Sigorta Araştırma ve Sertifikasyon Merkezi Kuruluş Tanıtım Dokümanı İçerik 1. Kuruluş Amacı... 2 2. İşleyiş Prensipleri... 2 2.1. Yedek Parça Sertifikasyonu... 2 2.2. Hasar Onarım Sertifikasyonu... 2 3. Organizasyon Yapısı... 4 4. Ekler... 5 4.1. SASM Yönetim Kurulu... 5 4.2. SASM için Belirlenen Rollerin İş Tanımları... 7 4.2.1. Genel Müdür İş Tanımı... 7 4.2.2. Uzman İş Tanımı... 9 4.2.3. Uzman Yardımcısı İş Tanımı... 11 1
1. Kuruluş Amacı Kurulması hedeflenen Sigorta Araştırma ve Sertifikasyon Merkezi (SASM) araç hasar onarımlarında sunulan güvenlik ve kalite standartlarını yukarı çekmeyi; buna karşın maliyetleri daha etkin bir şekilde kontrol etmeyi ve adil bir rekabet ortamı oluşturmayı amaçlamaktadır. Kuruluş eşdeğer yedek parça sertifikasyonu, onarım servisi sertifikasyonu, hasar onarım araştırmaları ve hasar operasyonlarındaki tedarik ağı işleyişinin yönetimini sağlayacaktır. SASM, Türkiye Sigorta Birliği (TSB) tarafından anonim şirket olarak kurulacaktır. 2. İşleyiş Prensipleri 2.1. Yedek Parça Sertifikasyonu Yedek parça sertifikasyon işleyişinde Türkiye araç parkında yer alan ve en fazla kazaya karışan araç marka modellerine ait parçalara sertifikasyon sağlanması hedeflenmektedir. Bu kapsamda Türkiye araç parkı verileri ile sigorta hasar operasyonlarında kullanılan parçalar incelenmiş ve hedef parça grupları belirlenmiştir. Hedef parçalar, aracın dış karoserini oluşturan yapısal olmayan metal ve plastik parçalar ile aydınlatma parçalarıdır (Tablo-1). Ön Tampon Motor Kaputu Ön Panel Ön Panjur Ön Çamurluk Far Çerçevesi Tampon Demiri Arka Tampon Bagaj Kapağı Arka Çamurluk Ön Kapı Arka Kapı Ön Far Kompleleri Arka Stop Lambası Sis Lambası Sinyal Tablo-1 Parça sertifikasyonu uygulamalarında eşdeğer yedek parçanın boyutsal kontrolü, araç ile görsel uyumu, fonksiyonelliği ve malzeme özellikleri değerlendirilmesi sağlanacak ve yedek parçaların güvenliğinin, performansının ve malzeme kalitesinin uygunluğunu belgeleyecek bir sertifikasyon sistemi hayata geçirilecektir. Sahada kullanılan eşdeğer yedek parçaların kalitesinin sürekliliği için sertifikalı eşdeğer yedek parçalar devamlı olarak denetlenecektir. 2.2. Hasar Onarım Sertifikasyonu Servis sertifikasyon işleyişinde ilk aşamada sigorta hasar onarım operasyonlarında faaliyet gösteren sigorta şirketleri ile anlaşması olan bağımsız kanaldaki onarım servislerinin belgelendirilmesi hedeflenmektedir. Türkiye de faaliyet gösteren yaklaşık 68500 adet hasar onarım servisinden 2500 kadarı yetkili onarım servisidir ve bu servislerin büyük çoğunluğunun TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi mevcuttur. Bağımsız kanalda yer alan ve özel servis olarak nitelendirilen yaklaşık 4300 adet hasar onarım servisinden hizmet uygunluk belgesi olanların oranı ise çok düşüktür. İlk aşamada bu sınıftaki hasar onarım servislerinin belgelendirilmesi ve hizmet kalitelerinin artırılması önem teşkil etmektedir. Onarım servisi belgelendirme uygulamalarında ise onarım servislerinin çalışan personel yetkinliği, doğru donanım ve onaylı onarım yöntemleri kullanmaları ve servis hizmet kalitesi değerlendirilecektir. Kaliteli, doğru ve güvenli onarım hizmeti sağlayan onarım servisleri belgelendirilecektir. Hizmet kalitesinin sürdürülebilmesi için sertifikalandırılan onarım servislerine periyodik olarak denetimler gerçekleştirilecektir. 2
Hedeflenen modelin hayata geçirilmesi için üç aşamalı bir yol haritası planlanmıştır. Başlangıçta sektör ihtiyaçlarının ivedi şekilde karşılanması için sertifikasyon fonksiyonlarının dış kaynak kullanılarak gerçekleştirilmesi öngörülmektedir. Bu kapsamda yedek parça sertifikasyonu için yurtdışında benzer sertifikasyon operasyonlarını gerçekleştiren kuruluşların vereceği sertifikalar, bu kuruluşların SASM tarafından belirlenen belli kıstaslara uymaları şartıyla, Türkiye pazarında kabul edilecektir. Servis sertifikasyonu için de belge sağlayan kurum ve kuruluşların sertifikaları kabul edilecek, sertifikalı servislerin yaygınlaştırılması için ilgili TSE standartlarında ise revizyon sağlanmasına çalışılacaktır. Yakın-orta vade planında yurtdışından standart belirleme ve sertifikasyon yetkinliği olan bir kuruluşunun yetkilendirilmesi ve TSB bünyesinde özel bir sertifikasyon programı oluşturulması planlanmaktadır. Bu özel programın hayata geçirilmesi ile sektör genelinde kullanılacak tekil bir sertifikasyon yapısının oluşturulması ve yönetilmesi sağlanacaktır. Hedef işleyiş modelinin son aşamasında ise SASM Türkiye deki otomotiv yedek parça yan sanayii gelişimine paralel olarak gerekli Ar-Ge ve test laboratuvarları yatırımlarını gerçekleştirebilecektir. Ayrıca bu son aşamada SASM tüm hasar sürecinin iş akışı, yedek parça tedariki ile OEM ve eşdeğer yedek parça kodu eşleştirilmesi süreçlerini yürütecektir. 3
3. Organizasyon Yapısı Kuruluşun Yönetim Kurulu üyeleri, Birlik Yönetim Kurulu tarafından seçilen 5 üyeden oluşacaktır. Başlangıçta kuruluşun operasyonları Genel Müdür, uzman ve uzman yardımcısı olmak üzere 3 kişilik bir ekip tarafından yönetilecektir. Destek operasyonlar için dış kaynakların kullanılması uygun görülmektedir. Kurulacak ekip, sektör paydaşlarının ihtiyaçlarının değerlendirerek sertifikasyon işleyişinin idaresini sağlamak için stratejileri belirleyecek, sertifikasyon kurallarını ve gereksinimlerini tanımlayacak ve uygulayacaktır. Ayrıca yedek parça ve servis sertifikasyonlarını sağlayacak 3. Partilerin yönetimi için gerekli iletişim aktivitelerini yönetecektir. Aynı zamanda bu ekip güncel yedek parça verileri ve onaylı onarım servis bilgileri toplayacak ve oluşturduğu ilgili raporları sektör paydaşları ile web-sayfası üzerinden paylaşacaktır. 4
4. Ekler 4.1. SASM Yönetim Kurulu Yapısı Yönetim Kurulu üyeleri, Birlik Yönetim Kurulu tarafından seçilen 5 üyeden oluşur. Birlik Yönetim Kurulu gerekli gördüğü hallerde üye seçimini yenileyebilir. Üye atamasının yapılmasından sonra yapılacak ilk toplantıda Yönetim Kurulu üyeleri tarafından Başkan ve Başkan Vekili seçilir. Yönetim Kurulu toplantılarına Yönetim Kurulu Başkanı başkanlık eder. Başkanın katılamadığı hallerde ise Başkan Vekilinin başkanlığında toplanılır. Yönetim Kurulu üye tam sayısının yarıdan bir fazlasının katılımı ile ( asgari 3 üye) toplanır ve karar alır. Yönetim Kurulu ayda en az bir defa toplanır. Yönetim Kurulu üyelerinden her biri Yönetim Kurulu toplantılarında bir oya sahiptir. Oylarda eşitlik halinde görüşmeye esas olan konu bir sonraki toplantıya ertelenir. İkinci toplantıda eşitlik halinde Başkanın görüşü doğrultusunda karar alınır. Genel Kurul, Hayat Dışı Yönetim Komitesi üyelerinden oluşur. Görev ve Sorumlulukları: Kuruluşun amaçlarının gerçekleştirilmesi için gereken karar ve tedbirlerin alınması Şirket yönetim teşkilatının belirlenmesi Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması Yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve Yönetim Kurulu nun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi Pay, Yönetim Kurulu karar ve Genel Kurul toplantı ve müzakere defterlerinin tutulması, yıllık faaliyet raporunun ve kurumsal yönetim açıklamasının düzenlenmesi ve Genel Kurul a sunulması, Genel Kurul toplantılarının hazırlanması ve Genel Kurul kararlarının yürütülmesi Kuruluş stratejilerinin ve politikalarının değerlendirilmesi Faaliyet operasyonlarına ilişkin kamunun bilgilendirilmesi ve ilgili mesleki toplantı ve kongrelerde kuruluşun temsil edilmesi Sertifikasyon faaliyetlerinin gelişmesini sağlayıcı önlemlerin alınması, bu amaçla gerekli girişimlerde bulunulması, araştırma kuruluşlarının tesis edilmesi ve bu konudaki araştırma ve çalışmalarının desteklenmesi Üye şirketlere bilgi verilmesi, yol gösterilmesi ve mesleki eğitime ilişkin çalışmaların yapılması Yatırım planlarının yapılması ve finansal kaynak yeterliliğinin kontrol edilmesi Kuruluşun faaliyet raporunun ve bütçe kalemlerine ilişkin kaynakları Genel Kurul onayına sunmak Teknik Komite ve Genel Müdür atamalarının yapılması, kuruluşun personel kadrosunun belirlenmesi 5
Teknik Komite üyelerinin öneri ve çalışmalarının değerlendirilerek karara bağlanması Personel kadrosunun özlük işlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesi Kuruluşun genel durumu ile işlemleri ve çalışmaları hakkında Genel Kurul toplantısına raporlama yapılması 6
4.2. SASM için Belirlenen Rollerin İş Tanımları 4.2.1. Genel Müdür İş Tanımı SİGORTA ARAŞTIRMA VE SERTİFİKASYON MERKEZİ (SASM) İŞ TANIMI Pozisyon Kıdem Kariyer Planı/Uzmanlık Pozisyon Tipi Genel Müdür En az 10 yıl Sigorta Otomotiv Hasar ve Operasyonları, Otomotiv Satış Sonrası Hizmetler ve Lojistik Operasyonları Tam zamanlı İŞİN GENEL TANIMI Kuruluşun operasyonlarını yönetmekle sorumludur. TEMEL SORUMLULUKLAR Hasar onarım operasyonlarının (yedek parça ve hasar onarım servisleri) sertifikasyon gereksinimlerinin belirlenmesi için Teknik Komite ile çalışmaların yönetilmesi Kuruluş stratejilerinin kısa ve uzun vadeli olarak planlanması, yürütülmesi ve pazar değişkenlerine göre gerektiğinde güncellenmesi Kuruluşun devam eden ve planlanan faaliyetleriyle ilgili sektör paydaşları arasında yönetim seviyesindeki iletişimin yürütülmesi Kuruluşun bütçe ve faaliyet raporunun hazırlanması Sertifikasyon işleyişi içerisinde yer alan ilgili paydaşlar (araç üreticileri, yedek parça üreticileri, yedek parça distribütörleri, hasar onarım servisleri, sigorta şirketleri ve sigortalılar) ile iletişim aktivitelerinin yönetilmesi Uluslararası kabul görmüş sertifikasyon ve belgelendirme kuruluşları ile iletişim aktivitelerinin yönetilmesi Ekip içi rol ve sorumlulukların belirlenmesi ve sertifikasyon ekibinin yönetilmesi Dış kaynaklar tarafından yürütülen destek fonksiyonlarının ( Muhasebe, İnsan Kaynakları, Hukuk, Kurumsal İletişim ve Bilgi Teknolojileri) idaresi 7
GENEL NİTELİKLER Eğitim Düzeyi Eğitim Alanı Toplam Deneyim BİLGİ / BECERİLER 4 yıllık üniversite Tercihen İktisadi ve İdari Bilimler veya Mühendislik Bölümleri Aşağıdaki alanlarda toplamda en az 10 yıllık deneyim: - Sigorta Otomotiv Hasar ve Operasyonları - Otomotiv Satış Sonrası Hizmetler ve Lojistik Operasyonları Yabancı Dil Bilgisi Bilgisayar Bilgisi Diğer Beceriler Yetkinlikler İyi derecede İngilizce Microsoft Office Programları Stratejik düşünme Etkin sözlü ve yazılı iletişim becerisi İleri seviyede operasyon ve ekip yönetimi Stratejik planlama Paydaş yönetimi İş geliştirme Tedarik ağı yönetimi 8
4.2.2. Uzman İş Tanımı SİGORTA ARAŞTIRMA VE SERTİFİKASYON MERKEZİ (SASM) İŞ TANIMI Pozisyon Kıdem Kariyer Planı/Uzmanlık Pozisyon Tipi Uzman En az 5 yıl Sigorta Otomotiv Hasar ve Operasyonları, Otomotiv Satış Sonrası Hizmetler Tam zamanlı İŞİN GENEL TANIMI Kuruluşun günlük operasyonlarının yönetiminin sağlanması ile sorumludur. TEMEL SORUMLULUKLAR Günlük sertifikasyon işleyişinin yönetiminin sağlanması Hasar onarımlarında eşdeğer parça kullanımını yaygınlaştırmak amacıyla iletişim aktivitelerinin planlanması ve yönetilmesi Uluslararası kabul görmüş sertifikasyon ve belgelendirme kuruluşları ile iletişim aktivitelerin planlanması ve koordine edilmesi Hasar onarımlarında kullanılan otomotiv parçalarının sertifikalandırılması için yürütülen test ve denetim aktivitelerinin detaylarının takip edilmesi Hasar onarım servislerinin belgelendirilmesi için yürütülen denetim aktivitelerinin detaylarının takip edilmesi İlgili paydaşlarla sertifikasyon işleyişi için gerekli olan teknolojik altyapı ve süreçler ile ilgili bilgilendirme yapılması Kurumun irtibat ve itiraz operasyonlarının yürütülmesi Kuruluş içi ve kuruluş dışı (ilgili paydaşlar) eğitimlerin planlaması ve koordinasyonu Periyodik sektör ve teknik raporların hazırlanması ve yayınlanması GENEL NİTELİKLER Eğitim Düzeyi Eğitim Alanı Toplam Deneyim 4 yıllık üniversite Tercihen İktisadi ve İdari Bilimler veya Mühendislik Bölümleri Sigorta Otomotiv Hasar Operasyonları konusunda en az 3 yıllık bilgi birikimi 9
BİLGİ / BECERİLER Otomotiv Satış Sonrası Hizmetler konusunda en az 2 yıllık bilgi birikimi Yabancı Dil Bilgisi Bilgisayar Bilgisi Diğer Beceriler Yetkinlikler İyi düzeyde İngilizce Microsoft Office Programları Etkin sözlü ve yazılı iletişim becerisi Çözüm odaklılık Operasyon ve ekip yönetimi Süreç iyileştirme Tedarik ağı yönetimi Değişim yönetimi 10
4.2.3. Uzman Yardımcısı İş Tanımı SİGORTA ARAŞTIRMA VE SERTİFİKASYON MERKEZİ (SASM) İŞ TANIMI Pozisyon Kıdem Kariyer Planı/Uzmanlık Pozisyon Tipi Uzman Yardımcısı 1-3 yıl Sigorta Otomotiv Hasar Operasyonları Tam zamanlı İŞİN GENEL TANIMI Sertifikasyon işleyişi için gerekli takibin yapılması, sektör paydaşları ve kurum içi iletişim aktivitelerinin yürütülmesi ve düzenli olarak dokümanların hazırlanmasından sorumludur. TEMEL SORUMLULUKLAR Sertifikasyon işleyişi için gerekli dokümantasyonun yapılması Sertifikasyon programına dahil olan yedek parçaların ve hasar onarım servislerinin kalitesinin, performansının ve yeterliliği için yapılan denetimlerin takip edilerek dokümantasyonun yapılması Sertifikasyon sağlanan yedek parça ve belgelendirilen servis bilgilerinin yer aldığı veri tabanının düzenli olarak güncellenmesi ve ilgili paydaşlar ile paylaşılması Türkiye araç parkı hakkında güncel verilerin takibinin ve dokümantasyonun yapılması Sertifikasyon sağlanan yedek parça ve belgelendirilen servisler hakkında gelen şikayetlerin takibinin yapılması Hasar onarım servislerinde yer alan teknisyenlerin ve sigorta eksperlerinin günlük işlerini kolaylaştırıcı hizmetler için gerekli kurumlar ile iletişim aktivitelerinin yürütülmesi Sektör için planlanan eğitim aktivitelerinin takibi ve ilgili dokümanların hazırlanması Periyodik sektörel ve teknik raporların hazırlanması için gereken verilerin toplanması ve analiz edilmesi GENEL NİTELİKLER Eğitim Düzeyi 4 yıllık üniversite 11
Eğitim Alanı Toplam Deneyim BİLGİ / BECERİLER Tercihen İktisadi ve İdari Bilimler veya Mühendislik Bölümleri Sigorta Otomotiv Hasar Operasyonları konusunda tecrübe ve bilgi birikimi Yabancı Dil Bilgisi Bilgisayar Bilgisi Diğer Beceriler Yetkinlikler İyi düzeyde İngilizce Microsoft Office Programları (özellikle ileri seviye Excel bilgisi) Veri takip ve yönetim becerisi Sözlü ve yazılı iletişim becerisi Ekip içi iletişim Çoklu görev yürütümü Etkin raporlama ve dokümantasyon 12