T.C. ODUNPAZARI BELEDĠYE BAġKANLIĞI BĠLGĠ ĠġLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV, YETKĠ, SORUMLULUK, ÇALIġMA USUL VE ESASLARINA ĠLĠġKĠN YÖNETMELĠK BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Ġlkeler Amaç MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı, Bilgi İşlem Müdürlüğü nün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma yöntem ve ilkelerini belirlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Odunpazarı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünü kapsar. Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanununun, 15/b ve 18/m maddelerine dayanılarak çıkarılmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte adı geçen; Meclisi : Odunpazarı Belediye Meclisini, Belediye : Odunpazarı Belediyesini, Belediye BaĢkanı : Odunpazarı Belediye Başkanını, Belediye BaĢkan Yardımcısı : Odunpazarı Belediye Başkan Yardımcısını, Müdürlük : Bilgi İşlem Müdürlüğünü, Müdür : Bilgi İşlem Müdürünü, ġef : Bilgi İşlem Müdürlüğü Şeflerini,
Memur : Bilgi İşlem Müdürlüğünde çalışan memurları, Diğer Personel : Bilgi İşlem Müdürlüğünde çalışan tüm personeli ifade eder. Temel ilkeler MADDE 5- (1) Odunpazarı Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğünün çalışmalarında; a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık, b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c) Hesap verebilirlik, ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık, d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik temel ilkelerini esas alır. ĠKĠNCĠ BÖLÜM Görev Yetki ve Sorumlulukları Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 6- (1) Bilgi İşlem Müdürlüğü; a) Belediye içi ve dışı iletişim ve data hatlarının abonelik sözleşmelerini yapmak ve ödemelerinin zamanında yapılmasını sağlamak, birimlerin daha rasyonel ve verimli çalışmaları açısından gerekli olan bilgilerin ve dokümanların sağlıklı ve kesin şekilde elde edilip depolanması, bu bilgilerin ışığı altında kuruma ve beldeye daha iyi hizmet vermek amacıyla gerekli çalışmaları yapmak, b) Belediye bünyesindeki birimler ile ilgili yapılacak projelerde sistem çözümleme ve tasarımları yapmak, c) Bilgi İşlem Müdürlüğü ve diğer müdürlükler arasında yapılacak toplantı ve görüşmeleri gerçekleştirmek, ilişkiyi kurmak, ç) Sistem çözümleme ve tasarımı yapılan veya yapılacak her türlü proje için Belediye içi ve dışı her türlü d) Sistemlerle ilgili program yazılım ve revizelerini yapmak. Sistem çözümleme, tasarım, programlama ve işletim konusunda standartlaşmayı sağlamak,
e) Sistem çözümleme esnasında oluşan bilgisayar ve çevre birimleri gereksinmelerini saptamak ve bu konuda gerekli araştırma ve çalışmalar yapmak. f) Projeleri yapılan birimlere ve yetkililere uygulamaları tanıtmak ve eğitim çalışmalarını yapmak, g) Bilgi İşlem Müdürlüğü personelinin ve bilgisayarla ilgili diğer birimlerin eksikliklerini gidermek amacıyla gerek Belediye içi gerek Belediye dışı her türlü eğitim olanaklarını araştırmak. İlgili birimlerle koordineli olarak eğitim programları düzenlemek, ğ) Gelişen bilişim teknolojilerini takip ederek bilgisayar otomasyon sistemine uygulanabilirliliğini araştırmak, Belediyeyi temsil etmek, h) Belediye Başkanınca verilecek yetki çerçevesinde Bilişim ile ilgili gerek bilimsel gerek diğer toplantılarda ı) Birimler arasında dahili ve diğer kuruluşlar ile olan harici haberleşmelerin etkinlikle yürütülebilmesi için gerekli haberleşme organizasyonunu gerçekleştirmek ve devamını sağlamak, Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 7- (1) Bilgi İşlem Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanı ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olup; a) 6. maddede belirtilen hizmetlerin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak, b) Şeflikler arasında koordineli ve randımanlı çalışma sağlamak, c) Müdürlüğün her ay yapmış olduğu çalışmalarla ilgili aylık faaliyet raporunu hazırlamak, müteakip ayın ilk haftasında başkanlığa teslim etmek. ç) Bilgi edinme yasası ve diğer yasalarda belirtilen konularla ilgili verilen dilekçelere en geç 15 iş günü içinde yazılı cevap vermek, d) Resmi gazetede çıkan ve belediyeyi ilgilendiren kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeleri arşivlemek, e) Emrinde çalışan personelin sicillerini doldurmak, izin, vizite ve günlük görev çizelgelerini takip etmek, f) Zaman zaman, personeli bilgilendirmek amacıyla hizmet içi eğitim yapmak ve buna dair tutanak tanzim edip, dosyada saklamak, g) Gider bütçesini hazırlamak ve mali birime göndermek. Harcamaları usulüne uygun olarak yaparak bütçe ilkelerine riayet etmek, ğ) Stratejik plan, performans programı, toplam kalite yönetimi ve coğrafi bilgi sistemi uygulamalarında müdürlüğün sorumlu olduğu hususları uygulamak, müdürlüğe ait işleri zamanında yerine getirmek, arşiv sistemini düzenli bir şekilde yürütmek,
Sistem çözümleme ve programlama Ģefliğinin görevleri MADDE 8- (1) Sistem çözümleme ve programlama şefliği; a) Bilgi İşlem Müdürlüğünde yapılacak projelerin ön analizini yapmak, olurluluk raporu hazırlamak, b) Olurluluğu kabul edilen projenin sistem çözümlemesini yapmak, c) Projeye ait olan program ve programların dosyalarını hazırlamak, ç) Projenin program ve sistem testini yapmak, d) Projeyi çalışır hale getirdikten sonra bu projenin periyodik işlerinin yürütülmesi için projeyi sistem işletim ve bilgi sistemleri grubuna teslim etmek, Sistem iģletim ve bilgi sistemleri Ģefliğinin görevleri MADDE 9- (1) Sistem işletim ve bilgi sistemleri şefliği; a) Çalışır hale gelen projelerin yürütülmesini sağlamak, b) Projelerin uygulanacağı birimlerde, girilecek bilgiler ve elde edilecek her türlü liste ve tablo dökümleri hakkında kullanıcılara programlar hakkında gerekli bilgi ve eğitimleri vermek, c) Birimlerden gelebilecek her türlü program sorunlarını ve programlara ilave isteklerini sistem çözümleme ve programlama şefliğine iletmek, Sistem donanım Ģefliğinin görevleri MADDE 10- (1) Sistem donanım şefliği; a) Bilgisayar otomasyon sisteminin sorunsuz ve düzenli şekilde çalışmasını sağlamak, b) Birimlerin ihtiyacına göre Bilgisayar Otomasyon Sisteminin kapasitesini artıracak çalışmaları yapmak, c) Bilgisayar Otomasyon Sistemine bağlı tüm donanımlarda ve bağımsız çalışan masaüstü bilgisayarda oluşabilecek her türlü arızaya müdahale etmek ve kendi imkanları ile tamiri mümkün olan üniteleri tamir etmek, mümkün olmayanları ise ilgili teknik servislerde tamir ettirmek, ç) Donanım ürünlerinin periyodik bakımlarını yapmak, d) Birimlerin bilgisayar taleplerini inceleyip uygun görülenlerin teknik şartnamelerini hazırlamak, göre talepleri karşılamak, e) Gerekli olan donanım ürünlerini tespit ederek stokta bulunmasını sağlayacak çalışmalar yapıp ihtiyaca
f) Sistemin Otomasyonunun ve masaüstü bilgisayarların günümüz teknolojisine uygun hale getirilmesi için gerekli araştırmaları yapmak, Ağ yönetim Ģefliğinin görevleri MADDE 11- (1) Ağ yönetim şefliği; a) Odunpazarı Belediyesi kurumsal web sitelerinin tasarımını yapmak, veya yaptırmak, b) Odunpazarı Belediyesi kurumsal web sitelerinin alan adlarının alınması, barındırma hizmetlerinin verilmesi ve yayınlanmasını sağlamak, c) Odunpazarı Belediyesi ağındaki tüm cihazların bakım onarım destek hizmetlerini vermek ve konfigürasyonlarını yaparak güvenliğini sağlamak, sağlamak, ç) Web sitelerinin bilgi yönünden içerikli olmasını sağlamak amacıyla, birimler arasında koordinasyonu d) Kurumsal web sitesi üzerinde yönetim bilgi sistemi ile üretilen bilgilerin e- belediye portalinden halkın taleplerine göre sunulmasını sağlamak, e) Diğer kurumlarla Belediyemiz arasında yapılacak uygulamaları gerçekleştirmek ve e-devlet uygulamaları ile entegre sistemler geliştirerek, en son web teknolojilerini kullanmak, f) Kişi ve kuruluşlarla, Belediyemiz arasındaki Internet ortamında e-posta ve benzeri yöntemlerle gerçekleşecek iletişimi sağlamak, vermek, g) Birimlerde Internet kullanımını yaygınlaştıracak çalışmaları yapmak ve kullanıcılara gerekli eğitimleri belirlemek, ğ) Odunpazarı Belediyesi ağını yönetmek, erişim politikalarını ve internet kullanım kurallarını Ġdari iģler Ģefliğinin görevleri MADDE 12- (1) İdari işler şefliği; a) Yazışmalarda daktilo işlemleri ile arşiv, dosyalama, çoğaltma ve postalama işlemlerini usulüne uygun yapmak, b) Personel özlük işlemlerini, müdürlük mutemetliğini yapmak c) Demirbaş ve kırtasiye işlemlerini yapmak ve bu konularda kayıt işlemlerini yürütmek, ç) Bilgi İşlem Müdürlüğü içinde gizlilik ve emniyet kurallarına uymak ve uygulatmak, d) Bilgi İşlem Müdürlüğü ile ilgili konularda diğer müdürlüklerle irtibatını sağlamak,
e) Müdürün vereceği diğer görevleri yapmak, ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Düzenleyici ĠĢlemler Evrak kayıt sistemi ve yazıģmalar MADDE 13- (1) Müdürlüğe gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre konur. Defter kayıt ve belgeler MADDE 14- (1) Müdürlükte kullanılacak defter, kayıt belgeler aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgelerin çıktıları alınarak, sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir. ArĢiv ve dosyalama MADDE 15- (1) Devlet Arşivleri Yönetmeliği hükümlerine göre arşiv tutmak ve yazışmaları sınıflandırarak standart dosya planına göre dosyaları korur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM ÇeĢitli ve Son Hükümler Yönetmelikte yer almayan hususlar MADDE 16- (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili genel hükümler çerçevesinde hareket edilecektir. Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 17- (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, önceki Bilgi İşlem Müdürlüğünün Görev, Yetki, Sorumluluk, Çalışma Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmelik yürürlükten kalkar. Yürürlük MADDE 18- (1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 19- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Eskişehir Odunpazarı Belediye Başkanı yürütür.