YETKİLENDİRİLMİŞ EĞİTİM SAĞLAYICILARI İÇİN GEREKLİLİKLER KILAVUZU 2014 1
0. Giriş Bu kılavuz, Yetkilendirilmiş Eğitim Sağlayıcısı gerekliliklerini karşılamak ve Yetkilendirilmiş Eğitim Sağlayıcısı olarak eğitim vermek isteyen kuruluşlar için hazırlanmıştır. Eğitim sağlayıcıları bireysel eğitmenler veya bir çok eğitmenden oluşan bir eğitim kuruluşu olabilir. Eğitim sağlayıcıları bireysel ve kurumsal gelişim amaçlı eğitimler veren aşağıdaki grupları kapsar; önetim danışmanlık firmaları da dahil olmak üzere eğitim merkezleri, Eğitim organize eden dernekler ve/veya ticari birlikler Bireysel eğitmenler Yetkilendirilmiş Eğitim Sağlayıcısı ( YES ) gerekliliklerini karşılayan bir eğitmen veya bir kuruluşun, sunduğu eğitim hizmetlerinin müşterilerine istenen kalite ve profesyonelliği sağlayacak şekilde vereceğini güvence altına alacak Madde 2 den Madde 8 e kadar aşağıda detaylı olarak belirtilen bir dizi şartı karşılaması gerekir. YES olmak isteyen bir kuruluş aşağıda belirtilen ana alanlarda değerlendirilecektir. Yönetim Sistemi Eğitim Programlarının Tasarlanması ve Geliştirilmesi İnsan Kaynağı Eğitim Prosesi Gözden Geçirme ve Sürekli İyileştirme Bu kılavuz, eğitim sağlayıcılarının tutarlı, karşılaştırılabilir, güvenilir bir biçimde işletilmeleri ve değerlendirilmelerini sağlayacak şartları belirlemektedir. Bu kılavuzda yer alan şartların eğitim sağlayıcıları için YES (Yetkilendirilmiş Eğitim Sağlayıcısı) onay şartları olduğu kabul edilmelidir. Yetkilendirilmiş Eğitim Sağlayıcısı onayı almak isteyen eğitim Sağlayıcılarının öncelikle bu dokümanda belirtilen yönetim sistemine sahip olmaları beklenmektedir. Söz konusu eğitim onayına duyulacak güven, YDD tarafından TS EN ISO/IEC 17024 ( Uygunluk Değerlendirme Personel Belgelendirme Kuruluşları için Genel Şartlar) standardı ve ICMCI tarafından hazırlanan ATP (Eğitim Sağlayıcıları Akreditasyon Sistemi) sistemi referans alınarak ana çerçevesi belirlenmiş olan bu dokümanda tarif edilmiş olan şartların sağlanması aracılığı ile gerçekleştirilir. Onay almak isteyen eğitim sağlayıcıları, bu dokümanda tanımlanmış olan gerekliliklere uygun bir yönetim sistemi kurmalıdır. Eğitim sağlayıcısının yetkilendirilmesi, eğitim sağlayıcısının yönetim sisteminin aşağıdaki hususları sağladığına dair bağımsız kanıt sağlar: a. Belirtilmiş şartlara uygunluk, b. Eğitim sağlayıcısının beyan etmiş olduğu politikası ve hedeflerini tutarlı bir şekilde gerçekleştirme kabiliyeti, 2
c. Şartların etkin bir şekilde uygulanması. Bu şekilde eğitim sağlayıcısının yetkilendirilmesi, eğitim ihtiyacında olan kuruluşlara, bireysel katılımcılara ve ilgili taraflara bir değer kazandırır. Bu kılavuz, aynı zamanda, tutarlı bir şekilde raporlanan sonuçlarla, yeterli kaynaklarla ve tutarlı bir prosesle, yetkin bir tetkikçi ekibi tarafından yapılan tetkikle, yetkilendirme için geçerli şartlara uygun güvenilir bir uygunluk tespiti sağlamayı amaçlayan, genel bir seviyede yönetim sistemlerinin tetkiki için şartlar dizisini de sağlar. 1. Genel Eğitim Sağlayıcısı, tüzel kişiliğini veya tüzel kişiliğin bir parçası olduğunu belgeleyen dokümanlara sahip olmalıdır. Eğitim Sağlayıcısının politikaları ve prosedürleri ile bunların uygulanması, eğitim alan firmalar için adil ve tarafsız, aranılan eğitim kriterleri ile ilgili, uygulanabilir bütün yasal şartlar ile uyumlu olmalıdır. Eğitim Sağlayıcısı, a. Eğitim ile ilgili dokümantasyonun belirlenmesinden, b. Eğitim programlarının işletilmesine ilişkin politikaların oluşturulmasından, c. Politikalarının ve prosedürlerinin uygulanmasından, d. Yetkilendirme kuruluşunun finansmanından, e. Kuruluş adına tanımlanan faaliyetleri gerçekleştirecek kişilerin, sorumlu olacak yöneticilerin (grupları veya kişileri), eğitmenlerin belirlemesinden sorumludur. 2. Yönetim sistemi Eğitim Sağlayıcısı, dokümante edilmiş ve bu kılavuzdaki bütün şartları içeren ve bu şartların etkin bir biçimde uygulanmasını sağlayan bir yönetim sistemi işletmelidir. Bu şartın karşılanması için bir metot, ISO 9001 i temel alan dokümante edilmiş bir kalite yönetim sisteminin bu standardın şartlarına uygulanması olabilir. Eğitim kuruluşu, oluşturduğu ve düzenlediği eğitimlerin kalitesini güvence altına alacak şekilde yönetim sisteminin kuruluşun bütün seviyelerinde anlaşılmasını ve sürekliliğini sağlamalıdır. Eğitim Sağlayıcısı, eğitim ile ilgili bir takım işleri, taşeron olarak bir dış kuruluşa veya bir kimseye yaptırmaya karar verdiğinde, gizlilik ve çıkar çatışması konuları da dâhil bu kılavuzdaki tüm şartların yerine getirilmesini kontrol altına almalıdır. 3. İletişim Prosesi 3.1. Eğitim Öncesi İletişim Eğitim Sağlayıcısı, yetki aldığı takdirde, düzenlemeyi planladığı eğitimlerinin tanıtımlarında, broşürlerinde, teklif dokümanlarında, eğitim kitapçıklarında YDD tarafından Yetkilendirilmiş Eğitim Sağlayıcısı - YES logosunu kullanacaktır. Eğitim Sağlayıcısı, Kurum İçine yönelik eğitim teklifi verirken, teklif içeriğinde minimum aşağıdaki bilgilerin olmasını sağlayacaktır. a. Eğitim İçeriği 3
b. Eğitimin Hedef Katılımcıları c. Eğitmen Özgeçmişi d. Eğitime Ait Önceki Performans Sonuçları Eğitim Sağlayıcısı, Genel Katılıma Açık eğitim teklifi verirken, teklif içeriğinde minimum aşağıdaki bilgilerin olmasını sağlayacaktır. a. Eğitim İçeriği b. Eğitimin Hedef Katılımcıları c. Eğitmen Özgeçmişi 3.2. Eğitim Sonrası İletişim Eğitim Sağlayıcısı Kurum İçi düzenlediği eğitimlerde kuruma aşağıdaki konularda bilgi verecektir. a. Eğitim Katılımcıları Memnuniyet Değerlendirme Sonuçları b. Eğitimin Planlanan Kapsama Uyum Durumu c. Katılımcı Sertifikaları Eğitim Sağlayıcısı Genel Katılıma Açık düzenlediği eğitimlerden sonra katılımcılara aşağıdaki konularda bilgi verecektir. a. Eğitim Katılımcıları Memnuniyet Değerlendirme Sonuçları b. Katılımcı Sertifikaları 3.3. Kamuya Açık Bilgi Yetkilendirilmiş Eğitim Sağlayıcısı, reklamlar dâhil olmak üzere müşteriye veya piyasaya sağladığı bilgiler doğru olmalı ve yanıltıcı olmamalıdır. Herhangi bir tarafın isteği üzerine, yetkilendirme kuruluşu verilen bir eğitimin ve /veya sertifikanın geçerliliğinin teyidi için gerekli izlenebilirliği sağlamalıdır. Not 1 - Bilginin tamamı çeşitli kaynaklar arasında paylaşılıyorsa (yazılı veya elektronik form veya bunların bir kombinasyonu gibi), kaynaklar arasındaki izlenebilirliği sağlayan ve belirsizlikleri ortadan kaldıran bir sistem (numaralama sistemi veya internet bağlantısı gibi) uygulanmalıdır. 3.4. Şikayet ve İtirazlar Eğitim Sağlayıcısı, eğitim prosesi ve kriterleri konusunda alınan şikayetlerin ve itirazların çözümlenmesi amacıyla yöntemlerini belirlemeli, dokümante etmeli ve sürekliliğini sağlamalıdır. Bu kurallar şikâyetlerin ve itiraz taleplerinin bağımsız ve yansız bir biçimde çözümlenmesini sağlamalıdır. Şikayet ve itirazlara dönüş süresi ve kapatılma performansı izlenmeli ve iyileştirilmelidir. Not 2 ISO 10002 Standardı şikayetlerin ele alınması için kılavuz olarak kullanılabilir. 4. Doküman ve Kayıt Yönetimi 4.1 Doküman Yönetimi Eğitim Sağlayıcısı eğitimlerinde kullanmak üzere hazırladığı her türlü dokümanları (eğitim notları, kitapçıklar, çalışmalar, sunum dosyaları v.b.) ile eğitim materyallerinin tasarımı, geliştirilmesi, 4
değerlendirilmesi, eğitim sunumu ve takibi gibi çalışma yöntemlerini içeren dokümanlarının aşağıdaki konuları kapsayacak şekilde yönetimini sağlamalıdır. a. Dokümanların yayımlanmadan önce yeterlik açısından onaylanması, b. Dokümanların gerekli oldukça gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve yeniden onaylanması, c. İlgili dokümanlara kolaylıkla ulaşılabilmesi, d. Dokümanlarda, değişikliklerin ve güncel revizyon durumlarının gösterilmesinin güvence altına alınması, e. Dokümanların okunabilir kalmasının ve kolaylıkla ayırt edilebilmesinin güvence altına alınması, f. Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması ve dağıtımlarının kontrol altında bulundurulmasının güvence altına alınması, g. Güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve herhangi bir amaçla elde tutulmaları durumunda bunların, uygun bir şekilde ayırt edilebilmesinin güvence altına alınması. Not 3: Eğitim sunumları, eğitmen kitapçığı, eğitimde kullanılan örnekler, sınıf çalışmaları, eğitim içerikleri, eğitim planları, boş sertifikalar vb. doküman olarak adlandırılmıştır. Not 4: Dokümantasyon işlemi herhangi bir ortam tipinde veya formunda olabilir. 4.2 Kayıt Yönetimi Kayıtlar, kuruluşun bu kılavuz şartlarına ve mevzuata uygunluğunu, eğitimlerin ve eğitmenlerin yeterliliğini teyit etmenin bir aracı olarak oluşturulmalıdır. Eğitim Sağlayıcısı, kayıtlara kolaylıkla ulaşılabilme, bozulmadan saklanma ve elden çıkarma yöntemini, saklama sürelerini belirleyen yönteme ve alt yapıya sahip olmalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. Kayıtlar, prosesin dürüstlüğünü ve bilginin gizliliğini sağlayacak biçimde belirlenmeli, yönetilmeli ve elden çıkarılmalıdır. Kayıtlar, güvenilirliğin sürdürülebilmesi için yeterli uygunlukta bir süre ile yasalarla veya diğer yükümlülüklerle öngörülen sürelerle muhafaza edilmelidir. Eğitim Kuruluşları, eğitim kayıtlarını YDD tarafından aksi belirtilmediği sürece en az 36 ay muhafaza etmelidir. Yasal gerekliliklere uygunluğu gösteren kayıtlar, yasal gerekliliklerde belirtilen süreler dikkate alınarak saklanır. Eğitim programı ile ilgili kayıtlar en az şunları içermelidir; a. Eğitimin düzenlendiği yer ve tarih bilgileri, b. Eğitmen veya eğitmenlerin isimleri, varsa eğitim programına katılan stajyer eğitmen ve gözlemcilerin isimleri, c. Kullanılan eğitim materyallerinin yayın tarihi ve revizyon numaraları, d. Eğitime katılan tüm katılımcıların isim ve soy isimleri. e. Katılımcıların devam durumu ve varsa sınav sonuçları. Bütün kayıtlar, emniyetli bir şekilde ve gizlilik içinde muhafaza edilmelidir. 4.3 Gizlilik Eğitim Sağlayıcısı, yasal olarak uygulanabilir taahhütler aracılığı ile faaliyetlerinin gereği proseslerle elde ettiği bütün bilgilerin gizliliğini korumalıdır. Bu taahhütler dış kuruluşların ve Eğitim Sağlayıcısı adına hareket eden eğitmenler ve personel de dâhil kuruluşta çalışan bütün 5
çalışanları kapsar. Kuruluşun veya bilgilerin temin edildiği kimsenin yazılı izni olmadan bu tür bilgiler, yetkisiz taraflara açıklanmamalıdır. 5. Eğitim Programlarının Tasarlanması ve Geliştirilmesi; Kuruluş, eğitim programının tasarımını ve geliştirilmesini plânlamalı ve etkin bir şekilde yönetmelidir. Tasarım ve geliştirmenin plânlanması aşağıdaki konuları içermelidir. a) Tasarım ve geliştirme aşamalarını, b) Eğitim programının, amaca ve bu programdan beklentilere uygun olarak tasarlandığının gözden geçirilmesi, doğrulanması ve geçerli kılma faaliyetlerini, c) Tasarım ve geliştirme için sorumluluklar ve yetkileri. Eğitim kuruluşu, eğitim programının tasarımı ve geliştirilmesi aşamasında; eğitimlerin sunulması, değerlendirilmesi ve etkinliğinin takibinde kullanılacak metotları ve mekanizmaları da tanımlamalı, bu metotların ve mekanizmaların geliştirilmesi ve sürekliliğinin sağlanması için yöntemlerini oluşturmalıdır. Uygun metodoloji ve prosedürler (istatistiksel verilerin toplanması ve muhafaza edilmesi gibi) ve belirlenen bütün yetersizliklerinin düzeltildiğinin tekrar doğrulanmasını sağlayacak şekilde tarif edilmelidir. 6. Eğitim Sağlayıcısı İnsan Kaynağı Eğitim Sağlayıcısı, eğitim prosesi içerisinde görev alan kadrolu veya sözleşmeli olarak istihdam ettiği tüm personelinin, eğitmenlerin görevlerini yerine getirecek yeterlilik kriterlerini tanımlamalıdır. Eğitim Sağlayıcısı, kendi kadrolu personelinden ve sözleşmeli olarak çalıştırdığı kimselerden, Eğitim Sağlayıcısı tarafından belirlenmiş kurallara uyacağına ilişkin kendilerini bağlayıcı bir taahhütnameyi imzalamalarını talep etmelidir. Kadrolu veya sözleşmeli olarak istihdam edilen personelin dokümante edilmiş görev ve sorumlulukları, personelin kullanımına hazır bulundurulmalıdır. Eğitim faaliyetinin herhangi bir yönü ile ilgili olan bütün personel, belirlenen görevler için tanımlanan yeterlilik kriterlerini karşılamaya uygun eğitim, deneyim ve teknik uzmanlığa sahip olmalıdır. Bu personel, özel sorumluluk alanlarında eğitilmeli ve görevlerinin bilincinde olmaları sağlanmalıdır. Eğitim kuruluşu, eğitmenleriyle ilgili nitelikleri belirlemeli ve dokümanları güncel tutmalıdır. Bilgiler, kadrolu ve sözleşmeli olarak istihdam edilecek kimseler için erişilebilir olmalı, aşağıda belirtilenleri içermelidir: a. İsim ve adres, b. İlgili kuruluş ve kuruluştaki pozisyonu, c. Eğitim ve meslekî statüsü, d. İlgili alandaki eğitimi ve deneyimi, e. Özel sorumlulukları ve Eğitim Sağlayıcısı içindeki yükümlülükleri, f. Performans değerlendirmesi, g. Kayıtların en son güncelleştirildiği tarih. Bu bilgilerin periyodik olarak gözden geçirilmesi ve güncellenmesi sağlanmalıdır. 6
Eğitim kuruluşu, gerçekleştirilecek Eğitim programlarının tipi, kapsamı ve yapılan işin hacmi ile ilgili konularda gerekli öğrenim ve eğitimi görmüş, teknik bilgiye ve tecrübeye sahip yeter sayıda personeli kadrolu veya sözleşmeli olarak, sorumlu bir yönetim altında istihdam etmelidir. 6.1. Eğitmen Seçme Ve Değerlendirme Kriterleri Eğitmenler, eğitim sağlayıcısı kuruluşun temel amacına, organizasyon yapısına, kuruluşun sağladığı hizmetlere ilişkin bilgiye sahip olmalıdırlar. Eğitmenlerin görevi: a. Organize edilen kurum içi veya genel katılıma açık eğitimlerde görev almak. b. Eğitim katılımcılarına, belirlenen konularda eğitim vermek, yol göstermek ve potansiyellerini geliştirmelerine yardımcı olmaktır. Eğitmenlerin sahip olması gereken minimum gereklilikler; a. Üniversite mezunu olmak. b. Eğitim verdikleri konu hakkında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olmak ve bu deneyimlerini belgelemek. c. Türkçeyi yazılı ve sözlü olarak akıcı bir şekilde kullanmak. d. Beraber çalışma ve işbirliği becerilerine sahip olmak. e. En az 5 yıllık mesleki deneyime sahip olmak. f. Eğitim becerilerine sahip olmak. Eğitim sağlayıcısı, eğitmenlerin bir eğitimi sunmalarına izin vermeden önce, eğitmenin yukarıda tanımlanan eğitmen yeterliliklerine sahip olup olmadığından emin olmalıdırlar. Eğitmenlerin değerlendirilmesinde kullanılacak minimum değerlendirme kriterleri aşağıdaki şekildedir: a. Zaman Yönetimi b. İletişim Becerisi c. Konu Hakkında Bilgisi d. Sunum Becerisi e. Profesyonellik Eğitim Sağlayıcısı, öğrenciler ile anadili aynı olan eğitmen kullanmayı tercih etmelidir. Ancak bir çevirmen kullanılacaksa etkin bir çeviri sunmayı garanti altına almalıdır. Eğitim Sağlayıcısı, eğitimin ve eğitmen performanslarının ölçülmesini ve değerlendirilmesini sağlayacak yöntemlere sahip olmalıdır. Her bir eğitmenin performansı en az yılda (1) kere ölçülmeli ve değerlendirilmelidir. Performans ve değerlendirme kayıtları Eğitim Sağlayıcısı tarafında saklanmalıdır. 6.2. Dış Kaynak Kullanımı Eğitim Sağlayıcısı, taşerona vermenin (eğitim kuruluşu adına eğitim faaliyetlerinin bir kısmının yerine getirilmesi için başka kuruluşa yetki vermenin) hangi şartlar altında yapılabileceğini açıklayan bir prosese sahip olmalıdır. Eğitim Sağlayıcısı, her bir taşeron kuruluşla, gizlilik dâhil olmak üzere, düzenlemeleri içeren yasal olarak bağlayıcı bir anlaşma yapmalıdır. 7
Taşeron kuruluş ile anlaşılmaya gidilmesi durumunda, taşerona hiçbir şekilde YES onaylı sertifika verme yetkisi devredilemez. Taşeron kuruluş yapacağı tanıtımlarda kendisini YES onaylı firma gibi gösteremez ancak yetkilendirilmiş kuruluş adına hareket edebilir. Taşerona devredilen bütün işlerin sorumluluğu Eğitim Sağlayıcısına aittir. Eğitim Sağlayıcısı bu sorumluluğunu nasıl yerine getireceğini aşağıdaki alanları kapsayacak şekilde tanımlamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. a. Taşeronun yeterli olduğunu ve Eğitim Sağlayıcısının bütün şartlara uyacağını. b. Müşteri bilgilerinin gizliliğini tehlikeye atmayacağını. c. YES kriterlerine uygun çalışacağını. Eğitim Sağlayıcısı taşeronların güncel listesini tutmalı ve bunların performansını belirlenmiş ve dokümante edilmiş yöntemlere uygun olarak izlemelidir. Not 5: Dış Eğitmenler bu kapsamda taşeron olarak değerlendirilmez. 7. Eğitim Prosesi Eğitim kuruluşu, talebin alınması, teklifin hazırlanması, eğitimin organizasyonu, sunumu, değerlendirilmesi, katılımcı sertifikalarının düzenlenmesi işlemlerine ait yöntem veya yöntemlerini eğitim alanın ve katılımcıların memnuniyetini güvence altına alacak şekilde dokümante ederek sürekliliğini sağlayacaktır. Eğitim Sağlayıcısı talep edildiğinde, halen uygulanmakta olan, her eğitim programına fiyat listeleri dâhil, eğitim ile ilgili bütün dokümanlarla birlikte, kayıtlarını eğitim prosesinin ayrıntılı bir açıklamasını sağlayacak şekilde sunacaktır. Eğitim prosesi aşağıdaki kriterleri içermelidir. a. Eğitim Tasarımının yapılması, dokümanlarının hazırlanması, b. Eğitim Başvurusunun alınması, c. Eğitim Organizasyonu, d. Eğitimin Gerçekleştirilmesi e. Eğitimin Değerlendirilmesi ve izlenmesi f. Eğitim Sertifikasının düzenlenmesi, g. Kayıtların Saklanması Eğitim Sağlayıcısı, eğitimin başarısı için gerektiğinde başvuru kriterlerini tanımlamalı, dokümante etmeli ve her başvuran için doldurulmasını sağlamalıdır. Eğitim Sağlayıcısı, bu kılavuzun ekinde verilen Eğitim Performans Değerlendirme Formunun eğitim sonunda tüm katılımcılar tarafından doldurulmasını sağlayarak eğitim performansını ölçecektir. Eğitim Performans Değerlendirme sonucunda Eğitmen performansı %80 nin altında, Genel Eğitim Performansı % 75 in altında olmamalıdır. Eğitim performansının iyileştirme kayıtları tutulmalıdır. Eğitim kuruluşu, eğitimin sonunda en az % 70 devamlılık gösteren katılımcılara belge vermelidir. Eğitim Sağlayıcısı, belgelerin tek sahibi olmayı sürdürmelidir. Belge bir mektup, bir kart şeklinde veya diğer bir ortamda hazırlanmış ve eğitim kuruluşunun sorumlu bir yetkilisi tarafından onaylanmış olmalıdır. Bu belgeler en azından aşağıda belirtilen bilgileri içermelidir: 8
a) Belge verilen kişinin adı ve benzersiz bir belge numarası, b) Eğitim Sağlayıcısının adı, c) Eğitimin adı ve tarihi, d) Varsa Belgenin yürürlük tarihi ve geçerlilik süresinin son bulacağı tarih. 8. Gözden Geçirme ve Sürekli iyileştirme Eğitim kuruluşu, yönetim sistemini; bu sistemin uygunluk, yeterlilik ve etkinliğinin sürekliliğini güvence altına almak için yılda en az bir (1) kez gözden geçirmelidir. Gözden geçirme girdileri, a. Önceki gözden geçirme toplantılarındaki kararların takibi, b. YDD tarafından, gözlem sonucunda bulunan faaliyetler, c. Yöntemler ve yöntemlerin uygulama etkinliği, d. Eğitim içerik tasarımları, e. Eğitimlerin performansı, f. Eğitmenlerin performansları ve iyileştirme ihtiyaçları g. İtiraz ve şikâyetler h. Katılımcı geri bildirim analizleri Gözden Geçirmelerin, bu gözden geçirmeler sonucu alınan iyileştirme kararlarının ve gerçekleştirilen iyileştirmelerin kayıtları en az üç (3) yıl muhafaza edilmelidir. 9