Bilginin Formalleştirilmesi Bilginin bir şekilde elde edilmesi, hatta dosyalarda veya bilgisayar ortamında korumaya alınmış olmasının aslında çok büyük bir anlamı yoktur. Çoğu zaman bilginin veya belgenin arşivlenmesi demek, onu bizce bilinen bir yere depolamaktan ibarettir. Oysa arşivlemenin temel amacı geçmişte elde edilmiş verileri istendiğinde yeniden bulabilmekten çok, belgeler arasında ilişki kurarak buradan yeni bilgi ve belgeler türetebilmektir. Bilgi kırıntıları (data, malumat) arasında işlem yapabilmek için ise tıpkı başka her şeyde olduğu gibi şeklen benzeştirmiş olmak gerekir. Bunu bir örnekle açıklayalım: Bir işveren bilişim sektöründe veri girişi sağlayacak nitelikte eleman almak istemektedir. Đş Sayın Yetkili; Đşyerinizde çalışan amcaoğlum Veli Can dan veri giriş personeli aradığınızı öğrenmiş bulunmaktayım. Bu iş için kendimi uygun ve yeterli gördüğümden başvurmak istiyorum. Ben Bilgisayar Programcılığı mezunuyum. 2 yıldır çeşitli işlerde çalıştım. C ve Basic programlama dillerine merakım var. Kendimi geliştirmeye çalışıyorum. 25 yaşındayım. Asıl memleketim Erzurum ama ailecek burada oturuyoruz. Bu nedenle işe gidiş gelişlerimin sorun olmayacaktır. Đşe alınmamı arz ederim. Hasan Batmaz Sayın Yetkili, Okan Üniversitesi MYO Bilgisayar Programcılığı Programından mezunum. Đlan ettiğiniz veri giriş personeli işine kabulümüı arz ederim. Ali Biçer Telefon: 0262 6543232 Not: Đstenirse Firmanızda çalışan Hüseyin Güçlü den hakkımda bilgi alınabilir. Genel Müdürlük Makamı na Yaklaşık 5 yıllık bilgisayar uzmanıyım. Bu konuda çeşitli programlama kurslarına katıldım ve başarıyla bitirdim. C ve Java dillerini iyi derecede kullanmakta, SQL ve MySQL de uygulama geliştirmekteyim. Üniversite mezunuyum. Otomobil ehliyetim mevcut ve seyahate mani bir halim yoktur. Önceki iş yerlerimden aldığım bonservislerim ilişiktedir. Ücret liyakate göre tespit edilecektir. Đlan ettiğiniz işe alınmam için gereğini arz ederim. Mahmut Sayar Đnsan Kaynakları Müdürlüğü, Kişisel bilgilerim aşağıda olup, ilan ettiğiniz veri giriş elemanı pozisyonuna talibim. Saygılarımla Adım Soyadım: Kamil Kara Doğum tarihim: 12.09.1990 Nüfus kaydım: Konya Mezun olduğum okul: SÜ TBMYO Bilgisayar Programı Bilgisayar bilgim: Đyi derecede META Muhasebe, Windows, MS Office Halen çalıştığım yer: Başaranlar Makine San. Đstanbul Adresim: Yayla Mah. Pınar Sokak No: 5 Tuzla Đstanbul Prof. Dr. E. Murat Esin, Araştırma Yöntemleri ve Uygulamaları [Okan Ü. 2011] 1
başvurusu yapan elemanlar kendileri hakkında bilgi veren birer metin teslim etmişlerdir. Bu metinleri yazanların ortak amacı; işverene kendileri hakkında bilgi vererek işe alınmak üzere tercih edilmelerini sağlamaktır. Oysa verilen bilgiler işverenin ilgisini çekip adayın özelliklerini anlayarak diğer adaylarla kıyaslanmasını sağlayacak karşılaştırma ve sıralama işlemlerini yapmak için uygun değildirler. Zira her aday kendince şirketin önemseyeceği bilgileri kendince bir üslup ve sıralamayla aktarmaya çalışmıştır. Dikkat edilirse bitirilen okul, iş tecrübesi, işyeri, tecrübesi, yaş, adres gibi bilgiler birbirinden farklı biçimlerde verilmektedir. Hatta bazıları diğerlerine göre gereksiz ayrıntıya girerken bir kısmı da eksik bilgi vermiş olmaktadır. Burada asıl hata; işverenin adaylar hakkında bilmek istediği şeyleri bilmek istediği şekil ve sıra ile bildirememiş olmasındadır. Başlangıçta yapılacak böyle bir hazırlık için geçecek zaman daha sonra karma karışık metinler arasından bilgi ayıklamak için harcanacak zamandan çok daha kısadır. Öyleyse bilginin toplanmasına başlamadan önce yapılacak bir hazırlıkla, yapılacak işte hangi bilgilerin toplanmasının yerinde olacağı, bunların hangi formatta istenip hangi sırayla kaydedileceğinin tasarlanmış olması büyük kolaylık sağlar. Böylece kimse eksik ya da fazla bilgi vermemiş olur. Buna karşılık değerlendirme sırasında verileri karşılaştırmak mümkün, dolayısıyla uygun adayın belirlenmesi çok kolaylaşmış olur. Đşyeri iş başvuruları için aşağıdaki gibi bir form hazırlayabilirdi. Tablo1: Bilgi Formu örneği Adı Soyadı Doğum tarihi Mezun olduğu lise Mezun olduğu üniversite Mezun olduğu bölüm Çalıştığı son işyeri Son işyerinde çalıştığı süre [ay] Đşletim sistemi bilgisi Programlama dilleri bilgisi Paket programlar bilgisi Referans kişi Adres Telefon Başvuru tarihi Đmza ABC Holding Đnsan Kaynakları Müdürlüğü Đş Başvuru Formu Şimdi yukarıdaki başvuru sahipleri bu formu almış ve doldurmuş olsalardı vermeleri gereken bilgilerden hangilerini eksik bıraktıklarını ve hangilerini ihtiyaç olmadığı halde özenle aktarmaya çalıştıklarını görebilmiş olacaklardı. Bu çalışmayı daha sonradan insan kaynakları yönetiminin yaptığını ve adaylar adına formları doldurduklarını varsayalım. Bu durumda da bazı adaylar için eksik bilgiler ortaya çıkacaktı. Bilginin bu şekilde ad, yer, büyüklük, veri tipi gibi özellikleri önceden belirlenmiş kayıtlar halinde toplanmasına, yani ister kâğıt ister bilgisayar veri tabanı için olsun belirli kalıplarla şekil- Prof. Dr. E. Murat Esin, Araştırma Yöntemleri ve Uygulamaları [Okan Ü. 2011] 2
lendirilmesine bilginin formalleştirilmesi adını veriyoruz. Bu tür verileri taşıyan listelere ise bilgi formu diyoruz. Bilginin formlar halinde toplandıktan sonra karşılaştırma ve değerlendirme yapılması kolaylaşmış olur. Bunu daha da kolaylaştırmak üzere derlenmiş bilgiler aşağıdaki gibi bir tabloya aktarılabilir. Tablo 2: Bilgi Formlarından elde edilmiş tablo örneği Özellikler Değerler 1 2 3 4 Adı Hasan Ali Mahmut Kamil Soyadı Batmaz Biçer Sayar Kara Doğum tarihi 12.09.1990 Mezun olduğu lise Mezun olduğu üniversite Okan Üniversitesi Selçuk Üniversitesi Mezun olduğu bölüm MYO Bilgisayar TBMYO Bilgisayar Çalıştığı son işyeri Son işyerinde çalıştığı süre [ay] Đşletim sistemi bilgisi Programlama dilleri bilgisi C, Basic C, Java Paket programlar bilgisi Referans kişi Adres Hüseyin Güçlü Telefon 0262 6543210 Başvuru tarihi Başarılar Makine Sanayi Windows Meta Muhasebe, MS Office Yayla Mah. Pınar Sokak No: 5 Tuzla Đstanbul Bu tablo yukarıda katlandığımız formalleştirme zahmetlerinin neden çok önemli olduğunu göstermektedir. Zira Firmanın adaylar hakkında bilmek istediği bilgiler en soldaki sütunda yer almıştır. Eğer bu bilgilerin istendiği adaylara bir şekilde bildirilebilse veya daha iyisi adaylara hangi bilgilerin gerekli olduğunu açıkça gösteren yukarıdaki tablo verilip doldurması istenebilseydi eksiksiz bir bilgi derleme imkânı bulunacaktı. Bir tabloda satırlar ve sütunlar olduğu görülmektedir. Đhtiyacınıza göre satır ve sütunları yerleşimi değiştirilebilir. Yukarıdaki uygulamada her satır tabloda yer alan kimselerin önemsenmiş bir özelliğini, sütunlar ise o kimselerin her birisini temsil etmektedir. Bir tabloda satırların anlamını belirten sütuna satır başlıkları, sütunların anlamını ifade eden satıra ise sütun başlıkları adı verilir. Tabloda yer alan her hücre ise üzerinde bulunduğu satır ile sütun arasındaki ilişkiyi gösterir. Örneğin; Ali Biçer adlı kişinin referans kişisi Hüseyin Güçlü olarak ilişkilendirilmiştir. Kamil Kara; Windows işletim sistemi bilgisine sahiptir. Tablo Hazırlama ve Matris Đşlemleri Bilginin formalleştirilmesi, gerekli bilgilerin doğru formda ve eksiksiz olarak sunulmasını ama daha da önemlisi aralarında karşılaştırma ve hesaplama imkânını verir. Şimdi daha basit bir amaçla hazırlanmış tablo kullanımı görelim. Prof. Dr. E. Murat Esin, Araştırma Yöntemleri ve Uygulamaları [Okan Ü. 2011] 3
Bir bilgisayar firmasının ocak ayı satışları 12 masaüstü bilgisayar, 15 notebook, 5 monitor ve 9 hard disk sürücü olarak gerçekleşmiştir. Bu bilgiyi aşağıdaki gibi tablo halinde gösterirsek formalleştirilmiş olur. Dönem Masaüstü BS Notebook Monitor HD sürücü Ocak 12 15 5 9 Bu tablo tek başına çok anlamlı görünmeyebilir. Ancak bilgi dağarcığımız biraz daha genişletilirse durum değişecektir. Şimdi firma satışlarının şubat ve mart ayları için nasıl olduğunu tabloya ekleyelim. Dönem Masaüstü BS Notebook Monitor HD sürücü Ocak 12 15 5 9 Şubat 10 16 5 10 Mart 8 20 5 8 Yukarıdaki tablo elimizdeki bilgileri topluca saklamamızda yardımcı olduğu gibi, işin gidişatı hakkında bilgi sahibi olmamızı, üzerinde hesaplama yapabilmemizi ve yorumlayabilmemizi sağlamaktadır. Örneğin; üç aylık dönemde masaüstü BS satışları gittikçe azalarak 12, 10, 8 olmuştur. Notebook satışları artmakta, monitör satışları sabit kalırken, HD sürücü satışları dalgalanmaktadır. Öte yandan; 3 aylık dönemde masaüstü BS satışlarının 12+10+8 yani 30 olduğu hesaplanabilmektedir. Benzer şekilde şubat ayında satış sayısının 10+16+5+10 yani 41 olduğu görülmektedir. Tabloların bir diğer özelliği de; kolayca matrise dönüştürülerek üzerinde matematik işlemler yapılabilmesidir. Yukarıdaki tabloyu aşağıdaki gibi matris formunda yazabiliriz. 12 15 5 9 10 16 5 10 8 20 5 8 Matematik bilginizden matris elemanlarının aşağıdaki gibi indisli değişkenlerle adlandırılabildiğini biliyorsunuz. a 1,1 a 1,2 a 1,3 a 1,4 a 2,1 a 2,2 a 2,3 a 2,4 a 3,1 a 3,2 a 3,3 a 3,4 Đndisli notasyon verinin veri tabanlarına kaydedilmesini ve herhangi bir hesaplama için genelleştirilmiş ifadelerin verilebilmesini sağlar. Böylece hesaplama işlemleri sistematik hale gelir. Matrisin satır * sütun sayısı m * n ile gösterilir. Buna göre yukarıdaki matris 3 *4 lük bir matristir. Satır ve sütun numaraları indis olarak kullanıldığından matrisin herhangi bir elemanı a i,j olarak verilir. Burada i satır, j ise sütun indisini gösterir. Zorunlu olmamakla birlikte indisler i, j, k, l gibi harflerle, boyutlar ise m, n, p, gibi harflerle gösterilir. Prof. Dr. E. Murat Esin, Araştırma Yöntemleri ve Uygulamaları [Okan Ü. 2011] 4
Yukarıdaki tablonun bir matrisel denklem takımı halinde gösterilimi aşağıdaki gibidir. Ocak 12 15 5 9 Masaüstü Bs Şubat = 10 16 5 10 Notebook Mart 8 20 5 8 Monitor HD Sürücü Bir matris tek sütunda alt alta yazılmış elemanlardan oluşuyorsa sütun matris, tek satırda yan yana yazılmış elemanlardan oluşuyorsa satır matris adını alır. Başka bir deyişle sütun vektör ve sütun vektör denir. Burada eşitliğin sol yanındaki vektör satışların yapıldığı ayları, en sağdaki vektör ise satışı yapılan malları göstermektedir. Bu iki vektörün asıl tabloda satır ve sütun başlıkları olduğunu hatırlayınız. Matematikten bilinen matris işlemleri bu tür tablolara da sıklıkla uygulanır. Diyelim ki; Şubat ayında yapılan satışların toplamı gerekli olsun. Yapılacak işlem satışları gösteren matrisin Şubat ayına karşılık gelen satırında (burada 2. Satır) elemanlarını üst üste toplamaktır. Yani; 10 + 16 + 5 + 10 sayılarının toplamı bulunmalıdır. Bunun matrisel notasyonla yazımı T Şubat = a 2,1 + a 2,2 + a 2,3 + a 2,4 = a 2, j biçimindedir. Benzer biçimde 3 aylık dönemde toplam Masaüstü BS satışları T Masaüstü BS = a 1,1 + a 1,2 + a 1,3 = a i,1 Đlk denklemde j 1 den 4 e, 2. Denklemde ise i 1 den 3 e kadar değerle alacaktır. Şimdi elimizde her bir ürün için tayin edilmiş satış fiyatlarını gösteren bir başka tablonun olduğunu düşünelim. Ürün Satış Fiyatı [TL] Masaüstü Bs 1250 Notebook 1600 Monitor 350 HD Sürücü 400 Tablosunun sol yanı aslında bir sütun vektördür. Bu tablo ile yukarıdaki tablo bağımsız görünmekle birlikte bazı hesaplamalar için birlikte kullanılır. Çoğunlukla matrisel çarpma işlemine konu olur. Diyelim ki; Mart ayında notebook satışlarından elde edilen gelir hesap edilmek istensin. Yapılacak işlem; S Mart-Notebook = a i,j * b j = a 3,2 * b 2 = 20 * 1600 = 32000 TL Prof. Dr. E. Murat Esin, Araştırma Yöntemleri ve Uygulamaları [Okan Ü. 2011] 5
Pekala; Ocak ayında elde edilen toplam gelir (ciro) nedir? Yapılacak işlem; ocak ayında satışı yapılan malların miktarlarını satış fiyatlarıyla çarpmak ve çarpımları toplamaktır. T Ocak = a 1,1 * b 1 + a 1,2 * b 2 + a 1,3 * b 3 + a 4,1 * b 4 Son olarak; satış fiyatlarının aylara göre değişiklik gösterdiğini farz edelim. Aylara göre değişen fiyatlar listesi de matrisel formda yazılabilir. Ocak 1000 1500 300 250 Masaüstü Bs Şubat = 1050 1500 320 255 Notebook Mart 1070 1550 330 250 Monitor HD Sürücü Şimdi mart ayına ait ciroyu hesaplayalım. Bunun matematik olarak yazılımı; Olacaktır. T Mart = a 3,1 * b 3, 1 + a 3,2 * b3, 2 + a 3,3 * b 3,3 + a 3,4 * b 3, 4 Prof. Dr. E. Murat Esin, Araştırma Yöntemleri ve Uygulamaları [Okan Ü. 2011] 6