YALIN ARAÇLAR VE PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERĠ Prof. Dr. Nevzat Kahveci
YALIN YÖNETĠM NEDĠR? Tüm hizmet adımlarında değer katmayan israfları ortadan kaldırmak. Beklemeler Gereğinden fazla iģlem TaĢımalar Gereksiz çalıģan hareketi Hatalar Ġnsan potansiyeli Ġhtiyaçtan fazla üretim Fazla stok Kafa karıģıklığı Yalın çoğu azla yapmaktır. Daha az iģ gücü ile Daha az zamanda Daha küçük mekanda Daha az ekipmanla Daha çoğunu yapmak Ġsraflar Hayalet Hastaneden sorumludur.
YALIN ARAÇLAR Hücre Tipi Değer Akış Analizi
KAĠZEN NEDĠR? KAI = DEĞĠġĠM ZEN = ĠYĠ SÜREKLĠ ĠYĠLEġME
KAĠZEN HEDEFLERĠ NEDĠR? MUDA Sürekli iyileģtirme MUDA ları sıfırlamak veya en aza indirmek
KAĠZEN STATUKO (var olan durumu olduğu gibi korumak) Bir lokma bir hırka Küçük olsun benim olsun Azıcık aģım kaygısız baģım
KAĠZEN STATUKO (var olan durumu olduğu gibi korumak) Bu iģi nasıl daha mükemmel yapabilirim? Ġki günü denk olan zarardadır Damlaya damlaya göl olur Bin adıma da bir adımla baģlanır Dağ ne kadar yüce de olsa, yol üstünden aģar Hiç Bir ġey Mükemmel Değildir
KAĠZEN TÜRLERĠ Kaizen Yöntemi Sorunların Kapsamı Süre Örnekler Önce/Sonra Kaizen Küçük Saatler ya da günler HemĢire malzeme dolabının 5S ile düzenlenmesi Kaizen ÇalıĢtayı Sistem Kaizen Orta YaklaĢık bir hafta MR devir süresinin kısaltılması, tüm hemģire malzeme dolaplarının standartlaģtırılması Büyük 3-6 ay Bir kliniğin yerleģiminin ve hizmet sürecinin yeniden yapılandırılması
YALIN ARAÇLAR STANDART Ġġ
STANDART Ġġ ĠĢ ve çalıģan için üzerinde anlaģılmıģ, en iyi ve en güvenilir yöntemlerdir. Standart ĠĢ in hedefi; hizmet, kalite, stok ve maliyet konularında değiģkenliği, çalıģan güvenliği ve sağlığı açısından tehlikeli ve riskli durumları azaltmaktır.
YALIN ARAÇLAR 5S (DÜZEN ve TEMĠZLĠK)
5S (DÜZEN VE TEMĠZLĠK) Bütün süreç iyileştirmelerinin başladığı noktadır. Seiri - Sort = Elimine Etme (Gereksiz olanı ortadan kaldırmak) Seiton - Straighten = Organize Etme (Düzenlemek) Seiso - Shine = Temizleme / Denetleme (Kirliliğin Kök-Neden Analizini Yapmak) Seiketsu - Standardize = StandartlaĢtırma (Bakım ve temizliği planlama) Shitsuke Sustain = Devamı sağlama, ilerleme (5S i çalıģma felsefesi yapmak)
YALIN ARAÇLAR GÖRSEL YÖNETĠM
GÖRSEL KONTROL Anormali normalden ayırarak daha çabuk algılama sağlar. ÇalıĢanlar için problemleri görünür kılarak, hızla müdahale etmeyi sağlar. Andonlar (IĢıklı Uyarı Sistemleri) Durumu haber veren sesli, ıģıklı uyaranlardır.
YALIN ARAÇLAR KANBAN VE ÇEKME SĠSTEMĠ
KANBAN VE ÇEKME SĠSTEMĠ Kanban: Çekme sisteminde kullanılan stok kontrol kartıdır. Çekme Sistemi Talep edilmeden hiçbir koģulda ürün veya hizmetin üretilmemesidir. Çekme sistemlerinde sonraki süreç önceki süreçten sadece kullandığı hız, miktar ve zamanda talepte bulunur ve değeri çeker. Bu sistemde sınırlı miktarda stok tutulur. Tedavi için ilaca gerek var" Tedarikçi kanbanı Ġlaçları yerine koymam gerekiyor" Talep kanbanı ilaç istiyorum" Çekme kanbanı Tedarikçi Satın alma Hastane Eczanesi HemĢire
YALIN ARAÇLAR HAZIRLIK SÜRESĠNĠ KISALTMA (SMED, Single Minute Exchange of Dies)
HAZIRLIK SÜRESĠNĠ KISALTMA Birinci iģin bitiminden ikinci iģin baģlamasına kadar arada geçen sürenin kısaltılması Zorunlu israfının azaltılması Kaynağın daha verimli kullanımı Daha fazla hasta veya çalıģana zaman Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık Kolonoskopi Hazırlık süresini 10 dakikanın altına indir
YALIN ARAÇLAR HATA ÖNLEYĠCĠ DÜZENEKLER (POKA-YOKE)
HATA ÖNLEYĠCĠ DÜZENEKLER (POKA-YOKE) Hata yapmayı önleyen, hataya imkan vermeyen tasarım ve yöntemler Hatalar; Unutkanlık YanlıĢ anlama Tanımlama, algılama hataları Tecrübesizlik Kuralları boģ vermek Dalgınlık YavaĢ hareket ġaģkınlık Bilerek yapılan hatalar
HATA ÖNLEYĠCĠ DÜZENEKLER (POKA-YOKE) Etiket üzerine doğru yönü gösteren okun çizilmesinden sonra etiketin ters yapıģtırılması sonucu ortaya çıkan hatalar %45 den %7 ye düģüyor. Dosya sırasının karıģtırılması sonucu ortaya çıkan hatalar bir çizgi ile ortadan kaldırılabilir. KarıĢmaması ve aynı yerde bulunması gereken ĢiĢelerin faklı renk Ģekilde olması
YALIN ARAÇLAR A3 RAPORU
A3 RAPORU Kime Kimden Tarih 1. KONU Konuyu açık olarak anlatın. 2. GĠRĠġ Konuyu tam olarak anlatmaya yarayacak bilgileri verin. Problemin kurum hedef ve değerlerini nasıl etkilediğinin belirtin. 5. HEDEF DURUM Önerilen sürecin nasıl çalıģacağını açıklayıcı bir Ģema ekleyin. Ana problemleri çözecek önlemleri iģaretleyin veya listeleyin. GeliĢim sonrası tahmini fayda/tasarrufu rakamsal olarak belirtin. 3. MEVCUT DURUM Mevcut çalıģma Ģeklini gösteren Ģema ekleyin. ġemayı herkesin anlayabileceği Ģekilde açıklayın. Önemli problemleri iģaretleyin. Konuyla ilgili verileri/grafikleri ekleyin. 6. UYGULAMA PLANI Hedefe ulaģmak için yapılması gerekenleri, sorumlu ve bitiģ süresini içerecek Ģekilde sıralayın. Gerekli ise maliyeti belirtin. 4. ANA NEDEN ANALĠZĠ Ana problemleri listeleyin. Ana nedene ulaģıncaya kadar 5 kez neden sorusunu sorun. Her bir neden sorusuna verilen cevapları yazın. 7. TAKĠP Etkinlik göstergelerini, sorumlularını ve ölçüm tarihini belirtin. Ölçüm sonuçları sütununu ve takip faaliyetini doldurun.
PROBLEM ÇÖZME YÖNTEMLERĠ
PROBLEM Kurumun etkinliğini bozarak amacına ulaģmasını veya amaca yönelik çabaları engelleyen, hizmet alanı memnun etmeyen her durumdur. Mevcut bilgi birikimiyle çözümü olmayan bir durumdur. Hakkında araģtırma yapılacak, üzerinde düģünülecek çözülecek sorundur.
PROBLEM ÇÖZÜM YAKLAġIMLARI Geleneksel Yaklaşım Kalite Yaklaşımı ANALİZ Şikayetler Problemin belirlenmesi ve ölçülmesi TEŞHİS Suçluyu aramak Nedenlerinin araştırılması ÇÖZÜM Patronun kararları Olası sebeplerin ortadan kaldırılması için çözümlerin araştırılması Süreç iyileştirilmesi Yukarıdan aşağı yöntemler Öğütler İlave kaynak gereksinimleri Yeni yöntemlerin geliştirilmesi Katılım Sadece kol gücü değil beyin gücünün kullanılması Sonuçların sürekliliğinin sağlanması
Problem Çözme Yöntem ve Tekniklerininin Sınıflandırılması A-Fikir Üretme Teknikleri 1. Beyin Fırtınası 2. Altı ġapkalı DüĢünme Tekniği 3. Kuvvet/Güç Alanı Analizi 4. Odak Grupları 5. Mülakat B-Sürekli GeliĢtirme Teknikleri 1. PUKÖ Döngüsü 2. 5N -1K Tekniği C- Problem Analiz Teknikleri 1. AkıĢ Diyagramı 2. Sebep-Sonuç (Balık Kılçığı) Diyagramı 3. Pareto Analizi 4. Ġlgi/Yakınlık Diyagramı 5. Kuvvet/Güç Alanı Analizi D- Önerileri/Nedenleri Önceliklendirme Teknikleri 1. ĠliĢki Diyagramı 2. Etkinlik Analizi E- Karar Verme Teknikleri 1. Nominal Grup Tekniği 2. Çoklu Oylama Tekniği F- Veri Toplama, Veri Analizi ve Değerlendirme Teknikleri 1. Anketler 2. Kontrol Tablosu (çetele) 3. Histogram
TEKNĠKLER SĠZE HANGĠ KONULARDA YARDIMCI OLABĠLĠR? Uzun konuģma ve dikkati bozucu davranıģların engellenmesine, Birbirinizi daha iyi anlamanıza, ÇalıĢmalarınız ve değerli fikirlerinizin bir arada toplanmasına, Katılımcıları ortak fikirler üzerine odaklaģtırılmasına, Sorunların anlaģılabilirliğinin gerçekleģmesine yardımcı olur.
TEKNĠKLER SĠZE HANGĠ KONULARDA YARDIMCI OLMAZ? Sorunları sizin yerinize çözmez. Sorunları kolaylaģtırmaz.
KÖK NEDEN ANALĠZĠ
KÖK-NEDEN ANALĠZĠ Bir problemin altında yatan asıl neden(ler)i bulmak için uygulanan bir yöntemdir. Yöntemin temelinde ardı ardına Neden? sorusunu sormak yatar. Hataya neden olan temel nedene ulaģıncaya kadar Neden? sorularına devam edilir. Bir kurumdaki uygulamaları ve yerleģik inançları tartıģmak ve anlamak için sistematik bir yöntem sunar. KiĢilere değil, sistemlere ve süreçlere odaklanır.
BEYĠN FIRTINASI
BEYĠN FIRTINASI Bir fikir listesi oluģturmak amacıyla yapılır. problem toplanacak veri çözüm önerisi uygulama önerisi
BEYĠN FIRTINASI Uyulması Gereken Kurallar Beyin fırtınasının konusu, tüm üyelere açık bir dille anlatılır. Herkese düģünmek için bir iki dakika süre verilir. Herkese düģüncesi sorulur ve hiçbir düģünce atlanmaz. Takımın bütün üyelerinin katılması teģvik edilir. KiĢiler birbirleri üzerinde yargı ve eleģtiride bulunmaz. Bütün fikirler takım üyelerinin hepsinin görebileceği bir yere yazılır ve daha sonra üzerinden geçilir. Beyin fırtınası bitiminde tartıģılır ya da kritik yapılır.
5N -1K TEKNĠĞĠ
5N -1K TEKNĠĞĠ NE? Ne yapılıyor? Ne yapılmalı? NEREDE? Nerede yapılıyor? Nerede yapılmalı? NE ZAMAN? Ne zaman yapılıyor? Ne zaman yapılmalı? NĠÇĠN? Niçin yapılıyor? Niçin o Ģekilde yapılıyor? NASIL? Nasıl yapılıyor? Nasıl yapılmalı? KĠM? Kim yapıyor? Kim yapmalı?
VERĠ TOPLAMADA 5N 1K Ne toplanacak? Neden toplanacak? Ne zaman toplanacak? Nereden toplayacak? Nasıl (hangi yöntemle) toplanacak? Kim toplayacak?
SEBEP SONUÇ (BALIK KILÇIĞI) DĠYAGRAMI
SEBEP-SONUÇ (BALIK KILÇIĞI) DĠYAGRAMI Diyagramın Çizilmesi I Sonuç veya Sorun diyagramın en sağına kutu içinde yazılır. Balığın omurgası, Sonuç veya Soruna doğru yönlendirilir. SONUÇ (SORUN)
SEBEP-SONUÇ (BALIK KILÇIĞI) DĠYAGRAMI Diyagramın Çizilmesi II Omurga görevi gören okun altına ve üstüne klasik ana neden kategorileri veya sürecin gerektirdiği neden kategorileri yazılır. Neden kategorisi oklarının uçları, omurga görevi gören oka doğru olmalıdır. ÖLÇÜLEBĠLĠRLĠK MAKĠNE ĠNSAN SONUÇ (SORUN) MALZEME YÖNETĠM YÖNTEM ÇEVRE/ORTAM
SEBEP-SONUÇ (BALIK KILÇIĞI) DĠYAGRAMI Diyagramın Çizilmesi III Her neden için niçin böyle oluyor? sorusu sorularak elde edilen cevaplar, ilgili nedene kollar Ģeklinde okla bağlanır. Diyagram bir kez tüm olası sebep-sonuç iliģkilerini gösterecek Ģekilde çizildikten sonra; sorunu oluģturan temel nedenlere inilir. ÖLÇÜLEBĠLĠRLĠK MAKĠNE ĠNSAN SONUÇ (SORUN) MALZEME YÖNETĠM YÖNTEM ÇEVRE/ORTAM
YALIN BĠR PROBLEM ÇÖZME METODOLOJĠSĠ DEĞĠL, YÖNETĠM DĠSĠPLĠNĠDĠR.
TeĢekkürler...