Çalışanlar ve İş Ortakları için Sık Sorulan Sorular ve Cevapları EthicsPoint HAKKINDA RAPORLAMA GENEL RAPORLAMA GÜVENLİĞİ VE GİZLİLİK İPUÇLARI VE EN İYİ UYGULAMALAR SIK SORULAN SORULAR
EthicsPoint HAKKINDA EthicsPoint nedir? EthicsPoint, pozitif bir çalışma ortamı geliştirirken işyerindeki sahtekarlığı, kötüye kullanma ve diğer suiistimalleri irdelemek üzere yönetim, çalışanlar ve iş ortaklarının birlikte çalışmalarına yardımcı olan kapsamlı ve gizli bir raporlama aracıdır. EthicsPoint gibi bir sisteme neden ihtiyacımız var? Çalışanlarımızın ve iş ortaklarımızın en önemli varlığımız olduğuna inanıyoruz. Açık iletişim kanalları oluşturarak, pozitif çalışma ortamına katkıda bulunabilir ve üretkenliği maksimuma çıkarabiliriz. Etkin bir raporlama sistemi, dürüstlük kültürünü ve etik karar vermeyi güçlendirme çabalarımızı büyütecektir. RAPORLAMA GENEL İnternet veya telefon yoluyla rapor sunabilir miyim? Evet. EthicsPoint ile telefon veya internet yoluyla gizli, anonim raporlar sunabilirsiniz. Anonim raporlara bir çok ülkede izin verilmektedir, ancak Astellas detaylarınızı vermenizi tercih eder. Hangi tür durumları rapor etmeliyim? EthicsPoint sistemi, çalışanların ve iş ortaklarının Davranış Kural ihlallerini veya sahip olabilecekleri diğer kaygıları raporlamaları için tasarlanmıştır. Bir ihlale tanık olduğum takdirde,müdürüme, güvenliğe veya insan kaynaklarına bildirip konuyu onların halletmelerini mi beklemeliyim? Davranış Kurallarınıı ihlal ettiğine inandığınız bir davranış gördüğünüzde, bunu raporlamanızı bekleriz. İdeal olarak, tüm endişelerinizi bağlı bulunduğunuz müdüre veya yönetim ekibimizin başka bir üyesine iletmelisiniz. Bununla birlikte, meseleyi bu şekilde rapor etmekten rahatsızlık duyabileceğiniz koşullar oluşabileceğini de biliyoruz. Bu tip koşullar için EthicsPoint'le çalışmaya başladık. Sahip olduğunuz bilgiyi kendinize saklamaktansaonu rapor etmenizi tercih ederiz. Bildiklerimi neden rapor etmeliyim? Benim çıkarım nedir? Hepimiz olumlu bir ortamda çalışma hakkına sahibiz. Bu hakla beraber ahlaki bir şekilde hareket etme ve uygun şekilde davranmayan birisi varsa bunu uygun kişilere bildirme sorumluluğu doğmaktadır. Birlikte çalışarak sağlıklı ve üretken bir ortam sağlayabiliriz. Kurumun suiistimal edilmesi, şirketin bütününün de tehdit edebilir. 2015 ETHICSPOINT, INC. TÜM HAKLARI SAKLIDIR Sayfa 1 / 6
Yönetim gerçekten rapor vermemi istiyor mu? Kesinlikle istiyoruz. Açıkçası, raporlarınıza ihtiyacımız var. Şirketinizde iyi ya da kötü neler olup bittiğini biliyorsunuz. Endişe yaratabilecek bir faaliyete dair ilk bilgilere sahip olabilirsiniz. Rapor vermeniz şirket ve çalışanlarımız üzerindeki olası olumsuz etkiyi minimize edebilir. Ayrıca, olumlu bilgi sunulması şirket kültürünü ve performansını geliştirebilecek sorunların tanımlanmasına yardımcı olabilir. Bu raporlar nereye gidiyor? Kimler bu raporlara erişebilir? Raporlar, muhtemel bir güvenlik ihlalini önlemek için doğrudan güvenli EthicsPoint sunucusuna girilir. EthicsPoint bu raporları ihlalin türüne ve olay yerine dayanarak yalnızca şirket içerisinde raporun değerlendirilmesinden sorumlu olan belirli kişilere sunar. Bu raporu alanların her biri, bu raporları gizli tutma konusunda eğitim almıştır. Bu sistem yalnızca birisinin beni kollamasına örnek değil mi? EthicsPoint sistemi genel felsefemizin olumlu bir yönü olmaya odaklanmaktadır ve güvenli, emniyetli ve ahlaklı bir iş ortamı oluşturmamızı sağlar Ahlaki çelişkilerde rehberlik talep etmeniz, olumlu önerilerde bulunmanız veya endişelerinizi dile getirmeniz teşvik edilmektedir. Etkili iletişim günümüz iş ortamında kritik önem taşımaktadır ve bu da söz konusu iletişimi zenginleştirmemiz için oldukça uygun bir araçtır. Olumlu bir raporlama ortamı sağlayarak uygunluk zorunluluklarımızı yerine getirecek en iyi raporlama aracını dikkatli bir şekilde seçtiğimizi belirtmek isteriz. RAPORLAMA GÜVENLİĞİ VE GİZLİLİK Kimliğimi açıklamadan raporlama yapabilir miyim? Anonim raporlara bir çok ülkede izin verilmektedir, ancak Astellas kişisel detaylarınızı paylaşmanızı tercih eder. Astellas, bir sorunu gerçek şekilde ve iyi niyetle dile getiren kişilere karşı misilleme yapılmaması ilkesine sahiptir. Astellas, bilerek yanlış rapor sunan kişiler için de dengeli bir yaklaşım sergiler ve bu kişilere karşı işlem yapabilir. Raporumda kimliğimim açıkça belietebilir miyim?? Astellas bu seçeneği tercih eder. Raporda kimliğinizi belirtebileceğiniz bir bölüm bulunmaktadır. Anladığıma göre, bir şirket bilgisayarından gönderdiğim herhangi bir rapor, bilgisayarımın bağlandığı her web sitesini gösteren bir sunucu günlüğü oluşturuyor; bu günlük beni raporu oluşturan kişi olarak belirlemeyecek mi? EthicsPoint, IP adresleriyle herhangi bir dahili bağlantı günlüğü oluşturmamakta veya tutmamaktadır; bilgisayarınızı EthicsPoint sunucusuna bağlayan hiçbir bilgiye ulaşılamaz. Aslında, EthicsPoint sözleşmeye bağlı olarak rapor verenlerin kimliklerini izlememekle yükümlüdür. Anonim raporlara bir çok ülkede izin verilmektedir, ancak Astellas detaylarınızı vermenizi tercih eder. 2015 ETHICSPOINT, INC. TÜM HAKLARI SAKLIDIR Sayfa 2 / 6
Evden rapor yazıp yine de anonim kalabilir miyim? Evden veya herhangi bir internet portalından göndereceğiniz bir rapor güvenli ve anonim kalacaktır. Bir internet portalı bir ziyaretçiyi asla ekran adıyla belirlemez ve EthicsPoint sistemi IP adresi türünde belirleyici bilgileri yok eder, böylece anonim olma durumu korunmuş olur Ayrıca EthicsPoint sözleşmeye bağlı olarak rapor verenlerin kimliklerini izlememekle yükümlüdür. Anonim raporlara bir çok ülkede izin verilmektedir, ancak Astellas detaylarınızı vermenizi tercih eder. EthicsPoint'e verdiğim bilgilerin nihayetinde kimliğimi açığa vurmasından endişeleniyorum. Bunun olmayacağına dair teminat verebilir misiniz? EthicsPoint sistemi, anonim kalma seçeneğini seçtiğiniz takdirde anonimliğinizi korumak üzere tasarlanmıştır. Aslında, sözleşmeye bağlı olarak rapor verenlerin kimliklerini izlememekle yükümlüyüz. Anonimliğinizi daha da korumak için, rapor veren taraf olarak sizin, raporunuzun bir parçası olarak herhangi bir kimlik belirleyici detayı açıklamamaya dikkat etmeniz gerekir. Örneğin, Jan Smith'inkinin yanındaki odamdan... veya 33 yıllık iş hayatımda... gibi Anonim raporlara bir çok ülkede izin verilmektedir, ancak Astellas detaylarınızı vermenizi tercih eder. Ücretsiz yardım hattı da gizli ve anonim mi? Evet. İnternet tabanlı bir raporda vereceğiniz bilgilerin aynısını burada da vermeniz istenecektir; Görüşmeyi yapan kişi cevaplarınızı doğrudan EthicsPoint in güvenli ortamına yazacaktır. Yardım hattıyla iletilen raporlar internet yoluyla iletilen raporlar için uygulanan aynı güvenlik ve gizlilik önlemlerine sahiptir. Anonim raporlara bir çok ülkede izin verilmektedir, ancak Astellas detaylarınızı vermenizi tercih eder. İPUÇLARI VE EN İYİ UYGULAMALAR Bazı insanların ahlak dışı davranışlar sergilediklerinden haberdarım ama bu durum beni etkilemiyor. Neden raporlamakla uğraşayım ki? Şirketimiz ahlaki davranışları teşvik etmeyi tercih etmektedir. Ahlak dışı tüm davranışlar, hangi seviyede olursa olsunlar, şirkete ve siz dahil tüm çalışanlara ve iş ortaklarına zarar verir. Ahlak konusunda zararsız gibi görünen bir hatanın sağlıklı bir şirket üzerinde yaratabileceği korkunç etkileri görmek için yakın zamanda meydana gelen kurumsal skandallara bir göz atmanız yeterlidir. Suiistimal veya ahlaki ihlallerden haberdar olmanız halinde, bu durumu rapor etmenin kendinize ve meslektaşlarınıza karşı göreviniz olduğunu düşünün. Gözlemlediğimin veya duyduğumun şirket ilkelerinin ihlali olup olmadığından veya ahlak dışı bir davranış içerdiğinden emin değilim ama bana doğruymuş gibi gelmiyor. Ne yapmalıyım? Bir rapor yazın. EthicsPoint düzgün şekilde anlaşılması için raporunuzu hazırlayıp sunmanıza yardımcı olabilir. Emin olmadığınız için muhtemelen ahlaki olmayan bir davranışın kontrol edilmeden bırakılmasına izin vermeniz yerine daha sonra zararsız olduğu anlaşılabilecek bir durumu rapor etmenizi tercih ederiz. 2015 ETHICSPOINT, INC. TÜM HAKLARI SAKLIDIR Sayfa 3 / 6
Ya patronum veya diğer müdürler bir ihlale karıştılarsa? Raporu alıp örtbas etmeye çalışmazlar mı? EthicsPoint sistemi ve rapor dağıtım protokolleri, duruma dahil olan tarafların isimlerinin geçtiği raporlar hakkında bilgi sahibi olamayacakları veya bunlara erişim elde edemeyecekleri bir şekilde tasarlanmıştır. Ya raporumu sunduktan sonra olayla ilgili önemli bir şey hatırlarsam? İnterneti kullanarak veya EthicsPoint İletişim Merkezi yoluyla bir rapor sunduğunuzda özel bir rapor anahtarı alırsınız ve sizden bir parola seçmeniz istenir. Rapor anahtarı ve parolanızı kullanarak, internet veya telefon yoluyla EthicsPoint sistemine tekrar dönebilir ve orijinal rapora ulaşabilirsiniz. Bu aşamada daha fazla detay ekleyebilirsiniz. Raporumla ilgili olarak bana sorularınız olursa ne olacak? EthicsPoint, Astellas temsilcilerinin size sorular göndermesini sağlayan işlevsellik sunar. Rapor anahtarınızı aldığınızda, size raporunuzun işlenmesiyle ilgili tahmini bir zamanlama vereceğiz. Bu zamanlama bittikten sonra size gönderilen herhangi bir soru olup olmadığını mutlaka kontrol etmenizi öneririz. Bu tür bir diyalog olanağı sağlanması, sorunların sadece rapor edilebileceğini göstermez, aynı zamanda ne kadar karmaşık olurlarsa olsunlar çözülebileceklerini de gösterir. Bu rapor izlemeleri de ilki kadar güvenli mi? Tüm EthicsPoint yazışmaları ilk raporla aynı sıkı gizlilikte tutulur. İnternet erişimim yoksa da raporlama yapabilir miyim? İnternet erişimi olan herhangi bir bilgisayardan EthicsPoint raporu verebilirsiniz. Evden rapor edebilirsiniz. Halk kütüphanesi dahil olmak üzere birçok kamuya açık yerin internet erişimli bilgisayarları bulunmaktadır. Erişiminiz olmaması veya bilgisayar kullanma konusunda rahat olmamanız durumunda, ülkenizdeki EthicsPoint ücretsiz yardım hattını arayabilirsiniz. Bu numaralar web sayfasında (www.astellasemea.ethicspoint.com) veya bulunduğunuz yerdeki posterlerde yer almaktadır. SIK SORULAN SORULAR Sorunların raporlanması için neden EthicsPoint ile sözleşme yaptık? EthicsPoint, iş davranışlarına dair sorunları rapor etmek isteyen kişilerin kullanması için güvenli, gizli telefon ve web tabanlı sistemler sağlayan bağımsız bir şirkettir. Şirketiniz, muhtemel rapor sunanların bağımsız bir üçüncü tarafa rapor sunacaklarını bildiklerinde bir sorunu rapor etmekte daha rahat edecekleri düşüncesinden hareketle bu hizmet için EthicsPoint ile sözleşme yapan bir çok şirketten biridir. Günde 24 saat hizmet vermeye ek olarak, EthicsPoint telefon ve web raporlarının düzinelerce dilde iletilmesini sağlayan tercüme hizmetleri de sunmaktadır. EthicsPoint'in rolü nedir? EthicsPoint'in temel sorumlulukları şunlardır: Rapor edenlere iş davranışları hakkındaki meseleleri bildirmeleri için gizli telefon ve web tabanlı seçenekler sunmak; 2015 ETHICSPOINT, INC. TÜM HAKLARI SAKLIDIR Sayfa 4 / 6
Anonim kalmak isteyen rapor sahiplerinin kimliklerini korumak; İngilizce dışında bir dilde rapor vermek isteyen kişiler için tercüme hizmetleri sunmak; Uygun bir soruşturmanın gerçekleştirilebilmesi için sorunla ilgili bilgileri şirket içerisindeki etik ve uyumdan sorumlu kaynaklara aktarmak ve Anonim şekilde rapor veren kişi ile şirket arasında, takip sorularını ve cevapları ve aynı zamanda davanın çözümü hakkında bilgileri aktaran bir aracı görevi yürüterek iletişim sağlamak. EthicsPoint in görevi, sorunu ele almak üzere harekete geçmek değil, yalnızca bu sorunu ilgili görevlilere aktarmaktır. Bu acil bir durum ise ne olur? Ani fiziksel zarar veya mülke zarar tehdidi içeren olaylara dair sorunlar EthicsPoint'e rapor edilmemelidir. Acil durum yardımına gerek duyuyorsanız, lütfen yerel acil durum hizmetlerinizle irtibata geçin. Bu sorun ilaç güvenliği/farmakovijilans hakkındaysa ne olur? Hasta güvenliği önceliğimizdir. EthicsPoint sistemini olumsuz olayları veya ilaç güvenliği sorunlarını raporlamak için kullanmayın. Lütfen, Astellas ürünleriyle ilgili olumsuz olayları safety-eu@astellas.com adresine e-posta, +31 (0)71-545 5208 numaraya faks göndererek Astellas Pharma Europe şirketine bildirin veya bölgenizdeki Astellas ofisiyle (www.astellas.eu/contact/locations/) iletişime geçin. Rapor Anahtarımı veya parolamı kaybedersem ne yapmalıyım? Raporlar konusunda sağlanan yüksek gizlilik seviyesi nedeniyle, rapor anahtarınızı veya parolanızı kaybetmeniz durumunda yeni bir rapor sunmanız gerekecektir. Yeni raporda bu meselenin daha önce sunduğunuz başka bir raporla ilişkili olduğunu belirtebilirsiniz. Şirket sorunları nasıl araştırıyor? Bir sorun iletildiğinde, EthicsPoint ilgili şirketin temsilcilerini bilgilendirir. Şirket ardından uygun görüldüğü şekilde, soruşturma yürütme konusunda uzman dahili ve harici kaynaklar kullanarak uygun bir soruşturma başlatır. Raporunuzdaki bilgiler uygun soruşturma ekibi üyeleriyle paylaşılır ve mesele derhal, gizli bir biçimde soruşturulur. Bu raporlar nereye gidiyor? Kimler bu raporlara erişebilir? Raporlar, herhangi bir muhtemel güvenlik ihlalini önlemek için doğrudan güvenli EthicsPoint sunucusuna girilir. EthicsPoint bu raporları sadece şirket içerisinde ihlalin türünü ve olay yerini değerlendirmekle ve uygun bir soruşturma yürütülmesinin sağlanmasıyla görevli olan belirli kişilere iletir. Bu raporları alan kişiler, bu raporları gizli tutma konusunda eğitim almışlardır. Misillemeyle karşılaşırsam ne olacak? Astellas, bir sorunu gerçek şekilde ve iyi niyetle dile getiren kişilere karşı misilleme yapılmaması ilkesine sahiptir. Astellas, bilerek yanlış rapor sunan kişiler için de dengeli bir yaklaşım sergiler ve bu kişilere karşı işlem yapabilir. Anonim raporlara bir çok ülkede izin verilmektedir, ancak Astellas detaylarınızı vermenizi tercih eder. Herhangi türden bir misillemeyle karşılaştığınıza inanıyorsanız şirketin araştırabilmesi için lütfen bildirin. 2015 ETHICSPOINT, INC. TÜM HAKLARI SAKLIDIR Sayfa 5 / 6