KASA PROSEDÜRÜ
Değerli HD Kasiyeri, Aşağıda yer alan her bir maddeyi inceleyelim ve çalışmalarımızı bu doğrultuda yapalım. Özellikle işe yeni başlayan kasiyerlerimizin daha fazla dikkat etmesi gerekmektedir. Misafirlerimizin ödediği hesapları IBM kasadan kapatırken ödeme tiplerini dikkatli seçerek kapatmak gerekir. Hesapların yanlış kapanması ile ilgili hatalar olabilir. Önemli olan yanlış kapanan hesaplara düzeltme yapılmamasıdır. Akşam gün sonu işlemleri yapılırken kasakasiyer icmalinde kasadan gelen tutar kısmının karşısında gerçekleşen tutar miktarları yazıldığı zaman hiçbir sorun olmayacaktır. Örneklerle inceleyelim; Örnek 1; Müşterinin MULTİNET ile ödediği bir hesabı yanlışlıkla SETCARD ya da diğer yemek çeklerinden biri ile hesap kapatıldı. SETCARD ve MULTİNET cihazında gerçekleşen gün sonu miktarı kasa-kasiyer icmalinde gerçekleşen tutar kısmına yazılmalıdır. Hiçbir düzeltme işlemi yapılmamalıdır. Örnek 2; Misafirimizin iş bankası profilo ya da garanti profilo ile ödediği hesap yanlışlıkla nakit kapandığında; profilo cihazından çekilen tutar kadar mali olan kredi fişi kesilmiş olur. IBM kasadan da nakit kapandığı için aynı miktar kadar da nakit fişi kesilmiş olur. Bu durumda bir kredi fişi, bir de nakit fişi olmak üzere mükerrer fiş oluştuğundan hiçbir düzeltme yapmadan mükerrer fiş, olayın nasıl gerçekleştiğini anlatan tutanakla birlikte finansa Örnek 3; Misafirimizin nakit olarak ödediği hesap yanlışlıkla iş bankası profilo yada garanti profilo kapatıldığında; IBM kasadan mali olmayan fiş çıktığından, bu durumda yanlış kapanan hesap miktarı kadar eksik fiş oluşur. Bu durumda ilgili kişilere (Grup Müdürü, Finans Departmanı) anında bilgilendirme yapılarak perakende satış fişi kesilmelidir. Asla şahsi hesap kartından çekim yapılarak düzeltme yapılmamalıdır. Şahsi kredi/hesap kartı kullanılarak hesap kapatılması disiplin suçudur. İŞ SÖZLEŞMESİ FESHİ İLE SONUÇLANIR.
SAHTE PARA; Şubelerimizde zaman zaman sahte para ile karşılaşabiliriz. Sahte parayı tespit ettiğimiz zaman, Eğer misafirimiz gitmemişse, uygun bir şekilde bu paranın sahte olduğu aktarılarak değişimi sağlanmalıdır. Misafirimiz kabul etmiyorsa, hiçbir münakaşaya girmeden polis çağıracağımızı söyleyebiliriz. Hala kabul etmeyip sahte parayı değiştirmiyorsa polis çağırmalıyız. Eğer sahte parayı tespit ettik ve fakat misafirimiz gitmişse, sahte para tespiti içeren bir bilgilendirme Finans Departmanına ve ilgili Grup Müdürüne İlgili tutanak ve sahte para bir zarfın içerisine konularak Disiplin Kuruluna UNUTULAN PARA/BULUNAN PARA; Misafirlerimiz bazen hesabı ödedikten sonra herhangi bir sebepten dolayı para üzerini almadan acil gitmek durumunda kalabilirler. Bu para üzeri miktarı yüksek olabilir (15-200 TL arası) veya böyle bir miktar şubede bulunabilir. Böyle bir durumda; Olay ayrıntılı bir şekilde yazılarak bilgilendirme mutlaka yapılmalıdır. Misafirimiz tekrar para üzerini almaya gelebilir diye bu unutulan/bulunan parayı, ilgili kişilere bilgi vererek 1 hafta boyunca kasa da bekletilmelidir. Misafirimiz bu süre içerisinde geldiğinde unutulan para teslim edilerek fotoğraf çekilmeli ilgili kişilere Eğer 1 hafta içerisinde misafirimiz gelmemişse; unutulan para miktarı Finans Departmanı bilgisi dahilinde kasa raporun da tarihinde unutulan/bulunan para diye işlem yapılmalı ve ertesi gün bu miktarı aynı açıklamayı yaparak ayrıca yatırılmalıdır. UNUTULAN/BULUNAN PARA ASLA TİP KUTUSUNA ATILMAMALIDIR. ARTI BAKİYE YATIRILMASI; Artı bakiyeler her gün en geç saat 12:30 a kadar mutlaka yatırılmalıdır. Eğer, ATM arızası gibi geç yatırılması söz konusu ise mutlaka Finans Departmanına ve ilgili Grup Müdürüne bilgi verilerek gün içerisinde mutlaka yatırılmalıdır. Eğer iş bankası şubesinden yatırmak için AVM dışına çıkılacaksa, ilgili Grup Müdüründen onay alınarak dışarı çıkılmalıdır. Finans Departmanına da bu onay maili atılmalıdır.
Artı bakiyeyi yatırırken yuvarlama aşağı doğru yapılmalıdır. Örneğin; artı bakiye 2524,80 TL ise 2520,00 TL yatırılmalıdır. 4,80 TL lik kısım kasa raporunda giren kısmına devir yapılmalıdır. KASA EKSİĞİ/KASA FAZLASI; Bazı zamanlarda kasamızda sistemsel ya da herhangi bir sebeplerden dolayı nakit eksiği ya da fazlalığı çıkabilir. Kasadaki nakit eksiği ya da fazlalığı kasa sayımı ile tespit edilir. Bu nedenle ; Her gün mutlaka 2 kişi ile birlikte Kasiyer-Yönetici ya da Kasiyer Yönetici Vekili tarafından kasa sayımı yapılmalıdır. Gün sonunda kasa sayımı sonucunda kasada eksik ya da fazla çıkması durumunda mutlaka Finans Departmanına ve ilgili kişilere yazılı bilgi verilmelidir. Gün sonu raporlarının inceleme sonucunda Finans Departmanından gelen geri bildirime göre işlem yapılmalıdır. Kasa eksiği çıkması durumunda asla eksiği tamamlamak için cepten tamamlama yapılmamalıdır. Her durumda da mutlaka bilgi verilmelidir. MASA KAÇIRMA/KASA AÇIĞI/İKRAM HESAP KAPATMA Şubelerimizde hesap ödemeden giden misafirlerimiz ya da eksik hesap alımından dolayı bir durum olabilir. Yıldızlar Takımı Toplantı yemeği gibi ikram olan hesaplar olabilir. Böyle durumlarda; Mutlaka ilgili kişilere bilgi verilerek masa hesapları nakit olarak kapatılmalıdır. Nakit fişleri yöneticiye verilerek yönetici üzerinde tanımlı olan iş avansından miktar kadar kasaya nakit verilerek hesap kapatılmalıdır. Daha sonra yönetici bu nakit fişlerini Eba üzerinden masraf beyan formu düzenleyip nakit fişleri ekleyerek işlem yapmalıdır. Masa kaçırma gibi durumlarda da garson şahsi hesabından çekim yapmamalıdır. İlgili kişiye Tediye kesilmelidir.
EVRAK DÜZENİ; Şubelerimize tedarikçi firmadan gelen irsaliye-fatura ve harcama beyan evrakları düzenli bir şekilde dosyalanarak, şube ismi belirtilerek her hafta Muhasebe Departmanına Her ayın 1 nde bir önceki ay şube tarafından kesilen faturaların/irsaliyelerin; tarihini, fatura/irsaliye numarasını, miktarını, gösteren form (Ek:1) düzenli olarak doldurularak Örneğin; 01 Mart 2016 tarihinde, Şubat ayında kesilen fatura/irsaliye bilgileri Kasa Raporları da; düzenli bir şekilde şube ismi belirtilerek dosyalanmalıdır. Kasa raporları içerisine imza çizelgesi asla olmamalıdır. İmza çizelgesi ayrıca dosyalanarak İK Departmanına Finans Departmanına gönderilen evraklar ile Muhasebe Departmanına gönderilen evraklar birbirine asla karıştırılmamalıdır. İlgili departmanlara gönderilecek Evrak/dökümanlar ayrı ayrı departman adlarıyla zarflanarak FİNANS DEPARTMANINA KARGO İLE AYLIK EVRAK GÖNDERİRKEN; Gönderilecek Evraklar; İlgili Z lerin( Hugin, IBM, Profilo Pos Cihazları) kasa kasa tasnif edilip, Mali Hafızalarla aynı şekilde gönderilmesi, İlgili banka gün sonları (Garanti, İş Bankası) ayrı ayrı tasnif edilerek, İlgili yemek kartları gün sonları (Multinet, Set, Sodexo, Ticket Kart) ayrı ayrı tasnif edilerek, Misafirlerimize kesilen faturalar, Kasa Sayım Tutanağı, Fazla Kesilen Fişler, Perakende Satış Fişleri ( Ek 2: Liste) İlgili satış slipleri (Garanti, İş Bankası, Multinet, Set, Sodexo, Ticket Kart) ayrı ayrı tasnif edilerek Kasa Raporu, Myasoft Belgesi, İmza Çizelgesi kesinlikle gönderilmeyecektir. Tüm HD Kasiyerine Hayırlı İşler Dileriz.