İYİ BİR MALZEME YÖNETİM SİSTEMİ NASIL OLMALIDIR? DOKUZ EYLÜL ÜNİVERSİTESİ ARAŞTIRMA VE UYGULAMA HASTANESİ MALZEME YÖNETİM SİSTEMİ YENİDEN YAPILANDIRMA ÇALIŞMALARI Sabri ERDEM (1), Haluk ÇİFTÇİ (2), İrfan TÖZ (2), Hasan GÖLBAŞ (2), Sinan AYTEKİN (2), Berna YILDIZ(2) (1) Dokuz Eylül Üniversitesi, İşletme Fakültesi İşletme Bölümü, (2) Dokuz Eylül Üniversitesi, Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği, ÖZET Üretim ya da hizmet işletmeleri için malzeme yönetim ve tedarik sistemi, toplam maliyetlerin yaklaşık %25-40 ının malzeme maliyetleri olmasında dolayı ayrı bir öneme sahiptir. Gerek kamu gerekse özel sektör işletmelerinde gelişen teknoloji ve daha fazla denetim ve kontrol güdüsü malzeme yönetimi ve/veya diğer işletme alt sistemleri için farklı derecelerde yeniden yapılandırma ihtiyacını doğurur. Bu çalışmanın amacı yeniden yapılandırma sürecinde hastanelerdeki malzeme yönetim sistemlerinin sistem geliştirme sürecini, bu süreçte rol oynayan bütün aktörleri ve etkenleri bütünsel bir yapı içinde ortaya koymaktır. Bu çalışmanın, aynı zamanda benzer sistem geliştirme çalışmaları için sağlık sektörü içinde yol gösterici fonksiyona sahip olması da hedeflenmiştir. Anahtar Kelimeler: Hastanelerde Malzeme Yönetim Sistemi, Sistem Geliştirme Süreci, Yeniden Yapılandırma GİRİŞ Günümüzde hızlı gelişen teknoloji ve iletişim hızındaki artış işletmelerin örgüt yapılarında ve işleyiş şekillerinde de değişimi getirmiştir. Endüstriyel alanda bant ve yığın üretimin etkin olduğu yıllarda tüm üretim faktörlerinin birbirine yakın olup tek çatı altında konumlandıkları üretim tesisi şeklindeki yapılardan, farklı coğrafik alanlarda konumlanmış, hızlı iletişim ve ulaşım sayesinde yaygın fakat tek bir bütünmüşçesine etkin yönetilen işletmelere geçiş mevcuttur (Koçel, 1998). Genelde hizmet sektöründe ve özelde sağlık sektörü işletmeleri ve hastanelerde de durum farklı değildir. Günümüzde sağlık işletmeleri de hizmet sunumunundaki etkinlik ve yaygınlık için zincir işletmeler kurmakta ve bu dağıtık yapıların denetiminin tek merkezden yapılması için yönetim bilgi sistemleri ile iletişim teknolojisinin yeni uygulamaları gündeme gelmektedir. Sağlık hizmeti üretimi yapan hastaneler gerek iş gücü, insan kaynağı maliyetleri, gerekse ilk kuruluş aşamasındaki bina ve tıbbi donanım maliyetleri ve sonrasında işletme esnasında kullanılan özellikle tıbbi malzemelerin maliyetleri açısından sermaye yoğun işletmelerdir. Hastaneler aynı zamanda hizmet işletmesi de oldukları için tüm bu yatırımlar zamana göre dağılmaktadır. Zamanın etkin ve verimli kullanılması işletme başarısını direkt olarak etkilemektedir (Cooper, 1994). Sağlık hizmetlerinde kullanılan tıbbi malzeme giderleri, maliyet muhasebesi açısından ilk madde malzeme giderleri olarak değerlendirilebilir. Tıbbi malzeme giderlerinin tüm işletme giderleri içindeki payı yaklaşık %20 ile 40 lar civarında olmakta bazı özel işlemlerde ise bu oran %80 lere ulaşabilmektedir (Top ve Yıldırım, 2000). Bu malzemelerin planlanıp, satın alınması aşamasından kullanım noktasına kadar izlemi ve sonrasında muhasebeleştirilerek, faturalanması ve ücretinin tahsil edilmesine kadar olan tüm sürecin entegre bir şekilde yönetilmesi gerekir. Sağlık hizmetlerinde mali 1
etkinlik konusundaki kaygıların gittikçe önem kazandığı günümüzde malzeme yönetimi ayrı bir uzmanlık alanı olarak önem kazanmaktadır. Türkiye de Kamu kurum ve kuruluşlarında uygulanması zorunlu olan ayniyat yönetmeliği 1050 sayılı muhasebeyi umumiye kanununa bağlı olarak 01.06.1939 tarihinde Maliye Bakanlığınca uygulamaya konulmuştur. İstisnai kurumlar haricindeki tüm kamu kurum ve kuruluşları bu yönetmelik kapsamında tanımlanan mal muhasebesi kayıt sistemine uygun malzeme kaydı yapmak zorundadırlar. Tutulması gereken defterler ve yapılması zorunlu olan kayıtların sistematiği günümüz koşullarındaki ihtiyaçların tümünü karşılamaktan uzaktır. Malzeme izlem sistemlerinde eklemlenmesine gerek duyulan pek çok ek bilgi alanı ortaya çıkmıştır (Ciftci, 2002). Bu durumda malzeme yönetim sistemlerinin uygulama aşamasında resmi ve fiili kayıt sistematiği arasında belirgin farklılıklar ortaya çıkmaktadır. Kullanılan malzeme yönetimi sisteminin mantıksal tasarımının çok iyi olmasına rağmen uygulama anındaki fiziki işleyiş ile uygunluğu, işleyişi kolaylaştırması çok önemli bir husustur. İyi bir tasarım işleyişi çevrim içi (on-line) tutabilmeli, gereksiz kayıt tekrarlamalarını engellemeli ve verilerin oluşturulması ve dolaşımında insani hatalara maruz kalmayı en aza indirebilmelidir. Görüldüğü üzere malzeme yönetim sistemlerinde uyumsuzluk yaratan bu iki boyut irdelendiğinde farklı görünümleri betimleyen bir matris yapısı karşımıza çıkmaktadır (Tablo 1). Tablo 1: Malzeme Yönetim Sistemlerinde ortaya çıkan uyumsuzluklar. KAYIT SİSTEMATİĞİ Fiili (F) Resmi(R) TASARIM Fiziksel(F) FF FR Mantıksal(M) MF MR Dokuz Eylül Üniversitesi, Uygulama ve Araştırma Hastanesi olarak kurumumuzda mevcut olan malzeme yönetim sistemimiz de son dört yıl içinde aşamalı olarak kurum içinde tasarlanarak geliştirilmiş ve bu güne kadar başarısını kanıtlamıştır. Fakat bu geliştirme sürecinde sistem içinde fark edilen potansiyel eksiklik ve yetersizlikler kadar bilgi işlem teknolojisinde son yıllarda belirginleşen yenilikler neticesi duyulan yeniden yapılandırma ihtiyacı yeni bir tasarımın yapılmasının gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. Bu amaçla yapılan tasarım çalışmalarınnın sonuçları da bu çalışmanın özünü oluşturmaktadır. YENİDEN TASARIMIN NEDENLERİ: Çoğu sistem, yenilenme ihtiyacını, kullanım esnasında canlı organizmalarınkine benzer biçimde çeşitli semptomlarla belli etmektedir. Örneğin başlangıçta çok önemsiz sayılabilecek yuvarlatma hatalarının, sayım farklılıklarının, küçük tutarsızlıkların ihmal edildiği raporların, zaman içinde yapısal bozulmalara işaretler taşıdığı göz ardı edilmemeli ve küçük ve önemsiz sorunlar silsilesi olarak geçiştirilmemelidir. Diğer taraftan daha önceden düşünülmemiş, sonradan ihtiyaç duyulan ve daha etkin ve kullanım uygunluğu olacağı düşünülen sistem özellikleri zaman içinde kullanımdaki 2
sistemde yerini almalıdır. Genel anlamda belirli ana başlıklar halinde, yeniden tasarımın sebepleri ve tetikleyicileri arasında aşağıdakiler sayılabilir; Mevcut Sistemin Potansiyel Eksiklikleri ve Yetersizlikleri Sistemdeki Fiili-Resmi-Fiziksel-Mantıksal Süreçler Arasındaki Uyumsuzluklar Kurumsal Değişim Rüzgârı Teknolojik Değişimler Grafik Ara Yüzlü Tasarımın Yetenekleri Mevcut Sistemin Potansiyel Eksiklik ve Yetersizlikleri Bir işletme içerisindeki tasarım sürecinin büyüklüğü, aşağıda sayılacak olan maddelerden bir ya da birkaçına ilişkin ise bu eksiklikler küçük düzeltmeler ile bertaraf edilebilirken sistemdeki eksiklikler bu maddelerin tamamını kapsayacak şekilde büyüdükçe yeniden yapılanma (re-engineering) sürecine girmek gerekli olacaktır. Mevcut sisteme ilişkin potansiyel eksiklik ve yetersizlikler şöyle sıralanabilir; Tutarsız Veriler Raporlar Yazılımın esnek olmaması ve rapor tasarımlarının kullanıcı istekleri doğrultusunda yapılmaması raporların işlevselliğini ve etkisini azaltmaktadır. Dolayısıyla sistem içinde sistemsizlik yaşanabilmekte ve otomasyon sisteminin yarattığı güvensiz ortam nedeniyle çalışmalar manüel olarak yürütülmektedir. Burada analiz ve tasarım ekibinin uyumluluğunun önemi ortaya çıkmaktadır. Mevcut Tasarım Ortamının Sınırları Veri giriş alanlarının yetersiz olması, ondalık basamakların kullanımının sınırlandırılması ve bunun gibi nedenlerden dolayı tetkik ve malzeme isimlerinin doğru girilememesi, sistemdeki verilerin gerçekten uzaklaşması, bir sonraki adımı engellemesi ya da yanlış bilgi aktarması gibi sistem kısıtlamaları kullanıcı yeteneklerini de sınırlamaktadır. Esnek ve Parametrik Olmayan Yapı Sisteme ilaveler yapılmasını, değişen koşullara ve ihtiyaçlara uyumu zorlaştırmaktadır. Esnek olmayan tasarımlarda, yasal düzenlemeler gibi kontrolü mümkün olmayan değişimlere adaptasyon sorunlu olmaktadır. Sonradan Eklenti ve Yamalarla Sistemin Hantallaşması İhtiyaç duyulduğu anda kriz çözmek adına kısa vadeli ve dar kapsamlı çözümlerle sistemi hantallaştırarak karmaşık bir yapı kazandırılması ileride telafisi mümkün olmayan hatalara ya da nereden geldiği belli olmayan bilgi yığınlarının oluşumuna neden olabilmektedir. Hatalı / Gereksiz Kodlar ve Gruplar Zaman içinde malzeme kullanımlarının değişmesi (kullanımdan kalkması, teknolojik gelişmeler ve ihtiyaçlar doğrultusunda yenilerinin eklenmesi) ile oluşan hatalı ve gereksiz kodların takibi ve revizyonu açısından sistemde geriye dönüşün her aşamada mümkün olabileceği bir yazılım olması gerekmektedir. Japon yönetim anlayışına göre kalite, mal veya hizmetlerin içine monte edilmelidir. Eksiklikleri ve hataları tespit ederek kalite sağlamak mümkün değildir(sarvan, 1995). Sürekli iyileştirme çalışmalarıyla yapılan faaliyetler desteklenmelidir. İstisnalar ve Küçük Değişimler Karşısında Zayıf ve Kırılgan Bir Sistem En sıcak örnek olarak, Yeni Türk Lirası na geçişte, tüm işletmelerin özelde hastanelerin sistemlerini ne kadar bir zaman diliminde normale 3
döndürebildikleri, mutlak olmasa da göreli olarak sistemlerin sağlamlığı (Robust Sistem) ve esnekliği hakkında bir ipucu vermektedir. Sistemin toparlanma zamanındaki uzama sistemin zayıflığının bir ölçüsü olarak alınabilir. Grafik Analiz Araçlarının Eksikliği Grafik yetenekleriyle donatılmış sistemlerin yönetimin algısını ve karar vermesini kolaylaştıracağı açıktır. Hizmet Kodlarının Malzeme Kodlarıyla Eşleştirilemiyor Olması Böylece Maliyet Kontrolünün Yapılamaması Hasta odaklı çalışan bir kurumda yapılan her bir işlemin ve kullanılan her bir malzemenin hasta ile birlikte senkronize bir şekilde hareketinin izlenmesi hem malzeme izlemi, hem de maliyet izlemi açısından oldukça önemlidir. Özellikle paket uygulamalarda olduğu gibi kullanılan malzemenin direkt olarak hastaya fatura edilemiyor olmasının hizmet üretim merkezleri açısından bir önemi yoktur. Kurum içi gelir-gider ve mali tablolar açısından bu ayrım önemlidir. Aşırı Kişiye Bağımlı Olması Kurumsallaşmayı ve kurum kültürü oluşmasını engelleyici bir faktördür. Açık ve anlaşılır olmayan sistemler, iş gücü devir hızı yüksek birimlerde sürekliliği sağlanabilen bir yapının kuralabilmesinin engelleyicisidir. Personel Devir Hızının Yüksek Olması Özellikle sürekli eğitim ihtiyacı ve uzmanlaşmayı gerektiren alanlardaki yüksek personel devir hızı, personel verimliliğini azaltan bir faktördür. Yapılan iyileştirmelerin yazılım tasarımına kolaylıkla aktarılabilmesi, kurumun entelektüel sermayesinin gelişmesine katkıda bulunur. Çalışanların verimliliği, verilen hizmetin kalitesini etkileyen önemli bir faktördür. Çalışanın verimliliği, sahip olduğu bireysel yaratıcılık ve beceri, aldığı eğitim, kazandığı tecrübe ve yönetim tarafından sağlanan motivasyona bağlıdır (Sanderson E.D., 1982). Aksi takdirde işgücü ile bilgi havuzu da yitirilmiş olacaktır. Sistemin İstisnalara Karşı Duyarlı Olmaması Sistem geliştirme sürecinin sadece doğru işleyen sisteme göre değil, hataların muhtemel biçimde ortaya çıkacağı istisnaları da göz önünde tutacağı bir yapıda olması gerekir. Orta Vadede, Sistemin Yeniden Gözden Geçirilememesi Bu durum, değişen koşullara ve yeni yasal düzenlemelere uyumu güçleştirmektedir. İşleyen bir sistemde dahi belli periyotlarda revizyon ve uyumlaştırma çalışmalarının yapılması kaçınılmazdır. Gelişen Uluslararası Standartların Gerisine Düşülmesi Tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de sağlık sektörünün finansman kaygısından gelişen, hızlı değişen uygulamalar mevcuttur. Şu anda gündemde olan ve 2005 yılı BUT (Bütçe Uygulama Talimatı) ile kapsamı genişleyecek olan tanıya dayalı (paket) fiyat uygulamaları maliyetler ve verimlilik açısından farklı bir yaklaşımı ve maliyet kontrolünü mümkün kılacak bir sistemin tasarlanmasını gerektirmektedir. Kuşkusuz yukarıda anılan maddelerin birbiriyle ilişkisiz olduğunu söylemek imkânsızdır. Bu eksiklik ve yetersizliklerin giderilmesi için mevcut olanlarının temel nedenlerinin ve birbirleriyle olan ilişkilerinin derinlemesine incelenmesi şarttır. Kısacası bunun için detaylı analiz çalışmaları gereklidir. Eğer hastane, malzemelerin satınalınması, depolanması ve sevkiyatında koordineli bir sistem kullanırsa, hastane yöneticileri, bir ihtiyaç olarak kabul gören malzeme ve donanımın, tedariki, bakım ve onarımı konusunda, malzemelerin nihai kullanıcılara ulaşmasına kadar olan süreçte 4
sorumluluk üstlenirler (Reisman A., 1981). Bu olgu da ancak doğru kurgulanmış bir otomasyon sistemiyle sağlanabilir NASIL BİR SİSTEM? Gerek üretim işletmelerinde gerekse hizmet işletmelerinde özelde hastanelerde kullanıcı ihtiyaçları tarafından tetiklenen bir malzeme yönetimi ya da diğer fonksiyonel bir işletme alt sisteminin geliştirme ya da yeniden yapılandırma yaklaşımında, tasarımın yönüne (nasıl sorularına) karar vermek için sistem analiz çalışmalarının tamamlanmış olması gerekmektedir. Buradaki nasıl bir sistemin cevabı, başka bir açıdan bakılırsa, neyin nasıl yapılacağı nda yatmaktadır. Nasıl sorusuna yol gösteren faktörler ise: Sistem geliştirme araçlarının sınırları, İnsan hayal gücü, Zaman, Ulusal ve uluslar arası yasalar, Standartlar, Etik, Mevcut insan kaynağı ve Mali olanaklar vb. ile açıklanabilir. Bu çalışmaya konu olan malzeme yönetim sistemi yeniden yapılandırma çalışmalarında, burada sözünü ettiğimiz faktörler ışığında sistemin nasılları arasında aşağıdaki örnekleri sayabiliriz: 5. Jenerasyon Sistem Geliştirme Araçlarıyla Tasarlanmış Bir Sistem Grafik Ara Yüzlü ve Web Ortamıyla Uyumlu Sistem Demirbaş, Arıza ve Bakım Onarım Sistemleriyle Tam Entegre, Kurumsal Kaynak Yönetimini Önceleyen Bir Sistem Gelecekteki DSS Çalışmalarının Geliştirilmesini Destekleyecek Bir Sistem Detaylı ve Tercihli Grafik Raporlama Yapan Bir Sistem Malzeme Kullanımında Otokontrollü ve Erken Uyarılı Bir Sistem GMDNS Uluslar Arası Kod Sistemi ile Uyumlu Bir Sistem Tasarımı ve Bu Bağlamda Uzun Dönemdeki Semantik Kod Sistemine Hazırlık Planlama, Satın Alma, Depolama, Muhasebe Ve Tüketim Yerleri Arasında Tam Uyumlu Olan Bir Sistem. Bütün İstisnaların Öngörülerek Bertaraf Edildiği Bir Sistem Reuse Kullanımı Yasal Yapıyla Örtüşen Bir Sistem Hizmet, Tetkik ve Malzeme Kodlarının Eşanlı Hareket Ettiği Bir Sistem Sistemin nasılları arasında yukarıdakilerin dışında, kurumsal politikalar temelinde ortaya çıkan bireysel ve/veya departmantal ihtiyaçlarca beslenmiş tasarım özelliklerinin bulunması, istenen ile yapılanın örtüşmesi açısından gereklidir. Burada sayılan maddeler arasında hastane yönetimi için hizmet, tetkik ve malzeme kodlarının eşanlı hareket edebileceği bir sistem tasarlamak şüphesiz ayrı bir öneme sahiptir. Sunulan hizmetlerin (muayene, tetkik vb.) oluşmasında kullanılan malzemelerin kodlarının hizmet kodlarıyla eşleştirilmesi sayesinde kurulacak bir sistem ile hem hizmetlerin maliyeti düzenli olarak çalışılıp kontrol edilebilecek hem de hizmet sunumu planlamasına göre malzeme ihtiyacı projeksiyonları yapılabilecektir. 5
Sistemin nasılları belirlenirken ortaya çıkan gereksinimlerin önemli bir bölümü kurum içi bireysel ihtiyaçların yansıması ile birlikte ilişkili disiplinlerdeki kabul edilmiş olan standartların ve kaynak yönetimi sistemlerinin de bir yansıması olacaktır. Sistemin beklentilerinin karşılanması yeni süreç geliştirmeyi ve sistemin en başından en sonuna kadar kontrollü bir şekilde yönetilmesini gerektirir. Sistem Geliştirme Süreci ve Çalışma Disiplini Yeni bir sistem geliştirme ya da var olan sistemi yeniden yapılandırma süreci, sistem ömür döngüsü dikkate alındığında, 2 ana genel kabul görmüş aşamaya ve bunların da kendi içinde yapılandırılmış alt aşamalarına sahiptir. Bunlar 1. Sistem Geliştirme Aşamaları i) Analiz Aşaması ii) Tasarım Aşaması a. Sistem Tasarımı b. Ekran Tasarımı c. Rapor Tasarımı iii) Kodlama Aşaması a. Uygulama veritabanının hazırlanması b. Uygulama yazılımının programlanması c. Data Çevriminin Yapılması d. Sistemin Teste Hazırlanması 2. Test ve Uygulama i) Test Aşamaları ii) İmplementasyon ve Doğrulama iii) İzleme iv) Geri Beslemeli Sürekli İyileştirme Sistem geliştirme, genelden özele, özetten detaya, analiz aşamasında sistem ihtiyaçlarının belirlenerek yapılandırıldığı, tasarım aşamasında modellendiği, kodlama aşamasında ise elektronik sistem için inşa edildiği (programlandığı) aşamaların öncelik ilişkileri içinde gerçekleştirilmesini kapsamaktadır. Burada kalite fonksiyon göçerimi ya da gereksinim mühendisliği yöntemleri ihtiyaçların tasarıma dönüşmesi sürecinde yönetsel araçlar olarak kullanılabilir. Sistem test ve uygulama aşaması ise, elektronik ortama aktarılan sistemin geçerlilik ve doğrulanmalarının yapıldığı, sistemin uygulama esnasında sürekli izlenerek geri beslemelerin yapıldığı aşamalardan oluşmaktadır. Burada yeni sistem geliştirme aşamasında dikkat edilmesi gereken kritik başarı faktörleri arasında aşağıdakilerin yer alması öncelikle önemlidir: Uyumlu ve farklı disiplinlerden gelen bir proje ekibinin oluşturulması, Sistemin geliştirilmesi sürecinde; geliştirilen sistemin ilgi gruplarının (yöneticiler, farklı seviyelerdeki kullanıcı grupları vs.) her zaman ön planda tutulması; adaptasyonu ve işletilmesi kolay olan, kullanıcı dostu bir sistemin yaşam süresinin her zaman daha uzun olacağı gerçeği, Teknolojik uygulamaların desteğinde iyi bir zaman ve ajanda yönetimi, Toplantı dokümantasyonu standartlarının oluşturulması Ele alınan konuların önemliliği, bütünselliği ve devamlılığı, Evrensel standartlar, dünyadaki gelişmelere paralellik vb konularla çatışmayan bir sistemin geliştirilmesi; bu amaçla, ilgili evrensel standartların ve gelişmelerin sürekli takip edilmesi, Sistem geliştirme faaliyetleri bütünü bir proje olarak ele alındığında; proje ufku içindeki tüm faaliyetlerin, bu faaliyetlere ilişkin zaman gereksinimi, kaynak ve personel gereksinimi, faaliyetler arasındaki öncelik ve diğer bağımlılık ilişkilerinin 6
bir bütün olarak zaman ekseninde izlenebildiği, yönetilebildiği, farklı senaryoları benzetebilme yetisine sahip bir yazılımla desteklenmiş proje yönetimi, İş süreçlerinin bir bütün olarak, olası bütün istisnaları ile dokümante edilebileceği bir süreç modelleme ve yönetim yazılımı, tasarlanan sistemin senaryolarla çalıştırılması, revize edilmesi. Günümüzde çok yaygın olmasa da, gelecekte zorunlu hale gelecek olan, farklı mekânlardaki kişileri sistem geliştirme sürecinin herhangi bir aşamasında, elektronik ortamda aynı zeminde buluşturabilecek olan bir internetten konferans yönetim ve dokümantasyon ortamı (Laudon, 2004). Hastane ya da diğer sektörlerdeki işletmeler için bir malzeme yönetim sistemi geliştirilmek istendiğinde, izlenecek olan temel adımlar arasında aşağıdakilerin de bulunması önemlidir: Mevcut sistemin ve akışın incelenmesi Sistemdeki kod yapılarının irdelenmesi Demirbaşlar ve yedek malzemelerin ve bunların takip sürecinin incelenmesi Mevcut teknoloji sınırlarında, depolama ve raflama sistemlerinin incelenmesi Malzemelere ait belirleyici özelliklerin (anahtar kelimelerin) belirlenmesi Malzemelerin yönetsel boyutlarının incelenmesi Malzeme tanımlama kartının içeriğinin irdelenmesi İş akışlarının oluşturulması/düzenlenmesi/güncellenmesi Depolama, tüketim ve stokları izleme, planlama, satınalma kararının verilmesi ve gerçekleştirilmesi, yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve ödenmesi döngüsünün uyumlaştırılması. Sistemi yönetmeyi sağlayacak olan rutin ve rutin olmayan raporların belirlenmesi Sistemin güvenlik unsurlarının belirlenmesi Sistem kullanıcıları ve sistemdeki haklarının belirlenmesi DEĞERLENDİRME VE SONUÇ İdeal bir malzeme yönetim sisteminde yönetim bilgi sisteminin tasarımı, işin yapılış biçimini de kapsayacak şekilde olmalı, gerekiyorsa iş akışlarında değişiklikler yapmalı ve kayıt sistematiğinin fiili uygulaması çevrim içi işleyişi sağlarken resmi uygulamayı da kapsayıcı olmalıdır. Mevcut durumun ve altyapının iyi analiz edilmesi ve ihtiyacın doğru belirlenmesi de sistem geliştirme adımları arasında ayrı bir yer tutar. Geliştirilmek istenen sistemin sınırları, amacı, kapsamı, zaman dilimi, hitap edeceği hedef kitle, analiz ve tasarım grubu vb. faktörlerin zamanında belirlenmesi hedeflenen ve ihtiyaç duyulana ulaşmak için önemlidir. Sistemin geliştirilmesi sürecinin çeşitli yönetsel araçlarla desteklenmesi geliştirme sürecinin sağlıklı ve kontrollü biçimde ilerlemesini sağlayacaktır. Zaman yönetimi, ortak ajanda yönetimi, dokümantasyon yönetimi ve proje yönetimi araçları bunlardan bazılarıdır. Şüphesiz yukarıda sayılan kritik başarı faktörlerine ve önerilen temel sistem geliştirme adımlarına, daha birçok faktörü ve adımı da eklemek mümkündür. Ancak geliştirme sürecinin bir dizi faaliyetlerin bir bütünü olduğu ve tek kişinin bir başına bütün sürece hâkim olamayacağı bilgisi belki de kritik başarı faktörleri arasında en önemlisidir. Faaliyetlerin ele alınış ve idare şekli anlık davranışlar bütünü değil, aksine kurumun yönetim anlayışı, gelişime olan açıklığı ve ufku ile liderliği algılayış biçiminin bir sonucudur. 7
KAYNAKÇA COOPER, Philip D.; Health Care Marketing : A Foundation for Managed Quality ; Aspen Publishers, Inc., 1994. ÇİFTÇİ, Haluk A.; Hastenelerde Yönetim Bilgi Sistemlerinin Demirbaş Malzeme Yönetimi için Tasarlanması ve Örnek Bir Uygulama ; Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi; İzmir, 2003. KOÇEL, Tamer.; İşletme Yöneticiliği, Yönetim ve Organizasyon ; Beta Basım Yayım, İstanbul, 1998. LAUDON and LAUDON, Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 8th Edition, Pearson Inc, 2004 REISMAN Arnold; Materials Management for Health Services, D.C. Health and Company, 1981 SANDERSON Edward D; Hospital Purchasing and Inventory Management, Apsen System Corporation Rockwille, Maryland London, 1982 SARVAN Fulya; Sağlık Hizmetlerinde Sürekli Kalite İyileştirme Sürecini Yönetim, İşletme Fakültesi Dergisi, C.24 S 2, S.18, 1995 TOP, Mehmet., YILDIRIM, Hüseyin H.; TCDD Ankara Hastanesi nde Maliyet- Performans Analizi : 1996 yılı verilerine dayalı bir uygulama ; I. Ulusal Sağlık İdaresi Kongresi, Ankara, 2000. 8