BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ TIPFAKÜLTESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Transkript

1 FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ TIPFAKÜLTESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Amaç ve Kapsam Tıp si ndeki eğitim-öğretim hizmetlerinin mevcut kanun ve yönetmelikler ile Balıkesir Üniversitesi nin hazırladığı yönergeler çerçevesinde, bilimsel kalite standartları ve öğrenci memnuniyetini üst seviyede tutarak sürdürmek. Yükseköğrenim ile ilgili tüm mevzuat ve Rektörlük emirleri Genel yapı içindeki görev alanı, de deki günlük hayatın doğal akışı içindeki her aşamada vardır ve doğrudan sorumludur. Sorumluklarını organizasyon şemasında yer alan birim yetkililerini sevk ve idare ederek yerine getirir. Yükseköğrenim ile ilgili tüm mevzuat ve Rektörlük emirleri Kurul Raportörlüğü Gelen ve Giden Evrak Yetkilisi olarak ye Kurum içi ve/veya Kurum dışından gelen evrak ve dokümanların takibi. den BAÜ birimlerine ve Kurum dışı kişilere, kurumlara ve kuruluşlarla yapılan yazışmaların İhtiyaçlarını karşılamak üzere satınalma ve Bütçe çalışma programı tasarısının hazırlaması. birimlerine görev dağılımı ve kontrolü yapılması ın talimatıyla Kurulu ile Yönetim Kurulu nun toplantılarını organize etmek, gündemlerini hazırlamak, Toplantılarda Raportörlük yapmak, alınan kararları ilgili yerlere tebliğ ve uygulamalarını takip etmek. Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile diğer yollarla gelen evraklar tarafından, a ve/veya ilgili Yardımcısına sunularak paraflatılır; paraflanan/görülen evraklar gereği yapılmak üzere ilgili birimlere havale edilir. İlgili işlemler EBYS üzerinden sürdürülür. EBYS ve diğer yollarla Kurum içi veya Kurum dışı kişi, kurum ve kuruluşlardan gelen, Elektronik Belge Yönetim Sistemine kaydedilerek, ilgili birimlere havaleleri yapılır, birimlerden gelen cevabi, parafı ile a ve/veya ilgili Yardımcısına sunulur, imzalanan EBYS den ilgili yerlere gönderilmek üzere, lık birimlerine sevk edilir. Yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır, diğer nüshası kişi veya kurumlara gönderilmesi konusunda ilgili birimleri yönlendirilir. mizn Akademik, derslikler, laboratuvarlar vb tüm ihtiyaçları tespit edilerek, bu yönde karar verilen satınalma ni Gerçekleştirme Görevlisi olarak hazırlamak ve lığına sunmak. Bir yıllık Bütçe Çalışma Programı Tasarısı hazırlamak. miz idari personeline görev tanımları yapılarak bu görevlerin ilgili personele tebliğ edilmesi ve verilen görevlerin yapım aşamasının kontrol edilmesi ve takibi ve 2914 Sayılı Kanunlar ile ilgili Yönetmelikler Kamuda uygulanan evrak kayıt standartlar Kamuda uygulanan yazışmalara yönelik standartlar 5018 Sayılı Kanun 657 sayılı kanun, 124 Sayılı kanun Hükmünde Kararname ve ilgili yönetmelikler

2 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Kayıt ve Kabul işleri ni ilgilendiren yasal mevzuatın takibi Bilgi Sistemi (OBS) ile ilgili yazışmalar yapmak. lerle ilgili işlemler Dönem-VI lerinin (İntörn Hekim) Ücret ve SGK Temsilciliği Mezun öğrencilerin Üniversitemiz na gönderilecek istatistik formlarının Merkezi Yerleştirme Sınavı ile mize yerleştirilen öğrencilerin kesin kayıtlarının yapılması. Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin Sicil Bilgilerinin, Üniversitemiz Bilgi Sistemi(OBS) ne kaydedilmesi. Eksik olan belgelerin öğrencilerden temin edilerek, miz Biriminde tutulan dosyalarına konması. Resmi Gazete de yayınlanan veya resmi yazı ile lığa gönderilen ve ni ilgilendiren mevzuat ile Balıkesir Üniversitesi Kurulu ve Senato Kararları takip edilir ve EBYS üzerinden ilgili birimlere duyurulur, yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılması. miz öğrencilerine ait bilgileri bilgisayar ortamına aktarmak (öğrenci notlarının tutulması, öğrenci belgesi, öğrenci onur belgesinin düzenlemesi, askerlik belgesi ) verilerini hazırlayarak gerekli evrakların. Yatay geçişle alınacak öğrencilerle ilgili yapmak, öğrencilerin askerlik işlerinin takibinin ve gerekli yazışmalarını yapılması. İntörnlük stajlarına başlayan Dönem-VI lerine, 6353 sayılı kanunun 35 maddesiyle 2547 sayılı kanuna eklenen Ek Madde-29 uyarınca ödenmesi gereken ücretler ve SGK ile ilgili n yazılması, SGK bildirimlerinin yapılması, ödeme bordrolarının. Temsilciliği seçimi için aday olmak isteyen öğrencilerinin dilekçelerinin alınması. Belirlenen tarihte yapılan seçim ile Temsilcisi seçilmesi. Bu süreçlerin gerçekleştirilmesi ve sonucun na bildirilmesi. Mezun lerle ilgili tüm bilgilerin Bilgi Sistemi ne kaydedilmesi, Diploma Defterine işlenmesi, mezuniyet belgelerinin ve Diplomaya esas olacak bilgilerin Üniversitemiz na gönderilmesi. Mezun olan öğrencilerle ilgili bilgiler ile diplomaların, Tescil İşlemleri için Sağlık Bakanlığına gönderilmesi. Üniversitemiz nın öğrenci ile ilgili konularla istek na istinaden öğrencilerden eksik bilgilerin toplanması, bu bilgilerin, yazıda istenilen formata uygun olarak raporlar haline getirilip, gönderilmesi, yazının bir nüshasının dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılması. Üniversitemiz Bilgi Sistemi (OBS) Resmi Gazete Rektörlük İlgililere yazılan Daire Başkanlığı Yazıları Yazılar Daire Başkanlığı Askerlik Şubelerinin Not Fişleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bilgi Sistemi Diploma Defteri Daire Başkanlığı Daire Başkanlığı Rapor Şefi Şefi Şefi Şefi memuru Şefi Şefi Şefi lık lık lık lık lık lık lık lık

3 miz biriminde yapılan işlere ilişkin kurum dışı, kamu kurum ve kuruluşlarından istenilen bilgilerin düzenlenerek ilgili makamlara sunulması miz öğrenci işlerinde yapılan işlere ilişkin kurum dışı, kamu kurum ve kuruluşlardan çeşitli konularla ilgili rapor istek na istinaden birimlerden bilgi toplanması, bu bilgiler yazıda istenilen formata uygun olarak raporlar haline getirilip, postalanması. Yazının bir nüshasının dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılması. İlçedeki Kamu Kurum ve Kuruluşlarını ile ilgili Rapor Şefi lık Konferans, panel vb. duyuruların öğrencilere duyurulması Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. etkinliklere ait duyuruların, ilan panosuna asılmak sureti ile öğrencilere duyurulması. Kurumlardan gelen Birimlere gönderilen Şefi lık Akademik Takvim lıkça hazırlanan miz Akademik Takvimlerinin, Kurulu nda kabul edildikten sonra, Üniversitemiz Senatosunda görüşülmek üzere Rektörlüğe gönderilmesi. Senato tarafından kabul edilen Akademik Takvimlerin, tüm Bölüm ve Anabilim Dallarına duyurulması. Eğitim-Öğretim Yılı içerisinde bu takvime uygun olarak gerçekleştirilecek olan tüm eğitim-öğretim faaliyetleri ile sınavlarla ilgili Üniversitemiz Daire Başkanlığına gönderilmesi. Balıkesir Üniversitesi Daire Başkanlığının ilgili yazısı Şefi lık Büro hizmetlerinin yürütülmesi. Birimine Gelen ve Giden her türlü resmi evrakın kaydının yapılması, ilgililere ulaştırılması. Kayıt ile ilgili dokümanların dosyalanması. Her yıl için yeni dosya açılması. Gerekli fotokopi çekim hizmetlerinin yürütülmesi, öğrencilerden gelen taleplerin değerlendirilmesi, yanıtlanması, uygun olanların yerine getirilmesi, gerektiğinde, sekreterliğine sunulması. Her Türlü Gelen-Giden evrak Şefi lık Yazıların arşivlenmesi işlerine gelen her türlü evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır, yılsonunda bu dosyalar arşive aktarılır. Her Türlü Gelen-Giden evrak Şefi lık PERSONEL-ÖZLÜK İŞLERİ BİRİMİ Akademik personelin yeniden atama in özlük miz akademik personelinin yeniden atama kararnamelerinin hazırlanarak lık onayına ve onaylanan kararnamelerin Rektörlüğe sunulması. Akademik ve idari personelin evlilik, doğum, izin, rapor, görevli durumları ile ilgili olguların, ve Strateji Geliştirme na bildirilmesi. Rapor ve izinlerin evrak kayıt sisteminde bulunan izin ne kaydedilmesi. Özlük Özlük 2547 Sayılı Kanun ve Yönetmelikler lık Oluru Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme

4 Görevlendirmeler miz akademik ve idari personelinin yurtiçi ve yurtdışı görevlendirmeleri ile ilgili istek dilekçelerinin lık onayına ve Rektörlük oluruna sunulması. mize 2547 sayılı kanunun 40/a ve 31. maddesine göre yapılacak olan görevlendirmeler için Rektörlüğe yazılı talepte bulunulması ve Rektörlükten gelen cevaba göre görevlendirme olurlarının hazırlanarak, lık onayından sonra Rektörlük onayına sunulması. Özlük 2547 Sayılı Kanun ve Yönetmelikler lık Oluru personelinin de Ders Ücretli Görev Yapan Öğretim Elemanlarının İşlemleri miz akademik ve idari personeline kurum içi ve kurum dışından gelen ilgili personele tebliğ etmek de ders ücretli olarak görev yapan öğretim elemanlarının ücret bordrolarının tahakkuk ettirilmesi. Özlük Özlük Kanunlar Yönetmelikler Rektörlük oluru lık Oluru Faküte de Ders Ücretli Görev Yapan Öğretim Elemanlarının sigorta de ders ücretli olarak görev yapan öğretim elemanlarının ücret bordrolarının tahakkuk ettirilerek SGK kurumuna sigorta girişlerinin yapılması ve her ayın sonunda Strateji Geliştirme na gönderilmesi. Özlük SGK Resmi İnternet Sitesi Sigortalı aylık Hizmet Bildirgesi Listesi Primli Aylık Bildirge Tahakkuk Fişi Strateji Geliştirme Öğretim Elemanları Ek Dersleri İşlemleri miz öğretim elemanlarının ek derslerinin ücret bordrolarının tahakkuk ettirilerek Strateji Geliştirme na ödeme emri belgelerinin gönderilmesi. Özlük Ekders Mutemet onayı Gerçekleştirme Görevlisi onayı Harcama Yetkilisi onayı memuru İDARİ VE MALİ İŞLER BİRİMİ de Kısmi Zamanlı olarak çalışan öğrencilerin İşlemleri de kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin puantajlarının ve Üniversitemiz Sağlık Kültür ve Spor gönderilmesi. Mali İşler Sağlık Kültür ve Spor Yazıları

5 ce yapılacak satınalma Devlet Malzeme Ofisinden alınacak tüketim mallarıyla demirbaşların kredi evraklarınının, satın alma ve ihale hizmetleri ile ilgili ödemelerin takibi, satınalma ve ihale hizmetleri ile ilgili taleplerin lığa bildirilmesi ve uygun bulunanların yerine getirilmesi, akaryakıt, temizlik, telefon, kalorifer, elektrik ve su ödemelerine ilişkin aylık evrakların, lık ile ilgili araç gereç ve malzemelerin sayımına ve buna ilişkin raporların düzenlenmesi. Oluru Birimlerin Yazıları lık bünyesinde kullanılacak laboratuvar malzemelerinin temini ve korunması. miz Okuma Salonu nda bulunan kitapların muhafazası. Laboratuvar çalışmaları bulunan Anabilim dallarının araç-gereç taleplerinin alınması, tarafından satınalınması uygun bulunan malzemelerin, ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde temin edilmesi için gerekli yazışmaların yapılması, malzemelerin ilgili Anabilim Dalı Başkanlıklarına tesliminin sağlanması. Okuma Salonu nda bulunan kitapların listesini çıkarmak, yeni eklenenleri listeye eklemek, öğrencilerin istediklerinde kullanmalarını sağlamak, korumak ve takibini yapmak. Bölüm ve Anabilim Dalı Kitap Listesi ının raporlanması Tıp sinin ı ile ilgili olarak her yılsonunda tutulan kayıtlar sonucu yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. Gönderilecek bilgilerin Bütçe işlem evraklarının nin mali konularını ilgilendiren Yönetmelik, Kanun Tebliğler vb yasal mevzuatın takibi ve haklarında bilgi sahibi olunması ve gereğinin yapılması Mali konularla ilgili n arşivlenmesi Üniversitemizden istenilen bilgiler miz biriminde toplanıp düzenlenerek dosya halinde postalanmak üzere evrak kayıt bürosuna gönderilmesi. nin gelecek mali yıla ait Bütçe teklifine ait evrak ve formlarını hazırlanarak lık aracılığı ile Rektörlük na sunulması, ilgili Mali Yılın bütçe kanununu uygulanması, Bütçe ödeneğine ilişkin harcamalar ve ödeneklerin düzenli olarak takip edilmesi, konuları ile ilgili evrak ve dokümanların arşivlenmesi, Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarında belirtilen görevlerin yerine getirilmesi. nin Bütçe gelecek mali yıla ait bütçe teklifine ait evrak ve formlarını hazırlayarak lık aracılığı ile Rektörlük idari ve na sunmak, Mali yılı bütçe kanunu uygulamak, Bütçe ödeneğine ilişkin harcamalar ve ödeneklerin düzenli olarak takibini yapmak, Konuları ile ilgili evrak ve dokümanları arşivlemek, Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen görevlerini yerine getirmek ve ilgili birimlere bildirmek. Mali konularla ilgili her türlü yazı evrak, işlemler tamamlandıktan sonra, dosyalama sisteminde ilgili kodu taşıyan dosyalara konması, yılsonunda arşive kaldırılması. Rektörlük İlgili Birimlerin mali İşler Strateji Geliştirme Kanunlar Yönetmelikler Tebliğler Tüzükler Her türlü Gelen ve Giden evraklar miz ödeme miz doğalgaz, temizlik, telefon, elektrik, su faturalarının ödeme evraklarının İlgili kurumlardan gelen

6 evraklarının düzenlenmesi ve ödemenin yapılması hususunda ilgili birimleri gönderilmesi. faturalar ve tahakkuk belgeleri ye gelen her türlü taşınırın kabul İşlemleri Gönderilecek bilgilerin Hizmet alımı ihalesi kapsamında de çalışan hizmet elemanlarının Ödeme evraklarının düzenlenmesi ve ilgili Daire Başkanlıklarına gönderilmesi bünyesinde yapılacak satınalma ye gelen her türlü taşınırın kabul ının kayıt Harcama birimince edinilen dan muayene ve kabulü cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen ı sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan ı kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. Üniversitemizden istenilen bilgilerin, miz biriminde toplanıp düzenlenerek, bir dosya halinde gönderilmek üzere evrak kayıt bürosuna iletilmesi. de görev yapan Özel Güvenlik ve Temizlik hizmeti elemanları ile ilgili puantajların ve Üniversitemiz na gönderilmesi. Akademik ve idari personelin geçici ve sürekli görev yolluklarının tüm personelin sağlık özlük hakları ile ilgili evraklarının hazırlanıp ilgili birimleri gönderilmesi. ye alınacak sarf malzemeleri ile demirbaşların kredi evraklarının vaki satınalma ve ihale hizmetleri ile ilgili ödemelerin yürütülmesi, satınalma ve ihale hizmetleri ile ilgili taleplerin lığa bildirilmesi ve uygun bulunanları yerine getirilmesi. Satınalma konularında piyasa araştırmalarının yapılması, akaryakıt, temizlik, telefon, kalorifer, elektrik ve su ödemelerine ilişkin aylık evrakların, lık ile ilgili araç-gerecin sayımlarının yapılması ve buna ilişkin raporların düzenlenmesi. Harcama birimince edinilen dan muayene ve kabulü cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim alınması, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen ın, sorumluluk altındaki ambarlarda muhafaza edilmesi. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan ın kontrol edilerek teslim alınması, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanılmasının önlenmesi. Taşınırların sorumluluk altındaki ambara giriş ve çıkış kayıtlarının (ayrıca bilgisayar ortamında da) tutulması, kullanıcı zimmet formlarının düzenlenmesi bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesi ve taşınır yönetim hesap cetvellerinin konsolide görevlisine gönderilmesi. Üniversitemiz Birimlerinden gelen Diğer kurum ve kuruluşlardan gelen Rektörlük İlgili Birimlerin Daire Başkanlığı Üniversitemiz Birimlerinden gelen Diğer kurumlardan gelen Oluru Birimlerin Üniversitemiz Birimlerinden gelen Diğer kurum ve kuruluşlardan gelen

7 ının takip ve kontrol Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya vb. tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirlerin alınması. Ambarda çalınma ve olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelecek muhtemel azalmaların Harcama Yetkilisine bildirilmesi. Kullanımda bulunan dayanıklı ın, bulundukları yerde kontrol edilmesi ve sayımlarının yapılması. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılması. ının raporlanması ı ile ilgili olarak, her yıl sonunda tutulan kayıtlara dayalı yönetim hesabının ve Harcama Yetkilisine sunulması. Gönderilecek bilgilerin Üniversitemizden istenilen bilgiler miz Mali ve İdari İşler Memurunda toplanıp düzenlenerek, dosya halinde gönderilmek üzere Evrak Kayıt memuruna gönderilmesi. Rektörlük İlgili Birimlerin Mali Konularla ilgili n arşivlenmesi Mali konularla ilgili her türlü yazı evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalama sistemine göre kodu taşıyan dosyaya kaldırılır. Yıl sonunda dosyalar arşive aktarılır. Her türlü Gelen ve Giden evraklar DESTEK HİZMETLERİ BİRİMİ Telefon Santrali Kalorifer kazan dairesinin yakılması. Fotokopi Evrak Dağıtımı birimlerine dışarıdan gelen telefon aramalarının ilgili birimlere yönlendirilmesi ve personelinin işle ilgili telefon görüşme taleplerinin yerine getirilmesi. kalorifer kazanının hafta içi mesai saatine hazır olacak şekilde açıp mesai ve derslerin bitiminden sonra kapatılması. Arıza olması durumunda Sekreterliğine bildirilmesi. miz Akademik ve İdari işlerle ilgili fotokopi çekim hizmeti verilmesi. Kurum içi ve kurum dışı evrak dağıtım hizmetlerinin yürütülmesi. Sekreterliği ve lık talimatı Sekreterliği ve lık talimatı Sekreterliği ve lık talimatı Sekreterliği ve lık talimatı