YÜKSEKOKUL MÜDÜRLÜĞÜ BURHANİYE MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ -Meslek Yüksekokulu kurullarına başkanlık etmek, Meslek Yüksekokul kurullarının kararlarını uygulamak ve Meslek Yüksekokulu birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak. Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Meslek Yüksekokulunun genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek. Meslek Yüksekokulunun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek, Meslek Yüksekokulu bütçesi ile ilgili öneriyi Meslek Yüksekokulunun yönetim kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak. Meslek Yüksekokulunun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak. Meslek Yüksekokulunun ve bağlı birimlerinin Öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesi, gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınması, öğrencilerin gerekli sosyal hizmetlerinin sağlanması, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılması takip ve kontrol altına alınması. YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCISI- Müdürün çalışmalarında yardımcı olmak. Meslek Yüksekokulu nun yürüttüğü akademik ve idari işleri takip etmek. Gerektiğinde müdüre bilgi vermek. Meslek Yüksekokulunun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak. Müdüre, görevi başında olmadığı zaman vekâlet etmek. Meslek Yüksekokulu yönetim kulunda görev almak. Okul bütçe hazırlama süreçlerine katılmak. Faaliyet ve stratejik planın uygulanışını denetlemek, gerektiğinde güncellemek. YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİ Yüksekokul Sekreterliği bünyesinde yürütülen işlere ilişkin yazışmaların yapılmasını sağlamak.akademik ve İdari hizmetlere ilişkin olarak Balıkesir Üniversitesi birimleriyle yapılan yazışmaların hazırlanmasını ve Müdür e onaya sunulmasını sağlamak.yüksekokula kurum içi ve kurum dışından gelen evrakın ve dökümanın havalesini yaparak kaydedilmesini sağlamak, Yüksekokul Sekreterliği ile ilgili Gizli evrak ve dökümanın dosyalanmasını sağlamak, Yüksekokul Sekreterliği Bünyesinde bulunan geçmiş döneme ait her türlü evrakın arşivlenmesini sağlamak, Günlük faaliyetlerle ilgili olarak, çalışanlarla yapılacak toplantıları düzenlemek ve yürütmek, Astların özlük haklarına ilişkin talepleri ile ilgilenmek, Alt birimler arasındaki talepleri değerlendirmek ve yanıtlamak, İdari hizmetlerle ile ilgili olarak çalışanlardan ve birimlerden gelen görüşleri, önerileri ve şikayetleri değerlendirmek, yanıtlamak ve uygun bulunanların yerine getirilmesini sağlamak. Günlük faaliyetleri planlamak. İdari personelin birbirleri ile olan ilişkilerini ve verilen görevleri yerine getirip, getirmediklerini denetlemek. İdare birimleri ile ilgili tüm araç gereç ve malzemenin yıllık sayımının yapılması ve buna ilişkin raporların düzenlenmesini sağlamak. Bütçe çalışma programı tasarısını hazırlamak. Rektörlük tarafından organize edilen toplantılara katılmak. Bağlı birimlerin temizlik, bakım onarım planlarını hazırlamak ve yaptırmak. Yüksekokul kurulu ve Yüksekokul Yönetim kurulu toplantılarına raportör olarak katılmak. Yüksekokul ve bağlı birimlerde yürütülen idari hizmetlerin yönlendirilmesi. Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Kalite yönetim sistemi dökümanlarında belirtilen diğer görevlerini yerine getirmek.
ÖZEL KALEM ve YAZI İŞLERİ Yüksekokul Makam ve santral telefonlarına bakmak. Yüksekokul ile ilgili her türlü yazışmalar, gelen giden evrak kayıtları takibi, Yönetim kurulu, Yüksekokul Kurulu ve Disiplin Kurulu kararlarının yazılması, dosyalanması ve muhafazası. Her türlü yazışma dosyalarının hazırlanması ve arşivlenmesi. Hizmet sunduğu kişi ve kuruluşlara karşı sürekli güler yüzlü davranmak. Üst yönetici/yöneticiler tarafından verilecek diğer işlemler.yüksekokul Müdürlüğünde yürütülen işlere ilişkin yazışmaların yürütülmesi. Bürokratik ve İdari hizmetlerine ilişkin olarak iç ve dış yazışmaların yürütülmesi, kaydedilmesi, dosyalanması ve arşivlenmesi, Yönetim kurulu, Yüksekokul kurulu ve Müdürlük tarafından kurulan çeşitli komisyonların toplantı ve çalışmaları ile ilgili yazışmaların yürütülmesi, Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, Kalite yönetim sistemi dökümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek. İDARİ ve MALİ İŞLER Satınalma ve ihale işlemlerine ilişkin kurum içi ve kurum dışı resmi yazıları hazırlamak. Devlet malzeme ofisinden alınacak tüketim malları ile demirbaşların kredi evraklarını hazırlamak. Satınalma ve ihale hizmetleri ile ilgili ödemeleri yürütmek. Satınalma ve ihale hizmetleri ile ilgili talepleri Yüksekokul Sekreterine bildirmek ve uygun bulunanları yerine getirmek. Satınalma konusunda piyasa araştırması yapmak. Akaryakıt, temizlik, telefon, kalorifer, elektrik ve su ödemelerine ilişkin aylık evrakların hazırlanması, Yüksekokulla ilgili araç-gereç ve malzemelerin sayımına ve buna ilişkin raporların düzenlenmesine yardımcı olmak, Yüksekokul idari ve akademik personelin geçici ve sürekli görev yolluklarının tahakkuk ettirilerek ödenecek safhaya getirmek, Yüksekokul idari personelinin fazla mesailerinin tahakkuk ettirilerek ödenecek safhaya getirmek, Yüksekokul Öğretim elemanlarının ders ücretlerinin tahakkuk ettirilerek ödenecek safhaya getirmek, Yüksekokul Akademik ve idari personelinin özlük hakları ile ilgili evrakların hazırlanması, Ders ücretli olarak görev yapan öğretim elemanlarının evrak ve ücret bordrolarını tahakkuk ettirilerek ödenecek safhaya getirmek. Yüksekokulda çalışan geçici işçilerin temizlik şirketi elemanlarının evrak ve aylık puantajlarını hazırlayarak Yüksekokul Sekreterine sunmak ve rektörlük İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına sunmak, Sağlık giderleri ile ilgili olarak yayınlanan tüm kanun, yönetmelik ve tebliğlerin takip edilerek çoğaltılıp gerekli birimlere bildirmek, Plan ve bütçe kanunları,ii Öğretim harç kanunu, tasarruf genelgeleri başta olmak üzere mevzuatı düzenli olarak incelemek, Yüksekokulun Bütçe,gelecek mali yıla ait bütçe teklifine ait evrak ve formlarını hazırlayarak Müdürlük aracılığı ile Rektörlük İdari ve Mali İşler Daire başkanlığına sunmak. Mli yılı bütçe kanununu uygulamak, Bütçe ödeneğine ilişkin harcamalar ve ödeneklerin düzenli olarak takibini yapmak, Konuları ile ilgili evrak ve dökümanları arşivlemek, Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,, Kalite yönetim sistemi dökümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek.
TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, (bilgisayar ortamında) bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. Tüketime kullanıma verilmesine uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya v.b. tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. Ambarda çalınma ve olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek ve sayımlarını yaptırmak. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabına hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. Taşınır kayıt kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar. Taşınır kayıt ve Kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar. Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Kalite yönetim sistemi dökümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek. PERSONEL İŞLERİ Yüksekokul bürokratik ve idari hizmetlerine ilişkin olarak Yüksekokul birimleri ve Balıkesir Üniversitesi birimleri ile yazışmaları yürütmek. Yüksekokul Kurulu, Yönetim Kurulu ve Disiplin kurulu toplantılarında alınan kararların ilgili birimlere iletilmesi konusundaki resmi yazışmalar. Kurum dışı kamu kurum ve kuruluşlarının talep ettiği bilgilerin birimlerden elde edilmesine ilişkin yazılar. Yüksekokul Akademik ve İdari Personelinin soruşturmalarına ilişkin yazılar. Açılış ve Mezuniyet törenlerinde görevlerinin ilgililere duyurulmasına ilişkin yazışmalar ve davetiyelerin düzenlenmesi. Kurum dışı, kamu kurum ve kuruluşlarından istenilen bilgilerin düzenlenerek ilgili makamlara sunulmasına ilişkin yazışmaları, Bilgi edinme konusunda yararlanmak isteyenlere gerekli bilgileri vermek. Yüksekokula gelen tüm belgeleri kaydetmek. Dışarıya gönderilen tüm yazıları kaydetmek. Yüksekokulda gerçekleştirilen etkinlikleri dosyalamak, internet ortamına aktarmak, Yüksekokulla ilgili her türlü evrakı arşivlemek. Yüksekokul ile ilgili konularda, kurum içi veya kurum dışı ilgili kişilerle telefon görüşmelerini yürütmek. Kendi görev alanına giren günlük işleri takip etmek. Yüksekokul İdari ve Akademik personelinin kadro-derece ve terfileri ile ilgili evrak ve yazışmaları hazırlamak. Yüksekokul dışı kişi, kurum ve kuruluşlardan ve Rektörlükten gelen posta evrakı ve gazeteleri teslim almak ilgili birimlere göre ayırıma tabi tutmak gelen zarfları açmak, dosyalamak ve ilgililere iletmek. Her eğitim öğretim yılı sonunda Yüksekokul birimlerine yıllık faaliyet raporuna temel oluşturacak bilgilerin toplanarak yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasına yardımcı olmak ve yazışmaları yapmak. Yüksekokul Akademik personelinden her eğitim-öğretim yılı sonunda Bilimsel Faaliyet Raporları nın istenmesi ve düzenlenerek Rektörlüğe sunulmak üzere yazışmaların hazırlanması. Yüksekokul bütçe ve çalışma programı taslağı ile ilgili yazıların hazırlanmasına yardımcı olmak. Yüksekokula ait istatistiksel raporlara temel oluşturacak yıllık raporların düzenlenmesine yardımcı olmak. Bölücü faaliyetlere ve laik anayasal düzeni yıkmak isteyenlere karşı alınan tedbirler ile göç hareketlerine ilişkin raporların hazırlanmasına ve rektörlüğe gönderilmesine yardımcı olmak. Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Kalite yönetim sistemi dökümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek.
ÖĞRENCİ İŞLERİ Yüksekokulu kazanan ve yeni kayıt yaptıran öğrencilerin sicil bilgilerini, bilgisayar programına kaydetmek, eksik bilgileri öğrencilerden istemek. Yüksekokul öğrencilerine yönelik kayıt-kabul ve eğitim-öğretim hizmetleri ile ilgili işlemleri ve yazışmaları hazırlamak. Mezun öğrencilerin sicil formlarını bilgisayarda hazırlanan programlara kaydetmek, sicil defterine işlemek. Yeni kayıt olan ve öğrenim görmekte olan öğrencilerin kimlik kartı ve diğer işlemlerle ilgili evrak ve dökümanları hazırlamak ve sunmak. Diplomaları hazırlamak ve Müdürlük makamına imzaya sunarak Rektörlük makamına imzaya hazır hale getirilmesi. Diploma eki ile ilgili yazışmalar yapmak. Staj dosyası ile ilgili yazışmalar yapmak. Yatay ve dikey geçişle alınacak öğrenciler ile ilgili yazışmalar yapmak. Öğrenci harç listelerini düzenlemek (yatay, aftan gelen, II. öğretimde %10 a giren ve artık yıl okuyan öğrencilerin verilerini hazırlamak) bunları Yüksekokul Sekreterliğine iletmek. Öğrencilerin askerlik işlemlerinin takip edilmesi ve gerekli evrakların hazırlanması. Görev alanına giren konularda, kurum içi veya kurum dışı ilgili kişilerle, kurumlarla ve kuruluşlarla bilgisayar ortamında görüşmek. Kendi görev alanına giren günlük işleri takip etmek. Öğrenci işleri daire başkanlığınca istenen istatistik formlarını hazırlayarak sunmak. Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek. Yaz okulu ile ilgili evrak ve dokümanları hazırlamak ve üst makama sunmak. Yüksekokul öğrenci işlerinde yapılan işlere ilişkin olarak, Balıkesir Üniversitesi birimleriyle, kurum dışı, özel ve kamu kurumları ve kuruluşları ile olan yazışmaları kaydetmek, hazırlamak ve Yüksekokul sekreterinin onayına sunmak, dosyalamak ve arşivlemek. Öğrencilerden gelen talepleri değerlendirmek, yanıtlamak, uygun olanları yerine getirmek. Gerekirse Yüksekokul Sekreterine sunmak. Öğrenci temsilciliği seçimi ile ilgili yazışmalar yapmak. Otomasyon Bilgi sistemi ile ilgili yazışmaları yapmak. TEKNİK HİZMETLER Atölye ve laboratuarlarda bulunan eğitim cihazlarının bakım ve onarımını gerçekleştirmek, yapılamayanları ilgililere bildirerek yapılmasını sağlamak. Atölye ve laboratuarların sürekli eğitimöğretime hazır halde tutulmasını sağlamak. makine ve teçhizatın bakım onarımları ile ilgili satın alınacak malzemeler konusunda idareye yardımcı olmak, Yüksekokul iç faaliyetlerini desteklemek, Yüksekokul varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak. Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek. Zaman çizelgesine, kılık kıyafet yönetmeliğine uymak, Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek. Kalite Yönetim Sistemi içerisindeki sorumluluklarını bilmek ve yerine getirmek, kendisine bağlı personelin sorumluluklarını bilmesini ve yerine getirmesini sağlamak.. Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Kalite yönetim sistemi dökümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek.
DESTEK HİZMETLERİ (GÜVENLİK) Nöbet devir teslimlerini ilgili deftere kaydetmek, Yüksekokulda meydana gelen vukuatlı durumları kaydetmek. Koruma ve güvenlik hizmetleri kapsamında tutulan tutanakları dosyalamak. Kurum içi ve/veya kurum dışı ilgili kişilerin kurumların ve kuruluşların yetkileri ile telsiz aracılığıyla iletişim kurmak. Yüksekokul birimlerindeki günlük kimlik kontrollerini yapmak. Günlük olarak binaların iç ve dış güvenliğini sağlamak. Belirli gün ve olaylarda ilgili yerlere çelenk götürmek, koymak ve getirmek, ilgili yerlerde göndere bayrak çekmek. Yüksekokul bünyesinde yapılan çeşitli sınavlarda sınav evraklarının güvenliğini sağlamak. Yüksekokul birimlerine gelen ziyaretçileri ilgililerle görüştürmek ve ziyaretçi defterine kaydetmek. Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Kalite yönetim sistemi dökümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek. DESTEK HİZMETLERİ (TEMİZLİK) Yüksekokul idari birimlerinde günlük temizlik işlemlerini yapmak, Yüksekokul idari ve akademik birimleri personeline ve konuklarına yönelik ikram hizmetlerini yerine getirmek, Yüksekokul idari birimleri arasında kurum dışına gönderilen malzeme, evrak ve postanın ulaştırılmasını sağlamak, Diğer taşıma hizmetlerini yerine getirmek, Sınıfların temizliğini kontrol etmek, eksikleri bildirmek, Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek. Kalite yönetim sistemi dökümanlarında belirtilen diğer görevleri yerine getirmek.