LOJİSTİKTE DEPOLAMA 7. Kasım.2016
Depolama Bir işletmenin lojistik sisteminin bir parçası olan depolamayı; başlangıç noktası ve tüketim noktası arasındaki hammaddelerin, yarı ürünlerin, bitmiş ürünlerin, parçaların muhafaza edilmesi ve durum bilgilerinin yönetime iletilmesini sağlayan süreç olarak tanımlayabiliriz.
Malzeme/Ürün Dağıtımında Kullanılan Temel Stratejiler Geleneksel Dağıtım : Depolar üzerinden gerçekleşen bu dağıtımda depolar malzemelerin geçici bir süre için saklandığı noktalardır. Bu stratejide depolarda mal kabul, raflama, depolama, ikmal (malzeme yenileme), sipariş toplama, sevkiyata hazırlama ve paketleme fonksiyonları gerçekleşir.
Malzeme/Ürün Dağıtımında Kullanılan Temel Stratejiler Doğrudan nakliyat: Malzemelerin tedarikçiden müşteriye doğrudan ulaştırılmasıdır.
Malzeme/Ürün Dağıtımında Kullanılan Temel Stratejiler Çapraz sevkiyat: Tedarikçiden gelen malzemelerin çapraz sevkiyat tesisi olarak adlandırılan depolarda saklanmadan sadece geçici bir süre (24 saatin altında) tutularak müşteriye gönderilmesidir.
Depolama Depoların kullanım amaçları; Üretimin desteklemesi, Birden fazla üretim tesisinden müşterilere gönderilen ürünlerin birleştirilmesi, Yüklerin ayrıştırılması, Müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla büyük parti sevkiyatlarının küçük parçalara bölünmesi Müşterilere ait küçük parti sevkiyatlarının konsolide edilmesi
Depolamanın Önemi Ürünlerin depolarda tutulmalarının başlıca nedenleri; Taşıma ve üretim ekonomisi yaratmak Ölçek ekonomisinden yararlanılan satın almaların gerçekleştirilmesini sağlamak (miktar indirimleri) Sürekli bir arz kaynağı sağlamak Firmanın müşteri hizmet politikasına destek olmak Pazar koşullarının değişimine karşı önlem almak (mevsimsellik, talepteki dalgalanmalar, rekabet gibi) Üreticiler ile tüketiciler arasında var olabilecek yer ve zaman sorunlarının üstesinden gelmek En az lojistik maliyet düzeyiyle arzu edilen müşteri hizmet seviyesine ulaşabilmek Üreticiler ve müşteriler arasında tam zamanında kavramını sağlayabilmek
Depo Çeşitleri Depoları mülkiyet açısından ve kullanım amaçlarına göre sınıflandırmak mümkündür. Mülkiyet Açısından Depolar Özel depolar Genel depolar Sözleşmeli depolar
Depo Çeşitleri Özel Depolar: İşletmenin kendisinin sahip olduğu ya da kiraladığı, depolama faaliyetlerini kendisinin gerçekleştirdiği depolardır. Özel depo kullanımında işletmenin her türlü depolama faaliyeti üzerinde kontrolü artmakta ve esneklik sağlanmaktadır. Bununla birlikte uzun dönemde deponun verimli kullanılmasıyla genel depolara göre maliyet avantajı da elde edilmektedir. Kontrol, esneklik, maliyet gibi avantajları olmasına rağmen özel depolar çok büyük yatırımlar gerektirdikleri için risklidirler.
Depo Çeşitleri Genel Depolar: Kullanıcının hiçbir yatırım yapmadan uzun ya da kısa süreli genel ürünlerin, soğutulmuş ürünlerin, özel ürünlerin, gümrüklü ürünlerin ve mobilya gibi ev eşyalarının depolanması için kiraladığı depolardır. Sözleşmeli depolar: Özel depoların ve genel depoların en iyi özelliklerinin birleşmesinden oluşan sözleşmeli depolar, kullanıcı, depo sahibi ve depo hizmeti sağlayan arasında imzalanan sözleşmeyle tüm risklerin paylaşılmasını içerir. Bu sözleşmeyle depolama hizmeti sunan işletme taşıma, stok kontrol, sipariş işlemleri, iade ürün süreçleri ve müşteri hizmetleri gibi konularda da hizmet verebilir.
Depo Çeşitleri Kullanım Amaçlarına Göre Depolar Üretimi destekleyen depolar Ürün karıştırma amaçlı depolar Ürün birleştirmeyi amaçlayan depolar Yük ayrıştırma amaçlı depolar
Depo Çeşitleri Üretimi destekleyen depolar: Farklı tedarikçilerden gelen hammadde, parça ve bileşenler fabrikaya yakın bir depo içerisine yerleştirilirler ve buradan fabrikaya dağıtılırlar. Yüzlerce parçadan meydana gelen bir ürünün birçok alt tedarikçiden toplanması ve tam zamanında üretim ortamına aktarılmasını gerçekleştirmektedir.
Depo Çeşitleri Ürün karıştırma amaçlı depolar: Farklı fabrikalardan alınan ürünler karma depoda toplanarak buradan farklı müşterilere gönderilirler.
Depo Çeşitleri Ürün birleştirmeyi amaçlayan depolar: Farklı fabrikalardan küçük miktarlarda gelen ürünler birleştirilerek büyük hacimlerde müşterilere dağıtılır.
Depo Çeşitleri Yük ayrıştırma amaçlı depolar: Üreticiden alınan büyük miktardaki ürünlerin küçük hacimlere ayrılarak müşterilere gönderildiği depolardır.
Depo Operasyonları Mal kabul : Tedarikçilerden gelen malzemelerin depo binasının kenarlarında yer alan rampalarda ya da depo dışındaki alanda boşaltılması yoluyla depoya kabul edilmesidir. Raflama/Yerleştirme: Depo dışında ya da yükleme/boşaltma alanında indirilmiş bir biçimde duran malzemelerin deponun raflarına veya blok halde tutulacağı alanlara kaldırılması işlemidir. Depolama: Malzemelerin depo raflarında ya da zemininde beklemesi durumudur. Sipariş toplama : Müşteri tarafından ya da firma içindeki tedarik zinciri tarafından başlatılan bir sipariş sürecinin parçası olarak malzemelerin deponun çeşitli alanlarından toplanması işlemidir. Biriktirme, ayrıştırma, paketleme : Deponun farklı alanlarından toplanan malzemelerin siparişi tamamlayacak şekilde biriktirilmesi, her malzemenin ait olduğu siparişe ayrıştırılması ve her siparişin kutularının paketlenmesi işlemleridir. Sevkiyat : Siparişin müşteriye teslim edilmek üzere taşıma aracına yerleştirilmesi işlemidir.
Depolamanın Temel Fonksiyonları Büyük miktarlardaki hammadde, yardımcı malzeme ve bitmiş ürünlerin depo boyunca hızlı, etkin hareketi ve depolanan ürünler hakkında kesin ve tam bilginin sağlanması depo yönetiminin temel hedefidir. Depolamanın 3 temel fonksiyonu vardır. Hareket Stoklama Bilgi Transferi
Depolamanın Temel Fonksiyonları Bu fonksiyonlar içinde en önemli olan fonksiyon, envanter dönüşümünü geliştirmeyi ve siparişlerin üreticiden son noktaya sevkiyatını hızlandırmayı sağladığı için hareket fonksiyonudur.
Depolamanın Temel Fonksiyonları 1. Hareket fonksiyonu: Bu fonksiyonu beş bölüme ayırarak incelemek mümkündür. Mal kabul Yerleştirme Sipariş Toplama Çapraz sevkiyat Sevkiyat Depoya gelen ürünlerin boşaltılması, depo stok kayıtlarının güncellenmesi, envanter kayıtlarının güncellenmesi, hasarların denetlenmesi, sevkiyat kayıtlarına ve siparişlere göre mal sayımının doğrulanması gibi faaliyetleri içermektedir Ürünlerin depo içinde stoklanacağı yere fiziksel hareketiyle, yerinin belirlenmesinden sonra toplanacağı ana kadar duracağı yere yerleştirilmesini içerir. Müşteri siparişleri doğrultusunda ürünlerin tekrar gruplandırılması ve paketlenmesini içerir Çapraz sevkiyat; yerleştirme, stoklama ve sipariş toplama gibi faaliyetlerin gerçekleşmeden, mal kabul alanına gelen malzemelerin kısa bir süreliğine bekletilmesi ve sevkiyat alanına yönlendirilmesidir. Maliyetlere ve müşteri hizmetinin istenilen seviyeye yükseltilmesine etkileri sebebiyle son senelerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Müşteri taleplerine göre hazırlanan siparişlerin taşıyıcıların araçlarına hareketini içeren, envanter kayıtlarını ayarlayan ve sevk edilen siparişleri kontrol eden son hareket faaliyetidir. Ürünler kutularda, kartonlarda ve diğer konteynerlerde paletlerin üzerine yerleştirilirler ve sevkiyat için gereken bilgiler yazılır.
Çapraz Sevkiyat Çapraz sevkiyat depolarında, depolar ürünlerin depolandığı birimler olarak değil de gelen ürünlerin işlenerek sevkiyat bölgelerine transferinin gerçekleştirildiği lojistik birimleri olarak görev yaparlar. Çapraz sevkiyat lojistikte önemli tasarrufları barındıran bir stratejidir. Bu tip depolar ile ürünlerin depolanması ortadan kalkarak ürünün kısa sürede sevkiyat yerlerine ulaştırılması hedeflenmektedir. Çapraz sevkiyat ile lojistik zinciri geleneksel depolamanın getirdiği stoklama maliyetlerinden arındırılmış olur. Çapraz sevkiyatta, ürünlerin üreticiden nihai tüketiciye akışında elleçleme ve depolama işlemlerini azaltan bir sistemdir.
Çapraz Sevkiyat İşlemleri
Çapraz Sevkiyat İşlemleri Tedarikçiler ürünlerini terminal olarak adlandırılan bir platform üzerinde teslim ederler. Bu alanda araçlarda yüklü olan ürünlerin depoya girişleri sağlanır. Taşıyıcı bantlar ile ürünler taşınırken kutu üzerindeki bilgilerin okunması ve etiketleme aşamaları gerçekleştirilir. Ürünler bantın sonunda elleçlemenin yapıldığı taşıma bantları ile işlenerek tasnif yapılıp sevkiyata uygun hâle getirilir. İşlemlerin yapıldığı bu platform bir depo değil, elleçleme yüzeyidir. Aynı platform üzerinden de dağıtım merkezlerine sevkiyat yapılmak üzere taşıyıcı bantlar ile ürün sevkiyat yapılacak araçlara yüklenmesi sağlanır.
Çapraz Sevkiyat İşlemleri
Depolamanın Temel Fonksiyonları 2. Stoklama fonksiyonu: Depolamanın ikinci fonksiyonudur. Geçici stoklama ve yarı sürekli stoklama olmak üzere iki türlü stoklama operasyonu mevcuttur. Geçici stoklama; ürünlerin ana dağıtımının yapılabilmesi için sadece geçici olarak bulunduruldukları yerdir. Yarı sürekli stoklama; beş farklı sebepten dolayı yapılmaktadır. Bunlar; sezonluk talepler, düzenli olmayan talepler, tahmini ve gelecek talepler, miktar başına yapılan iskonto avantajları ve farklı özelliklere sahip ürün durumlarıdır.
Depolamanın Temel Fonksiyonları 3. Bilgi transferi fonksiyonu: Depolamanın hareket ve stoklama fonksiyonlarını da içeren üçüncü önemli fonksiyonudur. Stok seviyelerinde, ürün girdilerinde, stok tutma lokasyonlarında, içeriye ve dışarıya yönelik sevkiyatlarda, müşteri verilerinde, depolama alanı kullanımları ve personel hakkında bilgi depo operasyonlarının başarılı bir şekilde gerçekleşmesini sağlamaktadır. Elektronik veri transferi (EDI), internet kullanımı ve barkodlama sayesinde bu bilgi akışının doğruluğu ve hızı artmıştır.
Depo Yer Seçimi Depo yer seçimi kararı başarılı bir tedarik zinciri yönetimi için oldukça kritik ve stratejik bir karardır. Depoların, tedarik zincirindeki bilginin ve ürünlerin doğru akışını sağlayan anahtar bir rolü vardır. Depo yerinin en uygun şekilde seçimi, ürünlerin tedarikçiden ve üreticiden doğru zamanda ve doğru maliyetlerle toplanmasını ayrıca ürünlerin pazara da daha hızlı bir şekilde dağıtılmasını sağlar. Gözlemlenen birçok durumda, belirli bir ürünün üretim süresinin, o ürünün dağıtım ve depolama süresiyle karşılaştırıldığında çok daha kısa olduğu görülür.
Depo Yer Seçimi Depo yer seçimi çok kriterli bir karar verme problemidir ve bir depo yer seçimi problemiyle ilgili detaylandırılmış faktörler örnek olarak aşağıda gösterilmiştir; 1. Tesis karakteristikleri Arazi kapasitesi Uygunluk Yazılı kısıtlamalar Bina yapısı ve büyüklüğü Genişletilebilirlik Arazi koşulları 2. Beklenen maliyetler Kuruluş maliyetleri Operasyonel maliyetler 3. Ulaşım kolaylığı Otoban Demiryolu Kamyon terminali Liman Havaalanı 4. Pazara fırsatları Müşterilere uygunluk Tedarikçilere uygunluk Rakiplerin yerleşimlerine yakınlık Kendi tesislerine yakınlık Pazar potansiyeli 5. Yaşam standardı İklim ve hava kirliliği Suç oranı Yaşam giderleri Kalabalıklık 6. Yerel teşvikler İşçi sendikaları Yetenekli işgücü bulunabilirliği Vergi teşvikleri Park hizmetleri Yerel kanunlar
Depo Yerleşim ve Tasarımı Bir depo içerisindeki temel fonksiyonlar; mal kabul, yerleştirme, sipariş hazırlama-paketleme ve sevkiyattır. Depo yerleşim ve tasarımı yapılırken malzemelerin bu 4 temel fonksiyon içerisindeki akışının optimize edilmesi önceliklidir. Bununla birlikte maliyetlerin düşülmesi, çalışma şartlarının en iyi şekilde olması ve müşteri hizmet seviyesinin yükseltilmesi amaçlanır. Mal kabul alanındaki temel faaliyetler; boşaltma, kolilerin açılması, ürünlerin kalite kontrolünün yapılması ve gelen malzemenin kaydının yapılmasıdır. Mal kabul alanına gelen malzemeler raflara yerleştirilebilir, doğrudan sevkiyat alanına ya da çapraz sevkiyat alanına gönderilebilir.
Depo Yerleşim ve Tasarımı Depolama alanına gelen malzemeler önceden tayin edilmiş raf yerlerine insan gücüyle ya da otomatik malzeme elleçleme sistemiyle yerleştirilir. Müşterilerden alınan siparişlere göre toplama listeleri oluşturularak depolama alanından toplanan ürünler paketleme yapılarak sevkiyata hazır hale getirilir. Sevkiyata hazır malzemeler müşterilerden gelen siparişlerle karşılaştırılıp kontrolü yapıldıktan sonra sevkiyat alanına gönderilir. Bu dört temel faaliyetin gerçekleştiği alanların yerleşim planlaması yapılırken malzemelerin depo içerisindeki hareketlerini en aza indirgeyecek şekilde olması önemlidir.
Depo Yerleşim ve Tasarımı Depo yerleşim ve tasarım süreci operasyon, depo binası inşaatı, malzeme elleçleme, bilgi sistemleri, personel, finans ve proje yönetimi gibi konuların birlikte gözden geçirilmesini içerir.
Depo Yerleşim ve Tasarımı Bir deponun yerleşim ve tasarımının yapılabilmesi için aşağıdaki adımların uygulanması gerekir. Depolanacak malzemelerle ilgili ihtiyaçların ve tasarım kısıtlarının belirlenmesi Verilerin elde edilmesi ve tanımlanması (ürün özellikleri, depolama alanı özellikleri, ürünlerin mal kabul ve sevkiyat zamanları, sipariş süreci bilgileri vb.) Planlama temelinin formüle edilmesi Operasyonel esasların belirlenmesi Depo içinde kullanılacak ekipman çeşitlerinin değerlendirilmesi Depo iç ve dış yerleşim planlarının hazırlanması Operasyon prosedürlerinin düzenlenmesi ve bilgi sistemi ihtiyaçlarının belirlenmesi Tasarım esnekliğinin değerlendirilmesi Depo içinde kullanılacak ekipman sayısının hesaplanması Depo içinde çalışacak personel sayısının hesaplanması Yatırım maliyeti ve operasyonel maliyetlerin hesaplanması Sistem ihtiyaçlarına ve kısıtlarına dayalı olarak tasarımın değerlendirilmesi Depo yerleşim ve tasarımının sonuçlandırılması
Depo Maliyetleri Malın depolanması için kira, işçilik, amortisman, sigorta, genel giderler gibi yapılan masrafların tümüdür. İşçilik maliyeti Alan maliyeti Mal taşıma hizmetleri maliyeti Depo yönetim sistemi maliyeti
Depo Yönetim Sistemi (WMS) Depo yönetim sistemi; bir depodaki faaliyetlerin etkin ve verimli gerçekleştirilmesi için depo giriş çıkış işlem sürelerinin optimize edilmesini, depolama alanının verimli kullanılmasını, stok miktarının, ekipman kullanımının, sipariş sürecinde oluşan hataların azaltılmasını işgücü verimliliğinin arttırılmasını sağlayan bir yazılımdır. Depo yönetim sistemi bir depo içerisinde; mal kabul sırasında gerçekleşen dökümantasyon, etiketleme, toplama listelerinin oluşturulması, toplama gözlerinin ikmali toplama gözlerinin düzenlenmesi gibi operasyonel faaliyetlerin uygulanması içermektedir.
Depo Yönetim Sistemi (WMS) Depo yönetim sistemi kullanımıyla depo içinde gerçekleştirilen operasyonlar istenilen zamanda izlenebilmekte, gerçekleştirilen faaliyetlerin bilgileri raporlar halinde müşterilere istenildiği zamanda elektronik veri transferi (EDI) sayesinde hızlı bir şekilde iletilmektedir Depolama faaliyetlerinde depo yönetim sistemi fonksiyonlarının en çok kullanıldığı yerler; mal kabul, yerleştirme, toplama, stok kontrol, sevkiyat, yenileme, ürün iadeleri, ayrıştırma, çapraz sevkiyat sipariş girişi, siparişlerin programlanması, stok sayımı, katma değerli hizmetler, performans raporlama, kalite kontrol, iş yükü yönetimi ve iş gücü planlamasıdır.
Depo Yönetim Sisteminin Avantajları Müşteri Şikayetlerinin Önüne Geçilmesi: Depo yönetim sistemi sayesinde gerek stok girişleri, elleçleme ve sevkiyat esnasındaki hataların önüne geçildiğinden müşterilerin memnuniyetleri artacaktır. Psikolojik Stokların Önüne Geçer: İşletmelerin depo stok seviyelerini güncel olarak bilmemeleri onları ani taleplere cevap verebilmek için fazladan ürün stoklamaya iter. Güncel stok seviyelerinin bilinmesi fazladan stok tutulmasını engeller. Müşterilerden Geri Dönüşlerin Düşürülmesi: Depo yönetim sistemleri sayesinde sevkiyat veya elleçlemelerden kaynaklı hataların önüne geçilmesi yanlış sevkiyat veya yanlış paketlemeyi önleyerek geri dönen ürün miktarlarını azaltmaktadır. Stoklama Hatalarının Önüne Geçer: Bazı ürünlerin yapıları gereği özel saklama koşulları gerekebileceği gibi belirli bir stoklama sürelerine sahip olabilirler. Bu özel durumlar kimi zaman gözden kaçabilmekte ve stokların bozulmasına sebep olmaktadır. Ürün Toplama Hatalarının Önüne Geçer: Stokların sevkiyatı veya elleçlenmesi sırasında stokların nerede tutulduğunu tam olarak bilmemek ürün toplamada yanlışlıkları doğurmaktadır. Bu durumun önüne geçebilmek için hangi rafta hangi ürünün bulunduğunu doğru tespit etmek gerekir. Bunu ise depo yönetim sistemi ile çözülebilecek kolay bir sorundur.
Depo Yönetim Sisteminin Avantajları Depolama Alanlarının Etkin Kullanılmamasının Önüne Geçer: İyi bir depo yönetim sistemi depolardaki doluluk oranlarını anında görebildiğinden atıl bölgelerin oluşması engellenebilir. Bu sayede deponun doluluk oranlarını optimal seviyede kalması sağlanabilir. Ürün arama sürelerinin önüne geçer: Depo yönetim sistemi stokların konumlarını veren bilgiler içerdiğinden girişi yapılan ürün veya sipariş olan ürünler depolarda hızlıca bulunabilir. Bu sayede arama süresinin önüne geçilmiş olur. Düşük Verimliliği Önler: Depoların kullanım düzeylerini artıracağından depolardan alan başına faydalanma düzeyini de olumlu yönde etkiler. Planlama ile Çalışanlara ve Araçlara Aşırı Yüklenmeyi Önler: Depo yönetim sistemi düzenli bir yapının oluşturacağı optimum iş yükü dağılımını da beraberinde sunar. Bu sayede çalışanlar planlı işler sonucu stresli bir iş ortamında olmazken, ekipmanların da aşırı düzeyde çalıştırılmasına gerek duyulmaz.