2014 GÜÇLÜ GİRİŞİMCİLİK MALİ DESTEK PROGRAMI PROJE UYGULAMA EĞİTİMİ İzleme ve Değerlendirme Birimi
Eğitimin Amacı ve İçeriği
PROJE u UYGULAMA EĞİTİMİ Eğitimimiz proje yönetimi, uygulama usul ve esasları kapsamında; Sözleşme yönetimini, Projelerin izleme çerçevesini, Satın alma kurallarını, Desteğin ödenmesi usul ve esaslarını, içermektedir.
Proje Uygulama Sürecine Genel Bir Bakış
DÜZENLİ VE ANLIK İZLEME Resmi Tebligat SÖZLEŞME EĞİTİMLER İlk İzleme 10 gün 15 gün HAKEDİŞ SÜRECİ Eş Finansman+ Ön Ödeme 2.Ara Rapor Ara Rapor Eş Finansmanla Harcamalar Ara Ödeme Nihai Rapor Nihai Ödeme ya da Tahsilat KAPANIŞ
Dokümanlar
Uygulama Sürecinde Referans Alınacak Temel Dokümanlar; Sözleşme ve ekleri, Proje Uygulama Rehberi ve ekleri, Satın Alma Rehberi ve ekleri, Tanıtım ve Görünürlük Rehberi, Destek Yönetimi Kılavuzu, Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği, Ajans Yönetim Kurulu Kararları
Sözleşme Yönetimi
Sözleşme ve Ekleri 1. Özel Koşullar 2. EK-I Proje Tanımı 3. EK-II Genel Koşullar 4. EK-III Proje Bütçesi 5. EK-IV Satın Alma/İhale Kuralları 6. EK-V Ödeme Talebi 7. EK-VI Mali Kimlik Formu 8. EK-VII Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi 9. EK-VIII Yararlanıcı Beyan Raporu 10. EK-IX Ara/Nihai Rapor Formları 11. EK-X Proje Sonrası Değerlendirme Raporu 12. EK-XI Harcama Teyidi Raporu 13. EK-XII Mali Kontrol Taahhütnamesi 14. EK-XIII Teminat Belgesi
Temel İlkeler Sözleşmenin bir tarafı Ajans, diğer tarafı ise Yararlanıcıdır. Sözleşmenin uygulanması hakkındaki yazışmalar ve üçüncü taraflarla görüşmeler, Ajansı bağlamayacaktır. Yararlanıcı Ajansın izleme ve denetim ziyaretleri esnasında gerekli bütün destekleri sağlayacaktır. Sözleşmenin görünürlük kurallarına ilişkin düzenlemelerine dikkatle uyulacaktır. Projedeki devlet desteğinin görünürlüğü uygun araçlarla (tabela, levha, poster, bayrak), Ajansın internet sitesinde yer alan görünürlük rehberine uygun olarak sağlanacaktır.
Temel İlkeler Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esas olmakla birlikte; Sözleşme değişikliği gerektiği durumlarda, değişiklik taleplerinin; nedenlerinin ve değişiklik gerekçelerinin, en uygun şekilde, detaylı olarak ve belgelendirilerek açıklanması gerekir. Değişiklik gerekçesi olmayan, yetersiz ya da dayanaksız olan talepleriniz Ajans tarafından reddedilecektir. Sözleşme değişiklik talepleri temel olarak, Projenin genel amacını değiştirmemeli ve bu kapsamda diğer başvurulara eşit muamele yapılması ilkesine aykırı düşmemelidir.
Sözleşme Değişiklikleri Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir. Bu iki tür değişiklik için farklı usuller takip edilmelidir. A. Bildirim mektubu: Küçük değişiklerde, B. Zeyilname: Büyük değişikliklerde. Her durumda talebinizi Ajansa göndermeden önce projenizin izleme uzmanına danışmanız gereklidir.
Küçük Değişiklikler İçin Bildirim Mektubu Sözleşme kapsamındaki küçük değişiklikleri uygulamadan önce Projenizin izleme uzmanına danışmak kaydıyla Ajansın ön onayı olmadan uygulayabilirsiniz. Ancak bu değişiklikleri 10 gün içinde, Proje Uygulama Rehberi- (EK-1) i kullanarak Ajansa iletmelisiniz. Bildirim mektubunda yapılan değişiklik ve gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir.
Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? Projenin temel amacını etkilemeyen; Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15 i veya altında olduğu değişiklikler (bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz).
Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği, Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği, Belirli bir bütçe kalemine ayrılan tutarı değiştirmeyen ekipman sayısındaki artış, Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla), Proje denetçisi değişikliği, gibi durumlarda başvurulabilirsiniz.
Sözleşme için Zeyilname Projenizde, zeyilname talebi gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname gerektirecek sözleşme değişiklikleri Ajansın ön onayına tabidir. Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve Yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz. Zeyilname geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz.
Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar: Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmayacak ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde; Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 ini aşan değişiklikler,
Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar: Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, Proje ortakları ve ya iştirakçilerin çekilmesi ya da eklenmesi, ZEYİLNAME gerektirir.
Zeyilname Sunarken Dikkat Edilecek Hususlar; Zeyilname gerektiren büyük değişikliklerin olması durumunda, değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarihten en az 20 gün önce zeyilname talebinizi yazılı olarak Ajansa sunmanız gerekir. Projenin bitim tarihinden en az 30 gün önce Ajansa zeyilname sunulabilir. Zeyilname talebi, bildirim mektubunda olduğu gibi; gerekçeli, detaylı ve belgeli bir şekilde sunularak açıklanmalıdır.
Zeyilname Sunarken Dikkat Edilecek Hususlar; Projenizden sorumlu izleme uzmanı, zeyilname talebinizin uygunluğu hakkında teknik destek sağlayacaktır. Ajans zeyilname talebini inceler ve gerekçesi olmayan veya yetersiz olan talepleri reddeder. Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli olduğu, belgelerle desteklenerek gerekçelendirilmelidir. Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin proje bütçesine eklenmesi için yeterli neden değildir.
Zeyilname Sunarken Dikkat Edilecek Hususlar; Zeyilnamenin gerekliliği hakkında Ajansta, izleme uzmanına danışmanız önemlidir. Taslak zeyilname talebini Standart Formu (PUR-EK 2) kullanarak hazırlamak gerekir. Talep edilen değişikliği uygulamak için Ajansın zeyilname ile ilgili kararının beklenmesi gerekmektedir. Ajans sözleşmeye ilişkin zeyilnameyi onayladıktan sonra, düzenleyecek ve sizi imza için Ajansa davet edecektir.
İzleme ve Destek Faaliyetleri
İzleme Araçları İzleme ve destek faaliyetleri 7 temel araca ihtiyaç duyar. Bunlar: 1. İzleme ziyaretleri, 2. Yararlanıcıların beyan raporları (PUR-EK 4.3), 3. Ara (PUR-EK 4.1) ve Nihai (PUR-EK 4.2) raporlar, 4. Bildirim mektupları (PUR-EK 1), 5. Zeyilname talepleri (PUR-EK 2), 6. Proje sonrası değerlendirme raporu (PUR-EK 4.5) 7. Yararlanıcı tarafından tutulacak olan dokümantasyon ve arşivlemedir.
İzleme Ziyareti Kapsamı Satın alma kurallarına uygunluk, Maliyetlerin uygunluğu, Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk, Dokümantasyon ve arşivleme, Raporlama yükümlülükleri, Sözleşme değişiklikleri, gibi proje uygulaması esnasında doğabilecek sorunların tespit edilmesi ve yararlanıcılara bu problemlere ilişkin sürekli destek sağlanmasıdır.
İzleme Ziyaretlerinin Amacı İzleme ziyaretleri; yararlanıcılara ait beyanların doğrulanması, proje faaliyetlerinin kontrolü, ihtiyaçların tespiti ve projelerin yerinde izlenmesi amacıyla gerçekleştirilir. Her bir projeye, Ajans tarafından en az 3 izleme ziyareti gerçekleştirilecektir. İlk izleme ziyareti ve düzenli izleme ziyaretleri dışında; Ajans tarafından anlık izleme ziyaretleri de yapılabilecektir.
Düzenli İzleme Ziyaretleri
Düzenli İzleme Ziyaretleri Projelerin uygulama aşamasında faaliyetlerin projeye ve sözleşmelere uygun olarak yürütülüp yürütülmediği, yararlanıcının karşılaştığı sorunlara çözüm bulunması ve projelerin uygulanabilirliğinin sağlanması amacıyla izleme uzmanları tarafından düzenli izleme ziyaretleri gerçekleştirilir. İzleme uzmanı, düzenli izleme ziyaretlerinde; Planlanan ve gerçekleşen faaliyetler ile harcamalar arasındaki tutarlılığı, Satın alınan mal veya ekipmanın fiziksel mevcudiyetini, Satın alma usullerine uygunluk durumunu, Görünürlük kurallarına uygunluk durumunu ve Düzenli bir kayıt ve arşivleme sisteminin varlığını kontrol eder,
Düzenli İzleme Ziyaretleri Performans göstergelerindeki ilerlemeyi değerlendirir, Projenin karşılaştığı sorunları ve darboğazları tespit eder, Eğer gerekli ise düzeltici tedbirler konusunda tavsiyelerde bulunur, Önceden kararlaştırılmış düzeltici faaliyet varsa uygulanma durumunu kontrol eder, İlerlemeler doğrultusunda sözleşmede bir değişikliğe ihtiyaç olup olmadığını analiz eder, Altyüklenici hizmetlerini, ürünlerini ve performansını kontrol eder.
DÜZENLİ İZLEME ZİYARETLERİ Yararlanıcı düzenli izleme ziyaretlerinde yükümlülükleri Ziyaret tarihinde kendisinin uygun olmaması durumunda izleme görevlisini bilgilendirmek Proje kilit personelini ve gerekli dokümanları ziyaret esnasında hazır bulundurmak Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında izleme ekibini bilgilendirmek İzleme ziyareti raporunu inceleyerek, itirazları ile (eğer varsa) beraber imzalamak
Anlık İzleme Ziyaretleri
ANLIK İZLEME ZİYARETLERİ Anlık ziyaretler, proje uygulamalarında ve izleme faaliyetlerinde hedeflenen kalitenin sağlanması için yapılacaktır. Bu ziyaretler; Sorunlu olan ve/veya hakkında erken uyarı raporu düzenlenmiş projeler öncelikli olmak üzere tüm projelere ve yararlanıcıya ön bildirim yapmadan gerçekleştirilecektir. Ziyarette yararlanıcı tarafından gerçek ve güncel bilgiler destekleyici belgelerle birlikte sağlanacak,
ANLIK İZLEME ZİYARETLERİ Şüphe ya da tespit edilen herhangi bir usulsüzlük veya erken uyarı durumu Genel Sekreter e raporlanacak, Genel Sekreterlikçe erken uyarı ve usulsüzlüklere ilişkin gerekli tedbirler alınacak, Erken uyarılara ilişkin düzeltici tedbir önerileri yazılı olarak yararlanıcıya gönderilecek ve Yararlanıcı tarafından gerekli tedbirlerin alınmaması halinde sözleşmenin feshine kadar gidilebilecektir.
Uygulamada Risk Değerlendirmesi
Risk Nedir? Risk, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmedeki herhangi bir başarısızlığın meydana gelme ihtimali olarak tanımlanabilir. Projeler kararlaştırılan bütçe ve zaman içinde tamamlanması konusunda riske sahiptirler. Destek programı kapsamında finanse edilen projelere yönelik beş tür risk puanı belirlenecektir: 1. Ön Ödeme Risk Puanı 2. Başlangıç Risk Puanı 3. İlerleme Risk Puanı 4. Nitel Risk Puanı 5. Genel Risk Puanı
Ön Ödeme Risk Puanı Başlangıç riski, sözleşme imzalamasından hemen sonra projenin uygulama süresinin ilk 45 günü içerisinde Ajans tarafından belirlenecektir. Ön ödeme risk puanının belirlenmesinin amacı, ön ödeme yapılmadan önce yararlanıcının mali desteği kullanma kapasitesini ölçerek, mali kaynağın etkin kullanımını sağlamaktır. Ön finansman ödemesi bu risk değerlendirmesinin sonucuna göre belirlenebilir.
Ön Ödeme Risk Puanı Ön ödeme, çok yüksek riskli projelere yapılmayacaktır. Yararlanıcılar risk değerlendirmesi ve sonucu hakkında bilgilendirilecek ve yararlanıcılara risk düzeyinin düşürülebilmesi için bir aya kadar süre tanınacaktır.!!! Bu sürenin sonunda, risk durumunun devam etmesi ve yararlanıcının sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmede gerekli önlemleri almaması halinde, sözleşme hükümleri gereğince sözleşme feshedilebilir.
Uygulamada Yararlanıcıların Yükümlülükleri
Yararlanıcıların Yükümlülükleri DAKA programlarında, yararlanıcıların bir takım sorumlulukları vardır. Bunlar; Sözleşme kurallarına, mevzuata, rehbere uygunluk, Satın alma kurallarına uygunluk, Raporlama yükümlülüklerini yerine getirme, Dokümantasyon ve Arşivleme, Görünürlük tanınırlık faaliyetleri, Bunlar temel olarak proje yöneticisinin/proje koordinatörünün görevleri olarak da tanımlanabilir.
Raporlama
Ara ve Nihai Raporlar Ara ve nihai teknik rapor standart formları kullanılmalıdır. (EK 4.1 ve EK 4.2)!!!Raporlarınızı Ajansa göndermeden önce raporların hazırlanması konusunda Ajansa danışmanız önerilir.!!! Raporların son halini, iki kopya halinde hazırlayarak Ajansa sunmalısınız.!!! Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda Ajansa yazılı bir açıklama sunmak zorunludur.
Ara ve Nihai Raporlar Raporlar mali ve teknik olmak üzere iki bölümden oluşur. Projenize ilişkin ARA RAPOR, sözleşmede belirtilen raporlama döneminin bitimini müteakip yedi gün içinde Ajansa sunulmalıdır. Ajans, ara rapora ilişkin incelemelerini 10 gün içerisinde tamamlar ve varsa düzeltme taleplerini ileterek yedi gün içerisinde eksikliklerin giderilmesini ister.
Ara ve Nihai Raporlar NİHAİ RAPOR ise, proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç otuz gün içinde Ajansa sunulmalıdır. Ajans nihai rapor incelemesini 30 gün içinde tamamlar ve yararlanıcıdan raporla ilgili; düzeltme, ek bilgi ve veri talebinde bulunabilir. Yararlanıcı, talep edilenleri 7 gün içerisinde Ajansa iletmekle yükümlüdür.
Ara ve Nihai Raporlar Teknik bölüm: Proje faaliyetleri, proje yönetimi, ortakların katılımı, paydaşlarla ilişkiler, görünürlük, performans göstergelerindeki ilerlemeler, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme değişiklikleri hakkındaki bildirimler ve sözleşme değişikliklerine ilişkin bilgiler yer alır. Mali bölüm: Raporun ait olduğu dönemde yapılan masrafların her öğesini ayrıntılarıyla anlatan ve yapılan masrafların her başlığını, miktarını, projenin ilgili bütçe kalemini gösteren bir liste hazırlanır ve destekleyici belgeler bu listeye eklenir. Rapor Formatı Proje Uygulama Rehberi ekinde yer almaktadır.
Yararlanıcı Beyan Raporu Projenizdeki ilerlemelere ve harcamalara ilişkin güncel bilgileri sunmak için kullanacağınız formu içerir (PUR EK 4.3). Özel koşullarda belirtilen tarihlerde internet aracılığıyla sunulması gerekir. (e-posta aracılığıyla) Bu raporlar her iki ayda bir aynı kesim tarihine sahip olacaktır. Örneğin, Ağustos-Eylül dönemi için yararlanıcılar Ekim ayının ilk haftası içinde raporlama yapmalıdırlar.
Denetim Raporu Mali destek miktarı 200.000 TL nin üzerinde olan ve Ajansın talep ettiği projelerde bakiye ödeme talebi ile birlikte denetim raporu (Sözleşme Ek-XI-Harcama Teyidi) sunulmalıdır!!!
Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesini, izlenimleri, sorunları ve önerileri içerir. PUR EK 4.5 e göre hazırlanır Projenin tamamlanmasından üç ay sonra Ajansa sunulur.
Tanıtım ve Görünürlük
TANITIM ve GÖRÜNÜRLÜK Yararlanıcılar ve ortakları; projelerinin Ajans tarafından desteklendiğinin ve Kalkınma Ajanslarının ulusal düzeyde Kalkınma Bakanlığı nın tarafından koordine edildiğinin görünürlüğünü sağlamak için gerekli yöntemleri kullanmalıdır. Bu yöntemler, Ajans internet sitesinde yayınlanan Tanıtım ve Görünürlük Rehberi nde belirtilen kurallar ile uyumlu olmalıdır. (www.daka.org.tr ) Görünürlüğe dair faaliyetler hem uygulama aşamasında, hem proje uygulamalarının tamamlanmasının ardından, Ajans tarafından denetlenir.
TANITIM ve GÖRÜNÜRLÜK Destek yararlanıcının ajans desteğini görünür kılma yükümlülüğü, proje nihai ödemesi yapıldıktan sonraki üç yıl boyunca devam eder. Yararlanıcı, Ajansın ve Kalkınma Bakanlığı nın logosunu projeyi ilgilendiren tüm ürünlerde görünürlük rehberinde belirtilen şekilde kullanmalıdır. Ajans, projelerin gerek uygulama aşamasında, gerekse proje uygulamalarının tamamlanmasının ardından, yararlanıcılar tarafından görünürlük rehberinde belirtilen hususların yerine getirilmesinin denetiminden sorumludur.
Teşekkürler www.daka.org.tr