MAYIS 2010 ÖZGÜR DOĞAN İŞ GELİŞTİRME YÖNETİCİSİ KAMU SEKTÖRÜ

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "MAYIS 2010 ÖZGÜR DOĞAN İŞ GELİŞTİRME YÖNETİCİSİ KAMU SEKTÖRÜ"

Tolga Çağrı
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 MAYIS 2010 ÖZGÜR DOĞAN İŞ GELİŞTİRME YÖNETİCİSİ KAMU SEKTÖRÜ

2 TANIMLAR KURUMSAL HAFIZA: Bilgiyi gelecekte kullanmak amacıyla insanlarda ve/veya teknolojilerde gerektiğinde geri çağrılabilir şekilde depolamak için organizasyon bünyesinde kurulan sistemdir. Şirketler de insanlar gibi geçmişi hatırlar, kurumun gelenekleri ve değerleriyle birlikte kullanılan süreçleri ve prosedürleri de akılda tutarlar. Hafıza, stratejik anlamda önemlidir. Ancak, organizasyonun geçmişe takılıp kalmasına ve değişen ortama hızlı uyum sağlayamamasına neden olursa önemli bir zayıflık da oluşturabilir. DYS: Dokümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir. İAYS: Süreçlerin modellenmesi sayesinde doğru bilginin ve işin, doğru zamanda doğru kişiye ulaştırılma sistemidir.

Hafıza, stratejik anlamda önemlidir. Ancak, organizasyonun geçmişe takılıp kalmasına ve değişen ortama hızlı uyum sağlayamamasına neden olursa önemli bir zayıflık da oluşturabilir.

3 TANIMLAR KALİTE YÖNETİMİ: Kurumsal Hafıza çözümleri içerisinde bir çok çözüm sayesinde kalite yönetimi ile ilgili tüm belgelerinizi revizyon takiplerinden,saklanma sürelerine kadar yönetebilir ve yine doxoft üzerinden ilgili kalite süreçlerinizi de takip edebilirsiniz. SERVİS BÜRO (DİJİTAL ARŞİV) : Dokümanların elektronik ortama aktarımı Fiziksel arşivleme & düzenleme Form işleme Dokümanların aranabilir pdf dosyalarına çevrilmesi Veri giriş merkezi Eğitim Teknik destek Proje Yönetimi

4 ELEKTRONİK KURUMSAL HAFIZANIZ Aşağıda yer alan temel özelliklere sahip mi? BİLGİ & BELGE GÜVENLİĞİ MERKEZİ YÖNETİM - YETKİLENDİRME DAĞITIK SAKLAMA & DEPOLAMA E-İMZA & MOBİL İMZA BELGE VE BİLGİLER ARASINDA İLİŞKİ KURMA SÜREÇLERİNİZİN YÖNETİMİ FARKLI KAYNAKLARDAN DOKÜMAN EKLEME TAM METİN İÇERİK ARAMA BASİT KULLANICI ARAYÜZLERİ

DEPOLAMA E-İMZA & MOBİL İMZA BELGE VE BİLGİLER ARASINDA İLİŞKİ KURMA

5 BİLGİ, BELGE ve SÜREÇ YÖNETİMİ Tüm belgelerin elektronik ortama aktarılmasını ve saklanmasını, Kurumsal hafızanın elektronik ortamda oluşturulmasını, İş süreçlerinin elektronik ortamda tasarlanmasını, iyileştirmesini, geliştirilmesini, Hali hazırda mevcut veya oluşturulmasını istediğiniz formların elektronik ortamda tasarlanmasını, Oluşturulan, aktarılan belgelerin, formların, iş süreçlerinin yönetilmesini, Bilgilerin giriş noktalarına göre iş süreçleri ve belgelerle ilişkilendirilmesini sağlar.

mevcut veya oluşturulmasını istediğiniz formların elektronik ortamda tasarlanmasını, Oluşturulan, aktarılan belgelerin,

6 NEDEN DOKÜMAN VE İŞ AKIŞ YÖNETİMİ? Belge güvenliği, takibi Bilgi güvenliği Yetkiler dahilinde belgelere kolay erişim ve içerde düzenleme Süreç yönetimi Geçmiş yılların fiziksel dokümanlarını katabilme Metinlerde içerik arama Versiyon ve revizyon kontrolü Geçmişe yönelik raporlama Tamamen web tabanlı İstenilen dokümana hızlı erişim Her formatta doküman ı destekleyebilme

düzenleme Süreç yönetimi Geçmiş yılların fiziksel dokümanlarını katabilme Metinlerde içerik

7 DYS VE İŞ AKIŞI NEDİR? GÜVENLİ BELGE SAKLAMA ELEKTRONİK KURUMSAL HAFIZA SÜREÇ YÖNETİMİ ELEKTRONİK FORM (İZİN TALEP, HARCAMA, VB. ) FARKLI KAYNAKLARDAN DOKÜMAN EKLEME BİLGİ VE BELGE HAVUZU OLUŞTURMA

8 SAĞLADIĞI FAYDALAR Projeleriniz için büyük yatırımlar yapmanıza gerek kalmayacaktır. Arşiv ve doküman yönetim çözümü kullandığınız zaman mevucut ya da oluşturacağınız altyapınız ile işinizin hızı artar ve hata oranı azalır. Arşivleriniz için gerekli alan azalacak ve arşivleme maliyetleriniz düşecektir. Dış sistemlerle entegre çalışabilme ve bilgi paylaşımında üstünlük sağlar. Kurumsal Hafızanızı elektronik ortamda oluşturmak; Platform bağımsız genişlemeye açık kolay uygulanabilir kolay kullanılabilir kolay yönetilebilir ve maliyetlerin oldukça düşmesini sağlar. Çevre ye ve Doğa ya duyarlı bir yapının temel taşlarını oluşturmuş olursunuz.

Arşivleriniz için gerekli alan azalacak ve arşivleme maliyetleriniz düşecektir. Dış sistemlerle entegre çalışabilme ve bilgi paylaşımında üstünlük sağlar.

9 YAPILMASI GERKENLER Hiç bir şey yapmamış olmanın maliyeti her zaman yüksek olacaktır. Bu çerçeve de Büyük Düşün Küçük Başla prensibini uygulayarak bir yerden başlamak en doğrusu olacaktır. Her zaman doğru bir çözüm vardır önemli olan doğru çözümü bulmak olacaktır. Ana resmi ortaya çıkarmak için sırasıyla; ANALİZ SGB RAPORUNUN HAZIRLANMASI SGB Sistem Gereksinimleri Bildirimi ÇÖZÜM BİLEŞENLERİNİN OLUŞTURULMASI TASARIM KODALAMA UYARLAMA UYGULAMAYA GEÇİŞ adımlarının tamamlanması EĞİTİM ENTEGRASYON(DIŞ SİSTEMLERLE)

Her zaman doğru bir çözüm vardır önemli olan doğru çözümü bulmak olacaktır.

10 SONUÇ KURUMSAL HAFIZA SÜREÇLERİ OLUŞTUR YÖNET ARŞİVLE ENTEGRE ET DEĞERLENDİR VİZYON ve AMAÇLARIN belirlenmesi Öncelikle ihtiyaç makamının kurumsal olarak ihtiyaçlarının ve beklentilerinin ortaya çıkarılması REKABET ANALİZİ YAPILMASI Mevcut ürünlerin genel özelliklerinin / avantaj / deazavantajlarının / güçlü ve zayıf yönlerinin çıkarılması (SWOT analizi) Arayüz Kullanım Kolaylığı Programın yaygınlığı Geri bildirim aktarımı Referanslar gibi temel konular göz önüne alınarak bir çözüm modelinin oluşturulması Kurumun hedeflerine en uygun ürünün seçimi ve nedenleri ÖNERİLER ÖZET UYGULAMA PLANI

deazavantajlarının / güçlü ve zayıf yönlerinin çıkarılması (SWOT analizi) Arayüz Kullanım Kolaylığı Programın yaygınlığı Geri bildirim aktarımı

Benzer belgeler

TekSistem Ebys Kullanın akıllı süreç yönetimi ve arşivleme ile tüm yazışma ve onay süreçlerinizi hızlandırın ve her yerden kolayca ulaşın.

TekSistem Ebys Kullanın akıllı süreç yönetimi ve arşivleme ile tüm yazışma ve onay süreçlerinizi hızlandırın ve her yerden kolayca ulaşın. EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) 2 Elektronik Belge Yönetim