MADEN TETKİK VE ARAMA GENEL MÜDÜRLÜĞÜ İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı 2009 Yılı İlk Altı Aylık Faaliyet Raporu Temmuz 2009
ĠDARĠ VE MALĠ ĠġLER DAĠRESĠ BAġKANLIĞI 2009 YILI I. DÖNEM 6 AYLIK FAALĠYET RAPORU GENEL BĠLGĠLER : A- Misyon ve Vizyon Temel Misyonumuz; Kurum personeli ile sağlıklı iletişim kurabilen, sorumluluk alabilen, kendine güvenilir, üretken ve yaratıcı, gelişmelere açık, kendisi ve toplumla barışık, teknolojik gelişmeleri takip eden, öğrenmeye meraklı, öğrendiklerini paylaşabilen, çalışmalarını tam olarak duyurabilen ve MTA'nın bilimsel geleneklerine bağlı, beklentilerinin de bilinmesini isteyen bir Başkanlık. Vizyonumuz ise; Bu günün mevcut imkanlarını aşarak hayal ettiğimiz geleceğe ulaşmak; Çalışanlarının refah ve mutluluğuna daha fazla katkıda bulunmayı amaç edinmek. B- Ġdareye ĠliĢkin Bilgiler; 1-FĠZĠKSEL YAPI Ülkemizin doğal kaynak potansiyelinin sağlıklı bir şekilde belirlenmesi, ekonomik koşullara uygun olarak arama ve araştırma çalışmalarını yapmak üzere kurulan Genel Müdürlüğümüz; 1967 yılından beri bu günkü Merkez Kampüsünde yaklaşık 400 dönüm arazi üzerinde 67 bin m2 kapalı alanda bulunan binaların ve kampüs alanının gerekli her türlü ihtiyaçlarını karşılayarak görev yapmaktadır. Merkez kampüsümüzde 32 hizmet binası ve yeterince atölye mevcut olup bunlara ait 28 eşanjör dairesi, 4-5 km civarında galeri mevcuttur. Kuruluşumuz merkez teşkilatında görev ve sıra tahsisli olarak dağıtımı yapılan 11 adet lojman olup, bunlardan 10 tanesi dolu, 1 tanesi ise boştur. Genel Müdürlüğümüz Merkez kampüsünde 6 oda, 27 yatak kapasiteli 1 adet konukevi; salon kapasitesi 270 kişi, bahçe kapasitesi de 450 kişilik olan 1 adet lokal bulunmaktadır. Akçakoca Eğitim ve Dinlenme Tesisimiz 35 oda ve yemekhane, lokal ve personel için gerekli tesisler mevcuttur. Ayvalık Eğitim ve Dinlenme Tesisleri 10 oda ve yemekhane, lokal ve personel için gerekli tesisler mevcuttur. Marmaris Eğitim ve Dinlenme Tesisleri baraka ve karavan olmak üzere 59 tesis ve yemekhane, lokal ve personel için gerekli tesisler mevcuttur. 1
2- ÖRGÜT YAPISI Kuruluşumuzun merkez organizasyonunda bulunan 12 Daire Başkanlığından biri olarak kurulmuş olan İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığımızın iş bölümü, Trafik ve Ulaştırma Şube Müdürlüğü İnşaat Şube Müdürlüğü, İşletmeler Şube Müdürlüğü, Sosyal Hizmetler Şube Müdürlüğü, Mali İşler Şube Müdürlüğü, Gıda İkmal Şube Müdürlüğü, İç Hizmetler ve Güvenlik Şube Müdürlüğü, Genel Haberleşme Şube Müdürlüğü, Kreş Şube Müdürlüğü olmak üzere 9 Şube Müdürlüğü, Sosyal Tesisler Yöneticiliği ve Sivil Savunma Uzmanlığı tarafından yürütülmekte olup, bu iş bölümü içerisinde her bir ünitenin çalışma şekli ile Genel Müdürlük, diğer Daire Başkanlıkları, Bölge Müdürlükleri, Genel Müdürlüğe doğrudan bağlı müstakil birimlerle yapılacak işbirliği ile Kamu Kurum, Kuruluş ve 3. şahıslarla kendi sorumluluğunda olan faaliyetleri yürütmektir. 3- MAKĠNA PARKI ARAÇ DURUMU ARAÇ CİNSİ MERKEZ BÖLGE TOPLAM JEEP A.BİNEK 0 2 2 PİKAP 4 0 4 LANDROVER A. BİNEK 6 2 8 STATİON BİNEK 5 1 6 BİNEK 6 5 11 OTOBÜS 1 0 1 MİDİBÜS 1 0 1 MİNİBÜS 4 0 4 KAMYON 11 7 18 KAMYONET 1 1 2 TANKER 2 1 3 TRAYLER 2 1 3 UNİMOG 15 17 32 DAMPER 3 1 4 AMBULANS 1 0 1 SONDAJ 23 0 23 TOYOTA UZUN 14 16 30 TOYOTA KISA 63 45 108 LADA HONDA JEEP 11 10 21 İTFAİYE KAMYONU 1 1 2 ÇÖP KAMYONU 1 0 1 KAZICI YÜKLEYİCİ 1 0 1 İŞ MAKİNASI PLAKASIZ 10 0 10 TOPLAM 186 110 296 2
4- SUNULAN HĠZMETLER Genel Haberleşme işlerinin, yönetmeliğine uygun olarak aksamadan yürütülmesini, Genel Müdürlükten havale olunan her türlü iç ve dış yazışmalarla, Arşivleme İşlemleri ile Genel Müdürlüğün Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla ve 3. şahıslarla olan işlemlerini yazışma kurallarına ve standart dosya planına uygun bir şekilde yürütür. Taşıt talep işlerinin ihtiyaca ve mevzuata uygun bir şekilde karşılanmasını, Kuruluşumuza; araç ve dönem bazında yakıt tüketim kontrolünü sağlayan, sürücüye nakit ödeme ihtiyacı duyurmayan, aracın seyahat programını izleme imkanı veren, beşeri hatalardan kaynaklanabilecek olası maddi kayıpları engelleyen, akaryakıt tüketimimizi en etkili ve güvenilir şekilde yönettiğimiz taşıt tanıma sistemi ile karşılayan ve vukuu bulan trafik kazaları ve trafik suçlarıyla ilgili her türlü tedbirlerin zamanında alınmasını sağlar ve takip eder. Genel Müdürlük merkez kampüsü ve iş yerleriyle bunlara bağlı birim binalarının temizlik, tertip vs. gibi yardımcı hizmetlerinin en iyi bir şekilde yapılması hususunda gerekli önlem ve tedbirleri almak. Merkez ve merkez dışında meydana gelen iş kazalarını ve bunlarla ilgili resmi kayıtların ilgili Birimlere veya Kurumlara intikalini sağlar. Merkez kampüsü içerisinde kullanılan elektrik, telefon, ısı, su, doğalgaz, akaryakıt sarfiyatlarını sarfiyat standardına indirerek, 32 binanın ısıtılması, 28 adet eşanjör dairemiz ve 4-5 km uzunluğunda bulunan galeri hatlarının bakımı, onarımı ve tamiri, çilingir atölyesi, elektrik atölyesi, telefon santrali ile su arıtma tesisinin bakım ve işletmesini sağlar, Dairenin mevcut demirbaş ve takibe tabi malzemelerin kullanımını ve takibini yürütür. Kuruluşun Koruma ve Güvenlik Hizmetini yürüten Koruma Güvenlik personeli ile 5188 sayılı kanunun uygulanmasına ilişkin Yönetmelik Hükümleri doğrultusunda Özel Güvenlik Şirketinden hizmet alınması neticesinde şirket yetkilileriyle Merkez hizmet binalarıyla Sosyal Tesislerin iç-dış koruma ve güvenliğinin sağlanmasında koordinasyon görevi yaparak gerekli her türlü tertip ve tedbiri alır. Ayrıca doğal afetlerde Genel Müdürlük işyerlerinin her türlü iç ve dış tehlikelerden uzak tutulması ve korunması amacıyla her türlü (giriş çıkış ve güvenlik) önlemleri alır. Genel Müdürlük personelinin ve ailelerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmasını ve Sağlık Kurullarına sevk işlemlerini aksamadan yürütülmesini sağlar. Kurumumuz Eğitim ve Dinlenme Tesislerimizden Genel Müdürlüğümüz çalışanları ile emeklileri ve bunların eşleri, anne-baba, çocuklar ve kardeşleri çıkan tebliğler ve yönetmelikler doğrultusunda gerekli değerlendirilmeler yapılarak 20 Haziran - 03 Eylül tarihleri arasında 10 ar günlük 7 devrede; Akçakoca, Ayvalık ve Marmaris Eğitim ve Dinlenme Tesislerinden faydalandırılır. Eğitim ve Dinlenme Tesislerinin her türlü gideri 5018 sayılı yasa gereği kendi bütçesinden karşılanır. Kurumca maddi hiçbir destek sağlanmaz. Kuruluşumuz merkez teşkilatında görev ve sıra tahsisli olarak dağıtımı yapılan 11 adet lojman olup, bunlarla ilgili kira, yakıt artışları ve yapılacak diğer işlemlerle taşra teşkilatlarımızdaki lojmanlarla ilgili her türlü istihdam ve işlemleri Maliye Bakanlığınca çıkartılan Tebliğler ve Yönetmelikler doğrultusunda yürütür. Genel Müdürlüğümüz Merkez kampüsünde 16 oda, 27 yatak kapasiteli 1 adet konukevi; salon kapasitesi 270 kişi, bahçe kapasitesi de 450 kişilik olan 1 adet lokal bulunmakta olup, 3
bunlardan Kurum çalışanları ile emeklileri ve bunların eş, anne-baba, çocukları ile diğer yakınları konu ile ilgili çıkarılan tebliğler ve yönetmelikler doğrultusunda faydalandırılır; tesislerin her türlü bakım, onarım ve ihtiyaçları 5018 sayılı yasa gereği kendi bütçesinden karşılanır. Merkez ve Bölge Müdürlüğü teşkilatlarındaki tüm inşaat ihtiyaçlarına yönelik Mühendislik ve Müşavirlik hizmetleri ile öncelikler belirlenerek Kuruluşumuzun; İnşaat, onarım tadilat işleri ile bunlara ait projelerin kanun ve yönetmeliklere uygun olarak gerekli etüt çalışmaları yapılarak işlerin kontrolünü ve takibi sağlanmaktadır. Kurum personelinin hijyenik bir ortamda yemek ihtiyacının karşılanmasını, Genel Müdürlükçe verilen konferans, seminer, sempozyum vb. gibi toplantılar sonunda, ikrama yönelik verilen kokteyl hizmetlerinin organize işlerini sağlar. Kurum personelinin, 3-6 yaş grubundaki çocuklarının; bilimsel gereklere uygun, fiziksel ve ruhsal sağlıklarını güvenli bir ortamda idame ettirmelerine ve geliştirmelerine yardımcı olmak, bakım ve eğitimlerine yönelik okul öncesi eğitime hazırlamak için gerekli temel bilgileri verir. 5- PERFORMANS BĠLGĠLERĠ Kuruluşumuzda haberleşme ve arşiv hizmetlerinin ekonomik, verimli ve süratli bir şekilde yürütülebilmesi, planlı ve sistemli bir haberleşme ve bilgilenmeye bağlıdır. Planlı ve sistemli bir haberleşme içerisinde ise, dosyalama ve arşiv işleri büyük önem kazanmaktadır. Gerek Kurum içerisinde, gerekse Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapılan yazışmalarda aranılan bilgi ve belgeye süratli bir şekilde ulaşılabilmesi için Kuruluşumuzda da elektronik ortamda belge teşekkülüne altyapı oluşturmak, fiziki ve elektronik ortamda hazırlanan belgelerin Tüm Kamu Kurum ve Kuruluşlarında olduğu gibi aynı usul ve esaslar dahilinde dosyalanmasını temin ederek her türlü bilgi ve belgeye kolay erişim imkanı sağlamak amacı ile Standart Dosya Planı çalışmalarımız tamamlanmış ve eksikliklerimiz giderilmiştir. Yazışmalarda uygulanacak esas ve usullerle ilgili bilgiler ile Standart Dosya Planında uygulanacak esaslara ilişkin kitapçıklar güncelleştirilecek olup, tek kitap haline getirilerek Merkez ve Taşra Teşkilatlarımıza dağıtılacaktır. Kuruluşumuzda Genel Haberleşme işlemleri yönetmeliğine uygun olarak elektronik ortamda aksatılmadan yürütülmekte olup, 2009 yılı 6 aylık devre içerisinde 17077 adet evrak girişi yapılmış, 6977 adet evrak gönderilmitir. Taşıt talep işlerinin ihtiyaca ve mevzuata uygun bir şekilde karşılanmasını, Kuruluşumuza; araç ve dönem bazında yakıt tüketim kontrolünü sağlayan, sürücüye nakit ödeme ihtiyacı duyurmayan, aracın seyahat programını izleme imkanı veren, beşeri hatalardan kaynaklanabilecek olası maddi kayıpları engelleyen, akaryakıt tüketimimizi en etkili ve güvenilir şekilde yönettiğimiz taşıt tanıma sistemi ile Merkez ve Taşra teşkilatımızdaki araçlarımızla Sondaj ve Eğitim kamplarımızdaki akaryakıt harcamaları ile harcamalara ilişkin ödemeler 5018 sayılı Kanuna göre düzenli bir şekilde yapılmaktadır. 2010 yılı için düşünülen akaryakıt tüketimine ilişkin ihale çalışmaları başlatılacaktır Araç filomuzda gerekli yenileme çalışmaları devam etmekte olup, yıl içerisinde 1 adet minibüsle 1 adet midibüs satın alınacak; gelecek yıllar içinde araç filo yenileme çalışmalarımız devam edecektir. Merkez kampüsü içerisinde kullanılan elektrik, telefon, ısı, su, doğalgaz, akaryakıt sarfiyatlarını sarfiyat standardına indirerek, 32 binanın ısıtılması, 28 adet eşanjör dairemiz ve 4-5 km uzunluğunda bulunan galeri hatlarının bakımı, onarımı ve tamiri, çilingir atölyesi, elektrik atölyesi, telefon santrali ile su arıtma tesisinin bakım ve işletmesi sağlanmış, 2009 yılı 6 aylık devrede Doğalgaz, su. Elektrik, haberleşme cihazları ruhsat giderleri, bakım onarım giderleri ve telefon abonelik giderleriyle ilgili gerekli ödemeler yapılmıştır. Genel Müdürlük merkez kampüsü ve iş yerleriyle bunlara bağlı birim binalarının temizlik, tertip vs. gibi yardımcı hizmetlerinin en iyi bir şekilde yapılması hususunda gerekli önlem ve tedbirler alınmaktadır. 4
Merkez ve merkez dışında meydana gelen iş kazalarını ve bunlarla ilgili resmi kayıtların ilgili Birimlere veya Kurumlara intikalleri sağlanmıştır. Kuruluşun Koruma ve Güvenlik Hizmetleri 5188 sayılı kanunun uygulanmasına ilişkin Yönetmelik Hükümleri doğrultusunda Özel Güvenlik Şirketinden hizmet alınması neticesinde Merkez hizmet binalarıyla Sosyal Tesislerin içdış koruma ve güvenliğinin sağlanmasında koordinasyon görevi yaparak gerekli her türlü tertip alınmıştır. Ayrıca doğal afetlerde Genel Müdürlük iş yerlerinin iç ve dış tehlikelerden uzak tutulması ve korunması amacıyla her türlü (giriş-çıkış ve güvenlik) önlemleri alınmaktadır.. Genel Müdürlük personelinin ve ailelerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmasını ve Sağlık Kurullarına sevk işlemlerinin aksamadan yürütülmesi sağlanmış olup, ilk 6 aylık devrede 10715 kişi muayene edilmiş, işyeri hekimliğimizce ise 2617 hasta muayene edilmiş, 3875 kişi hastanelere sevk edilmiş, 1463 kişinin laboratuarlarımız da tahlil ve tetkikleri yapılmış, 1353 personelimizin de pansuman, tansiyon ölçme, enjeksiyon ve EKG işlemleri yapılmıştır. Kurumumuz Eğitim ve Dinlenme Tesislerimizden Genel Müdürlüğümüz çalışanları ile emeklileri ve bunların eşleri, anne-baba, çocukları ve kardeşlerine çıkan tebliğler ve yönetmelikler doğrultusunda gerekli değerlendirilmeler yapılarak 20 Haziran - 03 Eylül tarihleri arasında 10 ar günlük 7 devrede; Ayvalık ve Marmaris Eğitim ve Dinlenme Tesislerinde tatil ve dinlenme hizmeti verilmekte olup, yaklaşık 1500 kişinin yararlandırılması düşünülmektedir. Eğitim ve Dinlenme Tesislerinin her türlü gideri 5018 sayılı yasa ve ilgili tebliğ gereği Kamu Kurum ve Kuruluşlarının tasarrufunda bulunan Eğitim ve Dinlenme tesisi, Misafirhane spor tesisi, Kreş, Çocuk Bakım evi ve benzeri Sosyal Tesislerin işletme giderleri için ilgili Kurum ve Kuruluşların bütçelerinden her hangi bir katkıda bulunulmaması esastır denilmekte; buna göre de işlemler yapılmaktadır. Merkeze bağlı Sosyal Tesislerimizden 2008 yılında düşünülen hedeflere ulaşılmış, 2009 yılında da kalite ve hizmet artırılarak devam edecektir. Ayrıca Genel Müdürlüğümüz Merkez kampüsünde 16 oda, 27 yatak kapasiteli 1 adet konukevi; salon kapasitesi 270 kişi, bahçe kapasitesi de 450 kişilik olan 1 adet lokal bulunmakta olup, bunlardan Kurum çalışanları ile emeklileri ve bunların eş, anne-baba, çocukları ile diğer yakınları konu ile ilgili çıkarılan tebliğler ve yönetmelikler doğrultusunda faydalandırılır; tesislerin her türlü bakım, onarım ve ihtiyaçları 5018 sayılı yasa gereği kendi bütçesinden karşılanmaktadır. Kuruluşumuz merkez teşkilatlarında görev ve sıra tahsisli olarak dağıtımı yapılan 11 adet lojman olup, bunlarla ilgili kira, yakıt artışları ve yapılacak diğer işlemlerle taşra teşkilatlarımızdaki lojmanlarla ilgili her türlü istihdam ve işlemleri Maliye Bakanlığınca çıkartılan Tebliğler ve Yönetmelikler doğrultusunda yürütür. 2009 yılı itibariyle Merkezde bulunan 11 adet, lojmanımızdan 10 tanesi dolu 1 tanesi ise boş konumdadır. Merkez ve Bölge Müdürlüğü teşkilatlarındaki tüm inşaat ihtiyaçlarına yönelik Mühendislik ve Müşavirlik hizmetleri ile öncelikler belirlenerek Kuruluşumuzun; İnşaat, onarım tadilat işleri ile bunlara ait projelerin kanun ve yönetmeliklere uygun olarak gerekli etüt çalışmaları yapılarak işlerin kontrolünü ve takibi sağlanmaktadır. 5
Kurum personelinin hijyenik bir ortamda ucuz, temiz ve kaliteli yemek temini amacıyla Kurum bütçesinden yıl içerisinde ayrılan yiyecek yardımı ödeneğinin sarfını, ek gelir sağlayacak şekilde değerlendirilmesini, elde edilecek gelirlerin dağıtımını sağlamak amacıyla Merkez Teşkilatı Tabldot İşletmesi Yönetim Kurulu teşkil etmiş ve oluşturulan kurul bir yönerge dahilinde çalışmalarını yürütmektedir. Gıda maddelerinin besleyicilik özelliklerini ve maliyetini dikkate alarak günlük yemek listelerini hazırlayarak Genel Müdürlük personelinin yemek ihtiyacının karşılanmasını, Genel Müdürlükçe verilen konferans, seminer, sempozyum vb. gibi toplantılar sonunda, ikrama yönelik verilen kokteyl hizmetlerinin organize işlerinin sağlanmasına devam edilmektedir. Kurum personelinin, 3-6 yaş grubundaki çocuklarının; bilimsel gereklere uygun, fiziksel ve ruhsal sağlıklarını güvenli bir ortamda idame ettirmelerine ve geliştirmelerine yardımcı olmak, bakım ve eğitimlerine yönelik okul öncesi eğitime hazırlamak için gerekli temel bilgiler vermek amacıyla Kreş ve Ana Okulu Talimatnamesi hazırlanarak uygulanmaya başlanmış olup, 2009 yılı 6 aylık devre içerisinde okul öncesi eğitimimizden 46 çocuğumuz yararlanmaktadır. 6- KURUMSAL KABĠLĠYET VE KAPASĠTENĠN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ A- Üstünlükler Merkezde ve kurumsallaşmasını tamamlamış olması. Tecrübeli elemanlarının bulunması. 5018 sayılı kanunun uygulanması ile ilgili aksaklık ve endişeler giderilmiştir. Arazi çalışmalarında malzeme temin desteğinin zaman kaybetmeden sağlanması. Okunacak en güzel kitap insandır, felsefesi esas alınmış olup, Kurum çalışanlarının zamanında iş başında bulunmasını sağlamak, yemek, dinlenme, sağlık ve sosyal ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayabilme yeteneğine ve organize güce sahip olmak. B- Zayıflıklar 399.595 m2 arazi üzerinde 67000 m2 kapalı alana ait Genel Müdürlüğümüz Binaları 1967 li yıllarda yapıldığı için alt yapılarının ( Makine, tesisat, ısı santrali, galeri, su tesisatları gibi) eskimiş olmasından dolayı bütçe ölçülerinde zamana yayarak ve öncelikli olanları belirleyerek bina ve tesisatlar modernize edilmektedir. Binek ve Arazi araçlarımızın yaşlarının 15 yıldan fazla olmasından dolayı arazi çalışmalarında bazı aksaklıklar olmakta ancak hizmet alımı yoluyla telafi edilmektedir. 6
C- Değerlendirme Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığını kapsayan öneri ve tedbirlerimiz; Yukarıda Dairece üstünlüklerimizden bahsettiğimiz ana hizmet konularında bu üstünlüklerin devam edip, Başkanlığımızca tespit edilen zayıflıklarımızın ortadan kaldırılması ya da en aza indirilebilmesi için 2007 yılından başlayarak giderilmeye çalışılmış olması hem bina hem de teçhizat yönünden hazırlanan yatırım projelerimizin Devlet Planlama Teşkilatı tarafından kabul edilerek Maliye Bakanlığınca yeterli ödeneğin bağlanmasına bağlı olduğu bilincinde olup, gerekli tedbirler Genel Müdürlüğümüz desteğiyle ve kabul edilen programlarımıza uygun olarak 2009 yılında da devam etmektedir. 7- ÖNERĠ VE TEDBĠRLER Kuruluşumuz merkez kampüsü yaklaşık 400 dönüm arazi üzerinden 67 bin m2 kapalı alanda 1967 yılından beri hizmet verdiğinden ve çoğunluğu 40 yıllık binalar olduğundan alt yapılarının ( Makine, tesisat, ısı santrali, galeri, su tesisatları gibi) eskimiş olmasından dolayı bütçe ölçülerinde zamana yayarak ve öncelikler belirleyerek gerekli modernize çalışmalarına devam edilmelidir. Binek ve Arazi araçlarımızın yaşlarının 15 yıldan fazla olmasından dolayı arazi çalışmalarında bazı aksaklıklar olmakta ancak hizmet alımı yoluyla telafi edilmekte, ayrıca araç filomuz öncelikler belirlenerek yenilenmekte olup, gerektiğinde nakliye hizmetlerinde hizmet alımına gidilmesi düşünülmektedir. Kuruluşumuz çalışanlarının daha verimli ve çağdaş bir ortamda çalışabilmesi için gerekli eğitim çalışmalarının Marmaris veya Akçakoca Eğitim ve Dinlenme Tesislerinde verilmesi ve benzeri Kuruluşlarda çalışanlarla aynı düzeyde ücret almaları yönünde gerçekçi çalışmalar yapılmalıdır. Çalışanlarımızın moral ve motivasyonlarının yükseltilebilmesi, çalışmalardan yüksek verim alınabilmesi için; Eğitim ve Dinlenme Tesislerimizden daha fazla yararlanan olması düşünüldüğünden Kamp sürelerinin 12 günden, 10 güne düşürülmüş olup, gelecek yıllarda da aynı uygulama devam etmelidir. 7