekont Virman Kredi Kartı ile Tahsilat/Ödeme (POS) Kredi Kartı POS Hesabından Hesaba Transfer Şeklindedir. Finans Hareketleri menüsünden Banka Hareketleri İşlemlerine girildiğinde Banka hareketleri için seçenekler menüsü açılır ve istenen türdeki fiş seçilerek ilgili hareket kaydı yapılır. 6.7. Banka Gelen/Gönderilen Havale İşlemleri Banka Havale işlemlerinde Gelen Havale veya Gönderilen Havale türündeki hareket fişinde, Açılan Fiş kayıt formunda önce Banka ve Banka Hesap Numarası seçilir. Daha sonra hangi Cari Hesaptan Havale Gelmiş ise veya hangi Cari Hesaplara havale yapılacak ise ilgili Cari Hesap veya Hesaplar seçilir. Cari Hesap ve Hesaplara gönderilecek Havale Tutarları işlenerek ve gerekirse ilgili havale açıklaması işlenir ve Sakla butonuna basılarak fiş kaydı tamamlanır. Genel ve Gönderilen Havale işlem kaydı aynı şekilde ve aynı formda yapıldığından, doğru işlemin gerçekleşmesi için Havale İşlem Türünün doğru seçilmesi gerekir. Bu işlem sonunda; Gelen Havele türündeki kayıt ile, Banka hesabındaki Parasal Değer Artarken ilgili Cari Hesabın Borç Bakiyesi Azalır yani Cari Alacak hesabına kayıt işlenir.
Gönderilen Havale türündeki kayıt ile, Banka hesabındaki Parasal Değer Azalırken ilgili Cari Hesabın Alacak Bakiyesi Azalır yani Cari Borç hesabına kayıt işlenir. Bu işlemler sonunda hem Banka Hesap hareketleri yapılır hem de Cari Hesap hareketleri yapılır. 6.8. Banka Nakit Para Yatırma/Para Çekme İşlemleri Firmanın Nakit Kasasında Banka Hesabına Nakit Para Yatırma işlemi sonunda programa da bankaya yatırılan paranın işlenmesi gerekir. Aynı şekilde banka hesabından nakit para çekilmesi halinde bu parasal değerin bankadan çekildikten sonra nakit kasasına konulması gerekir. Aksi halde bankaya giren veya bankadan çıkan parasal değer boşta kalır. Bu nedenle; Bankaya Para Yatırılmış ise bu Para Kasadan çıkmalıdır. Bankadan Para Çekilmiş ise bu Para Kasaya konulmalıdır. Para yatırma / çekme işlem fişi yapılırken önce Banka ve Banka Hesap nosu seçilir ve Çekilen veya Yatırılan parasal değer için Kasa Hesabı seçilir ve değer işlenerek varsa açıklama yapılır ve fiş saklanır. Bu işlem sonunda Banka ve Kasa Hareketleri birlikte işleme tabi olur.
Banka Nakit Yatırılan 6.9. Banka İlk Açılış/Dekont/Virman Fişleri İlk Açılış: Banka Hareketlerinde İlk Açılış kayıt fişleri ile bankadaki ilk hesap tutarlarını programa tanıtmak için yapılan hareket kayıtlarıdır. Banka ve ilgili Hesap No su seçilerek, hesapta var olan parasal değer ve paranın döviz cinsi ve açılış fişinin Borç veya Alacak olmasına dikkat edilerek kayıt saklanır. Banka hesabında para varsa ilk açılış fişinin türü Banka Borçlu olduğundan Borç türünde, Banka hesabı firmadan alacaklı bir kredi hesabı ise bu durumda Alacak türünden açılış yapılır.
Dekont: Banka Dekont kayıtlarında ise hareketin kaynağının olmadığı ve hesaba doğrudan kayıt yapılması gerektiğinde dekont kaydı ile banka hareketi yapılabilir. Bu fişlerde de döviz türü ve borç alacak türüne dikkat edilmesi gerekir. Virman: Banka hesapları arasında paranın transfer edilmesi için Virman türündeki banka hareket işlemi yapılarak fişler kayıt edilir. Bu durumda aynı banka olmak kaydı ile bir hesaptan, diğer bir hesaba para transferi Virman fişi ile yapılır. Bir bankalardaki hesaptan başka bir bankaya (Akbank tan Garanti bankasına ) ait hesaba Virman işlemi yapılmaz. Bunun için bir bankadan para çekilmesi işlemi yapılıp sonrada diğer bankaya para yatırılması işlemi yapılır. 6.10. Banka Kredi Kartı POS Hareket İşlemleri Kredi Kartından Tahsilat Hareketi Bu işlem müşterinin borcunu Kredi Kartından Tahsil edilmesi halinde kullanılır. İlgili Bankanın POS hesap numarası seçilir. Sonrada Müşteri Cari Hesabı seçilir ve Tahsilat tutarı işlenerek varsa açıklama yapılır ve Fiş saklanır. Bu durumda Müşterinin borcu azalır. Kredi Kartından çekilen para ise anında hemen Bankadaki hesabımıza genellikle girmez. POS hesabının banka ile firma arasında yapılan sözleşmeye göre belli bir tarihte aktarılması yapılır. Bu nedenle Kredi Kartından çekilen para tutarı daha sonra bankanın bu parayı hesabımıza aktardığı gün yapılmak üzere bu POS hesabında bekler, hemen nakit olarak kullanılamaz.
Kredi Kartı ile Ödeme Hareketi Kredi Kartı Tahsilat Ödeme Ekranı Tedarikçilere veya mal veya hizmet alımlarında ilgili Cari Hesaba, firmamız, Kredi Kartı ile ödeme yapmış ise bu ödeme kaydı Kredi Kartı ile Ödeme Hareket Fişi ile yapılır. Bu durumda mal alınan Cariye borcumuz ödeme tutarı kadar kapanırken, banka hesabımızdan bu bedel hemen çıkmaz. Kredi Kartlarının son ödeme tarihinde banka hesabından bu para çıkar. Bu nedenle bu ödemenin parasal değerinin çıkışı POS hesabına transfer fişi ile tamamlanır. 6.11. Banka Kredi Kartı POS Transfer İşlemleri Kredi Kartları ile yapılan Tahsilatlar, Tahsilatın yapıldığı POS hesabında birikir. Bu hesaptan, bankadaki kullanılabilir ticari hesaba parasal değerin transfer edilmesi gerekir. Bu işlem Bankanın POS hesabından ticari hesaba parayı aktardığı zaman (Valör GÜN tarihine göre) yapılır. Ayrıca POS komisyon oranı kadar olan komisyon tutarını banka kendi hesabına alarak kalan kısmını firmanızın hesabına aktarır. Örneğin; Akbank POS hesabından toplana Kredi kartı tahsilat tutarı toplamı 2.000 TL olsun. Banka bu bedeli Ticari hesabımıza aktardığında, programda da bu bedelin ticari hesapta gözükmesi için Kredi Kartı Transfer fişi ile kayıt edilmesi gerekir.
Burada, Banka nın POS komisyon oranlarına göre, Transfer sırasında komisyon oranı kadar tutan komisyon bedeli düşülerek gerçek ticari hesaba aktarım yapılır. Örneğin; POS komisyon oranı %5 ise 2.200 TL nin 110 TL lik kısmı banka komisyonu olarak kalır ve 2.090 TL olarak hesaba aktarılır. Kredi Kartı Pos Transfer Ekranı 6.12. Çek Senet İşlemleri Çek Senet İşlemleri, her iki tür içinde aynı olup burada sadece Çek türü için bilgileri vermek yeterlidir.
Cari Hesaptan Çek Girişi Cari Hesaba Çek Çıkışı Cari Hesaptan Çek İadesi Bankaya Tahsile Verilen Çekler Bankaya Teminata Verilen Çekler Bankada Tahsil Edilen Çekler Bankadan İade Alınan Çekler Portföyden Tahsil Edilen Çekler Karşılıksız Çekler Cari Hesaba İade Edilen Çekler Tahsil Edilemeyen Çekler POLOSoft MikroKobi Çek Senet İşlemleri Ekranı
Cari Hesaptan Çek Girişi Müşteriden borcuna karşılık alına çekler seçilen ilgili fişe kaydedilir. Çekin Vade tarihi, Tutarı, Numarası, hangi bankanın çeki olduğu, muhabir şube, çekin asıl sahibi ve takip numarası gibi bilgiler İşlendikten sonra çek kaydedilir. Birden fazla çek varsa hepsi bu şekilde kaydedildikten sonra, Çekler portföy e kaydedilir ve ilgili Cari hesabın bakiyesinden toplam çekler tutarı kadar kısmı düşer. Çek-Senet Kartı Cari Hesaba Çek Çıkışlı Alacaklı olan bir Cari hesaba Çek çıkışı yapılırken ya eldeki müşteri çeklerinden yada kendi çekimiz hazırlanarak çıkış yapılabilir. Müşteri çeki verilecek ( Ciro Edilecek ) ise bu durumda programa kaydedilmiş portföyde ki çekler görüntülenir. İstene çek seçilir ve çek çıkış işlemi yapılarak saklanır. Bu
durumda çekler Portföyden çıkarak ciro edilen çekler durumuna dönüşür. Çekin verildiği Cari hesabın bakiyesinden düşülmüş olur. Bankaya Tahsile Verilen Çekler Portföyde ( çek kasası ) duran müşteri çekleri, seçilerek bankaya tahsil edilmek ve tahsil olduğunda da banka hesabına işlenmek üzere verilen çeklerin kaydı için bu fiş işlemi yapılır. Bankaya Teminata Verilen Çekler Bankaya teminat olmak üzere verilen çekler seçilir ve kaydedilir. Bu çeklerde çek portföyünden çıkarak bankaya teminata verilen çekler statüsüne geçer. İade Çekler Gerek bankaya verilen çekler ve gerekse müşterilere verilen çeklerden iade alınması durumunda ilgili Çek İade Fişi işlemi yapılarak Çekler iade alınır ve tekrar portföyde statüsüne geçerler. Cariden geri iade alınan çek tutarı kadar ilgili cari hesabın bakiyesi tekrar güncellenir. Karşılıksız Çekler Müşterilerden alınan veya bankaya tahsile gönderilen çekler karşılıksız çıkması halinde, ilgili karşılıksız çek işlem fişi seçilir ve karşılıksız olan çekler seçilerek karşılıksız çek statüsüne geçer. Çekin bağlı olduğu Cari hesabın Bakiyesi güncellenir ve daha sonra çek bankadan iade alınır veya portföyde karşılıksız olan çekler, tahsil edilmek üzere hukuki işleme tabi olmak üzere işleme tabi tutulur. Tahsil Edilemeyen Çekler Karşılıksız çıkan çeklerden bazıları hiçbir zaman tahsil edilemeyecek ise ( firma kayıp veya batmış ise ) bu fiş ile kaydedilir ve ilgili cari hesap boçlu olarak kalır. Bu çekler finansal zarar hükmüne geçer.
6.13. Çek Senet Kartları POLOSoft MikroKobi Çek Senet Kartı menüsü açıldığında Çek/Senet lerin kayıtlarının ve her bir çekin işlem görmüş olduğu hareket türlerine göre kayıt geçmişleri görülür. Burada yeni kayıt denildiğinde bir çekin hangi statüte olduğuna göre ilk açılış yeni kaydı yapılabilir. Çek-Senet Kayıtları Ekranı
Çek-Senet Kartı Tanım 6.14. Kasa, Cari, Banka, Çek-Senet Hareketleri POLOSoft finans hareketleri bölümünde, Finans İşlemleri kısmında Kasa, Cari, Banka, Çek Senet gibi finans hareketlerinin topluca yapıldığı menü dışında, ayrıca; Kasa İşlemleri Cari İşlemler Banka İşlemleri Çek/senet işlemleri gibi Her bir finans hareketinin ayrı ayrı yapılabileceği menü seçenekleri de bulunmaktadır. Buradaki işlemler ile finans işlemlerindeki fiş kayıtları aynıdır. Kullanıcıların alışkanlıklarına göre istenilen seçenekler kullanılabilir.
6.15. Ön Muhasebe / Liste ve Raporlar Finans İşlemlerine ait Liste ve Raporlar menüsünde; Finans Hareketleri Listesi Cari Hesap Ekstresi Kasa İşlemler Listesi Cari İşlemler Listesi Banka İşlemleri Listesi Çek Senet İşlemleri Listesi
Seçenekleri bulunmaktadır. Burada, istenilen seçeneğe tıklandığında, istenen raporun sorgu formu açılır ve rapor kriterleri seçenekleri işaretlenerek raporlar ve listeler alınır. Liste ve Raporlar Ekranı 6.17. Finans Hareketleri Listesi Finans Hareketleri Raporu sorgu formunda, İşlem türleri ( Kasa Banka Cari gibi ) ve hareket türleri ile diğer seçenekler işaretlendikten sonra seçili kriterlere göre rapor al butonuna basarak Finans Hareket Raporu alınır.
Finans Hareketleri Sorgu Ekranı Açılan rapor sonuç formunda, Liste dökümü ve excel e aktar seçenekleri bulunmaktadır.
6.18. Kasa İşlemleri ve Cari İşlemler Raporu POLOSoft MikroKobi Kasa İşlemleri Raporunda sorgu kriterlerine göre kasa raporu alınır. Seçilen kasa hareket listesi alınır. Kasa İşlemleri Sorgu Ekranı Cari İşlemler Raporu sorgu formundaki seçeneklere göre rapor alınır. Cariye ve gruplara göre veya belge türü olan Alış, Satış veya Cari hareketlere göre filtreleyerek rapor alınabilmektedir. Cari İşlemleri Sorgu Ekranı
6.19. Banka İşlemleri Raporu Banka Hareketleri Raporu, istenen kriterlere göre alınır. Sorgu sonucundan Liste dökümü alınabilir. Banka İşlemleri Liste Ekranı 6.20. Çek / Senet İşlemleri Raporu Çek Senet hareketleri raporu, seçilen kriterlere göre hareket türlerine göre alınır.
Çek-Senet İşlemleri Liste Ekranı 6.21. Cari Hesap Ekstresi Raporu Cari Hesap Ekstresi Raporu alınırken rapor sorgu formunda istenen kriterler seçildikten sonra seçilenlere göre rapor alınır. Rapor sorgusu sonrasında gelen sonuçtan liste dökümü ve bakiye raporu alınabilir. Cari Hesap Ekstresi Liste Ekranı
7. Personel Yönetimi POLOSoft MikroKobi Firma çalışanlarının kodu, adı, görevi, çalıştığı departman, iletişim bilgileri, işe giriş tarihi, mesleği, tecrübesi, maaşı, prim yüzdesi gibi bilgilerin işlendiği modüldür. Burada, personelin çalıştığı departmana göre programın kullanıcı hakları ile ilişkilendirme mevcuttur. Personel Bordro modülü opsiyonel olup bu modülde bulunmaz. Personel Kayıtları Liste Ekranı Personel Kayıt Kartı
8. Sistem Yönetimi POLOSoft MikroKobi POLOSoft sistem yönetiminde; Sistem Yönetimi Firma bilgileri Kullanıcı Hakları Parametreler Fatura İrsaliye Tasarımları Stok Düzenleme Veri Düzenleme Veri Aktarımı Veri Yedekleme Gibi sistem yönetimi işlemleri yapılmaktadır.
8.1. Firma Bilgileri POLOSoft MikroKobi Firmanızın kimlik ve vergi no vergi dairesi bilgileri ile firma logosu ile e-mail adres ve gönderim bilgileri işlenerek, program kullanımı sırasında bu bilgiler gerektikçe buradaki kayıtlardan bilgiler okunmaktadır. 8.2. Kullanıcı Hakları Kullanıcı personelin isimleri seçilerek programın hangi menülerini kullanım hakları olacak ise bunlar menüden seçilir. Haklar; Tümü, Yazma, Okuma, Hiçbiri gibi seçenekler ile atanır. Program erişim menü ağacı ile program modülleri ve listeler üzerinden haklar verilebilmektedir. Kullanıcı Hakları Ekranı
8.3. Parametreler Programdaki parametreler; Genel, Fatura-İrsaliye ve Stok kartına ait parametreler olarak sınıflandırılmıştır. Depo kullanım tanımları, Kasa, Alış ve Satışta Ürünler, Dövizler, KDV oranları ve yerel ülkedeki para birimi gibi tanımlar baştan tanımlandıktan sonra, sistem buradaki parametrelere göre değerler alarak çalışacaktır. Parametreler istendiğinde değiştirilebilir. Parametreler Ekranı
8.4. Fatura İrsaliye Tanım ve Tasarımları Fatura İrsaliye Tasarımları, firmanın basılı evrakının boyutlarına ve faturalarda görülmesi istenen bilgilerin nerede görülmesi ile ilgili görsel bir tasarıma sahiptir. Kullanıcı bu formu düzenledikten ve koordinat bilgilerini milimetre cincinden ayarladıktan sonra örnek bir kopya basarak tasarımı düzenler ve saklar. Fatura-İrsaliye burada düzenlenen biçimde basılır. Fatura evrakları değiştikçe burasında değiştirilebilir. Ayrıca programda standart A4 boyutunda hazır tasarlanmış standart fatura tasarımı mevcut olup, istenirse bu seçenekten boş kağıda fatura veya irsaliye basımı yapılabilmektedir. Fatura-İrsaliye Tasarım Ekranı
8.5. Yedek Alma POLOSoft SQL veritabanına sahiptir. Veritabanı nın yedeklenmesi ister SQL Managerden istenirse program içindeki bu menüden alınabilir. Yedeklerin alınacağı klasör seçilir. Sıkıştırılacak dosya seçilir ve yedek al butonu ile yedekleme dosyası üretilir. Yedekleme dosyasını başka bilgisayarlara veya cd/flashdisk gibi ortamlara kopyalanıp saklamak ayrıca güvenliği artırır. Yedek Alma Ekranı